QT.HT.03 QUY TRINH DANH GIA NOI BO

UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Mã số: QT.HT.03 Họ tên Chức vụ Người viết Người kiểm tra Người phê duyệt Lê Văn Tùng Nguyễn Hữu Dũng Hồng Lộc Ninh Phó Chánh VP Chánh Văn phịng PCT UBND huyện QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 2/11 Chữ ký Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định Nội dung quy định có hiệu lực thi hành đạo Lãnh đạo UBND Huyện Mỗi đơn vị phân phối 01 (có đóng dấu kiểm sốt), khơng có giá trị sử dụng cần phải loại bỏ Khi đơn vị có nhu cầu phân phối thêm tài liệu phải đề nghị với thư ký ISO để có đóng dấu kiểm soát PHÂN PHỐI TÀI LIỆU □ □ □ □ □ □ □ Lãnh đạo UBND P Thanh tra P Nội vụ P Tư pháp P Tài kế hoạch P Tài nguyên môi trường VP HĐND UBND □ □ □ □ □ □ □ P LĐ - TB XH P Văn hóa thể thao P Giáo dục Đào tạo P Y tế P Nông nghiệp P Công thương THEO DÕI NỘI DUNG SỬA ĐỔI Lần sửa đổi Ngày sửa đổi Nội dung hạng mục sửa đổi Trang sửa đổi Ghi QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 3/11 Mục đích Thủ tục quy định bước lập kế hoạch, tiến hành đánh giá chất lượng nội Hệ thống quản lý chất lượng UBND Huyện Phạm vi áp dụng: Thủ tục áp dụng tất đánh giá định kỳ đột xuất hoạt động HTQLCL UBND Huyện Tài liệu Viện dẫn: TCVN ISO 9001:2008 Sổ tay chất lượng Định nghĩa: Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng yêu cầu (trích mục 3.6.2 tiêu chuẩn TCVN ISO 9000:2008); tình trạng thiếu khơng thực hiện, trì yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn TCVN ISO 9001:2008 yêu cầu văn pháp quy, pháp luật Đánh giá viên nội bộ: cán bộ, nhân viên trải qua khoá huấn luyện đánh giá nội Các đánh giá viên không đánh giá công việc mình, phép đánh giá cơng việc phận Hành động khắc phục: Hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân không phù hợp phát hay tình trạng khơng mong muốn khác Hành động phịng ngừa: Hành động tiến hành để loại bỏ nguyên nhân khơng phù hợp tiềm ẩn hay tình trạng khơng mong muốn tiềm ẩn khác  HĐKPPN: Hành động khắc phục/ Hành động phịng ngừa  KPH: Khơng phù hợp  HĐKP: Hành động khắc phục  HĐPN: Hành động phịng ngừa UBND HUYỆN THỌ XN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 4/11 UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 5/11 Nội dung Quy trình: 1.Lưu đồ: Cá nhân/ đơn vị thực Đại diện lãnhđạo/ Thư ký Ban đạo Tài liệu, mẫu biểu liên quan Trình tự cơng việc Lên kế hoạch, phân cơng nhóm đánh giá 5.2.1 Lãnh đạo UBND Phê duyệt Thư ký Ban đạo Thông báo cho đơn vị liên quan BM.HT.03.01 Chuẩn bị đánh giá 5.3.2 Nhóm đánh giá Nhóm đánh giá Tiến hành đánh giá Nhóm đánh giá Viết báo cáo Lãnh đạo UBND Huyện, nhóm đánh giá, Trưởng phận Họp kết thúc Đại diện lãnh đạo/ Thư ký Ban đạo Đại diện lãnh đạo/ Thư ký Ban đạo 5.2.3 Họp khai mạc Thực đánh giá nội Lãnh đạo UBND Huyện, nhóm đánh giá, Trưởng đơn vị BM.HT.03.02 5.2.4 BM.HT.03.02 BM.HT.03.03 BM.HT.03.04 BM.HT.05.01 5.2.5 Thực hiện, kiểm tra thực HĐKP Lưu hồ sơ 5.2.6 QT.HT.05 BM.HT.05.01 5.2.7 UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 6/11 5.2 Mô tả 