Tìm hiểu vị trí nhân viên bán hàng công ty cổ phần bao bì bình đức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ NHƯ HUỲNH MSSV: DQT171805 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH AN GIANG, THÁNG 05 NĂM 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ NHƯ HUỲNH MSSV: DQT171805 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: ThS HUỲNH ĐÌNH LỆ THU AN GIANG, THÁNG 05 NĂM 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC BẢNG iv DANH MỤC CÁC HÌNH iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC 2.1 Giới thiệu chung 2.2 Lịch sử hình thành phát triển 2.3 Nhân chức phòng ban 2.3.1 Nhân 2.3.2 Chức nhiệm vụ phòng ban 2.4 Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ BÌNH ĐỨC 3.1 Hoạt động chuyên ngành 3.1.1 Hiện trạng kinh doanh 3.1.2 Định hướng doanh nghiệp 10 3.1.3 Một số sản phẩm công ty 10 3.1.4 Hoạt động bán hàng công ty 13 3.1.4 Quá trình làm việc với khách hàng 14 3.2 Môi trường làm việc Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức 16 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 18 4.1 Tìm hiểu vị trí thực tập 18 4.2 Bản mô tả công việc vị trí nhân viên bán hàng 18 4.3 Nội dung công việc thực tế phân công 18 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 20 5.1 Đọc hiểu phân biệt loại sản phẩm bao bì 20 5.2 Đọc hiểu quy trình bán hàng 20 5.3 Tham quan nhà xưởng sản xuất, kho nguyên liệu kho để thành phẩm bao bì Carton bao PP 21 ii 5.4 Nhập liệu số, ký hiệu hợp đồng nguyên tắc 21 5.5 Hỗ trợ soạn thảo quy trình thu hồi cơng nợ dựa vào tài liệu có sẵn 22 5.6 Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng 22 5.7 Quan sát nhân viên bán hàng xử lý đơn hàng phản hồi khách hàng 22 5.8 Scan đơn đặt hàng phiếu yêu cầu sản xuất 22 5.9 Học hỏi nhân viên bán hàng tính giá sản phẩm báo giá với khách hàng 23 5.10 Hỗ trợ mang tài liệu đến phòng NS – HC để đóng dấu 23 5.11 Ghi bìa thư gửi thư đến khách hàng 23 5.12 Thao tác phần mềm SAP để tìm mã vật tư/hàng hóa 23 5.13 Lập bảng báo giá 24 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 24 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố/vận dụng 24 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 25 6.2.1 Kỹ phẩm chất cá nhân 25 6.2.2 Kỹ phẩm chất cá nhân 26 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 26 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 27 6.3.1 Kinh nghiệm thích nghi với mơi trường làm việc 27 6.3.2 Bài học thái độ làm việc 27 6.3.3 Bài học cẩn thận tỉ mỉ 27 6.3.4 Kinh nghiệm nghiệp vụ bán hàng công ty 28 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 iii DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Bảng 2: Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh Bảng 3: Cơ cấu nhân công ty Bảng 4: Hoạt động kinh doanh năm 2020 kế hoạch năm 2021 Bảng 5: Quy trình bán hàng 13 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1: Cổng vào Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Hình 2: Sơ đồ tổ chức Cơng ty Cổ Phần Bao Bì Bình Đức Hình 3: Thùng, hộp in offset 10 Hình 4: Thùng, hộp in flexo 11 Hình 5: Nhãn, decal, leaflet, poster 11 Hình 6: Bao PE, PP sợi dệt thông thường 12 Hình 7: Bao PP sợi dệt tráng, ghép màng 12 Hình 8: Bạt hiflex, decal quảng cáo 12 Hình 9: Khu vực để bao bì mẫu 20 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PP : Polypropylen PE : Polyetylen SX : Sản xuất QC : Quality Control TK : Thiết kế BP : Bộ phận KH : Kế hoạch DT : Doanh thu STT : Số thứ tự PCCC : Phòng cháy chữa cháy GVHD : Giảng viên hướng dẫn SAP : System Application Programing KCS : Kiểm soát chất lượng sản phẩm NS-HC : Nhân - Hành v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN Quá trình thực tập chia làm hai giai đoạn chính:  Giai đoạn 1: Công tác chuẩn bị trước đến thực tập doanh nghiệp bao gồm công việc cụ thể sau: - Đến đơn vị thực tập để gửi giấy giới thiệu thực tập trình bày với Phó Giám đốc vị trí thực tập mong muốn tìm hiểu nhận xếp vị trí thực tập, người hướng dẫn trực tiếp đơn vị Nhận hướng dẫn sơ lược công việc phân công khung thực tập quy định - Gặp Giảng viên hướng dẫn trao đổi số vấn đề liên quan đến vị trí thực tập nội dung viết báo cáo thực tập, công việc cần phải làm sinh viên giai đoạn trình thực tập Thống lịch làm việc hàng tuần Giảng viên sinh viên - Tham khảo mẫu báo cáo thực tập trường để có chuẩn bị trước nội dung thông tin cần ghi chép phục vụ cho việc viết báo cáo - Tìm hiểu sơ lược thơng tin doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh văn hóa doanh nghiệp để dễ dàng thích nghi với mơi trường thực tập  Giai đoạn 2: Thực tập thực tế doanh nghiệp (Thời gian: tuần) Bảng 1: Lịch làm việc hàng tuần Địa điểm Tuần Nội dung công việc - Tiếp xúc, làm quen với anh/chị Phòng Kinh doanh - Tìm hiểu mơi trường làm việc, cách ứng xử thích nghi với văn hóa doanh nghiệp cơng ty - Tìm hiểu tình hình hoạt động kinh doanh công ty - Báo phần ăn thời gian thực tập với phòng Nhân - Hành bếp trưởng - Tìm hiểu sản phẩm mà công ty sản xuất như: Bao bì giấy, Bao PP, Bao PE, … Người hướng dẫn Đồn Cơng ty Nguyễn Mỹ Cổ Phương phần Bao Bì Bình Đức Chữ ký GVHD - Làm quen với anh/chị phòng sản xuất - Tham quan xưởng sản xuất bao bì carton bao PP - Đọc quy trình bán hàng - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng - Phân loại, nhập liệu số ký hiệu ghi cho hợp đồng nguyên tắc công ty khách hàng - Tìm hiểu khách hàng công ty dựa vào danh sách hợp đồng nguyên tắc Đồn Nguyễn Mỹ Phương Lê Trọng Tín - Xin chữ ký cho giấy tiếp nhận thực tập - Đọc tài liệu bảng mô tả công việc, loại giấy để sản xuất - Phân loại, nhập liệu số ký hiệu ghi cho hợp đồng nguyên tắc cơng ty khách hàng Đồn Nguyễn Mỹ Phương - Quan sát nhân công tài xế giao hàng bốc xếp hàng giao - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng - Đóng dấu vào giấy đề nghị kết chuyển tiền Đoàn Nguyễn Mỹ Phương - Hỗ trợ nhân viên bán hàng gửi thư đến khách hàng - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng - Scan tài liệu gửi Phòng NS - HC - Tham quan kho để nguyên liệu thành phẩm Đồn Nguyễn Mỹ Phương - Scan hóa đơn, chứng từ, đơn đặt hàng gửi cho phòng ban - Tìm tài liệu đơn đặt hàng, phiếu giao hàng để đối chứng theo yêu cầu phận bán hàng - Quan sát trình xử lý đơn hàng nhập liệu vào hệ thống SAP nhân viên bán hàng Đoàn Nguyễn Mỹ Phương - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng Đoàn Nguyễn Mỹ Phương - Scan đơn đặt hàng đóng dấu gửi lại khách hàng - Hỗ trợ soạn thảo quy trình thu hồi cơng nợ - Đóng dấu xác nhận đơn đặt hàng - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng - Học hỏi cách tính giá, xác nhận đơn hàng phản hồi với khách hàng - Lập bảng báo giá, trình Phó Giám đốc ký, đóng dấu scan gửi cho khách hàng - Tra cứu mã vật tư hệ thống SAP Đoàn Nguyễn Mỹ Phương Dương Văn Đức - Căn vào Bảng Kế hoạch Giao hàng, xếp xe tải giao hàng kèm theo hóa đơn bán hàng cho khách hàng cụ thể Bên cạnh đó, phải kiểm tra sổ nhật ký xe tải việc ghi chép tài xế - Lưu hồ sơ bán hàng  Nhận xét hoạt động chuyên ngành Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức trình chuyển đổi cấu hoạt động doanh nghiệp, điều có ảnh hưởng định đến hoạt động kinh doanh công ty Tuy nhiên, hiệu kinh doanh tính đến thời điểm ổn định Bên cạnh đó, hoạt động bán hàng ln tn theo quy trình rõ ràng, mục đích quy trình quy định cách thức