Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Ngày nay, nền kinh tế thị trường phát triển với tốc độ chóng mặt, kéo theo rất nhiều doanh nghiệp được mọc nên Cơ cấu tổ chức đóng vai trò rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cho dù doanh nghiệp đó kinh doanh dịch vụ hay hàng hóa. Quá trình hội nhập đã và đang đặt ra cho doanh nghiệp nhiều thách thức và đe dọa cho sự tồn tại và phát triển của mình, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước đóng vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.
Sự gia tăng của những doanh nghiệp lớn, nhỏ và vừa làm cho sức cạnh tranh trên thị trường ngày một tăng Điều đó buộc các doanh nghiệp không thể đứng yên một chỗ, mà doanh nghiệp phải ngày càng hoàn thiện mình hơn để có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Muốn vậy, doanh nghiệp cần đưa ra những mục tiêu, chiến lược và sách lược đúng đắn và thực hiện một cách nghiêm túc để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra Một doanh nghiệp phát triển khi họ có sự thay đổi về quy mô, mở rộng thị trường hay sản phẩm hiện tại, phát triển thị trường hay sản phẩm mới của mình vv…Những sự thay đổi đó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thay đổi, hay nói cách khác doanh nghiệp muốn phát triển, muốn thực hiện tốt những chiến lược của mình thì cần phải điểu chỉnh cơ cấu tổ chức mình một cách phù hợp để đáp ứng tốt với những chiến lược đó.
Ngoài ra, Môi trường kinh doanh bao gồm nhiều yếu tố, môi trường kinh doanh bên ngoài và môi trường bên trong doanh nghiệp như kinh tế- xã hội, chính trị, pháp luật, khách hàng, đối thủ cạnh tranh vv… những yếu tố này đều có mối liên hệ mật thiết với doanh nghiệp và luôn biến động không ngừng mang đến cho doanh nghiệp những cơ hội và thách thức Nên môi trường kinh doanh có ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho doanh nghiệp thích nghi với sự biến đổi của môi trường để có thể tận dụng tối đa cơ hội trước mắt và đưa ra biện pháp tốt đối phó được với những thách thức Việc nâng cao công tác tổ chức, quản lý hiệu quả sẽ tăng cường sự phối hợp giữa các phòng ban, các cấp trong doanh nghiệp, đồng thời tạo ra sự liên kết chặt chẽ, gắn bó giữa các thành viên đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc, hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức là nhu cầu cấp thiết đặt ra trong các doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển trên thị trường.
Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT là một trong những công ty kinh doanh mặt hàng công nghệ máy tính, mới được thành lập trên thị trường nên quy mô của công ty còn nhỏ Công ty đã không ngừng phấn đấu để cạnh tranh với các đối thủ của mình và tìm chỗ đứng trên thị trường Trong quá trình thực tập tổng hợp tại công ty TNHH TM&DV Tin Học AT với kết quả điều tra sơ bộ em nhận thấy bên cạnh những thành công vẫn còn tồn tại những yếu kém về cơ cấu tổ chức, công ty có ít phòng ban dẫn đến các phòng phải đảm nhiệm quá nhiều công việc, sự phối hợp giữa các phòng ban còn lỏng lẻo, chưa liên kết được với nhau Cơ cấu tổ chức của công ty kém hiệu quả làm chi phí quản lý tăng lên, lãng phí thời gian làm việc dẫn đến lợi nhuận chưa tối ưu Do đó, nhu cầu bức thiết đặt ra cho công ty là phải hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức để có thể đáp ứng được mục tiêu đã đề ra.
Công ty luôn quan tâm tới việc hoàn thiện có cấu tổ chức, cho nên công ty đang thực hiện các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức nhưng vẫn còn bị hạn chế.
Vì vậy, hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là vấn đề cấp thiết cần giải quyết trong mỗi doanh nghiệp nói chung và công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng.
Xác lập và tuyên bố vấn đề nghiên cứu trong đề tài
Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề trên cả hai phương diện cơ sở lý luận và thực tiễn, em thấy được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức trong các công ty nói chung và trong công ty TNHH TM&DV Tin Học AT nói riêng, nên vấn đề cơ cấu tổ chức là vấn đề cấp thiết cần được giải quyết tại công ty Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT"
Các mục tiêu nghiên cứu
Xuất phát từ hệ thống lý luận về cơ cấu tổ chức và thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty, mục tiêu nghiên cứu của đề tài là: đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP
Một số định nghĩa, khái niệm cơ bản
Tổ chức là một tập hợp gồm hai hay nhiều người cùng hoạt động trong một lĩnh vực, một hình thái cơ cấu tổ chức nhất định để đạt được mục đích chung.
