QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU

QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 02/40 TÌNH TRẠNG PHÊ DUYỆT VÀ SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Tình trạng sửa đổi Nội dung trước sửa đổi Nội dung sau sửa đổi Trang Ngày hiệu lực QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 1/40 MỤC LỤC Lời nói đầu Phạm vi áp dụng Định nghĩa từ viết tắt Tài liệu viện dẫn Mục đích Nội dung 5.1 Sơ đồ trình xây dựng/ sửa đổi tài liệu: 5.2 Trách nhiệm biên soạn, kiểm tra phê duyệt tài liệu: 5.3 Hình thức tài liệu 5.4 Nội dung tài liệu: 5.5 Nhận biết, cách đánh mã hiệu, kiểm soát tài liệu 5.6 Ngôn ngữ thể tài liệu nội 5.7 Qui định kiểm soát tài liệu bên 5.8 Thay đổi, cập nhật tài liệu: 5.9 Kiểm sốt tài liệu liệu máy tính Biểu mẫu áp dụng Các phụ lục Phụ lục 1: Khuyến nghị áp dụng hệ thống truy xuất xúc tiến thương mại Phụ lục Bối cảnh nước quốc tế liên quan đến txng Phụ lục Sơ đồ vận hành cổng truy xuất xúc tiến thương mại Phụ lục Sơ đồ hệ sinh thái TXNG-XTTM Phụ lục Qui định ký hiệu tài liệu nội Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 02/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU LỜI NĨI ĐẦU Các Quy trình xây dựng theo đặt hàng Dự án Cục XTTM Nhóm tư vấn thống với chủ Dự án xây dựng thông tin sau để dùng chung cho Quy trình Bộ Quy trình, gồm: Sổ tay chất lượng: Đây hoạt động không nằm yêu cầu Dự án, xây dựng để hỗ trợ lại cho Cục XTTM tham khảo có sở sử dụng Bộ quy trình Mục tư vấn/Lưu ý gồm: a Khuyến nghị áp dụng hệ thống XTNG XTTM b Lưu ý cho Cục XTTM với vai trò vận hành hệ thống XTNG XTTM Phân tích tình thực tế: Nhóm tư vấn thống xây dựng Tình thực tế thu thập dựa việc có thật truyền thông rộng rãi Các liệu giữ nguyên Tuy nhiên, phân tích theo góc độ dựa vào chức TXNG quy trình để giúp cho đơn vị điều hành hệ thống hiểu rõ chất Quy trình Bộ quy trình C Các thơng tin nền: Tình hình giới liên quan đến TNXG, tình hình nước liên quan đến TXNG, Các thông tin Cục XTTM cung cấp Sơ đồ vận hành hệ sinh thái XTTM, thông tin liên quan đến Hệ thống TXNG XTTM, sơ đồ hệ thống XTTM, trao đổi/phỏng vấn với Cục XTTM để đưa vào Quy trình Các Quy trình xây dựng riêng cho hệ sinh thái TXNG XTTM hay hệ thống TXNG XTTM Đây sản phẩm tư vấn phát triển dựa nghiên cứu thực tế kinh nghiệm thực tế, có trao đổi thơng tin với Cục XTTM Đây khơng phải văn thống buộc phải áp dụng, Cục XTTM nghiên cứu áp dụng, phục vụ công Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 03/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU việc theo mục đích hoạt động Các tài liệu không đề xuất dùng cho hệ thống TXNG khác, hệ thống cục XTTM QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Phạm vi áp dụng: Quy trình áp dụng cho tất loại tài liệu đơn vị có liên quan đến tham gia hệ sinh thái TXNG XTTM - Đơn vị điều phối hệ sinh thái TXNG XTTM: Cục XTTM đơn vị phân quyền quản lý - Các đơn vị tham gia hệ sinh thái TXNG XTTM: trồng trọt, chăn nuôi, sản xuất, vận chuyển, phân phối, thương mại - Các đơn vị hỗ trợ hệ sinh thái: tổ chức tài chính, tư vấn pháp lý, tổ chức đánh giá kiểm