5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá: a) UBND Huyện tiến hành đánh giá chất lượng nội theo định kỳ 01 lần/năm Ngoài UBND Huyện cịn tổ chức đánh giá đột xuất để đánh giá phần toàn hoạt động hệ thống Lãnh đạo UBND Huyện có yêu cầu b) Căn vào chu kỳ trên, Đại diện lãnh đạo xác định ngày đánh giá, dự kiến nhóm đánh giá tiến hành lập kế hoạch chi tiết theo mẫu BM.HT.03.01 Kế hoạch cần đề cập đầy đủ yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng trình Lãnh đạo UBND Huyện phê duyệt Khi phân công đánh giá viên, cần lưu ý theo nguyên tắc người đánh giá không liên quan trực tiếp đến lĩnh vực đánh giá c) Việc lựa chọn thành viên nhóm đánh giá dựa sở đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 hoạt động UBND Huyện d) Sau kế hoạch duyệt, Thư ký Ban đạo thông báo trước cho đơn vị liên quan để phối hợp thực 5.2.2 Chuẩn bị cho đánh giá: Từng thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị nội dung sau: - Xem xét tài liệu, tìm hiểu hoạt động lĩnh vực đánh giá - Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi cần - Chuẩn bị phiếu ghi chép - Chuẩn bị phiếu báo cáo đánh giá nội 5.2.3 Họp mở đầu: Thành phần tham dự họp mở đầu bao gồm: - Lãnh đạo UBND Huyện - Trưởng phịng chun mơn - Nhóm đánh giá - Cán nhân viên khác(nếu cần) Trưởng nhóm đánh giá trình bày kế hoạch, phương pháp đánh giá thống lại thời gian thực đánh giá, yêu cầu tiến hành đánh giá… 5.2.4 Tiến hành đánh giá, viết báo cáo: a) Việc đánh giá tiến hành dựa sở yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống văn quy định UBND Huyện văn quy phạm pháp luật khác có liên quan Các thành viên đoàn đánh giá nghiên cứu, xem xét thông tin liên quan đến nội dung, phạm vi đánh giá phân công chuẩn UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 7/11 bị sẵn phiếu hỏi (nếu cần) Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phịng ngừa BM.HT.05.01 b) Nhóm đánh giá triển khai đánh giá theo kế hoạch lập Những vấn đề xem xét trình đánh giá cần ghi nhận lại phiếu ghi chép thành viên đoàn đánh giá BM.HT.03.02 c) Đánh giá tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, cần đảm bảo xem xét hết yếu tố hệ thống d) Các điểm không phù hợp cần xem xét, thống nhóm đánh giá để tránh trùng lặp bất đồng ý kiến Trên sở thống đó, Trưởng nhóm đánh giá tiến hành viết báo cáo chung cho nhóm BM.HT.03.03 5.2.5 Họp kết thúc: Thành phần tham dự họp kết thúc tương tự họp khai mạc Trưởng nhóm đánh giá nêu kết chung đánh giá Từng đánh giá viên trình bày điểm khơng phù hợp đơn vị đánh giá nêu ý kiến cách khắc phục cần 5.2.6 Thực hiện, kiểm tra việc thực hành động khắc phục: Trên sở báo cáo điểm không phù hợp, Lãnh đạo UBND Huyện xem xét, định vấn đề cần phải khắc phục, phòng ngừa Thực khắc phục, phòng ngừa theo Quy trình hành động khắc phục, phịng ngừa QT.HT.05 5.2.7 Lưu hồ sơ Ban ISO có trách nhiệm lưu hồ sơ đánh giá Hồ sơ: TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu Hình thức lưu Kế hoạch đánh giá BM.HT.03.01 Ban ISO năm Bằng giấy Phiếu ghi chép đánh giá BM.HT.03.02 ,, ,, ,, Báo