Quy định các phương pháp thống nhất để thực hiện, quản lý kiểm soát các quá trình thu hồi triệu hồi sản phẩm nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và lợi ích của Công ty. Thực hiện theo tiêu chuẩn BRC food issue 8
Trang 11 MỤC ĐÍCH
Quy định các phương pháp thống nhất để thực hiện, quản lý & kiểm soát các quá trình thu hồi & triệu hồi sản phẩm nhằm đảm bảo an toàn thực phẩm và lợi ích của Công ty
2 PHẠM VI
Quy trình này áp dụng đối với tất cả các trường hợp thu hồi, triệu hồi sản phẩm do Công ty thực hiện
3 NỘI DUNG
3.1 Lưu đồ:
Phòng KT&QLCL và XN
Hồ sơ giám sát sản xuất
Phòng KHKD
BM02/QT - THTH
Phòng KHKD
BM03/QT - THTH
Ban Tổng Giám đốc
BM04/QT - THTH
Các phòng ban, XN liên quan
Lập hồ sơ lô hàng
Nhận diện trong quá trình sản xuất
Lập hồ sơ phân phối lô
hàng
Đề nghị thu hồi sản phẩm
Quyết định thu hồi sản
phẩm
Triển khai thực hiện
Trang 2Phòng KHKD BM05/QT - THTH
3.2 Quy định chung
Đội trưởng đội HACCP định kỳ 12 tháng/ lần, tổ chức triển khai diễn tập, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện thu hồi và triệu hồi sản phẩm Có thể kết hợp với diễn tập truy tìm nguồn gốc sản phẩm và ứng phó với tình trạng khẩn cấp về an toàn thực phẩm
Tất cả các Giám đốc, Phó giám đốc các bộ phận liên quan có trách nhiệm hợp tác chặt chẽ với đội trưởng đội HACCP thực hiện quy trình này
3.2 Quy định về cấp độ thu hồi & triệu hồi sản phẩm
Cấp độ 1: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nghiêm trọng, có
thể làm cho người tiêu dùng bị ngộ độc khi sử dụng, hoặc thực hiện theo yêu cầu của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc tại nước nhập khẩu
Cấp độ 2: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty mất an toàn thực phẩm nhưng không đến
mức gây ngộ độc hoặc làm tổn thương đến sức khỏe người tiêu dùng một cách nghiêm trọng hoặc thực hiện theo yêu cầu của khách hàng
Cấp độ 3: Thu hồi/ triệu hồi khi sản phẩm của Công ty không vi phạm các quy định về an toàn
nhưng không đáp ứng các yêu cầu chất lượng khác của khách hàng hoặc theo các tiêu chuẩn của Công ty đã công bố
Việc xác định cấp độ thu hồi đối với các trường hợp thực tế cụ thể do Ban Tổng Giám đốc Công ty quyết định dựa trên dữ liệu nhận được từ bên ngoài và các kết quả điều tra nội bộ cung cấp bởi đội HACCP và các bộ phận có liên quan
3.3 Quy định thực hiện việc thu hồi, triệu hồi
Sau khi đã điều tra thấu đáo về mức độ và bản chất của sản phẩm liên quan và đã đảm bảo thực hiện đầy đủ các quá trình truy tìm nguồn gốc, nhằm xác định đầy đủ chủng loại và số lượng sản phẩm liên quan Ban Tổng Giám đốc ban hành quyết định thu hồi/ triệu hồi sản phẩm
Ban Tổng Giám đốc chủ trì cuộc họp xác định các phương án thu hồi và trực tiếp chỉ đạo việc cung cấp thông tin cho các bên có liên quan, bao gồm cả việc xem xét nội dung thông tin trước khi truyền đạt ra bên ngoài công ty
Phòng Kế hoạch -Kinh doanh có trách nhiệm liên hệ với khách hàng để xác nhận số lượng, chủng loại và phương án thu hồi, triệu hồi sản phẩm
Giám đốc Xí nghiệp có trách nhiệm chuẩn bị tiếp nhận và bảo quản sản phẩm thu hồi, triệu hồi
Đội HACCP có trách nhiệm thực hiện các đánh giá cần thiết và xác định các biện pháp xử lý sản phẩm thu hồi để trình Ban Tổng Giám đốc xem xét phê duyệt
Báo cáo kết quả thu hồi
Báo cáo kết quả xử lý hàng thu hồi
Trang 3 Tất cả các thông tin liên quan đến quá trình thu hồi đều phải được ghi nhận và thông tin cho đội trưởng đội HACCP để tập hợp và xử lý
Quy định về mức độ khẩn cấp của quá trình thu hồi – triệu hồi:
Đối với thu hồi cấp độ 1: trong vòng 2 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan
Đối với thu hồi cấp độ 2: trong vòng 4 ngày phải xác định thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan
Đối với thu hồi cấp độ 3: trong vòng 7 ngày phải xác định và thông tin về các sản phẩm cần thu hồi, bao gồm chính xác số lô và số lượng đến tất cả các khách hàng liên quan
3.4 Quy định về xử lý sản phẩm sau thu hồi – triệu hồi
Tất cả các sản phẩm sau thu hồi phải được nhận biết, phân biệt khỏi các sản phẩm còn lại của Công ty và được xử lý như sản phẩm không phù hợp hoặc không phù hợp tiềm ẩn
Quyết định xử lý sản phẩm không phù hợp này được đề xuất bởi Đội trưởng đội HACCP dựa trên các kết quả điều tra và kiểm tra đánh giá chất lượng sản phẩm thu hồi và triệu hồi
Việc kiểm soát sản phẩm sau thu hồi, triệu hồi thực hiện theo quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp tiềm ẩn
hồi phải thông báo cho đơn vị chứng nhận.
4 PHỤ LỤC
BM01/QT-THTH Hồ sơ theo dõi lô hàng
BM02/QT-THTH Hồ sơ phân phối lô hàng
BM03/QT-THTH Đề nghị thu hồi triệu hồi
BM04/QT-THTH Quyết định thu hồi sản phẩm
BM05/QT-THTH Báo cáo kết quả thu hồi
BM06/QT-THTH Báo cáo kết quả xử lý hàng thu hồi
Người phê duyệt