Tìm hiểu vị trí nhân viên bán hàng tại công ty tnhh mtv kita việt nam

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN: CAO THỊ MỸ HUYỀN MSSV: DQT171803 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM SINH VIÊN THỰC HIỆN: CAO THỊ MỸ HUYỀN MSSV: DQT171803 LỚP: DH18QT1 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: TH.S NGUYỄN THỊ DIỄM HẰNG An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC i DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC HÌNH iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV KITA VIỆT NAM 2.1 Thông tin 2.2 Quá trình hình thành phát triển 2.3 Cơ cấu tổ chức chức nhiệm vụ phận 2.3.1 Cơ cấu tổ chức 2.3.2 Chức nhiệm vụ phận 2.4 Nhân .7 2.5 Sản phẩm BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Nguồn lực Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 3.2 Hiện trạng hoạt động Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 10 3.2.1 Kết hoạt động kinh doanh Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10 3.2.2 Những vấn đề Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 11 3.3 Môi trường làm việc 11 3.3.1 Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công việc 11 3.3.2 Các quy định 11 3.3.3 Các quy trình làm việc 12 3.3.4 Mối quan hệ phận 14 3.3.5 Văn hóa làm việc Cơng ty TNHH MTV Kita Việt Nam 15 3.4 Nhận xét 15 3.4.1 Nhận xét hoạt động chuyên ngành 15 3.4.2 Nhận xét môi trường làm việc 15 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 16 4.1 Giới thiệu công việc thực tập 16 ii 4.1.1 Sơ lược vị trí thực tập 16 4.1.2 Mô tả công việc nhân viên bán hàng Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 16 4.1.3 Yêu cầu phẩm chất kỹ nhân viên bán hàng Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam 17 4.1.4 Cơ hội thách thức 18 4.2 Các công việc phân công 18 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 19 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 21 6.1 Những nội dung kiến thực củng cố 21 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 22 6.2.1 Kỹ phẩm chất cá nhân 22 6.2.2 Kỹ cá nhân 23 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp 23 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 24 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27 iii DANH MỤC BẢNG Trang Bảng Lịch làm việc có nhận xét ký xác nhận giảng viên hướng dẫn tuần Bảng Nhân chủ chốt công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Bảng Kết hoạt động kinh doanh giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10 Bảng Bảng công việc phân công 19 Bảng Phương pháp thực công việc phân công 20 DANH MỤC HÌNH Trang Hình Cơng ty TNHH MTV Kita Việt Nam Hình Logo đại diện Hình Cơ cấu tổ chức Cơng ty TNHH MTV Kita Việt Nam Hình Sốt Cholimex Hình Nước chấm Cholimex Hình Gia vị Cholimex Hình Kem chống nắng Bioré Hình Băng vệ sinh Laurier Hình Hủ tiếu Vị Hương Foods Hình 10 Mì ly, cháo ăn liền Vị Hương Foods Hình 11 Giấy ăn AnAn Hình 12 Giấy ăn Pulpy Hình 13 Sản phẩm nước lau sàn Lix Hình 14 Doanh thu công ty giai đoạn Quý 3/2020 – Quý 4/2020 10 Hình 15 Lợi nhuận cơng ty giai đoạn Q 3/2020 – Quý 4/2020 10 Hình 16 Quy trình bán hàng 13 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT NGHĨA ĐẦY ĐỦ STT TỪ VIẾT TẮT TNHH Trách nhiệm hữu hạn MTV Một thành viên KDC Khu dân cư QTKD Quản trị kinh doanh NVBH Nhân viên bán hàng CTY Công ty DMS Distribution Management System - Hệ thống quản lý kênh phân phối CP Cổ phần v LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN Bảng Lịch làm việc có nhận xét ký xác nhận giảng viên hướng dẫn tuần Tuần Công việc Cách thực Xây dựng kế Nghiên hoạch thực tài liệu tập Địa điểm người hướng dẫn cứu - Phòng B105, trường Đại học An Giang Chuẩn bị (Từ 04/01 thông tin cần thiết cho đến 10/01/2021) trình thực tập Gặp trao đổi với giáo viên hướng dẫn thực tập ghi lại kế hoạch thực tập - Người hướng dẫn: Th.S Nguyễn Thị Diễm Hằng Khoa Kinh tế QTKD, Đại học An Giang Tiếp xúc với doanh nghiệp, tiếp