Quy trinh danh gia noi bo UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Quyết định s[.]
UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ (Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-SVHTTDL ngày tháng năm 2013 Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao Du lịch tỉnh Thừa Thiên Huế) I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Quy trình quy định thống cơng tác tổ chức thực đánh giá nội để xác định tính hiệu lực hiệu hoạt động kết liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng Sở Văn hoá, Thể thao Du lịch tỉnh Thừa Thiên Huế II ĐỊNH NGHĨA, TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Định nghĩa, từ viết tắt - Chương trình đánh giá: Tập hợp hay nhiều đánh giá hoạch định cho khoảng thời gian định nhằm mục đích cụ thể - Kế hoạch đánh giá: Mơ tả hoạt động đặt, bố trí cho đánh giá - Sự không phù hợp (KPH): Là không đáp ứng yêu cầu tổ chức, công dân Luật định, Sở, tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 - Điểm lưu ý: + Các sai sót nhỏ chưa biến thành KPH, để tiếp tục trở thành KPH + Các hội cải tiến - Sự khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ KPH phát hiện, - Hành động khắc phục: Hành động tiến hành để loại bỏ ngun nhân gây KPH tình trạng khơng mong muốn khác Tài liệu viện dẫn - Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT.01-VP; - Quy trình thực hành động khắc phục, phòng ngừa QT.04-ISO Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 1/6 III NỘI DUNG (Xem lưu đồ khái quát) Trách nhiệm Đại diện lãnh đạo Trưởng đoàn đánh giá Lãnh đạo Thư ký ISO Trình tự thực Chương trình ĐG duyệt Lập kế hoạch đánh giá Phê duyệt Biểu mẫu QT.02-ISO*M.01 QT.02-ISO*M.02 QT.02-ISO*M.02 Thơng báo cho đơn vị Nhóm đánh giá, Trưởng đơn vị Chuẩn bị đánh giá QT.02-ISO*M.06 Đánh giá viên, Trưởng đơn vị Tiến hành đánh giá QT.02-ISO*M.03 Báo cáo tổng hợp kết đánh giá QT.02-ISO*M.04 QT.02-ISO*M.05 QT.02-ISO*M.07 Đánh giá viên, Trưởng đoàn Thư ký ISO Các đơn vị có liên quan Đánh giá viên phân công, Thư ký ISO Gửi báo cáo Thực biện pháp khắc phục, phòng ngừa Kiểm tra Đại diện lãnh đạo Đánh giá chương trình ĐG Lập chương trình đánh giá nội - Vào q IV hàng năm, Đại diện lãnh đạo (MR) có trách nhiệm lập Chương trình đánh giá nội HTQLCL Sở theo mẫu QT.02-ISO*M.01 sở tình hình áp dụng, mức độ hiệu lực hiệu Hệ thống theo yêu cầu Lãnh đạo Sở Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 2/6 - Chương trình đánh giá phải đảm bảo: + Xác định rõ đánh giá dự kiến; + Mục đích, phạm vi, mục tiêu, Trưởng đoàn đánh giá cho đánh giá, + Các yếu tố Hệ thống phải đánh giá năm/1 lần, + Được Giám đốc Sở phê duyệt trước triển khai thực - Thư ký ISO có trách nhiệm phổ biến Chương trình đến tất phòng, phận cá nhân có liên quan - Khi cần thiết, MR có quyền bổ sung kế hoạch đánh giá vào Chương trình đánh giá thay đổi Chương trình (do nhu cầu thực tế) phải đảm bảo ảnh hưởng liên quan giải Thực Chương trình đánh giá 2.1 Lập Kế hoạch chuẩn bị đánh giá - Căn Chương trình đánh giá, Trưởng đồn đánh giá người Trưởng đồn phân cơng xác định thành phần đoàn đánh giá, tiến