Qt750-01.Vawr Kiem Soat Tai Lieu.pdf

QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 1/6 ISO 9001:2015 NGƯỜI VIẾT VŨ VĂN HÀI Ngày Ký tên Ngày Ký tên Ngày Ký tên XEM XÉT TRẦN ĐÌNH HỊA PHÊ DUYỆT NGUYỄN VŨ VIỆT THEO DÕI SỬA ĐỔI TT Ngày có hiệu lực Nội dung sửa đổi Số Y/C 01/9/2017 Ban hành lần đầu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 -/- QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 2/6 ISO 9001:2015 MỤC ĐÍCH Quy trình qui định phương pháp thống để kiểm soát tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng Viện Khoa học thuỷ lợi Việt Nam (trong hệ thống tài liệu gọi Viện), đảm bảo hệ thống tài liệu Viện cập nhật, xem xét, phê duyệt, thích hợp sử dụng ngăn ngừa việc sử dụng tài liệu lỗi thời PHẠM VI ÁP DỤNG - Các tài liệu nội Viện ban hành có ảnh hưởng đến việc thực thủ tục hành bao gồm văn bản: Sổ tay chất lượng, quy trình, quy chế, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu - Các tài liệu bên ngồi có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng - Đối với tài liệu khác kiểm sốt theo Quy trình Quản lý văn thư lưu trữ TÀI LIỆU THAM KHẢO - Sổ tay chất lượng, mục Thông tin dạng văn (7.5) - Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 ĐỊNH NGHĨA 4.1 Tài liệu kiểm sốt: - Tài liệu: thơng tin phương tiện hỗ trợ - Tài liệu nội hệ thống quản lý chất lượng: tài liệu Viện ban hành như: Sổ tay chất lượng, Quy trình, Quy định Biểu mẫu Tài liệu nội có dấu Kiểm sốt màu đỏ có chữ ký người phê duyệt trang tài liệu Khi thay đổi, tài liệu cập nhật cho đơn vị cá nhân liên quan - Tài liệu bên ngồi: tài liệu khơng Viện ban hành, có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng đưa vào áp dụng Viện bao gồm: văn pháp quy Nhà nước, tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế), tài liệu tham khảo khác … Tài liệu bên ngồi kiểm sốt qua việc lập danh mục, xếp Khi thay đổi tài liệu cập nhật cho cá nhân đơn vị liên quan 4.2 Tài liệu khơng kiểm sốt: tài liệu không tuân theo quy định mục 7.5 NỘI DUNG 5.1 Kiểm soát tài liệu nội a) Quá trình viết sửa đổi tài liệu - Khi có nhu cầu viết/sửa tài liệu, Trưởng đơn vị có nhu cầu lập yêu cầu vào Phiếu đề nghị viết/sửa tài liệu (BM01- QT750-01/VAWR) trình Đại diện lãnh đạo Viện KHTL Việt Nam (QMR) đơn vị (QA) xem xét QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 3/6 ISO 9001:2015 - Đại diện lãnh đạo (QMR) xem xét, đồng ý phê duyệt vào phiếu đề nghị, định đơn vị chủ trì soạn thảo phối hợp (nếu cần) ấn định thời hạn hồn thành Nếu khơng đồng ý, trả lại phiếu đề nghị tới đơn vị yêu cầu - Đơn vị chủ trì soạn thảo thực thu thập thơng tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu nộp lại cho QMR xem xét hình thức tính quán hệ thống thời gian quy định - Trong trường hợp cần thiết, tài liệu đơn vị chủ trì soạn thảo chuyển đến đơn vị có liên quan để lấy ý kiến đóng góp, đơn vị góp ý trực tiếp văn gửi lại đơn vị có nhu cầu góp ý - Đơn vị chủ trì viết/sửa tài liệu tập hợp ý kiến góp ý để hồn chỉnh tài liệu cho phù hợp - Đơn vị chủ trì viết/sửa tài liệu trình dự thảo tài liệu đơn vị soạn thảo tới Đại diện lãnh đạo kiểm tra trình Lãnh đạo Viện phê duyệt tài liệu - Tài liệu Bộ phận phụ trách ISO 9000 đơn vị lưu trữ phân phối b) Nhận biết tài liệu Các tài liệu trình bày theo hình thức quán cho loại tài liệu Bộ phận phụ trách ISO 9000 đơn vị lập mẫu hình thức trình bày tài liệu chuyển cho đơn vị áp dụng Tất tài liệu thuộc hệ thống chất lượng nhận biết thông qua thông tin: Tên tài liệu, Mã số, Lần ban hành, Ngày ban hành Số trang: - Tên tài liệu thuộc hệ thống chất lượng: qui định sau: Sổ tay chất lượng, Quy trình, Quy định, Biểu mẫu - Mã số: tài liệu thuộc hệ thống chất lượng đánh mã số theo quy tắc sau: + Sổ tay chất lượng: STCL/VAWR + Quy trình: QTYYY-XX/VAWR ZZ + Qui định: QĐYYY-XX/ VAWR ZZ ZZ + Biểu mẫu: BMXX- Trong đó: STCL/VAWR chữ viết tắt Sổ tay chất lượng QTYYY-XX chữ viết tắt Quy trình QĐYYY-XX chữ viết tắt Qui định BM chữ viết tắt Biểu mẫu YYY ký hiệu yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 XX số thứ tự, có giá trị từ 01-99 ZZ ký tự viết tắt tên đơn vị văn soạn thảo văn QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 