Theo Harold Kooltz ("những vấn đề cốt yếu của quản lý", năm 1993, trang 267);
"công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là sự tạo điều kiện liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của tổ chức".
Từ các quan điểm trên có thể rút ra khái niệm chung nhất:
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và các nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung cho tổ chức.
2.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định.
2.1.3 Khái niệm phân quyền và tầm hạn quản trị
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho những người (bộ phận hay cá nhân) có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó
Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần việc mà các thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các nhiệm vụ.
Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành đúng với yêu cầu của người giao.
Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản lý có thể điều khiển một cách tốt đẹp nhất.
Một số lý thuyết về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp không phải là cái gì bất biến Ngược lại nó là một hiện tượng phức tạp, về mặt này vai trò, ảnh hưởng của người quản lý rất quan trọng.
Theo nhà tâm lý học tổ chức Edgar Schein [5]
Có 4 đặc điểm chung đối với tất cả các tổ chức là: (1) kết hợp các nỗ lực, (2) có mục tiêu hay mục đích chung, (3) phân công lao động, (4) hệ thống thứ bậc quyền lực.
Theo PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp [4]
Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị trong một tổ chức thành một thể thống nhất, với quan hệ về nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho sự làm việc của mỗi các nhân, mỗi bộ phận hướng tới hoàn thnahf mục tiêu chung của tổ chức.
Theo TS Đỗ Ngọc Mỹ [7]
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức năng riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là hệ thống các mối quan hệ hoạt động chính thức bao gồm nhiều công việc riêng rẽ, cũng như những công việc tập thể Sự phan chia công việc thành những phần việc cụ thể nhằm xác định ai sẽ làm công việc gì và sự kết hợp nhiều công việc cụ thể nhằm chỉ rõ cho mọi thấy họ phải cùng nhau làm việc như thế nào.
Tổng quan tình hình khách thể nghiên cứu của những công trình năm trước
Cơ cấu tổ chức là nền móng của doanh nghiệp, bởi nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của bất kỳ doanh nghiệp nào Các doanh nghiệp luôn cố gắng ngày càng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để đưa doanh nghiệp mình phát triển Do đó các đề tài về hoàn thiện cơ cấu tổ chức luôn là những đề tài mang tính cấp thiết tại mỗi doanh nghiệp Sau đây là một số công trình nghiên cứu năm trước: Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty CP kính Viglacera Đáp Cầu" do sinh viên Nguyễn Thị Nga K39A1 ĐHTM thực hiện Luận văn này đã đưa ra được một số lý thuyết như: khái niệm, tầm quan trọng, đặc điểm,vv… về cơ cấu tổ chức và phân quyền Luận văn này có phân tích thêm các tiêu chí đánh giá hiệu quả của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết của hoàn thiện cơ cấu tổ chức Tuy nhiên, về thực trạng của công ty và những hạn chế thì phân tích sơ sài, không đưa ra nguyên nhân cụ thể dẫn đến không rõ ràng. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần xây lắp và thương mại
Coma 25" do sinh viên Mai Thị Hồng Ngọc thực hiện Luận văn đã phân tích khá đầy đủ lý thuyết về cơ cấu tổ chức, nhưng chưa có khái niệm về phân quyền và tầm hạn quản trị Nhưng các giải pháp đưa ra chưa đầy đủ, chưa giải quyết được những tồn tại của công ty. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần sản xuất và kinh doanh Đức Việt" do sinh viên Lê Anh Quang k42A1 thực hiện Luận văn này khi phân tích đã lệch hướng so với đề tài: Trong suốt quá trình làm, luận văn chỉ nói về bộ máy quản trị của công ty chứ không phải cơ cấu tổ chức của công ty Do đó, một số giải pháp đưa ra chưa hợp lý. Đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần may Hưng Yên" do sinh viên Đào Thị Nhinh K42A2 thực hiện Luận văn này đã đưa ra được một số lý luận về cơ cấu tổ chức và những giải pháp hay Tuy nhiên, luận văn chưa có lý luận về phân quyền và tầm hạn quản trị.
Ngoài các đề tài trên còn có rất nhiều những đề tài khác nghiên cứu về cơ cấu tổ chức tại doanh nghiệp Trong các đề tài nghiên cứu về cơ cấu tổ chức thì chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách cụ thể về Công ty em Do đó em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT" làm đề tài luận văn tốt nghiệp.
Phân định nội dung vấn đề nghiên cứu của cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp
2.4.1 Đặc điểm cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
2.4.1.1 Tính tập trung Đặc trưng này phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức. Quyền lực chỉ tập trung trong tay một số cá nhân hay bộ phận thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tập trung cao và ngược lại.
Tính phức tạp của cơ cấu tổ chức được thể hiện thông qua số lượng các cấp, các đầu mối, các khâu trong tổ chức Một cơ cấu tổ chức có tính phức tạp cao là cơ cấu tổ chức có nhiều cấp, nhiều khâu và các mối liên hệ phức tạp Ngược lại, cơ cấu tổ chức có ít cấp, ít đầu mối là cơ cấu tổ chức có tính phức tạp thấp.
Các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân đều bị chi phối và rằng buộc bởi các quy chế, các chính sách và các thủ tục của tổ chức Nếu mức độ rằng buộc và chi phối cao thì cơ cấu tổ chức sẽ có tính tiêu chuẩn hóa cao và ngược lại.
2.4.2 Những nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức
2.4.2.1 Tính tương thích giữa hình thức và chức năng
Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải tương thích nhằm thực hiện các chức năng.
2.4.2.2 Tính thống nhất chỉ huy
Mỗi một cơ cấu tổ chức được cấu thành bởi các bộ phận và phòng ban Các đơn vị, các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho đơn vị của mình, đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ tổ chức, tránh tình trạng mâu thuẫn
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ chức năng,phạm vi và nhiệm vụ của các bộ phận trong tổ chức và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp Tính cân đối thể hiện ở sự cân đối giữa quyền hành trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị, các cá nhân với nhau.
Giám Đốc Tuyến 3 Giám Đốc Tuyến 2
Theo nguyên tắc này thì cơ cấu tổ chức phải linh hoạt không được cứng nhắc, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yêu tố tác động Sự linh hoạt trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của các cán bộ công nhân viên trong mỗi bộ phận.
Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu hướng tới của bất kỳ tổ chức nào Một cơ cấu tổ chức tốt là một cơ cấu tổ chức mà tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo hoạt động có hiệu quả.
2.4.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
2.4.3.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến
Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến là kiểu cơ cấu đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiên chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hàn toàn trách nhiệm và kết quả công việc của người dưới quyền.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức trực tuyến Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng của người quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận mệnh lệnh của một người phụ trách và chỉ thi hành mệnh của người đó.
Giám Đốc Chức Năng A Giám Đốc Chức Năng C
Mô hình cơ cấu tổ chức này gọ nhẹ, ít đầu mối và các mối quan hệ, linh hoạt nên tiết kiệm được chi phí quản lý Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng Người lãnh đạo nắm bắt được trực tiếp hoạt động của người dưới quyền và phải chịu trách nhiệm về hoạt động đó Do đó, người lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh tổ chức của mình.
Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp Đồng thời làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao Kiểu cơ cấu chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
2.4.3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng nhất định Mô hình cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy kiểu cơ cấu này khác cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới.
Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Thu hút được các chuyên gia tham gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt các cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo
Cơ cấu này giúp cho tổ chức tiết kiệm được chi phí vì nó là một tổ chức khá đơn
Khâu sx 3đốc Khâu Khâu sx 4 sx 2 đốc
Khâu sx 1 đốc giản, thích hợp với những doanh nghiệp chỉ kinh doanh một loại sản phẩm hay dịch vụ trong một khu vực thị trường nào đó Do đó các chi phí quản trị thấp, các thành viên của tổ chức có cơ hội nâng cao kỹ năng, tay nghề trong lĩnh vực chuyên môn của họ và gia tăng hiệu quả hoạt động thông qua sự phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng bộ phận.
Với cơ cấu này thì việc đào tạo và huấn luyện nhân viên sẽ đơn giả hơn, dễ dàng hơn trong kiểm soát.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều nhà lãnh đạo khác nhau Kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ lãnh đạo.
Các nhà lãnh đạo chỉ lo lắng cho bộ phận mà họ phụ trách nên rất khó đồng tình với quan điểm của các nhà lãnh đạo khác Các nhân viên do trung thành với bộ phận của họ nên cũng rất khó hợp tác với nhan viên của các bộ phận khác.
2.4.3.3 Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng
Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
Trong quá trình thực tập và nghiên cứu, em đã sử dụng hai phương pháp chủ yếu để tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT, đó là phương pháp thu thập dữ liệu và phương pháp phân tích dữ liệu.
3.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
3.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp Để thu thập được dữ liệu thứ cấp thì phải thông qua các phương pháp điều tra, do đó em đã sử dụng phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm và phương pháp phỏng vấn nhằm mục đích thu thập được dữ liệu này.
Phương pháp phiếu điều tra trắc nghiệm: Cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến mọi hoạt động kinh doanh và con người doanh nghiệp Do đó để đảm bảo thu thập được các thông tin chính xác và đầy đủ, em đã xây dựng phiếu điều tra và phát phiếu cho hai đối tượng: nhà quản trị và nhân viên trong công ty TNHH TM&DV Tin Học
AT Với tổng số phiếu là 11, trong đó 3 phiếu dành cho nhà quản trị, 8 phiếu dành cho nhân viên.
