MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Quản lý
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính, là cai trị; có quan niệm lại cho rằng Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:
- Quản lý là sự tác động có hướng đích của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất, tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Như vậy, Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra như sơ đồ sau
Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Các cán bộ quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy.
Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là hình thức biểu thị sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng Đó chính là những nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý.
Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý Mục tiêu
Cán bộ quản lý
Cán bộ quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. b Phân loại cán bộ quản lý :
+ Theo chức năng, vai trò của họ đối với việc quản lý toàn bộ quá trình sản xuất
Theo cách phân loại này thì cán bộ quản lý được phân chia ra thành: Nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính.
- Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo tại các trường kỹ thuật hoặc đã qua thực tế có trình độ kỹ thuật tương đương, được cấp trên có thẩm quyền thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp chỉ đạo hoặc trực tiếp làm công tác kỹ thuật Đó là Giám đốc hoặc Phó giám đốc, quản đốc phụ trách kỹ thuật, Trưởng- Phó phòng ban kỹ thuật, các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên ở các phòng ban.
- Nhân viên quản lý kinh tế: Là những người làm công tác lãnh đạo, tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: Giám đốc hay Phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trưởng, các cán bộ nhân viên công tác tại các phòng kế hoạch, tài chính kế toán, cung tiêu
- Nhân viên quản lý hành chính: Là những người làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thưởng, quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân, lái xe, vệ sinh, tạp vụ
+ Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý
Theo vai trò đối với việc thực hiện chức năng quản lý, cán bộ quản lý được phân chia ra thành:
- Cán bộ lãnh đạo: Là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo bao gồm: Giám đốc, các Phó giám đốc, các Trưởng-Phó phòng ban trong bộ máy quản lý doanh nghiệp Đây là những người chịu trách nhiệm trực tiếp đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Các chuyên gia: Là những lao động quản lý trực tiếp thực hiện những công việc chuyên môn bao gồm cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, những nhà khoa học Đây là những lực lượng tham mưu cho lãnh đạo trong việc điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhân viên nghiệp vụ kỹ thuật: Đây là các cán bộ quản lý thực hiện các công việc giản đơn, bao gồm các nhân viên làm công tác hạch toán, kiểm tra như nhân viên kiểm định, nhân viên kế toán, thủ quỹ, thủ kho, văn thư, lễ tân, bảo vệ, tạp vụ
Nhiệm vụ của các nhân viên thực hành kỹ thuật là tiếp nhận các thông tin ban đầu và xử lý chúng, truyền tin đến nơi nhận cũng như chuẩn bị và giải quyết các thủ tục hành chính đối với các loại văn bản khác nhau của lãnh đạo doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức quản lý
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định.
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
a Nội dung của công tác tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới và đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý, trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. b Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng.
Mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn (khu vực, cả nước) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện được nguyên tắc này.
- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường.
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cần thiết.
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều khiển của các lãnh đạo.
Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý
+ Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền.
Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến
Người lãnh đạo tổ chức
Tổ 1 Tổ 2 Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi.
- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng.
- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
+ Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kiểu chức năng
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu chức năng.
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới.
Người lãnh đạo tổ chức
Người lãnh đạo chức năng A
Người lãnh đạo chức năng B
Tổ 1 Tổ 2 Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo.
Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng.
+Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến - chức năng
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến Bộ phận trực tuyến mới có quyền ra lệnh trực tiếp, còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho người lãnh đạo Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - chức năng. Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức.
Người lãnh đạo tổ chức
Người lãnh đạo chức năng A
Người lãnh đạo chức năng B
Nhược điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.
+ Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kiểu trực tuyến - tham mưu
Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến - tham mưu.
+Mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kiểu ma trận.
Tham mưu1 Tham mưu2 Tham mưu3
Người lãnh đạo tuyến2 Người lãnh đạo tuyến1
Tham mưu1 Tham mưu1 Tham mưu2
Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu ma trận Đề án 1: Đề án 2:
Ngoài bộ phận trực tuyến, bộ phận chức năng còn hình thành các bộ phận các đề án có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các bộ phận trên để thực hiện đề án hoặc sản xuất sản phẩm mới Các nhân viên của bộ phận đề án được lấy từ các bộ phận trực tuyến, bộ phận chức năng Sau khi hoàn thành đề án họ trở về bộ phận cũ.
Người lãnh đạo tổ chức Đề án 1 Đề án 2
Có tính năng động cao, thể hiện ở chỗ dễ tập trung được người có chuyên môn cao và giải tán nhanh gọn mà không ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và biên chế của các bộ phận quản lý.
- Nhược điểm: Chỉ áp dụng khi thực hiện các mục tiêu ngắn hạn.