nghiệm kiểm định - Tất tài liệu hệ thống quản lý đơn vị tham gia: Hệ thống quản lý chất lượng, nhân sự, an toàn với quy trình biểu mẫu Lưu ý: - Quy trình quy định cụ thể chi tiết nội dung liên quan đến bước kiểm soát tài liệu thể thức văn Việc rèn luyện phận hành cách thức nghiêm túc văn giấy tờ, tuân thủ quy định hành kiểm sốt tài liệu trình bày văn sở hữu ích cho tổ chức trình hoạt động, đặc biệt, xảy cố, hồ sơ tài liệu cơng cụ đắc lực góp phần giải vấn đề nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiểu thiệt hại khơng đáng có cho đơn vị/doanh nghiệp - Cần phải có nhân đào tạo phụ trách mảng tài liệu Đối với đơn vị nhỏ, nhân hành kiêm nhiệm Đối với đơn vị lớn, cần có phận chun mơn chuyên nghiệp tập huấn đảm nhiệm Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 04/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU - Quy trình cần định kỳ rà sốt (tối thiểu năm/lần, vào năm tài chính) nhằm đảm bảo chất lượng điều kiện cần quy trình triển khai Đơn vị nuôi trồng Với đơn vị ni trồng, việc kiểm sốt tài liệu vơ quan trọng Hiện thị trường yêu cầu nơi ni trồng áp dụng tiêu chuẩn Với việc nuôi trồng phục vụ thị trường hàng hóa, trang trại ngày áp dụng nhiều cơng nghệ.Việc áp dụng quy trình kiểm sốt tài liệu giúp đơn vị có hướng dẫn cụ thể, chi tiết người lao động việc cần triển khai Tài liệu cần đầy đủ tất khâu: Chuẩn bị trồng - Chuẩn bị giống - Chuẩn bị đất/ chuồng trại - Chuẩn bị điều kiện để ni trồng: phân bón, vật tư - Gieo hạt - Thả giống Tiến hành trồng Chăm sóc Thu hoạch Các tài liệu hướng dẫn cụ thể việc lựa chọn, bảo quản, sử dụng giống, đất, chuồng trại Các vật tư phân bón, dụng cụ sản xuất Tài liệu hướng dẫn cách thức thực hiện, tiêu chuẩn để tham khảo - Bón phân - Tưới nước - Làm cỏ - Phòng trừ sâu bệnh Tài liệu hướng dẫn cụ thể thời gian, liều lượng bón phân, tưới nước, làm cỏ, phun thuốc trừ sâu, thời gian cách ly tối thiểu… - Thời điểm thu hoạch - Phương pháp thu hoạch - Tiêu chuẩn chất lượng Tài liệu hướng dẫn cụ thể thời gian, số lượng, cách thức thu hoạch, bảo quản Cách nhận biết sản phẩm đạt tiêu chuẩn Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 05/40 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Bao gồm nhân sự: Lãnh đạo Cấp quản lý Nhân công thực nhiệm vụ Đơn vị sản xuất Đơn vị sản xuất đơn vị quan trọng hệ sinh thái TXNG-XTTM Đây mắt xích quan trọng nhất, định chất lượng sản phẩm dịch vụ Đây khâu phải tuân theo quy trình nghiêm ngặt, số lượng người tham gia lớn Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 06/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Nhập kho nguyên liệu Sản xuất Nhập kho thành phẩm Xuất kho Các phận cần phải áp dụng quy trình kiểm sốt tài liệu đơn vị sản xuất Hành – nhân sự​ Tài – kế tốn Sản xuất cơng nghệ R&D Quản lý chất lượng QA/QC Kỹ thuật bảo trì Mua hàng (cung ứng) Kế hoạch kinh doanh Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 07/40 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Đơn vị vận chuyển Đơn vị vận chuyển có phận nghiệp vụ như: - Bộ phận kinh doanh: lên báo giá, kết nối với phận hỗ trợ để xử lý thông tin - Bộ phận hỗ trợ: đội ngũ hỗ trợ chứng từ, xếp tuyến - Bộ phận giao nhận: phận đơn vị vận chuyển, sau nhận đơn hàng gửi từ phận hỗ trợ, chứng từ, hóa đơn thực công việc vận chuyển giao nhận - Kế toán: thực nghiệp vụ kế toán - Nhân sự: thực việc cung cấp, quản lý nhân phận Đặc thù đơn vị vận chuyển tiếp xúc với hàng hóa chứng từ cơng ty vận chuyển có nhiều tài liệu, hồ sơ cần xếp theo quy trình khoa học chuyên nghiệp Đơn vị phân phối Nhà phân phối đơn vị trung gian kết nối nhà sản xuất sản phẩm với đại lý người tiêu dùng Nhà phân phối chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa thị trường cho doanh nghiệp Nhà phân phối có nhiệm vụ quan trọng tìm kiếm khách hàng cho doanh nghiệp Nhà phân phối có đủ phận như: - Kho bãi - Vận chuyển - Kinh doanh: phần quan trọng nhà phân phối Trong hệ sinh thái TXNG-XTTM vấn đề quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ vấn đề quản lý kho bãi nhà phân phối Định nghĩa từ viết tắt 2.1 Thuật ngữ: Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 08/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Tài liệu dạng văn chứa đựng thông tin nhằm qui định hướng dẫn thực hoạt động, trình Tài liệu hiểu thứ sử dụng để đạo thực công việc, đưa định Tài liệu cho bạn biết phải làm - Tài liệu nội bộ: tài liệu nội biên soạn ban hành -Tài liệu bên ngoài: tài liệu có nguồn gốc từ bên ngồi, tổ chức bên ngồi ban hành có hiệu lực áp dụng đơn vị Ví dụ: Các nghị định, thông tư, thị, định, qui chế, tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn Nhà nước, Bộ, ngành 2.2 Các từ viết tắt -iTrace247: Là hệ thống TXNG Cục XTTM đặt tên cho hệ thống - TXNG: Truy xuất nguồn gốc - XTTM: Xúc tiến thương mại - CL: Chất lượng - QL: Quản lý - DN: Doanh nghiệp - BP: Bộ phận -TBP: Trưởng phận -BLĐ: Ban lãnh đạo - VB: Văn - HT: Hệ thống Tài liệu viện dẫn Bộ tài liệu với nội dung quan trọng cụ thể liên quan đến Quy trình kiểm sốt tài liệu tham khảo theo ISO 9001, ISO 45001 Nhóm chuyên gia khuyến nghị đơn vị tham gia hệ thống cần hiểu nắm rõ tài liệu, đặc biệt điểm nêu cụ thể số mục, đặc biệt mục kiểm soát tài liệu - ISO 9001 hệ thống quản lý doanh nghiệp tiên tiến, áp dụng ISO việc xây dựng tài liệu liên quan đến quản lý chất lượng yêu cầu mang tình chất quan Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 024/40 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU 10 11 12 , ngày tháng năm 20 ( Lãnh đạo) 6.9 Hướng dẫn trình bày tài liệu HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY TÀI LIỆU THUỘC HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG 30/5/18-REV:0 QUY ĐỊNH TRÌNH BÀY TRANG TÀI LIỆU - Khổ giấy: A4 (21 x 29,7cm) chế độ Portrait - Lề trái: Cách mép giấy 3cm - Lề phải: Cách mép giấy 2cm - Phía trên: Cách mép giấy 2cm - Phía dưới: Cách mép giấy 2cm - Header: Cách mép giấy 1cm - Footer: Cách mép giấy 1cm QUY ĐỊNH VỀ FONT CHỮ VÀ CÁCH ĐÁNH SỐ THỨC TỰ TIÊU ĐỀ - Tiêu đề 1: - Tiêu đề 1.1: Times New Roman cỡ 12 - Đậm - Đứng Times New Roman - Đậm - Đứng 24 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 025/40 - Tiêu đề 1.1.1: Times New