Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền ở công ty cổ phần đầu tư xây dựng aline

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp em nhận nhiều sợ giúp đỡ từ phía nhà trường, thầy cơ, anh chị Cơng ty Lời em xin gửi tới nhà trường lời cảm ơn chân thành cung cấp cho em kiến thức chuyên ngành QTDN, tạo điều kiện cho em có thời gian tiếp cận thực tế Đặc biệt lời cảm ơn chân thành tới Cô giáo ThS Dương Thị Thúy Nương Trong thời gian làm chuyên đề tốt nghiệp, em nhận hướng dẫn tận tình Cơ, Cơ giúp đỡ em nhiều việc bổ sung hồn thiện kiến thức lý thuyết cịn thiếu để hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp cách tốt Qua em xin gửi lời cảm ơn tới quý Công ty cổ phần đầu tư xây dựng ALINE, đặc biệt anh, chị phòng kế hoạch kỹ thuật giúp em tiếp cận với thực tế, thu thập tài liệu, gặp gỡ phòng ban, để tìm hiểu thực tế tình hình hoạt động q trình phát triển cơng ty Trong thời gian thực tập đến Công ty, em cung cấp tài liệu quý báu giúp em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp Tuy nhiên, thời gian, điều kiện có hạn cách tiếp cận nhiều hạn chế kiến thức kinh nghiệm chuyên đề tốt nghiệp không tránh khỏi khiếm khuyết, em mong nhận đóng góp ý kiến thầy để chun đề tốt nghiệp hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng năm 2011 Sinh viên Hoàng Thị Mai SVTH:Hoàng Thị Mai GV: Dương Thị Thúy Nương Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 : Kết hoạt động kinh doanh Công ty 18 Bảng 2.2 : Kết đánh giá cấu tổ chức Công ty 23 Bảng 2.3 : Kết đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu cấu tổ chức Công ty 23 Bảng 2.4 : Kết đánh giá tình hình phân quyền Cơng ty .24 Bảng 2.5 : Kết đánh giá mức độ giao quyền đảm bảo yếu tố 25 Bảng 2.6 : Cán quản lý chuyên môn kỹ thuật 26 Bảng 2.7 : Công nhân kỹ thuật ký hợp đồng lao động thời vụ 27 Bảng 2.8: Độ tuổi lao động giới tính cán cơng nhân Cơng ty .28 SVTH:Hoàng Thị Mai GV: Dương Thị Thúy Nương Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ 1.Sơ đồ 1.1 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến 2.Sơ đồ 1.2 : Cơ cấu tổ chức theo chức Sơ đồ 1.3 : Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng kinh doanh .6 Sơ đồ 1.4 : Cơ cấu tổ chức theo khu vực Sơ đồ 1.5 : Cơ cấu tổ chức theo khách hàng Sơ đồ 1.6 : Cơ cấu tổ chức trực tuyến- chức .8 Sơ đồ 1.7 : Cơ cấu tổ chức ma trận Sơ đồ 1.8 : Tác động chiến lược tới tổ chức 12 Sơ đồ 2.1 : Mơ hình cấu tổ chức Công ty .16 10 Sơ đồ 3.1 : Mơ hình cấu tổ chức Cơng ty 36 SVTH:Hoàng Thị Mai GV: Dương Thị Thúy Nương Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI: “HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN Ở CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG ALINE” 1.1 Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài Trong năm vừa qua Việt Nam tích cực hội nhập sâu vào kinh tế giới Việc đẩy mạnh tiến trình hội nhập khu vực giới đất nước tạo cho doanh nghiệp Việt Nam có hội phát huy lợi so sánh, mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tiếp cận nguồn lực phát triển vốn, khoa học công nghệ đại, kỹ quản lý mới…Đồng thời đặt cho doanh nghiệp nước khó khăn, thách thức trước địi hỏi cao chất lượng hàng hóa, kinh nghiệm quản lý theo thông lệ, luật pháp quốc tế … Với thuận lợi khó khăn hội nhập quốc tế, để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam khơng cịn cách khác phải đổi mặt, quan trọng khơng ngừng hồn thiện cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp Thực quản lý đắn khoa học giúp cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đat hiệu quả, nâng cao lực cạnh tranh, doanh nghiệp ổn định bước phát triển bền vững Do đó, xem xét đánh giá cấu tổ chức máy phân quyền hữu hiệu tìm biện pháp cải tiến, hồn thiện cấu tổ chức phân quyền cho phù hợp với đặc điểm giai đoạn công việc thường xuyên cần thiết doanh nghiệp Trong năm qua, Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE không ngừng phấn đấu ngày phát triển, góp phần thỏa mãn nhu cầu thị trường xây dựng, sử dụng có hiệu nguồn lực sản xuất để đạt mục tiêu đề Cơng ty xây dựng cho mục tiêu cụ thể mà mục tiêu trước tiên “Tiếp tục củng cố hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty để đảm bảo nhanh, đáp ứng kịp thời cho sản xuất kinh doanh đầu tư xây dựng ngày tốt hơn” Trước tình hình đó, nên địi hỏi cơng ty phải có cấu tổ chức máy phân quyền ổn định, phù hợp Do việc cải tiến cấu tổ chức máy phân quyền công ty nhu cầu cần giải quyết, phù hợp với xu hướng chung SVTH:Hoàng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Qua quá trình học tập và nghiên cứu tại trường đại học Thương Mại em nhận thấy tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nội dung quan trọng tổ chức doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu Nhận thức tầm quan trọng máy quản trị, qua thời gian thực tập, tìm hiểu cấu tổ chức phân quân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE, xuất phát từ vấn đề cấp thiết nhu cầu thực tế Công ty, em lựa chọn đề tài chuyên đề tốt nghiệp là: “Hồn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE.” 1.3 Các mục tiêu nghiên cứu chuyên đề Đánh giá thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE Đề xuất giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE thời gian tới 1.4 Phạm vi nghiên cứu chuyên đề Về thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE năm gần đây, tập trung vào năm 2008, 2009, 2010 Dựa sở đó, định hướng giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty từ năm 2011 đến năm 2015 Về không gian: Đề tài nghiên cứu cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE Về nội dung: Đề tài nghiên cứu thực trạng cấu tổ chức phân quyền Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng ALINE số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức phân quyền Công ty 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung vấn đề nghiên cứu 1.5.1 Khái niệm cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp, cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 1.5.1.1.Khái niệm cấu tổ chức phân quyền *Tổ chức Tổ chức việc xác định công việc cần phải làm nguời làm cơng việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn phận cá nhân SVTH:Hoàng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp mối liên hệ phận cá nhân tiến hành công việc, nhằm thiết lập môi trường thuận lợi cho cá nhân, phận nhằm đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu chung tổ chức *Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức xếp phận, đơn vị tổ chức thành chỉnh thể thống nhất, với quan hệ nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng, nhằm tạo nên môi trường nội thuận lợi cho làm việc cá nhân, phận, hướng tới hoàn thành mục tiêu chung cuả tổ chức *Phân quyền Phân quyền trình chuyển giao nhiệm vụ quyền hạn cho phận hay cá nhân tổ chức có trách nhiệm hồn thành nhiệm vụ 1.5.1.2.Sự cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp *Sự tất yếu khách quan phải hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp Do