- Phạm vi áp dụng: Kiểu này được áp dụng ở các viện nghiên cứu, ở các trường đại học thông qua việc thực hiện các đề tài và công trình nghiên cứu khoa học lớn.
Ngoài ra còn một số cơ cấu tổ chức quản lý khác như cơ cấu tổ chức quản lý theo chương trình mục tiêu…
Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ thay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau.
- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.
Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý.
- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên. Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: a Phương pháp kinh nghiệm
Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phương pháp tương tự. Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.
Nhược điểm: Dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể. b Phương pháp phân tích
Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp
VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ
Vai trò của cơ cấu tổ chức quản lý
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những nỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêu chung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống an toàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành
Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chức không phù hợp với điều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với những con người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chính doanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trình quản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
a Tính tất yếu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất.
Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau dồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp. b Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức
Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thiện tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý.
Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.
Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao. c Đối với Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền
Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay
Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường.
Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải có một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành và hoàn thiện bộ máy quản lý là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường.
22 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 22 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP THANH HIỀN 22 I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Quá trình hình thành và phát triển công ty
Nhằm đáp ứng nhu cầu về vấn đề phát triển cơ sở hạ tầng và nâng cao chất lượng cuộc sống, công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền đã cung cấp nguyên vật liệu và xây dựng một số tuyến đường trọng điểm ở khu vực ngoại thành Hà Nội thuộc địa phận Huyện Đông Anh, với mục tiêu vươn lên vị trí hàng đầu trong khu vực thành phố Hà Nội về lĩnh vực xây dựng cầu đường và cung cấp nguyên vật liệu, công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền đã từng bước phát triển và đã đạt được nhiều mục tiêu đã đặt ra.
Công ty mới đi vào hoạt động từ năm 1997 nên tình hình sản xuất còn sơ khai, quy mô hạn hẹp, cơ cấu tổ chức bộ máy còn nhiều hạn chế, chưa hoàn thiện Do tình hình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty nên trụ sở của công ty ở Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội Nhưng với mục đích không ngừng nâng cao về uy tín và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, Công ty đã từng bước hình thành các phòng ban, các bộ phận sản xuất, các bộ phận lãnh đạo và đang hướng tới hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty.
- Nguyên vật liệu xây dựng: xi măng, cát, tấm lợp,
- Nhận các dự án thầu về làm đường và cầu trên địa bàn thành phố HàNội.
Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực
a Năng lực về thiết kế và sản xuất
+ Năng lực về thiết kế.
Do công ty ngoài lĩnh vực kinh doanh về cung cấp nguyên vật liệu thì công ty còn nhận các dự án làm thầu, vì vậy các bản vẽ của công ty đòi hỏi rất khắt khe và phải đạt tiêu chuẩn.
+ Năng lực về sản xuất.
Kết cấu nhà xưởng gồm:
Nhà xưởng để nguyên vật liệu với diện tích hơn 1400 m 2 , phân thành các kho riêng để để riêng các nguyên vật liệu.
Một nhà kho lớn với diện tích 700 m 2 để là bến bãi đậu xe, các phương tiện máy móc của công ty.
Công ty đã trang bị một số máy móc và thiết bị hiện đại để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các hợp đồng xây dựng,công ty đã tự trang bị một số máy móc hiện đại để phục vụ cho công việc của mình:
Biểu 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty
TT Thiết bị Nhãn hiệu, nước sx Slượng
II Phương tiện vận tải 26
1 Ô tô Huyndai 5 tấn Lincoln, Australia 10
2 Ô tô Huyndai 10 tấn Lincoln, Australia 2
3 Xe chuyên dụng và chở hàng Lincoln L17, USA 4
4 Các thiết bị khác Vietnam, India 10
III Thiết bị đo đạc và kiểm tra 21
1 Máy kiểm tra chất lượng đường Graco, USA 6
Qua bảng số liệu dưới đây ta có thể thấy được tình hình tài chính và nguồn vốn của công ty qua một số năm qua.
Biểu 2: Tình hình tài chính của công ty. Đơn vị tính: tỷ VNĐ
Tổng tài sản có lưu động 6.59 9.82 13.74 18.95
Tổng tài sản nợ lưu động 1.98 3.63 5.11 9.65
Biểu đồ tổng tài sản và tổng doanh thu qua các năm
So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạt được tương đối lớn Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển và lượng vốn này tăng hàng năm Năm 2007 vốn luân chuyển của công ty là 81% nhưng đến năm 2008 đã tăng lên 95.60% và công ty đang phấn đấu để vốn luân chuyển của mình đạt 100% Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năng động, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy mô sản xuất ngày càng được mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm được cảm tình của khách hàng trong và ngoài nước. b Về nguồn nhân lực
Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 450 người với 25 lao động gián tiếp (nhân viên văn phòng) và 425 lao động trực tiếp dưới các xưởng của nhà máy (nhân viên sản xuất) Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty qua các năm ta có bảng số liệu sau:
Biểu 3: Nguồn nhân lực của công ty. Đơn vị tính: Người
Nhân viên Năm2006 Năm2007 Năm2008 Năm2009 Năm2010
Qua bảng số liệu trên ta thấy nguồn lao động của công ty qua các năm biến đổi không nhiều, mỗi năm chỉ tăng vài lao động và chủ yếu là tăng lực lượng lao động sản xuất.
Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ lao động năng động, sáng tạo trong công việc.
Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độ đại học và trên đại học gồm:
Một thạc sĩ máy xây dựng
Một thạc sĩ cầu đường
Một thạc sĩ điện và điều khiển
Ba kỹ sư xây dựng và máy xây dựng
Hai kỹ sư cầu đường
Hai kỹ sư về điều khiển tự động
Tám cử nhân các ngành kinh tế tài chính, ngân hàng.
Trình độ của đội ngũ lao động trực tiếp với:
Các công nhân trong độ tuổi lao động có trình độ từ THPT trở lên.
Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty
a Quy trình sản xuất của Công ty
Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, có thể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau.
Kết quả cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là dự án hoàn chỉnh. b Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Công ty chủ yếu là buôn bán nguyên vật liệu và nhận các gói thầu hay dự án làm đường tại địa bàn huyện Đông Anh nói riêng và thành phố Hà Nội nói chung, với địa bàn hoạt động như vậy công ty hết sức thuận lợi trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu và thi công công trình.
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
a Định hướng phát triển công ty:
Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công ty hàng đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm 2015 là phát huy truyền thống tăng cường đoàn kết, tích cực đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của công ty Tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao.
- Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân là 35%, đến năm 2015 tổng giá trị đạt 30 tỷ VNĐ.
Nhận các gói thầu và dự thầu Tiến hành lập bản vẽ và thiết kế Phân tích tính đúng đắn và khả thi của bản vẽ
Tiến hành kiểm tra lần cuối trước khi đi vào thi công
Tiến hành thi công công trìnhKiểm tra công trình (bảo dưỡng và bàn giao công trình)
- Hoàn thành đúng tiến độ các dựu án theo hợp đồng đã đề ra.
- Cố gắng ký kết được nhiều hợp đồng về xây dựng cầu đường.
- Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2015 vốn sản xuất kinh doanh của công ty trên 37 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn.
- Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thương trường.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao Xây dựng một tập thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường. b Dự báo doanh thu của công ty trong thời gian tới
Biểu 4: Doanh thu của công ty từ năm 2006 đến năm 2010 Đơn vị: (tỷ vnđ)
Biều đồ biến động doanh thu của công ty
Nhận xét: Qua bảng số liệu và biểu đồ trên đây cho chúng ta thấy công ty vẫn còn một số hạn chế Tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăng không đều, thể hiện như năm 2006 đến năm 2007 tăng 2.11 tỷ đồng, năm 2008 chỉ tăng hơn so với năm 2007 là 0.58 tỷ, năm 2009 so với năm 2008 tăng thêm 2.17 tỷ đồng nhưng tới năm 2010 tăng 8.56 tỷ đồng so với năm 2009 Sự tăng này là thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty chưa được hoàn chỉnh Hơn nữa chưa xây dựng được nội quy lao động toàn công ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao.Công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làm việc của các đơn vị phòng ban được chặt chẽ hơn Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới công ty, thực hiện phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng nhân viên trong các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất dưới nhà máy.
Nhìn vào biểu 4 và đồ thị trang 30 ta thấy mối quan hệ giữa thời gian và doanh thu Qi là quan hệ tuyến tính và mối quan hệ đó được thể hiện qua hàm:
Trong đó: a, b là tham số nó được xác định bằng phương pháp tổng bình phương sai số là nhỏ nhất với hàm mục tiêu là:
Qi : là doanh thu thực tế năm thứ i ti : thời gian năm thứ i n : là số năm lấy số liệu Để thoả mãn hàm mục tiêu trên điều kiện phải là:
Thay vào hệ phương trình ta có :
5a + 15b = 71.92 a = 6.029 15a + 55b = 243.61 b = 2.785 Vậy mối liên hệ giữa thời gian và doanh thu thể hiện qua hàm:
Hệ số tương quan bội: t
Hệ số tương quan bội: 0.886 suy ra mối liên hệ giữa thời gian và doanh thu là khá chặt chẽ, và mô hình được chấp nhận. Áp dụng dự báo doanh thu của công ty như sau:
Nhận xét: Qua các số liệu đã tính được ở trên cho chúng ta thấy với tình hình thực trạng và cơ cấu tổ chức như bây giờ thì trong các năm tiếp theo 2011,2012,2013 doanh thu của công ty sẽ liên tục tăng Nhưng để doanh thu đó tăng một cách ổn định,bền vững thì bộ máy quản lý góp vai trò quan trọng trong vấn đề đó Công ty cần hoàn thiện bộ máy quản lý sao cho công việc của các cấp đạt được là tối đa, hiệu quả nhất có thể Như vậy với tình hình sản xuất ngày càng mở rộng, doanh thu ngày càng tăng thì yêu cầu một bộ máy quản lý cần tối ưu hơn nữa để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô và thị trường của công ty trong thời gian hoạt động tiếp theo trên lĩnh vực kinh doanh của mình.
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty.
Sơ đồ 6: Mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của Công ty.
Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ Theo sơ đồ này giám đốc được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh
Phó giám đốc điều hành
Cố vấn Trợ lý nhân sự
Phòng kinh doanh Phòng tài chính kế toán
Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật
Bộ phận vật tư doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ giám đốc đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn.
2 Tình hình tổ chức các bộ phận trong công ty:
■ Khối cơ quan Công ty a Ban giám đốc.
Biểu 5: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc.
STT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn
1 Giám đốc 53 Cơ khí Đại học
2 Phó giám đốc điều hành 50 Kinh tế Đại học
3 Quản đốc nhà máy 45 XD máy Trên đại học
- Chịu trách nhiệm trước công ty về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
- Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được công ty và ban lãnh đạo thông qua.
- Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty.
- Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty.
- Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng.
+Phó giám đốc điều hành:
Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sát công ty, trực tiếp quản lý về tài chính và điều hành các công việc của công ty.
- Dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành.
- Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành mua vật tư và thầu phụ.
- Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng.
- Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
- Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của giám đốc.
Báo cáo: Phó giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho giám đốc và chịu sự giám sát của giám đốc.
Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:
- Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng; cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
- Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo trực tiếp cho phó giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật; giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệt thầu phụ.
- Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho phó giám đốc điều hành, phó giám đốc điều hành cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng; kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
- Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao.
- Tiến hành triển khai thực hiện tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo kế hoạch được giao.
- Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợp đồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của phó giám đốc điều hành về các vấn đề phát sinh, các công việc xưởng không thực hiện được cần thuê thầu phụ.
- Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kế toán, kiêm hành chính nhà máy.
- Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máy móc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị.
- Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêu cầu phòng kỹ thuật đưa ra.
- Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động.
- Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu của phó giám đốc điều hành.
- Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ về khối lượng công trình để chuyển giao cho phó giám đốc điều hành về những vấn đề phát sinh nhân sự nhà máy.
- Quyết định các công việc triển khai sản xuất của nhà máy nhằm đảm bảo thực hiện tốt các công việc được phó giám đốc điều hành giao.
- Quyết định những hợp đồng thầu phụ và vận chuyển với những công việc hiện tại thường có giá trị thấp (dưới 1 triệu đồng)
- Quản lý nhân sự trong nhà máy: Tổ chức phân công công việc, theo dõi đánh giá nhân sự nhà máy.
- Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của phó giám đốc điều hành.
Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy.
- Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáo phó giám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về lượng máy móc hàng hóa nhập về và số lượng vật tư nhập vào kho.
- Với phó giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để triển khai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình phó giám đốc điều hành phê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng. b Phòng kinh doanh:
- Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các hướng phát triển công nghệ.
- Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho từng người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người.
- Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác (kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: Chủ quản, chính quyền
47 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP THANH HIỀN 47 I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
1 Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty
Hiện nay Công ty gồm có ban giám đốc, các phòng ban chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lý của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lý Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lý, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: Năng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lý thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
- Chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho người lao động.
Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lý, cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng của các gói thầu được thi công đạt kết quả cao và được đảm bảo.
Yêu cầu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
- Được kiểm soát chặt chẽ trên cơ sở vốn kinh doanh của công ty, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty
- Hoàn thiện bộ máy quản lý tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo hệ thống quyền lực nào.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban.
- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất sao cho kết quả thu được của công ty là tốt nhất
4 Cơ sở để hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
Là một công ty mà dưới sự chỉ đạo của ban giám đốc, mọi sự thay đổi cơ cấu của công ty phải được sự thông qua của các thành viên ban giám đốc để sao cho công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường.
II PHƯƠNG PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý
Bộ máy quản lý là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lý của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý của bộ máy quản lý.
Sơ đồ 7: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty.
Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa giám đốc với phó giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được
P Kinh doanh P Tổ chức hành chính
Phó giám đốc điều hành
Phòng kỹ thuật Phòng vật tư thực hiện nhanh chóng hơn giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Giám đốc Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ giám đốc sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn. a Ban Giám đốc:
Qua biểu 4 (chương 2) ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm phó giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhiệm) Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của phó giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Phó giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài
Biểu 9: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới.
TT Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn
1 Giám đốc Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
2 PGĐ kinh doanh Cơ khí ĐH C C Sơ cấp
3 PGĐ Điều hành Cơ khí Trên ĐH C C Trung cấp
4 QĐ Nhà máy Xây dựng máy Trên ĐH C C Trung cấp b Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban.
So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: Bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của giám đốc và tham mưu cho giám đốc trong các vấn đề về tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính.
Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của giám đốc và tham mưu cho giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động và có quyền thay mặt giám đốc trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của giám đốc Khi hình thành nên phòng này thì trợ lí nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng Còn bộ phận cố vấn do không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng
- Giúp cho giám đốc Công ty trong việc thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lý và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
- Giúp phó giám đốc điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là chiếc cầu nối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược lại Thực hiện tốt nhiệm vụ truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
- Quản lý toàn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty, đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
- Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp giám đốc giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công nhân viên.
- Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
- Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ.
- Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
- Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ quan hoạt động có hiệu quả.
- Làm tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại Hải Bối – Đông Anh – Hà Nội
- Tổ chức và triển khai thực hiện tốt công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ trong cơ quan.
- Quản lý điều hành xe con phục vụ đưa đón cán bộ đi lại thay phòng kế toán.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp.
- Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, fax, điện nước trong cơ quan.
- Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay toàn Công ty chỉ có một cán bộ nhân sự Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lý nhân sự, nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này Khi chuyển cán bộ này về Phòng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phòng Như phân tích ở trên, công việc của phòng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phòng tài chính kế toán chuyển sang, cộng với các công việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phòng Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phòng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phòng thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của phòng và góp phần làm cho cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty có hệ thống và chuyên tinh, gọn nhẹ hơn và phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Có thể nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được hiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.
Qua thời gian tìm hiểu, nghiên cứu ở Công ty và tìm hiểu phân tích công việc của các Trưởng phòng, nay em đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của các trưởng phòng. a Phòng kinh doanh
- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
- Định giá bán, giá thầu, đàm phán và ký kết hợp đồng bán hàng và nhập khẩu.
- Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, thực hiện nhiệm vụ và quản lý chất lượng có liên quan tới phòng kinh doanh.
- Lập kế hoạch kinh doanh của Công ty và của phòng trình giám đốc phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ đấu thầu, đàm phán ký kết hợp đồng, các hoạt động xúc tiến bán hàng.
- Liên hệ mật thiết với các phòng trong công ty để thực hiện có hiệu quả nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
Trưởng phòng kinh doanh báo cáo việc thực hiện của mình cho giám đốc.
Các nhân viên trong phòng.
Hai nhân viên Marketing có nhiệm vụ: Thực hiện các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng theo sự chỉ đạo của trưởng phòng; Thu thập các thông tin về đặc điểm khách hàng, các yêu cầu của khách hàng; Phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công; Làm rõ cho khách hàng để họ trực tiếp liên hệ với phòng kinh doanh; Tìm kiếm thông tin về khách hàng và thực hiện giới thiệu sản phẩm của Công ty trên mạng; Ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Trưởng phòng.
Nhân viên chịu trách nhiệm về xuất nhập khẩu: Thực hiện các thủ tục để xuất khẩu các sản phẩm của Công ty và nhập khẩu các thiết bị và máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất, ngoài ra thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của trưởng phòng b Trưởng phòng tài chính kế toán:
- Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán.
- Tổ chức bộ máy tài chính kế toán toàn Công ty, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế; Ghi chép phản ánh đầy đủ quá trình vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của Công ty và công tác quản lý kinh tế tài chính.
- Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế toán.
- Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu trữ chứng từ và hạch toán chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh theo các quy định kế toán của Công ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Nghiên cứu các phương hướng, giải pháp để đổi mới, cải tiến hệ thống.
- Tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Kiểm kê định kỳ, báo cáo định kỳ và xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định.
- Thực hiện công tác tài chính tín dụng.
- Thực hiện công tác phân tích hoạt động kinh tế và thông tin kinh tế thuộc phạm vi của phòng.
Kế toán trưởng báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho giám đốc. Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ theo chức danh công việc của mình và theo sự chỉ đạo của trưởng phòng. c Trưởng phòng kỹ thuật.
- Tổ chức phân công theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng kỹ thuật.
- Nghiên cứu xây dựng và áp dụng các quy trình công nghệ mới.