Roman - Đậm - Nghiêng - Tiêu đề a): Times New Roman - Nghiêng - Nội dung văn bản: Times New Roman - Nội dung Header Footer: Times New Roman - Nghiêng Trong tài liệu, cách đánh số đề mục theo thứ tự: 1, 2, , mục có đề mục nhỏ đánh theo thứ tự: 1, 2, sau số tiêu mục chính, đề mục đánh kiểu chữ Times New Roman H, cỡ chữ 12 (size 12), đậm (Bold); Kiểu chữ tài liệu thống kiểu chữ (Times New Roman); Trừ tên tài liệu, tên biểu bảng dùng chữ hoa ((Times New Roman/ mẫu kèm theo) Ví dụ quy trình Kiểm sốt tài liệu, đề mục trình bày sau QUY ĐỊNH VỀ HƯỚNG DẪN Hướng dẫn tài liệu dẫn thực công việc cách chi tiết trưởng đơn vị phê duyệt, Trường không quy định theo mẫu cố định Căn vào nội dung mức độ phức tạp hoạt động đơn vị trình bầy với nội dung sau: Tên hướng dẫn: ký hiệu HD, tài liệu liên quan, thiết bị, dụng cụ, vật liệu, hoá chất, biểu mẫu bước thực cách chi tiết 25 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 026/40 Phụ lục Phục lục Khuyến nghị áp dụng hệ thống truy xuất xúc tiến thươnng mại Đối với đơn vị sản xuất/nông dân sản xuất trực tiếp - Cần phải có đội ngũ cán bộ/hoặc cán huấn luyện đào tạo, có lực quản lý hệ thống TXNG - Cần phải có cán có lực cơng nghệ thơng tin để vận hành giám sát hoạt động sản xuất địa phương - Cần hiểu rõ hệ thống quy trình kiểm sốt tài liệu (1) truy xuất thơng tin nhanh chóng, xác tương đương quy trình lưu trữ hồ sơ cứng; (2) quản lý giảm tình trạng giả hồ sơ tài liệu; (3) truy xuất xác định vùng nguyên liệu cách dễ dàng - Định hoạt động giám sát theo hướng dẫn quy trình kiểm sốt tài liệu - Đơn vị sản xuất/người nông dân cần huấn luyện, đào tạo, tư vấn thường xuyên để sử dụng nhật ký điện tử cách hiệu - Cần hiểu rõ chất quy trình kiểm sốt tài liệu, đặc biệt hồ sơ khâu sản xuất - Từng bước nâng cao lực để áp dụng công nghệ thông tin, nhật ký điện tử vào sản xuất Điều đặc biệt quan trọng việc áp dụng hỗ trợ chứng minh lực hàng hóa, chất lượng sản phẩm, tạo niềm tin người tiêu dùng sở minh chứng mang tính khoa học Từng bước, tạo dựng niềm tin bền vững cho người sản xuất tiêu dùng áp dụng quy trình kiểm sốt tài liệu Nhà sản xuất/người nơng dân cần thông tin hiểu rõ áp dụng quy trình kiểm sốt tài liệu 2.Đối với doanh nghiệp chế biến, thương mại hàng hóa 26 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 027/40 Doanh nghiệp cần hiểu rõ Cổng Truy xuất xúc tiến thương mại công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp, việc cung ứng sản phẩm với thông tin minh bạch, họ tự tin có cơng cụ để truy tìm quy trách nhiệm có cố xảy chuỗi giá trị Các thông tin kiến thức doanh nghiệp cần nắm áp dụng quy trình kiểm sốt tài liệu hệ thống TXNG Cụ thể: Đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ngày cao thị trường người tiêu dùng nguồn gốc xuất xứ sản phẩm, chất lượng, an toàn vệ sinh thực phẩm Giúp doanh nghiệp khằng định minh bạch, xây dựng hình ảnh, tăng khả cạnh tranh Gúp doanh nghiệp xây dựng vùng nguyên liệu, quản lý chuỗi cung ứng tốt Chống hàng giả, bảo vệ thương hiệu doanh nghiệp, không bị kẻ xấu lợi dụng thương hiệu doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp đáp ứng quy định quốc tế quốc gia nhập liên quan đến hồ sơ sản phẩm Là kênh thông tin truyền thông tiếp thị hiệu tới người mua hàng nước nhà nhập để tăng doanh thu lợi nhuận Đối với người tiêu dùng Trên thực tế, Cổng Truy xuất xúc tiến thương mại cổng thơng tin thống truy xuất nguồn gốc xúc tiến thương mại Nó giúp người tiêu dùng tiếp cận sản phẩm minh bạch nguồn gốc chất lượng, tạo thói quen mua hàng phải có nguồn gốc xuất xứ Sử dụng tem truy xuất nguồn gốc đơn giản, tiện lợi nhanh chóng thơng qua thao tác quét mã đơn giản biết rõ nguồn gốc, xuất xứ,… sản phẩm Khách hàng an tâm hoàn toàn tin tưởng sản phẩm dán nhãn tránh mua phải hàng giả, hàng nhái chất lượng, đảm bảo an toàn cho người sử dụng Do đó, với quy trình thu hồi sản phẩm, người tiêu dùng cần thông tin nắm bắt nội dung sau: Có kênh thơng tin thống để người tiêu dùng nhận biết quy trình chuỗi hệ thống TXNG 27 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 028/40 Được thông tin quyền lợi bảo vệ sử dụng sản phẩm có TXNG Với sản phẩm lỗi khiếu nại có liên quan, người tiêu dùng hướng dẫn kênh để xử lý nhanh chóng hiệu dựa theo quy trình kiểm sốt tài liệu Lưu ý tham gia vào cổng TXNG xúc tiến thương mại - Đơn vị triển khai truy xuất nguồn gốc Quá trình xây dựng áp dụng Hệ thống xúc tiến thương mại cho trang trại nuôi trồng với tiêu chuẩn tự nguyện mà trang trại áp dụng, GlobalGAP hay VietGAP: - Tập huấn cho trang trại quy định truy xuất nguồn gốc xuất xứ theo quy định hành - Xây dựng chế, cách nhận biết truy xét nguồn gốc sản phẩm (ghi chép lưu hồ sơ nguyên liệu đầu vào, trình sản xuất trang trại khách hàng mua sản phẩm đầu ra); hoạt động nên tiến hành lồng ghép với việc kiểm soát hoạt động sản xuất theo tiêu chuẩn – Thực thủ tục đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thương mại nước quốc tế (nếu cần) biện pháp thực tiễn để chống hàng giả, hàng nhái – Thực giải pháp tiếp thị hữu hiệu để kết nối với thị trường (hệ thống phân phối, thơng tin nhãn/ bao bì, quảng cáo, triển lãm, hội thảo, hoạt động xã hội / cơng ích…) 5.Cho người quản lý điều hành hệ thống TXNG Nhóm tư vấn khuyến nghị, để có thị trường giá bán tốt hơn, nhà sản xuất cần (tự có hỗ trợ tư vấn) thực hoạt động sau: – Đào tạo nhận thức chung vai trò tác dụng việc xây dựng áp dụng Hệ thống TXNG XTTM cho tất cán người lao động – Nghiên cứu tiêu chuẩn, quy phạm pháp luật nơi sản xuất thị trường xuất để xây dựng cách thức nuôi/ trồng đáp ứng yêu cầu – Thực việc ni/ trồng theo quy trình xây dựng, ghi chép lưu hồ sơ cần thiết theo yêu cầu xây dựng 28 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 029/40 – Đào tạo đánh giá viên nội tiến hành đánh giá nội trước đăng ký chứng nhận – Tham gia thực trình chứng nhận với tổ chức chứng nhận công nhận phê duyệt – Thực tiếp hoạt động xây dựng thương hiệu thị trường để có giá bán tốt Nhận thức sản xuất thương mại bền vững: Thực tế, áp dụng chứng nhận hệ thống “Thực hành Nông nghiệp tốt” theo Hệ thống TXNG XTTM sở tiêu chuẩn tự nguyện (GlobalGap, VietGAP, hay tiêu chuẩn nào…) giải pháp tảng để nhà sản xuất nông nghiệp xây dựng thương hiệu, tìm kiếm thị trường giá bán tốt cho sản phẩm Vì thế, cần nâng cao nhận thức cho nhà sản xuất chi phí dành cho TXNG hay tiêu chuẩn tự nguyện GlobalGAp/VietGAP, vv… thực chất đầu tư cho phát triển lâu dài, bền vững đơn chi phí cho sản phẩm - Hệ thống TXNG XTTM coi cầu nối nhà sản xuất với người tiêu dùng với sứ mệnh minh bạch thơng tin cho hai phía thơng qua công cụ đắc lực (TXNG) bên thứ 6.Lưu ý cho Cục Xúc tiến thương mại quy trình Quản lý chất lượng Cục XTTM đơn vị vận hành hệ thống truy xuất ngồn gốc, ban hành quy trình nhằm giúp đơn vị sản xuất, chế biến, công ty thương mại, người tiêu dùng tuân thủ quy trình phân rõ trách nhiệm khâu chuỗi sản xuất, tiêu thụ Đây sở để phân định trách nhiệm có liên qua người tiêu dùng cuối sảy cố Với đơn vị cung cấp dịch vụ TXNG, Cục XTTM cần có bước hợp chuẩn với người mua, đặc biệt thị trường nhập khẩu, có cách thức hướng dẫn đơn vị cung cấp TXNG khác để triển khai 05 Quy trình thuộc áp dụng cho quản lý hệ thống: (1) 29 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 030/40 Quy trình kiểm sốt tài liệu; (2) Quy trình kiểm sốt hồ sơ; (3) Quy trình đào tạo; (4) Quy trình giải khyếu nại khách hàng; (5) Quy trình hành động khắc phục, phịng ngừa Với vai trò điều phối Hệ sinh thái truy xuất nguồn gốc, đặc biệt hoạt động quản lý chuất lượng cho sản phẩm sử dụng dịch vụ TXNG, Cục XTTM cần có chế điều hành khuyến cáo đơn vị sản xuất áp dụng quy trình - Tập huấn đơn vị tham gia chuỗi sản xuất hiểu rõ vận hành theo quy trình - Hỗ trợ điều phối quy trình xảy cố liên quan đến chất lượng sản phẩm gây thiệt hại nguy hiểm cho người tiêu dùng, hoạt động khuôn khổ Hệ sinh thái - Chứng nhận cho đơn vị tham gia chuỗi sản xuất áp dụng truy xuất nguồn gốc xúc tiến thương mại - Hợp chuẩn thông tin liên quan đến TXNG, quy định kiểm soát chất lượng với thị trường mục tiêu mà hàng hóa Việt Nam xuất 30 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 031/40 Phụ lục Bối cảnh nước quốc tế liên quan đến TXNG Bối cảnh quốc tế Các nước giới áp dụng quy định truy xuất nguồn gốc cho hàng hóa lưu thơng nội địa hàng hóa nhập từ lâu Từ năm 2005, Liên minh Châu Âu truy xuất nguồn gốc quy định bắt buộc cho nước thành viên Ở Ấn Độ, từ năm 2006, nhà sản xuất, chế biến nho thiết lập áp dụng hệ thống truy xuất nguồn gốc điện tử Từ năm 2010, Thái Lan ban hành chuẩn quốc gia truy xuất nguồn gốc điện tử, xây dựng cổng thông tin truy xuất nguồn gốc điện tử để nông dân vào đăng ký dùng miễn phí, Tất sản phẩm chuối, sầu riêng bán cửa hàng rau nhỏ Thái Lan dán mã QR code Nhờ đó, mang lại hiệu kinh tế rõ ràng cho người nông dân Năm 2011, Hoa Kỳ ban hành Luật Hiện đại hóa An tồn thực phẩm (FSMA - Food Safety Modernization Act), đó: yêu cầu tăng cường theo dõi, truy vết, lưu trữ hồ sơ thực phẩm nguy cao Ireland, Canada quy định nghiêm ngặt việc dán nhãn mác, nhận diện sản phẩm, sở sản xuất Thực tế Việt Nam TXNG hoạt động Nhiều đơn vị sản xuất, nhiều doanh nghiệp chưa thực hiểu rõ nội hàm TXNG Thời gian qua, tem TXNG hàng hố chưa chuẩn hố Việt Nam, chưa có quy định pháp lý cụ thể cho