Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty cổ phân hoàng hà

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học kinh tế quèc d©n LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong q trình thực tập Cơng ty cổ phần Hoàng Hà, em học hỏi rút nhiều kinh nghiệm quản lý nhân sự, Cơng ty chưa có cán quản lý nhân chuyên trách Năm năm sản xuất thứ ba Công ty đạt thành tựu đáng kể: khách hàng ổn định, quản lý điều hành sản xuất hiệu làm doanh thu lợi nhuận liên tục gia tăng Sự thành công kể đến cơng sức đóng góp tồn thể cán cơng nhân viên Cơng ty lãnh đạo sáng suốt ban quản trị Trong thành cơng lên hết hiệu hoạt động máy quản lý công ty Đây kết việc lựa chọn bố trí, xếp cán hợp lý, cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, hiệu Tuy vậy, khơng phải khơng có điểm bất hợp lý cịn tồn Cơng ty Nhất vấn đề liên quan đến quản lý nhân Do hạn chế mặt thời gian để tập trung vào vấn đề bật, có ý nghĩa cả, em lựa chọn đề tài “Hoàn thiện Cơ cấu tổ chức quản lý Công ty cổ phân Hoàng Hà” làm đề tài nghiên cứu Đề tài có ý nghĩa đặc biệt Cơ cấu tổ chức quản lý công cụ hữu hiệu để thực mục tiêu doanh nghiệp Hơn nữa, Cơng ty lại có thay đổi lớn chiến lược hoạt động Đó việc mở rộng quy mơ sản xuất, đa dạng hố sản phẩm, quy mô cấu lao động thay đổi, khối lượng công việc nhiều thêm, nhiều nhiệm vụ phát sinh…Do vậy, bố trí, xếp, tổ chức lại cấu tổ chức quản lý Công ty điều cần thiết Mục đích nghiên cứu Với việc nghiên cứu đề tài này, em mong muốn hoàn thiện kiến thức kỹ giảng dậy nhà trường, tiếp thu kinh nghiệm thực tiễn quản lý nhân Công ty Đồng thời, áp dụng kiến thức kỹ học đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập tèt nghiƯp để đề xuất phương án hồn thiện cấu tổ chức quản lý Cơng ty, góp phần cơng sức vào việc thực thắng lợi mục tiêu chiến lược Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghien cứu chuyên đề tất yếu tố liên quan đến cấu tổ chức Cơng ty cổ phần Hồng Hà Từ sở lý luận chung cấu tổ chức, đặc điểm riêng loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức máy quản lý Công ty, thực tế tổ chức phận, phòng ban chức năng, vị trí cán quản lý cụ thể….Và yếu tố phản ánh hiệu hoạt động máy nói chung vị trí nói riêng… Phương pháp nghiên cứu Để thực chuyên đề em sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp thực chứng dựa số liệu sơ cấp, thứ cấp thu thập qua khảo sát thực tế, vấn, điều tra, thống kê từ tổng hợp, phân tích, đánh giá quan điểm hệ thống có so sánh liên hệ với số doanh nghiệp sản xuất loại sản phẩm bao bì PP-KP với Cơng ty có tham khảo ý kiến, kinh nghiệm cán lãnh đạo, quản lý Công ty Kết cấu chuyên đề Chuyên đề em gồm nội dung sau: CHƯƠNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HOÀNG HÀ CHƯƠNG III: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CA CễNG TY C PHN HONG H đại học kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Vân Điềm thầy Nguyễn Huy Trung tận tình hướng dẫn em suốt trình thực tập hướng dẫn em thực chuyên đề, hoàn thành nhiệm vụ thực tập, hoàn thiện kiến thức kỹ quản lý nhân Em xin chân thành cảm ơn Cơng ty cổ phần Hồng Hà tạo điều kiện cho em thực tập, hướng dẫn em thực mảng quản lý nhân Cơng ty để em hồn thiện kiến thức học đúc rút số kinh nghiệm hữu ích cho cụng vic chuyờn mụn ca mỡnh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học kinh tế quốc dân CHNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ TỔ CHỨC Khái niệm Quản lý (hay gọi quản trị) tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu định điều kiện biến động môi trường Quản lý tổ chức trình lập kế hoach, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện môi trường biến động Doanh nghiệp tổ chức Đa phần doanh nghiệp hoạt động mục tiêu lợi nhuận Vì vậy, quản lý doanh nghiệp quản lý tổ chức với mục đích hoạt động đạt lợi nhuận cao nhất, chi phí cho nguồn lực thấp điều kiện môi trường biến động Vai trò quản lý tổ chức Vai trò quản lý đánh giá cao “Quản lý nhân tố định tồn tại, phát triển hay trì trệ diệt vong tổ chức” Quản lý đắn giúp cho tổ chức hạn chế nhược điểm mình, liên kết gắn bó người tổ chức, tạo niềm tin, sức mạnh, bầu khơng khí văn hố mạnh tổ chức; tận dụng hội sức mạnh tổng hợp từ bên Tổ chức, với tiềm lực phát triển lớn chiến lược sai lầm, quản lý thiếu sáng suốt, không phù hợp dẫn đến đổ vỡ, suy thối đánh vị trí Ngược lại, tổ chức khơng lớn đường lối chiến lược đắn, quản lý thành công bước đưa tổ chức phát triển, giành vị thương trường Quản lý ngày có vai trị quan trọng tổ chức phải đương đầu với nhiều thách thức: đòi hỏi nâng cao kỹ người lao động, đa dạng nguồn nhân lực, xu hướng toàn cầu, vấn đề phân quyền cho nhõn viờn cp di, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học kinh tế quốc dân nhng ũi hi sáng tạo, môi trường biến động, trung thành nhân viên với tổ chức giảm sút, vấn đề đạo đức lao động … Những thách thức tạo nhiều khó khăn cho tổ chức Khiến khả thất bại tổ chức lớn Quản lý tốt giúp tổ chức vượt qua khó khăn Phân loại chức quản lý Chức quản lý hình thức biểu thị tác động có chủ đích chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý Là tập hợp nhiệm vụ khác mà chủ thể quản lý phải tiến hành trình quản lý Chức quản lý phân loại theo nội dung trình quản lý theo mối quan hệ tiếp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh 3.1 Theo nội dung q trình quản lý, có năm chức quản lý sau: - Chức lập kế hoạch - Chức tổ chức - Chức lãnh đạo - Chức kiểm soát Chức lập kế hoạch (plannings): Lập kế hoạch trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu Có nhiều cách hiểu chức lập kế hoạch Trên giác độ định, lập kế hoạch loại định đặc thù để xác định tương lai cụ thể mà nhà quản lý mong muốn cho tổ chức họ Nếu khơng có kế hoạch, nhà quản lý khơng biết tổ chức cách hiệu quả, chí khơng có ý tưởng rõ ràng họ cần tổ chức khai thác Khơng có kế hoạch nhà quản lý nhân viên họ có hội để đạt mục tiêu mình, khơng biết đâu phải làm Khi khơng có sở cho việc kiểm tra, hành động khơng có phương hướng Các kế hoạch tổ chức phân loại theo số tiêu thức khác Nếu theo cấp kế hoạch, tổ chức quản lý hai cấp kế hoạch tiêu biểu kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp Theo hình thức biểu hiện, chia thành chiến lược, chớnh sỏch, Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học kinh tÕ qc d©n thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân quỹ Theo thời gian thực có kế hoạch dài hạn (kế hoạch cho thời kì từ năm trở lên); kế hoạch trung hạn (cho thời kỳ từ đến năm); kế hoạch ngắn hạn (cho thời kỳ từ năm) Việc lập kế hoạch phải tn theo q trình định, thơng thường phải qua nhiều bước: bước 1: nghiên cứu dự báo; bước 2: thiết lập mục tiêu; bước 3: phát triển tiền đề; bước 4: xây dựng phương án; bước 5: đánh giá phương án; bước 6: lựa chọn phương án định Chức tổ chức: Chức đảm bảo cấu tổ chức nhân cho hoạt động tổ chức Công tác việc phân tích mục tiêu chiến lược tổ chức; sau xác định phân loại hoạt động cần thiết để thực mục tiêu; phân chia tổ chức thành phận để thực hoạt động; xác định vị trí phận cá nhân bao gồm vấn đề phân cấp, phân quyền trách nhiệm phận; đảm bảo nguồn nhân lực cho hoạt động tổ chức Hoạt động quản lý nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phân phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lược tổ chức Chức tổ chức chức quan trọng Có tác giả phân chia thành tổ chức nhân (staffing) tổ chức điều hành (organizing) Tổ chức nhân chức ban đầu cho trình tổ chức thực kế hoạch Tổ chức nhân cách đắn tạo sở cho hoạt động cân đối, nhịp nhàng có hiệu cao tổ chức Cịn tổ chức điều hành đảm bảo cho tổ chức hoạt động theo mục tiêu định tao hệ thống kỷ luật chặt chẽ, kỷ cương nghiêm chỉnh Chức lãnh đạo: Lãnh đạo việc định chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động hệ thống điều kiện môi trường định Lãnh đạo q trình định hướng dài hạn cho chuỗi tác động chủ thể quản lý, có mục tiêu rộng, xa Lãnh đạo trình gây ảnh hưởng đến hoạt động cá nhân hay nhóm nhằm đạt mục đích tình định ảnh hưởng có Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại học kinh tế qc d©n thể thức khơng thức Để lãnh đạo, người lãnh đạo cần có kỹ lãnh đạo Đó kỹ lãnh đạo cần có kỹ lãnh đạo Đó kỹ năng lãnh đạo trực tiếp (kỹ quản lý), kỹ uỷ quyền kỹ xây dựng hệ thống (kỹ quản trị cấp dưới) Chức lãnh đạo bao gồm nội dung như: hiểu rõ người hệ thống; đưa định lãnh đạo thích hợp; xây dựng nhóm làm việc; dự kiến tình tìm cách ứng xử tốt nội dung giao tiếp đàm phán Chức kiểm tra: Kiểm tra chức quan trọng quản trị Chức giúp nhà quản lý phát sai sót có biện pháp điều chỉnh Mặt khác, thông qua kiểm tra, giám sát, hoạt động thực tốt giảm bớt sai sót nảy sinh Kiểm tra trình xem xét hoạt động nhằm mục đích làm cho hoạt động đạt kết tốt hơn, đồng thời, kiểm tra giúp phát sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, bảo đảm cho hoạt động thực hướng Ngoài ý nghĩa phát ngăn chặn sai sót, kiểm tra cịn có nhiều ý nghĩa khác Kiểm tra thực cịn nhằm mục đích: đảm bảo thực thi quyền lực quản lý người lãnh đạo hệ thống, để theo sát đối phó với thay đổi mơi trường, để tạo điều kiện cho q trình hồn thiện đổi mới… 3.2 Theo mối quan hệ trực tuyến với lĩnh vực hoạt động kinh doanh, có chức quản lý sau: - Chức kỹ thuật: Kỹ thuật tổng hợp tư liệu vật chất (công cụ lao động, lượng, vật liệu,…) phương pháp công nghệ người sáng tạo sử dụng trình sản xuất sản phẩm (dịch vụ) chức kỹ thuật phân chia làm số nhóm: Nhóm chức kỹ thuật sản phẩm bao gồm: thiết kế phận sản phẩm; thiết kế chế tạo, chuẩn bị tính kỹ thuật (bao gồm bảng đặc điểm kỹ thuật rõ yêu cầu, …) Xác định tiêu chuẩn sản phẩm (bao gồm c nhng gii Chuyên đề thực tập tốt nghiệp đại häc kinh tÕ quèc d©n hạn chất lượng, tiêu chuẩn chế tạo… ); thử nghiệm sản phẩm; dịch vụ kỹ thuật phận sản xuất bán hàng Nhóm chức kỹ thuật chế tạo bao gồm nội dung thiết kế quy trình, trang bị cơng cụ thiết kế, phân tích phương pháp sử dụng quy trình, máy móc thiết bị, bố trí máy móc vật tư; kiểm tra chất lượng, đánh giá kinh tế Nhóm chức kỹ thuật máy móc, thiết bị chịu trách nhiệm đảm bảo sản xuất liên tục sau thiết kế lắp đặt kỹ thuật bên trong; đảm bảo an toàn, bảo quản quản trị nhiên liệu, lượng Đây chức cho hoạt động quản lý chiến lược kế hoạch, sản xuất, lao động, vật tư tài Đặc điểm kỹ thuật cơng nghệ sở để xây dựng hệ thống sản xuất, tổ chức lao động Quản lý kỹ thuật công nghệ tốt sở để thực tốt công tác định mức kinh tế- kỹ thuật, điều hành sản xuất thực hoạt động quản trị khác Mặt khác, toàn hoạt động quản trị, quản trị kỹ thuật công nghệ coi biện pháp để tăng hiệu kinh doanh - Chức Marketing: Có nhiều định nghĩa Marketing, có người coi Marketing bán hàng quảng cáo, có người lại quan niệm Marketing sáng tạo phân phối sống Quan niệm xem xét Marketing hai mức độ Macro Micro Micromarketing nhằm vào người tiêu dùng hay tổ chức tiêu dùng cá biệt Còn Macromarketing nhằm vào nhu cầu tiêu dùng toàn xã hội Micromarketing việc thực hoạt động nhằm đạt mục tiêu doanh nghiệp thơng qua việc đốn trước nhu cầu khách hàng [điều khiển dòng hàng hoá dịch vụ từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng cách có hiệu quả,đảm bảo mục tiêu doanh nghiệp] Marketing đại bao gồm suy nghĩ, tính tốn hoạt động nhà kinh doanh sản xuất tiêu thụ dịch vụ sau bán hàng Các chức quản lý Marketing thường theo q trình từ phân tích khả thị trường, đến lựa chọn thị trường mục tiêu, thiết kế hệ thống Marketing-mix (mix: hỗn hợp) cuối thực biện pháp Marketing Chuyªn ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp ®¹i häc kinh tÕ qc d©n - Chức quản lý nhân sự: Đây chức lớn ngày có vai trị quan trọng doanh nghiệp Sự thành công thất bại nhiều doanh nghiệp nguồn lực quan trọng doanh nghiệp người Để thực chức quản lý nhân sự, người quản lý phải thực cách đồng có hệ thống hoạt động chức Phân tích cơng việc, kế hoạch hố nguồn nhân lực, tuyển mộ, tuyển chọn bố trí xếp nhân viên, đánh giá thực công việc, đào tạo phát triển, thù lao lao động, quan hệ với công nhân viên, giải bất bình, tranh chấp lao động, ứng xử doanh nghiệp, tạo động lực, kích thích người lao động… Tựu chung lại, hoạt động chức nhân nhằm làm cho doanh nghiệp có lao động, trì giữ vững nguồn lao động, phát triển họ để doanh nghiệp ln có đội ngũ lao động tốt đáp ứng nhu cầu công việc tương lai Để có ý nghĩa này, quản trị nhân cần thực đảm đương vai trị yếu sách, cố vấn, dịch vụ kiểm tra thông qua chức quản lý nhân - Chức quản lý tài chính: Chức quản lý tài huy động sử dụng có hiệu nguồn vốn phù hợp với yêu cầu hoạt động sản xuất- kinh doanh doanh nghiệp thời kỳ Chức quản lý tài bao gồm nhiệm vụ phân tích tài hoạch định tài doanh nghiệp thơng qua tiêu thích hợp; xác định thời điểm cần vốn, hoạt động cần vốn cần vốn; tìm nguồn cung ứng vốn thích hợp Hoạt động tài doanh nghiệp hoạt động liên quan đến gắn liền với vận động dòng tiền tệ trình doanh nghiệp thực nhiệm vụ sản xuất- kinh doanh Chức quản lý tài doanh nghiệp có vai trị làm tăng hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung - Chức quản lý chất lượng: Quản trị chất lượng tổng hợp hoạt động quản trị nhằm xác định tiêu, tiêu chuẩn chất lượng, nội dung, phương pháp trách nhiệm thực tiêu tiêu chuẩn xác định phương tiện thích hợp lập kế hoạch, điều Chuyªn ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp ®¹i häc kinh tÕ qc d©n khiển chất lượng nhằm đảm bảo cải tiến chất lượng khuôn khổ hệ thống chất lượng xác định với hiệu lớn Mục đích quản trị chất lượng đảm bảo chất lượng với hiệu cao Trong doanh nghiệp, nhiệm vụ chủ yếu quản trị chất lượng là: xác định yêu cầu chất lượng sản phẩm phải đạt giai đoạn, trì chất lượng sản phẩm Hiện có số tiêu chuẩn chất lượng số tổ chức phi phủ nhiều nước cơng nhận VD: ISO 9000 (Bộ ISO 9000 bao gồm 24 tiêu chuẩn: ISO 8042, ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003, ISO 9000-1, …), ISO 14000, GMP (goad manufaturing practice), HACCP (Hazard analysis- critical control point system), ISM Code (International soyety management code), TQM (total quality management),… - Chức quản lý sản xuất: Quản trị sản xuất tổng hợp hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất quản trị trình sử dụng yếu tố đầu vào tạo thành sản phẩm, dịch vụ đầu theo yêu cầu khách hàng nhằm thực mục tiêu xác định Nội dung chức quản trị là: lựa chọn địa điểm (nơi đặt doanh nghiệp phận doanh nghiệp); lựa chọn quy mô sản xuất; lựa chọn nguyên tắc tổ chức sản xuất hợp lý; lựa chọn số cấp phận sản xuất; lựa chọn nguyên tắc xây dựng bố trí kho tàng; lựa chọn định phận vận chuyển Quản trị sản xuất phải đạt nhiều mục tiêu Giữa mục tiêu lại thường mâu thuẫn Vì cần tạo cân động, cân chất lượng, tính linh hoạt sản xuất, tốc độ cung cấp hiệu phù hợp với hồn cảnh mơi trường thời kỳ cụ thể - Chức quản trị hành chính: Quản trị hành tổng hợp hoạt động quản trị quản lý công văn, giấy tờ; tổ chức đưa đón, tiếp khách lên lịch tiếp khách; trực điện thoại, ghi lại công điện, fax; báo cáo lãnh đạo để xử lý kịp thời Thực dịch vụ sống, an ninh…,tổ chức xe đưa đón cho lãnh đạo, cán bộ…Phối kết hợp với phịng ban chức khác thực cơng việc mua sắm, bảo trì, sửa chữa, bảo quản trang thiết bị, điện nước… Phịng hành quản trị phải đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, chyển, tiếp nhận nhanh, kịp thời, địa công điện, thị; lưu trữ loại giấy tờ, mở sổ theo dõi việc trang bị, sử dụng, điều chuyển loại tài