nhận vị trí thực tập Quan sát, lắng nghe dẫn người hướng dẫn ghi chép lại nội dung hướng dẫn - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Tìm hiểu doanh nghiệp, mặt hàng công ty Tham quan kho lưu trữ hàng hóa cơng ty kết hợp với danh sách hàng hóa cung cấp (Từ 22/02 đến 28/02/2021) Chữ ký GVHD - Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng Sắp xếp Trực tiếp soạn hàng đóng gói theo hóa gửi thơng tin khách hàng mã hàng hóa hóa đơn bán hàng Học cách sử dụng phần mềm Pycasoft – Phần mềm nhập hóa đơn bán hàng, phiếu trả hàng giấy xuất lệnh giao hàng Quan sát cách thức sử dụng thực hành theo hướng dẫn người hướng dẫn Thực nhập hóa đơn bán hàng phiếu tổng theo NVBH phần mềm Pycasoft Sử dụng phần mềm Pycasoft để nhập hóa đơn bán hàng gửi phiếu tổng theo NVBH Tiếp tục nhập phiếu tổng, hóa đơn bán hàng gửi phiếu trả hàng Sử dụng phần mềm Pycasoft để nhập xuất chứng từ - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Quản lý đơn Kiểm tra hàng thông tin khách hàng sản phẩm hóa đơn bán hàng, (Từ 15/03 xếp hóa đến đơn theo 21/03/2021) khu vực - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam (Từ 01/03 đến 07/03/2021) - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam - Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng - Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu (Từ 08/03 Kế toán kiêm đến Học cách Lắng nghe Quản lý nhân 14/03/2021) nhận đơn ghi lại viên bán hàng hàng qua điện thông tin cần thoại thiết nhận đơn hàng qua điện thoại - Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng Tiếp nhận Nhận đơn đơn hàng qua hàng qua điện điện thoại thoại Quản lý đơn Kiểm tra số hàng lượng xếp hóa đơn theo khu vực - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam - Người hướng dẫn: Bùi Thị Tiếp nhận Nhận đơn Phương Châu đơn hàng qua hàng qua điện Kế toán kiêm điện thoại thoại Quản lý nhân Soạn đóng Soạn hàng viên bán hàng (Từ 22/03 gói đơn hàng hóa theo hóa đến gửi đơn bán hàng 28/03/2021) đóng gói gửi Kiểm tra Kiểm tra số hàng hóa lượng hạn đơng lạnh sử dụng mặt hàng đơng lạnh cịn kho Nhập phiếu tổng, hóa đơn bán hàng, phiếu trưng bày sản phẩm gửi Học cách trả hàng website DMS – hệ thống (Từ 29/03 quản lý kênh phân phối đến 04/04/2021) Công ty CP thực phẩm Cholimex Kiểm tra số lượng hàng hóa khuyến Sử dụng phần mềm Pycasoft để nhập xuất chứng từ - Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam - Người hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu Quan sát Kế toán kiêm người hướng Quản lý nhân dẫn thực viên bán hàng ghi chép lại cách sử dụng Đối chiếu số lượng hàng hóa khuyến danh sách số liệu Excel a) Quy trình bán hàng Tiếp nhận yêu cầu khách hàng Kiểm tra hàng tồn kho hệ thống máy tính Đủ hàng Không đủ hàng Lập đơn hàng Xử lý từ chối đổi hàng In hóa đơn Chuẩn bị hàng hóa xuất kho Kết thúc Hình 16 Quy trình bán hàng Giải thích quy trình Bước 1: khách hàng đến gọi điện đặt hàng, trước tiên phải chào hỏi tư vấn cho khách hàng Bước 2: chủ động hỏi khách hàng yêu cầu đặt hàng giới thiệu sản phẩm Bước 3: sau tiếp nhận đơn hàng, sử dụng máy tính để kiểm tra sản phẩm khách u cầu có sẵn kho khơng hay hết Bước 4: sản phẩm tiến hành lập hóa đơn bán hàng in hóa đơn chuyển đến phận kho để chuẩn bị giao hàng Đối với trường hợp không đủ hay hết hàng, nhân viên bán hàng tư vấn đổi hàng từ chối đơn hàng Bước 5: phận kho nhận hóa đơn bán hàng chuẩn bị đóng gói đơn hàng theo thơng tin hóa đơn bán hàng chuyển giao cho nhân viên giao hàng b) Quy trình nhập kho Bước 1: lên kế hoạch nhập hàng hóa Bước 2: xe tải giao hàng chở hàng hóa đặt đến cơng ty Nhân viên kế tốn thơng báo cho giám đốc phó giám đốc phận kho để điều động nhân 13 Bước 3: thủ kho dựa vào đơn đặt hàng phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng hàng hóa nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng chúng Nếu có hư hỏng lập biên thông báo lại với đơn vị đề xuất Bước 4: việc kiểm tra hàng hóa hồn