UBND TỈNH QUẢNG NAM BAN DÂN TỘC QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU KIỂM SOÁT HỒ SƠ ( THEO TCVN ISO 9001:2015) MÃ SỐ : QT BIS-01 BAN HÀNH LẦN : Lần 01/2020 NGÀY BAN HÀNH : 24/12/2020 Mã số : QT BIS -01 QUY TRÌNH BAN DÂN TỘC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU KIỂM SOÁT HỒ SƠ Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 24/12/2020 Trang: ISO 9001 :2015 NHỮNG NỘI DUNG THAY ĐỔI Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành Biên soạn Kiểm tra Phê duyệt Họ tên Trịnh Minh Nghĩa Đặng Tấn Giản A Lăng Mai Chức vụ Chánh Văn phòng Đã ký Chữ ký QMR ( Phó Trưởng ban) Đã ký * A QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU: Trưởng Ban Đã ký I MỤC ĐÍCH Quy định phương pháp kiểm sốt tài liệu liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng Ban Dân tộc nhằm đảm bảo tài liệu sử dụng nơi, thời gian mục đích II PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng với tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng tài liệu bên III TÀI LIỆU THAM KHẢO - TCVN ISO 9001:2015 - Sổ tay chất lượng; IV ĐỊNH NGHĨA Tài liệu kiểm soát - Tài liệu ghi, chứa đựng hay truyền tải thông tin - Các tài liệu nội Hệ thống chất lượng tài liệu Ban Dân tộc ban hành: Sổ tay chất lượng, quy trình, quy định biểu mẫu Khi thay đổi tài liệu cập nhật cho cá nhân phòng, đơn vị liên quan - Các tài liệu bên tài liệu khơng Ban Dân tộc ban hành, có liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng đưa vào áp dụng Ban Dân tộc, bao gồm: tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế), văn pháp quy Trung ương quan có thẩm quyền, tài liệu tham khảo… Tài liệu bên kiểm soát qua việc lập danh mục, xếp thứ tự mềm máy vi tính văn in xét thấy cần thiết Khi thay đổi tài liệu cập nhật cho cá nhân phòng, đơn vị liên quan Tài liệu khơng kiểm sốt: Là tài liệu khơng tn theo quy định mục V NỘI DUNG QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Hệ thống mã hố tài liệu (áp dụng Sổ tay chất lượng, Quy trình, Hướng dẫn biểu mẫu) - Tất tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng nhận biết thông qua thông tin: Tên tài liệu, Mã số, Lần ban hành, Ngày ban hành Số trang; - Tên tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng quy định mã hóa bên dưới; - Lần ban hành tài liệu HTQLCL số thứ tự 01 - Ngày: Là ngày có hiệu lực tài liệu - Trang: Là số thứ tự trang /tổng số trang Ký mã hiệu: Sổ tay chất lượng : STCL Chính sách chất lượng: CSCL Mục tiêu chất lượng: MTCL Quy trình: QT mn-xy - xy số thứ tự quy trình từ 01 đến 99 mn ký hiệu mã hố phịng/ban trực thuộc Quy định: QĐ mn-xy - mn mã số quy ước phòng - xy số thứ tự quy định từ 01 đến 99 Hướng dẫn, mô tả: HD mn-xy, MTmn-xy - HD chữ viết tắt hướng dẫn, MT: Mô tả - mn mã số quy ước phòng/văn phòng - xy số thứ tự Hướng dẫn, có giá trị từ 01 đến 99 Ví dụ: Văn phịng có 01 Hướng dẫn cơng việc Hướng dẫn có mã số HD VP-01 Biểu mẫu: BM mn-xy-wz/bh BM chữ viết tắt biểu mẫu; - mn-xy mã số giống quy định quy trình, quy định; wz số thứ tự biểu mẫu, có giá trị từ 01 đến 99; bh lần ban hành Ký mã hiệu phòng quy định sau: Tên phòng Ban ISO Văn phòng Mã hóa BIS