Tìm hiểu vị trí nhân viên mua hàng tại công ty cổ phần bao bì bình đức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN MUA HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC SINH VIÊN THỰC HIỆN: DƯƠNG TÚ HẢO MSSV: DQT171795 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH AN GIANG, NGÀY 05 THÁNG 05 NĂM 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN MUA HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC SINH VIÊN THỰC HIỆN: DƯƠNG TÚ HẢO MSSV: DQT171795 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: Ths HUỲNH ĐÌNH LỆ THU AN GIANG, NGÀY 05 THÁNG 05 NĂM 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC Trang ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC BẢNG iv DANH MỤC CÁC HÌNH iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN LỘC TRỜI – CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC 2.1 Giới thiệu chung 2.1.1 Thông tin chung Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức 2.1.2 Lịch sử hình thành 2.2 Cơ cấu tổ chức 2.3 Nhân chức phòng ban 2.2.1 Nhân 2.2.2 Chức phòng ban BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC 3.1 Hoạt động chuyên ngành 3.1.1 Hoạt động kinh doanh công ty 3.1.2 Định hướng kinh doanh 11 3.1.3 Hoạt động mua hàng đánh giá nhà cung cấp 12 3.2 Môi trường làm việc Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức 14 3.2.1 Về sở vật chất 14 3.2.2 Về người 14 3.2.3 Về văn hóa doanh nghiệp 15 3.2.4 Về sách nhân viên 15 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG/LỰA CHỌN TÌM HIỂU 16 4.1 Tìm hiểu vị trí thực tập 16 4.2 Nội dung công việc thực tế phân cơng/lựa chọn tìm hiểu 17 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG/LỰA CHỌN TÌM HIỂU 19 ii 5.1 Tìm hiểu cơng ty mơi trường làm việc 19 5.2 Tìm hiểu quy trình mua hàng 19 5.3 Tìm hiểu chứng từ thực tế quy trình mua hàng 19 5.4 Tìm hiểu phương thức tốn nhập 19 5.5 Tìm hiểu quy trình nguyên vật liệu sản xuất bao bì PP bao bì Carton 19 5.6 Tìm hiểu quy trình đánh giá nhà cung cấp tài liệu đánh giá nhà cung cấp thực tế 20 5.7 Tìm kiếm, cập nhật thông tin thị trường 20 5.8 Lập báo cáo tồn kho 20 5.9 Lập đơn đặt hàng 21 5.10 Lập kế hoạch toán đề nghị toán 21 5.11 Phương thức thực công việc phân công khác 21 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 22 6.1 Nhưng nội dung kiến thức củng cố/vận dụng 22 6.1.1 Kiến thức Tin học đại cương 22 6.1.2 Kiến thức Quản trị sản xuất 22 6.1.3 Kiến thức Thanh toán quốc tế 23 6.1.4 Kiến thức Quản trị hành văn phịng 23 6.1.5 Kiến thức Kinh tế vi mô Kinh tế vĩ mô 23 6.1.6 Kiến thức Kỹ truyền thông 23 6.1.7 Kiến thức Tâm lý nghệ thuật lãnh đạo 23 6.1.8 Kiến thức Pháp luật kinh tế, Pháp luật doanh nghiệp 23 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 24 6.2.1 Kỹ cá nhân, cá nhân 24 6.2.2 Kỹ thực hành nghề nghiệp 25 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 25 6.3.1 Kinh nghiệm tích lũy 25 6.3.2 Bài học thực tiễn 26 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29 iii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Bảng 2: Số lượng nhân viên Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Bảng 3: Ngành nghề kinh doanh Bảng 4: Kết kinh doanh ước thực 2020 kế hoạch 2021 11 Bảng 5: Mô tả cơng việc vị trí nhân viên mua hàng 17 