Tài liệu: Là các văn bản (bản cứng hoặc bản mềm) hướng dẫn cách thức thực hiện một công việc hoặc một hoạt động. Tài liệu được kiểm soát là các tài liệu được đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” và chia làm 2 dạng: Tài liệu nội bộ Công ty: là văn bản được Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) hoặc người Ủy quyền phê duyệt ban hành. Tài liệu nội bộ: Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo… Tài liệu bên ngoài Công ty: là văn bản do tổ chức bên ngoài phát hành mà Công ty phải tuân thủ hoặc tham khảo. Tài liệu không kiểm soát: Là các tài liệu không đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” hoặc “TÀI LIỆU LỖI THỜI”. Được cung cấp theo yêu cầu Đánh giá hệ thống, khách hàng, bên liên quan. Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ): là người được BTGĐ ủy quyền Quản trị Hệ thống quản lý
Quy trình KIỂM SỐT TÀI LIỆU Mã số : QT.01 ISO Ngày ban hành : 09/8/2017 Lần ban hành :4 : 1/5 Trang BẢNG THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI Lần / Số yêu cầu sửa đổi 05 Nội dung sửa đổi Chỉnh sửa lại tài liệu phù hợp theo yêu cầu tiêu chuẩn phiên ISO9001:2015 Ngày sửa đổi Người sửa đổi 09/8/2017 N.T Lâm Người soạn thảo Người soát xét Người phê duyệt (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) NGUYỄN THÀNH LÂM LÊ HỒNGĐIỆP THÂN VĂN HÙNG Quy trình KIỂM SỐT TÀI LIỆU I Mã số : QT.01 ISO Ngày ban hành : 09/8/2017 Lần ban hành :4 : 2/5 Trang Mục đích Kiểm sốt trì tính hiệu lực tồn tài liệu Hệ thống Quản lý Công ty II Phạm vi áp dụng Áp dụng cho toàn tài liệu lưu hành Công ty III Tài liệu liên quan Bộ nhận diện thương hiệu 2017 Quy định Văn thư lưu trữ IV Các định nghĩa Tài liệu: Là văn (bản cứng mềm) hướng dẫn cách thức thực công việc hoạt động Tài liệu kiểm sốt tài liệu đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” chia làm dạng: Tài liệu nội Công ty: văn Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) người Ủy quyền phê duyệt ban hành Tài liệu nội bộ: Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thông báo… - - Tài liệu bên ngồi Cơng ty: văn tổ chức bên ngồi phát hành mà Cơng ty phải tn thủ tham khảo Tài liệu khơng kiểm sốt: Là tài liệu khơng đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” “TÀI LIỆU LỖI THỜI” Được cung cấp theo yêu cầu Đánh giá hệ thống, khách hàng, bên liên quan Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ): người BTGĐ ủy quyền Quản trị Hệ thống quản lý V Trách nhiệm 5.1 Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) Đại diện lãnh đạo (ĐDLĐ) Xây dựng phê duyệt Chính sách, Mục tiêu Phê duyệt Quy trình, Quy định, Hướng dẫn, Thơng báo tài liệu khác Phê duyệt sửa đổi đổi với tài liệu 5.2 - Phòng ISO Thiết lập, kiểm soát, phân phối tài liệu đến toàn đơn vị Cập nhật tài liệu ban hành lên DMS Thu hồi tài liệu lỗi thời từ đơn vị Trình Ban Tổng giám đốc phê duyệt tài liệu, sửa đổi bổ sung tài liệu 5.3 Trưởng Phịng ban, phận Soạn thảo/sửa