bán hàng nhằm đảm bảo yêu cầu khách hàng xác định đầy đủ cơng ty có đủ lực thực trước chấp nhận Trong đó, khâu mô tả chi tiết để dù nhân viên nắm rõ nghiệp vụ hình dung khâu quan trọng liên quan phịng ban khác Nhìn chung, hoạt động bán hàng cơng ty địi hỏi nhân viên phải có kinh nghiệm xử lý vấn đề nhanh nhẹn, linh hoạt phối hợp tốt với phịng ban để tồn quy trình thuận lợi đạt hiệu 3.2 Môi trường làm việc Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức  Về sở vật chất Cơng ty có phịng làm việc riêng biệt cho phận Mỗi phòng bố trí mở vừa tiết kiệm khơng gian, diện tích, vừa thuận lợi việc hỗ trợ lẫn suốt q trình làm việc Bên cạnh đó, phịng ban trang bị đầy đủ thiết bị cần thiết cho nhân viên máy tính, máy lạnh, máy in, bàn ghế để tiếp khách vật dụng khác Bên cạnh không gian làm việc nhân viên thiết kế rộng rãi khang trang, công ty cịn có khu nghỉ ngơi thống mát, nhà ăn sẽ, hợp vệ sinh với nhiều xanh  Về người Nguồn nhân lực nguồn lực mà công ty coi trọng đặt lên hàng đầu, người sáng tạo họ nỗ lực không ngừng nghỉ để tạo giá trị Con người nhân tố định phát triển đơn vị Mặc dù khối lượng cường độ công việc công ty tương đối cao anh/chị cơng ty nhiệt tình hỗ trợ lẫn Như nét đặc trưng đơn vị, người thường xuyên giúp đỡ nhau, hòa đồng tạo khơng khí làm việc vui vẻ, thoải mái từ bảo vệ, công nhân xưởng lãnh đạo đơn vị 16  Về văn hóa doanh nghiệp Văn hóa doanh nghiệp mang nét đặc trưng Tập Đoàn Lộc Trời, tập đoàn vững mạnh không ngừng vươn xa để khẳng định tên tuổi thị trường quốc tế Cơng ty làm lễ chào cờ sinh hoạt vào thứ hai tuần Tồn nhân viên cơng ty đào tạo để có đủ kiến thức thực tốt tiêu chuẩn 5S (Sàng lọc; Sắp xếp; Sạch sẽ; Săn sóc Sẵn sàng) Đào tạo cấp quản lý phương pháp quản lý tinh gọn (Lean) phương pháp trình áp dụng sản xuất doanh nghiệp Thành lập đội phòng cháy chữa cháy (PCCC), thường xuyên kiểm tra thiết bị: bình xịt, máy phát điện, phuy chứa nước, cát, … Dự báo nguy để phòng tránh rủi ro Tổ chức kết hợp với phòng cảnh sát PCCC tập huấn diễn tập cho tồn thể cơng nhân viên cơng ty hàng năm  Về sách nhân viên Nhân viên hưởng chế độ, phúc lợi theo quy định pháp luật bảo hiểm xã hội, trợ cấp thất nghiệp bảo hiểm y tế Bên cạnh đó, cơng ty thường xun tổ chức du lịch để gắn kết mối quan hệ nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên vui chơi giải trí sau ngày làm việc căng thẳng mệt mỏi Ngồi cơng ty cịn tổ chức hoạt động tập thể chăm lo sức khỏe cho người lao động thông qua hoạt động kiểm tra sức khỏe định kỳ  Nhận xét môi trường làm việc Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức: Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức từ chi nhánh sản xuất bao bì phục vụ cho nội Tập đoàn Lộc Trời phát triển ngày mạnh mẽ lĩnh vực cung cấp bao bì chất lượng, đạt tiêu chuẩn xuất Song song với phát triển lãnh đạo nhân viên không ngừng nỗ lực tạo môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp Điều xem quan trọng mơi trường làm việc yếu tố tác động lớn đến động lực làm việc nhân viên, tạo hiệu cao cơng việc Nhìn chung, môi trường làm việc công ty dễ chịu thân thiện Lãnh đạo cấp thường xuyên động viên tạo điều kiện để nhân viên hoàn thành tốt cơng việc Thêm vào đó, sở vật chất công ty trọng đầu tư việc nâng cấp phần mềm chuyên nghiệp kinh 17 doanh, việc phần giúp cho cơng việc xử lý nhanh, có hệ thống nâng cao hiệu hoạt động NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG 4.1 Tìm hiểu vị trí thực tập - Vị trí thực tập: Nhân viên bán hàng Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức - Trực thuộc phịng ban: Phịng kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức - Người quản lý trực tiếp: Dương