áp lực từ thị trường cạnh tranh đòi hỏi cần thiết phải có thay đổi để hồn thiện tổ chức, máy quản trị doanh nghiệp Những áp lực là: -Tính đa dạng sản phẩm,dịch vụ -Chất lượng sản phẩm chu trình giao hàng phải ngắn -Sự tiến khoa học kỹ thuật công nghệ -Nhu cầu tiêu dung xã hội ngày cao -Những thay đổi trị, xã hội -Khuynh hướng tồn cầu hóa kinh doanh Ngày q trình tồn cầu hóa diễn cách nhanh chóng khơng quốc gia đứng ngồi xu Việc tồn cầu hóa hội cho doanh nghiệp đồng thời thách thức doanh nghiệp khoa học công nghệ, vốn trình độ quản lý Để hội nhập thành cơng địi hỏi doanh nghiệp phải thay đổi cấu tổ chức cho phù hợp, tạo động, sáng tạo quản lý điều hành *Hoàn thiện cấu tổ chức vấn đề tất yếu trình xếp đổi doanh nghiệp Sự thay đổi thường xuyên thị trường, phát triển đối thủ cạnh tranh bắt buộc doanh nghiệp phải có cách nhìn mới, tư biện pháp chiến lược SVTH:Hoàng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mới, có nghĩa phải thay đổi cách quản trị để thích nghi với mơi trường Để thực điều buộc doanh nghiệp phải có thay đổi hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh cho phù hợp *Hồn thiện máy quản trị có liên quan chặt chẽ tới chiến lược sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Hồn thiện máy theo hướng chun mơn hóa đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh môi trường ngày khắt nghiệt nhiệm vụ doanh nghiệp Trên sở chiến lược sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần phải hoàn thiện máy quản trị để phát huy vai trị, lực lãnh đạo quản lý máy quản trị để thực cho mục tiêu chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bộ máy quản trị lực lượng tiến hành nhiệm vụ quản trị Nó phát huy mạnh phù hợp với u cầu thực tiễn, khơng trở thành lực lượng kìm hãm phát triển doanh nghiệp Hoàn thiện máy quản trị, làm cho máy quản trị có hiệu lực hơn, hồn thành nhiệm vụ quản trị phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với đặc điểm doanh nghiệp Như vậy, doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải có máy quản trị có hiệu 1.5.2 Nội dung cấu tổ chức phân quyền doanh nghiệp 1.5.2.1.Nội dung cấu tổ chức doanh nghiệp Đặc điểm cấu tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp có đặc điểm: *Tính tập trung Đặc trưng phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực tổ chức hay phận *Tính phức tạp Phản ánh số lượng cấp, khâu tổ chức Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối liên hệ phức tạp, ta nói cấu tổ chức có tính phức tạp cao Và ngược lại, cấu tổ chức có cấp, khâu ta nói cấu tổ chức có tính phức tạp thấp *Tính tiêu chuẩn hóa SVTH:Hồng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp Đặc trưng phản ánh mức độ ràng buộc hoạt động, hành vi phận cá nhân thơng qua sách thủ tục, quy tắc, hay nội quy, quy chế Nếu mức độ ràng buộc cao chặt chẽ, ta nói tính tiêu chuẩn hóa cao tạo sức mạnh cho tổ chức 2.Một số mơ hình cấu tổ chức doanh nghiệp Tuỳ theo đặc điểm, ưu nhược điểm điều kiện áp dụng doanh nghiệp lựa chọn mơ hình tổ chức máy quản trị thích hợp đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh a.Cơ cấu tổ chức trực tuyến Lãnh đạo tuyến trưởng Tuyến chức Tuyến chức Tuyến chức Sơ đồ 1.1:Cơ cấu tổ chức trực tuyến *Đặc điểm: Đây loại hình cấu dạng tổ chức nhà quản trị - người chủ hầu hết định Nhà quản trị cố gắng giám sát hoạt động tổ chức, việc hợp tác thành viên chủ yếu phi thức giám sát đạo trực tiếp nhà quản trị Là loại hình cấu gần khơng có cấu, yếu tố “mơ hình hóa “và “cơng thức hóa” *Ưu điểm: Bộ máy gọn nhẹ,nhanh chóng, linh hoạt, chi phí quản lý thấp *Nhược điểm: Cơ cấu có mức thức hóa thấp nên cá nhân khơng thể hiểu biết cách rõ ràng trách nhiệm nghĩa vụ họ Kiểu cấu làm cho máy quản lý rơi vào tình trạng tải, mang tính mạo hiểm cao Do đó, cấu áp dụng doanh nghiệp có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b.Cơ cấu tổ chức theo chức năng: *Đặc điểm: Chia tổ chức thành “tuyến” chức năng, tuyến phận hay đơn vị đảm nhận thực hay số chức năng, nhiệm vụ tổ chức SVTH:Hoàng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp Tổng giám đốc Giám đốc nhân Giám đốc tài Giám đốc kinh doanh Sơ đồ 1.2:Cơ cấu tổ chức theo chức *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức thúc đẩy chun mơn hóa kỹ năng, tạo điều kiện cho cá nhân phát huy đầy đủ lực, sở trường mình, đồng thời có điều kiện để tích lũy kiến thức kinh nghiệm cho thân Giảm bớt gánh nặng quản lý cho người lãnh đạo chung, công việc quản lý chuyên môn hóa cách sâu sắc thành thạo Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo Cơ cấu giảm trùng lặp nguồn lực vấn đề phối hợp nội lĩnh vực chuyên môn Thúc đẩy việc đưa giải pháp mang tính chun mơn có chất lượng cao *Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu lãnh đạo nhiều lãnh đạo khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trưởng, dễ sinh tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ Mỗi cấp chịu đạo nhiều cấp ,xảy mâu thuẫn cấp lãnh đạo Sự phối hợp hoạt động người lãnh đạo chung với người lãnh đạo chức ngày khó khăn khối lượng vấn đề chun mơn tăng lên Mơ hình phù hợp với tổ chức doanh nghiệp có quy mơ lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c.Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo mặt hàng kinh doanh Tổng giám đốc Giám đốc ngành hàng A Giám đốc ngành hàng B Giám đốc ngành hàng C Sơ đồ 1.3:Cơ cấu tổ chức theo mặt hàng,ngành hàng kinh doanh SVTH:Hoàng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương Chuyên đề tốt nghiệp Khoa quản trị doanh nghiệp *Đặc điểm: Đây cấu tiêu biểu cho loại hình cấu tổ chức đại, hướng ngoại với đặc điểm chia doanh nghiệp thành “nhánh” mà nhánh đảm nhận toàn hoạt động kinh doanh theo ngành hàng hay mặt hàng định *Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo ngành hàng, mặt hàng kinh doanh dễ dàng đổi thích ứng với thay đổi môi trường Cơ cấu tạo cho giám đốc phận linh hoạt xử lý tình kinh doanh Đảm bảo phối kết hợp liên kết chặt chẽ phận, nhóm doanh nghiệp *Nhược điểm: Trong nhiều hoạt động hay cơng việc trùng lặp phận khác , dẫn tới chi phí giá thành tăng Khơng phát huy đầy đủ lực sở trường nhân viên, khó thu hút chuyên gia giỏi d.Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp theo khu vực: Tổng giám đốc Giám đốc khu vực miền Bắc Giám đốc khu vực miền Trung Giám đốc khu vực miền Nam Sơ đồ 1.4:Cơ cấu tổ chức theo khu vực *Đặc điểm: Cơ cấu theo khu vực chế phối hợp hữu hiệu để tập trung đơn vị khác cơng ty có sản phẩm dịch vụ quan hệ với Cơ cấu phân chia doanh nghiệp thành chi nhánh mà chi nhánh thực hoạt động kinh doanh doanh nghiệp theo khu vực đia lý Đứng đầu nhánh giám đốc khu vực (trưởng chi nhánh) *Ưu điểm: Cơ cấu theo khu vực làm giảm bớt phạm vi công việc cần phải tiến hành trực tiếp cấp quản trị, giúp cho cấp có thêm điều kiện để đầu tư hoạt động chiến lược, tiết kiệm chi phí lại cho nhân viên bán hàng, tạo dựng điều kiện thuận lợi môi trường địa lý tự nhiên tạo ra, tạo yếu tố đầu vào với chi phí thấp rủi ro SVTH:Hồng Thị Mai GVHD:Dương Thị Thúy Nương