tem QR code Do đó, tại, đơn vị cung cấp giải pháp TXNG làm theo cách riêng mình, thơng tin khơng đầy đủ gây hồi nghi cho người tiêu dùng hiệu hệ thống TXNG thị trường HIện có nhiều sở, DN sử dụng mã QR để cung cấp thông tin sản phẩm gọi dó tem TXNG hoạt động khơng có chuẩn hố thơng tin liên quan đến nội dung hình thức Tem chất sử dụng hệ thống mã nội bộ, chưa thể coi TXNG khơng kết nối với quan quản lý, 31 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 032/40 khơng có khả mở để bên tham gia hệ thống TNXG khác, khơng có khả kết nối với hệ thống TXNG nước khác Có thể thấy, TXNG hoạt động khách hàng yêu cầu nhà cung ứng sản phẩm phải áp dụng Đặc biệt, TXNG hỗ trợ DN kinh doanh quản lý vận hành hoạt động Đây công cụ đắc lực hỗ trợ cho DN chuỗi xử lý cố liên quan đến khiếu nại hay lỗi trình vận hành, sản xuất, hậu cần Nói cách khác, thơng qua hệ thống truy xuất nguồn gốc, doanh nghiệp nhanh chóng phát xử lý kịp thời cố xảy sản phẩm, đồng thời giúp xác định khoanh vùng xác sản phẩm có vấn đề để thực kịp thời hành động thu hồi loại bỏ sản phẩm khỏi chuỗi cung ứng Việc sử dụng tem TXNG Việt Nam giới ngày phổ biến Người tiêu dùng bên liên quan truy xuất thơng tin nhanh chóng, xác, qua nâng cao niềm tin người tiêu dùng vào sản phẩm có gắn tem TXNG Các tiêu chuẩn ISO, GTS, HACCP…cũng tích hợp TXNG hỗ trợ bên tham gia chuỗi 3.Hệ thống truy xuất ngồn gốc xúc tiến thương mại Hệ thống TXNG xúc tiến thương mại hệ thống Cục XTTM với hỗ trợ kỹ thuật từ GIZ (Đức) phát triển Mục tiêu hướng đến hệ thống TXNG bước phát triển Hệ sinh thái XTTM, tiến hành hoạt động TXNG cho sản phẩm tiêu thụ nội địa xuất khẩu, đặc biệt, hoạt động xúc tiếnt hương mại hỗ trợ đầu Các sản phẩm TXNG Cục XTTM định hướng hoạt động đầu theo kênh từ truyền thống chắp mối kinh doanh, nghiên cứu thị trường, khảo sát thị trường, hội chợ triển lãm….đến phương thức mới, áp dụng ứng dụng côn nghệ thông tin xúc tiến thương mại kết nối trực tuyến, xây dựng mạng lưới trực tuyến, thương mại điện tử (thơng qua sàn TMĐT ngồi nước) 32 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 033/40 Thực tế, hệ thống TXNG XTTM triển khai hoạt động đào tạo cung ứng giải pháp kiểm sốt truy xuất nguồn gốc nơng nghiệp, phát triển hướng đến 100% hàng hóa có hồ sơ nguồn gốc xuất xứ đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu thị trường người tiêu dùng Một chức tiêu chuẩn Hệ thống TXNG xúc tiến thương mại • Chức nhật ký điện tử: Đây chức quan trọng, giúp doanh nghiệp, HTX,Nông dân cập nhật thay cho ghi chép tay chức mà nhà nhập khẩu, người mua hàng yêu cầu • Chức kiểm định: phân quyền độc lập hệ thống truy xuất nguồn gốc, liên kết liệu sản xuất theo lô, công bố kết minh bạch, chức quan trọng hỗ trợ cho doanh nghiệp sản xuất người bán hàng cuối tự tin chất lượng • Chức hậu cần (logistics): Điểm quan trọng chuỗi điểm thiếu hệ sih thái TXNG Để truy vết hỗ trợ hoạt động quản lý, chức tích hợp cấu phần thiếu TNXG • Chức giám sát độc lập: phân quyền hệ thống truy xuất nguồn gốc Chức hỗ trợ quan quản lí nhà nước, tổ chức giám sát định bên mua hàng phận giám sát cơng