Đang tải... (xem toàn văn)
TITLE OF DOCUMENT Gói thầu XL02 RM2 Kế hoạch quản lý chất lượng PMP 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN Nội dung PMP 01 QUY TRÌNH KIỂM SOÁT THƯ TÍN 1 1 MỤC ĐÍCH 2 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2 2 1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒ[.]
Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất PMP_01: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƯ TÍN Nội dung PMP_01: QUY TRÌNH KIỂM SỐT THƯ TÍN .1 MỤC ĐÍCH 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2.1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒNG 2.2 HỆ THỐNG QLCL ISO 9001: 2008 ĐIỀU KIỆN CHUNG NHẬN DẠNG .2 TRÌNH BÀY MẪU THƯ .2 5.1 THƯ ĐI 5.2 THƯ ĐẾN .2 5.3 THƯ ĐIỆN TỬ (E-MAIL) KẾT CẤU ĐÁNH SỐ THƯ TÍN 6.1 HỆ THỐNG ĐÁNH SỐ THƯ TÍN 6.2 THƯ TÍN ĐIỆN TỬ 6.3 DỰ THẢO VÀ KIỂM TRA THƯ TÍN 6.4 SẮP XẾP 6.5 LƯU TRỮ (ARCHIVING) 6.6 TÀI LIỆU RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất MỤC ĐÍCH Mục đích Quy trình quản lý dự án phải định rõ xắp đặt việc Nhà thầu kiểm sốt thư tín, ban hành, nhận từ đơn vị tham gia Chủ Đầu tư, Tư vấn, Nhà thâu, Nhà thầu phụ quan công quyền địa phương cho Dự án thành phần đầu tư xây dựng cầu Mỹ Thuận đường dẫn hai đầu cầu – Gói thầu XL.03B TÀI LIỆU THAM KHẢO 2.1 TÀI LIỆU HỢP ĐỒNG 2.2 HỆ THỐNG QLCL ISO 9001: 2008 ĐIỀU KIỆN CHUNG Nhân viên kiểm sốt Tài liệu trì lưu giữ đăng ký thư tín gửi đến theo thứ tư thời gian Đăng ký thư đến săn có Văn phịng quản lý dự án Tất Thư tín (Thư, fax, Thơng báo, phiếu chuyển giao Tài liệu) ký Giám đốc dự án thư tín phát hành cho Chủ Đầu tư Tư vấn Trong trường hợp, Giám đốc dự án vắng mặt thức, Phó Giám đốc dự án ủy quyền ký thư tín dùng thuật ngữ “Quyền Giám đốc” NHẬN DẠNG Tất mục Thư tín phải nhận biết bằng: Thời gian (nhận đi), Số đăng ký, Tên (Đơn vị gửi nhận), Chủ đề TRÌNH BÀY MẪU THƯ Sử dụng phông chữ “Times New Roman”, cỡ chữ 11 cho phần thân Thời gian trình bày dạng số phải viết theo dạng sau: NN/TT/NNNN (ngày-tháng-năm, với gạch chéo nhóm, 5.1 THƯ ĐI Bộ phận hành Dự án: Điền số thư tín gửi theo thứ tự thời gian thư Fax, Đệ trình thư fax cho Giám đốc dự án để xin chữ ký, Lưu trữ thư có chữ ký Giám đốc dự án hồ sơ thư chính, Sao phân phát thư cho phòng ban Quét ành thư lưu vào sở liệu cách ghi rõ: - Ngày tháng - Người nhận - Quan tâm - Giải thích rõ - Tham chiếu 5.2 THƯ ĐẾN Tất tư đến chuyển đến phòng hành dự án Kiểm sốt tài liệu viên sẽ: Đóng dấu lên trang bìa tài liệu đến, Lấy số từ đăng ký thư đến, Ghi số cho tài liệu đến, Lưu gốc thư đến, Phân phát thư đến cho người lien quan, Quét ảnh thư đến vào sở liệu cách ghi rõ: - Ngày tháng - Người nhận - Quan tâm Giải thích rõ RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng - 5.3 Kế hoạch quản lý chất Tham chiếu THƯ ĐIỆN TỬ (E-MAIL) Thư điện tử khơng coi văn thức trừ văn Giám đốc dự án ký 6.1 KẾT CẤU ĐÁNH SỐ THƯ TÍN HỆ THỐNG ĐÁNH SỐ THƯ TÍN □□□ □□ -□□ □□□□ Năm/tháng/ngày Loại thư tín Người soạn/nơi nhận Số thư (4 số) Vùng 1: ghi năm, tháng: mã ghi số cuối năm chữ số tháng ngày, ví dụ 002 (2/2020) Vùng 2: Ghi loại thư tín Thư Thư đến OC chủ đầu tư IC Đến từ chủ đầu tư OE tư vấn IE Đến từ tư vấn OS thầu phụ IS Đến từ thầu phụ/nhà cung cấp OA quyền/ quan nhà IA Đến từ quyền/ quan nhà nước nước OTN TRUNG NAM E&C IV Đến từ TRUNG NAM E&C OJ Liên danh IJ Đến từ liên danh OD thầu phụ TK ID Đến từ TK MM Biên Bản nội Vùng 3: Mã tác giả/người nhận PM Giám đốc dự án QA Quản lý chất lượng CM Giám đốc xây dựng SV Trắc đạc EM Quản lý kỹ thuật FA Kế tốn/tài PC Quản lý khối lượng FC Văn thư/thư ký CA Quản lý hợp đồng LB Phịng thí nghiệm PL Quản lý thiết bị PU Phịng mua sắm SF An toàn, sức khỏe, MT PS Cá nhân RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất CO Hành SU Giám sát cao cấp BM KS cầu ST Quản lý trường tháp FT Đốc công tháp SD Quản lý trường dầm FD Đốc công dầm SP Quản lý trường cọc Vùng (4 chữ số) ghi số liên tục (0001 tới 9999) ghi văn thư Lưu ý: - Biên nội đánh số người lập biên phải gửi copy văn thư lưu trữ Vì dụ đánh số thư: 105/OC/PM/1999 (tháng 5/2021, thư chủ đầu tư, người gửi Giám đốc dự án, số thư đến 1999 6.2 THƯ TÍN ĐIỆN TỬ Thư điện tử (email) công việc Chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư, quan quản lý nhà nước, thầu phụ, nhà cung cấp… phải phát hành sử dụng mã số thư quy định Tất mail gửi đánh số code phải copy hòm thư chung dự án Thư điện tử gửi từ thành viên dự án cho cá nhân hay cơng ty mà đưa TRUNG NAM E&C tới nghĩa vụ pháp lý kinh doanh phải thư ký thức (scan vào mail) dựa sơ đồ phê duyệt quy định quy trình gửi mail Những thư yêu cầu tài liệu cứng sản xuất theo quy hướng dẫn quy trình này, tài liệu gốc sau gửi trực tiếp tới người nhận 6.3 DỰ THẢO VÀ KIỂM TRA THƯ TÍN Người đánh máy thư từ sử dụng hai ký tự cạnh trái trang đánh máy Tác giả thư tín xem xét ban đầu tới bên trái chữ viết tắt người đánh máy trước ký Bộ phận tác giả tương ứng đánh 11 chữ số thư tín lên góc phải văn thư cung cấp Văn thư lưu trữ tất thư tín Ma trận phân cấp Thư tín phát hành ký theo phân cấp sau: Mục đích ma trận phân cấp “bản ghi nhớ nhật ký” tài liệu mà RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất sử dụng phối hợp hàng ngày TRUNG NAM E&C không chịu trách nhiệm pháp lý hợp đồng Thư tài liệu mà sử dụng phối hợp hàng ngày mà TRUNG NAM E&C chịu trách nhiệm pháp lý hợp đồng Thư Phân cấp ký thư OC chủ đầu tư PM – giám đốc dự án OE tư vấn, đại diện chủ đầu tư PM – giám đốc dự án OS thầu phụ PM – giám đốc dự án OA quyền/ quan nhà PM – giám đốc dự án nước OTN TRUNG NAM E&C PM – giám đốc dự án OJ Liên danh PM – giám đốc dự án OD thầu phụ TK PM – giám đốc dự án MM Biên Bản nội Mọi người tham gia Giao nhiệm vụ thực phát hành TRUNG NAM E&C Head of TRUNG NAM E&C DATE C Set date circulation file FILE PD 1st Level CO Project Manager (PMG) CM 2nd level EN Project Management PC BM SA QA 3rd level ST SU PU Site Management FT LB SD PL FD SF Viết tắt: RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất C: Không lưu hành, bảo mật Ø: để biết (copy for information) AC: điều phối viên thực (trưởng nhóm thực hiện) A: thực (action) Khoanh tròn tên: gốc dành cho nhân viên khoanh tên, để file lưu hành Mẫu sử dụng phiếu nhận mail văn thư: TRUNG NAM E&C – TRUNG CHINH – VNCN E&C Ngày/tháng 26-09-07 C File 709-IE-PD-0002 PM CO CM EN AC PC A BM SA QA ST SU PU FT LB SD PL FD SF A Lưu ý: Văn thư ghi mã ngày tháng, Giám đốc dự án ký phân phát giao nhiệm vụ thực