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Hình ảnh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Hình 2: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Bao Bì Bình Đức Hình 3: Thùng/hộp in offset/flexo Hình 4: Nhãn, decal, leaflet 10 Hình 5: Bạt hiflex, decal quảng cáo 10 Hình 6: Bao PP sợi dệt tráng, dệt ghép màng 10 Hình 7: Bao PE, PP sợi dệt thơng thường 10 Hình 8: Quy trình mua hàng Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức 12 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BP : Bộ phận GTGT : Giá trị gia tăng CBHD : Cán hướng dẫn HANA : High - Performance Analytic Appliance (Thiết bị phân tích hiệu suất cao) KCS : Kiểm soát chất lượng sản phẩm KH : Kế hoạch L/C : Letter of Credit (Thư tín dụng) NS-HC : Nhân - Hành NV : Nhân viên P : Phòng PE : Polyetylen PP : Polypropylen SAP : System Application Programing (Hệ thống ứng dụng lập trình) STT : Số thứ tự SX : Sản xuất T/T : Telegraphic Transfer (Chuyển tiền điện) TK : Thiết kế v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN Quá trình thực tập chia làm hai giai đoạn: Giai đoạn 1: Công tác chuẩn bị trước đến thực tập doanh nghiệp gồm: - Gặp Giảng viên hướng dẫn để hướng dẫn tìm đơn vị thực tập phù hợp - Đến đơn vị thực tập để trình bày với Phó Giám đốc Chi nhánh nguyện vọng thực tập cơng ty, mục đích thực tập, mong muốn tìm hiểu nhận xếp vị trí thực tập, người hướng dẫn trực tiếp đơn vị - Gặp Giảng viên hướng dẫn trao đổi số vấn đề liên quan đến vị trí thực tập, nội dung viết báo cáo thực tập, việc cần chuẩn bị trước thực tập công việc cần phải làm sinh viên giai đoạn trình thực tập Thống lịch làm việc hàng tuần Giảng viên sinh viên - Tham khảo mẫu báo cáo thực tập trường, chuẩn bị trước đề cương báo cáo thực tập xem xét nội dung thông tin cần thu thập để phục vụ cho việc viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu thơng tin sơ lược đơn vị thực tập internet - Đến đơn vị thực tập nhận hướng dẫn sơ lược công việc phân công khung làm việc Giai đoạn 2: Thực tập thực tế doanh nghiệp (Thời gian: tuần, từ 22/2/2021 đến 18/04/2021) Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Tuần Nội dung công việc Địa điểm - Làm quen với anh, chị cán nhân viên cơng ty - Tìm hiểu công ty môi trường làm việc cơng ty - Tìm hiểu vẽ lưu đồ quy trình mua hàng - Tìm hiểu Phiếu yêu cầu mua hàng, Đề nghị mua mới, Bảng báo giá từ nhà Phịng Kinh doanh Người hướng dẫn Lê Trọng Tín Chữ ký GVHD Tuần Địa điểm Nội dung công việc Người hướng dẫn cung cấp, Đơn đặt hàng, Hợp đồng nguyên tắc, hóa đơn VAT, Biên bàn giao kiêm phiếu xuất kho - Tìm hiểu chứng từ nhập (Purchase Order, Sale Contract) - Scan tài liệu - Tìm hiểu phương thức tốn T/T, Phịng L/C Kinh - Tìm hiểu báo giá kiêm đơn hàng, hợp doanh đồng theo lơ - Tham quan nhà máy, tìm hiểu quy Xưởng trình sản xuất bao bì PP sản - Tìm hiểu nguyên phụ liệu cần xuất cung ứng PP Lê Trọng Tín - Tìm hiểu quy trình đánh giá nhà cung cấp - Tìm hiểu phiếu đánh giá nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp chọn - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Đóng dấu văn hợp đồng, biên - Gửi hợp đồng cho bên bán qua bưu điện chuyển phát nhanh - Nhập tên nhà cung cấp Phòng Kinh doanh Lê Trọng Tín Phịng Kinh doanh Lê Trọng Tín - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Nhận thư, xếp văn từ nhà cung cấp - Tham khảo học hỏi cách lập báo cáo tồn kho ngày - Quan sát, học cách lập đơn đặt hàng hệ thống quản lý SAP S/4 Hana Chữ ký GVHD Tuần Địa điểm Người hướng dẫn Phịng Kinh doanh Lê Trọng Tín Phịng Kinh doanh - Tham khảo học hỏi cách lập kế hoạch toán Xưởng sản - Sắp xếp chứng từ tốn (Phiếu Nhập kho, Hóa đơn GTGT) theo tên xuất Carton nhà cung cấp Lê Trọng Tín Nội dung cơng việc - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Tìm hiểu nhập hóa đơn lên hệ thống SAP S/4 Hana - Đóng dấu văn hợp đồng - Gửi hợp đồng nguyên tắc cho nhà cung cấp qua bưu điện - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Tham quan nhà máy, tìm hiểu nguyên liệu sản xuất bao bì Carton - Photo tài liệu - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Tìm hiểu chứng từ tốn - Đóng dấu văn hợp đồng, biên - Gửi hợp đồng cho bên bán qua bưu điện chuyển phát nhanh Phịng Kinh doanh Lê Trọng Tín Phịng Kinh doanh Lê Trọng Tín - Photo tài liệu - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường - Học cách lập đề nghị toán - Sắp xếp chứng từ toán theo tên nhà cung cấp Chữ ký GVHD Bản mô tả công việc: Bảng 5: Mơ tả cơng việc vị trí nhân viên mua hàng Công việc Diễn giải Xử lý đơn đặt hàng Tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ Bộ phận, tìm phận kiếm nhà cung cấp phù hợp, lập đơn đặt hàng, báo cáo lãnh đạo 2.Theo dõi tiến độ giao Theo dõi tiến độ đáp ứng giao hàng nhà cung hàng với nhà cung cấp cấp lập kế hoạch nhận hàng hàng ngày, thông kế hoạch nhận hàng báo phận có liên quan lên kế hoạch nhận hàng Báo cáo tình hình giá Cập nhật diễn biến giá nguyên phụ liệu hàng cả, thị trường tồn kho tuần, diễn biến giá nhiên liệu, tỷ giá, tồn kho Báo nguyên vật liệu cáo lãnh đạo Phòng Kinh doanh Thanh tốn cho nhà Lập kế hoạch tốn cơng nợ mua hàng đến cung cấp hạn, lập đề nghị chuyển khoản tiền cho nhà cung cấp Công việc hàng ngày Kiểm sốt q trình giao nhận hàng hóa, chứng từ giao nhận, mua hàng (phiếu xuất kho, hóa đơn…) Thuê xe tải nhận hàng (giấy cuộn, hạt nhựa, phế liệu ) Xử lý cố, chênh lệch q trình giao nhận (Nguồn: Phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức) Nội dung cơng việc thực tế phân cơng/lựa chọn tìm hiểu - Tìm hiểu cơng ty mơi trường làm việc Để làm việc công ty cần hiểu rõ hoạt động, cấu tổ chức, nội quy cơng ty thích nghi với mơi trường làm việc - Tìm hiểu quy trình mua hàng Đây quy trình mà nhân viên mua hàng phải tuân thủ, nhân viên mua hàng cần nắm rõ quy trình biểu mẫu chứng từ liên quan để tiến hành thực mua hàng làm chứng từ cần thiết trước, sau hoàn thành việc mua hàng - Tìm hiểu chứng từ thực tế quy trình mua hàng Để hiểu rõ chứng từ quy trình mua hàng, tiến hành đọc chứng từ mua hàng nước nhập thực tế Cơng ty Gồm có: phiếu u 4.2 17 cầu mua hàng, đề nghị mua mới, bảng báo giá từ nhà cung cấp, hợp đồng nguyên tắc/hợp đồng theo lơ, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bàn giao, phiếu xuất kho, chứng từ xuất nhập (Purchase Order, Sale Contract) - Tìm hiểu phương thức toán nhập Để thực mua hàng nhập từ nước ngoài, nhân viên mua hàng cần biết rõ phương thức toán quốc tế T/T (Telegraphic Transfer - chuyển tiền điện) L/C (Letter of Credit – thư tín dụng) - Tìm hiểu quy