QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ

UBND XÃ HẠ LONG QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Trách nhiệm Chức vụ MÃ SỐ : QT03 LẦN BAN HÀNH NGÀY SỐ TRANG : 04 : 26/04/2022 : 09 Soạn thảo Kiểm tra Phê duyệt Thư ký Phó trưởng ban ISO Chủ tịch Hồng Văn Khải Lê Văn Hoán Đỗ Mạnh Ninh Chữ ký Họ tên THEO DÕI SỬA ĐỔI Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 1/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Ngày Vị trí Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 Nội dung sửa đổi 01/08/2016 Ban hành lần đầu 01/02/2020 Chuyển đổi phiên tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001:2008 thành ISO 9001:2015 (Bỏ đại diện lãnh đạo chất lượng) Mục Ghi THEO DÕI PHÂN PHỐI Lãnh đạo UBND Địa - Xây dựng Văn Bộ phận -Thống kê Văn hoá –Xã hội Tư Pháp- Hộ tịch Tài chính- Ngân sách Mặt trận Tổ quốc Trung tâm Hành cơng huyện 1.MỤC ĐÍCH Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 2/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 Quy định phương pháp thống việc tổ chức đánh giá nội hệ thống chất lượng UBND PHẠM VI Áp dụng cho việc đánh giá nội hệ thống chất lượng UBND TÀI LIỆU VIỆN DẪN  Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Điều 9.2)  ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá Hệ thống quản lý ĐỊNH NGHĨA/ VIẾT TẮT  Định nghĩa: Đánh giá chất lượng nội bộ: bao gồm hoạt động kiểm tra, xem xét, quan sát vấn để so sánh kết thực tế với quy định hệ thống quản lý chất lượng Đoàn đánh giá: gồm hay nhiều chuyên gia thực đánh giá Chuyên gia đánh giá: người có đủ lực để tiến hành đánh giá, có kinh nghiêm, nhiệt tình, có trách nhiệm độc lập với hoạt động đánh giá Trưởng đoàn phải người có kinh nghiệm uy tín Cơ quan, qua đào tạo đánh giá chất lượng, có khả truyền đạt tốt quản lý đánh giá Bên đánh giá: Bộ phận/bộ phận đánh giá HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015  Thuật ngữ viết tắt: o HTQLCL: Hệ thống quản lý chất lượng NỘI DUNG Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 3/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 5.1 Lưu đồ Trách nhiệm Thư ký Ban ISO Trưởng Ban đạo Nội dung Lập kế hoạch, đề xuất đồn đánh giá Lập thơng báo/chương trình đánh giá Tổ thư ký Thông báo tới đơn vị liên quan Nghiên cứu tài liệu liên quan Tiến hành đánh giá Báo cáo đánh giá tổng hợp Đề xuát hành động khắc phục Đoàn đánh giá Các phận liên BM-03-01 (Kế hoạch đánh giá) Phê duyệt Trưởng đoàn đánh giá Đoàn đánh giá Các phận Biểu mẫu, tài liệu quan Phê duyệt Trưởng Ban đạo Thực hành động khắc phục theo dõi Các phận Kiểm tra Ban đạo ISO Lưu hồ sơ BM-03-02 (Thơng báo chương trình nội dung đánh giá) BM-03-03 (Phiếu ghi chép) BM-03-04 (Báo cáo không phù hợp) BM-03-05 (Các điểm lưu ý - Kiến nghị cải tiến) BM-03-06 (Báo cáo đánh giá tổng hợp) QT-05 (Quy trình Khắc phục), QT-06 (Quy trình phận ngừa) BM-03-06 (Báo cáo đánh giá tổng hợp) 5.2 Diễn giải lưu đồ: 5.2.1 Lập kế hoạch đánh giá Căn tình hình hoạt động chung UBND, tình trạng tầm quan trọng hoạt động, lĩnh vực đánh giá kết đánh giá trước đó, thư ký ban đạo ISO tiến hành lập kế hoạch đánh giá định kỳ theo mẫu BM-03-01 Kế hoạch đánh giá đảm bảo đề cập rõ phận đánh giá, hoạt động đề cập đến, thời gian thực hiện, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 có liên quan trình Trưởng ban đạo xem xét phê duyệt triển khai Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 4/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 Ngồi đánh giá định kỳ, tiến hành đánh giá đột