cáo chi tiết két đánh chất lượng giá nội BM.HT.03.03 ,, ,, Phiếu yêu cầu hành động khắc phục phòng ngừa BM.HT.05.01 ,, ,, Phụ lục: Kế hoạch đánh giá BM.HT.03.01 ,, ,, UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 8/11 Phiếu ghi chép đánh giá BM.HT.03.02 Báo cáo chi tiết két đánh chất lượng giá nội BM.HT.03.03 BM.HT.03.01 KẾ HOẠCH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Kính gửi : Ban đạo ISO thông báo kế hoạch đánh giá chất lượng nội sau : Phạm vi: (Đánh giá toàn hệ thống quản lý chất lượng tại…………………… ) Chuẩn mực đánh giá: - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống tài liệu QMS Quy định nhà nước có liên quan Thời gian đánh giá: Đánh giá viên: Stt Họ tên Chức vụ Kế hoạch đánh giá Thời gian Bộ phận đánh giá Nội dung đánh giá/Điều khoản tiêu chuẩn ISO9001 liên quan Đánh giá viên - Các yêu cầu kiểm soát tài liệu (4.2.3), kiểm sốt hồ sơ (4.2.4), sách chất lượng (5.3), mục tiêu chất lượng (5.4.1), trách nhiệm quyền hạn (5.5.1), trao đổi thông tin nội (5.5.3), đánh giá tất phận - Trưởng phận/người uỷ quyền chịu trách nhiệm đại diện cho bên đánh giá - Họp khai mạc họp kết thúc yêu cầu tất thành viên Ban lãnh đạo, Trưởng phận tham dự Ghi chú: - Kế hoạch thay cho thông báo đánh giá - Đề nghị phận liên quan chuẩn bị đánh giá theo kế hoạch UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 9/11 Thọ Xuân, ngày……tháng……năm 20… PHÊ DUYỆT BM.HT.03.02 PHIẾU GHI CHÉP ĐÁNH GIÁ Đơn vị đánh giá: -Trang Đánh giá viên: Ngày - STT Nội dung đánh giá MÃ SỐ: QT.HT.03 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ UBND HUYỆN THỌ XUÂN Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 10/11 BM.HT.03.02 UBND HUYỆN THỌ XUÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN CHỈ ĐẠO ISO Độc lập – Tự – Hạnh phúc BÁO CÁO CHI TIẾT VỀ KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ CỦA NHÓM:…………… Ngày…tháng…năm… Tại:…………………… STT Nội dung đánh giá Các điểm KPH/khuyến nghị cải tiến Phân loại Khuyến nghị Không phù hợp Báo cáo KP/PN Hướng khắc phục Theo dõi KQ thực Các văn quy trình hệ thống Chính lượng sách chất Mục tiêu chất lượng Mô tả trách nhiệm, quyền hạn cho vị trí cơng việc Quản lý tài liệu Quản lý hồ sơ Kiểm soát kết cơng việc KPH Hành động KP/PN Phịng……………… NHẬN XÉT CHUNG, KIẾN NGHỊ Nhận xét chung: …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… Kiến nghị: UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 11/11 …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… Thọ Xuân, ngày … tháng … năm … TRƯỞNG NHÓM ĐÁNH GIÁ ... phòng ngừa UBND HUYỆN THỌ XUÂN QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 4/11 UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ Số... sửa đổi Trang sửa đổi Ghi QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 3/11 Mục đích Thủ tục quy định bước lập kế hoạch,.. .QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ UBND HUYỆN THỌ XUÂN MÃ SỐ: QT.HT.03 Số ban hành/Sửa đổi:1/0 Ngày ban hành:31/08/2012 Trang 2/11 Chữ ký Người có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy định