Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần xi măng bỉm sơn

Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1 Tính cấp thiết đề tài Với doanh nghiệp, cấu tổ chức ln giữ vai trị quan trọng hoạt động nói chung q trình sản xuất kinh doanh nói riêng Và để thực mục tiêu chung doanh nghiệp, đảm bảo kinh doanh hiệu trước hết cần phải có cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với đặc trưng riêng ngành nghề, doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức tảng vững đảm bảo cho họat động kinh doanh, hoạt động quản trị công ty thông suốt Khơng cịn giúp cho doanh nghiệp sử dụng lao động hiệu hơn, từ mà lợi nhuận tăng lên Một công ty, doanh nghiệp để xây dựng cấu tổ chức tốt, hồn chỉnh, phù hợp với tính chất, đặc điểm ngành nghề, phù hợp với lợi ích kinh tế nước cần phải có thời gian dài Nếu cấu tổ chức tạo không hợp lý tạo khó khăn, phức tạp cho công tác quản trị, công tác trở nên khó khăn Có thể khẳng định cấu tổ chức có ý nghĩa vơ quan trọng với doanh nghiệp Vì việc hồn thiện cấu tổ chức điều kiện kinh tế việc thiết yếu, liên qua đến tồn phát triển cơng ty Hiện kinh tế nước ta phát triển, đà hội nhập giới, công ty không kinh doanh nước mà cịn mở rộng tồn cầu Thêm vào phát triển ngày tăng lên đối thủ cạnh tranh ngành, thay đổi môi trường kinh doanh bắt buộc doanh nghiệp phải có nhìn biện pháp, chiến lược kinh doanh mới, sẵn sàng đổi để phù hợp kinh doanh có nghĩa phải đổi cấu tổ chức để phù hợp, thích nghi với mơi trường kinh doanh môi trường cạnh tranh Công ty CP xi măng Bỉm Sơn thành lập từ năm 1980, tiền thân Công ty xi măng Bỉm Sơn, doanh nghiệp Nhà nước, đến năm 2006 theo chủ trương sách Nhà nước, công ty chuyển thành Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn Tuy chuyển đổi hình thức kinh doanh năm, cách tổ chức số phòng ban, phân cịn mang nặng tính chất doanh nghiệp Nhà nước Điều phần ảnh hưởng đến hoạt động phịng ban khác, gây khó khăn cho công tác quản lý nhà lãnh đạo, làm giảm suất làm việc GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp nhân viên Công ty nói chung Vì để đáp ứng tốt cầu thay đổi tình hình chiến lược kinh doanh, việc hồn thiện cấu tổ chức việc thiết yếu cơng ty tình hình 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Là sinh viên khoa Quản trị doanh nghiệp, chuyên ngành Quản trị doanh nghiệp thương maị, nhận thấy cần thiết cấu tổ chức doanh nghiệp, ảnh hưởng đến trình sản xuất, kinh doanh, hay xa ảnh hưởng đến tồn phát triển công ty Cùng với thực tiễn hoạt động công ty CP xi măng Bỉm Sơn, trình thực tập cơng ty, em nhận thấy cấu tổ chức cơng ty cịn nhiều vấn đề cần giải hồn thiện Vì em chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn” để làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp Đề tài nghiên cứu hoạt động cấu tổ chức công ty cụ thể kiểu cấu tổ chức, nhân tố ảnh hưởng, xây dựng máy tổ chức, chức nhiệm vụ bọ phận, phòng ban, mối quan hệ phận, cuối đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa lý thuyết cơng tác tổ chức phận phịng ban - Đề tài hướng tới nghiên cứu, đánh giá thực trạng cấu tổ chức công ty CP xi măng Bỉm Sơn - Đề xuất giải pháp chủ yếu cho nội cơng ty nhằm hồn thiện cấu tổ chức CTCP xi măng Bỉm Sơn đưa số kiến nghị sách nhà nước 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu liệu công ty năm từ năm 2008 đến hết năm 2010 đề xuất định hướng đến năm 2015 - Phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu cấu tổ chức Công ty CP xi măng Bỉm Sơn - Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu hoàn thiện cấu tổ chức Công ty CP xi măng Bỉm Sơn GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.1 Một số khái niệm, đặc điểm vai trò cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.1.1 - Khái niệm Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân hướng tới hoàn thiện mục tiêu chung tổ chức 1.5.1.2 Đặc điểm cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có ba đặc điểm sau:  Tính tập trung Tính tập trung phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực tổ chức cho cá nhân hay phận Ví dụ: quyền lực tổ chức tập chung chủ yếu cho cá nhân (hay phận), tính tập trung tổ chức cao ngược lại  Tính phức tạp Tính phức tạp phản ánh số lượng cấp, khâu cấu tổ chức Nếu nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao ngược lại  Tính tiêu chuẩn hóa Tính tiêu chuẩn hóa phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân, thơng qua sách, thủ tục, quy tắc hay cá nôi quy, quy chế…Nếu mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh tổ chức Tiêu chuẩn hóa trình phát triển thủ tục tổ chức mà theo nhân viên hồn thành công việc họ theo cách thức thống thích hợp 1.5.1.3 - Vai trị cấu tổ chức doanh nghiệp Phân lao động cách khoa học Thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu tổ chức - Cơ cấu tổ chức định phần lớn thành bại tổ chức Cơ cấu thể hình thức định định chức tổ chức Một tổ chức GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp xây dựng cho cấu hợp lý giúp cho tỏ chức hoạt động có hiệu quả, đồng thời thích nghi với thay đổi môi trường 1.5.2 Phân định nội dung hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.2.1 Nguyên tắc xây dựng cấu tổ chức doanh nghiệp Một cấu tổ chức hợp lý phải đáp ứng số nguyên tắc sau:  Hình thức chức phải có tính tương thích  Tính thống huy  Tính cân đối  Tính linh hoạt  Tính hiệu a Tính tương thích hình thức chức Khi xây dựng cấu tổ chức, phận, đơn vị cấu tổ chức phải xây dựng nhằm thực chức riêng Và hình thức phải sau chức b Tính thống huy Mỗi cấu tổ chức xây dựng đơn vị, phận cấu thành có quyền hạn trách nhiệm định Các đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho nhà quản trị mình, đảm bảo huy mang tính thống tồn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo mâu thuẫn c Tính cân đối Một cấu tổ chức hợp lý thể cân đối quyền hành trách nhiệm, cân đối công việc gữa đơn vị, cá nhân với Sự cân đối tạo ổn định tổ chức d Tính linh hoạt Trong q trình kinh doanh, địi hỏi cấu tổ chức khơng bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà ln phải linh hoạt, thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động e Tính hiệu Cơ cấu tổ chức phải đạt hiệu cao nhất, tức trình hoạt động kinh doanh phải đạt kết cao nhất, dựa sở chi phí thấp Nguyên tắc dựa vào tiêu chuẩn mối tương quan chi phí bỏ kết thu 1.5.2.2 Một số mô hình cấu tổ chức doanh nghiệp GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Theo quản trị học, có số mơ hình cấu tổ chức sau:  Mơ hình tổ chức đơn giản  Mơ hình tổ chức phận theo chức  Mơ hình tổ chức hỗn hợp  Mơ hình tổ chức theo ma trận a Mơ hình tổ chức đơn giản Cơ cấu tổ chức đơn giản loại cấu tổ chức gần khơng có cấu trúc tổ chức cả, khơng phức tạp, tính thức, tính tập trung tổ chức cao thể thể chỗ quyền lực quản lý tập trung vào người, người có tầm hạn quản trị rộng