tất tồn giấy tờ phiếu yêu cầu nhập hàng chuyển cho phận kế toán đối chiếu lại lần trước tiến hành giao dịch in phiếu nhập kho Bước 5: thủ kho thực nhập kho xếp hàng hóa theo khu vực hợp lý Các thơng tin cập nhật vào hệ thống quản lý kho hàng Excel c) Quy trình xuất kho Bước 1: lập phiếu xuất kho lệnh giao hàng phần mềm Pycasoft sau gửi cho thủ kho Phiếu xuất kho lưu thành 02 liên, liên lưu lại sổ, liên lại giao cho thủ kho Bước 2: thủ kho nhận phiếu xuất kho điều phối nhân viên kho chuẩn bị hàng hóa, đóng gói theo yêu cầu Bước 3: sau hàng hóa đóng gói vận chuyển lên xe tải giáo hàng, Nhân hàng giao hàng hóa theo yêu cầu hóa đơn bán hàng Bước 4: Kế toán ghi vào sổ kho hạch toán hàng xuất kho hàng 3.3.4 Mối quan hệ phận Mỗi phận công ty chịu trách nhiệm thực theo quy trình khác phận có liên kết định để hoạt động công ty đồng tránh gặp phải cố trình vận hành Bộ phận bán hàng với phận kế tốn phận kho có tương tác lẫn công việc ngày Bộ phận kế toán cập nhật liên tục vấn đề liên quan đến hàng hóa như: mẫu mã, giá cả, chương trình khuyến vào hệ thống quản lý máy tính phận kho quản lí số lượng hàng hóa tồn báo cho phận bán hàng, nhân viên bán hàng báo lại tình hình bán hàng cho phận kế toán biết mặt hàng bán chạy chậm thực chương trình khuyến phù hợp Bộ phận kho phụ trách kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho báo cho phận kế toán để tiến hành đặt mặt hàng hết, hàng hóa giao đến phận kho ghi nhận lại số lượng thông báo cho phận bán hàng cập nhật đưa hàng hóa lên kệ Cuối cùng, phận kế tốn tốn hóa đơn số hàng đặt thủ quỹ ghi lại việc thu chi Việc ghi nhận báo cáo ngày đòi hỏi số liệu ghi chép phải chuẩn xác trung thực Để làm điều đó, mối quan hệ phận phải gắn kết chặt chẽ với 14 3.3.5 Văn hóa làm việc Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Thái độ làm việc nhân viên ln hịa đồng, vui vẻ, nhiệt tình với người ln giúp đỡ lần công việc Các anh chị đơn vị sẵn sàng giúp đỡ tơi gặp khó khăn, họ đề cao tinh thần trách nhiệm công việc, tích cực đề biện pháp giải gặp khó khăn Tính kỷ luật u cầu bắt buộc phải có để trì hoạt động tập thể, đặc biệt công ty Các thành viên công ty tuân thủ tuyệt đối quy định mà công ty đề ra, hoạt động công ty vận hành cách đồng nhanh chóng Qua thời gian làm việc nhau, anh chị công ty nhiệt tình hướng dẫn tơi kiến thức, kỹ cơng việc đồng thời họ cịn thể chun nghiệp cơng việc tính kỷ luật vô tuyệt vời tập thể 3.4 Nhận xét 3.4.1 Nhận xét hoạt động chuyên ngành Hiện cơng ty hoạt động mảng kinh doanh dịch vụ thương mại phân phối Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam có tiền thân Cơng ty TNHH Quốc tế Kim Tâm trước nên tạo dựng uy tín chất lượng nhà đối tác kinh doanh khách hàng Trong hai quý 3/2020 4/2020, hoạt động bán hàng công ty diễn tốt mặt hàng công ty phân phối mặt hàng cơng ty lớn có danh tiếng thị phần trước Ngồi ra, sách chiến lược chiêu thị hoạch định rõ ràng thực tốt Trong thời gian tới, công ty dự định phát triển thêm nhiều sản phẩm đa dạng, hợp tác với đối tác kinh doanh chiến lược tiềm nhằm mở rộng quy mô phân phối, mang lại doanh thu lợi nhuận giúp công ty ngày phát triển bền vững Trước phát triển mở rộng khơng ngừng đó, tương lai công ty trở thành công ty phân phối lớn địa bàn Thành phố Long Xuyên 3.4.2 Nhận xét môi trường làm việc Lãnh đạo cơng ty người có tầm nhìn đặt nhân lực công ty nguồn lực chính, ln tạo điều kiện cho phát triển thăng tiến cho cá nhân công ty nên mơi trường làm việc ngồi áp lực cịn có thăng tiến rõ ràng cơng Qua đó, nhân viên thấy động lực ý nghĩa cơng việc, tạo tảng nhân tốt góp phần trì thành đạt tiến đến mục tiêu đề tương lai Môi trường làm việc công ty thân thiện, thoải mái tạo điều kiện giúp nhân viên phát huy hết khả cơng việc Cơng ty ln tạo điều kiện cho nhân viên phát triển, giao lưu công việc, đóng góp y kiến để cơng ty ngày phát triển Ngồi cơng ty cịn hỗ trợ, động viên, khích lệ tinh thần làm việc nhân viên thơng qua sách ưu đãi