QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL SOP) 1. MỤC ĐÍCH: Nhằm quy định một phương pháp thống nhất và đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo sự chính xác, giá trị pháp lý và trách nhiệm của đơn vị soạn thảo hoặc đơn vị ban hành tài liệu trong Công ty TNHH ABC. 2. PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy định này áp dụng đối với tất cả tài liệu Hệ thống do các phòng ban, đơn vị trong Công ty TNHH ABC soạn thảo. Tiêu chuẩn này không áp dụng cho các văn bản giao dịch quốc tế. 3.TÀI LIỆU LIÊN QUAN: Văn bản quản lý Nhà nước mẫu trình bày TCVN 5700:2002 4. ĐỊNH NGHĨA 4.1.Thuật ngữ: Tài liệu: Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng dẫn thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc Hệ Thống như: Quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn công việc, quy trình công nghệ, Tài liệu kỹ thuật, bản vẽ, quy định nội bộ trong Công ty, các loại biểu mẫu... Quy chế: Là văn bản ban hành quy định cơ chế hoạt động, các chính sách chung của Công ty. Quy định: Là văn bản ban hành quy định bắt buộc đối với người thực hiện công việc về tính chất, về nội dung. Quy trình, hướng dẫn: Là văn bản quy định trình tự thực hiện một nghiệp vụ hoặc hướng dẫn một bước công việc để thực hiện nghiệp vụ (Trong quy chế có thể có quy trình, quy định nhưng trong quy trình thì không có quy chế). Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do Công ty biên soạn và ban hành. Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại Công ty Tài liệu được kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động tại Công ty và có đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ ở trang bìa. Tài liệu không kiểm soát: Là tài liệu không có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động trong Công ty, chỉ sử dụng để tham khảo. Tài liệu này không nhất thiết phải cập nhật và không đóng dấu “ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU” màu đỏ. Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu hết hạn sử dụng và đã có tài liệu mới thay thế. Tài liệu lỗi thời phải được nhận biết bằng cách đóng dấu “TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI” hoặc gạch chéo lên trang bìa của tài liệu nhằm tránh sử dụng nhầm lẫn
CƠNG TY ABC QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU (DOCUMENT CONTROL SOP) Mã hiệu QT Lần ban hành/sửa đổi 1/0 Ngày hiệu lực Tổng số trang Trách nhiệm Họ tên Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Tạ Thị Nhung Nguyễn Duy Việt Phan Thị Thu Nga TP TCHC Compliance Manager Tổng Giám đốc Chữ ký Chức vụ Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Số TT Mục sửa đổi/ Trang sửa Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi A B C D E Ghi chú: Những nhân có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng theo Quy định này Quy trình Nợi dung quy trình này có hiệu lực áp dụng sự chỉ đạo Ban Lãnh đạo Bộ phận được phân phối chỉ được nhận nhất 01 bản (có đóng dấu kiểm soát), bản bản lỗi thời phải được loại bỏ ngay, tụt đới khơng được sử dụng QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang 1/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: MỤC ĐÍCH: Nhằm quy định phương pháp thống đầy đủ cho việc soạn thảo, ban hành tài liệu Hệ Thống, đảm bảo xác, giá trị pháp lý trách nhiệm đơn vị soạn thảo đơn vị ban hành tài liệu Công ty