hành lập Kế hoạch đánh giá (mẫu QT.02-ISO*M.02) - Đánh giá viên tham gia đồn phải đảm bảo : + Đủ lực thơng qua việc đào tạo đạt yêu cầu ISO 19011, có kinh nghiệm cơng tác Sở tháng; + Không đánh giá công việc mình; - Kế hoạch đánh giá phải gửi đến phòng/bộ phận đánh giá cá nhân liên quan trước tuần - Các Đánh giá viên vào nội dung phân công Kế hoạch để tiến hành nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu phục vụ đánh giá, lập phiếu hỏi thoe mẫu QT.02-ISO*M.06 (trong trường hợp đánh giá thực tập, chưa đủ kinh nghiệm đánh giá, …) đảm bảo thấu hiểu Qui trình, tài liệu liên quan đến phạm vi đánh giá phân công - Thư ký ISO chuẩn bị biểu mẫu (như: Ghi chép, biểu báo cáo không phù hợp, biểu ghi điểm Lưu ý, Biểu tổng kết) hồ sơ cần thiết phục vụ đánh giá cung cấp tài liệu, thơng tin cho đồn đánh cần - Các phòng đánh giá phải chuẩn bị hồ sơ, nhân lực điều kiện cần thiết khác để đảm bảo kế hoạch đánh giá đạt mục tiêu 2.2 Tiến hành đánh giá Trưởng đoàn: - Chủ trì họp mở đầu nhằm thống chương trình, mục tiêu phạm vi đánh giá Thành phần tham dự họp mở đầu phải bao gồm: Lãnh đạo Sở, Đoàn đánh giá Đại diện phòng/bộ phận đánh giá Các thành phần khác tuỳ thuộc yêu cầu Lãnh đạo Sở theo đề nghị Trưởng đoàn Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 3/6 - Chịu trách nhiệm theo dõi trình thực đánh giá đồn Đánh giá viên phân công - Giải trục trặc việc nảy sinh, - Chuẩn bị báo cáo đánh giá, - Quyết định kết luận đánh giá Đánh giá viên: - Thực đánh giá theo phân công Kế hoạch, - Đảm bảo vô tư, khách quan có trách nhiệm, - Ghi nhận tất thông tin thu thập (bao gồm phù hợp) vào biểu Ghi chép đánh giá theo mẫu QT.02-ISO*M.03 Phịng chun mơn đánh giá: - Tạo điều kiện hợp tác với Đánh giá viên, - Đảm bảo hồ sơ, tài liệu liên quan cung cấp đầy đủ có yêu cầu, - Sự sẵn có cá nhân liên quan, Chuẩn bị báo cáo kết đánh giá: - Đoàn đánh giá xem xét tồn phát q trình đánh giá so với chuẩn mực đánh giá Trưởng đoàn định nội dung phải cải tiến (khắc phục phịng ngừa) - Các điểm khơng phù hợp phải Đánh giá viên phát lập văn theo mẫu QT.02-ISO*M.04 điểm lưu ý theo mẫu QT.02-ISO*M.05 - Trưởng đoàn chuẩn bị Báo cáo tổng kết cho đợt đánh giá mẫu QT.02ISO*M.07 Báo cáo phải gồm : + Nhận xét điểm mạnh, điểm yếu HTQLCL; + Đánh giá mục tiêu đánh giá kết thực theo Kế hoạch đạt hay không; + Các điểm KPH Lưu ý; + Kết thực hành động khắc phục/phòng ngừa từ lần đánh giá trước (nếu có) 2.3 Họp kết thúc - Trưởng đồn đánh giá chủ trình họp kết thúc để báo cáo kết thực Kế hoạch đánh giá - Thành phần họp: Lãnh đạo Sở, Đoàn đánh giá, Đại diện phòng ban/bộ phận đánh giá thành phần khác theo yêu cầu Lãnh đạo Sở - Tại họp kết thúc: + Trưởng đoàn trình bày báo cáo kết đánh giá; Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 4/6 + Các Đánh giá viên trình bày phát đánh giá giải thích cần thiết; + Các Bộ phận đánh giá xác nhận vấn đề phải khắc phục/cải tiến giải thích chứng rõ ràng Khi có khơng đồng ý, Lãnh đạo Sở Trưởng đồn đánh giá có quyền đưa định cuối cùng; + Những người tham gia họp có quyền thảo luận biện pháp thời gian khắc phục/phòng ngừa điểm