Khơng có cấp quản trị trung gian với đầu mối quản lý, số lượng nhân viên không nhiều Sơ đồ 1.1: Mơ hình tổ chức đơn giản Tổng Giám Đốc Giám đốc tuyến A1 A2 Giám đốc tuyến B1 A3 B2 B3  Ưu điểm: Nhanh chóng, linh hoạt gọn nhẹ chi phí quản lý thấp Việc kiểm soát điều chỉnh hoạt động, phận bên doanh nghiệp dễ dàng, tối thiểu đến mức thấp tình trạng quan liêu giấy tờ  Nhược điểm: Mơ hình nàychỉ áp dụng doanh nghiệp nhỏ Tuy nhiên doanh nghiệp phát triển, tổ chức lớn lên quy mơ, mơ hình tổ chức đơn giản khơng phù hợp Sự tập trung quản lý gây tình trạng tải máy quản lý, doanh nghiệp không hoạt động GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chun đề tốt nghiệp Ngồi mơ hình cịn mang tính mạo hiểm cao, có biến cố bất ngờ xảy khiến nhà quản trị tiếp tục làm việc (như tai nạn) doanh nghiệp rơi vào tình trạng khủng hoảng b Mơ hình cấu tổ chức theo chức Cơ cấu tổ chức theo chức loại hình cấu trúc tương đối cổ điển, hướng nội, mà đặc điểm phân chia doanh nghiệp thành tuyến chức Mỗi tuyến đơn vị phận đảm nhận hay số chức năng, nhiệm vụ giống tương đồng Mỗi phận đặt quản lý giám đốc hay trưởng phịng chức Sơ đồ 1.2: Mơ hình cấu tổ chức theo chức Tổng Giám Đốc Giám đốc chức A Giám đốc chức B Giám đốc chức C  Ưu điểm - Có chun mơn hóa sâu sắc hơn, cho phép thành viên tập trung vào chuyên môn họ - Tạo điều kiện tuyển dụng nhân viên với kỹ phù hợp với phận chức  Nhược điểm Công việc cá nhân nhóm trở nên nhàm chán, tẻ nhạt thúc đẩy công việc theo chuyên môn hẹp Mặt khác môi trường kinh doanh thay đổi nhân viên khó có khả thích ứng kịp Mỗi đơn vị chức chăm theo đuối mục tiêu chức mà lãng quên mục tiêu chung doanh nghiệp, gây mâu thuẫn đơn vị chức Sự hợp tác lỏng lẻo phận chức làm cho tính hệ thống doanh nghiệp bị suy giảm Khi tính bao qt, phối hợp doanh nghiệp bị nhiều hạn chế, GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp doanh nghiệp phải đối phó với thay đổi mơi trường kinh doanh bên ngồi doanh nghiệp Về mặt đào tạo nhà quản trị tương lai, mơ hình khơng tạo điều kiện thuận lợi để chuẩn bị cho nhà quản trị có nhãn quan tổng hợp tồn tổ chức c Mơ hình tổ chức hỗ hợp Kết hợp logic loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu nguồn lực tổ chức Cấu trúc hỗn hợp tận dụng ưu điểm hạn chế nhược điểm Sơ đồ 1.3 Mơ hình tổ chức hồn hợp Chủ tịch hãng PCT sản xuất PCT kỹ thuật PCT marketing PCT tài TGĐ sản phẩm nông nghiệp GĐ KV PCT nhân TGĐ sản phẩm công nghiệp GĐ KV2 GĐ KV3 GĐ KV4  Ưu điểm Giải tình phức tạp cho phép chun mơn hóa số cấu trúc tổ chức Rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị  Nhược điểm Cấu trúc tổ chức phức tạp Quyền lực trách nhiệm nhà quản trị bị trùng lặp, tạo xung đột GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chun đề tốt nghiệp d Mơ hình tổ chức theo ma trận Cấu trúc ma trận tạo kết hợp hai cấu tổ chức khác nhau, cấu theo chức theo mặt hàng theo chức theo cấu khách hàng hay theo khu vực lãnh thổ Sơ đồ 1.4 Mơ hình tổ chức theo ma trận Tổng giám đốc GĐ sản xuất GD nhân GD tiếp thị GD ngành hàng A GD ngành hàng B  Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận cho phép doanh nghiệp đạt đồng thời nhiều mục đích Trách nhiệm phận phân định rõ ràng, có phối hợp tốt phận doanh nghiệp Giúp rèn luyện kỹ tổng hợp cho nhà quản trị  Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức ma trận tồn tuyến đạo trực tuyến,vì dễ nảy sinh mâu thuẫn việc thực mệnh lệnh Có tranh chấp quyền lực phận doanh nghiệp Sự phức tạp cấu tổ chức dẫn đến khó khăn việc kiểm sốt hoạt động doanh nghiệp 1.5.