ty giám sát tồn q trình sản xuất đơn vị sản xuất, nông trại cách dễ dàng hiệu • Chức kết nối tiêu thụ bán hàng, xúc tiến thương mại: Đây chức khác biệt hệ thống TXNG XTTM Cục XTTM vận hành Như nêu, sản phẩm dán them TXNG hệ thống hỗ trợ tư vấn đầu theo kênh phù hợp, từ truyền thống đến áp dụng công nghệ, thương mại điện tử Khuyến nghị nhóm tư vấn cho nhà sản xuất, đặc biệt sản phẩm nông sản, thực phẩm, liên quan đến sức khoẻ bảo vệ môi trường sống, cần cân nhắc yếu tố sau nhằm xây dựng niềm tin hình ảnh sản phẩm chất lượng, minh bạch thơng tin cho khách hàng: 33 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 034/40 - Áp dụng quy trình truy xuất nguồn gốc, ni trồng an tồn theo Hệ thống TXNG xúc tiến thương mại - Phát triển vận hành nhật ký điện tử hoạt động nên tiến hành lồng ghép với việc kiểm soát hoạt động sản xuất giám sát bên thứ theo tiêu chuẩn Đây hoạt động thách thức, cần có hướng dẫn đồng hành đơn vị điều hành hệ thống TXNG đối tượng cụ thể - Đăng ký bảo hộ nhãn hiệu thương mại: Đây hoạt động cần làm để hỗ trợ việc chống hàng giả, hàng nhái, xúc tiến thương mại thành công Liên kết chắp mối kinh doanh: giải pháp kết nối với thị trường theo phương thức đa dạng từ trực tiếp đến trực tuyến Ngoài việc kết nối, hoạt động hỗ trợ kỹ thuật tiếp nối để đơn hàng xuất thành cơg bền vững 34 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 035/40 Phụ lục Sơ đồ vận hành cổng truy xuất xúc tiến thương mại (Nguồn: Cục Xúc tiến thương mại – Bộ Công Thương cung cấp) 35 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 036/40 Phụ lục Sơ đồ Hệ sinh thái TXNG XTTM (Nguồn: Do Cục XTTM – Bộ Công Thương cung cấp) Sơ đồ liên quan đên đơn vị/tổ chức tham gia vào hệ sinh thái XTTM gồm Tổ chức tài chính, pháp lý, kiểm định Cục XTTM đơn vị điều phối hệ sinh thái Có 05 bước TXNG tích hợp hệ thống (các ô dòng cuối cùng) gồm: Sản xuất (nhật ký), Giám sát, Nhà máy (đóng gói, chế biến…), Vận chuyển, Phân phối 36 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 037/40 Phụ lục Qui định ký hiệu tài liệu nội Cách đánh mã hiệu tài liệu ❖ Quy trình QT XX.YY Ký hiệu viết tắt quy trình Mã hiệu đơn vị phát hành Thứ tự quy trình VD: QT.HT.02: Quy trình thứ hai phận kiểm soát hệ thống phát hành ❖ Các thao tác vận hành máy, hướng dẫn công việc phụ thuộc quy trình: HD XX.YY.ZZ Ký hiệu Hướng dẫn Mã hiệu đơn vị phát hành Thứ tự quy trình Thứ tự hướng dẫn VD: HD.CL.03.01: Hướng dẫn thứ quy trình 03 phịng chất lượng phát hành ❖ Hướng dẫn độc lập HD XX.YY Ký hiệu hướng dẫn Mã hiệu đơn vị phát hành Thứ tự hướng dẫn VD: HD.HCTH.01: Hướng dẫn thứ phòng HCTH phát hành ❖ Biểu mẫu BM.ZZ-QT.XX.YY Biểu mẫu.thứ tự biểu mẫu Tên viết tắt Quy trình Mã hiệu đơn vị phát hành Thứ tự quy trình 37 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Số hiệu: HT-QL01 Lần ban hành/sửa đổi: 01/00 Ngày hiệu lực: Trang: 038/40 VD: BM01-QT.HT.02: Biểu mẫu thứ quy trình thứ hai phận kiểm sốt hệ thống ban hành Ngồi ra, biểu mẫu cịn có ngày tháng năm ban hành lần sửa đổi biểu mẫu viết theo thứ tự sau: DD/MM/YY(ngày/tháng/năm)-REV:n(lần sửa đổi thứ n) 38