THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 1. Mục đích: - Thiết lập và duy trì toàn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm đạt các yêu cầu sau: - Đảm bảo các tài liệu đư
Trang 1Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04 7855518 - Fax: 04 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net
THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU
1 Mục đích:
- Thiết lập và duy trì toàn bộ tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng của trường nhằm đạt các yêu cầu sau:
- Đảm bảo các tài liệu được phê duyệt về tính hợp lý và hợp pháp trước khi ban hành
- Rà soát cập nhật và phê duyệt lại khi cần
- Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành phân phối tài liệu
2 Thủ tục chi tiết:
Khi có nhu cầu ban hành tài liệu mới/ thay đổi tài liệu lập
phiếu đề nghị ban hành/phiếu thay đổi tài liệu trình với hiệu
trưởng về nhu cầu ban hành/thay đổi tài liệu
Người có nhu cầu
3 Tiến hành soạn thảo tài liệu, ký vào vị trí người soạn thảo
tài liệu, ghi rõ tính chất thay đổi trên phiếu thông báo thay
đổi tài liệu
Người soạn thảo tài liệu/nhân viên văn thư
trang đầu của tài liệu hoặc đóng dấu giáp lai trên toàn bộ tài
liệu
Nhân viên văn thư
cần thiết hoặc có yêu cầu
Nhân viên văn thư
ban giám hiệu Đề nghị người nhận ký vào sổ nhận tài liệu
(khi thay đổi tài liệu, phiếu thay đổi tài liệu được phân phối
đính kèm với tài liệu được sửa đổi
Nhân viên văn thư
tất cả các nhân vật tài liệu đã nhận Lưu trữ tài liệu theo
cách dễ dàng truy cập
Nhân viên văn thư
9 Khi thay đổi tài liệu thực hiện theo các bước sau:
- Thu hồi tài liệu hết hiệu lực và huỷ bỏ
- Nếu giữ lại tài liệu lỗi thời để tham khảo và nghiên cứu
phải đóng dấu “hết hiệu lực”
Nhân viên văn thư
10 Đối với việc thay đổi nhỏ từ vài dòng đến 1 trang có thực
hiện các bước sau:
- Bước 1:
+ Hiệu chỉnh và in lại trang có sửa đổi, bổ sung để phân
phối
+ Ghi rõ bản chất việc thay đổi trên phiếu thông báo thay
Người soạn thảo
Trang 2Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04 7855518 - Fax: 04 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net
đổi tài liệu và trình BGH ký vào phiếu thông báo thay đổi
tài liệu
- Bước 2:
+ Lần sửa đổi sẽ được ghi nhận trên trang sửa đổi bằng cách
thêm dấu/X bên cạnh số soát xét, ghi ngày hiệu lực mới bên
trang sửa đổi và ghi nhận vào phiếu thông báo thay đổi tài
liệu Ví dụ: số soát xét/lần sửa đổi 00/01
Nhân viên văn thư
- Khi nhận tài liệu bên ngoài (các văn bản pháp luật của
Trung ương, chính quyền địa phương: Nghị định, nghị
quyết, thông tư liên quan đến phạm vi áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng) nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ theo
dõi công văn, cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngoài
- Trình hiệu trưởng xem xét, có ý kiến chỉ đạo, phân phối
(trình tự xem xét theo các bước 5,6,7)
Nhân viên văn thư, trưởng các phòng, khoa, trung tâm
13 Khi có sự thay đổi tài liệu, xin ý kiến hiệu trưởng để có đủ
bản sửa đổi và thực hiện các bước5,6,7,8,9 Nhân viên văn thư trưởng các phòng,
khoa
3 Phụ lục:
1: Danh mục tài liệu nội bộ
2: Số/ phiếu ký nhận tài liệu
3: Danh mục tài liệu bên ngoài
4: Phiếu thông báo thay đổi tài liệu
5: Phiếu đề xuất ban hành văn bản/ thay đổi tài liệu
Người duyệt Người soạn thảo
Số hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 1/7/2003