… - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … THỦ TỤC ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mục đích: Thủ tục lập để thực việc đánh giá hệ thống quản lý nội bộ, để đảm bảo việc áp dụng phù hợp với Hệ thống quản lý tương ứng dạng văn bản, đồng thời đảm bảo hệ thống phù hợp, thích hợp có hiệu để đạt mục tiêu sách Công ty Phạm vi: Yêu cầu đánh giá Thủ tục áp dụng cho tất hoạt động đánh giá nội bao gồm Lịch đánh giá trình lập kế hoạch đánh giá, chương trình đánh giá, tiến hành đánh giá, lập báo cáo theo dõi Đại diện lãnh đạo chịu trách nhiệm kiểm sốt q trình Phê duyệt Định nghĩa: Chương trình đánh giá khơng 3.1 Các thuật ngữ sử dụng thủ tục theo tiêu chuẩn tương ứng mà Cơng ty áp dụng Phª duyt 3.2 Cỏc t vitChun tt: bị đánh giá ĐGV KPH TBĐG BQLHT Nội Dung: 4.1 Lưu đồ: : Đánh giá viên : Không phù hp : Trng ban ỏnh giỏ Thc hin đánh giá : Ban quản lý hệ thống Triển khai đánh giá Đồng ý S viƯc KPH Vit b¸o c¸o KPH khơng Đ xut hành đng khắc phc Hp kt thc Báo cáo Kt đánh giá Thc hin hành đng khắc phc Phát hành CAR mi Ngi thc hin Đánh giá hành đng khắc phc DL Hoàn tt đánh giá Cụng vic Bỏo cỏo Tng |Giỏc c Lu h sơ Tìm nguyên nhân Báo cáo ĐDLĐ Ti liu/Biu mu - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Ban đánh giá - Lịch đánh giá ĐDLĐ - Chương trình đánh giá Ban đánh giá - Biểu kiểm tra ĐDLĐ Ban đánh giá Bp đánh giá Ban đánh giá Bp đánh giá - Phiếu CAR Ban đánh giá Bp đánh giá Ban đánh giá Bp đánh giá - Phiếu CAR Ban đánh giá Ban đánh giá - Báo cáo đánh giá NV lưu trữ Xuyên suốt trình thực hiện, đánh giá Hệ thống quản lý nội Công ty đánh giá độc lập dùng để thu thập chứng khách quan Chính sách, Thủ tục yêu cầu tồn đáp ứng, đánh giá tính hiệu lực hiệu Hệ thống quản lý tương ứng … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: 4.2 - Fax: … - Email: … Nội dung: 4.2.1 Kế hoạch đánh giá: Ít năm hai lần (hoặc yêu cầu đột xuất), ĐDLĐ BQLHT lập kế hoạch đánh giá nội để xác định xem Hệ thống quản lý: a/ Có phù hợp với bố trí xếp hoạch định yêu cầu tiêu chuẩn với yêu cầu Hệ thống quản lý Cơng ty thiết lập; b/ Có áp dụng cách hiệu lực trì: Kế hoạch đánh giá sau lập trình BTGĐ Công ty (hoặc ĐDLĐ) xem xét, phê duyệt cho tiến hành thực đánh giá 4.2.2 Danh sách đánh giá viên chương trình đánh giá: Đại diện lãnh đạo lập danh sách đánh giá viên thành phần tham gia đánh giá bao gồm Trưởng đoàn đánh giá, chuyên gia bên (nếu cần) đánh giá viên chọn lựa phải qua khoá huấn luyện đào tạo đánh giá nội Đồng thời trước ngày đánh giá 02 tuần Đại diện lãnh đạo hoạch định chương trình với thời gian trình tự để tiến hành đánh giá, nội dung bao gồm mục tiêu cần quan tâm: Tính hiệu lực hiệu q trình; Tính trì tính phù hợp; Khả đáp ứng q trình; Các cơng cụ kỹ thuật thống kê; Phân tích liệu chi phí quản lý Hệ thống; Mức độ xác đầy đủ việc đo lường kết hoạt động; Sử dụng hiệu hiệu lực nguồn lực; Các hoạt động cải tiến; Mối quan hệ với đơn vị, bên quan tâm có liên quan TGĐ xem xét phê duyệt danh sách đánh giá viên chương trình đánh giá; khơng đồng ý