QT-HT 01 Quy trinh kiem soat tai lieu

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NINH BÌNH SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Tài liệu thông tin tài liệu tài sản Sở Giao thơng vận tải tỉnh Ninh Bình - Khơng chép, copy, in ấn hình thức khơng có cho phép trước lãnh đạo Sở Giao thơng vận tải tỉnh Ninh Bình SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014 TÌNH TRẠNG BAN HÀNH SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Số ban hành/Sửa đổi Ngày ban hành/ Sửa đổi Biên soạn Nội dung sửa đổi Kiểm tra Trang, mục sửa đổi Ghi Phê duyệt Họ tên Nguyễn Thị Thùy Dung Nguyễn Phương Thanh Lê Trọng Thành Chức vụ Phó Giám đốc Sở Chuyên viên Chánh Văn phịng Chữ ký MỤC ĐÍCH Quy định cách thức kiểm soát tài liệu - đề xuất ban hành, sửa đổi, xem xét, phê duyệt, cập nhật - thuộc hệ thống quản lý chất lượng Sở GTVT tỉnh Ninh Bình QUY TRÌNH SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014 PHẠM VI Áp dụng tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng Sở GTVT tỉnh Ninh Bình TÀI LIỆU VIỆN DẪN  Điều 4.2.3 – Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008  Sổ tay chất lượng ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT  Tài liệu nội bộ: tài liệu được thiết lập ban hành nội bộ Sở GTVT tỉnh Ninh Bình liên quan đến HTQLCL  Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài: tài liệu được thiết lập ban hành tổ chức bên liên quan đến HTQLCL  Tài liệu được kiểm soát: tài liệu Sở GTVT tỉnh Ninh Bình cần kiểm sốt tính xác, cập nhật tính hiện hành tài liệu theo gốc được lưu giữ Ban ISO/Văn phịng đơn vị được giao kiểm sốt tài liệu  Đơn vị: Các đơn vị trực thuộc Sở  ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo  HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng NỘI DUNG QUY TRÌNH TT 5.1 Hoạt Trách động nhiệm Kiểm soát tài liệu nội Mô tả Biểu mẫu 5.1.1 Nhu cầu thiết lập/ sửa đổi tài liệu Mọi cán bộ, công chức Khi có nhu cầu thiết lập tài liệu mới, cán BM-HT bợ, cơng chức có nhu cầu đề xuất với ĐDLĐ 01.04 tài liệu nội bộ cần ban hành Nếu được ĐDLĐ chấp thuận, cán bộ triển khai theo bước Ngược lại, trình kết thúc 5.1.2 Thiết lập/ Sửa đổi tài liệu Người được định Thiết lập/sửa đổi tài liệu theo nhu cầu Đặt ký hiệu tài liệu a) Các Thông tin nhận biết tài liệu Tên tài liệu Mã tài liệu Lần ban hành/ Sửa đổi: SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014 Ngày hiệu lực: Trang/Tổng số trang Con dấu đóng trang đầu tài liệu b) Cách đánh mã tài liệu BM-A.XX.YY  A: Nếu quy trình hệ thống HT, Quy trình hỗ trợ HTr; quy trình tác nghiệp có ký hiệu GTB (giao thơng đường bợ, GTT (giao thông thuỷ nội địa )  XX Số thứ tự quy trình đơn vị (từ 01-99)  YY Số thứ tự biểu mẫu quy trình (từ 01-99) Ví dụ:  QT-HT01 quy trình hệ thống số 01 ban ISO biên soạn cho hệ thống quản lý chất lượng  BM-HT.01.03 là: Biểu mẫu số 03 Quy trình Hệ thống số 01 c) Phơng chữ: Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode theo tiêu chuẩn phông Times new Roman, cỡ chữ 13/14 d) Lề trang (A4):  Lề trên: 2cm- 2,5 cm;  Lề dưới: 2cm- 2,5 cm  Lề trái: 3cm- 3,5 cm;  Lề phải: 1,5cm- 2cm; đ) Dòng trang:  Line spacing: Single  Spacing: before 3pt; after 3pt e) Hình thức tài liệu:  Trang bìa: Theo mẫu bìa quy trình  Trang hai: “Bảng theo dõi sửa đổi” theo mẫu quy trình  Header Footer: Từ trang hai trở - Phần Header: - Phần Footer: Trang số 4/7 SỞ GIAO THÔNG VẬN TẢI NINH BÌNH 5.1.3 Xem xét phê duyệt tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU 5.1.6 Thu QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014 Trang số/tổng số trang Ví dụ trang 6/12 nghĩa trang thứ số 12 trang tài liệu ĐDLĐ ĐDLĐ người được ủy quyền có trách và/ nhiệm xem xét dự thảo tài liệu  Nếu chấp