thủ tục kiểm soát tài liệu

trình bày về thủ tục kiểm soát tài liệu

Trang 1

Thủ tục/Quy trình

Hướng dẫn công việc/biểu mẫu/

tài liệu

KHU BÌNH QUỚI 1

Phiên bản : 00/00 Ngày ban hành : 00/00/2006 Trang : 01/06

THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

1 Thủ tục kiểm soát tài liệu

Thủ tục này đưa ra cách thức kiểm soát tài liệu liên quan đến EMS của KDL BQ1

Thủ tục này áp dụng cho các loại tài liệu của EMS, bao gồm những hoạt động liên quan đến soạn thảo, nhận dạng, kiểm tra, xác minh, phê duyệt, phân phối, rà soát cũng như việc bảo quản chúng

Các Tổ, Bộ phận, Ban môi trường thuộc KDL BQ1 chịu trách nhiệm áp dụng thủ tục này

4 Các hoạt động điều hành

4.1 Hệ thống tài liệu

4.2 Nhận dạng tài liệu

Mỗi tài liệu được nhận dạng bởi tựa đề và phần tiêu đề như sau:

1 Sổ tay

SỔ TAY MÔI TRƯỜNG Mã hiệu : BQ1_STMT

Chương

TÊN CHƯƠNG

2 Các thủ tục

SỔ TAY MÔI TRƯỜNG Mã hiệu : BQ1_TT_x.x.x.a

Phiên bản : 00/00 Ngày ban hành : 00/00/2006 Trang : 00/00 TÊN THỦ TỤC

x.x.x : Số của điều khoản của ISO 14001:2004

a : Số thủ tục ờ điều khoản đó

Trang 2

3 Hướng dẫn công việc

a: Số thứ tự của HDCV thuộc điều khoản x.x.x

Tuy nhiên, cách trình bày hướng dẫn công việc có thể khác đi do yêu cầu công việc

4.3 Trình bày tài liệu

1 Sổ tay

Sổ tay môi trường được trình bày thành nhiều chương Mỗi chương mô tả ngắn về thành phần của EMS hoặc các thủ tục/hướng dẫn tham chiếu khi cần thiết

2 Thủ tục

Mỗi thủ tục gồm các nội dung chính như sau:

1 Phạm vi

2 Áp dụng

3 Trách nhiệm

4 Các hoạt động tác nghiệp

5 Tài liệu tham chiếu

6 Biểu mẫu đính kèm (nếu có)

3 Hướng dẫn công việc

Để dễ theo dõi và dễ hiểu, các HDCV được soạn thảo cô đọng hoặc bằng lưu đồ Tốt nhất nên thể hiện trên một trang giấy

4 Hồ sơ

Các hồ sơ có nội dung thay đổi tuỳ theo các yêu cầu riêng biệt Tuy nhiên, hầu hết các hồ sơ đều có sẵn các biểu mẫu để sử dụng

5 Lưu đồ

Các lưu đồ sử dụng trong các thủ tục được soạn thảo theo lưu đồ sau đây:

Bước đầu của quy trình

Các bước thực hiện của quy trình, trong đó phải nêu lên được:

Trách nhiệm (ai làm?) Hành động (làm cái gì?) Tài liệu tham khảo tương ứng

Yêu cầu/quyết định/câu hỏi

Tham khảo các quy trình, thủ tục

Các bước của quy trình

Các định nghĩa

Các chú thích, giải thích, bình luận…thêm về bước thực hiện của thủ tục

Biểu mẫu áp

dụng

Có

Đường phản hồi

(không)

Các phát biểu ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình Tài liệu là quy trình có thể soạn thảo bằng lưu đồ như trên hoặc bằng văn viết

Trang 3

Phiên bản : 00/00 Ngày ban hành : 00/00/2006 Trang : 03/06 THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