lương thưởng, giúp nhân viên giảm bớt áp lực công việc đạt hiệu cao 15 Các nhân viên cơng ty ln đồn kết đặt lợi ích chung công ty lên hàng đầu, thực quy trình cơng việc khơng tơi riêng vấn đề cá nhân mà làm ảnh hưởng đến kết hoạt động kinh doanh chung công ty Ban lãnh đạo công ty ban hành qui định thiết lập qui trình làm việc cách rõ ràng, cụ thể để nhân viên hiểu thực Nhờ vào việc thiết lập qui trình, qui định rõ ràng, cụ thể mà q trình hoạt động phận cơng ty đồng bộ, tiết kiệm thời gian làm việc làm việc hiệu NỘI DUNG CƠNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG 4.1 Giới thiệu cơng việc thực tập 4.1.1 Sơ lược vị trí thực tập Vị trí thực tập: nhân viên bán hàng Đơn vị: phận bán hàng, Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Địa chỉ: Đường số 1, KDC Làng Giáo Viên, Tổ 03, Khóm Tây Huề 1, Phường Mỹ Hịa, Thành phố Long Xuyên, An Giang Cán hướng dẫn: Bùi Thị Phương Châu - Kế toán kiêm Quản lý nhân viên bán hàng Thời gian thực tập: từ thứ đến thứ hàng tuần, sáng từ 7h30 – 11h30, chiều từ 13h30 – 17h30 Nhân phận bán hàng gồm 09 người Trong đó: - 01 quản lý nhân viên bán hàng 08 nhân viên bán hàng - Người phụ trách: Bùi Thị Phương Châu Cách thức báo cáo công việc thực tập: Trao đổi công việc với cán hướng dẫn qua mạng xã hội Zalo trực tiếp công ty 4.1.2 Mô tả công việc nhân viên bán hàng Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam Nhân viên bán hàng phải đảm bảo nắm rõ thông tin mặt hàng bán, gồm: tên, thành phần, chủng loại, công dụng, xuất xứ, giá thành, nơi đặt/ để, khuyến cáo sử dụng (nếu có), đưa lý khách nên mua mặt hàng để thuyết phục khách mua hàng Đảm bảo cho hàng hóa nhập phải ghi nhận đầy đủ: mã hàng, giá cả, chất lượng số lượng Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Gặp gỡ gọi điện liên hệ giới thiệu cho khách hàng sản phẩm dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn, cho khách dùng thử sản phẩm, giúp khách tiếp cận sản phẩm cần mua Báo giá đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thỏa thuận thời hạn toán giao hàng 16 Giải đáp thắc mắc khiếu nại sản phẩm cho khách hàng, tiếp nhận trực tiếp phản hồi, đánh giá nhận xét, góp ý khách hàng hàng hóa, sản phẩm, chất lượng hàng hóa Tư vấn giải vấn đề phát sinh kịp thời cho khách hàng Đảm bảo chất lượng, uy tín khách hàng Kiểm kê hàng hố: nộp hóa đơn bán hàng ngày, kiểm kê hàng hóa, cân đối sổ sách – nộp tiền, bổ sung mặt hàng thiếu, kiểm kê dụng cụ hổ trợ kinh doanh Ghi chép cẩn thận số lượng, tình trạng hàng nhận vào biên giao nhận hàng hóa lấy đầy đủ chữ ký bên liên quan 4.1.3 Yêu cầu phẩm chất kỹ nhân viên bán hàng Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam a) Về phẩm chất Có tinh thần trách nhiệm công việc, không trốn tránh đùn đẩy công việc cho người khác Trung thực chịu áp lực công việc Nhanh nhẹn, linh hoạt sẵn sàng thích ứng với thay đổi mơi trường làm việc Siêng năng, chăm có tinh thần ham học hỏi tình Nhiệt tình, kiên nhẫn tình khó khăn Lịch sự, ân cần thân thiện b) Về kỹ Kỹ bán hàng: nhân viên bán hàng phải am hiểu ngành hàng, cần phải trang bị đầy đủ kiến thức ngành hàng để trình tư vấn diễn tốt Biết cách tư vấn, nắm bắt tâm lý khách hàng, ứng xử linh hoạt với tình khác Kỹ giao tiếp: biết cách giao tiếp, tiếp cận khách hàng, ăn nói rõ ràng, lưu lốt nói phải có giá trị thuyết phục người nghe, có khả đàm phán thuyết phục khách hàng, tạo dựng mối quan hệ tốt với người, thân thiện, nhiệt tình có khả diễn đạt tốt Kỹ lắng nghe kiên nhẫn: song song với việc truyền đạt, giao tiếp với khách hàng, người có kỹ bán hàng chuyên nghiệp biết nên dừng lại để lắng nghe, cần tinh ý nhanh chóng nắm bắt nhu cầu, sở thích, chọn lọc thông tin quan trọng, kiên nhẫn tư vấn để làm hài lịng khách hàng Kỹ làm việc nhóm: trao đổi để phân công công việc giải vấn đề phát sinh nhóm, phân chia khối lượng công việc đồng thành viên đảm bảo cơng việc hồn thành tiến độ 17 4.1.4 Cơ hội thách thức a) Cơ hội: Cơng ty ln có