Phương pháp phỏng vấn: Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em đã xây dựng 6 câu hỏi phỏng vấn dành cho các nhà quản trị của công ty Đối tượng phỏng vấn là Giám đốc và hai phó Giám đốc của công ty, bởi nhà quản trị là người nắm rõ tình hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và những mục tiêu, chiến lược dài hạn trong thời gian tới.
3.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu có sẵn được thu thập từ trước và đã qua xử lý Những thông tin trong luận văn được thu thập từ các nguồn sau đây:
Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT trong 3 năm 2008-2010.
Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty và các bảng số liệu về tổng số lao động trong công ty.
Quy chế tổ chức hoạt động, quy chế khen thưởng của công ty
Ngoài ra em còn sử dụng một số thông tin trên website.
3.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu Để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, em sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu sau:
Phương pháp phân tích kinh tế
Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu
Phương pháp phân tích tổng hợp
Phương pháp phân tích kinh tế: Dựa vào bảng so sánh các chỉ tiêu qua 3 năm đưa ra các nhận xét và rút ra các kết luận về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu: Thông qua dữ liệu thứ cấp đã thu thập được, lập bảng thống kê so sánh để đối chiếu các số liệu qua các năm với nhau để nhận thấy tình trạng mà công ty đang gặp phải.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Đối với dữ liệu sơ cấp tổng hợp phiếu điều tra và đánh giá các tiêu chí để thấy được tổng quan thực trạng cơ cấu tổ chức tại công ty. Qua phỏng vấn các nhà quản trị đưa ra những quan điểm khác nhau từ đó tổng hợp các ý kiến và quan điểm đánh giá để đưa ra các giải pháp phù hợp.
Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của Công ty
3.2.1 Tổng quan về Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
Lịch sử hình thành và phát triển
Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
Trụ sở: Số 3/8 Ngõ 69A Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Hà Nội
Chi nhánh: 234 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Website: http://www.atcomputer.vn
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn
Công ty được thành lập vào năm 2007, là một tập hợp của đội ngũ các kỹ sư và kỹ thuật viên trẻ năng động tốt nghiệp từ Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế Thành phố
Hà Nội Với quan điểm kinh doanh: "giá cả vừa phải, phục vụ chu đáo" công ty ngày càng được đánh giá là một công ty có tên tuổi trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT chuyên kinh doanh các mặt hàng công nghệ, cụ thể các sản phẩm bao gồm:
Máy tính xách tay các hãng nổi tiếng trên thế giới.
Các thiết bị linh kiện Máy tính xách tay (Notebook), máy chiếu (Projector), máy tính bỏ túi (PDA / PocketPC GSM/GPRS (O2 XDA IIs / HP/ Palm Tungsten/ TREO)
Các thiết bị nghe nhạc, ghi âm bỏ túi WMA/MP3/MP4/VIDEO + USB HDD + RECORDER.
Các thiết bị mạng: ADSL / HUB / SWITCH / Wireless LAN cửa 3Com, Cisco, TP-link, LinkSYS, NETGEAR điện thoại internet (VoIP) dùng để gọi quểc tế
Các dịch vụ: Bảo trì, sửa chữa, nâng cấp máy xách tay (Notebook), Pocket PC, Monitor, CD Rom, UPS, Printer.
Mạng máy tính: Thiết kế, cài đặt mạng máy tính các loại.
3.2.2 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của công ty
Kinh tế: Toàn cầu hóa đang là một thực tế, các quốc gia đang cấu trúc lại nền kinh tế, tổ chức lại thị trường nên nước ta không thể đứng ngoài xu thế chung đó Những năm trở lại đây, nền kinh tế Việt Nam duy trì tốc độ tăng trưởng ở mức khá cao so với các nước trong khu vực và trên thế giới Theo nhận định của các chuyên gia phân tích kinh tế, tốc độ tăng trưởng GDP của Việt Nam sẽ tiếp tục tăng trưởng và duy trì ở mức cao từ 7 - 8%/năm Sự phát triển lạc quan của nền kinh tế đã thúc đẩy sự tăng trưởng mạnh về công nghệ máy tính và dịch vụ mạng, điều này sẽ thúc đẩy sự phát triển của công ty Nhưng để làm được điều đó, công ty phải không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình.
Chính trị - Pháp luật: Việt Nam là một nước Xã Hội Chủ Nghĩa nên có chính trị ổn định Mặt khác nước ta là thành viên của tổ chức WTO, hợp tác với các nước trên thế giới cho nên giúp công ty có cơ hội tiếp nhận với những máy tính có công nghệ cao hơn và kiểu dáng mẫu mã đẹp Muốn vậy, công ty cũng cần có cơ cấu tổ chức hợp lý để có thể tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới
Văn hóa - Xã hội: Văn hóa của người Việt Nam ngày càng được nâng cao, người dân được tiếp xúc nhiều với những công nghệ phát triển như latop, MP3…làm nảy sinh những nhu cầu, mong muốn của con người, giúp con người rất nhiều trong cuộc sống hàng ngày Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm phát huy khả năng làm việc của các phòng ban, từ đó công ty có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
Khoa học công nghệ:Nhờ các phát minh cải tiến kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị hiện đại được áp dụng nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh, đặc biệt là một số doanh nghiệp có vốn cố định lớn Phải nói rằng hiện nay công nghệ khoa học phát triển với tốc độ chóng mặt, nếu ai biết tận dụng cơ hội, nhanh nhạy thích nghi và áp dụng công nghệ tiên tiến người đó sẽ có sức mạnh lớn, số còn lại sẽ bị tụt hậu và trở thành những người theo sau Chính vì vậy, công ty ATComputer thường xuyên cập nhập thông tin, ứng dụng khoa học công nghệ vào trong hoạt động kinh doanh và quản lý cơ cấu tổ chức để làm tăng mức độ chuyên môn hóa của các phòng ban.
Khách hàng: Bất kỳ công ty nào muốn thành công trên thương trường cũng phải đặt yếu tố khách hàng lên hàng đầu, bởi khách hàng là người tiêu thụ sản phẩm và mang lại doanh thu cho công ty Lượng khách hàng của công ty ATComputer ngày càng tăng, hàng ngày có khách đến mua và bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm nên nhân viên của công ty phải làm việc rất nhiều, điều này liên quan đến tính chuyên môn hóa và sự linh hoạt của cơ cấu tổ chức Vì vậy, yếu tố khách hàng có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu tổ chức. Đối thủ cạnh tranh: Trên thị trường có rất nhiều công ty kinh doanh sản phẩm máy tính, MP3 và mạng Vì vậy đối thủ cạnh tranh của công ty ATComputer không hề ít Công ty muốn đánh bại các đối thủ của mình thì cần có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ,linh động và hợp lý.
Kết quả điều tra trắc nghiệm về cơ cấu tổ chức của Công ty
3.3.1 Kết quả điều tra trắc nghiệm Để thu thập thông tin về cơ cấu tổ chức tại công ty, em đã tiến hành phát 11 phiếu điều tra trắc nghiệm trong đó 3 phiếu dành cho nhà quản trị, 8 phiếu dành cho nhân viên ở các phòng ban Kết quả tổng hợp phiếu điều tra như sau:
Bảng 3.1: Kết quả điều tra tổng quan cơ cấu tổ chức của công ty
STT Các Tiêu Chí Các phương án lựa chon
1 Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty
Trực tuyến-chức năng Khu vực địa lý
2 Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức
3 Số lượng các phòng ban Nhiều Đủ 4/11 36.36
4 Đưa ra biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)
Theo bảng trên ta thấy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết lập theo mô hình chức năng với 100% ý kiến đánh giá Cơ cấu tổ chức của công ty chưa phù hợp do số lượng phòng ban còn thiếu Có tới 66.67 ý kiến cho rằng công ty thường xuyên áp dụng các biện pháp để hoàn thiện hơn cơ cấu tổ chức của công ty, cho nên cơ cấu tổ chức của công ty AT Computer còn nhiều vấn đề cần giải quyết.
Về mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức
Bảng 3.2: Kết quả điều tra mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty
STT Các nguyên tắc Mức độ đáp ứng
1 Tương thích giữa hình thức và chức năng
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên) Theo bảng trên ta thấy mức độ đáp ứng các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức của công ty chưa cao Trong đó nguyên tắc linh loạt, hiêu quả được đánh giá ở mức độ đáp ứng thấp nhất mức độ 2, nguyên tắc thích ứng giữa hình thức và chức năng (66.67%) ở mức độ 3, nguyên tắc cân đối đáp ứng được mức độ 4 Chỉ có nguyên tắc thống nhất chỉ huy đáp ứng được nhiều nhất mức độ 5.
Về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban
Bảng 3.3 Kết quả điều tra về tình hình và điều kiện làm việc của nhân viên trong các phòng ban.
STT Các tiêu chí Các phương án lựa chọn Số phiếu Tỷ lệ
1 Số lượng nhân viên trong phòng ban
2 Cần thêm nhân viên Có 5/8 62.5
3 Điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật
4 Những khó khăn trong công việc
Thủ tục hành chính rườm rà 1/8 12.5
Tính chuyên môn hóa thấp 4/8 50
5 Làm thêm giờ Thỉnh thoảng 2/8 25
Không (Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)
Theo bảng trên ta thấy số lượng nhân viên trong các phòng ban là chưa được hợp lý với 62.5% ý kiến, có 62.5% ý kiến cho rằng cần bổ sung thêm nhân viên Điều kiện cơ sở vật chất chưa tốt lắm chỉ mức trung bình Về những khó khăn khi làm việc, có tới 50% ý kiến cho rằng tính chuyên môn hóa chưa cao và 37.5% cho rằng thiếu thông tin, nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ Nên tính hiệu quả trong công việc chưa cao Vì vậy công ty cần sớm đưa ra những biện pháp phù hợp để khắc phục khó khăn trên.
Đánh giá của các nhân viên về các vấn đề sau:
Bảng 3.4: Kết quả đánh giá của nhân viên trong các phòng ban về các vấn đề:
STT Các vấn đề Mức độ đánh giá
Kém Trung Bình Khá Tốt
1 Sự phối hợp giữa các thành viên 5/8 3/8
3 Tác phong làm việc của các cá nhân
(Nguồn: Kết quả điều tra của sinh viên)
Từ bảng trên ta thấy có 62.5% ý kiến cho rằng sự phối hợp giữa các thành viên chỉ ở mức trung bình, nên chưa lập được êkip trong công việc 50% ý kiến cho rằng môi trường làm việc khá Tác phong làm việc của các thành viên tốt, nhưng chế độ đãi ngộ chưa cao, nên sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của công ty
3.3.2 Kết quả điều tra phỏng vấn
Em đã xây dựng bảng câu hỏi phỏng vấn để tìm hiểu chuyên sâu về cơ cấu tổ chức của công ty AT Computer Qua phỏng vấn trực tiếp Giám đốc của công ty, em đã thu được kết quả sau:
Sự phù hợp của cơ cấu tổ chức: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế theo kiểu chức năng rất phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của công ty. Điều này được thể hiện qua doanh thu và lợi nhuận mà công ty vẫn đạt được trong mấy năm qua, tuy nhiên tốc độ tăng còn chậm.
Số lượng các phòng ban: Hiện nay số lượng các phòng ban của công ty còn ít nên nhân viên phải làm nhiều việc hơn, có khi nhân viên cũng phải tăng ca để hoàn thành công việc theo đúng thời hạn Vì vậy, công ty sẽ tuyển thêm nhân viên để đáp ứng nhu cầu hiện tại và trong tương lai.
Quan điểm của công ty về hoàn thiện cơ cấu tổ chức: Một cơ cấu tổ chức hoàn thiện trước tiên phải đáp ứng đầy đủ các nguyên tắc khi xây dựng cơ cấu tổ chức; sau đó cần phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty.
Kinh Tế Phó Giám Đốc
Bộ phận lắp đặt Bộ phận bảo hành
Kế hoạch của công ty trong về hoàn thiện cơ cấu tổ chức: công ty sẽ mở rộng hoạt động kinh doanh, cho nên trong thời gian tới công ty sẽ lập thêm phòng ban mới.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TM&DV TIN HỌC AT
Các kết luận và phát hiện về cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
4.1.1 Những thành công và nguyên nhân
Công ty TNHH TM&DV Tin Học AT mới thành lập trên thị trường được vài năm, tuy nhiên công ty đã không ngừng ngày càng tự hoàn thiện mình hơn về cơ cấu tổ chức. Với những nỗ lực phấn đấu cơ cấu tổ chức của công ty đã mang lại một số thành công sau:
Cơ cấu tổ chức theo chức năng phù hợp với quy mô và hoạt động kinh doanh hiện tại của công ty Đáp ứng được các yêu cầu của mục tiêu, chiến lược và sách lược kinh doanh của công ty đem lại những kết quả cao trong thời gian qua.
Trách nhiệm và quyền hạn của Giám đốc và 2 Phó Giám đốc được phân công rõ ràng, không bị chồng chéo Trong việc ủy quyền cũng rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho các Phó Giám đốc điều hành công việc ở công ty trong khi Giám đốc đi công tác xa, như ký kết hợp đồng và một số văn bản, giấy tờ trong phạm vi nhất định.
Với cơ cấu này, Công ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng Công ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà công ty giao phó Công ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ của từng người trong các phòng ban.
Về cơ bản Công ty đã giải quyết được công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên với thu nhập tương đối cao, trung bình là 3 triệu đồng/ một người Trình độ của công nhân viên ngày càng cao, số lượng lao động tăng lên theo hàng năm.