Nhật Thanh (Phó Giám đốc) 4.2 Bản mơ tả cơng việc vị trí nhân viên bán hàng + Xử lý đơn hàng, báo giá + Theo dõi tiến độ sản xuất đơn hàng Thông báo xác nhận lịch giao hàng cụ thể cho khách hàng Kết hợp nhân viên điều động xe tải xếp lịch giao hàng ngày + Phát triển thị trường chăm sóc khách hàng + Thực sách bán hàng, báo cáo kinh doanh quản lý rủi ro + Thu hồi công nợ theo kế hoạch + Hồn thành tiêu kinh doanh giao (Nguồn: Phịng Kinh doanh Cơng ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức) 4.3 Nội dung công việc thực tế phân công - Đọc hiểu phân biệt loại sản phẩm bao bì, đặc tính quy trình sản xuất Đây công việc phân công để làm quen với tính chất cơng việc nhân viên bán hàng - Đọc hiểu quy trình bán hàng Đọc để hiểu khái quát nghiệp vụ bán hàng công ty - Tham quan nhà xưởng sản xuất bao bì Carton bao PP để có nhìn thực tế cách thức vận hành quy trình sản xuất xưởng - Nhập liệu số, ký hiệu hợp đồng nguyên tắc (hợp đồng mua bán thỏa thuận chuyển giao năm 2021) công ty khách hàng Thông thường hợp đồng nguyên tắc ký có hiệu lực năm, thời gian ký hợp đồng khách hàng gửi đơn đặt hàng bên bán hàng xác nhận đơn đặt hàng, tiến hành sản xuất giao hàng mà không cần ký thêm hợp đồng mua bán Trừ trường hợp khách hàng yêu cầu ký hợp đồng mua bán lần đặt hàng Đây công việc tạo điều kiện để làm quen nhận biết khách hàng chủ yếu công ty 18 - Hỗ trợ soạn thảo quy trình thu hồi cơng nợ dựa vào tài liệu có sẵn Trong q trình soạn thảo nghiên cứu tài liệu, thấy việc thu hồi cơng nợ công ty quy định diễn giải chi tiết trình xử lý, theo dõi nợ khách hàng để từ có hướng giải phù hợp kịp thời Bên cạnh đó, trách nhiệm quyền hạn vị trí nêu rõ ràng để tránh khó khăn xem xét lại trách nhiệm có vụ xảy - Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo thứ tự từ bé đến lớn theo số đơn hàng Đây công việc thường xun phân cơng q trình thực tập, nhờ vào trình phân loại xếp giúp thân nắm rõ hình thức cách thức lập phiếu yêu cầu sản xuất dựa đơn đặt hàng khách hàng Việc xếp đơn hàng tạo hội tìm hiểu kỹ tên, ký hiệu, kích thước, kết cấu đặc tính loại sản phẩm bao bì Ngồi ra, việc xếp phân loại tạo điều kiện để tìm kiếm dễ dàng đơn hàng có vấn đề phát sinh - Scan đơn đặt hàng phiếu yêu cầu sản xuất Đây công việc phân công hướng dẫn anh/chị phòng Sau quan sát nhận hướng dẫn tiến hành thực scan đơn hàng đặt tên file nguyên tắc, bước phát hành đến phòng ban - Quan sát nhân viên bán hàng nhận đơn hàng, xử lý đơn hàng, tạo phiếu yêu cầu sản xuất hệ thống SAP (System Application Programing) phát hành cho phịng ban Q trình địi hỏi xác cao tính phức tạp hệ thống yêu cầu khách hàng sản phẩm Bên cạnh đó, việc kiểm tra lại cơng nợ khách hàng quan trọng để có phản hồi kịp thời đến khách hàng việc nhận đơn đặt hàng - Quan sát nhân viên bán hàng phản hồi khách hàng Đây nghiệp vụ cần khéo léo thống nội phịng kinh doanh Thơng tin nhân viên cung cấp đến khách hàng phải đầy đủ, rõ ràng thông qua từ cấp - Học hỏi nhân viên bán hàng tính giá sản phẩm báo giá với khách hàng Cơng việc địi hỏi hiểu biết đặc tính, yêu cầu màu sắc, loại giấy tiêu chuẩn từ khách hàng - Hỗ trợ mang tài liệu, loại giấy tờ chứng từ đến phịng NS-HC để đóng dấu (giấy đề nghị kết chuyển tiền, đơn đặt hàng, bảng báo giá số tài liệu khác) 19 - Ghi bìa thư gửi thư đến khách hàng theo yêu cầu anh/chị nhân viên phịng Sau ghi lưu vào sổ theo dõi Phịng Hành – Nhân - Thao tác hệ thống SAP để tìm mã vật tư/hàng hóa phục vụ hoạt động lập phiếu yêu cầu sản xuất Đây công việc cần làm sau xác nhận đơn đặt hàng, tìm mã vật tư/hàng hóa khách hàng khác để xác định đặc tính, kết cấu sản phẩm Trường hợp chưa có mã hệ thống làm file exel