Quy định thống nhất cách thức đánh giá chất lượng nội bộ trong Công ty, nhằm xác nhận tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm hiện hành và tìm kiếm các cơ hội cải tiến nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý.
Trang 11 MỤC ĐÍCH
Quy định thống nhất cách thức đánh giá chất lượng nội bộ trong Công ty, nhằm xác nhận tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm hiện hành và tìm kiếm các cơ hội cải tiến nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý
2 PHẠM VI
Quy trình này áp dụng cho tất cả các hoạt động đánh giá chất lượng nội bộ thực hiện tại Công ty
3 THUẬT NGỮ & ĐỊNH NGHĨA
Sự không phù hợp: Sự không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng, quy định pháp luật, các yêu cầu của khách hàng mà Công ty đã chấp thuận, các quy trình/ tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm của Công ty
CAR: Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa
4 NỘI DUNG
Trách nhiệm Lưu đồ quá trình Hướng dẫn & Diễn giải
- Ban Tổng Giám
đốc
- Đại diện của Lãnh
đạo/ Đội trưởng đội
HACCP
- Hoạt động đánh giá được tổ chức định kỳ theo tần suất không quá 12 tháng/lần cho tất cả các hoạt động hiện có của Công ty
- Căn cứ tình hình hoạt động thực tế và các kết quả xem xét hoạt động xác định nhu cầu đánh giá đột xuất Khi đó việc xác định phạm vi các hoạt động đánh giá cho mỗi lần đánh giá là cần thiết
- Chỉ định người lập kế hoạch đánh giá chất luợng nội bộ theo BM01/QT-ĐGNB
- Đại diện của Lãnh
đạo/ Đội trưởng đội
HACCP & Người
được chỉ định
- Lập kế hoạch đánh giá theo BM01/QT-ĐGNB
- Đảm bảo không bỏ sót các hoạt động cần đánh giá trong phạm vi đánh giá được xác định
- Đảm bảo không có tình trạng đánh giá viên nội bộ tự đánh giá công việc của mình
- Đối với các trường hợp đánh giá định kỳ, cần tham khảo kết qủa đánh giá của lần trước hoặc của bên ngoài (nếu có)
để xác định trọng tâm đánh giá và cân đối thời lượng đánh giá cho phù hợp
- Kế hoạch đánh giá phải được phát hành trước ngày đánh giá tối thiểu 3 ngày làm việc và phải được Tổng Giám đốc phê duyệt
Ban Tổng Giám
đốc
- Phê duyệt kế hoạch đánh giá
- Các trường hợp không phê duyệt làm việc trực tiếp với người lập kế hoạch để điều chỉnh hoàn thiện
- Chỉ định nguời phân phối kế hoạch đánh giá đến các cá nhân liên quan
- Người được chỉ
định
- Các đánh giá viên
- Người được chỉ định phân phối kế hoạch đánh giá đến các
cá nhân liên quan, gồm: đánh giá viên nội bộ được phân công, các Giám đốc bộ phận/ cá nhân phụ trách hoạt động
Xác định nhu cầu đánh giá nội bộ
Duyệt Lập kế hoạch đánh giá
Trang 2nội bộ.
- Giám đốc các bộ
phận
được đánh giá theo kế hoạch
- Đánh giá viên nội bộ nghiên cứu kế hoạch đánh giá, soạn thảo phiếu kiểm tra theo BM02/QT-DGNB và các hoạt động cần thiết khác hỗ trợ quá trình đánh giá
- Giám đốc các bộ phận chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các bằng chứng cần thiết phục vụ cho quá trình đánh giá
- Ban Tổng Giám
đốc & Tất cả các cá
nhân liên quan
- Ban Tổng Giám đốc tuyên bố lý do và mục đích đánh giá
- Đại diện của Lãnh đạo, Đội trưởng đội HACCP, các đánh giá giá viên và phụ trách các bộ phận được đánh giá thống nhất phương pháp đánh giá
- Rà soát và chỉnh sửa kế hoạch đánh giá lần cuối (nếu có) trước khi thực hiện
- Đánh giá viên
- Phụ trách bộ phận
- Đánh giá viên tiến hành thu thập các bằng chứng đánh giá thông qua phỏng vấn và xem xét các tài liệu, hồ sơ, hiện trường của các hoạt động liên quan So sánh bằng chứng đánh giá với các chuẩn mực liên quan để đưa ra kết luận Ghi kết quả vào BM02/QT-DGNB
- Giám đốc các bộ phận được đánh giá cung cấp các tài liệu, hồ sơ, trình bày hoạt động,… theo yêu cầu của đánh giá viên trong phạm vi của kế hoạch đánh giá
- Hoạt động đánh giá phải được tiến hành cởi mở, hòa đồng, khách quan và trung thực
- Lưu ý: Trong quá trình đánh giá các yêu cầu của BRC Food phải đảm bảo ghi nhận cả các bằng chứng của sự phù hợp lẫn các bằng chứng của sự không phù hợp Báo cáo tổng hợp kết quả đánh giá phải thể hiện cả các điểm phù hợp lẫn các điểm không phù hợp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn BRC Food
- Ngoài hoạt động đánh giá nội bộ định kỳ, Đội trưởng đội HACCP phải đảm bảo việc lập và thực hiện các hoạt động kiểm tra điều kiện cơ sở hạ tầng các khu vực sản xuất và hoạt động kiểm tra tầm soát động vật gây hại tối thiểu mỗi tháng 1 lần Kết quả kiểm tra phải được lập thành văn bản, bao gồm cả các đề xuất cho các hạng mục cần cải thiện, và trình báo Ban Giám đốc xem xét quyết định Báo cáo này phải được Đội trưởng đội HACCP lưu trữ tối thiểu 1 bản có chữ ký xác nhận và bút phê của Ban Giám đốc
- Tất cả các cá nhân
liên quan
- Các đánh giá viên báo cáo kết quả đánh giá các hoạt động được phân công, cùng Đại diện của Lãnh đạo, đội trưởng đội HACCP, Ban Tổng Giám đốc và Giám đốc các bộ phận được đánh giá thống nhất các điểm không phù hợp được tìm thấy và phát hành CAR theo QT-KPPN
- Đánh giá viên chuyển toàn bộ hồ sơ đánh giá, gồm: phiếu ghi chép trong quá trình đánh giá (phiếu hỏi) và các phiếu CAR cho Đại diện của Lãnh đạo
- Giám đốc các bộ phận được đánh giá lắng nghe và ghi nhận các điểm không phù hợp / nhận xét, kể cả các điểm không phù hợp / nhận xét ở bộ phận khác để xem xét lại toàn bộ hoạt động mình đang phụ trách để tìm kiếm cơ hội cải tiến
- Đại diện của Lãnh đạo hoặc đội trưởng đội HACCP đánh giá tổng hợp kết quả đánh giá và nhận xét chung về cuộc đánh giá
Đại diện của Lãnh
đạo - Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi kết thúc cuộc họp
bế mạc, báo cáo tóm tắt kết quả đánh giá nội bộ phải được thiết lập theo BM03/QT-DGNB trình Ban Tổng Giám đốc
Trang 3xem xét.
Đại diện của Lãnh
đạo
- Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (bản gốc) phát sinh trong quá trình đánh giá theo QT-KSHS
Chuẩn bị đánh giá
Họp khai mạc
Thực hiện đánh giá
Họp bế mạc &
báo cáo
Trang 45 PHỤ LỤC
BM01/QT-ĐGNB Kế hoạch đánh giá nội bộ
Người biên soạn Người xem xét Ngày tháng năm
Người phê duyệt
Lưu hồ sơ Báo cáo tổng kết