Quy trình kiểm soát tài liệu công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên

Quy trình kiểm soát tài liệu công ty TNHH MTV Nhựa Bảo Thiên quy định về cách thức xây dựng, trình bày, xem xét, phê duyệt, sửa đổi, ban hành lưu giữ và hủy bỏ các tài liệu trong Hệ thống quản lý chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm (HTQL CL-VSATTP) của công ty. Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được sử dụng trong công ty đều được kiểm soát và không để xảy ra tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời (không hiệu lực).

Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: 00 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 1/8 Soạn thảo Xem xét Duyệt Ban ISO GĐCL Giám đốc Hoàng Văn Hùng Dương Lý Trọng Trung Bùi Quang Tuyên Chức danh Ký Họ tên PHẦN THEO DÕI SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Stt Lần Ngày sửa đổi sửa đổi Nội dung sửa đổi Trang Người sửa đổi Người duyệt Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 2/8 MỤC ĐÍCH 1.1 Quy định cách thức xây dựng, trình bày, xem xét, phê duyệt, sửa đổi, ban hành lưu giữ huỷ bỏ tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng, vệ sinh an toàn thực phẩm (HTQL CL-VSATTP) công ty 1.2 Đảm bảo tất tài liệu sử dụng cơng ty kiểm sốt khơng để xảy tình trạng sử dụng tài liệu lỗi thời (khơng hiệu lực) PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình áp dụng với tài liệu HTQL CL-VSATTP tồn cơng ty, bao gồm tài liệu có nguồn gốc bên ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT 3.1 Tài liệu:  Là văn hướng dẫn cách thực thực quy định phương pháp làm  Tài liệu chỉnh sửa cần phải soát xét sau thời gian  Ví dụ: Các thủ tục, quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn 3.2 Các loại tài liệu Công ty bao gồm: Các tài liệu Công ty tự xây dựng loại tài liệu có nguồn gốc bên ngồi Cơng ty quản lý, như: - Các loại tài liệu nội Công ty: + Sổ tay chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm (ST CL-VSATTP); + Các quy trình, quy định, nội quy, sách, mục tiêu cơng ty; + Các hướng dẫn cơng việc, nội quy phịng ban, nội quy khu vực, tiêu chuẩn chất lượng, vẽ, biểu mẫu - Các tài liệu bên ngoài: + Các qui định, hướng dẫn, thông báo pháp luật liên quan đến HTQL CLVSATTP; + Các thông báo, thoả thuận, hợp đồng, yêu cầu khách hàng, nhà cung cấp; + Các tài liệu, sách hướng dẫn kỹ thuật, hướng dẫn vận hành máy móc thiết bị, + Các tài liệu tham khảo bên khác 3.3 Các từ viết tắt quy trình - ĐDLĐ: Đại diện lãnh đạo NVKSTL: Nhân viên kiểm soát tài liệu HTQL CL-VSATTP: Hệ thống quản lý chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm TÀI LIỆU LIÊN QUAN - Sổ tay CL-VSATTP (4.2.3) - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (4.2.3) Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 3/8 - Tiêu chuẩn TCVN ISO 22000:2005 (4.2.2) NỘI DUNG 5.1 HÌNH THỨC TRÌNH BÀY, MÃ HỐ TÀI LIỆU 5.1.1 Hình thức trình bày - Các hình thức trình bày dạng: + Dạng văn xi; + Dạng lưu đồ diễn giải; + Kết hợp văn xi lưu đồ; - Các ký hiệu trình bày tài liệu dạng lưu đồ: Đầu vào & đầu Chỉ hoạt động Kiểm tra / xem xét / xác nhận  Chỉ hướng quy trình Lưu kho / lưu hồ sơ - Tất tài liệu Cơng ty xây dựng phải trình bày gõ - Unicode Hình thức tài liệu (Bao gồm ST CL-VSATTP, quy trình, quy phạm, quy định, nội quy, hướng dẫn );  Trang đầu tài liệu: Bao gồm soạn thảo, xem xét, phê duyệt, theo dõi sửa đổi tài liệu quy định giống trang tài liệu Tài liệu ban hành từ lần trở soạn thảo đổi thành sửa đổi  Trình bày phần header từ trang đầu đến trang cuối tài liệu: (theo khung đây) Mã số: CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: TÊN TÀI LIỆU Ngày ban hành: / / Trang: _/ _ Các thơng tin để kiểm sốt tài liệu bao gồm: + Logo tên Công ty + Tên tài liệu: Ghi tên sổ tay chất lượng – vệ sinh, an tồn thực phẩm, quy trình, quy phạm, quy định, nội quy hướng dẫn + Mã số: Tuân theo quy định mã hóa tài liệu mục 5.1.2 tài liệu + Lần sửa đổi: Tài liệu ban hành lần đầu đánh số 00, tài liệu sửa đổi số thứ tự tăng dần, nội dung sửa đổi phạm vi trang phải cập nhật Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 4/8 vào phần theo dõi sửa đổi định kỳ hàng năm sau xem xét hệ thống tài liệu, tài liệu có sửa đổi nhiều lần phải cậo nhận trình duyệt lại + Ngày ban hành: Ghi ngày có hiệu lực hành tài liệu + Trang/tổng số trang  Hình thức biểu mẫu thiết kế theo mục đích sử dụng cho hoạt động khác phải có đầy đủ thơng tin kiểm soát: - Phần header biểu mẫu từ trang đầu đến trang cuối theo khung: Mã số: CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: TÊN BIỂU MẪU Ngày ban hành: / / Trang: _/ _  Hình thức văn dạng thơng báo, cơng văn giao dịch khác: CƠNG TY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN BAO THIEN PLASTIC COMPANY LIMITED Đ/c: Lơ B1-2, KCN Đại Đồng Hồn Sơn, Xã Hồn Sơn, Huyện Tiên Du, Tỉnh Bắc Ninh Tel: – Fax: Số: …………./……… …………………., ngày … tháng …… năm … TIÊU ĐỀ (V/v……………………………………………… ) 5.1.2 Mã hoá tài liệu a) Quy định mã hoá tài liệu: AA - BB – CC Loại tài liệu (QT, HD, QĐ….) Bộ phận ban hành (CT, QA, HR, BH …) Số thứ tự tài liệu Biểu mẫu: BM-xx/mã quy trình ban hành (BM: viết tắt từ biểu mẫu; xx số thứ tự biểu mẫu quy trình, quy định sinh nó) Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 5/8 - Khi nhiều quy trình sử dụng chung biểu mẫu tùy theo tính chất loại mà đưa biểu mẫu quy trình quản lý b) Quy định tên viết tắt phận, phòng ban: Tên Tổng Giám đốc Ban giám đốc Cty Công ty Bảo Thiên Nhà máy Kinh doanh Phịng kế tốn/thống kê Ký hiệu TGĐ BGĐ CT NM KD KT Tên Hành chánh nhân Phòng kỹ thuật & dự án Phòng mua hàng, cung ứng vật tư Phịng QA/QC Kho vận Phịng Kỹ thuật & Bảo trì Phòng Sản xuất Ký hiệu HR DA VT QA KV BT SX c) Quy định tên viết tắt loại tài liệu: - Sổ tay chất lượng – an toàn thực phẩm: ST CL-ATTP - Nội quy - Quy trình : NQ : QT - Tiêu chuẩn : TC - Hướng dẫn công việc : HD - Quy định - Quyết định : QD : QĐ - Bản vẽ - : DW 5.2 BỐ CỤC, NỘI DUNG TÀI LIỆU 5.2.1 Sổ tay chất lượng – Vệ sinh, an toàn thực phẩm (ST CL-ATTP) ST CL-ATTP tài liệu mô tả Hệ thống quản lý CL-VSATTP Công ty Sổ tay có bố cục, nội dung sau: - Mục đích, phạm vi áp dụng HT CL-VSATTP - Các thuật ngữ chữ viết tắt ST CL-VSATTP - Giới thiệu Cơng ty - Chính sách CL-VSATTP Công ty - Mô tả cách thực Công ty yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 FSSC 22000 đồng thời có viện dẫn tới qui trình, hướng dẫn có liên quan 5.2.2 Các qui trình, quy phạm, hướng dẫn Bố cục, nội dung qui trình, quy định, hướng dẫn quy định thống gồm mục sau: Mục đích: Nêu rõ mục đích quy trình, quy định, hướng dẫn Phạm vi áp dụng: Nêu phạm vi áp dụng cho đối tượng nào, hoạt động nào, phận, nhà máy chi nhánh Tài liệu liên quan: Liệt kê tài liệu liên quan đến quy trình, quy định hay hướng dẫn, điều khoản tiêu chuẩn Định nghĩa: Nêu lên định nghĩa chữ viết tắt tài liệu, có Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: 00 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 6/8 Nội dung: Nêu lên nội dung chi tiết quy trình, quy định hay hướng dẫn Nội dung trình bày dạng mơ tả lời dùng dạng lưu đồ dịng chảy kèm mơ tả hay dạng lưu đồ ma trận sau mô tả chi tiết cho rõ ràng, dễ hiểu Phụ lục, biểu mẫu, hồ sơ: Nêu tên phụ lục, biểu mẫu liên quan đến tài liệu cách thức lưu trữ hồ sơ 5.3 SOẠN THẢO, CHỈNH SỬA, KIỂM TRA VÀ PHÊ DUYỆT TÀI LIỆU 5.3.1 Lưu đồ soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu: Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu _ Xem xét, Phê duyệt + Thực soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung Phê duyệt Tài liệu + Cập nhật vào danh mục tài liệu Ban hành, phân phát áp dụng _ PHÁT HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG Hủy bỏ yêu cầu Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 7/8 5.3.2 Mô tả chi tiết lưu đồ TT Mô tả công việc Trách nhiệm Yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa bổ sung tài liệu Trưởng Bộ phận, Khi có nhu cầu tài liệu phát không Phòng, Ban phù hợp tài liệu hành, trưởng Bộ phận, phòng Trưởng Ban ISO ban lập phiếu yêu cầu gửi đến Trưởng Ban ISO Phê duyệt yêu cầu Trưởng Ban ISO xem xét: Đồng ý: Trình Lãnh đạo phê duyệt định người Trưởng Ban ISO soạn thảo Lãnh đạo Khơng đồng ý: Gỉai thích phản hồi cho người yêu cầu rõ tài liệu yêu cầu Hệ thống Thực soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung: Người định thực soạn thảo, chỉnh sửa yêu cầu nguồn lực cần thiết để hồn thành Người cơng việc theo u cầu phân công Tài liệu xây dựng phải tuân thủ yêu cầu quy trình Xem xét, phê duyệt tài liệu Tài liệu sau hoàn thành chuyển đến Trưởng Ban ISO xem xét: Đồng ý: Trình Lãnh đạo phê duyệt chuyển cho thư Trưởng Ban ISO ký ISO ban hành Lãnh đạo Không đồng ý: Gỉai thích phản hồi cho người yêu cầu rõ không phù hợp tài liệu yêu cầu Hệ thống Ban hành, phân phát áp dụng Thư ký Ban ISO thực in ấn, trình ký cập nhật tài liệu vào danh mục tài liệu hành, phân phát Thư ký ISO tài liệu cho phận, phòng ban liên quan, thu hồi tài liệu cũ (nếu tài liệu sửa đỗi) BM/HS BM-03/QT-CT-01 BM-03/QT-CT-01 BM-03/QT-CT-01 BM-04/QT-CT-01 5.4 KIỂM SOÁT, PHÂN PHÁT, LƯU GIỮ TÀI LIỆU - Kiểm soát việc phân phát, theo dõi tình trạng hành tài liệu HTQL CLVSATTP thể danh mục tài liệu hành BM-01/QT-CT-01 Danh sách phân phát tài liệu BM-04/QT-CT-01; Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: 00 QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 8/8 - Ban ISO chịu trách nhiệm giữ gốc tài liệu Hệ thống Khi phân phát photo Ban ISO phải đóng dấu ĐƯỢC KIỂM SỐT màu đỏ lên trang bìa Các biểu mẫu khơng đóng dấu kiểm phải phát hành chung không tách rời với tài liệu phân phát - Ban ISO phân phát tài liệu tới phận phải cập nhật vào danh sách phân phát tài liệu có ký xác nhận bên nhận BM-04/QT-CT-01 thu hồi tài liệu cũ - Người có trách nhiệm giữ tài liệu Hệ thống phận, phòng, ban phải đảm bảo tài liệu lỗi thời phải huỷ bỏ Các tài liệu thay giữ lại phải có dấu hiệu nhận biết dấu LỖI THỜI màu đỏ lên trang bìa, nhằm tránh trường hợp bị sử dụng vơ tình - Tài liệu HTQL CL-VSATTP phân phát cho phận phải đảm bảo sẵn có nơi sử dụng - Phiếu yêu cầu soạn thảo, chỉnh sửa, bổ sung tài liệu Ban ISO kiểm sốt theo Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT-CT-02) - Danh mục tài liệu danh sách phân phát tài liệu lưu trữ đến có cập nhật - Thư ký ISO thuộc phận, nhà máy chi nhánh có trách nhiệm cập nhật tài liệu bên ngồi theo biểu mẫu BM-02/QT-CT-01 phân phát phải đóng dấu kiểm sốt tài liệu nội PHỤ LỤC / BIỂU MẪU/ HỒ SƠ TT Hồ sơ Mã hồ sơ Nơi lưu Thời gian lưu Danh mục tài liệu nội hành BM-01/QT-CT-01 Ban ISO Đến có cập nhật Danh mục tài liệu bên BM-/02QT-CT-01 tham khảo hành Ban ISO Đến có cập nhật Phiếu đề nghị viết/ sửa đổi tài liệu BM-03/QT-CT-01 Ban ISO năm Danh sách phân phát tài liệu BM-04/QT-CT-01 Ban ISO Đến có cập nhật ... cuối tài liệu: (theo khung đây) Mã số: CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN Lần sửa đổi: TÊN TÀI LIỆU Ngày ban hành: / / Trang: _/ _ Các thông tin để kiểm soát tài liệu bao gồm: + Logo tên Công ty +... tự biểu mẫu quy trình, quy định sinh nó) Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU Lần sửa đổi: 00 Ngày ban hành: 15/01/2013 Trang: 5/8 - Khi nhiều quy trình sử dụng... duyệt Tài liệu + Cập nhật vào danh mục tài liệu Ban hành, phân phát áp dụng _ PHÁT HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG Hủy bỏ yêu cầu Mã số: QT-CT-01 CTY TNHH MTV NHỰA BẢO THIÊN QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU