Quy định cách thức thống nhất trong việc xác định sự không phù hợp sự không phù hợp tiềm ẩn, trách nhiệm điều tra nguyên nhân gốc rễ và loại bỏ nguyên nhân nhằm tránh sự không phù hợp tái diễn sự không phù hợp tiềm ẩn xảy ra..
\ MỤC ĐÍCH Quy định cách thức thống việc xác định không phù hợp/ không phù hợp tiềm ẩn, trách nhiệm điều tra nguyên nhân gốc rễ loại bỏ nguyên nhân nhằm tránh không phù hợp tái diễn/ không phù hợp tiềm ẩn xảy PHẠM VI Quy trình áp dụng kiểm soát tất hành động khắc phục, hành động phòng ngừa thực Cơng ty THUẬT NGỮ & ĐỊNH NGHĨA • Sự khơng phù hợp: Sự không đáp ứng đầy đủ yêu cầu tiêu chuẩn áp dụng, quy định pháp luật, yêu cầu khách hàng mà Công ty chấp thuận, quy trình/ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng • Hành động khắc phục: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp phát tình trạng khơng mong muốn hữu • Hành động phòng ngừa: Hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân không phù hợp tiềm ẩn tình trạng khơng mong muốn tiềm ẩn • CAR : Corrective Action Request – Yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa NỘI DUNG Trách nhiệm Mọi người Người phát - Đại diện lãnh đạo/ Đội trưởng đội HACCP - BanTổng Giám đốc (chi tiết thẩm quyền xem phần phụ lục) - Đại diện lãnh đạo Lưu đồ q trình Phát khơng phù hợp Phát hành CAR Duyệt Hướng dẫn & Diễn giải - Sự không phù hợp/ không phù hợp tiềm ẩn phát q trình đánh giá nội bộ, đánh giá bên ngoài, xem xét giải khiếu nại khách hàng, phân tích rà sốt kết hoạt động q trình - Tiến hành phát hành CAR theo BM01/QT-KPPN, nội dung phát hành phải mô tả rõ không phù hợp / không phù hợp tiềm ẩn xác định rõ (các) yêu cầu liên quan - Chuyển CAR phát hành đến cấp có thẩm quyền xem xét - Xem xét tính hợp lý CAR phát hành cần thiết thực hành động khắc phục/ hành động phòng ngừa nhằm loại bỏ ngun nhân khơng phù hợp/ không phù hợp tiềm ẩn mô tả Trường hợp xác định cần thiết phải thực hành động khắc phục/ hành động phòng ngừa Nếu kết xem xét cho thấy việc phát hành CAR khơng hợp lý khơng cần thiết thơng báo lại cho người phát hành kết thúc trình - Cập nhật nội dung CAR vào sổ theo dõi CAR theo BM02/QT-KPPN \ Cập nhật sổ theo dõi CAR - Giám đốc phận tiếp nhận CAR Phân tích & Đề xuất - Ban Tổng Giám đốc - Đại diện lãnh đạo (xem chi tiết thẩm quyền phụ lục) Duyệt - Đại diện lãnh đạo - Người định Cập nhật sổ theo dõi CAR Thực - Người định (xem nội dung phiếu CAR đuợc duyệt) Đánh giá - Chuyển CAR phát hành đến phụ trách phận liên quan - Tiếp nhận CAR tiến hành phân tích nguyên nhân gốc rễ Nên sử dụng phương pháp 5WHY, biểu đồ xương cá công cụ điều tra nguyên nhân khác nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ không phù hợp/ không phù hợp tiềm ẩn mô tả - Đề xuất hành động khắc phục/ hành động phòng ngừa cần thực nhằm loại bỏ nguyên nhân gốc không phù hợp/ không phù hợp tiềm ẩn - Chuyển phiếu CAR phân tích nguyên nhân đề xuất giải pháp giải cấp có thẩm quyền (xem 5.1) xem xét phê duyệt trước thực - Xem xét tính hợp lý nguyên nhân gốc rễ điều tra - Xem xét tính khả thi phù hợp giải pháp xử lý đề xuất - Trường hợp không chấp nhận yêu cầu phụ trách phận/ hoạt động liên quan thực phân tích nguyên nhân và/hoặc đề xuất giải pháp lại - Trường hợp chấp nhận chỉ định người thực hiện, ngày hoàn thành, người giám sát trực tiếp CAR; xác định thời hạn đánh giá tính hiệu lực; - Cập nhật sổ theo dõi CAR theo BM02/QT-KPPN - Thông báo đến cá nhân liên quan chuyển CAR đến người có trách nhiệm giám sát - Thực giải pháp phê duyệt CAR phát hành - Mọi trở ngại phát sinh trình thực phải báo cáo cho cấp có thẩm quyền (người duyệt CAR) để có hỗ trợ kịp thời - Thường xuyên giám sát nhắc nhở người thực hoàn thành hành động mô tả CAR - Đến thời hạn quy định CAR, thực giám sát ghi nhận chứng thực hành động phê duyệt Trường hợp không thỏa mãn yêu cầu thực lại phát hành CAR - Khi đến thời hạn quy định CAR, tiến hành đánh giá tính hiệu lực hành động thực Hoạt động đánh giá phải xem xét: (1) Các hành động xác định phải thực liên tục (nếu có) có trì; (2) Nguyên nhân gốc rễ loại bỏ; (3) Có trường hợp lặp lại khơng phù hợp tương tự chất không,…Nếu kết đánh giá cho thấy có từ số nội dung cần xem xét không đáp ứng phát hành CAR để tiếp tục hành động cần thiết - Ghi nhận đầy đủ chứng đánh giá tính hiệu lực hành động thực vào CAR \ - Đại diện lãnh đạo Cập nhật sổ theo dõi CAR - Lưu trữ toàn hồ sơ (bản gốc) phát sinh phân tích liệu thực cải tiến (nếu có) theo QT-KSHS - Đại diện lãnh đạo - Cập nhật sổ theo dõi CAR theo BM02/QT-KPPN Lưu hồ sơ PHỤ LỤC 5.1 Thẩm quyền xem xét khơng phù hợp phê duyệt CAR Tính chất nguồn gốc không phù hợp / hành động khắc phục – phòng ngừa - Sự khơng phù hợp phát từ việc giải khiếu nại khách hàng có liên quan đến chất lượng - an tồn thực phẩm & hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan - Sự không phù hợp phát từ việc giải khiếu nại khách hàng không liên quan đến chất lượng - an toàn thực phẩm & hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan - Sự không phù hợp liên quan trực tiếp đến hao hụt tài sản công ty (tiền, thiết bị, nguyên vật liệu, hàng hóa,…) & hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan - Sự khơng phù hợp liên quan đến tính tuân thủ hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm - Các hành động khắc phục, phòng ngừa mang tính chất nâng cao tính hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm khơng làm phát sinh chi phí hay tiêu hao tài sản Công ty - Các hành động khắc phục, phòng ngừa làm phát sinh chi phí (tiền) u cầu sử dụng nguồn lực (thiết bị, người, không gian nhà xưởng, phương tiện vận chuyển, công cụ dụng cụ,…) Stt Cấp thẩm quyền xem xét Ban Tổng Giám đốc & Đội trưởng đội HACCP Ban Tổng Giám đốc & Trưởng phận Kinh doanh Ban Tổng Giám đốc Đại diện lãnh đạo & Đội trưởng đội HACCP Đại diện lãnh đạo Ban Tổng Giám đốc 5.2 Biểu mẫu sử dụng & tài liệu liên quan • • • BM01/QT-KPPN BM02/QT-KPPN QT-KSHS Người biên soạn Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa (CAR) Sổ theo dõi CAR Quy trình kiểm sốt hồ sơ Người xem xét Ngày tháng năm Người phê duyệt ... hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan - Sự khơng phù hợp phát từ việc giải khiếu nại khách hàng không liên quan đến chất lượng - an toàn thực phẩm & hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan... & hành động khắc phục, phòng ngừa liên quan - Sự khơng phù hợp liên quan đến tính tn thủ hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng – an toàn thực phẩm - Các hành động khắc phục, phòng ngừa mang tính... BM01/QT-KPPN BM02/QT-KPPN QT-KSHS Người biên soạn Phiếu yêu cầu hành động khắc phục – phòng ngừa (CAR) Sổ theo dõi CAR Quy trình kiểm sốt hồ sơ Người xem xét Ngày tháng năm Người phê duyệt