1. Mục đích: Thủ tục này nhằm quy định tiến trình lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp các bằng chứng về sự không phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống
Trang 1Câu lạc bộ Giám đốc nhân sự
- Trụ sở: CT4.1001, Đô thị Sông Đà - Mỹ Đình, Từ Liêm, Hà Nội
- Điện thoại: 04 7855518 - Fax: 04 7855518
- Website: www.cpoclub.net - Email: contact@cpoclub.net
THỦ TỤC KIỂM SOÁT HỒ SƠ
1 Mục đích:
Thủ tục này nhằm quy định tiến trình lập và duy trì các hồ sơ để cung cấp các bằng chứng về sự không phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng
2 Thủ tục chi tiết
1 - Xác nhận các loại hồ sơ có tại phòng, khoa, lập danh mục hồ
sơ, phương pháp lưu theo thứ tự ngày, tháng, năm, hoặc theo
thứ tự A,B,C tên bìa đựng các hồ sơ, nơi lưu trữ
- Thời gian lưu trữ nêu trong danh mục hồ sơ phải phù hợp với
quy định của nhà nước, trong trường hợp không có quy định
của nhà nước về lưu trữ, trưởng các phòng, khoa xác nhận thời
gian lưu trữ và ghi vào danh mục hồ sơ
Trưởng bộ phận
2 - Hồ sơ được viết, điền rõ ràng dễ đọc, dễ nhận biết và dễ truy
cập
- Hồ sơ phải được bảo quản và bảo vệ một cách thích hợp
nhằm tránh giảm suy giảm chất lượng (các hồ sơ được đựng
trong các bìa cứng, các tập tin, để tại nơi khô ráo tránh mối
mọt )
Nhân viên được phân cấp
lưu giữ
3 - Khi hết thời hạn lưu trữ lập biên bản thanh lý hồ sơ, trình
hiệu trưởng xem xét và phê duyệt
Trưởng các phòng, khoa
4 Khi nhận được sự chấp thuận của hiệu trưởng tíên hành huỷ hồ
sơ, phương pháp huỷ bỏ: đốt, xé, sử dụng máy huỷ
Nhân viên được phân công
3 phụ lục
1 Danh mục hồ sơ
Người duyệt Người soạn thảo
Số hiệu: TT-PHCQT-TC-KSTL/00 Ngày 01/7/2003 Trang ½