đề nghị mã gửi cho Phịng Kế tốn - Lập bảng báo giá, trình Phó Giám đốc ký đóng dấu Sau scan gửi cho khách hàng để báo giá sản phẩm mà bên khách hàng yêu cầu Công việc không phức tạp yêu cầu cẩn trọng làm, phải đối chiếu thơng tin đầy đủ xác trước trình ký gửi cho khách hàng PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 5.1 Đọc hiểu phân biệt loại sản phẩm bao bì - Đọc tìm hiểu đặc tính, kết cấu đặc điểm để nhận dạng khác loại sản phẩm bao bì - Ghi lại vấn đề thắc mắc loại giấy cách thức in loại sản phẩm để trao đổi thêm với anh/chị phòng - Quan sát, chạm cảm nhận loại bao bì mẫu Hình 9: Khu vực để bao bì mẫu 5.2 Đọc hiểu quy trình bán hàng Đọc quy trình bước để hình dung nghiệp vụ vị trí nhân viên bán hàng mà thân thực tập Bên cạnh đó, cịn hoạt động rèn luyện khả tập trung, đọc để hiểu rõ cách thức vận hành trách nhiệm nghĩa vụ bên liên quan toàn quy trình 20  Các bước thực hiện: Bước 1: Đọc quy trình Bước 2: Ghi lại vấn đề thắc mắc chưa hiểu rõ Bước 3: Trao đổi với anh/chị phòng 5.3 Tham quan nhà xưởng sản xuất, kho nguyên liệu kho để thành phẩm bao bì Carton bao PP Tham quan nhà xưởng, nhà kho với hướng dẫn anh/chị Quá trình tạo điều kiện để quan sát đặt câu hỏi trực tiếp với anh/chị hoạt động máy móc chuyên dụng vấn đề chưa nắm rõ xưởng sản xuất Qua đó, ghi lại vấn đề quan trọng cần lưu ý hoạt động sản xuất tự tìm hiểu thêm Hình 9: Khu vực thành phẩm bao bì carton 5.4 Nhập liệu số, ký hiệu hợp đồng nguyên tắc Bước 1: Trao đổi với chị Mỹ Phương cách thức nhập liệu hình thức trình bày Bước 2: Nhập số, ký hiệu công ty quy định hợp đồng vào phần mềm Microsoft Excel Bước 3: Ghi hợp đồng nhận lại sau gửi đến khách hàng ký tên đóng dấu 21 5.5 Hỗ trợ soạn thảo quy trình thu hồi cơng nợ dựa vào tài liệu có sẵn Dựa vào tài liệu có sẵn anh/chị Phịng Kinh doanh cung cấp, hỗ trợ soạn thảo quy trình thu hồi công nợ phầm mềm Microsoft Word, kiểm tra lỗi tả hình thức trình bày Nghiên cứu quy trình thu hồi cơng nợ ghi lại lưu ý quan trọng 5.6 Phân loại xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng Bước 1: Sắp xếp phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng từ bé đến lớn theo số đơn hàng Bước 2: Phân loại phiếu yêu cầu sản xuất kèm đơn đặt hàng theo tháng để riêng vào túi đựng để bảo quản Công tác giúp cho việc tìm kiếm lại tài liệu cách dễ dàng mà không nhiều thời gian Bên cạnh đó, q trình xếp phân loại quan sát, ghi lại vấn đề mà thắc mắc để trao đổi thêm với anh/chị phòng 5.7 Quan sát nhân viên bán hàng xử lý đơn hàng phản hồi khách hàng Quan sát ghi chép lại trình làm việc anh/chị nhân viên bán hàng xử lý đơn hàng Thêm vào lắng nghe truyền đạt cách xử lý vấn đề phát sinh trước sau nhận đơn đặt hàng Quan sát cách phản hồi yêu cầu khách hàng thông qua kênh giao tiếp Email, Skype Zalo Lắng nghe chia sẻ điều nên không nên phản hồi khách hàng từ anh/chị phòng 5.8 Scan đơn đặt hàng phiếu yêu cầu sản xuất Bước 1: Quan sát lắng nghe anh/chị hướng dẫn thao tác scan Bước 2: Ghi nhớ trình thực thực hành scan đơn đặt hàng theo yêu cầu Bước 3: Tìm kiếm file vừa scan máy tính đặt lại tên theo nguyên tắc để đồng hệ thống công ty Bước 4: Kiểm tra lại file vừa scan, có lỗi chữ, khơng ngắn tiến hành scan lại Bước 5: Phát hành đến phòng ban 22 5.9 Học hỏi nhân viên bán hàng tính giá sản phẩm báo giá với khách hàng Quan sát cách tính giá kết hợp với lắng nghe ghi chép lại lưu ý tính giá báo giá với khách hàng Tùy vào đặc điểm khách hàng, đặc điểm sản phẩm mà nhân viên bán hàng có cách thức báo giá phù hợp linh hoạt việc định giá sản phẩm Qua trình quan sát học hỏi, thân đúc kết số lưu ý quan trọng như: - Cẩn thận tính giá báo giá với khách hàng, đặc