1. Mục đích Quy trình này được thiết lập nhằm kiểm soát các tài liệu nội bộ và tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài được đưa vào áp dụng trong hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của Công ty nhằm đảm bảo tài liệu luôn sẵn có tại nơi sử dụng và tránh sử dụng tài liệu lỗi thời. 2. Phạm vi áp dụng Tất cả các tài liệu nội bộ, tài liệu bên ngoài áp dụng trong hệ thống quản lý tích hợp ISO 22000 13485 của Công ty. 3. Định nghĩa, chữ viết tắt: • Tài liệu nội bộ: Tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng ( Quy trình, hướng dẫn công việc, quy định, biểu mẫu) do Công ty biên soạn và ban hành. • Tài liệu bên ngoài: Tài liệu không do Công ty biên soạn và ban hành nhưng bắt buộc áp dụng trong hệ thống của Công ty ( các tiêu chuẩn Việt Nam, các tiêu chuẩn quốc tế, các quy định của các ban ngành liên quan….). • HCNS : Phòng Hành chính nhân sự • Quản đốc : Quản đốc xưởng sản xuất • Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ – Trưởng ban ISO • PTBP : Phụ trách bộ phận • TP : Trưởng phòng Trách nhiệm và quyền hạn Trách nhiệm xem xét và phê duyệt các tài liệu thuộc hệ thống quản lý của Công ty được quy định như sau Ký hiệu các loại tài liệu:
QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Mã số: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 2/9 THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU TT Vị trí sửa đổi Tóm tắt nội dung sửa đổi Ngày hiệu lực Tài liệu phân phối tới: Ban Lãnh đạo Phòng Sản xuất Phòng R&D Phòng Hành nhân Phịng Đảm bảo chất lượng Phịng Kinh doanh Phịng Kế hoạch Phịng Kế tốn Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Lần BH: 01 Trang: 3/9 Mục đích Quy trình thiết lập nhằm kiểm sốt tài liệu nội tài liệu có nguồn gốc từ bên đưa vào áp dụng hệ thống quản lý an tồn thực phẩm Cơng ty nhằm đảm bảo tài liệu ln sẵn có nơi sử dụng tránh sử dụng tài liệu lỗi thời Phạm vi áp dụng Tất tài liệu nội bộ, tài liệu bên áp dụng hệ thống quản lý tích hợp ISO 22000 & 13485 Cơng ty Định nghĩa, chữ viết tắt: Tài liệu nội bộ: Tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng ( Quy trình, hướng dẫn cơng việc, quy định, biểu mẫu) Công ty biên soạn ban hành Tài liệu bên ngồi: Tài liệu khơng Cơng ty biên soạn ban hành bắt buộc áp dụng hệ thống Công ty ( tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc tế, quy định ban ngành liên quan….) HCNS : Phịng Hành nhân Quản đốc : Quản đốc xưởng sản xuất Đại diện lãnh đạo : ĐDLĐ – Trưởng ban ISO PTBP : Phụ trách phận TP : Trưởng phòng Trách nhiệm quyền hạn Trách nhiệm xem xét phê duyệt tài liệu thuộc hệ thống quản lý Công ty quy định sau Ký hiệu loại tài liệu: STT Loại tài liệu Sổ tay chất lượng trang thiết bị y tế Người viết tài liệu Trưởng ban ISO Xem xét tài liệu Trưởng ban ISO Người phê duyệt Tổng Giám đốc Trưởng phòng Trưởng ban ISO Tổng Giám đốc Các hướng dẫn công việc Phụ trách phòng Trưởng phòng Trưởng phòng Các quy định Phụ trách phịng Trưởng phịng Tổng Giám đốc Mơ tả cơng việc Phụ trách phịng Trưởng phịng Tổng Giám đốc