trình nguyên vật liệu sản xuất bao bì PP bao bì Carton Mục đích cơng việc để nắm nguyên vật liệu cần cho hoạt động sản xuất công ty; nắm tên, mã số, hình ảnh loại nguyên vật liệu, phục vụ cho trình mua hàng - Tìm hiểu quy trình đánh giá nhà cung cấp tài liệu đánh giá nhà cung cấp thực tế Đây công việc thường thực vào cuối năm, kết đánh giá sử dụng cho năm kế tiếp; thực phát sinh sản phẩm mà nhà cung cấp khơng có danh sách nhà cung cấp chọn Tham gia đánh giá gồm có Ban Lãnh đạo, Bộ phận Mua hàng Bộ phận Kiểm sốt Chất lượng - Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường Đây công việc phân công để nắm bắt tình hình biến động giá thị trường, đặc biệt giá dầu thông tin kinh tế - trị - xã hội có ảnh hưởng đến kinh tế Từ góp phần dự đoán biến động giá nguyên vật liệu (giấy, nhựa ) - Nhập tên nhà cung cấp Tập tin Excel thống kê đơn đặt hàng chưa có tên nhà cung cấp, cần nhập thêm tên theo mã số nhà cung cấp - Học hỏi cách lập báo cáo tồn kho Đây công việc cần thực ngày nhằm nắm số lượng nguyên vật liệu kho hàng đường về, sau thơng báo cho ban lãnh đạo phận liên quan nguyên vật liệu cần mua thêm để đảm bảo cung ứng kịp thời nhu cầu sản xuất - Quan sát, học cách lập đơn đặt hàng hệ thống quản lý SAP S/4 Hana Sau báo giá duyệt, nhân viên mua hàng phải lập đơn đặt hàng lên hệ thống quản lý để ban lãnh đạo duyệt Sau gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp - Học hỏi cách lập kế hoạch toán đề nghị toán Mỗi đơn hàng có thời hạn tốn khác nên cần phải theo dõi, lập kế hoạch đề nghị toán để toán hạn cho nhà cung cấp - Các cơng việc phân cơng/lựa chọn tìm hiểu khác: Đóng dấu văn bản, gửi thư, nhận thư xếp văn (hợp đồng, chứng từ…), scan tài liệu, photo tài liệu… 18 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CƠNG CƠNG/LỰA CHỌN TÌM HIỂU 5.1 Tìm hiểu công ty môi trường làm việc VIỆC ĐƯỢC PHÂN Đọc tài liệu giới thiệu công ty, tài liệu nội công ty mà cán hướng dẫn (CBHD) cung cấp Quan sát, lắng nghe để tìm hiểu hoạt động chuyên ngành, cấu tổ chức, nhiệm vụ phịng ban mơi trường làm việc 5.2 Tìm hiểu quy trình mua hàng Bước 1: Đọc quy trình mua hàng CBHD cung cấp Bước 2: Ghi lại điểm quan trọng điểm thắc mắc Bước 3: Vẽ lưu đồ tóm tắt quy trình mua hàng Bước 4: Trao đổi với CBHD quy trình mua hàng thực tế cơng ty lắng nghe giải đáp thắc mắc từ CBHD 5.3 Tìm hiểu chứng từ thực tế quy trình mua hàng Các chứng từ thực tế quy trình mua hàng gồm có: Phiếu yêu cầu mua hàng, đề nghị mua mới, bảng báo giá từ nhà cung cấp, hợp đồng ngun tắc/hợp đồng theo lơ, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bàn giao, phiếu xuất kho, chứng từ xuất nhập (Purchase Order, Sale Contract) Bước 1: Đọc hiểu chứng từ mua hàng CBHD cung cấp Bước 2: Ghi lại thông tin quan trọng điểm thắc mắc chứng từ Bước 3: Trao đổi với CBHD thắc mắc điều cần lưu ý chứng từ 5.4 Tìm hiểu phương thức tốn nhập Các phương thức tốn quốc tế cần tìm hiểu T/T (Telegraphic Transfer - chuyển tiền điện) L/C (Letter of Credit – thư tín dụng) Bước 1: Xem lại tài liệu mơn Thanh tốn Quốc tế, kết hợp tra thông tin internet phương thức toán L/C, T/T Bước 2: Ghi điểm quan trọng cần lưu ý Bước 3: Lắng nghe chia sẻ kinh nghiệm CBHD 5.5 Tìm hiểu quy trình nguyên vật liệu sản xuất bao bì PP bao bì Carton Để thực hoạt động mua hàng cần tìm hiểu quy trình sản xuất loại nguyên vật liệu 19 Bước 1: Đọc quy trình sản xuất CBHD cung cấp Bước 2: Tra cứu thông tin công nghệ áp dụng quy trình sản xuất mạng internet Bước 4: Tham quan nhà máy, lắng nghe CBHD thơng tin quy trình sản xuất loại nguyên vật liệu, quan sát hình dạng, mã hiệu ngun vật liệu Bước 4: Ghi thông tin quan trọng cần lưu ý, chụp ảnh loại nguyên vật liệu 5.6 Tìm hiểu quy trình đánh giá nhà cung cấp tài liệu đánh giá nhà cung cấp thực tế Bước 1: Đọc quy trình đánh giá nhà cung cấp, ghi điểm quan trọng Bước 2: Trao đổi với CBHD cách đánh giá nhà cung cấp thực tế Bước 3: Xem phiếu đánh giá nhà cung cấp danh sách nhà cung cấp chọn thực tế 5.7 Tìm kiếm, cập nhật thơng tin thị trường Đây công việc cần thực tuần (từ 3-4 lần) nhằm cập nhật kịp thời biến động thị trường, từ chủ động đàm phán với nhà cung cấp thông tin giá cụ thể Phương pháp thực sau: Bước 1: Tra thông tin thị trường kiện kinh tế, trị, xã hội… có ảnh hưởng đến giá nguyên vật liệu báo điện tử Cafef, VNExpress Lưu ý thông tin biến động giá dầu, giá nguyên vật liệu giấy, nhựa, diễn biến tình hình dịch Covid – 19 kiện khác Bước 2: Ghi lại thông tin tìm Bước 3: Báo cáo thơng tin tìm kiếm cho cán hướng dẫn 5.8 Lập báo cáo tồn kho Đây công việc cần thực liên tục tuần, phương pháp thực sau: Bước 1: Nhận tập tin Excel thống kê số lượng chi tiết loại nguyên vật liệu tồn kho từ Thủ kho Bước 2: Cộng số lượng nguyên vật liệu nhóm 20 Bước 3: Điền số tổng cho nhóm ngun vật liệu tính vào bảng báo cáo tồn kho Bước 4: Kiểm tra lại số lượng hàng Bước 5: Hoàn thành báo cáo tồn kho, ký tên trình lên Phó Giám đốc Lập đơn đặt hàng 5.9 Đây công việc cần thực phát sinh nhu cầu mua nguyên vật liệu, phương pháp thực sau: Bước 1: Căn vào phiếu yêu cầu mua hàng duyệt, yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp Bước 2: Thỏa thuận giá với nhà cung cấp Bước 3: Sau đạt thỏa thuận với nhà cung cấp, trình bảng báo giá cho Ban Giám đốc ký duyệt Bước 4: Đăng nhập hệ thống SAP, nhập lệnh lập đơn đặt hàng Bước 5: Điền thông tin nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, giá cả, ngày giao hàng, phương thức tốn Bước 6: Hồn thành đơn đặt hàng, trình Ban Giám đốc ký duyệt gửi cho nhà cung cấp 5.10 Lập kế hoạch toán đề nghị toán Phương pháp thực lập kế hoạch toán đề nghị toán sau: Bước 1: Kiểm tra thời hạn toán đơn hàng mua Bước 2: Thống kê đơn hàng đến hạn toán (trước khoảng tuần), gửi kế hoạch tốn cho Phịng Kế tốn Bước 3: Lập đề nghị tốn kèm theo phiếu nhập kho hóa đơn GTGT, trình trưởng phận ký duyệt Bước 4: Gửi chứng từ toán (Đề nghị toán, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT) cho Phịng Kế tốn tiến hành kiểm tra toán cho nhà cung cấp 5.11 Phương thức thực công việc phân công khác  Nhập tên nhà cung cấp: Bước 1: Tải tập tin Excel thống kê đơn đặt hàng đặt năm 2021 danh sách nhà cung cấp từ hệ thống SAP S/4 Hana 21 Bước 2: Dùng hàm Vlookup để điền tên nhà cung cấp tương ứng vào đơn hàng theo mã nhà cung cấp  Đóng dấu văn (hợp đồng, biên bản…): nhận văn cần đóng dấu từ có chữ ký từ lãnh đạo cấp trên, đóng dóng mộc công ty trùm lên 1/3 chữ ký bên trái, đóng dấu họ tên lãnh đạo chữ ký, đóng dấu giáp lai vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn  Gửi thư