TỔNG CÔNG TY LẮP MÁY VIỆT NAM CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI -o0o - LILAMA HANOI JSC, CO QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN MÃ SỐ: QT-04 ,, NGƯỜI BIÊN SOẠN NGƯỜI XEM XÉT PHÊ DUYỆT THEO DÕI SỬA ĐỔI Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 1/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHỊNG NGỪA, CẢI TIẾN Ngày Vị trí Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nội dung sửa đổi Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Ban Giám Đốc Phòng Quản trị Tổng hợp Phòng Tổ chức Phòng Vật tư Phòng Tài chính-kế tốn Nhà máy Cơ khí Lilama Hà Nội Phòng Phát Triển Các Dự Án Đầu Tư Xí nghiệp, Đội/Cơng trình Phòng Kinh tế Kỹ thuật Phòng QL máy-Cơ giới-An tồn MỤC ĐÍCH Qui trình ban hành áp dụng nhằm mục đích: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Loại bỏ không phù hợp nguyên nhân gây không phù hợp xuất tiềm ẩn sản phẩm dịch vụ đơn vị Công ty Nhận biết sản phẩm/dịch vụ khơng phù hợp (mua/nhập hàng hố sai quy cách/chủng loại, thực xếp, bảo quản hàng hố khơng đảm bảo, thương vụ kinh doanh khơng theo phương án ban đầu, hoạt động tổ chức tác nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ không đảm bảo yêu cầu ), quy định rõ trách nhiệm xử lý sản phẩm/dịch vụ không phù hợp nhằm đảm bảo không chuyển giao sản phẩm/dịch vụ không phù hợp cho khách hàng, hiểu rõ yêu cầu Khách hàng xem xét lực Công ty để đáp ứng yêu cầu Khách hàng Giúp phận phối hợp với nhịp nhàng, xác để đạt hiệu cao PHẠM VI ÁP DỤNG Qui trình áp dụng đối để xử lý vấn đề liên quan tới: Sự không phù hợp phát sinh trình tác nghiệp: Thực sai so với đạo cấp trên, làm việc không kế hoạch, tiến độ giao, không tuân thủ quy định công ty, thủ tục hồ sơ không đảm bảo nghiệm thu, toán Kết thực q trình Khắc phục, phòng ngừa cố trình áp dụng Hệ thống quản lý Các hành động khắc phục phòng ngừa liên quan tới kết đánh giá chất lượng nội mơ tả quy trình đánh giá chất lượng nội (QT- 03) TÀI LIỆU THAM KHẢO Sổ tay chất lượng Công ty STCL Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (điều khoản 8.3) ĐỊNH NGHĨA/TỪ VIẾT TẮT Sự khắc phục: Hoạt động nhằm loại bỏ không phù hợp xảy Hành động khắc phục: Là hoạt động để loại bỏ không phù hợp xảy nguyên nhân không phù hợp Sự phòng ngừa: Hoạt động nhằm loại bỏ không phù hợp tiềm ẩn Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Hành động phòng ngừa: Là hoạt động để loại bỏ không phù hợp tiềm ẩn nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn Sản phẩm khơng phù hợp (sự khơng phù hợp): Sản phẩm/ dịch vụ không đáp ứng yêu cầu đề Các yêu cầu sản phẩm có thể: + Các yêu cầu khách hàng (được mô tả hợp đồng, yêu cầu thoả thuận q trình thực hợp đồng hay trước ) + Các yêu cầu chế định, luật định sản phẩm (nếu có) + Các yêu cầu công ty quy định cho sản phẩm (nhập hàng, tổ chức bảo quản hàng hoá, thực thương vụ kinh doanh ) Người chịu trách nhiệm công việc hiểu Trưởng phòng, ban, cơng trình, nhà máy người định chịu trách nhiệm thực công việc Từ viết tắt: KPH: không phù hợp KPPN: Khắc phục phòng ngừa NỘI DUNG 5.1 Phát sản phẩm không phù hợp: Trong trình tổ chức sản xuất kinh doanh phát thấy điểm khơng phù hợp (như mua/nhập hàng hố sai quy cách/chủng loại, thực xếp, bảo quản hàng hố khơng đảm bảo, sản phẩm bị lỗi/ sai hỏng, sản xuất khơng quy trình, thi cơng lắp đặt không vẽ, tiến độ, chất lượng công trình khơng đảm bảo, hoạt động tổ chức tác nghiệp theo chức năng, nhiệm vụ không đảm bảo yêu cầu ) lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm nhận biết xem xét để giải -> Tất điểm không phù hợp trường hợp nêu đơn vị cập nhật Sổ theo dõi khơng phù hợp BM-04-01 5.2.2.Phân tích nguyên nhân mở phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm không phù hợp: Ban lãnh đạo đơn vị kết hợp với phận chức (nếu cần thiết) tiến hành phân tích điều tra nguyên nhân gây không phù hợp cần khắc phục Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Trường hợp số lượng, chất lượng không phù hợp trình quản lý, tác nghiệp điều hành khơng đáng kể, mức độ sai lỗi nhẹ, phải thực biện pháp sửa chữa ngay; nhiên phải cập nhật vào sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp BM-04-01 nhằm định kỳ xem xét, phân tích, nhận định trường hợp lặp lặp lại nhiều lần, có nguy trở thành truyền thống có phương án khắc phục, phòng ngừa cải tiến Trường hợp số lượng, chất lượng sản phẩm, cố quản lý, tác nghiệp điều hành vượt quy định cho phép mức độ sai lỗi lớn theo nhận định lãnh đạo đơn vị, tiến hành cập nhật mở phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm không phù hợp theo BM-04-02 Các phiếu xử lý sản phẩm không phù hợp sau mở người mở gửi tới Trưởng phận có liên quan đến khơng phù hợp (trong đơn vị) yêu cầu đề biện pháp xử lý thích hợp 5.2.3 Biện pháp xử lý: Trưởng phận/cá nhân có liên quan đưa phương thức xử lý thích hợp (có thơng qua lãnh đạo đơn vị), ghi vào ô thứ phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm không phù hợp (BM-04-02), phân công người thực đặt thời hạn hoàn thành Các biện pháp xử lý sản phẩm khơng phù hợp là: + Sửa chữa; + Loại bỏ, tái sản xuất, làm lại; + Thương lượng với khách hàng; + Đào tạo bổ sung, phổ biến hướng dẫn lại + Kỷ luật Nếu đơn vị không tự giải phải báo cáo lên Trưởng ban ISO để đưa biện pháp xử lý thích hợp Trong trường hợp thương lượng với khách hàng để chấp nhận sản phẩm Kết việc thương lượng phải thể văn khách hàng ký xác nhận 5.2.4 Thực xử lý: Từ biện pháp cụ thể đưa (ô thứ phiếu) nhằm khắc phục không phù hợp, phận, cá nhân liên quan tiến hành xử lý đó: Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 5/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 - Sự không phù hợp liên quan đến vật tư, nguyên vật liệu: phòng Vật tư - Sự không phù hợp liên quan đến tiến độ, chất lượng cơng trình, sản phẩm khí gửi đến phòng Kinh tế kỹ thuật, nhà máy chế tạo/cơ khí, đội thi công - Sự không phù hợp trình quản lý, điều hành tác nghiệp: Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm xử lý 5.2.5 Theo dõi, kiểm tra xử lý: Ban lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm kiểm tra lại kết ghi kết chi tiết vào ô thứ phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm không phù hợp Nếu trường hợp kiểm tra khơng đạt u cầu yêu cầu sửa lại loại bỏ tuỳ theo trường hợp cụ thể Định kỳ, đơn vị tổng hợp tình hình thực xử lý sản phẩm khơng phù hợp báo cáo ban lãnh đạo Công ty xem xét 5.2.6 Các biện pháp khắc phục phòng ngừa: Hàng tháng, đơn vị tổng hợp không phù hợp phát sinh (nếu có) báo cáo Trưởng ban ISO, lãnh đạo Công ty xem xét, thấy cần thiết lãnh đạo Công ty đạo phối hợp với trưởng đơn vị phân tích tìm ngun nhân đề biện pháp khắc phục, phòng ngừa nhằm tránh tình trạng tái diễn sản phẩm không phù hợp 5.3 Khắc phục phòng ngừa a./ Hành động khắc phục/ phòng ngừa đề xuất trường hợp sau: Khi phát không phù hợp sản phẩm, dịch vụ mang tính chất nghiêm trọng, ảnh hưởng tới uy tín cơng ty Khi khơng phù hợp sản phẩm mang tính chất lặp lại Các khiếu nại gay gắt khách hàng sản phẩm cung cấp Khi phát nguy tiềm ẩn ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu q trình Khi mục tiêu Cơng ty mục tiêu đơn vị không đạt kết mong đợi Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 6/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 b./ Việc đề xuất thực hành động khắc phục phòng ngừa thực theo biểu mẫu BM-04-02, sau đề xuất phê duyệt người có thểm quyền nói c./ Thực hành động khắc phục/ phòng ngừa Chậm sau ngày kể từ nhận yêu cầu thực hành động khắc phục/ phòng ngừa, trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức tiến hành phân tích nguyên nhân, đề xuất hành động cần thiết để loại bỏ không phù hợp nguyên nhân gây nên chúng Trong đề xuất hành động khắc phục/phòng ngừa cần rõ người có trách nhiệm thời hạn dự kiến thực (theo biểu mẫu BM-04-02) Trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm cập nhật tổ chức theo dõi việc thực hành động/ phòng ngừa liên quan đến phận Hết thời hạn thực hiện, trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức kiểm tra việc thực hành động khắc phục/ phòng ngừa đề d./ Tuỳ theo chất không phù hợp, Trưởng đơn vị có liên quan xác định thời hạn cần thiết để tiến hành đánh giá tính hiệu lực hành động khắc phục/ phòng ngừa Trong trường hợp hành động khắc phục/ phòng ngừa khơng có hiệu lực (không loại bỏ nguyên nhân gây nên không phù hợp xảy tiềm ẩn) Trưởng đơn vị liên quan có trách nhiệm tiếp tục mở lại phiếu yêu cầu hành động khắc phục/ phòng ngừa Hành động khắc phục/phòng ngừa kết thúc tính hiệu lực xác định LƯU HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Đơn vị lưu năm Sổ theo dõi sản phẩm không phù hợp Phiếu yêu cầu xử lý sản phẩm khơng phù hợp Thời gian lưu Các phòng/ban, cơng trình, nhà máy Các văn liên quan đến thương lượng năm năm PHỤ LỤC/BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM Sổ theo dõi khơng phù hợp BM - 04 - 01 Phiếu xử lý không phù hợp hành động KPPN BM - 04 - 02 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 7/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT-04 Ngày ban hành 10/02/2012 Lần ban hành 01 Lần sửa đổi 00 Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Mã số: QT-04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 8/8 ... cấp lại tài liệu Mã số: QT- 04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 2/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT- 04 Ngày ban hành 10/02/2012... cấp lại tài liệu Mã số: QT- 04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 3/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT- 04 Ngày ban hành 10/02/2012... cấp lại tài liệu Mã số: QT- 04 Ngày ban hành: 10/02/2012 Lần ban hành: 01 Trang: 4/8 QUY TRÌNH XỬ LÝ SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA, CẢI TIẾN Mã số QT- 04 Ngày ban hành 10/02/2012