Đại diện lãnh đạo thực lại danh sách chương trình đánh giá theo ý kiến phê duyệt, TGĐ đồng ý cho tiến hành triển khai thực 4.2.3 Chuẩn bị đánh giá: Q trình đánh giá nội có vai trò công cụ quản lý để đánh giá độc lập trình hay hoạt động dự kiến Để cho việc đánh giá liên tục đạt hiệu quả, Ban đánh giá Bộ phận đánh giá cần phải chuẩn bị lịch đánh tài liệu hồ sơ có liên quan như: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Các tài liệu hồ sơ thiết lập trước đó; Tình trạng tầm quan trọng trình; Kết đánh giá trước đó; Các chuẩn mực, phạm vi phương pháp đánh giá 4.2.4 Họp khai mạc: Đoàn đánh giá Bộ phận đánh gia tổ chức họp khai mạc nhằm thơng qua nội dung chương trình phương pháp thực đánh giá, thời gian thực đồng thời giới thiệu thành phần đánh giá viên tham gia 4.2.5 Thực việc đánh giá nội bộ: a/ Để tiến hành đánh giá đạt kết tốt, Đoàn đánh giá Bộ phận đánh giá trình thực phải đảm bảo yêu cầu sau: Việc đánh giá phải phải bảo đảm tính khách quan độc lập; Thời gian tiến hành theo lịch đề phải không chậm trễ; Sử dụng Tài liệu Hồ sơ thiết lập để vận hành có hiệu lực hiệu trình tổ chức theo Tiêu chuẩn Luật định ban hành; Kiểm sốt khơng phù hợp - tính đầy đủ tính hiệu q trình sản phẩm thật xác; Phân tích khơng phù hợp để phòng ngừa sau b/ Căn vào mục tiêu đánh giá, Đoàn đánh giá Bộ phận đánh giá phân tích cụ thể việc không phù hợp: Nếu xác định đồng ý việc khơng phù hợp, Đồn đánh giá Bộ phận đánh giá viết báo cáo sản phẩm hay q trình khơng phù hợp; Ban đánh giá lập đề xuất hành động khắc phục phát hành phiếu CAR cho phận đánh giá thực 4.2.6 Họp kết thúc: Đoàn đánh giá họp kết thúc trình đánh giá nội sau xác định hay không xác định việc không phù hợp sản phẩm trình xem xét, đồng thời thông báo nội dung đánh giá đưa số công việc cần thiết để thực trình đánh hành động khắc phục đánh giá hành động khắc phục… 4.2.7 Báo cáo kết đánh giá: … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … Sau ghi nhận kết đánh giá nội mục tiêu cụ thể Ban đánh giá lập báo cáo kết thu trình tiến hành đánh giá báo cáo phải tường trình chi tiết mục tiêu đánh giá có: Phù hợp: Đáp ứng đầy đủ yêu cầu qui định Hệ thống quản lý, luật định, hoạt động thực tế Hay không phù hợp: Đáp ứng không đầy đủ yếu tố nêu Trên sở có ý kiến đề xuất việc cần khắc phục, sửa lỗi thời gian sớm qui định để loại bỏ kịp thời nguyên nhân sai lỗi phát bổ sung hay điều chỉnh việc không phù hợp theo Hệ thống Ngoài báo cáo nêu chứng thực tốt nhằm mục đích cung cấp hội cho việc thừa nhận lãnh đạo khuyến khích người 4.2.8 Thực hành động khắc phục: Thông qua đề xuất hành động khắc phục phiếu CAR Ban đánh giá, Bộ phận đánh giá tiến hành thực hành động khắc phục; Hành động khắc phục cần phân công người thực phải qua lớp đào tạo tiến hành kiểm soát cách hiệu lực hiệu việc nhận biết, cách ly, loại bỏ nguyên nhân xử lý việc không phù hợp để ngăn ngừa việc sử dụng không mục đích ngăn ngừa tái diễn; Bộ phận đánh giá ghi nhận lại không phù hợp với việc sử lý hành động khắc phục nhằm giúp cho việc rút kinh nghiệm cung cấp liệu cho hoạt động phân tích cải tiến sau 4.2.9 Đánh giá hành động khắc phục: Ban đánh giá tiến hành đánh giá hành động khắc phục Bộ phận đánh giá Việc đánh giá hành động khắc phục phải tương ứng với tác động không phù hợp gặp phải, đồng thời phải xem xét tín xác dựa vào: Nguồn thu thập thông tin để xác định hành động khắc phục cần thiết; Việc xem xét không phù hợp; Việc xác định nguyên nhân không phù hợp; Việc đánh giá cần có hành động để đảm bảo khơng phù hợp khơng tái diễn Sau xác lập việc đánh giá hành động khắc phục: a/ Nếu tìm nguyên nhân gốc rể gây không phù hợp, Ban đánh giá phát hành “Phiếu yêu cầu hành động khắc phục” (CAR), đề … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: - Fax: … - Email: … nghị Bộ phận đánh giá thực hành động khắc phục nguyên nhân tìm; b/ Nếu không đồng ý hành động khắc phục khơng tìm ngun nhân khác để khắc phục không phù hợp, Ban đánh giá lập báo cáo trình ĐDLĐ tình trạng để có hướng xử lý kịp thời cho trình bị sai lỗi; c/ Nếu xác định hành động khắc phục Bộ phận đánh giá, Ban đánh giá hồn tất cơng tác đánh giá nội 4.2.10 Hoàn tất đánh giá: Để hoàn tất các bước thực trình đánh giá, Ban đánh giá lập hồ sơ bao gồm văn có liên quan ghi nhận từ bước đầu bước sau trình đánh giá Tất văn phải có chữ ký xác lập thành phần tham gia đánh giá báo cáo với ĐDLĐ sau hoàn tất hồ sơ đánh giá nội 4.2.11 Lưu Hồ sơ: Tất văn suốt trình hoàn tất đánh giá nội phải cập nhật liên tục tập hợp vào hồ sơ nhân viên kiểm sốt lưu trữ trì 4.3 Yêu cầu người đánh giá: 4.3.1 Đánh giá viên: Là nhân viên đào tạo “ Đánh Giá Nội Bộ theo Hệ thống tiêu chuẩn tương ứng” Đánh giá viên BQLHT đề nghị ĐDLĐ phê duyệt cho lần đánh giá 4.3.2 Trưởng đồn đánh giá: Là nhân viên có chứng tốt nghiệp “Đánh Giá Nội Bộ theo tiêu chuẩn Hệ thống quản lý tương ứng”, BQLHT đề nghị ĐDLĐ phê duyệt cho lần đánh giá Trưởng Ban Đánh Gía chịu trách nhiệm lập kế hoạch, thực hiện, báo cáo theo dõi hành động khắc phục sau đánh giá hoàn tất Việc đánh giá coi kết thúc Trưởng đoàn đánh giá Trưởng phận đánh giá ký tên kết thúc vào phiếu yêu cầu hành động khắc phục, đồng thời báo cáo đến ĐDLĐ 5.Tài liệu tham khảo: • Sổ tay chất lượng … - Trụ sở: … - Điện thoại: … - Website: • - Fax: … - Email: … Sổ tay môi trường 6.Phụ Lục Chương trình đánh giá nội Phiếu ghi chép đánh giá viên Lịch đánh giá Báo cáo kết đánh giá nội Câu hỏi đánh giá (mã số: 0016) (mã số: 0017) (mã số: 0018) (mã số: 0020) (mã số: 0117) ... trữ Xuyên suốt trình thực hiện, đánh giá Hệ thống quản lý nội Công ty đánh giá độc lập dùng để thu thập chứng khách quan Chính sách, Thủ tục yêu cầu tồn đáp ứng, đánh giá tính hiệu lực hiệu Hệ... Tính hiệu lực hiệu q trình; Tính trì tính phù hợp; Khả đáp ứng q trình; Các cơng cụ kỹ thu t thống kê; Phân tích liệu chi phí quản lý Hệ thống; Mức độ xác đầy đủ việc đo lường kết... - Fax: … - Email: … Sau ghi nhận kết đánh giá nội mục tiêu cụ thể Ban đánh giá lập báo cáo kết thu trình tiến hành đánh giá báo cáo phải tường trình chi tiết mục tiêu đánh giá có: Phù hợp: