UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH KIỂM SOÁT SỰ KHÔNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Mã số QT HT 05 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ và tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hoàng Lộc Ninh[.]
UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Mã số: QT.HT.05 Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Họ tên Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hoàng Lộc Ninh Chức vụ Phó Chánh VP Chánh Văn phịng PCT UBND huyện Chữ ký MÃ SỐ: QT.HT.05 QUY TRÌNH KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA UBND HUYỆN THỌ XUÂN Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 2/11 Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Lãnh đạo UBND Huyện Mỗi đơn vị phân phối 01 (có đóng dấu kiểm sốt), khơng có giá trị sử dụng cần phải loại bỏ Khi đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm soát PHÂN PHỐI TÀI LIỆU □ □ □ □ □ □ □ Lãnh đạo UBND P Thanh tra P Nội vụ P Tư pháp P Tài kế hoạch P Tài nguyên môi trường VP HĐND UBND □ □ □ □ □ □ □ P LĐ - TB XH P Văn hóa thể thao P Giáo dục Đào tạo P Y tế P Nông nghiệp P Công thương THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung hạng mục sửa đổi Trang sửa đổi Ghi QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 3/11 Mục đích: Nhằm quy định thống phương pháp kiểm sốt sản phẩm dịch vụ không phù hợp UBND Huyện, từ đưa biện pháp khắc phục phòng ngừa kịp thời Phạm vi áp dụng: Áp dụng cho hoạt động quản lý nhà nước dịch vụ công UBND Huyện Tài liệu viện dẫn: Các quy định có liên quan: - Quy trình tác nghiệp phịng chun mơn - Quy trình đánh giá nội - TCVN ISO 9001:2008 Định nghĩa chữ viết tắt: 4.1 Định nghĩa: - Sự không phù hợp không đáp ứng yêu cầu - Yêu cầu hiểu nhu cầu hay mong đợi công bố, ngầm hiểu chung hay bắt buộc (ISO 9001:2008) 4.2 Chữ viết tắt: - KPPN: Hành động khắc phục phòng ngừa - QMR: Đại diện lãnh đạo chất lượng - KPH: Không phù hợp Nội dung quy trình: 5.1 Sơ đồ trình kiểm sốt khơng phù hợp khắc phục phịng ngừa: QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA Trách nhiệm Cán bộ, Công chức Người phát Trưởng phịng chun mơn/Lãnh đạo UBND Huyện Trưởng phịng chuyên môn MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 4/11 Trình tự thực Diễn giải, Tài liệu tham chiếu, Biểu mẫu Phát không phù hợp 5.2.1 Xem xét Xử lý 5.2.2 5.2.3 Báo cáo Sự không phù hợp – BM.HT.05.01 Đề xuất phương án Trưởng phòng, ban/ Lãnh đạo UBND Huyện Xem xét 5.2.4 Cán phân công Thực 5.2.5 Báo cáo 5.2.6 Báo cáo Sự không phù hợpBM.HT.05.01 Cán phân cơng Trưởng phịng chun mơn Người phân cơng Trưởng phịng chun mơn Kiểm tra Tổng hợp báo cáo Yêu cầu KP/PN 5.2.7 Yêu cầu KP/PN, 5.2.8 QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 5/11 5.2 Diễn giải sơ đồ: 5.2.1 Phát không phù hợp: Tất cán UBND Huyện thực công tác nghiệp vụ, phát có khơng phù hợp so với quy định hành nhà nước/ UBND, phát mâu thuẫn công việc, quy định không phù hợp lĩnh vực hoạt động hành UBND Huyện, khơng phù hợp với điều khoản tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cần có trách nhiệm nhận biết xem xét khơng phù hợp Căn theo nhiệm vụ, quyền hạn giao, phòng phải xem xét xử lý ban đầu (sự khắc phục) không phù hợp xảy Đối với trường hợp đơn giản phòng tự xử lý thơng báo cho phịng liên quan biết để phòng tránh tái diễn, lưu hồ sơ liên quan trình xử lý Khi phát khơng phù hợp, người phát có trách nhiệm lập Phiếu yêu cầu thực xử lý không phù hợp/ thực hành động khắc phục/ phịng ngừa theo biểu mẫu BM.HT.05.01 có văn giải trình gửi Lãnh đạo phịng/ Lãnh đạo UBND (theo phân cấp) Trường hợp không phù hợp phát sau có hiệu lực thực hiện, Lãnh đạo UBND phải có trách nhiệm tác động hậu tiềm ẩn không phù hợp, trường hợp cụ thể, Lãnh đạo UBND phân cơng phịng/ chun viên chủ trì xử lý báo cáo kết để theo dõi Sự không phù hợp phát thơng qua nguồn sau: + Phát đánh giá chất lượng nội bộ, đánh giá bên ngồi; + Có phản hồi quan, tổ chức, cá nhân có liên quan; + Kết theo dõi trình thực công việc UBND; + Qua hoạt động kiểm tra kết công việc UBND; + Kết xem xét lãnh đạo hiệu lực tính hiệu hệ thống quản lý chất lượng; + Kết thu thập, phân tích thơng tin liệu; + Khác 5.2.2 Xem xét: Lãnh đạo phòng nơi không phù hợp phát phải chịu trách nhiệm việc tổ chức thực kịp thời hành động khắc phục/ phịng ngừa QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 6/11 Khi nhận báo cáo khơng phù hợp trưởng phịng, ban/ Lãnh đạo UBND Huyện xem xét mức độ tính nghiêm trọng việc, thuộc phạm vi xử lý cán bộ, cơng chức cán bộ, cơng chức phải có hành động ngăn chặn báo cáo kết cho Trưởng phòng, ban/ Lãnh đạo UBND Huyện 5.2.3 Đề xuất phương án: Cán bộ, cơng chức Trưởng phịng, ban/ Lãnh đạo UBND Huyện giao nhiệm vụ xây dựng phương án đề xuất phương án xử lý cần khẩn trương thực trình Trưởng phịng, ban/ Lãnh đạo phê duyệt Nội dung đề xuất phương án khắc phục KPH mô tả báo cáo không phù hợp (theo Biểu mẫu BM.HT.05.01) làm đơn giải trình Lãnh đạo phịng, đơn vị có trách nhiệm xem xét đề xuất hành động, giải pháp để thực hiện: + Thực khắc phục điểm không phù hợp phát hiện, trường hợp xét thấy điểm khơng phù hợp xảy có nguy tái diễn tái diễn nhiều lần đề xuất thực hành động hành động khắc phục: Ghi rõ vào mục “Hình thức kiểm sốt” Sổ theo dõi kiểm sốt điểm khơng phù hợp biểu mẫu BM.HT.05.02 + Phân cơng cán có chuyên môn thực xử lý điểm không phù hợp phân tích tìm ngun nhân gốc rễ không phù hợp để đề xuất thực hành động khắc phục phòng ngừa tương ứng + Trường hợp việc giải vượt chức quyền hạn phịng, Lãnh đạo phịng có trách nhiệm báo cáo nội dung điểm không phù hợp lên Lãnh đạo UBND /QMR để có ý kiến đạo giải (theo biểu mẫu BM.HT.05.01 kèm theo văn bổ sung giải trình cần thiết) 5.2.4 Xem xét: Lãnh đạo phòng chịu trách nhiệm xem xét tính đắn kết phân tích nguyên nhân giải pháp chuyên viên đề xuất Lãnh đạo UBND Huyện xem xét phê duyệt phương án khắc phục KHP hành động KPPN Nếu tính nghiêm trọng KPH lớn Lãnh đạo UBND Huyện tiến hành họp để lấy ý kiến phịng chun mơn UBND Huyện để có phương án xử lý KPH tốt 5.2.5 Thực hiện: Nội dung kết luận họp ý kiến đạo Lãnh đạo UBND Huyện cần ghi cụ thể Báo cáo không phù hợp (theo Biểu mẫu BM.HT.05.01) ghi biên MÃ SỐ: QT.HT.05 QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 7/11 Trên sở đạo Lãnh đạo UBND, Lãnh đạo phòng người phân công thực theo thời gian yêu cầu ghi phiếu yêu cầu xử lý/thực hành động khắc phục phịng ngừa 5.2.6 Báo cáo: Các phịng chun mơn cán bộ, công chức phân công thực xử lý khơng phù hợp có trách nhiệm tiến hành thời hạn quy định Căn vào chất khơng phù hợp, thấy vấn đề thường