VP Phịng Chính sách Dân tộc CSDT Phòng Tuyên truyền & Địa bàn TTĐB Thanh tra Ban TTr Trách nhiệm xem xét phê duyệt tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 Phê duyệt tài liệu theo quy định sau: - Người biên soạn ký vào ô người biên soạn, QMR ký vào ô người kiểm tra, sốt xét Trưởng Ban ký vào phê duyệt quy định trang thứ thứ quy trình, thủ tục - Đối với hướng dẫn cơng việc lãnh đạo phịng ký phê duyệt tài liệu hướng dẫn trước sử dụng Ban hành, sửa đổi tài liệu: - Khi cần sửa đổi/bổ sung tài liệu người đề nghị lập Phiếu đề nghị bổ sung/sửa đổi tài liệu theo BM BIS-01-01 chuyển Lãnh đạo phòng cho ý kiến, gửi Đại diện Lãnh đạo ISO xem xét - Đại diện Lãnh đạo phê duyệt định người viết/sửa tài liệu, ấn định thời hạn hoàn thành - Người phân cơng thu thập thơng tin, nghiên cứu tình hình thực tế để soạn thảo tài liệu nộp lại người định thời gian quy định - Trong trường hợp cần thiết, tài liệu người viết/sửa chuyển đến phận có liên quan để lấy ý kiến đóng góp cách mail qua hộp thư điện tử phần mềm tin học ứng dụng - Người viết/sửa tài liệu tập hợp ý kiến góp ý để hoàn chỉnh tài liệu cho phù hợp - Đại diện Lãnh đạo kiểm tra phê duyệt tài liệu theo mẫu Phiếu đề nghị bổ sung/sửa đổi tài liệu theo BM BIS-01-01/01 phê duyệt vào Quy trình xây dựng Phân phối tài liệu - Tài liệu kiểm soát thuộc Hệ thống chất lượng phân phối phải có phê duyệt đầy đủ, đóng dấu giáp lai cho toàn tài liệu - Đối với tài liệu phân phối nội bộ: + Đại diện Lãnh đạo người trực tiếp phân phối cho Trưởng phòng + Trưởng phòng vào tài liệu phân phối, xác định số lượng tài liệu cần sử dụng, báo cáo Đại diện Lãnh đạo để nhận phân phối cho công chức, lao động phịng, đơn vị + Khi phân phối Thư ký ISO cập nhật vào Sổ theo dõi phân phát tài liệu theo BM BIS-01-03 tiến hành cấp phát cho phòng, đơn vị, người nhận phải ký tên xác nhận vào sổ phân phối + Thư ký ISO có trách nhiệm cập nhật vào Danh mục tài liệu HTQLCL theo BM BIS-01-02, Đại diện Lãnh đạo phòng, đơn vị thực việc lập danh mục tài liệu cho phịng cập nhật có thay đổi - Đối với tài liệu phân phối cho đối tượng đơn vị Ban Dân tộc: + Lãnh đạo Ban Dân tộc người định phân phối tài liệu thuộc hệ thống chất lượng có nhu cầu từ bên + Tất tài liệu phân phối bên ngồi tài liệu khơng kiểm soát Thay đổi tài liệu thu hồi tài liệu lỗi thời - Tất tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng có thay đổi phải thực theo cách thức thực Quy trình - Khi có thay đổi lần ban hành tăng thêm 01 đơn vị - Mọi thay đổi phải cập nhật vào danh mục thay đổi trang 01 tài liệu - Thu hồi tài liệu lỗi thời: Thư ký ISO cập nhật nội dung sửa đổi/bổ sung sau tiến hành thu hồi tài liệu lỗi thời cấp phát tài liệu (bản Lãnh đạo phê duyệt) tới phòng, đơn vị liên quan (bao gồm gốc sao) - Lưu trữ tài liệu: Tất tài liệu thuộc Hệ thống chất lượng Đại diện Lãnh đạo giao cho Tổ trưởng Tổ thư ký lưu trữ cũ gần có gạch chéo trang Kiểm sốt tài liệu bên ngồi - Các tài liệu bên liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng Ban Dân tộc bao gồm: tiêu chuẩn (Việt Nam, ngành, quốc tế), loại tài liệu tham khảo, văn pháp quy… - Trưởng phòng liên quan lập Danh