QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC

UBND TỈNH QUẢNG TRỊ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC (Ban hành kèm theo Quyết định số: 957/QĐ-SGDĐTngày 25/8/2020 Giám đốc Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị) Ký mã hiệu: Lần ban hành: Sửa đổi lần: Đơn vị sử dụng: QT C-04 04 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Quảng Trị, 2020 UBND TỈNH QUẢNG TRỊ SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 957/QĐ-SGDĐT Quảng Trị, ngày 25 tháng năm 2020 Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy trình kiểm sốt rủi ro hội GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TỈNH QUẢNG TRỊ Căn Quyết định số 07/2016/QĐ-UBND ngày 03/3/2016 UBND tỉnh Quảng Trị việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức biên chế Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Quảng Trị; Căn Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21/01/2019 Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ việc cơng bố Mơ hình khung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015cho quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước địa phương; Căn Quyết định số 127/QĐ-UBND ngày 15/01/2020 UBND tỉnh Quảng Trị việc ban hành kế hoạch chuyển đổi áp dụng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 thay tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 áp dụng quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Trị; Theo đề nghị Văn phòng Sở Thư ký Ban ISO QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy trình kiểm sốt rủi ro hội; ký hiệu QT C-04 Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký Điều Lãnh đạo Sở, Ban ISO, Chánh Văn phòng, Trƣởng phòng thuộc Sở Giáo dục Đào tạo, cán nhân, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định / Nơi nhận: - Nhƣ điều 3; - Lƣu: VT, VP, Ban ISO KT.GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Võ Văn Minh QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 3/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ I MỤC LỤC SỬA ĐỔI TÀI LIỆU MỤC ĐÍCH PHẠM VI TÀI LIỆU VIỆN DẪN ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT NỘI DUNG QUY TRÌNH BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC HỒ SƠ CẦN LƢU Trách nhiệm Soạn thảo Xem xét Phê duyệt Họ tên Trần Thƣơng Thiên Đinh Công Nhật Võ Văn Minh Phó Chánh Văn phịng Phó Giám đốc Chữ ký Chức vụ Đã ký Chuyên viên QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 4/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Lần sửa Trang / Phần liên đổi quan sửa đổi Nội dung sửa đổi Ngày sửa đổi Ngày hiệu lực QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 5/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ MỤC ĐÍCH Nhằm nhận biết kiểm sốt rủi ro Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trịgặp phải trình hoạt động sản xuất kinh doanh PHẠM VI Quy trình đƣợc áp dụng hoạt động kiểm soát rủi ro Trách nhiệm áp dụng: tất cán bộ, nhân viên, ngƣời lao động toàn Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị TÀI LIỆU VIỆN DẪN Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT TTHC: Thủ tục hành Rủi ro tác động không chắn lên mục tiêu Là phát sinh ngồi ý muốn có tác động bất lợi đến kết hoạt động hệ thống chất lƣợng việc khơng thực quy trình gây Cơ hội phát sinh ngồi ý muốn có lợi việc khơng thực quy trình dẫn đến Biện pháp kiểm sốt phƣơng pháp áp dụng đƣợc quy định thông tin dạng văn đơn vị có phát sinh rủi ro hội Quản lý rủi ro hoạt động điều phối để định hƣớng kiểm soát tổ chức mặt rủi ro Là trình nhận dạng, phân tích nhân tố rủi ro, đo lƣờng mức độ rủi ro, sở lựa chọn triển khai biện pháp nhằm hạn chế loại trừ rủi ro công việc thuộc lĩnh vực phận QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 6/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ NỘI