Các Quy trình Nội dung Mã số: Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU 4.1 Kiểm sốt tài liệu nội bộ: 4.1.1 Lưu trình: Bước Trách nhiệm Người yêu cầu Trưởng ban Trao đổi thông tin nội Trao đổi thông tin nội OK Lập mới, hay sửa đổi tài liệu Trao đổi thơng tin nội NG ban ISO/ Trưởng phịng Xem xét NG ban ISO/ Trưởng phòng HCNS HCNS Trưởng Ban ISO Trao đổi thông tin nội OK TGĐ/ Trưởng 4/9 Xác định loại tài liệu cần lập hay sửa đổi Xem xét Người phụ trách TGĐ/ Trưởng Trang: Tài Liệu phòng 01 OK ISO/Trưởng Lần BH: Lưu trình NG QT-01 Phê duyệt OK Ban hành Xử lý tài liệu hết hiệu lực (nếu có) Trao đổi thơng tin nội QF-01-01&02 Danh mục tài liệu nội bộ/ bên QF-01-03 Sổ giao nhận tài liệu Trao đổi thông tin nội Mã số: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU 4.1.2 Diễn giải Bước Nội dung Xác định loại tài liệu cần lập sửa đổi: Khi có nhu cầu soạn thảo sửa đổi tài liệu, người yêu cầu đề xuất Trưởng ban ISO/ QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 5/9 Trách nhiệm Tài liệu Trao đổi nội Người yêu cầu Trưởng phòng xem xét Xem xét: Trưởng ban ISO/ Trưởng phòng xem xét phù hợp đề xuất người biên soạn, xác định thời gian hoàn thành cụ thể Soạn thảo: Người phân công dự thảo sửa đổi tài liệu theo mục đích, u cầu, hình thức trình bày tài liệu theo qui định phụ lục thủ tục này, sau trình Trưởng ban ISO/ Trưởng phịng Tổng Giám đốc, cụ thể theo Quy định trách nhiệm quyền hạn Người yêu cầu Trao đổi nội Trưởng ban ISO/ Trưởng phòng Người phụ trách Trưởng ban Trao đổi nội ISO/ Trưởng phòng Tổng Giám đốc thiết lập Xem xét: Trường hợp Trưởng ban ISO/ Trưởng phòng sau xem xét phần tài liệu soạn thảo; đồng ý trình Tổng Giám đốc xem xét; không đồng ý yêu cầu người phụ trách sửa đổi lại Trưởng ban ISO/ Trưởng phịng Tổng Giám đốc Trường hợp Trình Tổng Giám đốc xem xét; đồng ý phê duyệt thông qua; không đồng ý yêu cầu người phụ trách sửa đổi lại Phê duyệt: Trưởng ban Trao đổi nội Mã số: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Theo bước 4, trường hợp QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 6/9 ISO/ Trưởng phịng Tổng Giám đốc Ban hành: Phịng Hành nhân cập nhật tài liệu vào danh mục tài liệu nội & bên (mẫu QF-01-01 & 02), cập nhật thay đổi vào Sổ phân phối tài liệu (mẫu QF-01-03) Phịng Hành nhân vào phiếu yêu cầu tài liệu, xác định phận phân phối để photo số lượng cần thiết Bản gốc ký mực xanh đóng dấu trịn , gửi cho phận HCNS Phòng/ Bộ phận tiếp nhận Phòng Hành nhân phân phối tài liệu cho phận, trình phân phối kết hợp thu hồi tài liệu cũ (nếu có) Người phân phối, đại diện phận ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu (mẫu QF-01-03) Xử lý tài liệu hết hiệu lực (nếu có): Đối với tài liệu hết hiệu lực, Bộ phận HC-KT có trách nhiệm hủy, cần lưu lại để tham khảo phải ghi “ Hết hiệu lực đóng dấu trịn vào phần ghi đó” để phân biệt với tài liệu HCNS Trưởng ban ISO Phịng/ Bộ phận có tài liệu hết hiệu lực QF-01-01 QF-01-02 QF-01-02 Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Lần BH: 01 Trang: 7/9 4.2 Kiểm