đổi tài liệu theo chức nhiệm vụ - Kiểm soát phổ biến tài liệu phân phối cho Nhân viên Hướng dẫn sử dụng tài liệu đơn vị biên soạn cho đơn vị khác Mã số Quy trình KIỂM SỐT TÀI LIỆU : QT.01 ISO Ngày ban hành : 09/8/2017 Lần ban hành :4 : 3/5 Trang VI Nội dung Bước công việc Yêu cầu soạn mới/ sửa đổi tài liệu Phê duyệt Họp lấy ý kiến tài liệu cần soạn Phân cơng dự kiến lịch trình Soạn dự thảo Gửi dự thảo lấy ý kiến bên Chỉnh sửa hoàn thiện dự thảo Người thực - Đơn vị có nhu cầu - Trao đổi thơng tin nhu cầu tài liệu với Đại diện lãnh soạn thảo/ sửa đổi đạo/Ban Tổng giám đốc (ĐDLĐ/Ban TGĐ) - Lập Phiếu yêu cầu BM.01.ISO.01 gửi Phòng ISO - Ban TGĐ/ ĐDLĐ - Phê duyệt trả lời Phiếu yêu cầu tối đa 02 ngày - Bổ sung đạo khác cần - Đơn vị soạn thảo - Đơn vị liên quan - Cá nhân liên quan - Tổ chức họp/email lấy ý kiến đơn vị, cá nhân liên quan tài liệu - Ghi biên bản/ tổng hợp ý kiến đóng góp - Đơn vị soạn thảo - Cá nhân giao - Các đơn vị liên quan - Phân công cá nhân/ nhóm chịu trách nhiệm soạn thảo - Lập Chương trình soạn thảo dự kiến thời gian từ bắt đầu đến hoàn thành - Cá nhân giao - Nhân viên KSTL - Tìm kiếm, tổng hợp tài liệu tham khảo - Soạn dự thảo theo Quy định Văn thư lưu trữ - Cá nhân giao - Đơn vị liên quan - ĐDLĐ/ Ban TGĐ - Gửi thúc giục bên phản hổi theo thời hạn - Các đơn vị khơng phản hồi lập báo cáo khơng phù hợp gửi Phịng ISO - Cá nhân giao - Trưởng đơn vị - Nhân viên KSTL - Tổng hợp, chỉnh sửa dự thảo theo thời hạn lập - Trưởng đơn vị kiểm tra gửi cấp - ĐDLĐ/ Ban TGĐ - Quy trình Hệ thống, Chính sách: tối đa 10 ngày - Quy trình, Quy định chung: tối đa ngày - Các loại văn khác: tối đa ngày - Nhân viên KSTL - Phân phối thu hồi lỗi thời (nếu có) theo mẫu Sổ phân phối tài liệu BM.01.ISO.03 Soát xét Phê duyêt Ban hành phân phối/ thu hồi Tổ chức Hướng dẫn sử dụng tài liệu Kiểm tra tuân thủ Kiểm soát sử dụng tài liệu Lưu hồ sơ Thực - Cập nhật BM.01.ISO.02 - Danh mục tài liệu - Đơn vị soạn thảo - Tổ chức hướng dẫn sử dụng tài liệu ban - Cá nhân, đơn vị liên hành cho toàn cá nhân đơn vị liên quan quan - Xác nhận hướng dẫn sử dụng - Đơn vị soạn thảo - Nhân viên KSTL - ĐDLĐ (nếu cần) - Đánh giá việc áp dụng phát sinh định kỳ hàng tháng Nếu không đạt phải hướng dẫn lại lập Báo cáo không phù hợp - Đơn vị soạn thảo - Cuối tháng, Phòng ISO lập Báo cáo tuân thủ Tài liệu (cũ /mới) gửi ĐDLĐ/ Ban TGĐ - Cập nhật Danh mục gốc Kiểm soát tài liệu - Nhân viên KSTL Quy trình KIỂM SỐT TÀI LIỆU - Nhân viên KSTL - ĐDLĐ Mã số : QT.01 ISO Ngày ban hành : 09/8/2017 Lần ban hành :4 : 4/5 Trang - Lưu trữ hồ sơ cứng/ mềm - Cập nhật Mục lục hồ sơ Kiểm soát nhận biết tài liệu - Nhân viên đào tạo hướng dẫn truy cập sử dụng phần mềm Hệ thống tài liệu (DMS) Tài liệu sử dụng upload lên Tài liệu lỗi thời ẩn DMS gắn DMS gắn dấu dấu - Chỉ sử dụng tài liệu có hiệu lực DMS tài liệu “KIỂM SOÁT”, phát tài liệu hết hiệu lực cịn lưu hành phải báo phịng ISO để thu hồi Tài liệu gốc: Các Quy trình, Hướng dẫn coi