Nguyên nhân thành công Để đạt được những thành công là nhờ các yếu tố sau:
Công ty hội tụ được những nhân lực có trình độ cao như Thạc sĩ, kỹ sư có khả năng lãnh đạo, tầm nhìn xa và biết ủy quyền cho người khác hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Công ty luôn coi trọng vấn đề nhân lực, liên tục nâng cao trình độ và tay nghề cho mọi thành viên trong công ty Đến với công ty, khách hàng sẽ được sự hậu mãi tốt với một đội ngũ Kỹ sư và Kỹ thuật viên giỏi, nhiệt tình và nhiều kinh nghiệm.
4.1.2 Những hạn chế và nguyên nhân
Ngoài những thành công trên cơ cấu tổ chức của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như:
Hiện nay cơ cấu tổ chức của công ty còn ít phòng ban dẫn đến một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc có khi cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều công việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm không đúng chuyên môn của mình Vì vậy Công ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo lại, bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho họ Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay.
Sự phối hợp giữa các thành viên chưa cao nên sẽ gặp khó khăn trong quá trình truyền đạt thông tin cho các phòng ban và không tạo được êkip khi làm việc, như vậy sẽ ảnh hưởng kết hiệu quả công việc Hơn nữa sẽ làm mất đi tính chính xác của thông tin khi đến những nhà quản trị cấp cao, từ đó có thể dẫn đến sự sai lệch về hoạch định chiến lược kinh doanh và không đáp ứng được mục tiêu đề ra.
Công ty chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ, có trình độ năng lực cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh.Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty không lớn nên cơ cấu tổ chức có tính linh động cao nhưng Công ty không nên thay đổi cơ cấu tổ chức theo hàng tháng mà có thể thay đổi cơ cấu tổ chức theo từng quý hoặc hàng năm để giảm sự xáo chộn về cơ cấu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực của mình
Trang thiết bị của công ty vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc, và bầu không khí làm việc chưa được thoải mái nên làm giảm hiệu quả của công việc.
Phòng kỹ thuật vẫn chưa thực hiện tốt chức năng của mình về lắp đặt và sửa chữa bảo hành sản phẩm của khách hàng… do đó dịch vụ sau bán của công ty chưa được tốt làm ảnh hưởng một phần đến uy tín của công ty.
Chế độ đãi ngộ của công ty chưa thực sự đáp ứng những mong muốn của người lạo động, dẫn đến tình trạng chán nản công việc của một số nhân viên Vì vậy, công ty cần quan tâm hơn tới nhu cầu và mong muốn của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Tóm lại, Công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Do công ty đang trong giai đoạn phát triển luôn thay đổi chiến lược kinh doanh nên cơ cấu tổ chức của công ty chưa linh động và tỏ ra kém hiệu quả.
Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
4.2.1 Dự báo triển vọng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
Trong mỗi giai đoạn, công ty luôn đưa ra những mục tiêu xác định và hoạch định chiến để từng bước đạt được mục tiêu đó, với mong muốn ngày càng khẳng định mình trên thị trường Qua việc phân tích cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT, từ năm 2011-2013 công ty đưa ra mục tiêu như sau:
Bảng 4.1: Mục tiêu phát triển của công ty từ 2011-2013
STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Dự báo hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT Để đạt được mục tiêu đã đề ra công ty dự báo cơ cấu tổ chức cần đạt được các yêu cầu sau: Đảm bảo phát huy vai trò của cơ cấu tổ chức Công ty trong điều hành kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của cơ cấu tổ chức, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: doanh thu, lợi nhuận, năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí quản lý.
Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng, đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động. Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc và các phòng ban tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau Các nhân viên làm việc với nhau lập thành một êkip để tăng mức hiêu quả trong công việc.
Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lý, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
4.2.2 Quan điểm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Để có thể hoàn thiện được cơ cấu tổ chức của mình, công ty đã đưa ra những quan điểm sau:
Thứ nhất: Cơ cấu tổ chức phải đáp ứng được các nguyên tắc của một cơ cấu tổ chức Bất kỳ một cơ cấu tổ chức nào cũng phải hoạt động theo các nguyên tắc đã đặt ra về tính cân đối, tính thống nhất chỉ huy, tính tương thích giữa hình thức va chức năng, tính linh hoạt và hiệu quả Có đáp ứng được một cách tối đa thì cơ cấu tổ chức đó mới thực sự hoàn thiện.
Thứ hai: Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của công ty Trong mỗi giai đoạn phát triển, công ty sẽ đưa ra những mục tiêu và chiến lược khác nhau nên cơ cấu tổ chức cũng sẽ thay đổi để có thể mang lại hiệu quả kinh doanh.
Thứ ba: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo nên sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào.Thứ tư: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ nhân viên trong từng phòng ban.