sách tăng lương cho nhân viên gắn bó lâu dài với cơng ty; hỗ trợ, khen thưởng cho cá nhân hoàn thành cơng việc giao đạt thành tích tốt Tạo cho nhân viên môi trường làm việc động, hăng say giúp giảm bớt áp lực công việc Ngoài ra, nhân viên phát huy tối đa kỹ cá nhân rèn luyện khả giao tiếp tốt trình làm việc b) Thách thức Ngoài hội trên, nhân viên bán hàng chịu áp lực nhiều so với phận khác trình làm việc như: phải có mặt giờ, phải ln giữ tinh thần vui vẻ nhiệt tình dù tình Nhân viên bán hàng phải người chịu trách nhiệm hoạt động bán hàng công ty, chịu sức ép cao vai trò, sức ép cạnh tranh bên bên ngoài, áp lực doanh số cần đạt công ty đặt 4.2 Các công việc phân công Bảng Bảng công việc phân công Thứ tự Cơng việc phân cơng Tiếp nhận vị trí thực tập nhân viên bán hàng Tìm hiểu mặt hàng phân phối Công ty, học cách đọc mã phân biệt loại hàng hóa Học cách đọc thơng tin hóa đơn bán hàng cách soạn hàng hóa gửi Soạn, xếp đóng gói hàng hóa gửi Sắp xếp kiểm tra số lượng, thông tin hóa đơn bán hàng Học cách sử dụng thực nhập thông tin khách hàng, sản phẩm theo yêu cầu đơn đặt hàng phần mềm Pycasoft Học cách nhập phiếu tổng theo hóa đơn nhân viên bán hàng vào phần mềm Pycasoft Thực hành nhập phiếu tổng, hóa đơn bán hàng gửi phiếu trả hàng Học cách nhận đơn hàng qua điện thoại 10 Kiểm tra số lượng, thông tin đơn hàng phân chia theo khu vực 11 Nhập, kiểm tra, xếp hóa đơn bán hàng tổng hợp in giấy yêu cầu giao hàng 12 Tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại 18 13 Kiểm tra số lượng, chất lượng hạn sử dụng mặt hàng đơng lạnh cịn kho 14 Học cách trả hàng rớt, hàng trả lại website DMS nhà phân phối Cholimex 15 Thực trả hàng website DMS phần mềm Pycasoft 16 Nhập đối chiếu số lượng hàng hóa khuyến 17 Tổng hợp nhập phiếu trưng bày hàng hóa nhân viên bán hàng gửi vào Excel 18 Nhập hóa đơn mua hàng vào phần mềm Pycasoft PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG Bảng Phương pháp thực cơng việc phân công Thứ tự Công việc phân công Phương pháp thực Tiếp nhận vị trí thực tập nhân Quan sát, lắng nghe ghi viên bán hàng chép lại dẫn người hướng công việc nhân viên bán hàng cơng ty Tìm hiểu mặt hàng phân phối Công ty, học cách đọc mã phân biệt loại hàng hóa Tham quan kho theo hướng dẫn anh Đức – Thủ kho kết hợp với danh sách hàng hóa để phân biệt nhận biết thơng tin sản phẩm công ty Học cách đọc thông tin hóa Lắng nghe hướng dẫn đơn bán hàng cách soạn hàng người hướng dẫn thực tập tự hóa gửi thực hành đọc theo hóa đơn bán hàng quan sát cách soạn hàng Soạn, xếp đóng gói hàng Soạn hàng hóa theo thơng tin hóa gửi hóa đơn bán hàng, xếp gọn gàng đóng gói hàng hóa để gửi Sắp xếp kiểm tra số lượng, Kiểm tra chỉnh sửa thông tin hóa đơn bán hàng thơng tin hóa đơn bán hàng khớp với hóa đơn tay gửi xếp lại thật gọn gàng 19 Học cách sử dụng thực nhập thông tin khách hàng, sản phẩm theo yêu cầu đơn đặt hàng phần mềm Pycasoft Lắng nghe ghi chép lại dẫn cách sử dụng phần mềm Pycasoft máy tính từ người hướng dẫn sau thực hành sử dụng phần mềm Pycasoft để nhập hóa đơn, chứng từ Học cách nhập phiếu tổng theo Quan sát cách nhập thơng tin hóa đơn nhân viên bán hàng nhân viên bán hàng vào phần mềm Pycasoft danh sách sản phẩm theo phiếu tổng phần mềm Pycasoft, ghi chép lại nội dung cần lưu ý vào sổ ghi cá nhân Nhập phiếu tổng, hóa đơn bán Sử dụng phần mềm Pycasoft để hàng gửi phiếu trả nhập phiếu tổng, hóa đơn bán hàng hàng phiếu trả hàng gửi về; dựa tài liệu ghi chép hỏi cán hướng dẫn thực tập cần Học cách nhận đơn hàng qua Quan sát cán hướng dẫn điện thoại thực tập cách nhận đơn hàng qua điện thoại, lắng nghe ghi chép lại thông tin cần thiết (tên khách hàng, địa giao hàng, số điện thoại, thông tin sản phẩm) nhận đơn hàng qua đơn thoại 10 Kiểm tra số lượng, thông tin Kiểm tra thông tin khách hàng đơn hàng phân chia theo sản phẩm hóa đơn bán khu vực hàng, xếp phân chia hóa đơn theo khu vực giao hàng 11 Nhập, kiểm tra, xếp hóa Nhập hóa đơn bán hàng đơn bán hàng tổng hợp in vào phần mềm Pycasoft giấy yêu cầu giao hàng sau tổng hợp lại theo khu vực in giấy yêu cầu giao hàng 12 Tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện Nhận đơn hàng qua điện thoại, thoại ghi nhận lại thông tin khách hàng yêu cầu đơn đặt hàng 13 Kiểm tra số lượng, chất lượng Đối chiếu số lượng hàng đông 20 hạn sử dụng mặt hàng đông lạnh kho đơng lạnh khớp lạnh cịn kho với số lượng máy tính ghi nhận lại hạn sử dụng sản phẩm 14 Học cách trả hàng rớt, hàng trả Quan sát cách người hướng dẫn lại website DMS nhà truy cập cách trả hàng phân phối Cholimex website DMS 15 Thực trả hàng website Truy cập vào website DMS để DMS phần mềm Pycasoft trả đơn hàng trả hàng phần mềm Pycasoft 16 Nhập đối chiếu số lượng hàng Sử dụng danh sách hàng hóa hóa khuyến khuyến cung cấp đối chiếu với số liệu Excel 17 Tổng hợp nhập phiếu Tổng hợp lại phiếu trưng trưng bày hàng hóa nhân bày bán hàng gửi viên bán hàng gửi vào Excel nhập thông tin phiếu vào Excel 18 Nhập hóa đơn mua hàng vào Sử dụng phần mềm Pycasoft để phần mềm Pycasoft nhập hóa đơn mua hàng cơng ty KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thực củng cố Thời gian thực tập hội để tơi trực tiếp áp dụng kiến thực nhà trường vào môi trường làm việc thực tiễn Qua 08 tuần thực tập làm việc môi trường thực tế, trao dồi kiến thức học vào công việc giúp củng cố số kiến thức sau: Kiến thức tài chính, kế tốn Học phần Ngun lý kế tốn Kế tốn quản trị giúp tơi biết nguyên tác lập chứng từ, hóa đơn bán hàng, hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng Kiến thức Marketing Trong trình thực tập, vận dụng kiến thực học từ học phần Nghiên cứu Marketing vào việc tư vấn, thấu hiểu mong muốn, hành vi tiêu dùng, mua sắm sản phẩm khách hàng Quản trị hành văn phịng Cách soạn thảo văn bản, chỉnh nội dung lập chứng từ, thư mời lưu trữ, xếp, quản lý chứng từ gọn gàng, ngăn nắp khoa học củng cố cho học phần Quản trị hành văn phịng Tin học đại cương 21 Học phần tin học đại cương củng cố sử dụng máy tính q trình làm việc soạn thảo văn Microsoft Word, sử dụng bảng tính Microsoft Excel, nhập liệu phần mềm Pycasoft thao tác in xuất chứng từ, háo đơn sử dụng máy in, máy photo Kiến thức pháp luật kinh tế Nhờ vào kiến thức hiểu biết pháp luật, lập hóa đơn, chứng từ cần lưu ý làm theo mẫu quy định, số liệu phải xác, rõ ràng Các chương trình khuyến áp dụng phải phù hợp với tiêu chí pháp luật quy định doanh nghiệp đưa Kiến thức bán hàng Dù chưa đào tạo lúc học tập, trình thực tập anh chị hướng dẫn kèm theo trình tự tìm hiểu, nghiên cứu phương tiện truyền thơng, sách, tạp chí chun ngành tơi tích lũy kinh nghiệm sữ dụng kiến thứ để phục vụ cho việc cố kiến thức bán hàng 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi Trải qua tập kéo dài 02 tháng, vượt qua khó khăn, trở ngại ban đầu, khoảng thời gian giúp tơi tích lũy hành trang cho trước thức đến với cơng việc sau trường Qua 02 tháng thực tập Công ty TNHH MTV Kita Việt Nam, tơi tích lũy học hỏi số kỹ sau: 6.2.1 Kỹ phẩm chất cá nhân Kỹ làm việc độc lập: thời gian thực tập đơn vị, giao cơng việc tơi tự thực cơng việc mà khơng trốn tránh hay đùn đẩy cơng việc sang cho người khác, q trình làm việc tự nghiên cứu khám phá phương pháp thực nhanh chóng đơn giản đồng thời có xảy sai xót việc nhập liệu, tự nghiên cứu tìm tịi cách giải quyết, sửa sai vấn đề Nhờ vào làm việc độc lập, biết cách tự lập kế hoạch làm việc, cách thu thập thông tin, thực cơng việc hiệu Kỹ thích ứng với thay đổi môi trường làm việc: thực tập lúc đầu, phân công thực công việc liên quan đến giấy tờ, chứng từ đơn giản Sau đó, tơi phân cơng vào cơng việc tiếp nhận đơn hàng tư vấn khách hàng thông qua điện thoại Trong khoảng thời gian thay đổi cơng việc, tơi học cách làm quen thích ứng công việc và thực công việc nhanh chóng hơn, rèn luyện hồn thiện thân qua công việc phong phú Khả chịu đực áp lực cao công việc: áp lức công việc bước ngoặc lớn mà cần phải vượt qua