- Xây dựng định mức tiêu thụ vật tư theo yêu cầu.
- Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật để thực hiện việc lập dự toán, triển khai các hợp đồng.
- Lập dự trù vật tư, cung cấp toàn bộ thông số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng.
- Lên kế hoạch thuê thầu phụ.
- Cung cấp thông số kỹ thuật, các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
- Lập quy trình chế tạo và kiểm cha chất lượng sản phẩm.
Báo cáo: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành. d Trưởng phòng vật tư thiết bị.
- Lập kế hoạch mua vật tư.
- Tiến hành thương thảo về giá cả và điều kiện mua hàng.
- Ký các đơn mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền.
- Lập kế hoạch và tiến hành mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy.
- Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua vật tư và thiết bị của Công ty.
- Lập báo cáo tuần và tháng gửi phó giám đốc điều hành.
- Tham gia công tác quản lý kho, tìm các biện pháp cải tiến công tác quản lý kho.
Báo cáo: Trưởng phòng vật tư báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của mình cho Giám đốc điều hành.
Còn các nhân viên trong phòng tuân theo sự chỉ đạo của trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ được giao như tiến hành thiết kế sản phẩm, bóc tách vật tư
Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý
Trình độ là chỉ tiêu quan trọng nhất thể hiện chất lượng của nguồn nhân lực Đào tạo nguồn nhân lực là quá trình trang bị kiến thức nhất định về chuyên môn, nghiệp vụ cho người lao động để họ có thể đảm nhận được những công việc nhất định Đối với cán bộ quản lý thì vấn đề đào tạo và bồi dưỡng trình độ lại càng quan trọng, bởi nếu cán bộ quản lý có trình độ chuyên môn cao, nghiệp vụ vững vàng sẽ giải quyết được công việc tốt và trôi chảy hơn.
Hiện tại, trong đội ngũ lao động quản lý của Công ty còn tồn tại một lượng lao động quản lý trình độ còn hạn chế, khả năng đáp ứng yêu cầu công việc chưa cao, một số người làm không đúng ngành nghề được đào tạo như cán bộ chịu trách nhiệm nhân sự toàn công ty; Các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng vật tư đều tốt nghiệp từ các trường kỹ thuật, vì thế mà kiến thức về quản lý còn nhiều hạn chế Do đó Công ty cần bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ quản lý không chỉ về chuyên môn nghiệp vụ của họ mà còn cả lĩnh vực quản lý Nhà nước về kinh tế, quản trị kinh doanh, nhằm giúp cán bộ có những hiểu biết sâu rộng về môi trường kinh tế. Để có đội ngũ lao động vững mạnh thì ngay từ khâu tuyển chọn lao động vào Công ty cần có những yêu cầu thực tế và sát thực để có thể tuyển chọn những người có đủ chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất nghề nghiệp cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu công việc giao phó Cùng với quá trình tuyển chọn, Công ty nên mạnh dạn loại bỏ những cán bộ công nhân viên có trình độ yếu kém không đáp ứng được yêu cầu của công tác lâu năm giàu kinh nghiệm một cách hợp lí nhất.
Về đào tạo Công ty có thể tiến hành theo các hình thức sau:
+ Đào tạo tại chỗ: Công ty có thể mở các lớp nghiệp vụ về nghiên cứu thị trường, luật pháp nhằm mở rộng sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực cho cán bộ. Thường xuyên mở các cuộc hội thảo mời các chuyên gia về các lĩnh vực này về trao đổi nói chuyện với cán bộ công nhân viên Ngoài ra để học hỏi thêm kinh nghiệm cho cán bộ quản lý, Công ty có thể sử dụng phương pháp kèm cặp để tạo ra nguồn cán bộ kế cận.
+ Đào tạo ngoài Công ty: Đối với cán bộ còn trẻ tuổi, có thể gửi đi đào tạo, học tập nghiên cứu ở trình độ cao tại các trường trong nước và nước ngoài. Hoặc khuyến khích họ tự học tự đào tạo để nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn nghiệp vụ và những kiến thức phục vụ cho công tác quản lý Đây là việc làm cần thiết để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ Công ty.
Về bồi dưỡng Công ty nên mở các khoá đào tạo nâng cao tay nghề về chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ kỹ thuật, trong đó cần chú ý đào tạo các công nghệ mới của nước ngoài trong việc gia công cơ khí, chế tạo, các thiết bị nâng hạ, các thiết bị điện nước Tuy cán bộ trong công ty có trình độ ngoại ngữ và tin học tương đối, nhưng do Công ty đã trang bị đầy đủ máy tính cho cán bộ và nhân viên nên Công ty nên mở các lớp tin học ứng dụng chuyên sâu để đội ngũ cán bộ có thể đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của cơ chế thị trường
Ngoại ngữ là phương tiện cần thiết để giao tiếp và nghiên cứu tài liệu. Ngày nay nó rất quan trọng đối với cán bộ quản lý và cũng là tiêu chuẩn đối với cán bộ hiện nay, cụ thể là:
+ Khuyến khích cán bộ học ngoại ngữ ngoài giờ, Công ty sẽ hỗ trợ bằng việc cấp kinh phí sau khi có chứng chỉ hoặc bằng nộp cho cơ quan.