File lưu hành nội PMO (Văn phòng QLDA) Mẫu Phiếu dung cho thư nội thư bên dùng để lưu hành TRUNG NAM E&C – TRUNG CHINH – VNCN E&C CIRCULATION FILE (file lưu hành JV) Ngày bắt đầu:……………… Phân loại theo nguồn:………… RM2-XL02 –QMP:01 Page Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất Chữ ký Ngày PD CO CM Quay lại văn thư:…………… Văn thư điền thông tin tập tin lưu hành chuyển đến Giám đốc dự án, Giám đốc dự án sau xem ký chuyển đến người danh sách Những người lại danh sách làm tương tự, người cuối chuyển lại cho thư ký, thư ký hủy file lưu hành sau quản lý dự án đọc 6.4 SẮP XẾP Văn thư lưu tất gốc tài liệu đến thư đi, Nó lưu trữ file cặp file, dán nhãn phù hợp để dễ nhận dạng truy xuất Các thư mục đánh mã màu, tài liệu đến lư vào cặp file màu xanh, tài liệu lưu vào cặp file màu đen Thư đến từ chủ đầu tư, đại diện chủ đầu tư, tư vấn, quan nhà nước, thầu phụ, nhà cung cấp etc lưu file riêng Thư lưu theo mã người soạn miêu tả phần Mỗi tác giả có file lưu trữ riêng Tất cặp file dán nhãn số file thời gian lưu thư thư đến Bản thư điện tử lưu trữ thư mục riêng drive truy cập hạn chế thư ký Các thành viên khác tổ chức truy cập phép Giám đốc dự án, Kiểm sốt dự án (Project control manager) Quy trình lưu trữ điện tử tương tự giấy Tên file dùng tham chiếu số thư ký cấp tuân theo cấu trúc đánh code 6.5 LƯU TRỮ (ARCHIVING) Tài liệu lưu trữ Trách nhiệm Tất tài liệu đánh mã code theo Quy RM2-XL02 –QMP:01 Page Văn thư Gói thầu XL02-RM2 lượng Kế hoạch quản lý chất trình Tất vẽ phát hành để thi Phịng kỹ thuật (EN) – gốc cơng giám sát Tất dẫn kỹ thuật (bao gồm vật liệu Phòng kỹ thuật (EN) phê duyệt thiết bị) Tất vẽ hồn cơng (bản gốc) Phòng kỹ thuật (EN) Tất hợp đồng/tài liệu thầu phụ Phòng Hợp đồng (CO) Tất biên thực đảm bảo chất Phòng đảm bảo chất lượng (QA/QC) lượng (bao gồm Kết thí nghiệm, NCR’s, báo cáo kiểm tra etc Tất biên hiệu chỉnh thiết bị giấy Phòng đảm bảo chất lượng (QA/QC) chứng nhận Các tài liệu thương mại, thuế, nghĩa vụ Phòng Hợp đồng (CO) Lưu ý: tất tài liệu lưu trữ theo tiến độ không bỏ kết thúc dự án Tài liệu lưu trữ vị trí xác định với mã tác giả tương ứng quy trình Bản gốc tất thư đến mã hóa tất thư mã hóa gửi tới văn thư Nếu cần thiết lưu trữ tài liệu khác với danh sách người quản lý tương ứng đảm bảo việc lưu trữ không trùng lắp với phận khác Sử dụng hộp kích thước tiêu chuẩn (340W, 320H, 800 L) có khả đụng 10 ram A4 Mỗi vị trí tài liệu lưu trữ trì việc đăng ký hộp nội dung (cả cứng DVD) Một nhãn theo tiêu chuẩn dán vào cạnh mặt trước hộp Vị trí lưu trữ: QA/EN/CO Số hộp Tên/tiêu đề Nội dung (bao gồm khoảng thời gian) Tất tài liệu lưu trữ tập trung phòng bảo đảm an ninh RM2-XL02 –QMP:01 Page Ghi Gói thầu XL02-RM2 lượng 6.6 Kế hoạch quản lý chất TÀI LIỆU Đăng ký thư đến theo mẫu: MP01-PF01 Đăng ký thư theo mẫu: MP01-PF02 MP01-PF01 INCOMING CORRESPONDENCE RESIGNER (Đăng ký thư đến) Reference Date/ Description/ Sender/ Receiver/ Pages/ Number/ Số tham ngày nội dung người người trang gửi nhận chiếu số Remark/ ghi MP01-PF02 OUTGOING CORRESPONDENCE RESIGNER (Đăng ký thư đến) Reference Date/ Description/ Sender/ Receiver/ Pages/số Remark/ ghi Number/ Số tham ngày nội dung người người trang gửi nhận chiếu RM2-XL02 –QMP:01 Page