QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP Sở Khoa học Công nghệ thành phố Đà Nẵng

SKH.04 UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP (Ban hành kèm theo Quyết định số 340 /QĐ-SKHCN ngày 27 tháng 11 năm 2020 Giám đốc Sở Khoa học Công nghệ thành phố Đà Nẵng) I MỤC ĐÍCH Văn quy định thủ tục kiểm sốt khơng phù hợp trình hoạt động nhằm nâng cao hiệu lực hiệu công tác quản lý nhà nước Sở Khoa học Công nghệ thành phố Đà Nẵng (Sở KH&CN) II PHẠM VI ÁP DỤNG Văn áp dụng cho tất không phù hợp xảy trình thực hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) Sở KH&CN III TÀI LIỆU VIỆN DẪN Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 IV ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT - Sự không phù hợp (KPH): Được hiểu không đáp ứng yêu cầu - Sản phẩm KPH (được hiểu văn không đạt yêu cầu) Sở KH&CN văn tạo q trình hoạt động khơng đáp ứng u cầu theo quy định - Nhân nhượng: Sự cho phép sử dụng hay thông qua văn không đạt yêu cầu mức độ định - Hành động khắc phục: Hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân gây KPH tình trạng không mong muốn khác - Các định nghĩa từ viết tắt khác tài liệu sử dụng Sổ tay chất lượng Sở TCVN ISO 9001:2015 V NỘI DUNG Các loại văn không đạt yêu cầu Các văn không đạt yêu cầu phát q trình thực cơng việc theo chức nhiệm vụ giao, chuyển cho tổ chức/cơng dân sau phát khơng đảm bảo yêu cầu pháp luật quy định hành khác, bao gồm: - Các loại giấy phép cấp không quy định nội dung, phạm vi, đối tượng, thẩm quyền, theo quy định SKH.04 - Các văn xây dựng để áp dụng nội Sở ban hành bên ngồi khơng nội dung, thủ tục, đối tượng, hình thức, theo quy định - Các sản phẩm không phù hợp khác xuất phát từ công tác văn thư, lưu trữ không quy định việc giao, nhận công văn, hồ sơ, tài sản tổ chức/công dân, sử dụng dấu không quy định Kiểm sốt văn khơng đạt u cầu a) Văn không đạt yêu cầu phát trước ban hành - Khi có văn khơng đạt u cầu, người phát có trách nhiệm mang văn đến báo cho người phụ trách phịng thực - Nhận thơng tin văn khơng đạt u cầu, phụ trách phịng có trách nhiệm xem xét, xác định rõ nội dung mức độ không đạt yêu cầu, nếu: + Việc giải khơng ảnh hưởng đến nội dung văn thuộc thẩm quyền xử lý phụ trách phịng, phụ trách phịng xem xét định giao cho chuyên viên xử lý Nội dung không đạt yêu cầu cách thức xử lý chuyên viên xử lý cập nhật vào Sổ theo dõi xử lý văn khơng đạt u cầu phịng (theo biểu SKH.04/B.01) + Việc giải văn không đạt yêu cầu khơng thuộc thẩm quyền phụ trách phịng đòi hỏi phải thay đổi nội dung vượt q thời gian cam kết hồn thành lập Phiếu báo theo dõi xử lý văn khơng đạt u cầu (theo biểu SKH.04/B.02) có đề xuất phương án xử lý trình Lãnh đạo Sở định Căn kết phê duyệt Lãnh đạo Sở, cá nhân phận phân cơng tiến hành xử lý Q trình xử lý phải phụ trách phòng theo dõi, giám sát Kết xử lý phải Lãnh đạo phòng/Sở kiểm tra xác nhận b) Văn không đạt yêu cầu phát sau ban hành - Khi có văn không đạt yêu cầu phát từ phản hồi tổ chức/công dân CCLĐ Sở tự phát hiện, người phát báo cáo lãnh đạo phịng (theo biểu SKH.04/B.02), có đề xuất phương án xử lý trình Lãnh đạo Sở định - Quá trình xử lý thực mục 5.2.1 nói kết xử lý phải Lãnh đạo Sở kiểm tra xác nhận Các biện pháp xử lý văn không đạt yêu cầu Tuỳ thuộc vào nội dung không đạt yêu cầu mức độ nghiêm trọng để chọn cách thức xử lý sau: - Chấp nhận có nhân nhượng văn như: sai sót tả, in ấn, mà không ảnh hưởng đến việc sử dụng văn Trường hợp định Lãnh đạo Sở tổ chức/công dân SKH.04 - Sửa chữa trực tiếp văn không đạt yêu cầu phát trước ban hành - Đối với văn ban hành, loại bỏ phần không đạt yêu cầu mức độ ảnh hưởng nhỏ việc ban hành văn để đính - Ban hành văn thay văn không đạt yêu cầu có mức độ ảnh hưởng đáng kể, gây hậu nghiêm trọng kịp thời thu hồi, thông báo đình sử dụng, huỷ bỏ an tồn văn không đạt yêu cầu Tất văn khơng đạt u cầu sau xử lý, ngồi việc kiểm tra xác nhận lại, phụ trách phịng có văn khơng đạt u cầu có trách nhiệm xem xét mức độ ảnh hưởng hậu không đạt yêu cầu gây để xác định nhu cầu thực hành động khắc phục tránh tái diễn Việc thực hành động khắc phục phải tuân theo Quy trình thực hành động khắc phục - SKH.05 VI LƢU HỒ SƠ TT Hồ sơ gồm Đơn vị quản lý Sổ theo dõi văn không đạt u cầu - SKH.04/B.01 Các phịng có Phiếu báo theo dõi xử lý văn văn bản không đạt yêu cầukhông đạt yêu SKH.04/B.02 cầu Các văn liên quan khác Cách lƣu Thời hạn Theo loại công việc 02 năm Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình Kiểm sốt hồ sơ SKH.02 VII PHỤ LỤC Các biểu mẫu sử dụng Quy trình: - Mẫu SKH.04/B.01: Sổ theo dõi văn không đạt yêu cầu - Mẫu SKH.04/B.02: Phiếu báo theo dõi xử lý văn không đạt yêu cầu./ GIÁM ĐỐC Thái Bá Cảnh SKH.04/B.01 SỔ THEO DÕI XỬ LÝ VĂN BẢN KHÔNG ĐẠT YÊU CẦU Ngày tháng Tên số hiệu văn không đạt yêu cầu Mô tả không đạt yêu cầu Biện pháp xử lý Kết xử lý Kiến nghị sau xử lý (1) (2) (3) (4) (5) (6) SKH.04/B.02 PHIẾU BÁO VÀ THEO DÕI XỬ LÝ VĂN BẢN KHƠNG ĐẠT U CẦU Mơ tả không đạt yêu cầu văn phƣơng án đề nghị xử lý: Xem xét biện pháp xử lý: Phê duyệt, phân công đơn vị, cá nhân thời gian thực hiện: Kết kiểm tra sau xử lý: Xem xét nhu cầu khắc phục: Ngƣời phát (Ký ghi rõ họ tên) Ngày: Trƣởng phòng (Ký ghi rõ họ tên) Ngày: Lãnh đạo Sở (Ký ghi rõ họ tên) Ngày: Lãnh đạo Sở/phòng (Ký ghi rõ họ tên) Ngày: Trƣởng phòng (Ký ghi rõ họ tên) Ngày: SKH.04