mục tài liệu bên BM BIS01-04 mềm máy vi tính phịng, đơn vị (có thể đặt mật riêng phịng) cập nhật có thay đổi, trường hợp cần thiết phục vụ cho công tác sử dụng in - Trách nhiệm cập nhật tài liệu bên ngoài: Trưởng phòng trực thuộc; Chánh Văn phòng - Phân phối tài liệu bên ngồi: Trưởng phịng vào nội dung tài liệu phân phối cho cá nhân đơn vị liên quan (nếu cần thiết báo cáo Đại diện Lãnh đạo) Khi phân phối - Các tài liệu bên ngồi kiểm sốt chủ yếu qua việc lập danh mục, xếp thứ tự mềm máy vi tính, in tài liệu cần thiết phục vụ cho công tác VI LƯU HỒ SƠ TT Mã số Tên hồ sơ Nơi lưu BM BIS-01-01 Phiếu yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu Ban ISO, phòng BM BIS-01-02 Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban ISO, phòng BM BIS-01-03 Sổ theo dõi phân phát tài liệu Ban ISO BM BIS-01-04 Danh mục tài liệu bên ngồi Ban ISO, phịng Thời gian lưu Theo quy định Ban Dân tộc Theo quy định Ban Dân tộc Theo quy định Ban Dân tộc Theo quy định Ban Dân tộc * B QUY TRÌNH KIỂM SỐT HỒ SƠ: I MỤC ĐÍCH Quy định cách thức xếp, lưu trữ, bảo quản loại hồ sơ, đảm bảo không bị mát, hư hỏng dễ dàng, thuận tiện sử dụng II PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng tất loại hồ sơ cần xếp, lưu trữ, bảo quản III TÀI LIỆU THAM KHẢO - TCVN ISO 9001:2015 - Sổ tay chất lượng - Các tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Ban IV ĐỊNH NGHĨA - Hồ sơ: Là văn bản, biên bản, báo cáo, biểu mẫu … ghi chép phát sinh thực nhệm vụ Hồ sơ chứng cho việc thực quy định đề V NỘI DUNG Yêu cầu chung - Hồ sơ xếp phải đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm - Hồ sơ phải đảm bảo tính đồng phương pháp xếp, nhãn mác cặp file phận - Hồ sơ sau hết hạn lưu phòng, đơn vị phải huỷ chuyển kho lưu trữ, thông qua việc nộp lưu trữ Văn thư - Trưởng phòng quy định trách nhiệm xếp hồ sơ đơn vị - Tên gọi loại hồ sơ phòng, đơn vị tự xác định Phương pháp xếp quản lý hồ sơ - Trưởng phòng tiến hành lập danh mục hồ sơ tổng thể phịng, đơn vị theo BM BIS 01-05 tiến hành cập nhật thêm có phát sinh hồ sơ - Hồ sơ lưu cặp file cho ngăn nắp, khoa học dể tìm kiếm - Khi hồ sơ thiết lập, người có trách nhiệm lưu hồ sơ tiến hành phân loại hồ sơ theo chủng loại, thời gian… Lưu vào file qui định Yêu cầu trình sử dụng - Liên tục cập nhật hồ sơ lập cặp file - Khi sử dụng xong hồ sơ cặp file phải xếp lại vào vị trí lấy sử dụng VI LƯU HỒ SƠ TT Mã số Tên hồ sơ BM BIS-01-015 Danh mục hồ sơ Nơi lưu Ban ISO, phòng Thời gian lưu Theo quy định Ban Dân tộc ... phục vụ cho công tác VI LƯU HỒ SƠ TT Mã số Tên hồ sơ Nơi lưu BM BIS- 01-0 1 Phiếu yêu cầu viết/sửa đổi tài liệu Ban ISO, phòng BM BIS- 01-0 2 Danh mục tài liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban ISO, phòng... liệu hệ thống quản lý chất lượng Ban ISO, phòng BM BIS- 01-0 3 Sổ theo dõi phân phát tài liệu Ban ISO BM BIS- 01-0 4 Danh mục tài liệu bên Ban ISO, phòng Thời gian lưu Theo quy định Ban Dân tộc Theo... đạo để nhận phân phối cho công chức, lao động phịng, đơn vị + Khi phân phối Thư ký ISO cập nhật vào Sổ theo dõi phân phát tài liệu theo BM BIS- 01-0 3 tiến hành cấp phát cho phòng, đơn vị, người