4.4 Kiểm soát tài liệu

Các dấu hiệu nhận biết tình trạng tài liệu

Tài liệu kiểm soát Tài liệu lỗi thời Tài liệu tham khảo

Nhằm tránh sử dụng các tài liệu lỗi thời

Tài liệu

Yêu cầu

Rõ ràng, dễ hiểu, dễ thực hiện, hiệu quả

Trình bày theo BQ1_TT_4.4.5

Tài liệu được lưu file trong máy VT ở văn phòng BQI và CD

Các tài liệu có chữ ký gốc được lưu bởi EMR

T ài li ệ

u

Phiếu theo dõi tài liệu

BM:BQ1_BM_4.4.5.3

Danh sách phân phối

tài liệu

BM:… BQ1_BM_4.4.5.2

Danh mục tài liệu

BM:BQ1_BM_4.4.5.1

Nhằm xác định tình trạng

của tài liệu hiện hành

Kiểm soát việc phân phối

tài liệu

Tài liệu phải được phê duyệt trước khi ban hành

Không áp dụng đối với tài liệu bên ngoài

- Xem xét, cập nhật khi cần thiết và phê duyệt lại các tài liệu

 Đảm bảo tài liệu sẵn có ở nơi làm việc

Đảm bảo tài liệu bên ngoài được xác định nguồn gốc và nội dung

Ban hành, sửa đổi tài liệu

Cập nhập, ban hành, phân phối

tài liệu

Quy định mã hoá tài liệu

BM:BQ1_BM_4.4.5.4

Trang 4

Quy trình ban hành phân phối tài liệu (không áp dụng đối với tài liệu bên ngoài)

Quy trình ban hành, sửa đổi tài liệu

(Quy trình này áp dụng khi có nhu cầu sửa chữa, soạn thảo, photo, mua mới tài liệu)

Thư ký tổ môi trường soạn thảo

EMR soát xét BGĐ phê duyệt

Thư ký tổ môi trường phân phối các tài

liệu đến các BP có liên quan theo BM:….

Sau khi soạn thảo xong chuyển đến các cá nhân/BP có liên quan để góp ý kiến cần thiết trước khi chuyển đến EMR

Không

Có

Các tài liệu có chữ ký gốc được lưu bởi EMR Để tránh việc sử dụng các tài liệu lỗi thời, thư ký tổ MT có trách nhiệm thu hồi các ấn bản cũ khi phân phối ấn bản mới

Có nhu cầu về ban hành, sữa đổi tài liệu

BM:….

Tký tổ MT/EMR tổng hợp, soát xét

BGĐ phê duyệt

Ban hành, cập nhật

Có

BGĐ ghi rõ lý do Không

Có

Trang 5

4.5 Giải thích lưu đồ

4.5.1 Ban hành tài liệu

Việc soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt và ban hành tài liệu của EMS tại KDL BQ1 được xác định như sau:

Thủ tục Trưởng BP liên quan hoặc thư kýban môi trường EMR BGĐ LDL BQ

Lưu ý: Tài liệu soạn thảo phải dễ hiểu, rõ ràng Sau khi soạn thảo có thể sẽ được chuyển đến các cá nhân/

bộ phận liên quan để góp ý kiến khi cần thiết

4.5.2 Phân phối tài liệu

Thư ký ban môi trường có trách nhiệm phân phối các tài liệu của EMS và phải đảm bảo rằng những tài liệu cần thiết phải được có sẵn ở các bộ phận và các cá nhân liên quan để đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả

Để tránh việc sử dụng tài liệu lỗi thời, các phiên bản cũ của tài liệu sẽ được huỷ bỏ khi các phiên bản mới ban hành Thư ký ban môi trường có trách nhiệm phân phối tài liệu, đồng thời thu hồi các ấn bản cũ (sử dụng BQ1_BM_4.4.5.2 )

4.5.3 Sử dụng tài liệu

Mỗi người nhận tài liệu EMS có trách nhiệm:

Đọc cẩn thận tài liệu và yêu cầu người soạn thảo hoặc những người có trách nhiệm giải thích nếu cần thiết;

Báo cho EMR về mọi sai sót trong tài liệu (nếu có);

Lưu giữ và bảo quản tài liệu bằng nhiều cách thích hợp để tránh thất lạc và hư hỏng, đảm bảo các tài liệu dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng

Các nhân viên có liên quan không được phép sao chụp, sửa chữa các tài liệu EMS để đảm bảo rằng số tài liệu và ấn bản được sử dụng là nhất quán với danh sách đã được phân phối

Các dấu hiệu nhận biết tình trạng tài liệu như sau:

Khi một tài liệu nào đó được chỉnh sửa, thì số “00” ở đầu của phiên bản được nâng lên tối đa là 05 (ví dụ:BQ1_TT_4.4.5, Phiên bản 05/00) Số phiên bản mới được ban hành kế tiếp sẽ là 00/01 để bắt đầu một chu kì mới