biệt kích thước mẫu bao bì hay thơng tin in bao bì Đây việc quan trọng tương ứng với loại bao bì có mức giá phù hợp khác Nếu thông tin bị thay đổi mục làm ảnh hưởng đáng kể đến giá - Nhân viên bán hàng phải trực tiếp xác nhận tất thông tin như: loại thùng, hộp, mẫu in, màu in, số lượng tương ứng với mẫu in, kết cấu số thông tin khác để đảm bảo khơng có nhầm lẫn 5.10 Hỗ trợ mang tài liệu đến phịng NS – HC để đóng dấu Hỗ trợ nhân viên bán hàng mang giấy tờ, chứng từ ký duyệt (giấy đề nghị kết chuyển tiền, đơn đặt hàng, bảng báo giá) đến Phịng NS-HC để đóng dấu 5.11 Ghi bìa thư gửi thư đến khách hàng Bước 1: Lắng nghe ghi nhớ cách thức gửi thư dựa vào hướng dẫn anh/chị phòng HC-NS Bước 2: Tiến hành ghi bìa thư bao gồm nơi gửi nơi nhận Bước 3: Trực tiếp ghi lưu vào sổ theo dõi phòng HC-NS 5.12 Thao tác phần mềm SAP để tìm mã vật tư/hàng hóa  Giới thiệu đơi nét phần mềm SAP sử dụng doanh nghiệp: SAP phần mềm cung cấp hàng loạt kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP), ứng dụng bao gồm quản lý quan hệ khách hàng (CRMCustomer Relationship Management), quản lý tài chính, quản lý nguồn nhân lực, quản lý dòng sản phẩm, quản lý chuỗi cung ứng Ngoài ra, SAP cung cấp phần mềm tích hợp, tùy biến với đối tác SAP SAP giúp doanh nghiệp quản lý nhiều nghiệp vụ khác như: Quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, quản lý tài (Nguồn: Xuất nhập Lê Ánh) 23  Thao tác phần mềm SAP: Mục đích cơng việc tìm mã vật tư/hàng hóa phần mềm SAP để phục vụ cho hoạt động lập phiếu yêu cầu sản xuất Bước 1: Lắng nghe ghi nhớ hướng dẫn anh/chị cơng tác tìm kiếm mã vật tư Bước 2: Học thuộc số mã khách hàng hệ thống phục vụ cho nhu cầu tìm kiếm Bước 3: Thực hành cơng việc tìm kiếm Bước 4: Ghi lại mã vật tư tương ứng lên đơn đặt hàng 5.13 Lập bảng báo giá Bước 1: Điền giá vào bảng báo giá phần mềm Microsoft Exel Bước 2: Kiểm tra chỉnh sửa lỗi hình thức trình bày Bước 3: Tiến hành in bảng báo giá chờ phê duyệt Phó Phịng Kinh doanh Bước 4: Sau duyệt trình Phó Giám đốc ký tên, đóng dấu Bước 5: Scan gửi cho khách hàng KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố/vận dụng - Kiến thức Tin học: Kiến thức tin học vận dụng nhiều để phục vụ cho trình thực hành công việc phân công Cụ thể như: + Nhập liệu quản lý hợp đồng nguyên tắc năm 2021 phần mềm Microsoft Excel + Soạn thảo quy trình thu hồi cơng nợ phần mềm Microsoft Word + Lập bảng báo giá phần mềm Microsoft Excel + Tìm kiếm thơng tin cơng ty thông tin khác internet - Kiến thức Kỹ truyền thông: Kỹ thông tin đến người cách hiệu Vận dụng kỹ giao tiếp nơi công sở, truyền đạt ý kiến ngắn gọn dễ hiểu, súc tích giúp cho trình trao đổi đặt vấn đề khơng bị thời gian - Kiến thức Quản trị hành văn phòng: Vận dụng kiến thức học cơng việc hành văn phịng để khơng bị lúng túng công việc phân công hoàn thành chúng cách hiệu 24 - Kiến thức Quản trị học: Hiểu cách thức hoạt động phòng ban liên kết công việc phận Và kiến thức quản trị học giúp thân hiểu chức quản trị đơn vị, phân biệt cấp quản trị quan sát thực tế trình nhà quản trị đưa định vấn đề công ty - Kiến thức Marketing: Quan sát hoạt động marketing đơn vị dán băng ron quảng cáo xe chở hàng công ty nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu, thực công tác phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng, triển khai nhiều ưu đãi cho khách hàng nhiều nghiệp vụ khác liên quan đến marketing thể rõ thực tế - Kiến thức Chiến lược kinh doanh: Củng cố kiến thức chiến lược kinh doanh thông qua việc quan sát tự tìm hiểu Từ báo cáo hoạt động kinh doanh kế hoạch cho năm thấy công ty định hướng hoạt động nào, biết lực cốt lõi công ty hiểu hoạt động chiến lược nhằm nâng cao lợi cạnh tranh công ty - Kiến thức Kinh tế học: Các kiến thức học giúp thân hiểu rõ vận động kinh tế thực tiễn, doanh nghiệp đứng trước khó khăn ảnh hưởng dịch bệnh thay đổi hành vi người tiêu dùng Học hỏi cách doanh nghiệp ứng phó, khắc phục khó khăn gặp phải 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 6.2.1 Kỹ phẩm chất cá nhân Kỹ tư duy: Suy nghĩ có hệ thống tư logic để xử lý vấn đề giao cách xác, chủ động tìm tịi thêm kiến thức cách thức thực công việc hiệu Kỹ chấp hành kỷ luật: Cư xử theo chuẩn mực làm việc tuân thủ theo kỷ cương, nguyên tắc công ty Đây yêu cầu nhân viên tiêu chí để đánh giá chuyên nghiệp ứng xử tác phong làm việc Kỹ làm việc độc lập: Nếu việc thân có đủ lực giải phải hồn thành thật tốt mà khơng phụ thuộc nhiều vào hỗ trợ từ cấp hay đồng nghiệp Chủ động, tích cực lên kế hoạch cho thân thực nhiệm vụ với nhiệt tình giúp nâng cao chất lượng hiệu công việc 25 Kỹ đặt câu hỏi: Đây kỹ có ảnh hưởng nhiều đến thông tin nhận giao tiếp Đôi khách hàng chưa hiểu rõ nhu cầu đặc tính bao bì mà mong muốn, nhân viên bán hàng phải biết đặt câu hỏi để làm rõ, tư vấn cụ thể cho khách hàng nhằm tăng lòng tin hài lòng nơi khách hàng 6.2.2 Kỹ phẩm chất cá nhân Kỹ giao tiếp: kỹ trau dồi phát triển tốt nhờ vào môi trường làm việc công ty Các kỹ như: - Lắng nghe cách tích cực thông tin mà người khác cung cấp, thể tôn trọng với người đối thoại việc lắng nghe nói vừa đủ để tạo khơng gian thoải mái, truyền đạt thông tin cách hiệu - Thái độ hịa nhã giọng nói rõ ràng, mạch lạc giúp cho trình giao tiếp thuận lợi, dễ bày tỏ ý kiến quan điểm mà không gây khó chịu với người đối thoại - Tơn trọng ý kiến người khác nhận dấu hiệu ngôn ngữ thể để kịp thời điều chỉnh tình giao tiếp hay nắm bắt hội Kỹ tư phản biện: Thông qua trình thực tập thân học hỏi cách tổng hợp thông tin tư để từ đưa lập luận chặt chẽ, logic tranh luận góp ý nhằm tìm giải pháp giải vấn đề tốt 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp Một số kỹ liên quan đến thực hành nghề nghiệp mà thân học hỏi thời gian tháng thực tập đơn vị: - Hiểu biết rõ nơi làm việc tảng lịch sử, định hướng, môi trường làm việc doanh nghiệp, yêu cầu điều kiện vị trí làm việc Điều giúp thân nhanh chóng thích nghi với người môi trường làm việc - Kỹ tư vấn thuyết phục khách hàng thông qua kênh giao tiếp Mail, Skype Zalo Đây kỹ quan trọng nhân viên bán hàng, giao tiếp với khách hàng cần tinh tế khéo léo để hiểu sâu nhu cầu khách hàng Từ đề xuất phương án, sản phẩm phù hợp thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm - Chịu áp lực cơng việc giải nhanh chóng vấn đề phát sinh, khơng để tình trạng tồn đọng cơng việc q lâu Tích cực phối hợp 26 hỗ trợ tốt đồng thời phân định trách nhiệm rõ ràng với đồng nghiệp công việc - Lập kế hoạch làm việc đặt mục tiêu rõ ràng để hoàn thành Việc lập kế hoạch hữu ích khơng khâu quản lý thời gian thân mà cịn cải thiện tiến độ cơng việc, nâng cao suất làm việc giúp thân không bị tải đạt kết tốt công việc - Kỹ sử dụng thành thạo máy scan, máy photocopy để scan photo hóa đơn, chứng từ 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 6.3.1 Kinh nghiệm thích nghi với mơi trường làm việc Chào hỏi cư xử phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, thể thái độ hòa nhã với tất người cơng ty từ lời nói đến hành động nhằm tạo chuyên nghiệp giao tiếp Ngoài ra, thân rèn luyện tính tự giác làm việc hòa đồng với người thời gian sinh hoạt chung 6.3.2 Bài học thái độ làm việc Tuân thủ giấc làm việc theo quy định cơng ty Chủ động tìm kiếm việc để giúp đỡ người, tích cực nhận hướng dẫn thực công việc phân cơng cách cẩn thận có trách nhiệm để công việc đạt