DUNG QUY TRÌNH 5.1 Lƣu đồ: Trách nhiệm Trình tự cơng việc Biểu mẫu, phụ lục Xem xét bối cảnh mục tiêu Bộ phận/ Phòng ban Bộ phận/ Phòng ban Nhận diện rủi ro BM 01/HT-05 Bộ phận/ Phòng ban Phân tích rủi ro BM 01/HT-05 Bộ phận/ Phịng ban Xác định mức độ rủi ro BM 01/HT-05 Ngƣời đƣợc phân cơng Giám đốc/ Ngƣời đƣợc ủy quyền Bộ phận/ Phịng ban Chƣa phù hợp Xử lý rủi ro Theo dõi xem xét Lƣu hồ sơ 5.2 Mô tả lƣu đồ: 5.2.1 Xem xét bối cảnh mục tiêu Định kỳ tháng 01 hàng năm, Ban Lãnh đạo phận/phòng ban xem xét bối cảnh tổ chức, yếu tố bên bên ảnh hƣởng đến hoạt động Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị để xây dựng mục tiêu chất lƣợng Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị phận/Phịng ban Việc xác định MTCL dựa cứ:  Định hƣớng phát triển Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị  Chính sách chất lƣợng Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 7/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ  Năng lực Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị phận/ phòng ban  Định hƣớng phát triển Ban Lãnh đạo  Chức năng, nhiệm vụ Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị phận/ phòng ban Định hƣớng MTCL phải hƣớng vào:  Hệ thống quản lý chất lƣợng  Sự thỏa mãn tổ chức/cá nhân  Chất lƣợng sản phẩm/dịch vụ 5.2.2 Nhận diện rủi ro Ban Lãnh đạo phận/ phòng ban Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trịcử ngƣời có kiến thức thích hợp để tham gia vào việc xác định rủi ro mà dẫn tới việc không đạt đƣợc mục tiêu chất lƣợng nhƣ hoạch định Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trịsẽ áp dụng công cụ kỹ thuật nhận dạng rủi ro phù hợp với mục tiêu khả nhƣ rủi ro phải đối mặt Việc xác định cần bao gồm rủi ro mà nguồn gốc chúng có khơng thuộc kiểm sốt Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị, cho dù nguyên nhân gây rủi ro không rõ ràng Cũng cần phải xem xét loạt hệ nguyên nhân gây rủi ro không rõ ràng Tất nguyên nhân hệ nghiêm trọng cần đƣợc xem xét Kết việc nhận diện rủi ro đƣợc cập nhật vào BM 01/HT-05: Bảng xác định rủi ro 5.2.3 Phân tích rủi ro Những ngƣời tham gia q trình đánh giá rủi ro phải có kinh nghiệm cơng việc mà tham gia đánh giá, có kiến thức tổ chức cơng việc phải nắm đƣợc nguyên tắc trình tự đánh giá Việc tiến hành phân tích rủi ro nhận diện đƣợc dựa kinh nghiệm làm việc, phƣơng pháp xảy khứ, ngƣời tham gia xác định mức độ rủi ro định có cần xử lý rủi ro hay không, nhƣ đƣa phƣơng pháp xử lý rủi ro thích hợp Phân tích rủi ro đƣợc thực với mức độ chi tiết khác nhau, tùy thuộc vào rủi ro, thơng tin, liệu Rủi ro đƣợc phân tích cách xác định mức độ ảnh hƣởng khả xảy rủi ro tƣơng ứng dựa biện pháp kiểm sốt có, hiệu hiệu lực kiểm soát 5.2.4Xác định mức độ rủi ro QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 8/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ Mục đích xác định mức độ rủi ro để tìm rủi ro cần đƣợc xử lý ƣu tiên thực xử lý, dựa kết việc phân tích rủi ro đƣợc thực trƣớc Mức độ rủi ro đƣợc xác định việc tổng hợp ý kiến ngƣời tham gia Tác động: đánh giá tác động lên kết trình, quy trình rủi ro xảy Tác động Không ảnh hƣởng ảnh hƣởng nhẹ Tổn hại trung bình Tổn hại nghiêm trọng Điểm Tần suất xảy ra: ƣớc đoán xác suất xảy rủi ro Khả xảy Ít Thỉnh thoảng Thƣờng xuyên chắn xảy Điểm Mức độ rủi ro: Tác động * Tần suất Mức độ rủi ro dùng để làm xác định biện pháp kiểm soát cần thiết rủi ro phát sinh Kết việc xác định mức độ rủi ro đƣợc cập nhật vàoBM 01/HT-05: Bảng xác định rủi ro 5.2.5 Xử lý rủi ro Xử lý rủi ro liên quan đến việc chọn nhiều phƣơng án để thay đổi rủi ro thực phƣơng án Trƣởng phòng/ ban ngƣời đƣợc phân cơng có trách nhiệm giám sát, theo dõi biện pháp kiểm soát rủi ro phận Nếu rủi ro xảy đến mức độ ảnh hƣởng nghiêm trọng đến hệ thống Trƣởng phòng/ban báo cáo Lãnh đạo Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị Hồ sơ việc xử lý rủi ro phải đƣợc ghi chép xác nhận ngƣời liên quan 5.2.6 Theo dõi xem xét Lãnh đạo Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị, phòng ban định kỳ xem xét lại tồn khía cạnh q trình quản lý rủi ro với mục đích: QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 9/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ  Đảm bảo hoạt động kiểm sốt có hiệu hiệu lực hoạch định nhƣ thực hiện;  Có thêm thơng tin để cải tiến việc đánh giá rủi ro;  Phân tích rút học từ kiện, thay đổi, xu hƣớng, thành công thất bại;  Phát thay đổi bối cảnh bên nội bộ, bao gồm thay đổi tiêu chí rủi ro yêu cầu xem xét lại việc xử lý rủi ro thứ tự ƣu tiên;  Xác định rủi ro hình thành Kết theo dõi xem xét cần đƣợc ghi lại báo cáo bên ngoài, nội thích hợp, cần đƣợc sử dụng làm đầu vào cho việc xem xét khuôn khổ quản lý rủi ro 5.2.7 Lưu hồ sơ Các hoạt động quản lý rủi ro cần có khả truy tìm nguồn gốc Trong trình quản lý rủi ro, hồ sơ cung cấp tảng cho việc cải tiến phƣơng pháp cơng cụ, nhƣ kiểm sốt tồn diện rủi ro Vì vậy, Sở GD&ĐT tỉnh Quảng Trị thực việc lập hồ sơ đảm bảo dễ dàng truy cập nhận biết BIỂU MẪU VÀ PHỤ LỤC TT Mã hiệu PL 01/HT-05 BM 01/HT-05 Tên Biểu mẫu Ma trận xác định rủi ro Bảng xác định rủi ro HỒ SƠ CẦN LƢU TT Tên hồ sơ Bảng xác định rủi ro Nơi lƣu Ban ISO/Phòng ban, phận lƣu vào kẹp riêng theo năm Lƣu ý:Thời gian lưu 03 năm sau kết thúc đợt đánh giá Sau hết hạn tiến hành hủy bỏ theo quy định QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 3/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ BM 01/HT-05 ……………… BAN CHỈ ĐẠO ISO CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tƣ̣ – Hạnh phúc BẢNG XÁC ĐỊNH RỦI RO Bộ phận: ……………………………….…… STT Quá trình / Hoạt động TRƢỞNG BỘ PHẬN BM 01/HT-05 Rủi ro Mức độ tác động Tần suất xảy Mức độ rủi ro Biện pháp kiểm soát Tài liệu liên quan Ghi …………, ngày…… tháng …… năm ……… NGƢỜI LẬP QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 4/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ PL 01/HT-05 MA TRẬN XÁC ĐỊNH ĐỊNH TÍNH MỨC ĐỘ RỦI RO Hiếm Thỉnh thoảng Thƣờng xuyên Hiển thị S*L Xanh/ Thấp 1~2 BM 01/HT-05 Tần suất xảy (F) Tác động - Mức độ nghiêm trọng (S) Nhẹ Trung bình Nghiêm trọng 1 2 3 Hƣớng định giải rủi ro dựa mức độ rủi ro trách nhiệm định Tạm thời chấp nhận để rủi ro xảy ra, nhƣng ngƣời/bộ phận chủ q trình phải đảm bảo có lực thích hợp để chủ động xử lý, kiểm sốt tồn diện đƣợc tác động/ hậu rủi ro phạm vi trách nhiệm Vẫn giám sát, theo dõi, cập nhật thay đổi tác động, tần suất xảy rủi ro QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 5/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ Vàng/Vừa Đỏ/Cao BM 01/HT-05 3~4 Quản lý, theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hành động giải rủi ro chọn để đảm bảo tính hiệu lực hành động; Giám sát, theo dõi, cập nhật thay đổi tác động, tần suất xảy rủi ro Lãnh đạo phịng/ban chủ trì q trình và/hoặc phận khác tham gia 6~9 Quản lý, theo dõi, giám sát chặt chẽ việc thực hành động giải rủi ro chọn để đảm bảo tính hiệu lực hành động; Lãnh đạo quan phụ trách lĩnh vực liên quan trình có rủi ro cao  ... biện pháp kiểm sốt có, hiệu hiệu lực kiểm soát 5.2.4Xác định mức độ rủi ro QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 8/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO... q trình quản lý rủi ro với mục đích: QUY TRÌNH Mã: QTC-04 Lần BH : 04 Ngày hiệu lực: 25/8/2020 KIỂM SOÁT RỦI RO VÀ CƠ HỘI Trang : 9/12 SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ  Đảm bảo hoạt động kiểm. .. dụng quan hành nhà nước địa bàn tỉnh Quảng Trị; Theo đề nghị Văn phòng Sở Thư ký Ban ISO QUY? ??T ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quy? ??t định Quy trình kiểm sốt rủi ro hội; ký hiệu QT C-04 Điều Quy? ??t định