+ Tạo điều kiện mở các lớp ngoại ngữ tại Công ty ngoài giờ hoặc trong giờ hành chính nếu có điều kiện.
+ Đối với những cán bộ cần thiết phải có ngoại ngữ để phục vụ trực tiếp cho công việc thì phải cử đi học nâng cao ở các trường.
Các việc làm trên tuy bước đầu sẽ có nhiều khó khăn trong nhận thức của cán bộ, nhiều người tuổi cao ngại học, lo ngại bị mất vị trí khi đi học Song Công ty phải coi đây như điều kiện bắt buộc đối với cán bộ quản lý.
Như vậy, nếu thực hiện tốt công tác đào tạo, bồi dưỡng nói trên Công ty sẽ nâng cao được chất lượng lao động, tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh, tạo được ưu thế cạnh tranh với các Công ty trong cũng lĩnh vực, đồng thời tiết kiệm được chi phí quản lý Từ đó Công ty có điều kiện để nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên, đảm bảo sự gắn bó của họ với công việc và với Công ty.
Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động
Công tác tổ chức nơi làm việc là rất cần thiết, nó có tác dụng thiết thực đối với quá trình lao động và chất lượng lao động quản lý Quan sát nơi làm vệc ta thấy vấn đề hiện nay của Công ty là diện tích các phòng ban còn nhỏ hẹp, việc bố trí các phòng ban còn chưa hợp lí, các phòng ban có cùng chức năng nhiệm vụ lại không nằm sát nhau Vậy Công ty cần có những biện pháp bố trí lại các phòng này sao cho việc trao đổi thông tin được thuận lợi, nếu có điều kiện Công ty nên xây dựng quy hoạch lại sao cho phù hợp với điều kiện mới.
Về điều kiện làm việc của Công ty là đảm bảo nhân viên luôn được trang bị vật chất kỹ thuật cần thiết cho công việc, tuy nhiên cần nhanh chóng kịp thời sửa chữa, nâng cấp một số máy tính đã cũ để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
Ngoài ra bầu không khí tâm lí là rất quan trọng Trước đây, ở hầu hết các doanh nghiệp vấn đề này chưa được quan tâm nghiên cứu một cách đúng mức. Nhưng ngay nay người ta không thể phủ nhận được vai trò của nó, đặc biệt đối với những người làm công tác quản lý.
Thật vậy nếu làm việc trong bầu không khí thoải mái thì các nhân viên sẽ có cảm giác yên tâm công tác, mọi người sẽ vui vẻ hợp tác, giúp đỡ nhau trong quá trình thực hiện công việc và sẽ không tồn tại tình trạng đố kỵ, cạnh tranh không lành mạnh, chia bè phái, phe nhóm tác động xấu đến công việc của nhau và làm ảnh hưởng đến kết quả chung của Công ty.
Do vậy, lãnh đạo Công ty không nên coi nhẹ vấn đề này mà phải thường xuyên quan tâm đến đời sống, tâm tư, nguyện vọng, tình cảm của cán bộ công nhân viên nhằm nắm bắt và giải quyết kịp thời các mâu thuẫn nảy sinh, các xung đột quyền lợi gây mất đoàn kết nội bộ Công ty cần có sự động viên an ủi đúng lúc khi họ gặp khó khăn bất trắc trong cuộc sống, cần tạo ra sự thoải mái trong công tác và sự gần gũi của lãnh đạo với nhân viên Có như vậy họ mới thực sự thẳng thắn trao đổi đề xuất các ý kiến đóng góp cho Công ty.
Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất
Đối với lao động quản lý, nội dung kỷ luật chủ yếu là sử dụng thời gian lao động Nhìn chung hiện tượng đi muộn về sớm vẫn còn phổ biến, Công ty duy trì chế độ làm việc 8h/ ngày và 52h / tuần song thực tế việc thực hiện chưa được đúng đắn, nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ bộ máy tổ chức quản lý cả Công ty chưa được hợp lí, chưa hình thành các kỷ luật lao động và nội quy lao động, giải quyết các công việc riêng đây cũng là những biểu hiện của sự lãng phí thời gian dẫn đến tỷ trọng thời gian làm việc chưa cao.