Đối với các tài liệu được chỉnh sửa và được phê duyệt thì Thư ký Ban môi trường/EMR có trách nhiệm phân phối tài liệu mới, thu hồi tài liệu cũ, đồng thời cập nhật vào danh mục tài liệu

Các tài liệu chỉ có giá trị khi có đóng dấu “Tài liệu kiểm soát” màu đỏ Các tài liệu chỉ dùng để tham khảo đđược đóng dấu “Tài liệu tham khảo” màu đỏ

4.5.4 Soát xét tài liệu

Mỗi tài liệu được rà soát hăng năm bởi những người có trách nhiệm soạn thảo để bảo đảm rằng tài liệu được cập nhật, cung cấp thông tin đúng đắn và đáp ứng các yêu cầu về điều hành của KDL BQ1 Các tài liệu cũng sẽ được rà soát trong trường hợp có những thay đổi về công tác điều hành hay tác nghiệp Khi có nhu cầu sửa chữa, soạn thảo, photo, mua mới tài liệu,…các cá nhân/bộ phận phải lập phiếu yêu cầu (sử dụng biểu mẫu: BQ1_BM_4.4.5.3) gởi về EMR để tổng hợp, trình duyệt

4.5.5 Duy trì tài liệu

Thư ký Ban môi trường có trách nhiệm lập một thư mục chung cho các tài liệu của EMS, một phiên bản điện tử được sắp xếp trong máy tính ở văn phòng BQ1 Tên thư mục và đường dẫn trong máy tính

Trang 6

được chia theo loại để dễ tìm kiếm Bản chép lưu trên đĩa CD của các tài liệu được thực hiện mỗi khi phát hành tài liệu Các ấn bản của các tài liệu (có chữ ký gốc) được lưu bởi thư ký ban môi trường/EMR Chúng được lưu giữ cho tới khi có một phiên bản mới của tài liệu được ban hành

Các tài liệu liên quan đến sự tuân thủ luật định được duy trì theo yêu cầu của pháp luật hiện hành và phải được cập nhật mỗi quý một lần bởi EMR/GĐ BQ1

Các ấn bản cũ của tài liệu sẽ được thu hồi lại bởi người phân phối và được nhận dạng với chữ “Tài

liệu lỗi thời” trên trang đầu tiên để tránh sử dụng sai mục đích.

4.9 Kiểm soát các tài liệu bên ngoài

Quy trình tiếp cận và phân phối tài liệu bên ngoài

6 Các tham chiếu

ISO 14001:2004, mục 4.4.5

Sổ tay môi trường chương 10

7 Các biểu mẫu đính kèm

1 Danh mục tài liệu BQ1_BM_4.4.5.1 Trưởng BP/EMR Theo thời gian lưuhiện hành

2 Phiếu phân phối tài liệu BQ1_BM_4.4.5.2 Thư ký ban MT 05 năm

4 Danh mục hồ sơ BQ1_BM_4.4.5.4 Trưởng BP và EMR Theo thời gian lưu

Tài liệu bên ngoài

Bộ phận tiếp tân/thu ngân tiếp nhận và cập nhật vào sổ công văn đến theo BM:………

BP tiếp tân/thu ngân chuyển đến EMR

Chuyển đến từng BP/từng người có liên quan

Kết thúc

Công văn đến Các tiêu chuẩn, quy định

Tký tổ Môi trường tiếp nhận và xác

định nội dung

EMR soát xét và áp dụng

Nếu thông tin chứa đựng trong tài liệu cho chứng cứ rằng một yêu cầu luật định không được tuân thủ, nó có thể được xử lý như là một sự không phù hợp

Trang 7

hiện hành

THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ

2 Thủ tục kiểm soát hồ sơ

1 Phạm vi

Thủ tục này đưa ra cách thức kiểm soát các hồ sơ liên quan đến EMS của KDL BQ1

2 Áp dụng

Thủ tục này áp dụng cho các loại hồ sơ của EMS, bao gồm những hoạt động liên quan đến soạn thảo, nhận dạng, lập thư mục, bảo quản, bảo vệ, phục hồi, lưu giữ và xử lý chúng

3 Trách nhiệm

Các Tổ, Bộ phận, Ban môi trường thuộc KDL BQ1 chịu trách nhiệm áp dụng thủ tục này