soát văn luật định: Đối với văn pháp luật, quy định lĩnh vực áp dụng Phòng HCNS với trưởng phận dựa kênh thơng tin để theo dõi tình trạng hiệu lực tài liệu, cập nhật vào danh mục tài liệu bên ngồi (mẫu QF-01-02) thơng báo cho phận Giao nhận tài liệu bên : Thông qua sổ giao nhận tài liệu (mẫu QF-01-03) Xử lý tài lịêu bên hết hiệu lực: Các tài liệu bên ngồi lỗi thời kiểm sốt tài liệu nội 5.Tài liệu kèm theo Phụ lục 1: Quy định hình thức tài liệu Lưu hồ sơ STT Tên hồ sơ Ký hiệu Danh mục tài liệu nội Bộ phận Khi có thay QF-01-01 Danh mục tài liệu bên đổi QF-01-02 Sổ theo dõi phân phối tài HCNS Khi có thay đổi Khi có thay QF-01-03 liệu Thời gian lưu đổi PHỤ LỤC – QUY ĐỊNH VỀ HÌNH THỨC TÀI LIỆU Cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý an toàn thực phẩm Tên tài liệu Sổ tay hệ thống hệ thống quản lý ISO Quy trình Hướng dẫn công việc Mô tả công việc Biểu mẫu Ký hiệu STHTLQL QT QI MT QF Ký hiệu tài liệu 01 QT/QI/PRP 02 ZZ 03 QF-XX Mã số: QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 Lần BH: 01 Trang: 8/9 Cụm 01: Chữ viết tắt qui trình/Hướng dẫn Cụm 02: Thứ tự qui trình/hướng dẫn Cụm 03: Chữ viết tắt Phụ lục (nếu có) biểu mẫu (QF), XX: thứ tự biểu mẫu Ví dụ: QF-01-01: Biểu mẫu 01 thủ tục kiểm soát tài liệu áp dụng chung cho tồn Cơng ty Hình thức tài liệu : Quy định chung Font: Times New Roman Hình thức trình bày tài liệu 4.1 Trang bìa: Trên trang bìa có thơng tin sau: - Tên Cơng ty - Người soạn thảo, phê duyệt 4.2 Trang trình bày nội dung - Khung tiêu đề: Logo, tên tài liệu, số hiệu, ngày hiệu lực, lần sửa đổi, số trang/ tổng số trang - Mô tả chi tiết 4.3 Biểu mẫu, phụ lục - Lề bên trái: Ký hiệu biểu mẫu, ngày hiệu lực - Các phần khác bổ sung cần thiết Sổ tay ATTP 5.1 Trang bìa Ghi tên cơng ty người soạn thảo người phê duyệt Quy trình 6.1 Trang bìa ghi tên công ty người soạn thảo người phê duyệt 6.3 Nội dung quy trình, bao gồm tồn số hạng mục sau: Mục đích Phạm vi áp dụng Định nghĩa, chữ viết tắt Trách nhiệm Nội dung Lưu trình Qui định vẽ thủ tục Bắt đầu/kết thúc Hoạt động Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Lần BH: 01 Trang: 9/9 Quyết định/kiểm tra Hướng dịng chảy Mơ tả Bước Nội dung Trách nhiệm Tài liệu Tài liệu kèm theo Lưu hồ sơ STT Tên hồ sơ Ký hiệu Bộ phận lưu Thời gian lưu Hướng dẫn cơng việc Trình bày tương tự quy trình mô tả lời không cần vẽ lưu đồ phải thể tình trạng phê duyệt sửa đổi để tiện cho việc kiểm sốt, kết hợp hình ảnh để mơ tả ... hoạch Phòng Kế toán Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Lần BH: 01 Trang: 3/9 Mục đích Quy trình thiết lập nhằm kiểm soát tài liệu nội tài liệu có nguồn gốc từ bên... phịng Trưởng phịng Tổng Giám đốc Các Quy trình Nội dung Mã số: Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU 4.1 Kiểm soát tài liệu nội bộ: 4.1.1 Lưu trình: Bước Trách nhiệm Người yêu cầu... có tài liệu hết hiệu lực QF-01-01 QF-01-02 QF-01-02 Mã số: QT-01 Ngày ban hành: 01/11/2022 QUY TRÌNH QUẢN LÝ TÀI LIỆU Lần BH: 01 Trang: 7/9 4.2 Kiểm soát văn luật định: Đối với văn pháp luật, quy