tài liệu có chữ ký tươi Người phê duyệt thành viên liên quan Phòng ISO lưu Tài liệu gốc Các văn hành khác đóng dấu trịn Cơng ty vào Chữ ký Người phê - duyệt NV Văn thư lưu trữ lưu gốc Tài liệu kiểm sốt: có chữ ký to đóng dấu Các Quy trình, Hướng dẫn: đóng dấu Cơng ty vào ô “NGƯỜI PHÊ DUYỆT” - Các văn hành khác: đóng dấu trịn vào chữ ký photo Người phê duyệt Bản hết hiệu lực: có chữ ký tươi (bản gốc) bị gạch chéo trang tài liệu Các Quy trình gốc hết hiệu lực lưu trữ Phòng ISO để tham khảo Các Văn hành gốc hết hiệu lực lưu trữ Nhân viên Văn thư Các tài liệu cứng“KIỂM SỐT” hết hiệu lực phải thu hồi Các văn hành kiểm sốt: hết hiệu lực phải thu hồi Hình thức trình bày tài liệu nội - Trang bìa, trang header footer quy trình, hướng dẫn trình bày theo hìn thức quy trình - Các định, thông báo, công văn tài liệu khác in giấy head letter công ty - Sử dụng font Unicode, ưu tiên sử dụng Times New Roman, ngồi dùng Tahoma, Arial Unicode - Cỡ chữ 12, lề theo A4 sau: Lề trên, 2- 2.5cm (0.8-1 inch) Lề trái 2.8- 3cm (1.25-1.3 inch) Lề phải: 2- 2.5cm (0.8-1 inch) Mã số Quy trình KIỂM SỐT TÀI LIỆU : QT.01 ISO Ngày ban hành : 09/8/2017 Lần ban hành :4 : 5/5 Trang Sửa đổi: - Sửa đổi lớn: thay đổi nội dung nhiều khoản mục, cấu trúc tài liệu, nhiều trang tài liệu In ban hành lại toàn tài liệu, số lần ban hành tăng lên - Sửa đổi nhỏ: thay đổi số câu chữ, không làm thay đổi trang tài liệu In lại trang có nội dung sửa đổi, in nghiêng in đậm phần sửa đổi, ghi rõ lần sửa đổi Lần sửa đổi tăng lên ghi tay vào Bảng theo dõi sửa đổi nội dung: mục sửa, nội dung tóm tắt sửa Phân phối, thu hồi: - Các tài liệu phân phối cứng phần mềm Hệ thống tài liệu - DMS Phòng ISO phân phối, thu hồi theo Sổ phân phối tài liệu (BM.01.ISO.03) Các tài liệu lỗi thời Phòng ISO thu hồi Lưu trữ huỷ tài liệu - Các tài liệu ban hành lưu DMS, word lưu phận ISO máy tính cá nhân trưởng phận - Tài liệu hết hiệu lực đóng dấu lỗi thời cập nhật lại DMS - Khi huỷ tài liệu cứng phải có Biên huỷ tài liệu/hồ sơ (BM.01.ISO.05) có chữ ký xác nhận người huỷ, đại diện phận có tài liệu hồ sơ cần tiêu huỷ người làm chứng VII Hồ sơ, biểu mẫu liên quan Phiếu yêu cầu sửa đổi/bổ sung tài liệu Danh mục tài liệu Sổ phân phối tài liệu Phiếu yêu cầu huỷ tài liệu/hồ sơ Biên huỷ tài liệu/hồ sơ : BM.01.ISO.01 : BM.01.ISO.02 : BM.01.ISO.03 : BM.01.ISO.04 : BM.01.ISO.05 ... động Tài liệu kiểm sốt tài liệu đóng dấu “TÀI LIỆU BAN HÀNH” chia làm dạng: Tài liệu nội Công ty: văn Ban Tổng Giám đốc (BTGĐ) người Ủy quy? ??n phê duyệt ban hành Tài liệu nội bộ: Quy trình, Quy. .. Chỉ sử dụng tài liệu có hiệu lực DMS tài liệu “KIỂM SOÁT”, phát tài liệu hết hiệu lực cịn lưu hành phải báo phịng ISO để thu hồi Tài liệu gốc: Các Quy trình, Hướng dẫn coi tài liệu có chữ ký... dẫn, Thơng báo tài liệu khác Phê duyệt sửa đổi đổi với tài liệu 5.2 - Phòng ISO Thiết lập, kiểm soát, phân phối tài liệu đến toàn đơn vị Cập nhật tài liệu ban hành lên DMS Thu hồi tài liệu lỗi thời