4.1 Lưu đồ

4.2.1 Quá trình lập hồ sơ

Trong suốt quá trình áp dụng, thực hiện và duy trì EMS, các hồ sơ sẽ phát sinh theo yêu cầu của công việc Các hồ sơ bao gồm:

- Hồ sơ khiếu nại; hồ sơ đào tạo; hồ sơ giám sát quá trình;

- Hồ sơ đánh giá, điều tra, kiểm định; hồ sơ bảo trì;

- Hồ sơ nhà thầu, nhà cung cấp;

- Hồ sơ sự cố, hồ sơ kiểm tra đối với sự chuẩn bị đối phó với tình huống khẩn cấp;

- Hồ sơ kết quả đánh giá; hồ sơ kết quả xem xét của lãnh đạo;

- Quyết định về thông tin liên lạc với bên ngoài;

- Hồ sơ về các yêu cầu pháp luật thích hợp;

Các tổ nhận dạng các hồ sơ MT liên

quan đến tổ mình

Thu thập và lưu giữ hồ sơ theo danh mục hồ sơ tại nơi làm việc của các BP.

Các tổ định kỳ 6 tháng hoặc đột xuất tiến hành cập nhật và hủy bỏ hồ sơ theo Danh

mục hồ sơ

Kết thúc

- Dễ nhận biết, ngoài bìa

hồ sơ phải có nhãn

- Các hồ sơ phải được sắp

xếp theo trật tự nhất định

để dễ truy tìm

Có yêu cầu lập hồ sơ

Trang 8

- Hồ sơ về các khía cạnh môi trường có ý nghĩa;

- Các hồ sơ về các cuộc họp về môi trường, thông tin về kết quả hoạt động môi trường;

- Các hồ sơ về sự tuân thủ pháp luật; các trao đổi với các bên hữu quan

3 Thủ tục đào tạo

THỦ TỤC ĐÀO TẠO

1 Mục tiêu

Thủ tục này nhằm xác định các hoạt động liên quan đến công tác đào tạo để đảm bảo những người làm việc cho tổ chức hay thay mặt cho tổ chức đều được đào tạo, tiếp thu những kiến thức cũng như những nhận thức ở mức độ phù hợp Điều này có nghĩa là ban lãnh đạo KDL BQ1 cần phải đánh giá năng lực, sau đó tiến hành xác định nhu cầu đào tạo và đào tạo cho tất cả nhân viên, các cá nhân làm việc cho KDL và cả nhà thầu nhằm tăng cường trình độ nhận thức của họ về các vấn đề môi trường liên quan đến hoạt động của đơn vị

2 Phạm vi áp dụng

Thủ tục này áp dụng cho tất cả nhân viên, các cá nhân làm việc cho KDL BQ1 và cho cả nhà thầu

3 Trách nhiệm

EMR chịu trách nhiệm theo dõi, triển khai và đưa vào áp dụng thủ tục này

4.1 Lưu đồ

Trưởng/phó BP; EMR; Ban GĐ có trách nhiệm nhận dạng các nhu cầu, các thông tin có liên quan đến đào tạo, nhận thức của nhân viên

thuộc KDL Bình Quới 1

EMR lập kế hoạch, chương trình đào tạo BM: - Kế hoạch đào tạo

- Hồ sơ đào tạo

GĐ phê duyệt

Đào tạo nội bộ/bên ngoài

Đồng ý

Liên hệ phòng nghiệp vụ Tổng Công Ty

Du Lịch Sài Gòn/Ban giáo vụ Trường Nghiệp Vụ Du Lịch Phối hợp sắp xếp lịch, chuẩn bị phương tiện, tài liệu, phòng học, mẫu hồ sơ đào tạo cũng như các phương tiện khác

Bên ngoài

Chuẩn bị hồ sơ đào tạo

Tiến hành đào tạo

Đào tạo đạt yêu cầu ?