cho nhà cung cấp: Bước 1: Tiếp nhận văn hợp đồng cần gửi cho nhà cung cấp từ cấp trên, phân loại văn theo địa cần gửi vào bao thư Bước 2: Điền thông tin người gửi người nhận (tên công ty, địa chỉ, số điện thoại) vào bìa thư biên lai gửi thư Bước 3: Điền vào sổ theo dõi gửi thư Phòng Hành – Nhân  Nhận thư xếp văn (hợp đồng, chứng từ): Nhận văn bản, xếp phân loại theo yêu cầu cấp Ghi sổ theo dõi văn nhận từ bưu điện  Scan photo tài liệu: Tiếp nhận tài liệu cần scan photo, quan sát lắng nghe hướng dẫn từ CBHD thao tác máy scan máy photo 6.1 6.1.1 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP Nhưng nội dung kiến thức củng cố/vận dụng Kiến thức Tin học đại cương Kiến thức Tin học đại cương: vận dụng tìm kiếm thơng tin, sử dụng phần mềm tin học văn phòng q trình thực cơng việc phân cơng tìm hiểu như: tìm kiếm thơng tin internet, quản lý lưu trữ liệu, lập báo cáo tồn kho kế hoạch toán phần mềm Microsoft Excel, nhập tên nhà cung cấp hàm Excel, vẽ lưu đồ quy trình mua phần mềm Microsoft Power Point 6.1.2 Kiến thức Quản trị sản xuất Các số tồn kho an tồn, chi phí tồn kho học học phần Quản trị sản xuất củng cố trình học hỏi lập báo cáo tồn kho tìm hiểu hoạt động mua hàng đơn vị thực tập Cụ thể xác định số lượng tồn kho an toàn nguyên vật liệu, tính đến chi phí tồn kho định mua nguyên vật liệu dự trữ 22 6.1.3 Kiến thức Thanh toán quốc tế Các kiến thức phương thức toán học học phần Thanh toán quốc tế củng cố q trình tìm hiểu phương thức tốn quốc tế L/C T/T cho đơn hàng nhập cơng ty Cụ thể quy trình tốn; điều kiện để áp dụng phương thực toán L/C hay T/T; loại giấy tờ, thủ tục, chứng từ cần đảm bảo để tiến hành tốn cho nhà cung cấp nước ngồi 6.1.4 Kiến thức Quản trị hành văn phịng Các kiến thức Quản trị hành văn phòng củng cố vận dụng q trình tìm hiểu, xếp, đóng dấu văn chứng từ thực tế công ty Cụ thể cách xếp lưu trữ loại văn bản, cách đóng dấu văn theo quy định pháp luật, cách trình bày loại văn doanh nghiệp 6.1.5 Kiến thức Kinh tế vi mô Kinh tế vĩ mô Những kiến thức Kinh tế vi mô Kinh tế vĩ mô củng cố vận dụng trình tìm kiếm thông tin thị trường, nguyên nhân biến động giá nhà cung cấp, dự đoán hướng biến động giá nguyên vật liệu dựa vào nhân tố kinh tế vĩ mơ (kinh tế, trị, xã hội…) 6.1.6 Kiến thức Kỹ truyền thông Các kiến thức học học phần Kỹ truyền thông cách truyền đạt thông tin, giao tiếp, ứng xử, ăn mặc cách giải vấn đề nơi công sở củng cố vận dụng q trình thực tập cơng ty Cụ thể q trình truyền đạt thơng tin, giao tiếp, ứng xử với anh, chị công ty; lựa chọn trang phục phù hợp đến công ty; quan sát, học hỏi cách giải tình thực tế công ty 6.1.7 Kiến thức Tâm lý nghệ thuật lãnh đạo Các kiến thức học học phần Tâm lý nghệ thuật lãnh đạo củng cố trình quan sát ban lãnh đạo cơng ty lãnh đạo phịng ban quản lý nhân viên Cụ thể cách giao tiếp với nhân viên, phân công công việc, giám sát, giúp đỡ, lắng nghe động viên nhân viên cấp Ứng dụng linh hoạt phong cách lãnh đạo (độc đoán, dân chủ, tự do) vào trường hợp cụ thể cho phù hợp 6.1.8 Kiến thức Pháp luật kinh tế, Pháp luật doanh nghiệp Kiến thức học phần Pháp luật kinh tế Pháp luật doanh nghiệp củng cố trình thực tập, cụ thể việc giao kết hợp đồng với nhà cung cấp cần phải xem xét kỹ điều khoản trước kí kết, đóng dấu; hoạt 23 động