KPH, điểm Lưu ý phát hiện; + Phòng/bộ phận đánh giá phải cam kết tiến hành hành động khắc phục/phịng ngừa khơng chậm trễ - Báo cáo đánh giá (kể điểm KPH Lưu ý) chụp sử dụng sau: + 01 Thư ký ISO lưu báo cáo với MR Lãnh đạo Sở; + Mỗi phòng ban/bộ phận đánh giá : điểm KPH, Lưu ý (nếu có) phịng ban/bộ phận để tiến hành khắc phục, phòng ngừa (được nộp lại Thư ký ISO sau hoàn tất); + Các Đánh giá viên phải nộp ghi chép đánh giá cho Thư ký ISO sau kết thúc đánh giá Theo dõi thực Các phịngchun mơn có điểm KPH: - Thực không chậm trễ để loại bỏ KPH phát (sự khắc phục); - Tiến hành xác định nguyên nhân biện pháp khắc phục; - Thực biện pháp khắc phục xác định để bảo đảm loại bỏ nguyên nhân gây KPH; - Báo cáo kết thực (bằng văn theo mẫu QT.02-ISO*M.05 kèm theo chứng cụ thể) cho người theo dõi; - Người theo dõi xem xét, kiểm tra xác nhận kết khắc phục Nếu chưa đạt yêu cầu báo cáo cho Trưởng đồn để thống biện pháp thích hợp: Gia hạn, Lập lại Báo cáo KPH theo mẫu QT.02-ISO*M.05, cần thiết phải báo cáo cho MR để giải quyết; - Báo cáo KPH đóng lại hành động khắc phục có hiệu lực chuyển cho Thư ký ISO lưu Đối với điểm Lưu ý: - Các phòng ban/bộ phận phải xem xét trường hợp cụ thể để định hành động phịng ngừa thích hợp theo mẫu QT.04-ISO*M.01 cho hiệu lực hiệu HTQLCL nâng cao - Đồn đánh giá tiếp sau có trách nhiệm kiểm tra kết thực Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 5/6 Đánh giá Chương trình đánh giá Sau thực xong Chương trình đánh giá lập, MR có trách nhiệm đánh giá tồn thực so với hoạch định Chương trình để rút kinh nghiệm làm sở cho việc xây dựng Chương trình đánh giá IV HỒ SƠ ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ TT Hồ sơ gồm Chương trình đánh giá Thư ký ISO Các phòng ban Kế hoạch đánh giá Thư ký ISO Các phòng ban Phiếu hỏi (Checklist) Thư ký ISO Ghi chép đánh giá nội Báo cáo KPH, điểm Lưu ý Thư ký ISO Báo cáo tổng kết Thư ký ISO Bộ phận quản lý Cách lưu Thời hạn Theo thời gian, theo file hồ sơ đánh giá Theo đánh giá năm Thư ký ISO Các phòng ban Các nội dung kiểm sốt khác tn theo Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT.01-VP V PHỤ LỤC - Chương trình đánh giá - Kế hoạch đánh giá - Ghi chép đánh giá nội - Báo cáo KPH - Các điểm Lưu ý - Phiếu hỏi (Checklist) - Báo cáo tổng kết - biểu QT.02-ISO*M.01 - biểu QT.02-ISO*M.02 - biểu QT.02-ISO*M.03 - biểu QT.02-ISO*M.04 - biểu QT.02-ISO*M.05 - biểu QT.02-ISO*M.06 - biểu QT.02-ISO*M.07 GIÁM ĐỐC Phan Tiến Dũng Mã hiệu: QT.02-ISO Lần ban hành: 02 Trang: 6/6 ... có khơng đồng ý, Lãnh đạo Sở Trưởng đồn đánh giá có quy? ??n đưa định cuối cùng; + Những người tham gia họp có quy? ??n thảo luận biện pháp thời gian khắc phục/phòng ngừa điểm KPH, điểm Lưu ý phát... cáo cho Trưởng đoàn để thống biện pháp thích hợp: Gia hạn, Lập lại Báo cáo KPH theo mẫu QT.02-ISO*M.05, cần thiết phải báo cáo cho MR để giải quy? ??t; - Báo cáo KPH đóng lại hành động khắc phục... phận quản lý Cách lưu Thời hạn Theo thời gian, theo file hồ sơ đánh giá Theo đánh giá năm Thư ký ISO Các phòng ban Các nội dung kiểm soát khác tuân theo Quy trình kiểm sốt hồ sơ QT.01-VP V PHỤ