UBND TỈNH QUẢNG BÌNH SỞ NƠNG NGHIỆP VÀ PTNT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH KIỂM SỐT TÀI LIỆU (Ban hành kèm theo Quyết định số: 648/QĐ-SNN ngày 18 tháng 11 năm 2015 Giám đốc Sở Nông nghiệp Phát triển nơng thơn Quảng Bình) I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình quy định thống việc kiểm soát tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 Sở Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn tỉnh Quảng Bình (gọi tắt Sở) - Nội dung kiểm soát tài liệu bao gồm: Mã hiệu, định dạng, cách thức trình bày tài liệu; soạn thảo, sốt xét tài liệu; phê duyệt tài liệu; ban hành tài liệu; sửa đổi tài liệu; thu hồi hủy bỏ tài liệu - Các tài liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: a Chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng; b Sổ tay chất lượng; c Các Quy trình, Hướng dẫn biểu mẫu; d Tài liệu mềm tài liệu có nguồn gốc bên ngồi sử dụng Sở - Quy trình khơng áp dụng cho văn hành chính, văn thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành II ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Định nghĩa, từ viết tắt - Tài liệu: liệu có ý nghĩa dùng để nghiên cứu, tham khảo, làm thực công việc; tài liệu gồm 02 loại: + Tài liệu nội tài liệu Sở biên soạn ban hành + Tài liệu có nguồn gốc bên ngồi tài liệu không Sở biên soạn, cập nhật, kiểm soát để sử dụng - Tài liệu mềm: tài liệu (văn bản, tranh ảnh, ) có hiệu lực sử dụng lưu máy tính, phương tiện mềm khác - Tài liệu lỗi thời: tài liệu hết hiệu lực sử dụng có phiên thay theo định huỷ bỏ Giám đốc - Đơn vị: Phòng ban thuộc Sở Mã hiệu: QT.01-VP Lần ban hành: 01 Trang: 1/6 - Các thuật ngữ, định nghĩa có liên quan sử dụng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tài liệu viện dẫn - Quy trình kiểm sốt hồ sơ: QT.02-VP - Quy trình xử lý văn đến, văn đi: QT.03-VP III NỘI DUNG Sơ đồ trình soạn thảo sửa đổi tài liệu nội Trách nhiệm Sơ đồ qui trình CBCC Nhu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu Trưởng phòng GĐ/MR - Người phân cơng - Đơn vị có liên quan MR/Trưởng phòng GĐ Người uỷ quyền Cán VP Mã hiệu: QT.01-VP Xem xét Phân công soạn thảo/sửa đổi - Soạn thảo/sửa đổi tài liệu - Góp ý (nếu có) Biểu mẫu QT.01-VP*M.01 Khơng chấp QT.01-VP*M.01 nhận QT.01-VP*M.01 Bản dự thảo tài liệu/ TL chỉnh sửa Soát xét Bản dự thảo tài liệu/ TL chỉnh sửa Phê duyệt Tài liệu hồn chỉnh Cập nhật đóng dấu, phân phối, sử dụng Lần ban hành: 01 QT.01-VP*M.02 Trang: 2/6 Trách nhiệm biên soạn, soát xét phê duyệt tài liệu nội - Tuỳ theo nội dung, mức độ yêu cầu, Giám đốc người uỷ quyền phân công cụ thể theo kế hoạch Ký hiệu loại tài liệu quy định sau a) Sổ tay chất lượng : STCL-SNN b) Quy trình, Hướng dẫn : TL.xx-ĐV Trong đó: TL : Quy trình QT, Hướng dẫn HD xx : Số thứ tự tài liệu ĐV: Ký hiệu đơn vị soạn thảo sau: Tên Đơn vị, Cá nhân TT Ký hiệu Giám đốc GĐ Phó Giám đốc PGĐ Đại diện lãnh đạo MR Ban ISO ISO Văn phòng VP Phòng Tổ chức – Cán TCCB Phịng Kế hoạch – Tài KHTC Thanh tra Sở Phịng Kỹ thuật Nơng nghiệp Phịng Kỹ thuật Ni trồng thủy sản KTNTTS 10 Phịng Quản lý xây dựng cơng trình QLXDCT TTr KTNN Vị trí mã hiệu, lần ban hành số trang tài liệu trình bày phần chân trang (footer) Quy trình c) Biểu mẫu: TL.xx-ĐV*M.zz*dd/mm/yyyy TL.xx-ĐV : ký hiệu mục b M : Ký hiệu biểu mẫu zz : Số thứ tự biểu mẫu dd/mm/yy : ngày tháng năm ban hành biểu mẫu Vị trí chúng thể biểu mẫu kèm theo Quy trình Ví dụ: Biểu mẫu có ký hiệu: QT.01-VP*M.01*20/06/2015 – hiểu biểu mẫu thứ 01 Quy trình 01 Văn phịng biên soạn, ban hành ngày 20/06/2015, Mã hiệu: QT.01-VP Lần ban hành: 01 Trang: 3/6 Ghi chú: Đối với biểu mẫu khơng theo Quy trình/Hướng dẫn ký hiệu khơng có “TL.xx” Hình thức trình bày nội dung tài liệu nội a) Quy định chung : Khổ giấy: A4, Kiểu chữ: Times New Roman; Cỡ chữ :14 phần nội dung, 15 tên tài liệu b) Sổ tay chất lượng trình bày theo yêu cầu Giám đốc/MR đảm bảo yêu cầu khổ giấy, kiểu chữ, quy trình c) Chính sách chất lượng: Xem Phụ lục kèm theo d) Mục tiêu Kế hoạch thực mục tiêu chất lượng: Xem Phụ lục kèm theo đ Quy trình: Xem Phụ lục kèm theo e)Hướng dẫn bao gồm mục Quy trình, hướng dẫn đơn giản trình bày phần nội dung (Phần III) g) Các biểu mẫu tuỳ theo nội dung mà trình bày cho tiện sử dụng Phân phối tài liệu thu hồi tài liệu lỗi thời - Tài liệu sau phê duyệt Văn phòng Sở vào nơi nhận Quyết định ban hành để chụp đủ số cần cấp phát, đóng dấu trịn Sở chữ ký phê duyệt Giám đốc (trừ gốc dùng để chụp), cấp phát giao nhận cho đơn vị theo Sổ giao nhận công văn - Khi cấp phát tài liệu mới, Trưởng đơn vị phải có trách nhiệm phổ biến, phân công cán cập nhật tài liệu thu hồi tài liệu lỗi thời (nếu có) - Tài liệu lỗi thời gạch chéo nơi phê duyệt trang bìa, đơn vị lưu lại 01 lần ban hành gần để tham khảo (nếu cần) Các lại phải huỷ bỏ an toàn để tránh sử dụng nhầm lẫn - Thư ký ISO lập, cập nhật danh mục tài liệu gốc (đã phê duyệt cấp phát) toàn Sở; đơn vị lập cập nhật danh mục tài liệu nội cấp phát đơn vị theo biểu mẫu QT.01-VP*M.02 - Khi cá nhân có nhu cầu sử dụng tài liệu riêng, Trưởng đơn vị xem xét nhu cầu cho phép chụp để sử dụng Sau cấp phát, cán phân cơng đơn vị phải cập nhật vào danh mục theo mẫu QT.01-VP*M.02 - Trong trường hợp đơn vị sử dụng tài liệu làm hư hỏng phải báo cho với MR xem xét, định cấp lại Sửa đổi, bổ sung tài liệu nội - Trong trình phổ biến áp dụng, sử dụng tài liệu, cá nhân, đơn vị liên quan có trách nhiệm phát thiếu sót, bất cập chúng để đề nghị sửa đổi, bổ sung thích hợp Trình tự sửa đổi phải tn thủ theo Sơ đồ nêu Khoản III - điều Mã hiệu: QT.01-VP Lần ban hành: 01 Trang: 4/6 - Tuỳ theo nội dung, chất tài liệu sửa đổi, bổ sung mà GĐ/MR định cách thức sau : + Ra định ban hành thay định ban hành cũ, đồng thời lần ban hành tăng thêm ngày hiệu lực thay đổi tương ứng + Lập văn sửa đổi tài liệu theo mẫu QT.01-VP*M.03: Nếu nội dung sửa đổi không ảnh hưởng lớn đến nội dung tài liệu, ví dụ số, tả, lời văn * Chú ý : Đối với biểu mẫu sau sửa đổi ban hành lại cập nhật ngày ban hành vào vị trí ký mã hiệu danh mục tài liệu Sử dụng tài liệu nội phần mềm - Mọi tài liệu sau ban hành sửa đổi, bổ sung, phòng ban soạn thảo phải chuyển 01 Thư ký ISO để tập hợp vào máy tính giao quản lý sử dụng phương tiện lưu thích hợp khác (CD-ROM, USB, ) - Thư ký ISO có trách nhiệm quản lý, bảo quản để tránh hư hỏng cập nhật thay đổi máy tính phương tiện lưu thích hợp khác, đảm bảo phiên sử dụng tương ứng với cứng (giấy) sử dụng - Mọi cán Sở phép truy cập vào tài liệu để tham khảo không sửa đổi Riêng biểu mẫu phép in sử dụng phải với biểu mẫu quy định hành - Các tài liệu mềm phục vụ công tác đơn vị, Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm quản lý sử dụng Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngồi - Tài liệu bên ngồi Sở văn quy phạm pháp luật, văn đạo, điều hành quan cấp quan ban ngành có liên quan Các tài liệu quản lý thông qua đường công văn đến theo Quy trình quản lý thơng tin - QT.02-VP đơn vị tự cập nhật để sử dụng - Các đơn vị sử dụng phải xác định văn làm sở để thực công việc chuyên môn lập danh mục tài liệu bên sử dụng đơn vị theo mẫu QT.01-VP*M.04 - Trong trình thực cơng việc, đơn vị sử dụng có trách nhiệm phải thường xuyên kiểm tra, cập nhật để đảm bảo tài liệu sử dụng Sở hành - Thư ký ISO có trách nhiệm tập hợp lưu giữ Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngồi chung cho tồn Sở 10 Kiểm sốt việc tuân thủ vận hành tài liệu - Tất việc biên soạn/sửa đổi, soát xét, phê duyệt, ban hành, thu hồi, huỷ bỏ văn thuộc Hệ thống quản lý chất lượng phải tuân thủ theo quy định Quy trình Thư ký ISO chịu trách nhiệm rà soát nội dung Mã hiệu: QT.01-VP Lần ban hành: 01 Trang: 5/6 - Trưởng đơn vị, MR, Giám đốc: chịu trách nhiệm phổ biến đảm bảo việc tuân thủ áp dụng văn thuộc phạm vi áp dụng đơn vị tồn Sở - Cán CNV liên quan: phải tuân thủ nội dung công việc theo quy định văn IV HỒ SƠ CÔNG VIỆC Stt Hồ sơ gồm Bộ phận quản lý Cách lưu Thời gian lưu Yêu cầu biên soạn mới/sửa đổi tài liệu Danh mục tài liệu nội Thời gian Văn sửa đổi tài liệu Các đơn vị Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngồi Phiếu góp ý (nếu có) Các nội dung kiểm sốt khác tn theo Quy trình kiểm sốt (QT.01-VP) 01 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 01 năm hồ sơ Sở V PHỤ LỤC - Phụ lục 1: Hình thức trình bày Chính sách chất lượng - Phụ lục 2: Hình thức trình bày Mục tiêu chất lượng - Phụ lục 3: Hình thức trình bày Quy trình - Giấy đề nghị biên soạn mới/sửa đổi tài liệu – QT.01-VP*M.01 - Danh mục tài liệu nội – QT.01-VP*M.02 - Văn sửa đổi tài liệu – QT.01-VP*M.03 - Danh mục tài liệu có nguồn gốc bên ngồi – QT.01-VP*M.04 GIÁM ĐỐC Phan Văn Khoa Mã hiệu: QT.01-VP Lần ban hành: 01 Trang: 6/6