sống Trong trình tư vấn khách hàng soạn hóa đơn bán hàng gặp phải vài khách hàng khó tính nhận khiếu nại gặp sai sót q trình ghi nhận 22 hay khối lượng công việc lớn tạo nên áp lực tơi Nhưng thay chán nản từ bỏ việc lấy áp lực làm động lực để tiếp tục làm việc giúp tơi thêm kiên trì nỗ lực hết mình, vượt qua giới hạn thân chứng minh lực, giá trị thân Khả lập luận giải vấn đề: nhờ vào kiến thức dẫn giáo viên anh/chị hướng dẫn nơi làm việc, học cách nhận dạng vấn đề mà công ty gặp phải hoạt động kinh doanh, phân tích nguyên nhân mức độ ảnh hưởng từ vấn đề đồng thời tìm nguyên nhân ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh công ty 6.2.2 Kỹ cá nhân Kỹ giao tiếp: trình làm việc, học cách cư xử với cấp trên, đồng nghiệp khách hàng - Khi giao tiếp, trình bày quan điểm với cấp cần phải ứng xử giao tiếp thật khéo léo, giữ thái độ bình tĩnh, tự tin, trình bày thẳng thắn, rõ ràng chứng kiến với cấp - Đối với đồng nghiệp, cần phải tôn trọng lẫn nhau, không nên nói xấu hay “chia bè kết phái” cơng ty; biết cách tự chối khéo léo cách ứng xử, biết cảm ơn xin lỗi cần thiết; tránh việc so đo thành tích, lương thưởng tự tin thân dẫn đến việc khơng tìm tiếng nói chung, ảnh hưởng đến cơng việc mối quan hệ đồng nghiệp công ty - Khi giao tiếp với khách hàng, cần phải chuyện thái độ chân thành, tự nhiên; tránh tỏ khó chịu, gượng ép hay giả làm vui vẻ, quan tâm đến người khác – gây ấn tượng xấu người đối diện; nhanh nhẹn, linh hoạt tránh làm Khi khách hàng phàn nàn phải kiên nhẫn lắng nghe, tìm điểm mấu chốt nguyên nhân để khắc phục Kỹ làm việc nhóm: kỹ vơ cần thiết kỹ tơi học hỏi nhiều khoảng thời gian thực tập công ty - Khi phân công làm chung nhóm, cơng việc phải phân chia rõ ràng cụ thể cho thành viên nhóm - Các thành viên tuân thủ theo giấc, thời hạn mà nhóm trưởng đưa ra, khơng trị trệ gây ảnh hưởng đến hiệu công việc thành viên nhóm - Trong q trình làm việc, người hỗ trợ giúp đỡ tận tình đồng thời có thành viên gặp khó khăn, chủ động giúp đỡ, thực công việc người - Khi có vấn đề hay mâu thuẫn phát sinh, người tìm hướng giải quyết, không nghi ngờ hay đổ lỗi cho 6.2.3 Kỹ thực hành nghề nghiệp Hiểu bối cảnh xã hội: hiểu biết lịch sử, văn hóa kinh doanh, nắm bắt vấn đề giá trị thời đại giúp biết vấn đề 23 hạn chế mà công ty gặp phải vấn đề giúp công ty mang lại kết kinh doanh tốt Hiểu bối cảnh tổ chức: hiểu rõ lịch sử hình thành phát triển công ty chiến lược giúp biết mục tiêu mà công ty mong muốn đạt tương lai 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy Kỳ thực tập hội tuyệt vời để bước từ trang sách nhà trường làm việc thực tế Ngoài việc thực hành kiến thức học giảng đường đại học việc học hỏi tích lũy thêm kinh nghiệm vô quan trọng, giúp tơi tự hồn thiện thân, có cho kinh nghiệm, học quý báu để sau làm thực tế Tầm quan trọng lắng nghe Lắng nghe kỹ quan trọng giao tiếp người với người, đặc biệt thực tập doanh nghiệp nhận đặc biệt quan trọng Khi tư vấn cho khách hàng, cố gắng lắng nghe khách hàng cần gì, có mong muốn hay cần hỗ trợ phương thức toán, yêu cầu thời gian địa điểm giao hàng không để đáp ứng thật tốt Nắm bắt nội dung vấn đề, thu thập nhiều thông tin, đánh giá nội dung thông tin tương tác qua lại trình diễn đạt giúp cho hoạt động bán hàng diễn nhanh chóng hiệu cao Trong q trình thực tập, sai sót điều tránh khỏi việc lắng nghe vô quan trọng Khi nhận lời phàn nàn, khiếu nại hay trách từ khách hàng, việc nghe cịn cần phải tìm mấu chốt vấn đề để từ phải cẩn thận hơn, phục vụ khách hàng tốt Lắng nghe thật kỹ lời góp ý thiếu sót thân, nhờ vào biết thân sai đâu cần phải sửa Khi giải xung đột, mâu thuẫn lắng nghe biện pháp hữu hiệu Bằng tâm chân thành lắng nghe tơi làm đối phương cảm thấy tôn trọng họ cởi mở sau nút thắt vấn đề tháo gỡ cách nhanh chóng Tự tin chủ động Đối với sinh viên thực tập, việc chủ động điều vô cần thiết Trong trình thực tập, cần phải chủ động làm quen với người, chủ động tìm hiểu công việc thực tập, chủ động làm việc với người, chủ động tìm đến giúp đỡ đồng thời chủ động giúp đỡ người khác cần giúp cho nhanh chóng hịa nhập với môi trường hơn, công việc thực nhanh chóng hiệu cao Trong thời gian thực tập, tơi gặp phải khó khăn, tơi chủ động tìm đến giúp đỡ người khác đồng thời chủ động giúp đỡ anh/chị công việc đơn giản để người hoàn thành tốt công việc tránh vấn đề không tốt xảy Tơn trọng khách hàng 24 Trong kinh doanh, việc nắm bắt xu hướng phát triển thị trường việc nắm bắt tâm lý, nhu cầu khách hàng việc quan trọng Hiểu tâm lý khách hàng chìa khóa để doanh nghiệp phát triển, việc nắm bắt tâm lý khách hàng, tạo tâm lý thoải mái, tôn trọng để khách hàng nhận thấy tầm quan trọng họ hoạt động kinh doanh yếu tố cần thiết hoạt động kinh doanh Kinh nghiệm bán hàng Đối với nhân viên bán hàng, cần phải trang bị cho thân kiến thức ngành hàng, kỹ giao tiếp, lắng nghe, giải vấn đề thật tốt để công việc bán hàng diễn hiệu quả; điều quan trọng trước tìm kiếm khách hàng cần hiểu khách hàng ai, đề xuất giá trị cho khách hàng thành cơng việc tạo dựng mối quan hệ bền vững, mang lại nguồn khách hàng tiềm cho cơng ty Ngồi việc tiếp cận với đối tượng khách hàng tiềm cịn phải quan tâm, chăm sóc khách hàng cũ đảm bảo uy tín chân thành khách hàng 6.4 Chi tiết kết công việc đóng góp cho đơn vị thực tập Trong thời gian thực tập làm việc thành viên cơng ty, ngồi việc nỗ lực làm việc học hỏi khơng ngừng, tơi góp phần giúp anh/chị giảm bớt phần áp lực công việc thông qua công việc sau: Các công việc văn phịng Khi phân cơng cơng việc văn phịng, tơi giúp đơn vị thực công việc liên quan đến giấy tờ, chứng từ như: - Nhập 323 hóa đơn bán hàng, 160 phiếu tổng theo nhân viên bán hàng 215 phiếu trả hàng; - In xếp phân theo khu vực 192 phiếu xuất kho hàng hóa; - Kiểm tra nhập vào sổ doanh số trưng bày bán hàng, tổng số phiếu 1562 phiếu; - Phân loại, xếp gọn gàng giấy tờ, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu tổng, phiếu trả hàng, phiếu trưng bày bán hàng đặt vào vị trí Quản lý đơn hàng tư vấn khách hàng Tôi giúp công ty phân loại xếp hợp lý loại hóa đơn, phiếu trả hàng, phiếu xuất chứng từ Đồng thời thời gian thực tập, giúp công ty bảo quản loại giấy tờ, chứng từ Khi xảy vấn đề sai sót trình soạn hàng, vận chuyển hay giao hàng chậm trễ, nhờ vào tư vấn nhiệt tình, nhìn nhận xử lý lỗi sai kịp thời giúp số khách hàng khó tính dần trở nên dễ tính hơn, phàn nàn trách móc hơn, góp phần tăng uy tín thương hiệu công ty với nhiều khách hàng 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO Phịng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Kita Việt Nam (2020) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH MTV Kita Việt Nam quý năm 2020 Phịng kế tốn Cơng ty TNHH MTV Kita Việt Nam (2020) Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH MTV Kita Việt Nam quý năm 2020 26 PHỤ LỤC BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Quý năm 2020 – Quý năm 2020 Đvt: đồng Mã Thuyết số minh Chỉ tiêu Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ VI.1 Các khoản giảm trừ doanh thu VI.2 Doanh thu bán hàng cung cấp (10 = 01 – 02) 10 Giá vốn hàng bán 11 Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ (20 = 10 - 11) 20 Doanh thu hoạt động tài 21 Chi phí tài Quý 3/2020 Quý 4/2020 5.395.320.351 5.636.232.111 5.395.320.351 VI.3 5.061.810.336 5.636.232.111 5.299.500.928 333.510.015 336.731.183 VI.4 23.932 25.167 22 VI.5 75.166.600 70.800.779 Chi phí quản lý kinh doanh 24 VI.6 134501.270 74.310.383 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (30 = 20 + 21 - 22 - 24) 30 123.866.077 191.645.188 10 Thu nhập khác 31 VI.7 11 Chi phí khác 32 VI.8 12 Lợi nhuận khác (40=3132) 40 13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (50 = 30 + 40) 50 123.866.077 191.645.188 14 Chi phí thuế TNDN 51 15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp (60= 50 51) 60 VI.9 32.690.644 123.866.077 158.954.544 (Nguồn: Phòng kế toán) 27