nhận, chuyển tài liệu cho Lãnh Lãnh đạo phê duyệt đạo  Nếu không chấp nhận, ĐDLĐ yêu cầu cán bộ được phân công chỉnh sửa, hoàn thiện chấp nhận Chu trình thực hiện theo ý thứ Trách nhiệm xem xét phê duyệt tài liệu quy định sau: TT Loại tài liệu 5.1.4 Lập danh mục, theo dõi tình trạng Phân phối tài liệu 5.1.5 Lưu giữ tài liệu Mã số: Sổ tay chất lượng Thủ tục, quy trình Thủ tục cấp phịng Các Hướng dẫn công việc Thẩm quyền xem xét Thẩm quyền phê duyệt ĐDLĐ Giám đốc Người được định Người được định Phó Giám đốc Phó Giám đốc Người được định Phó Giám đốc Ban ISO Ban ISO cập nhật tài liệu được phê BM-HT duyệt theo BM-HT01.01 - Danh mục tài liệu nội 01.01 bộ để theo dõi tồn bợ tài liệu được ban hành Sở tài liệu phân phối cho Lãnh đạo, đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan theo BM - HT01.02 - Sổ phân phối tài liệu BM-HT 01.02 Các đơn vị liên quan Văn Trưởng đơn vị đảm bảo Danh mục BM-HT tài liệu nội bộ hiện hành phải được cập nhật theo 01.01 BM -HT01.01 - Danh mục tài liệu nợi bợ Khi có yêu cầu phân phối tài liệu được BM SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH hồi tài liệu QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU phịng Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014 sửa đổi/ ban hành lại ĐDLĐ Lãnh đạo, -HT01.0 Ban ISO thu hồi tài liệu nội bộ cũ tất đơn vị được phân phối dựa vào BM-HT 01.02 Sổ phân phối tài liệu phân phối tài liệu hiện hành Các tài liệu lỗi thời phải có dấu hiệu nhận biết tài liệu lỗi thời 5.2 Kiểm sốt tài liệu bên ngồi 5.2.1 Thu Mọi Mọi cán bộ, công chức thu thập, phát hiện thập cán tài liệu liên quan có trách nhiệm thông báo tài bộ, gửi cho ĐDLĐ liệu công liên chức quan 5.2.2 Lập Các ĐDLĐ xem xét định tài liệu danh đơn vị cần theo dõi kiểm soát mục, thuộc ĐDLĐ đạo Ban ISO lập BM-HT 01.03 – Danh theo Sở mục tài liệu có nguồn gốc bên ngồi Sở đối dõi tình với tài liệu cần thiết phân phối tới đơn trạng vị cá nhân liên quan theo BM -HT01.02 Sổ phân phối tài liệu Phân phối tài liệu 5.2.3 Lưu Các Trưởng đơn vị đảm bảo Danh mục tài giữ tài đơn vị liệu có nguồn gốc bên ngồi hiện hành phải được liệu tḥc cập nhật theo BM-HT 01.03 - Danh mục tài liệu Sở có nguồn gốc bên được sử dụng đơn vị 5.2.4 Thu hồi tài liệu Các đơn vị thuộc Sở Khi tài liệu khơng cịn giá trị sử dụng, nghĩa sử dụng, Ban ISO thu hồi tài liệu bên cũ tất đơn vị được phân phối dựa vào BM-HT 01.02 - Sổ phân phối tài liệu phân phối tài liệu hiện hành Các tài liệu lỗi thời phải được đóng dấu “Tài liệu lỗi thời” BIỂU MẪU  BM- HT01.01: Danh mục tài liệu nội bộ  BM- HT01.02: Sổ Phân phối tài liệu BM-HT 01.03 BM-HT 01.02 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/2014  BM- HT01.03 Danh mục tài liệu bên  BM- HT01.04: Phiếu yêu cầu sửa đổi, biên soạn tài liệu HỒ SƠ CẦN LƯU TT Tên hồ sơ Danh mục tài liệu nội bộ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Hình thức lưu BM-HT 01.01 Ban ISO năm Bằng giấy Sổ Phân phối tài liệu BM- HT01.02 ,, Cho đến có tài liệu ,, Danh mục tài liệu bên BM-HT 01.03 ,, Cho đến có tài liệu ,, Phiếu yêu cầu sửa đổi, biên soạn tài liệu BM-HT 01.04 ,, ,, ,, ... biểu mẫu quy trình (từ 01- 99) Ví dụ:  QT-HT0 1 quy trình hệ thống số 01 ban ISO biên soạn cho hệ thống quản lý chất lượng  BM-HT .01. 03 là: Biểu mẫu số 03 Quy trình Hệ thống số 01 c) Phông... BM-HT 01. 03 BM-HT 01. 02 SỞ GIAO THƠNG VẬN TẢI NINH BÌNH QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số: QT- HT 01 Lần ban hành 01 Ngày ban hành: 15/10/ 2014  BM- HT01.03 Danh mục tài liệu bên  BM- HT01.04:... theo BM-HT01 .01 - Danh mục tài liệu nội 01. 01 bộ để theo dõi tồn bợ tài liệu được ban hành Sở tài liệu phân phối cho Lãnh đạo, đơn vị trực thuộc cá nhân liên quan theo BM - HT01.02 - Sổ