4/6 VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM ISO 9001:2015 QUY ĐỊNH VIẾT TẮT TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO VĂN BẢN TÊN ĐƠN VỊ STT MÃ HIỆU Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam VAWR Ban Tổ chức Hành TCHC Ban Kế hoạch Tổng hợp KHTH Ban Tài Kế tốn TCKT Trung tâm Đào tạo Hợp tác quốc tế TTĐT Viện Thuỷ điện Năng lượng tái tạo VTĐ Viện Sinh thái Bảo vệ Cơng trình VST Viện Thuỷ cơng VTC Phịng Thí nghiệm trọng điểm Quốc gia Động lực học sông biển 10 Viện Khoa học Thủy lợi Miền Trung Tây Nguyên 11 Viện Bơm Thiết bị Thủy lợi PTNTĐ VMT VB&TBTL - Lần ban hành: Lần ban hành Sổ tay chất lượng, Quy trình, Quy định Biểu mẫu số thứ tự - Ngày: ngày có hiệu lực tài liệu - Trang: số thứ tự trang /tổng số trang c) Kiểm tra phê duyệt Loại tài liệu Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Sổ tay chất lượng Ủy viên thường trực Ban ISO Viện KHTL VN Đại diện lãnh đạo Viện KHTLVN Giám Đốc Viện Quy trình Trưởng, phó phịng, Cán đơn vị chức chun môn Đại diện lãnh đạo Viện KHTLVN đơn vị Giám Đốc Viện Thủ trưởng đơn vị Quy định Trưởng, phó phịng, Cán đơn vị chức chuyên môn Đại diện lãnh đạo Viện KHTLVN đơn vị Giám Đốc Viện Thủ trưởng đơn vị d) Phân phối tài liệu - Tài liệu kiểm soát thuộc hệ thống chất lượng phân phối phải có dấu QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 5/6 VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM ISO 9001:2015 Kiểm soát mầu đỏ trang tài liệu - Đối với phân phối tài liệu nội bộ: + Bộ phận phụ trách ISO 9000 Viện chịu trách nhiệm phân phối tài liệu áp dụng chung toàn Viện Khoa học Thuỷ lợi Việt Nam cho Ban đơn vị trực thuộc Viện + Bộ phận phụ trách ISO 9000 đơn vị chịu trách nhiệm phân phối tài liệu áp dụng đơn vị cho đơn vị trực thuộc + Trưởng đơn vị vào tài liệu phân phối, xác định số lượng tài liệu cần sử dụng, báo cáo Đại diện lãnh đạo Viện đơn vị để nhận phân phối cho CBCNV đơn vị + Khi phân phối, Bộ phận phụ trách ISO 9000 phải ghi tên người nhận vào Sổ phân phối tài liệu (BM04 –QT750-01/VAWR), người nhận phải ký tên xác nhận vào sổ phân phối - Đối với tài liệu phân phối cho đối tượng Viện: + Giám đốc/ Đại diện lãnh đạo Viện đơn vị phạm vi quyền hạn người định phân phối tài liệu thuộc hệ thống chất lượng có nhu cầu từ bên ngồi + Tất tài liệu phân phối bên tài liệu khơng kiểm sốt đ) Thay đổi tài liệu - Tất tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng có thay đổi phải thực theo bước điểm a) mục kiểm tra phê duyệt theo quy định điểm c) - Khi có thay đổi lần ban hành Sổ tay chất lượng, quy trình, quy định, biểu mẫu tăng đơn vị - Mọi thay đổi phải cập nhật vào danh mục thay đổi trang tài liệu - Khi có thay đổi, Bộ phận phụ trách ISO 9000 phân phối tài liệu theo điểm d đồng thời thu lại tài liệu cũ huỷ e) Danh mục tài liệu Đại diện lãnh đạo đơn vị lập Danh mục tài liệu nội (BM02- QT75001/VAWR) đơn vị cập nhật có thay đổi g) Lưu trữ tài liệu Tất tài liệu thuộc hệ thống chất lượng Bộ phận phụ trách ISO 9000 lưu trữ cũ gần có gạch chéo trang 5.2 Kiểm sốt tài liệu bên a) Các tài liệu bên liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng Viện bao gồm: văn pháp quy ,các tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế, …) QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU VIỆN KHOA HỌC THỦY LỢI VIỆT NAM Mã số: QT750-01/VAWR Lần ban hành: 01 Ngày có hiệu lực : 01/9/2017 Trang : 6/6 ISO 9001:2015 b) Trưởng đơn vị liên quan lập Danh mục tài liệu bên ngồi (BM03QT750-01/VAWR) đơn vị cập nhật có thay đổi c) Phân phối tài liệu bên ngồi: Thủ trưởng đơn vị vào nội dung tài liệu phân phối cho cá nhân đơn vị liên quan Khi phân phối, lập Sổ phân phối tài liệu theo BM04QT750-01/VAWR ghi nhận phân phối thông qua Sổ quản lý văn thư đến LƯU TRỮ - Bộ phận phụ trách ISO 9000 lưu trữ Phiếu yêu cầu viết sửa tài liệu góp ý tài liệu năm - Danh sách phân phối tài liệu, Danh mục tài liệu nội bên Bộ phận phụ trách ISO 9000 Trưởng đơn vị lưu trữ không thời hạn PHỤ LỤC Phiếu yêu cầu viết/sửa tài liệu : BM01- QT750-01/VAWR Danh mục tài liệu nội : BM02- QT750-01/VAWR Danh mục tài liệu bên : BM03- QT750-01/VAWR Sổ giao nhận tài liệu : BM04- QT750-01/VAWR