Thứ năm: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình kinh doanh
4.3 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM&DV Tin Học AT
4.3.1 Đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức mới
Qua một thời gian tìm hiểu về cơ cấu tổ chức của công ty, cộng với những kiến thức em được học trong nhà trường Em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến để thay đổi một
Kinh Tế Phó Giám Đốc
Bộ phận lắp đặt Bộ phận hànhbảo
Trưởng phòng marketing phần cơ cấu tổ chức cũ của công ty với mong muốn làm tăng hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức, giúp công ty ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường.
Sơ đồ: 4.2: Cơ cấu tổ chức đề xuất của công ty
(nguồn: sinh viên đề xuất)
Mô hình cơ cấu tổ chức mới có thêm phòng marketing nhưng vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Do số lượng phòng ban còn ít và nhân viên thường xuyên phải làm thêm giờ, nếu kéo dài như vậy sẽ dẫn đến tâm lý chán nản của cán bộ công nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc Mặt khác phòng kinh doanh phải làm quá nhiều công việc liên quan đến marketing như tìm kiếm khách hàng, xác định giá, tìm kiếm nhà cung cấp… Cho nên công ty cần phải lập thêm phòng Marketing.
Số lượng phòng Marketing bao gồm: 1 trưởng phòng và 5 nhân viên.
Bảng 4.3: Cơ cấu tổ chức phòng Marketing
STT Chức năng nhiệm vu Số lượng Trình độ Chuyên ngành
(Nguồn: sinh viên đề xuất)
Chức năng và nhiệm vụ của phòng marketing:
Nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Lập hồ sơ thị trường và dự báo doanh thu.
Khảo sát hành vi ứng xử của khách hàng tiềm năng.
Phân khúc thị trường, xác định mục tiêu và định vị thương hiệu.
Xây dựng và thực hiện chiến lược markeitng 4P: sản phẩm, giá, phân phối và quan hệ công chúng.
4.3.2 Bổ sung nhân viên ở phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật
Theo kết quả phỏng vấn Giám đốc, công ty sẽ mở rộng hoạt động kinh doanh nên cần phải bổ sung thêm 2 nhân viên ở phòng kinh doanh và 4 nhân viên ở phòng kỹ thuật Khi đó phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật sẽ có nhiệm vụ và chức năng mới như sau: a Phòng kinh doanh:
Bảng 4.4: Cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh
STT Chức năng nhiệm vu Số lượng Trình độ Chuyên ngành
1 Trưởng phòng 01 ĐH Marketing, QTKD
2 Nhân viên 09 ĐH, CĐ Marketing, QTKD
(Nguồn: sinh viên đề xuất)
Tổ chức, phân công, theo dõi và đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
Đàm phán, ký kết hợp đồng bán hàng và nhập kho.
Giới thiệu và thực hiện việc bán các sản phẩm của công ty trên thị trường Việt Nam.
Lập kế hoạch kinh doanh của công ty và của phòng, sau đó trình Giám đốc phê duyệt.
Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
Báo cáo kết quả của phòng mình cho Giám Đốc.
Các nhân viên trong phòng thực hiện công việc theo đúng chức danh và sự chỉ đạo của trưởng phòng trong phòng mình b Phòng kỹ thuật
Bảng 4.5: Cơ cấu tổ chức phòng kỹ thuật
STT Chức năng nhiệm vu Số lượng Trình độ Chuyên ngành
(Nguồn: sinh viên đề xuất)
Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng mình.
Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới.
Xây dựng các dịch vụ kỹ thuật phù hợp định hướng của công ty.
Thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng bằng những giải pháp kỹ thuật tốt nhất
Tổ chức những khóa học để cải tiến những kỹ năng và kiến thức về kỹ thuật và giao tiếp.
Cập nhật các thông tin về sản phẩm và công nghệ mới đối với công ty.
Hỗ trợ khách hàng, nhà cung cấp, các chi nhánh và các bộ phận khác trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến kỹ thuật, sản phẩm
Trưởng phòng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của phòng mình cho Giám đốc.
Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng mình.
4.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao trình độ của nhân viên kỹ thuật
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất đánh giá chất lượng của nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ nhân viên để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định Đối với nhân viên phòng kỹ thuật thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nhân viên kỹ thuật là người quyết định nhất đến chất lượng của sản phẩm Nếu nhân có trình độ cao thì sẽ lắp đặt được những chiếc máy tính và các sản phẩm khác tốt Không chỉ vậy nhân viên kỹ thuật còn có nhiệm vụ sửa chữa và bảo dưỡng sản phẩm của khách hàng mình Những sản phẩm có chất lượng tốt mới đáp ứng được như cầu của khách hàng và ngày càng đem lại niềm tin cho khách hàng.