Do vậy Công ty cần xây dựng kỷ luật lao động và phải nâng cao ý thức tôn trọng kỷ luật lao động, tạo cho cán bộ công nhân viên trong Công ty có thói quen tự chấp hành kỷ luật, tránh tâm lí làm việc đối phó Vậy giải quyết vấn đề này cần thực hiện đồng bộ các biện pháp sau:
+ Xây dựng nội quy, quy chế lao động, phổ biến rộng rãi cho mọi đối tượng trong Công ty, áp dụng các hình thức bắt buộc thực hiện các quy chế đề ra; Có hình thức khen thưởng kịp thời các cá nhân đơn vị thực hiện tốt, khiển trách, kỷ luật những người vi phạm tạo nên một kỷ luật lao động công bằng nghiêm túc; Duy trì thói quen nghề nghiệp, đi làm, nghỉ ngơi có giờ giấc, tập trung và có thái độ đúng đắn trong quá trình làm việc.
+ Có biện pháp tổ chức lao động một cách khoa học, nhằm hợp lí hoá lao động tránh tạo ra thời gian rỗi.
+ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ. + Sử dụng các biện pháp hành chính giáo dục, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công tác quản lý để cán bộ công nhân viên tận dụng tối đa thời gian có thể của mình cho công việc, tạo không khí lao động thoải mái
Tổ chức bộ máy quản lý là vấn đề hết sức bức thiết hiện nay, nó góp phần quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Vì vậy làm tốt công tác quản lý là yếu tố vô cùng quan trọng tạo nên sức mạnh tổng thể của mỗi doanh nghiệp.
Sau một thời gian nghiên cứu thực tiễn tại Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền, em đã hoàn thành đề tài nghiên cứu: " Hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền" Với hi vọng nâng cao kiến thức cũng như đóng góp một số ý kiến nhằm nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền.
Phần cơ sở lý luận đã chỉ ra những khái niệm cơ bản về quản lý, lao động quản lý, bộ máy quản lý cũng như các mô hình cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
Phần thực trạng đã nêu được quá trình hình thành và phát triển của Công ty, cơ cấu lao động, tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, Đặc điểm bộ máy tổ chức và những khó khăn thuận lợi trong kinh doanh cũng như sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty.
Theo em hoàn thiện bộ máy quản lý bao gồm nhiều khía cạnh như hoàn thiện cơ cấu các phòng ban, hoàn thiện chức năng nhiệm vụ, hoàn thiện công tác đào tạo, trú trọng đến công tác kích thích vật chất tinh thần Vì vậy phần giải pháp em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhỏ, thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lý Những giải pháp này chủ yếu dựa vào kiến thức đã học, qua phiếu khảo sát, quan sát thực tế…
Hoàn thiện bộ máy là một đề tài rất hấp dẫn và cần thiết với mọi loại hình doanh nghiệp Một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả thì việc hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý phải được quan tâm một cách đúng mức “Cột nhà có vững thì nhà mới tốt, mới dùng được lâu” cũng như bộ máy quản lý có tốt thì công ty hoạt động mới vững mạnh. Đó là một số đề xuất nhỏ ý kiến của em để hoàn thiện cơ cấu bộ máy công ty cổ phần công nghiệp Thanh Hiền.
Do đây là lần đầu làm về lĩnh vực này, vẫn còn nhiều sai sót mong thầy cô đóng góp đề việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý công ty được hiệu quả nhất có thể
Em xin chân thành cảm ơn!
1 Giáo trình Khoa học quản lý – NXB Chính trị Quốc gia – Năm 2002
2 Giáo trình Tổ chức lao động – NXB Lao động Xã hội – Năm 2000
3 Giáo trình Quản lý nhân lực của doanh nghiệp – NXB Khoa học và kỹ thuật – Năm 2005
4 PGS.PTS.NGƯT Bùi Xuân Phong – Thống kê vận tải đường sắt – Trường đại học Giao thông vận tải – Năm 1998.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 3
5 Cơ cấu tổ chức quản lý: 6
II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 7
1 Nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 7
2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 8
3 Các mô hình cơ cấu tổ chức quản lý: 9
4 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý 14
5 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý 16
III VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 17
1 Vai trò của cơ cấu tổ chức quản lý 17
2 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý 19
CHƯƠNG 2 22 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ 22 CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP THANH HIỀN 22 I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 22
1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 22
2 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực: 23
3 Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty 26
4 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 26
II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 30
1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 30
2 Tình hình tổ chức các bộ phận trong công ty: 31
3 Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây: 44
4 Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Công ty 45
CHƯƠNG 3 47 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHIỆP THANH HIỀN 47 I MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY 47
1 Những mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 47
2 Yêu cầu của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý 48
3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của công ty 48