kết tốt Quản lý thời gian làm việc hiệu cách đặt mục tiêu thời hạn để hoàn thành Ưu tiên công việc quan trọng cần giải gấp, sau xử lý cơng việc cịn lại Việc quản lý thời gian thân tốt hữu ích vấn đề giải cơng việc sử dụng quỹ thời gian cách tối ưu Bên cạnh đó, điều hình thành nên thói quen giúp thân chủ động thời gian, nâng cao hiệu công việc 6.3.3 Bài học cẩn thận tỉ mỉ Qua trình trải nghiệm thực tế môi trường làm việc chuyên nghiệp, thân rút học cẩn thẩn tỉ mỉ thực hành nghiệp vụ vị trí nhân viên bán hàng Cẩn thận truyền đạt thơng tin hàng hóa giá đến với khách hàng nói riêng tất khâu nói chung Tỉ mỉ yếu tố mà người bán hàng cần phải có, khơng giúp tạo niềm tin hài lòng khách hàng mà mang đến hiệu tốt cho công việc đơn vị 27 Tỉ mỉ cẩn thận giúp giảm thiểu rủi ro cố không mong muốn cơng việc địi hỏi tập trung, ý vào chi tiết hoàn thành thứ cách chu Nhờ mà làm tăng lực giải vấn đề, uy tín thân cịn nhận tín nhiệm, đánh giá cao cấp Bên cạnh đó, nhận thức tầm quan trọng cẩn thận tỉ mỉ giúp thân khắc phục nóng vội hay cẩu thả thói quen làm việc sống sinh hoạt hàng ngày 6.3.4 Bài học thực tiễn tích lũy Trải qua thời gian thực tập gần tháng vị trí nhân viên bán hàng, thân trải nghiệm học hỏi nhiều điều mẻ công việc bán hàng Đặc biệt tiếp thu kiến thức sản xuất kinh doanh bao bì thơng qua dẫn chia sẻ chân thành từ anh/chị đơn vị Một số kinh nghiệm thực tế nghiệp vụ bán hàng cụ thể sau: - Khi xác nhận đơn đặt hàng, tiến hành lập phiếu yêu cầu sản xuất phát hành đến phòng ban Lập phiếu yêu cầu sản xuất phải xác tuyệt đối so với đơn đặt hàng khách hàng, trước phát hành phiếu yêu cầu sản xuất phải đối chiếu với đơn đặt hàng lần để tránh sai sót xảy lỗi dẫn đến thời gian cho phận khác Loại hàng chưa có mã hệ thống phải tạo mục mã tạm để bổ sung sau - Liên tục kiểm tra tài khoản dùng để liên lạc với khách hàng nhằm phát thông tin, thông báo phản hồi nhanh - Trước chấp nhận đơn hàng, phải kiểm tra lại công nợ khách hàng Nếu chưa toán nợ nợ nhiều liên lạc với khách hàng để thống hạn trả, kỳ trả yêu cầu tốn để tiếp tục nhận đơn đặt hàng - Theo dõi q trình sản xuất lơ hàng ý chặt chẽ đến kế hoạch giao hàng Tránh tình trạng giao trễ giao sót hàng 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập - Hỗ trợ nhân viên bán hàng nhập liệu số, ký hiệu toàn hợp đồng nguyên tắc năm 2021 tính đến thời điểm kết thúc thực tập Hoàn thành file Excel gồm bốn sheet, chỉnh sửa hình thức trình bày gửi lại cho người hướng dẫn - Sắp xếp phiếu yêu cầu sản xuất carton bao PP kèm đơn đặt hàng, sau tách tháng để vào túi đựng bảo quản Phòng Kinh doanh 28 - Hỗ trợ nhân viên bán hàng scan đơn hàng, lưu file phát hành đến phòng ban - Hỗ trợ soạn thảo mục quy trình thu hồi cơng nợ, chỉnh sửa lỗi cách trình bày - Ghi bìa thư gửi thư đến khách hàng công ty, sau ghi vào sổ theo dõi thư phòng NS-HC - Hỗ trợ nhân viên bán hàng tìm mã vật tư cho đơn hàng hệ thống SAP để tạo phiếu yêu cầu sản xuất - Lập bảng báo giá, trình Phó Giám đốc ký gửi scan cho khách hàng 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Hứa Trân Ngọc Đào (2019) Tìm hiểu vị trí nhân viên marketing Trung tâm Tạo nguồn nhân lực phát triển cộng đồng Trường Đại học An Giang (Báo cáo thực tập tốt nghiệp không xuất bản) Trường Đại học An Giang, An Giang, Việt Nam Nguyễn Thị Minh Thư (2020) Tìm hiểu vị trí nhân viên kinh doanh gạo Cơng ty Cổ phần Tập đồn Lộc trời – Chi nhánh Long xuyên (Báo cáo thực tập tốt nghiệp không xuất bản) Trường Đại học An Giang, An Giang, Việt Nam Tài liệu nội Công ty Cổ phần Bao Bì Bình Đức Phần mềm SAP gì? Ứng dụng phần mềm SAP quản trị chuỗi cung ứng (k.n) Truy cập từ https://xuatnhapkhauleanh.edu.vn 30