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức doanh nghiệp a Nhân tố bên  Chiến lược doanh nghiệp GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp Chiến lược cấu tổ chức mặt tách rời lộ trình phát triển doanh nghiệp Môi trường luôn biến động, thay đổi không ngừng Chính thế, hội thách thức xuất không ngừng Cơ cấu tổ chức công cụ thực chiến lược tổ chức , cấu tổ chức thay đổi để thích hợp với chiến lược mới, thay đổi cấu tổ chức sang hình thái mà cấu cũ khơng cịn phù hợp với chiến lược tổ chức Tuy nhiên thay đổi chiến lược bắt buộc có thay đổi cấu tổ chức  Quy mơ doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn, phức tạp hoạt động doanh nghiệp phức tạp theo Do nhà quản lý cần phải đưa mơ hình cấu tổ chức hợp lý cho đảm bảo hoạt động doanh nghiệp thông suốt, đồng thời phải để máy không cồng kềnh phức tạp cấu Còn doanh nghiệp vừa nhỏ phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ dàng thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh cơng ty b Nhân tố bên ngồi:  Môi trường vĩ mô  Công nghệ - kỹ thuật Ngày cơng nghệ thơng tin có phát triển vượt bậc nhà quản lý sử dụng nhiều phương tiện kỹ thuật để thực tốt công việc họ như: máy đàm, internet, điện thoại di động, máy camera tự động , làm đơn giản hóa việc quản trị cấu đơn giản hóa Việc sử dụng cơng nghệ doanh nghiệp ảnh hưởng đến cấu tổ chức, doanh nghiệp trọng đến công nghệ thường có định mức quản lý tốt Cơ cấu tổ chức phải tổ chức cho tăng cường khả doanh nghiệp cần thích ứng kịp thời với thay đổi cơng nghệ nhanh chóng Một hệ thống cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ phải đảm bảo liên quan đến công nghệ doanh nghiệp  Kinh tế Bao gồm yếu tố tốc độ tăng trưởng ổn định kinh tế, sức mua, ổn định giá cả, tiền tệ, lạm phát, tỷ giá hối đoái tất yếu tố ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Những biến động yếu tố kinh tế tạo hội thách thức với doanh nghiệp Vì GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến SVTH:Vũ Thị Quyên Đại Trường học Thương Mại Chuyên đề tốt nghiệp để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp phải theo dõi, phân tích dự báo biến động yếu tố để đưa giải pháp kịp thời nhằm tận dụng hội, né tránh, giảm thiểu nguy đe dọa  Chính trị - pháp luật Bao gồm yếu tố: phủ, hệ thống pháp luật, xu hướng trị Sự ổn định trị, qn quan điểm, sách lớn ln hấp dẫn nhà đầu tư Trong xu tồn cầu nay, mối liên hệ trị kinh doanh thể quan hệ quốc tế để đưa định hợp lý quản trị cần phải phân tích, dự báo thay đổi môi trường giai đoạn phát triển  Môi trường vi mô  Yếu tố khách hàng Bao gồm: người tiêu dùng, trung gian, nhà sản xuất, Đảng – phủ Khách hàng giữ vai trò quan định doanh thu mà doanh nghiệp đạt được, họ người lựa chọn tiêu dùng sản phẩm, người đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp  Đối thủ cạnh tranh Có thông tin đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp đảm bảo việc doanh nghiệp có vị trí tốt thị trường Nó đồng thời giúp daonh nghiệp linh hoạt đáp ứng nhanh với thay đổi thị trường Khi hiểu đối thủ cạnh tranh, biết điểm mạnh điểm yếu họ, doanh nghiệp biết khác cách kinh doanh họ công ty mình, ngồi cịn động lực cho doanh nghiệp cải tiến, điều chỉnh chiến lược kinh doanh mình, cho phù hợp với kinh tế chung GVHD:Th.s Phạm Trung Tiến 10 SVTH:Vũ Thị Quyên