TNHH ABC PHẠM VI ÁP DỤNG: Quy định áp dụng tất tài liệu Hệ thống phịng ban, đơn vị Cơng ty TNHH ABC soạn thảo Tiêu chuẩn không áp dụng cho văn giao dịch quốc tế 3.TÀI LIỆU LIÊN QUAN: - Văn quản lý Nhà nước mẫu trình bày TCVN 5700:2002 ĐỊNH NGHĨA 4.1.Thuật ngữ: Tài liệu: Là dạng văn chứa đựng thông tin nhằm quy định hướng dẫn thực hoạt động, trình thuộc Hệ Thống như: Quy chế, quy định, quy trình, hướng dẫn cơng việc, quy trình cơng nghệ, Tài liệu kỹ thuật, vẽ, quy định nội Công ty, loại biểu mẫu - Quy chế: Là văn ban hành quy định chế hoạt động, sách chung Cơng ty - Quy định: Là văn ban hành quy định bắt buộc người thực cơng việc tính chất, nội dung - Quy trình, hướng dẫn: Là văn quy định trình tự thực nghiệp vụ hướng dẫn bước công việc để thực nghiệp vụ (Trong quy chế có quy trình, quy định quy trình khơng có quy chế) - Tài liệu nội bộ: Là tài liệu Công ty biên soạn ban hành - Tài liệu bên ngồi: Là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài, tổ chức bên ban hành có hiệu lực áp dụng Cơng ty - Tài liệu kiểm sốt: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho hoạt động Công ty có đóng dấu “ĐÃ KIỂM SỐT TÀI LIỆU” màu đỏ trang bìa - Tài liệu khơng kiểm sốt: Là tài liệu khơng có hiệu lực áp dụng cho hoạt động Công ty, sử dụng để tham khảo Tài liệu không thiết phải cập nhật khơng đóng dấu “ĐÃ KIỂM SỐT TÀI LIỆU” màu đỏ - Tài liệu lỗi thời: Là tài liệu hết hạn sử dụng có tài liệu thay Tài liệu lỗi thời phải nhận biết cách đóng dấu “TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI” gạch chéo lên trang bìa tài liệu nhằm tránh sử dụng nhầm lẫn QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 2/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: 4.1.2 Hồ sơ: Các dạng văn chứa đựng thông tin ghi chép lại kết thực q trình hoạt động Cơng ty nhằm cung cấp chứng khách quan việc thực yêu cầu Hệ Thống Chữ viết tắt GĐ : Giám đốc Công ty PGĐ : Phó Giám đốc Cơng ty Cơng ty : Cơng ty TNHH ABC ĐD : Đại diện lãnh đạo ĐUQ : Người Giám đốc uỷ quyền ĐG : Cán phụ trách đánh giá NỘI DUNG QUY TRÌNH Đối với tài liệu nội Lưu đồ trình tự xây dựng, soạn thảo/sửa đổi tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 3/10 Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Trách nhiệm Lưu đồ tiến trình thực Xem xét đề nghị Tài liệu /Biểu mẫu Khi thấy việc viết sửa tài liệu cần thiết Điền vào BM 00 01 Tất thànhĐề nghị viết/ viên Công ty sửa đổi GĐ/ Compliance Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Kết thúc ĐD, Trưởng phịng Phân cơng viết Người phân cơng Viết xin góp ý ĐD/Trưởng phịng BM 00 02 BM 00 02 Kiểm tra GĐ BM 00 02 Phê duyệt Compliance Tiếp nhận tài liệu cập nhật vào danh mục Xem 5.3 BM 00 03 Compliance Phân phối tài liệu Thu hồi lỗi thời Trưởng phòng Cập nhật vào danh mục tài liệu phận BM 00 04 BM 00 03 Về hình thức Trang bìa: Theo mẫu bìa quy trình QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 4/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Trang một: “Bảng theo dõi sửa đổi” theo mẫu quy trình Tiếp theo trang đánh số từ đến 8: Gồm nội dung chi tiết Nội dung tài liệu Các quy trình (Nội dung bao gồm mục sau): Mục đích Phạm vi áp dụng Tài liệu viện dẫn: Những tài liệu dẫn đến quy trình Định nghĩa: Định nghĩa từ viết tắt thuật ngữ quy trình (nếu có) Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết quy trình (có lưu đồ diễn giải) 5.1 Lưu đồ: - Thứ tự bước công việc quy trình - Trách nhiệm thực bước - Các biểu mẫu thực bước công việc - Ký hiệu lưu đồ: Sử dụng ký hiệu sau Trường hợp có nhu cầu sử dụng ký hiệu khác, tác giả phải giải thích ký hiệu lưu đồ TT Biểu tượng Ý nghĩa Bắt đầu kết thúc trình Các bước công việc cụ thể Ra định Mũi tên bước quy trình Lưu hồ sơ Diễn giải Giải thích cơng việc cần làm bước quy trình và/hoặc viện dẫn đến tài liệu liên quan để thực bước quy trình Lưu hồ sơ: Nêu loại hồ sơ cần lưu giữ có liên quan đến quy trình cách thức giữ hồ sơ đồ theo bảng sau: QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 5/10 TT Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Tên hồ sơ Nơi/người lưu P/pháp lưu T/gian lưu P/pháp huỷ Quy trình cắt Văn phịng Theo qui định 07 năm Thiêu hủy Phụ lục: Nêu loại biểu mẫu kèm theo (nếu có) a) Hướng dẫn cơng việc: Hình thức nội dung hướng dẫn cơng việc bao gồm mục quy trình Nếu hướng dẫn đơn giản viết nội dung chi tiết b) Các tài liệu nội khác Nội dung cụ thể tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng tài liệu c) Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra phê duyệt tài liệu nội Tên tài liệu Quy trình biểu mẫu Biên soạn Người giao Hướng dẫn biểu Người giao mẫu Kiểm tra Phê duyệt Compliance/Trưởng phòng GĐ/PGĐ Trưởng phòng GĐ/QA/ PGĐ Quy định cách nhận biết đánh mã hiệu tài liệu Các Thông tin nhận biết tài liệu Tên tài liệu Mã tài liệu Lần ban hành/ Sửa đổi: Ngày hiệu lực: Trang/Tổng số trang Con dấu đóng trang đầu tài liệu Cách đánh mã tài liệu AA-BBB-xx Số thứ tự quy trình đánh số từ 01 đến 99 Ký hiệu đơn vị biên soạn quy trình Chỉ loại tài liệu quy trình, quy chế, quy định QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 6/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Ký hiệu loại văn (ký hiệu AA) TT Ký hiệu Loại văn QC Quy chế QT Quy trình QĐ Quy định HD Hướng dẫn Cách đánh mã biểu mẫu BM-AA-xx Số thứ tự biểu mẫu Số hiệu văn Biểu mẫu Chỉ loại tài liệu Biểu mẫu Ví dụ: BM 6.1-03 là: Biểu mẫu số Quy trình số 6.1 Công ty Mục lục: Nhằm thuận tiện cho việc tra cứu văn văn có số từ 20 trang trở lên thiết phải có mục lục dẫn nội dung Tài liệu bên ngồi Lưu đồ q trình quản lý tài liệu bên ngồi QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 7/10 Trách nhiệm Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Sơ đồ Giải thích/Biểu mẫu Văn thư Nhận tài liệu đóng dấu vào sổ Cán khác Vào sổ theo dõi công văn đến BM00 08 Văn thư - Nếu tài liệu liên quan đến Chất lượng đơn hang chuyển ĐUQ để cập nhật Phân loại Chuyển để giải ĐD/ ĐG Thông báo cho ĐD/ người ĐUQ đóng dấu, cập nhật ĐD/ ĐG - Nếu tài liệu không ảnh hưởng đến Chất lượng đơn hàng chuyển cho phận liên quan để giải QA/người ĐUQ đóng dấu kiểm sốt vào trang đầu tài liệu cập nhật vào biểu mẫu BM 00 03 – Danh mục tài liệu sử dụng Phân phối tài liệu, danh mục mới/ Thu hồi tài liệu danh mục Thu håi tµi liƯu + danh môc Người nhận ký vào biểu mẫu BM 00 06 - Sổ phân phối tài liệu ĐD/người ĐUQ đóng dấu, gạch chéo vào trang cũ phải thay (nếu có) ĐD/ ĐG Lưu trữ hành lỗi thời Huỷ lỗi thời trừ cũ ĐD quản lý Diễn giải Tài liệu bên ngồi Cơng ty sử dụng có ảnh hưởng đến Hệ Thống bao gồm: Văn pháp quy Các tài liệu khách hàng cung cấp (Hồ sơ khách hàng ) Danh mục tiêu chuẩn sử dụng để thực công việc Công ty (VD tiêu chuẩn tài liệu hệ thống, tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn Quốc tế) ĐD/ người ĐUQ quản lý Compliance thông báo/phân phối phân phối Quy trình Hệ Thống tới phận/phịng ban liên quan Phần bảng theo dõi sửa đổi, bổ sung QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 8/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: Tất thay đổi, cập nhật tài liệu Hệ Thống thực theo sơ đồ Nội dung thay đổi cập nhật ghi “Bảng theo dõi thay đổi”, cập nhật trang tài liệu Trên trang, nội dung thay đổi 1/3 trang phần nội dung in nghiêng (hoặc đánh dấu) Nếu nội dung thay đổi nhiều 1/3 trang thay trang “Bảng theo dõi thay đổi” ghi thay đổi trang Các tài liệu lỗi thời đóng dấu Tài liệu hết hạn sử dụng lưu đến có lỗi thời mới, lỗi thời khác huỷ QA/người ĐUQ có trách nhiệm cập nhật, theo dõi theo biểu mẫu BM 00 04 – Danh mục tài liệu hết hạn Kiểm soát tài liệu Dấu đỏ "ĐÃ KIỂM SỐT TÀI" đóng trang bìa tài liệu kiểm sốt Dấu đỏ "Tài liệu hết hạn sử dụng" đóng trang bìa tài liệu lỗi thời (dùng gửi tài liệu tài liệu lỗi thời hết giá trị hiệu lực dùng để lưu) Các phận phải đảm bảo tài liệu áp dụng cho hoạt động quản lý chất lượng (bao gồm tài liệu nội bộ, bên ngoài, tiêu chuẩn….) phận phải có dấu kiểm sốt ln có sẵn vị trí cần sử dụng Bản copy có dấu màu đen tài liệu khơng kiểm sốt Mẫu dấu: ĐÃ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI Ghi chú: Bộ phận/người sử dụng để tiện cho việc theo dõi phát hành thu Phân phối, quản lý tài liệu nội - Khi phân phối tài liệu, người phân phối (Compliance /người ĐUQ trưởng phận, phòng ban) phải cập nhật thông tin vào biểu mẫu BM 00 05 - Sổ phân phối tài liệu - Compliance/người ĐUQ có trách nhiệm quản lý tài liệu (bản gốc nhất) thuộc Hệ Thống Công ty Sổ tay chất lượng, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu Compliance /người ĐUQ cập nhật, lưu giữ Danh mục tài liệu sử dụng (BM 00 03) tồn Cơng ty; QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 9/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: - Trưởng phận, phịng ban có trách nhiệm cập nhật, lưu giữ Danh mục tài liệu sử dụng (BM 00 03) - Trong trường hợp phòng, cá nhân có nhu cầu sử dụng nhiều phải đăng ký số lượng cần sử dụng với Compliance /người ĐUQ LƯU HỒ SƠ TT TÊN HỒ SƠ Nơi/người lưu P/pháp lưu T/Gian lưu P/pháp huỷ Những yêu cầu sửa Văn phòng đổi tài liệu Theo quy định 07 năm Thiêu huỷ Phiếu góp ý tài liệu Theo quy định 07 năm Thiêu huỷ Văn phòng PHỤ LỤC BM 00 01 Phiếu yêu cầu sửa đổi/ban hành tài liệu BM 00 02 Phiếu góp ý tài liệu BM 00 03 Danh mục tài liệu sử dụng BM 00 04 Danh mục tài liệu hết hạn BM 00 05 Sổ phân phối tài liệu BM 00 06 Sổ theo dõi Công văn BM 00 07 Sổ theo dõi Cơng văn đến QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 10/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 11/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: DANH MỤC TÀI LIỆU ĐANG SỬ DỤNG The list of being used document DANH MỤC TÀI LIỆU ĐÃ THU HỒI QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 12/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: PHIẾU GÓP Ý TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Trang 13/10 Mã hiệu: QT QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần ban hành/ Sửa đổi: 1/0 (Docment Control SOP) Ngày ban hành: PHIẾU YÊU CẦU SỬA ĐỔI/ BAN HÀNH TÀI LIỆU QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Trang 14/10