kinh doanh phải tuân thủ giấy đăng kí kinh doanh; thiết kế bao bì cho khách hàng cần lưu ý vấn đề liên quan đến luật Sở hữu trí tuệ 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 6.2.1 Kỹ cá nhân, cá nhân Kỹ quan sát lắng nghe Quan sát lắng nghe kỹ vận dụng trau dồi nhiều trình thực tập Quan sát lắng nghe cán hướng dẫn thông tin khu xưởng sản xuất để biết quy trình sản xuất nguyên vật liệu, thành phẩm thực tế; quan sát lắng nghe anh/chị nhân viên công ty làm việc quan sát mơi trường làm việc để hiểu văn hóa doanh nghiệp; quan sát lắng nghe cán hướng dẫn để học hỏi cách thực nghiệp vụ, quy trình, thủ tục kinh nghiệm làm việc Kỹ giao tiếp Trong q trình thực tập tơi trau dồi kỹ giao tiếp thông qua giao tiếp với anh/chị đơn vị thực tập Biết nên chọn thái độ, giọng điệu cho phù hợp; chủ động chào hỏi trò chuyện, lễ phép với tất người đơn vị Chủ động giao tiếp với cán hướng dẫn anh/chị phòng làm việc để hiểu công việc học hỏi kinh nghiệm từ người Kỹ giải vấn đề Thông qua vấn đề xảy đơn vị thực tập, học tập cách anh/chị đơn vị bình tĩnh ứng biến, tìm giải pháp để giải vấn đề Kỹ giải vấn đề trau dồi nhiều học tập từ tình thực tế xảy doanh nghiệp Kỹ quản lý thời gian Trong trình thực tập đơn vị, học cách quản lý thời gian để cân cơng việc môi trường công sở sống Tôi lên kế hoạch xếp lịch thực tập tuần, đảm bảo thời gian thực tập doanh nghiệp thời gian viết báo cáo thực tập Phẩm chất cá nhân đạo đức nghề nghiệp Trong thời gian thực tập đơn vị, biết thân phải có trách nhiệm với cơng việc giao hồn thành cơng việc cách hiệu Ln tuân thủ quy định đơn vị thời gian quy đinh, mặc trang phục phù hợp, cư xử chuẩn mực, không tiết lộ thông tin mật đơn vị bên ngoài… 24 6.2.2 Kỹ thực hành nghề nghiệp Kỹ nắm bắt thông tin Kỹ nắm bắt thông tin kỹ cần thiết vị trí nhân viên mua hàng Việc nắm bắt thông tin biến động giá nguyên vật liệu vô quan trọng, giúp chủ động việc mua nguyên vật liệu dự trữ Tôi học hỏi từ cán hướng dẫn cách nắm bắt thông tin thông qua tin tức thị trường báo chí, cập nhật hàng ngày biến động thị trường, kiện kinh tế, trị, xã hội… có khả ảnh hưởng đến giả nguyên vật liệu Bên cạnh đó, nhờ mối quan hệ với nhà cung cấp để nắm biến động giá chi tiết loại nguyên vật liệu Kỹ ứng dụng công nghệ thơng tin Trong q trình thực tập đơn vị, học hỏi thêm thao tác tin học văn phịng cần thiết cơng việc Bên cạnh đó, tơi cịn học số thao tác phầm mềm SAP S/4 Hana như: lập đơn đặt hàng, đề nghị tốn, nhập hóa đơn lên hệ thống Kỹ đàm phán, thuyết phục Trong hoạt động mua hàng, kỹ đàm phán thuyết phục nhà cung cấp góp phần đạt mục tiêu cung ứng nguyên vật liệu chất lượng với giá tốt, tăng khả cạnh tranh với đối thủ Trong trình thực tập, học cách đàm phán thuyết phục nhà cung cấp thơng qua tình đàm phán thực tế phận mua hàng Khi đặt hàng, cần đàm phán với nhiều nhà cung cấp để tìm nguồn cung có chất lượng với mức giá tốt Đặc biệt, nguồn hàng khan hiếm, cần dùng mối quan hệ với nhà cung cấp thân thiết, thuyết phục họ cung cấp nguyên vật liệu cho công ty 6.3 6.3.1 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy Kinh nghiệm tích lũy Trải qua tuần thực tập làm việc doanh nghiệp tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, rút nhiều kinh nghiệm cho thân Đầu tiên kinh nghiệm thích