đạt

EMR lập kế

hoạch tái đào tạo

không đạt

Đánh giá ngắn hạn thông qua:

- Bài kiểm tra;

- Đánh giá chung dựa trên câu trả lời và thái độ của học viên trong suốt quá trình đào tạo (GV có thể ghi những bình luận vào hồ sơ đào tạo)

Đánh giá trung bình và dài hạn thông qua:

- Bài kiểm tra;

- Kết quả phân tích sự KPH và/hoặc những sự KPH tiềm tàng;

- Kết quả thựchiệnt rực tiếp thông qua các Không đồng ý

Trang 10

THỦ TỤC ĐÀO TẠO

4.2.1 Nhận dạng các nhu cầu đào tạo

Trưởng/phó BP; EMR; Ban GĐ có trách nhiệm nhận dạng các nhu cầu, các thông tin có liên quan đến đào tạo, nhận thức của nhân viên và các cá nhân làm việc cho KDL Bình Quới 1 Khi nhận dạng các nhu cầu đào tạo, những khía cạnh sau đây phải được xem xét:

- Những yêu cầu cụ thể từ phía nhân viên và các trưởng bộ phận;

- Các yêu cầu luật định và những yêu cầu khác;

- Những nhu cầu có liên quan đến đổi mới công nghệ, hoặc thay đổi các hoạt động điều hành tác nghiệp;

- Các mục tiêu và chương trình môi trường;

- Thông tin bên trong và bên ngoài (nhân viên, khách, nhà thầu, chính quyền địa phương…);

- Việc áp dụng các sản phẩm mới/vật liệu mới/công nghệ mới;

- Các tình trạng khẩn cấp trong quá khứ;

- Những tình trạng bất thường về vận hành trong quá khứ;

- Kết quả của các hoạt động giám sát;

- Những sự không phù hợp và các kết quả đánh giá;

- Việc sửa đổi chính sách, các mục tiêu và chương trình nếu có;

- Các vấn đề về tổ chức (thay đổi cơ cấu tổ chức, trách nhiệm, quyền hạn của nhân viên…);

- Các sản phẩm và dịch vụ mới của khu du lịch;

- Các hoạt động đào tạo trong quá khứ và kết quả của nó

- Bất kỳ các thông tin hữu ích nào khác có liên quan đến nhu cầu đào tạo

Hoạt động đào tạo có thể bao gồm: đào tạo cơ bản và đào tạo chuyên sâu:

Đào tạo cơ bản: là việc xác định các mục tiêu về mức độ nhận thức tối thiểu phải đạt được cũng như việc cung cấp các thông tin cơ bản về vấn đề môi trường cho các bộ phận chức năng của khu du lịch Nội dung của đào tạo cơ bản phải gồm:

- Giới thiệu về hệ thống EMS của khu du lịch;

- Chính sách môi trường;

- Các vấn đề về trao đổi thông tin trong khu du lịch;

- Cơ cấu và trách nhiệm trong hệ thống EMS;

- Các khía cạnh và tác động môi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của khu du lịch;

- Quản lý và kiểm soát tài liệu;

- Những sự không phù hợp, các hành động khắc phục và phòng ngừa;

Đào tạo chuyên sâu: cung cấp việc đào tạo chuyên sâu cho từng bộ phận chức năng hay một nhóm các bộ phận chức năng của khu du lịch, tuỳ thuộc vào những công việc của nhân viên Chủ yếu căn cứ trên các thủ tục và tập quán như: kiểm soát điều hành, tình huống khẩn cấp, giám sát và đo lường, chính sách và các mục tiêu cần đạt được

Ngoài ra, trong trường hợp nếu có nhân viên mới hoặc nhân viên thay đổi công tác, Tổ môi trường có trách nhiệm đào tạo cho từng trường hợp cụ thể

4.2.2 Lập kế hoạch, chương trình đào tạo

Sau khi nhận dạng các nhu cầu đào tạo, EMR có trách nhiệm lập chương trình, kế hoạch đào tạo và trình Giám đốc phê duyệt Nếu Giám đốc đồng ý, tiến hành triển khai các hoạt động đào tạo, nếu Giám đốc chưa đồng ý thì kế hoạch đào tạo phải được chỉnh sửa, biên soạn lại Trong quá trình lập kế hoạch có thể tham khảo và sử dụng biểu mẫu kế hoạch đào tạo và biểu mẫu hồ sơ đào tạo Kế hoạch đào tạo tối thiểu phải bao gồm:

- Nội dung của hoạt động đào tạo (các yếu tố, cơ sở, đề mục…);

- Số lượng, thành phần tham gia vào các buổi đào tạo;

- Thời gian thực hiện dự kiến…

Định dạng
Số trang	15
Dung lượng	445 KB