xuất theo nhu cầu hay đề xuất Lãnh đạo UBND 5.2.2 Phân công nhiệm vụ thành lập đoàn đánh giá Trưởng ban đạo ISO định trưởng đoàn đánh giá thành viên theo nguyên tắc đánh giá chéo phận, đảm bảo khách quan, công bằng, người đánh giá khơng tự đánh giá cơng việc Các thành viên đoàn đánh giá lựa chọn UBND đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ, am hiểu ISO 9001:2015 hoạt động UBND 5.2.3 Lập thơng báo chương trình nội dung đánh giá Trưởng đoàn đánh giá định có trách nhiệm lập thơng báo chương trình nội dung đánh giá BM-03-02 gửi trước đến Các phận đánh giá trước thời gian 01 tuần Chương trình đánh giá cần đề cập đầy đủ yêu cầu HTQLCL 5.2.4 Công tác chuẩn bị: Các thành viên đoàn đánh giá: Sau có thơng báo, thành viên nhóm đánh giá cần chuẩn bị nội dung sau: - Nghiên cứu nắm rõ chức năng, nhiệm vụ phận đánh giá; - Xem xét yêu cầu tiêu chuẩn, tài liệu có liên quan đến hoạt động đánh giá; - Chuẩn bị sẵn phiếu hỏi thấy cần thiết; - Chuẩn bị phiếu/báo cáo ghi chép BM-03-03 - Chuẩn bị phiếu kiến nghị cải tiến BM-03-05 Bộ phận đánh giá: Các phận đánh giá có trách nhiệm gửi trước tài liệu có liên quan tới Trưởng đồn đánh giá, bố trí thời gian nhân sự, hồ sơ, phương tiện cần thiết để sẵn sàng làm việc 5.2.5 Tiến hành đánh giá a./ Họp khai mạc: Nhóm đánh giá họp với phụ trách phận đại diện liên quan phận đánh giá để :  Thông báo khẳng định lại mục tiêu, nội dung, phạm vi cuôc đánh giá  Sửa đổi chương trình đánh giá thơng báo (nếu cần)  Rà soát lại yêu cầu cần thiết cho việc đánh giá (Các tài liệu, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu cần thiết phụ trách phận đánh giá định cho thành viên chuẩn bị để phục vụ cho nhóm đánh giá) Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 5/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 b./ Đánh giá thực tiễn: Khi đến phận đánh giá, Trưởng đồn phải thơng báo tóm tắt cho phận đánh giá phương pháp, phạm vi yêu cầu cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc đánh giá Đánh giá tiến hành theo nguyên tắc lấy mẫu đại diện, chọn ngẫu nhiên, cần đảm bảo xem xét hết yếu tố hệ thống Các chuyên gia đánh giá phải thực cơng việc sau q trình đánh giá: - Các yêu cầu ISO 9001:2015 liên quan lĩnh vực cơng việc phận đánh giá có nêu đầy đủ tài liệu, thủ tục, hướng dẫn hay biểu mẫu mà họ có chưa; - Thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu có áp dụng có thích hợp khơng - Bằng chứng việc áp dụng thể nào; - Kiểm tra đánh giá việc thực hoạt động khắc phục mà lần đánh giá trước có liên quan Với yêu cầu nêu trên, kỹ thuật cụ thể chuyên gia phải vận dụng đánh giá thực tế bao gồm: Kỹ thuật lắng nghe -Tập trung nghe - Nói -Sàng lọc thơng tin -Tạo hưng phấn cho người đối thoại Kỹ thuật đọc-So sánh - So sánh tài liệu hồ sơ - So sánh quy định thực - So sánh thời gian: Kế hoạch-Thực - Chú ý từ trọng tâm (Key Word) Kỹ thuật lấy mẫu - Lấy mẫu đại diện - Tập trung vào vấn đề - Chú ý dấu hiệu khác thường - Tính sẵn sàng phận đánh giá Kỹ giải thích - Ln bám sát tiêu chuẩn - Ln bám sát tình - Dùng ngơn từ nơm na, dễ hiểu - Lấy ví dụ gần gũi, sát thực tế Kỹ thuật phân loại KPH Lỗi nặng (M): Hệ thống văn bỏ qua vấn đề bản, Bỏ không thực nên ảnh hưởng nghiêm trọng, nhiều lỗi nhẹ phổ biến, trùng lặp Lỗi nhẹ (NC): Các quy định không tn thủ (có làm khơng đến đầu, đến cuối) Điểm lưu ý (OB): Chưa đủ chứng kết luận NC, hội cải tiến, cảnh báo chuyên gia Vận dụng tất kỹ thuật, kỹ chuyên môn nhận thấy không phù hợp nào, chuyên gia đánh giá phải ghi nhận theo mẫu