nghi với thời gian làm việc tiếng ngày, cách cân thời gian làm việc, thời gian viết báo cáo thời gian cho thân Phải có kế hoạch cụ thể cho cơng việc để hoàn thành việc cách hiệu Thứ hai, tơi có kinh nghiệm thích nghi với mơi trường làm việc, giao tiếp với người đơn vị, cư xử mực, chủ động trao đổi, lắng nghe tiếp thu kinh nghiệm anh chị lãnh đạo công ty 25 Cuối học kinh nghiệm giao tiếp đàm phán với nhà cung cấp Cần phải chủ động, mềm mỏng, khéo léo giữ thái độ hòa nhã giao tiếp để thương thảo hợp đồng, đơn hàng có lợi cho cơng ty Bên cạnh đó, cần xếp tham gia gặp gỡ, tiệc ngoại giao để xây dựng, trì nâng cao mối quan hệ với nhà cung cấp 6.3.2 Bài học thực tiễn Trong trình thực tập học số học cho thân thơng qua tình thực tế doanh nghiệp: - Mọi cơng việc có quy trình cần phải tn thủ quy trình Trong q trình thực cơng việc ln phải tập trung cố gắng để hoàn thành cách hiệu - Trong việc cập nhật giá nguyên vật liệu cần phải liên tục nhanh chóng để phản ứng kịp thời trước biến động thị trường - Trong việc theo dõi hàng tồn kho cần lưu ý đảm bảo tồn kho an toàn Đối với nguyên vật liệu đánh giá có khả tăng giá khan thời gian tới kiến nghị với lãnh đạo cấp việc mua hàng dự trữ Tuy nhiên, cần phải lưu ý chi phí tồn kho mua hàng - Khi lập đơn đặt hàng cần phải cẩn thận, đảm bảo xác tên, số loại, kích thước số lượng nguyên vật liệu cần mua Chú ý thời hạn giao hàng, phương thức toán, phương thức giao – nhận hàng điều khoản khác - Cần theo dõi thời hạn toán đơn hàng thường xun để lên kế hoạch tốn, thơng báo cho Phịng Kế tốn chuẩn bị dịng tiền Giữ uy tín thực điều khoản hợp đồng với nhà cung cấp - Trong việc xếp tài liệu, đóng dấu văn bản, scan, photo tài liệu cần phải cẩn thận, tỉ mỉ Đặc biệt đóng dấu văn hợp đồng phải cẩn thận, thao tác theo quy định pháp luật việc đóng dấu (Nghị định 30/2020/NĐ-CP) 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập - Hỗ trợ nhập tên nhà cung cấp từ đầu năm 2021: Đầu tiên tải tập tin Excel thông tin nhà cung cấp đơn hàng từ hệ thống quản trị liệu SAP S/4 Hana máy, dùng hàm Vlookup để tìm tên nhà cung cấp tương ứng tập tin đơn hàng Lưu tập tin lại gửi cho cán hướng dẫn - Hỗ trợ lập báo cáo tồn kho, tính tổng loại nguyên vật liệu chuyển báo cáo cho người hướng dẫn - Sắp xếp phiếu nhập kho theo nhà cung cấp theo mốc thời gian để tiện cho việc quản lý - Đóng dấu hợp đồng nguyên tắc sau có chữ ký ban lãnh đạo 26 - Phân loại gửi hợp đồng nguyên tắc đến địa nhà cung cấp Hỗ trợ lập đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp Hỗ trợ lập đề nghị tốn gửi đến Phịng Kế tốn Photo scan tài liệu giúp anh chị Phòng Kinh doanh 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức (2020) Giới thiệu Xí nghiệp Bình Đức (27/11/2020) An Giang: Phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Cơng ty Cổ phần Tập đồn Lộc Trời – chi nhánh Xí nghiệp Bình Đức (2019) Quy trình mua hàng đánh giá chọn nhà cung cấp An Giang: Phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Quý Nguyễn (Ngày tháng 4, năm 2020) Cách ký tên, đóng dấu luật vào văn theo NĐ 30/2020/NĐ-CP Thư viện pháp luật Truy cập từ https://thuvienphapluat.vn 28 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Báo cáo tồn kho ngày 29 Phụ lục 2: Đơn đặt hàng 30 Phụ lục 3: Đề nghị toán 31