xuyên lặp lại cần có hành động để tránh tái diễn, báo cáp kịp thời lên Lãnh đạo UBND Huyện tiến độ kết thực khó khăn vướng mắc trình thực hành động khắc phục không phù hợp 5.2.7 Kiểm tra Sự không phù hợp sau xử lý phải kiểm tra, có xác nhận lại người có thẩm quyền ghi nhận đầy đủ vào hồ sơ kết kiểm tra xác nhận Trưởng phòng, ban/ Lãnh đạo UBND Huyện có trách nhiệm kiểm tra phân cơng cán bộ, công chức kiểm tra kết xử lý sản phẩm khơng phù hợp Lãnh đạo phịng/bộ phận có trách nhiệm kiểm tra việc thực xác nhận kết vào phiếu BM.HT.05.01 đồng thời cập nhật vào sổ theo dõi BM.HT.05.02 phòng 5.2.8 Tổng hợp báo cáo: Trưởng phịng có trách nhiệm tổng hợp báo cáo kết giải không phù hợp hành động cần thực khuyến nghị họp giao ban định kỳ UBND Huyện họp xem xét định kỳ Lãnh đạo Hệ thống Quản lý chất lượng Quá trình thực khắc phục/ hành động khắc phục/phòng ngừa thực kết thúc có đủ chứng kết đạt yêu cầu hành động thực có hiệu lực việc ngăn ngừa tái diễn/ loại trừ khả xảy vấn đề không phù hợp cịn tiềm ẩn Hồ sơ quy trình: TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu BM.HT.05.01 Ban ISO, phòng năm BM.HT.05.02 ,, ,, Phiếu yêu cầu xử lý không phù hợp/ thực hành động khắc phục/ phòng ngừa Sổ theo dõi thực xử lý không phù hợp, hành động khắc phục Thời gian lưu Hình thức lưu Bằng giấy ,, QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 8/11 phòng ngừa - Ý kiến đạo Lãnh đạo UBND Huyện - Các chứng thực xử lý không phù hợp, công chức thực Phụ lục: Phiếu yêu cầu xử lý không phù hợp/ thực hành động khắc phục/ phòng ngừa Sổ theo dõi thực xử lý khơng phù hợp, hành động khắc phục phịng ngừa BM.HT.05.01 BM.HT.05.02 MÃ SỐ: QT.HT.05 QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 9/11 BM.HT.05.01 PHIẾU YÊU CẦU XỬ LÝ SỰ KHÔNG PHÙ HỢP THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA Số (Phần dành cho phụ trách chất lượng ): Nguồn gốc điều không phù hợp: (đánh dấu x) Đánh giá nội Xem xét lãnh đạo Phàn nàn Đánh giá bên ngồi Phịng/Bộ phận liên quan: …… Biện pháp khắc phục □ Biện pháp phòng ngừa Đề xuất cán Nguồn gốc khác □ Xử lý KPH □ Mô tả không phù hợp phát (kèm theo văn liên quan có) Ngày: Người trình bày: Hành động xử lý KPH Ngày hoàn thành: Trưởng phòng: Yêu cầu hành động khắc phục/phòng ngừa Ngun nhân: Biện pháp khắc phục/phịng ngừa : Ngày hồn thành: Trưởng phòng: Phê duyệt: Kiểm tra, xác nhận Đã thực biện pháp sử lý KPH khắc phục/phòng ngừa { } Đạt yêu cầu { } Chưa đạt yêu cầu Ngày: Người kiểm tra (Phụ trách chất lượng): Những thay đổi để hoàn chỉnh hệ thống quản lý chất lượng (nếu có) MÃ SỐ: QT.HT.05 QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN Ngày: KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHÒNG NGỪA Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 10/11 Người trình bày: BM.HT.05.02 SỔ THEO DÕI XỬ LÝ SẢN PHẨM KHƠNG PHÙ HỢP VÀ KHẮC PHỤC/PHỊNG NGỪA NĂM 20… ĐƠN VỊ:……………………… (Hình thức kiểm sốt :XL: xử lý khơng phù hợp, KP/PN: Hành động khắc phục/phịng ngừa) TT Mơ tả Sự không phù hợp biện pháp thực Ngày phát Hình thức kiểm sốt Đơn vị/Cá nhân thực Ngày hoàn thành Đánh giá kết thực QUY TRÌNH UBND HUYỆN THỌ XN KIỂM SỐT SỰ KHƠNG PHÙ HỢP VÀ HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC PHỊNG NGỪA MÃ SỐ: QT.HT.05 Số ban hành/Sửa đổi: 1/0 Ngày ban hành:31/8/2012 Trang 11/11