BM-03-04, viết Kiến nghị cải tiến vào BM-03-05 thống với phận đánh giá, sau thơng báo với Trưởng đồn đánh giá Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ không đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 6/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 Trong trường hợp có bất đồng đồn đánh giá bên đánh giá, chuyên gia đánh giá phải báo cáo với cấp định đánh giá văn để giải kịp thời C./ Báo cáo đánh giá theo dõi hành động khắc phục: Kết thúc thời gian đánh giá, nhóm đánh giá họp riêng để nhận định thống điều tìm đánh giá Thống dạng không phù hợp phát phân mức độ khơng phù hợp chúng Sau tổ chức họp tổng kết toàn đánh giá: Thành phần dự: Nhóm đánh giá lãnh đạo đại diện phận đánh giá dự phiên họp khai mạc ban đầu Nội dung: Khẳng định phù hợp phạm vi, mục tiêu đánh giá Trưởng nhóm đánh giá trình bày điều phát kết luận nhóm đánh giá, phải đề cập: - Các ưu nhược điểm tính hiệu hệ thống; - Công bố không phù hợp mức độ khơng phù hợp theo BM-03-04 (Báo cáo không phù hợp) Viết Kiến nghị cải tiến vào BM-0305; - Thảo luận giải thích không phù hợp: - Mọi chưa trí nhóm đánh giá phận phải thảo luận đến trí để không gây trở ngại cho giai đoạn triển khai sau - Rút kinh nghiệm cho đánh giá Tổng hợp báo cáo: Kết thúc phiên họp, Trưởng đoàn đánh giá sở điểm không phù hợp thống nhất, tiến lập báo cáo đánh giá tổng hợp (BM03-06) gửi lên Trưởng ban đạo xem xét Trưởng đồn đánh giá có trách nhiệm tổng hợp báo cáo đầy đủ thông tin liên quan đến hoạt động đánh giá, phải ghi nhận đầy đủ điểm mạnh, điểm yếu, yêu cầu hành động khắc phục hội cải tiến; Trên sở báo cáo, Trưởng ban đạo yêu cầu trưởng phận đánh giá phân tích rõ ngun nhân dẫn đến khơng phù hợp (đã phát trình đánh giá) nhằm triệt để ngăn ngừa tái diễn Đồng thời, trưởng Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 7/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 phận đánh giá có trách nhiệm đề xuất hành động khắc phục phần biểu mẫu báo cáo không phù hợp theo (BM-03-04), Viết Kiến nghị cải tiến vào BM-02-05 trình lên Trưởng ban đạo phê duyệt Trưởng đồn đánh giá có trách nhiệm báo cáo tổng hợp hành động khắc phục gửi lên Trưởng ban đạo xem xét, phê duyệt, đồng thời gửi đến Các phận liên quan thực hành động khắc phục theo QT-05) Căn thời hạn hoàn thành đơn vị, Trưởng ban đạo cử chuyên gia đánh giá kiểm tra lại để đảm bảo hành động khắc phục đề thực có hiệu hay khơng (sự khơng phù hợp xử lý triệt để có xác nhận phần 03 theo dõi hiệu xử lý BM-03-04) Trường hợp phận chưa thực hành động khắc phục, người kiểm tra phải báo cáo với Trưởng ban đạo để có biện pháp giải kịp thời BIỂU MẪU STT TÊN BIỂU MẪU MÃ HIỆU Kế hoạch đánh giá BM-03-01 Thông báo chương trình nội dung đánh giá BM-03-02 Phiếu ghi chép BM-03-03 Báo cáo không phù hợp BM-03-04 Kiến nghị cải tiến BM-03-05 Báo cáo đánh giá tổng hợp BM-03-06 LƯU HỒ SƠ TT Nội dung hồ sơ Bộ phận lưu trữ Kế hoạch đánh giá Bộ phận bị đánh giá, chuyên gia đánh giá Thơng báo chương trình nội dung Bộ phận bị đánh giá, đánh giá chuyên gia đánh giá Thời gian lưu năm Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 8/9 QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG NỘI BỘ Phiếu ghi chép Báo cáo không phù hợp Báo cáo đánh giá tổng hợp Mã số QT03 Ngày ban hành 01/04/2022 Lần ban hành 03 Bộ phận bị đánh giá, chuyên gia đánh giá Ban đạo ISO Bộ phận bị đánh giá, chuyên gia đánh giá Ban đạo ISO Ban đạo ISO Nếu nhận thấy trang tài liệu bị thiếu bị bẩn, rách nát, mờ khơng đọc phải xin cấp lại tài liệu Trang: 9/9