Phân tích chức năng, nhiệm vụ, thực trạng văn phòng hành chính doanh nghiệp của công ty tnhh thương mại dịch vụ tân hiệp phát

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  HOÀNG BẢO THƯ BÁO CÁO THỰC TẬP TỚT NGHIỆP CHUN ĐỀ: PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT Thành phố Hồ Chí Minh , tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỚ HỒ CHÍMINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  Họ tên sinh viên: Hoàng Bảo Thư Mã số SV: 1954010196 Lớp : DH19QT01 CHUN ĐỀ THỰC TẬP TỚT NGHIỆP PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh GVHD: Ths Thái Thanh Tuấn Thành phố Hồ Chí Minh , tháng 12 năm 2022 LỜI CẢM ƠN Đầu tiên, em xin cảm ơn thầy cô khoa Quản trị Kinh doanh Đại học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh truyền đạt kiến thức năm học Đại học giúp em có hành trang quý báu để em tự tin làm việc môi trường doanh nghiệp Quan trọng nhất, em xin gửi đến thầy Thái Thanh Tuấn, thầy tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hồn thành báo cáo thực tập Em xin cảm ơn ban lãnh đạo anh chị công ty TNHH TM - DV Tân Hiệp Phát tiếp nhận, nhiệt tình bảo cho em hội tiếp cận kiến thức chuyên môn cọ sát với thực tế để từ em xây dựng tảng vững cho tương lai, đặc biệt anh Lê Tú Khiết - người hướng dẫn em trực tiếp công việc, chị hỗ trợ chia sẻ nhiều kinh nghiệm kiến thức công việc với em Sau khoảng thời gian thực tập công ty, giúp em hiểu chi tiết nghề nghiệp mình, điều giúp em hoàn thiện thân tốt ngày làm việc Bài báo cáo thực tập vơ quan trọng ghi lại trải nghiệm làm việc thực tế cho nhà tuyển dụng cách em áp dụng học năm đại học vào thực tế Kỳ thực tập có lợi cho lộ trình phát triển tương lai em mang lại cho em kinh nghiệm vô quý giá Em xin chân thành cảm ơn I CƠNG TY VIỆT NAM TNHH TM-DV TÂN HIỆP PHÁT PHỊ NG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA Độc lập - Tự do- Hạnh phúc GIẤY XÁC NHẬN Về việc tiếp nhận sinh viên thực tập Kính gửi: Khoa Quản trị kinh doanh Trường Đại học Mở TPHCM Cơng ty : CƠNG TY TNHH TM-DV TÂN HIỆP PHÁT Địa chỉ: Số 219, Đại Lộ Bình Dương, phường Vĩnh Phú, TP.Thuận An, tỉnh Bình Dương Về việc đồng ý tiếp nhận sinh viên Hoàng Bảo Thư, mã số sinh viên :1954010196, đến thực tập thời gian từ ngày 01 tháng 10 năm 2022 đến ngày 29 tháng 12 năm 2022 Và bố trí sinh viên làm việc tại: văn phịng Hành Chính Doanh Nghiệp thuộc khối Nhân Sự Chúng cam kết đảm bảo điều kiện thực tập, cơng tác đồn thể, an tồn lao động q trình thực tập Nội dung cơng việc: Hỗ trợ nhân viên thức hồn thành cơng việc cụ thể như: - Quản lí, đăng kí, kiểm tra báo cáo suất ăn ngày tồn nhân viên Cơng ty - Quản lí bưu phẩm đến đi, đăng ký xếp phòng họp hệ thống cho phòng ban, nghe điện thoại hỗ trợ giải đáp thắc mắc khách hàng - Quản lí nghiệp thu dịch vụ: vệ sinh ngày NCC, thu gom rác thải sinh hoạt NCC, bảo trì thang thang máy NCC, bảo trì cung cấp máy in văn phòng - Chuẩn bị sếp vị trí cho nhân mới, xếp hội trường cho hội thảo công ty, cấp phát trang thiết bị sử dụng văn phịng / Bình Dương, Ngày tháng năm Xác nhận đơn vị thực tập ( Ký tên, đóng dấu) II NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  , Ngày tháng năm Giáo viên hướng dẫn (Ký tên ghi rõ họ tên ) III MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ĐƠN XIN XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN PHẦN I: MỞ ĐẦU LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 2.1 Mục tiêu chung 2.2 Mục tiêu cụ thể ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu KẾT CẤU BÁO CÁO PHẦN II: NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH TM DV TÂN HIỆP PHÁT 1.1 Giới thiệu khái quát 1.2 Nguyện vọng 1.3 Tầm nhìn 1.4 Sứ mệnh 1.5 Giá trị cốt lõi 1.6 Thành tưu công ty đạt 1.7 Lịch sử hình thành & phát triển 1.8 Logo & ý nghĩa 2.ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY: 2.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh 2.2 Định hướng & phát triển PHÂN TÍCH MƠI TRƯỜNG: 3.1 Sơ đồ cấu tổ chức công ty TNHH TM-DV Tân Hiệp Phát 3.2 Nhiệm vụ & chức phòng ban IV 3.3 Đánh giá yếu tố môi trường công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tân Hiệp Phát PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG CỦA VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP: 4.1 Khái niệm văn phịng hành doanh nghiệp 4.2 Nhiệm vụ chung phịng hành doanh nghiệp 4.3 Các phương thức điều hành phịng hành doanh nghiệp GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT 5.1 Sơ đồ chức phòng ban thực tập - Văn phịng hành doanh nghiệp 5.2 Nhiệm vụ vị trí văn phịng hành doanh nghiệp cơng ty 5.3 Phân tích chức năng, nhiệm vụ vị trí thực tập - Admin Asset Excutive ( Nhân viên hành tài sản) NỘI DUNG THỰC TẬP ĐÃ THU THẬP TỪ DOANH NGHIỆP 6.1 Nội dung chi tiết công việc thực tập 6.2 Các kiến thức, kỹ năng, cơng cụ hỗ trợ q trình thực tập 6.2.1 Kiến thức 6.2.2 Kỹ 6.2.3 Công cụ kỹ thuật, phần mềm hỗ trợ NHỮNG QUY TRÌNH ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 7.1 Quy trình sửa chữa/ thay thiết bị văn phịng 7.2 Quy trình nghiệm thu tốn dịch vụ th ngồi 7.3 Quy trình quản lí cơng văn/ bưu phẩm chiều đến NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÍ QUY TRÌNH CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI- DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁ T 8.1 Vấn đề quản lí quy trình quản lí cơng văn/ bưu phẩm chiều đến 8.2 Vấn đề thông tin liên lạc nội GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC V PHẦN III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM Nhận xét chung Bài học kinh nghiệm Kết luận chung TÀI LIỆU THAM KHẢO VI Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn PHẦN I: MỞ ĐẦU LÍDO CHỌN ĐỀ TÀI Với kinh tế ngày phát triển, việc nắm bắt xu hướng, phát huy mạnh, nâng cao thương hiệu, mở rộng thị trường điều cần thiết doanh nghiệm, đặc biệt ngành hàng tiêu dùng nhanh FMCG nói chung nghành sản xuất nước giải khát nói riêng Tại Việt Nam, ngành hàng FMCG ngành hàng phát triển hàng đầu, chiếm thị phần lớn, có nhiều lợi cạnh tranh Được thành lập từ năm 1994, Tập đoàn Nước giải khát Tân Hiệp Phát (THP) tự hào doanh nghiệp hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) lớn Việt Nam.Tân Hiệp Phát tự hào đơn vị tiên phong việc sản xuất sản phẩm nước giải khát có lợi cho sức khỏe người tiêu dùng như: trà thảo mộc, trà xanh, trà bí đao, nước uống vận động, nước tăng lực, sữa đậu nành nước tinh khiết, Đối với mỗi doanh nghiệp nói chung Tân Hiệp Phát nói riêng, phịng ban đảm nhận chức năng, nhiệm vụ quan trọng riêng biệt, tách rời Đặc biệt phịng hành doanh nghiệp thuộc khối nhân Chức phịng hành doanh nghiệp tham mưu hỗ trợ cho Ban giám đốc tồn cơng tác liên quan đến việc tổ chức quản lý nhân sự, quản lý nghiệp vụ hành chính, quản lí tài sản, hoạt động truyền thơng Phịng hành doanh nghiệp chịu trách nhiệm công việc thực phạm vi nhiệm vụ thẩm quyền giao Và để hiểu rõ cơng ty vị trí phịng hành doanh nghiệp thực tập mình, tơi chọn chủ đề báo cáo “ Phân tích thực trạng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng hành doanh nghiệp cơng ty THNN Thương mại- Dịch vụ Tân Hiệp Phát.” SVTH : Hoàng Bảo Thư Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn 2.MỤC TIÊU ĐỀ TÀI 2.1 Mục tiêu chung: Phân tích thực trạng, chức năng, nhiệm vụ phịng Hành doanh nghiệp đề xuất giải pháp xây dựng công ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Tân Hiệp Phát 2.2 Mục tiêu cụ thể: Nghiên cứu thực trạng, nhiệm vụ, chức vị trí thực tập Nghiên cứu thực trạng, nhiệm vụ, chức của văn phịng Hành doanh nghiệp Nghiên cứu tổng quan công ty TNHH Thương Mại- Dịch Vụ Tân Hiệp Phát Phân tích mơi trường cơng ty, đánh giá chung tình hình kinh doanh cơng ty để đánh giá thực trạng hoạt động công ty năm gần 3.ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng, chức năng, nhiệm vụ phịng hành doanh nghiệp cơng ty TNHH Thương Mại - Dịch Vụ Tân Hiệp Phát Tình hình hoạt động năm doanh nghiệp năm gần 3.2 Phạm vi nghiên cứu: ❖ Về thời gian: Đề tài thực thời gian thực tập công ty TNHH Thương mại - Dịch Vụ Tân Hiệp Phát khoảng thời gian ngày 01/10/2022 kết thúc vào ngày 29/12/2022 ❖ Về không gian: Đề tài nghiên cứu thực công ty TNHH Thương mại - Dịch Vụ Tân Hiệp Phát : số 219 Đại Lộ Bình Dương, phường Vĩnh Phú, TP Thn An, Bình Dương 4.KẾT CẤU BÁO CÁO Ngồi phần mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm phần sau: ❖ Phần 1: Mở đầu SVTH : Hoàng Bảo Thư Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn ❖ Mục đích cơng việc bao gồm Tại vị trí có nhiệm vụ vận hành, áp dụng thực giải pháp, kế hoạch đầu tư, mua sắm,cung ứng, sửa chữa cải tạo văn phòng Nhân viên tài sản cần xác định vấn đề, đề xuất giải kịp thời đến cấp trực tiếp giải pháp tối ưu để duyệt vấn đề liên quan đảm bảo tính tuân thủ, tối ưu hiệu sử dụng, vận hành cơng tác quản trị hành dịch vụ tiện ích, cụ thể việc sau: Thứ công việc quản lý tòa nhà văn phòng làm việc, nhu cầu bố trí khu vực làm việc khối văn phịng, cơng tác xây dựng thuộc tịa nhà văn phòng, quản lý cảnh quan, vệ sinh tòa nhà văn phòng Thứ hai cần phải đảm bảo nhiệm vụ quản lý tài sản, máy móc, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ phục vụ văn phịng (khơng bao gồm thiết bị cơng nghệ thơng tin) Ngồi hai nhiệm vụ trên, nhân viên tài sản tham gia biên soạn hệ thống sách, quy định liên quan đến chức thuộc quản trị hành dịch vụ tiện ích Khối/ BU tồn Cơng ty, kết hợp việc rà soát định kỳ, đột xuất, theo yêu cầu, kiến nghị có điểm chưa phù hợp cần cải tiến đến cấp quản lý trực tiếp đảm bảo vận hành thông suốt hiệu để thực chỉnh sửa, trình duyệt ban hành Song song người nhân viên vị trí có nhiệm vụ việc theo dõi, giám sát tiến độ, kiểm tra kết cung cấp dịch vụ tiện ích nội dịch vụ cung cấp công ty thuê ngồi đảm bảo phù hợp với sách cơng ty, với hợp đồng ký kết thuộc hạng mục hành dịch vụ tiện ích Từ đưa đề xuất phương án, phối hợp xử lý giải kịp thời vấn đề liên quan đảm bảo tính kịp thời cơng tác quản trị dịch vụ hành văn phịng Nhân viên vị trí dự thảo, để xuất, tham gia xây dựng nguồn ngân sách hàng năm, sử dụng, theo dõi dự báo ngân sách duyệt thuộc công tác quản trị hành dịch vụ tiện ích đảm bảo kế hoạch ngân sách không vượt, ngân sách sử dụng hiệu theo định mức nhu cầu, mục đích sử dụng theo quy định, tránh lãng phí Và nhiệm vụ cuối nhiệm vụ cần thiết người nhân viên cơng ty nhiệm vụ phân tích trạng, nhận biết rủi ro (nếu có) từ đưa đề xuất giải pháp nâng cao tính hiệu cơng tác quản trị hành dịch vụ văn phòng đến Cấp quản lý trực tiếp SVTH : Hoàng Bảo Thư 29 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn ❖ Thực trạng công việc Tại vị trí nhân viên hành tài sản có thực trạng sau công việc, thứ lập kế hoạch làm việc định kỳ, phát sinh, cập nhật tiến độ báo cáo kết triển khai công việc phận nhằm đạt hiệu chung Thứ hai cần thực cơng tác quản lý hoạt động tịa nhà văn phòng, chủ động xử lý cố vận hành hàng ngày đảm bảo dịch vụ xuyên suốt không gián đoạn, bao gồm công việc sau: Tiếp nhận thực bố trí khu vực làm việc khối văn phòng theo nhu cầu đơn vị Cấp thẩm quyền phê duyệt Quản lí hạng mục sửa chửa nhỏ thuộc xây dụng bản, cảnh quan mặt tiền tòa nhà văn phòng đảm bảo xanh, sạch, đẹp, đảm bảo bãi rác sẽ; công tác thu gom rác sinh hoạt tần suất theo quy định, đảm bảo hoạt động cho khu vực công cộng (dùng chung) thuộc công tác quản trị hành dịch vụ tiện ích như: phịng họp, hội trường, khu vực pantry Bên cạnh phải theo dõi, kiểm tra thường xuyên, định kỳ hoạt động hệ thống điện chiếu sáng, nước sinh hoạt, nước uống, thuộc tòa nhà, văn phòng đảm bảo vận hành xuyên suốt, thực công tác quản lý tài sản, máy móc, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ phục vụ văn phòng, bao gồm: Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì, thay tài sản văn phịng thuộc văn phịng hành doanh nghiệp sử dụng chung khu vực thuộc phạm vi quản lý Phối hợp với Phòng quản lý tài sản thực mua sắm cung ứng, cấp phát, thu hồi, điều chuyển mượn (tạm) tài sản thuộc danh mục quản lý cấp thẩm quyền phê duyệt Tham gia công tác kiểm kê tài sản định kỳ theo kế hoạch công ty đột xuất theo yêu cầu từ cấp NỘI DUNG THỰC TẬP ĐÃ THU THẬP TỪ DOANH NGHIỆP: 6.1 Nội dung chi tiết công việc thực tập ❖ Tuần 1: Những công việc hướng dẫn thực tuần thực tập bao gồm: Được hướng dẫn làm quen với quy trình sách phịng hành doanh nghiệp phòng liên quan khối Nhân SVTH : Hoàng Bảo Thư 30 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn Được đọc, hiểu nắm mô tả công việc, quy định chung vị trí phịng hành doanh nghiệp Được cấp trực tiếp hướng dẫn đăng nhập User nội bộ, sử dụng máy in tập trung, trình kí hồ sơ, đào tạo sử dụng trang web nội ứng dụng liên quan đến công việc (Trang chủ Portal, SAP, HRM, website quản lý canteen, ) ❖ Tuần 2,3 : Tìm hiểu làm quen với vị trí Admin Canteen Hướng dẫn xuất liệu từ hệ thống để có số lượng đăng kí tham gia ăn cơm canteen (www.canteen.thp.com.vn) Hướng dẫn kiểm tra chất lượng phần ăn quy định hợp đồng Tìm hiểu lập File báo cáo số lượng người vi phạm quy định sử dụng canteen ngày ❖ Tuần 4,5: Hỗ trợ nhân viên hành tin thực công việc ngày: Xuất liệu đăng kí từ hệ thống quản lí canteen (www.canteen.thp.com.vn ) tổng hợp số lượng Báo số lượng sử dụng cơm ca trưa với nhà cung cấp trước 09h00 bảo số lượng ca chiều, khuya, dự trù sáng hôm sau cho bếp chuẩn bị trước 12h00 Đến khu vực nấu ăn kiểm tra phần chia trọng lượng, nấu thực đơn ln đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Sau sử dụng cơm trưa tổng hợp số lượng phiếu sử dụng với nhà cung cấp bên thứ ba phận an ninh chứng kiến Số phiếu sau tổng hợp đổi chiếu với số lượng đăng kí tổng hợp phần mềm Excel trường hợp vi phạm để báo cáo lên trưởng phịng kí duyệt sau gửi phịng an ninh xử lí Xuất liệu từ hệ thống canteen để tổng hợp số lượng đăng ký ca ăn sáng dự trù ca ăn cịn lại ngày hơm sau để nhà cung cấp bếp chuẩn bị ❖ Tuần 6,7: Nhận bàn giao thay nhân viên Admin canteen thời gian nghỉ phép Tổng hợp số lượng sử dụng tháng trước canteen tiến hành tổng hợp hồ sơ nghiệm thu theo tháng trình ký lên cấp giám sát, trưởng phịng đồng thuận gửi SVTH : Hồng Bảo Thư 31 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn phận mua hàng, phận kế toán để tiến hành toán cho nhà cung cấp thực công việc ngày tuần ❖ Tuần 8,9: Xuất liệu nhân từ phần mềm HRM để tổng hợp danh sách nhân viên sinh nhật vào tháng 8, tháng với điều kiện tháng làm việc để tạo phiếu yêu cầu trình kí lên cấp giám sát sau trình kí đến trưởng phịng, cuối trình kí qua phó tổng giám đốc phê duyệt xuất nước phát quà sinh nhật cho nhân viên Nhận bàn giao thay nhế nhân viên nghỉ phép Quản lí cơng văn/ bưu phẩm đi, đến công ty, lưu vào danh sách để đối chiếu tổng hợp nghiệm thu toán Sắp xếp đăng kí phịng họp lên hệ thống nhận mail đăng kí từ phận Nghe điện thoại giúp khách hàng nối máy đến phận để giải vấn đề Bàn giao lại công việc cho nhân viên lễ tân ❖ Tuần 10,11,12 Nhận bàn giao thay nhân viên Admin Asset nghỉ phép Giám sát nghiệm thu dịch vụ từ nhà cung cấp (Dịch vụ bảo trì thang máy, dịch vụ bảo trì thang cuốn, dịch vụ vệ sinh cơng nghiệp, dịch vụ kiểm sốt trùng, dịch vụ cung cấp máy in, dịch vụ thu gom rác thải sinh hoạt) đảm bảo thực hợp đồng quy trình cơng ty Xử lí hồ sơ nghiệm thu dịch vụ tháng tồn đọng để giao toán cho nhà cung cấp Tạo mã yêu cầu phần mềm SAP để phận bảo trì thực cung cấp, sữa chữa, thay trang thiết bị phục vụ nhân viên văn phòng làm việc 6.2 Các kiến thức, kỹ năng, công cụ hỗ trợ trình thực tập ❖ 6.2.1 Kiến thức Các kiến thức em học trường đại học áp dụng nhiều công việc xuyên suốt q trình thực như: SVTH : Hồng Bảo Thư 32 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn Môn kỹ giao tiếp kinh doanh, quản trị học, giá trị sống 1,2 áp dụng tình thực tế giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, nhà cung cấp, hòa nhập với người phịng ban cơng ty Mơn Quản trị nguồn nhân lực, tin học đại cương giúp hỗ trợ việc tổng hợp liệu báo cáo, xếp tài liệu máy hợp lí, dễ dàng tìm kiếm cần, trình bày văn chuẩn, quản lí liệu cơng ty Mơn Marketing bản, Marketing tích hợp giúp em hiểu phân tích điều kiện vi mơ, vĩ mơ kinh doanh hồn cảnh, điều kiện khác ❖ 6.2.2 Kỹ Ngoài kiến thức mà em học trường em nhận thấy cần có kỹ quan trọng sau: Kỹ sử dụng ngôn ngữ phi ngôn ngữ Kỹ lắng nghe kỹ đàm phán Kỹ quản lí cảm xúc Kỹ xử lý tình Kỹ làm việc nhóm Kỹ tin học máy tính để sử dụng số phần mềm phục vụ công việc(Microsoft Office, SAP, HRM, ) ❖ 6.2.3 Các công cụ kỹ thuật, phần mềm hỗ trợ Bên cạnh kiến thức kỹ cần có, thân em khơng hồn thành tốt q trình thực tập khơng có cơng cụ hỗ trợ cho công việc Với vị tri thực tập sinh phịng hành doanh nghiệp, cơng cụ phần mềm cần thiết em là: Microsoft Office (Word để soạn thảo văn bản; Excel để tạo bảng tổng hợp báo cáo; Outlook để trao đổi tài liệu công việc, ) Phần mềm quản lí nhân HRM Phần mềm quản lí yêu cầu SAP Website quản lí canteen (www.canteen.thp.com.vn) Website trang chủ Portal Cơng ty (Quản lí phép phiếu lương, trình ký hồ sơ, nghiệm thu PRM, báo cáo công việc ngày Commiment Tracking, thư viện DCS, ) SVTH : Hoàng Bảo Thư 33 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn Và số thiết bị khác máy in/scan tập trung, điện thoại nội giúp em thực trao đổi để hồn tốt cơng việc NHỮNG QUY TRÌNH ĐÃ THỰC HIỆN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 7.1 Quy trình sửa chữa/ thay thiết bị văn phịng ➢ Khi máy in văn phòng bị hư hỏng: Nhân viên văn phòng làm phiếu yêu cầu đánh mức độ hư hỏng gửi đến Phòng ICS Phòng ICS điều nhân viên phụ trách quản lý máy in đến phận kiểm tra máy ICS gửi bảng đánh giá mức độ hỏng đến Phòng Asset Phòng Asset tạo phiếu yêu cầu sửa chữa thay sau Phòng ICS đánh giá, Phòng Procurement nhận phiếu yêu cầu liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ sửa chữa để đưa mức giá hợp lý Thủ tục với nhà cung cấp xong Phòng Procurement chuyến đến Phòng Finance, Phịng tài sau có giá tiền xuất hóa đơn trình ký xin đồng thuận DCEO CS&G tiến hành sửa chữa 7.2 Quy trình nghiệm thu tốn dịch vụ th ngồi Sau nhà cung cấp cung cấp dịch vụ, nhân viên Admin phụ trách dịch vụ nghiệm thu đánh giá ngày theo hình thức cung cấp dịch vụ ln phải có chứng kiến bên thứ phận an ninh.Nếu vị phạm hợp đồng lập biên xử phạt, sau bổ vào sung hồ sơ nghiệm thu để khấu trừ chi phí dịch vụ Nếu nhà cung cấp khơng đồng ý với biên liên hệ với phận pháp lí dựa quy định pháp luật để giải tranh chấp Tất vấn đề hồ sơ cần trao đổi với nhà cung cấp phải thông qua trung gian phận mua hàng Khi nhà cung cấp cung cấp dịch vụ đủ kì tốn (Tuần/Tháng/Q) nhân viên Admin phụ trách báo phận mua hàng yêu cầu nhà cung cấp gửi bảng kê chi phí dịch vụ, sau tổng hợp hồ sơ nghiệm thu ngày lại, kiểm tra với sách nghiệm thu hợp đồng trình ký giám sát sau đến trưởng phịng cuối trình ký giám đốc khối (chỉ dịch vụ Trưởng phịng khơng ủy quyền phê duyệt).Sau hồ sơ duyệt trình File lên hệ thống PRM để phận quản lí tài sản tiến hành nhập kho lưu trữ - Hồ sơ gốc SVTH : Hoàng Bảo Thư 34 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn chuyển sang phận mua hàng duyệt gửi lên phận kế toán tiến hành toán cho nhà cung cấp 7.3 Quy trình quản lí cơng văn/ bưu phẩm chiều đến ➢ Đối với công văn đi: Việc quản lý công văn văn thư quan thực theo quy trình tương đối chặt chẽ Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn từ phỏng/ ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo cơng ty, chuyển cho trưởng phịng xem xét thể thức, tính hợp pháp văn Sau hồn tất thể thức văn Trưởng phòng chuyển cho trợ lý Tổng giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, chuyển cho văn thư đăng ký số vào sổ lưu văn thư, ngày tháng văn ban hành văn bản, vào số cơng văn đi, nhân bản, đóng dấu Bản lưu lại văn thư, 01 chuyển cho phận soạn thảo có dấu đỏ, cịn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu người soạn thảo ➢ Đối với công văn đến : Công văn, tài liệu đến cơng ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu cục, fax, email từ đơn vị công ty đối tác Việt Nam, cơng ty nước ngồi Nhiệm vụ văn thư tiếp nhận cơng văn, phân loại, đóng dấu công văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) tất tài liệu, công văn đến trừ công văn gửi đích danh phong bị cơng văn gửi đến có đóng dấu mật Sau chuyển cho trưởng phịng Hành chức năng, nhiệm vụ phòng ban nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc ý kiến xử lý cụ thể NHỮNG KHÓ KHĂN TRONG VIỆC QUẢN LÍ QUY TRÌNH CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT 8.1 Vấn đề quản lí quy trình quản lí cơng văn/ bưu phẩm chiều đến Bàn quản lí cán văn thư bố trí cửa vào phịng Hành cơng ty, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn đến/ với phận khác cách nhanh chóng, kịp thời thuận lợi Tuy nhiên, đảm bảo đầy đủ thiết bị đại việc lưu trữ văn thư công ty đa số văn giấy, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn đến (hệ thống SVTH : Hoàng Bảo Thư 35 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn quản lý văn bản) Nên việc thực quản lí cơng văn đi/ đến cịn nhiều hạn chế khó khăn, tốn mặt thời gian q trình rà sốt, tháng cơng ty khoản tiền lớn cho đơn vị vận chuyển thư/ bưu kiện tháng, để vận chuyển thư từ/bưu kiện đối tác khác 8.2 Vấn đề thơng tin liên lạc nội Đặc biệt có vấn đề nan giải tồn công ty TNHH TMDV Tân Hiệp Phát nhân viên/ cán chưa có phần mềm liên lạc riêng phạm vi nội công ty, số nhân viên liên lạc với gmail công ty cung cấp, điều gây nhiều cản trở muốn tìm kiếm liên lạc cơng việc Q trình trao đổi thơng tin diễn chậm, phải qua nhiều bước thủ tục lí phải đảm bảo thơng tin cá nhân cho nhân viên Do thủ tục quy trình để cung cấp số điện thoại cá nhân nhiều thời gian nên cải thiện vấn đề liên lạc nội giảm nhiều khối lượng cơng việc cho phịng hành doanh nghiệp GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC QUY TRÌNH CỦA PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT ❖ Giải pháp quản lí văn thư Tìm kiếm giải pháp quản lý cơng tác văn thư lưu trữ đại cách ứng dụng phần mềm quản lý công văn đi/ đến Đào tạo cán văn thư, toàn nhân viên chức cơng ty sử dụng phần mềm Trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu tính hội nhập Trong lưu trữ văn bản, văn thư nên xếp thư từ/ chứng từ cần lưu kho file văn đặt chúng vào chỗ mà bạn tìm thấy cần mà khơng gặp khó khăn Bên cạnh giữ giấy tờ quan trọng để tham khảo giải thấy cần, phải SVTH : Hoàng Bảo Thư 36 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn tạo ký hiệu số, ngày, tháng tạo tệp cho người chủ đề Đặc biệt cần xử lí bớt khối lượng văn bản, giấy tờ lâu năm không cần thiết ❖ Giải pháp vấn đề liên lạc nội Để đơn giản hóa cơng việc hành văn phịng cài đặt phần mềm chat riêng dùng nội cơng ty ( ví dụ Workchat, Bitrix24, Slack, ) Đào tạo cán văn thư, toàn nhân viên chức công ty sử dụng phần mềm Phần mềm giúp đẩy nhanh trình liên lạc dễ dàng tìm kiếm, kết nối q trình làm việc phịng ban công ty Kết nối máy in máy scan vào máy vi tính văn phịng khiến cho liên lạc phịng ban trở nên nhanh chóng đồng thời giúp tiết kiệm giấy viết cách đáng kể SVTH : Hoàng Bảo Thư 37 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn PHẦN III: BÀI HỌC KINH NGHIỆM Nhận xét 1.1 Nhận xét chung ➢ Nhận xét khó khăn thường gặp phải Môi trường làm việc thực tế khác so với lý thuyết học trường Chưa có kinh nghiệm, kiến thức chun mơn lĩnh vực nhân Khó khăn việc trình ký hồ sơ, giấy tờ Chưa kinh nghiệm kỹ cần thiết để giải vấn đề lớn gặp phải Tất tài liệu công ty sử dụng nội khơng nhận Email từ bên ngồi, gây thời gian nhà cung cấp muốn bổ sung tài liệu phải chờ phận mua hàng chuyển sang làm thời gian chậm trễ toán ➢ Cách giải Vận dụng tối đa khả quan sát, để ý cách làm việc người có kinh nghiệm xung quanh Chủ động học hỏi, tìm hiểu kiến thức liên quan đến công việc + Luôn ghi lại vấn đề chưa rõ để hỏi lại anh,chị nhóm hướng dẫn Cẩn thận, tỉ mĩ, kiểm tra kĩ hồ sơ trước trình kí Tham khảo ý kiến cấp thực hiện, khơng tự ý định chưa có đồng thuận cấp Chủ động liên hệ với phận mua hàng để thúc đẩy họ nhờ cấp giám sát trở lên quyền nhận gửi lại cho SVTH : Hồng Bảo Thư 38 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn Chủ động liên hệ phận nhà máy lên lịch hỗ trợ trình kí vào ngày cố định tháng, trình khác ngày trả để tự giải ➢ Nhận xét phận Cơng ty có hệ thống mạng internet riêng lưu hành văn để phục vụ cho cơng việc, thế, việc kết nối Internet để tìm kiếm thơng tin Điều bất tiện cho việc tìm kiếm thơng tin để phục vụ cho cơng việc Thực tập sinh bị giới hạn nhiều quyền truy cập ứng dụng, phần mềm (Khi sử dụng phải phận IT cấp quyền truy cập được, thủ tục rắc rối, tốn nhiều thời gian) Đề xuất: Cơng ty nâng cấp hệ thống Internet để thuận tiện q trình tìm kiếm thơng tin mà đảm bảo tính bảo mật Đơn giản hóa qui trình thực u cầu sử dụng tài nguyên, phận IT cài đặt sẵn vào máy tính cơng cụ phần mềm liên quan đến công việc Bài học kinh nghiệm ❖ Bài học kinh nghiệm cách thực công việc Được hướng dẫn kiến thức cơng tác hành doanh nghiệp Biết cách sử dụng phần mềm hỗ trợ vào công việc Service Desk, Microsoft , Được đào tạo thực hành công tác lễ tân, công tác văn thư: quản lí cơng văn/ bưu phẩm đến, quản lí phịng họp Được đào tạo thực hành cơng tác quản lí canteen: báo cáo tổng hợp xuất ăn, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, đảm bảo suất ăn cung cấp trọng lượng tiêu chuẩn Được đào tạo thực hành cơng tác quản lí tài sản Được hướng dẫn quy trình trình kí, nghiệm thu tốn dịch vụ th ngồi ❖ Bài học kinh nghiệm kỹ Nghĩ phân tích giải vấn đề Kỹ đặt câu hỏi Kỹ quản lý thông tin cá nhân Kỹ quan sát SVTH : Hoàng Bảo Thư 39 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn Biết cách làm hồ sơ nghiệm thu toán dịch vụ Biết điều chỉnh cảm xúc, tập luyện giọng nói, tránh giao tiếp ngôn ngữ địa phương đồng thời xử lý tỉnh xảy cách khéo léo, hiệu Học cách quản lí, xếp thời gian hiệu Đúng giờ, có trách nhiệm cơng việc giao, làm việc phải có kế hoạch rõ ràng Chủ động, tự giác việc Thành thạo kỹ tin học văn phòng soạn thảo văn bản, sử dụng Word, Excel, Cải thiện kĩ mềm như: Kĩ giao tiếp, kĩ làm việc nhóm, kĩ đưa định ❖ Bài học kinh nghiệm thái độ Tác phong ăn mặc lịch sự, trang nhã, thực tập môi trường công sở Trang phục sơ mi trắng nhã nhặn, lịch thiệp phù hợp với sinh viên thực tập môi trường công sở Chấp hành nghiêm chỉnh giấc, nội quy công ty điều cần thiết, thể chuyên nghiệp có thái độ nghiêm túc q trình thực tập Hạn chế làm việc riêng thời gian thực tập Dù thời gian thực tập không giao nhiều việc đừng mà thường xuyên lướt web, nhắn tin, làm việc riêng Điều thể khơng muốn cơng ty gây khó chịu cho nhân viên khác Thay vào tìm hiểu thông tin công ty, phận Nghỉ thực tập nên báo qua điện thoại cho trưởng phòng Tự ý nghỉ thực tập không lời thông báo hành động thiếu chun nghiệp Khi có cơng việc đột xuất phải nghỉ, việc xin phép trưởng phòng ban điểu cần thiết qua mail tin nhắn, gọi điện thoại xin nghỉ Trước tập kết thúc, sinh viên nên viết thư, gửi mail cảm ơn Ban giám đốc tất anh chị công ty ❖ Những điều đạt Tinh thần cầu tiến, chủ động làm công việc liên quan đến công tác thực tập, hồn thành nhanh chóng xác nhiệm vụ giao Nhờ SVTH : Hoàng Bảo Thư 40 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn em học hỏi nhiều kiến thức mẻ, hoàn thiện nhiều kỹ thân cịn thiếu sót lĩnh vực nhân Có chuẩn bị tốt mặt lý thuyết liên quan đến lĩnh vực nhân sự, nắm vững kiến thức học trường áp dụng vào thực tế thực tập doanh nghiệp Có khả tiếp thu nhanh, chủ động học hỏi, nhờ anh, chị cơng ty hướng dẫn gặp phải nội dung khó hiểu, tình khó giải ❖ Những điều thân hạn chế Thiếu nhiều kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn Chưa hiểu rõ số thuật ngữ ngành nên gặp nhiều khó khăn việc đọc tài liệu nội Thời gian thực tập ngắn, nên chưa hiểu rõ nhiều văn hóa doanh nghiệp ❖ Định hướng phát triển thân Khi nhận thức ưu, nhược điểm thân trình thực tập, em định hướng cho kế hoạch hoàn thiện thân, bao gồm kiến thức kỹ để phục vụ cho nghề nghiệp tương lai Thứ nhất, đăng kí tham gia học thêm khóa đào tạo ngắn hạn nhân để nâng cao trình độ chun mơn để cải thiện công việc, xử lý nhanh gọn tài liệu công việc môi trường doanh nghiệp Thứ hai, đăng kí tham gia khóa học kỹ mềm giao tiếp, quản lý cảm xúc đánh giá người để khắc phục nhược điểm thân hồn thiện kỹ thân cịn thiếu xót Thứ ba, đăng kí khóa học ngắn hạn khóa học ngắn hạn kỹ sử dụng tin học văn phòng học thêm ngoại ngữ Kết luận chung Trong bối cảnh kinh tế thị trường nay, cạnh tranh diễn ngày gay gắt Để hoạt động sản xuất kinh doanh đạt hiệu tồn diện việc quản lí hành doanh nghiệp yếu tố then chốt, qua trình thực tập doanh nghiệp em rút nhiều học cho thân Trong máy vận hành doanh nghiệp cần nhiều văn quy định hành văn hành cần dựa vào điều kiện hồn cảnh thực tế cơng ty SVTH : Hoàng Bảo Thư 41 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn lực tài thời kỳ mà, phịng hành doanh nghiệp cần tiến hành xây dựng hệ thống thủ tục quản lí hành doanh nghiệp phù hợp để phát triển đắn đem lại hiệu cao phục vụ cho mục tiêu đề cơng ty Bên cạnh đó, cơng ty ln ln phải tổ chức buổi kiểm tra hành để kịp thời xem xét sửa đổi thủ tục hành cơng ty thực để bắt kịp với xu hướng, tránh lạc hậu Trong ba tháng thực tập đây, em nhận hướng dẫn, giúp đỡ anh chị, em học hỏi nhiều điều với giúp đỡ thầy Thái Thanh Tuấn Những kiến thức em tổng hợp thơng qua đề tài “PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT” tóm lược qua nội dung sau: Trình bày khái quát đánh giá chung công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tân Hiệp Phát Phân tích khái niệm, thực trạng, nhiệm vụ phịng Hành Chính Doanh nghiệp vị trí thực tập Phịng, Những quy trình thực điểm hạn chế quy trình Đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nhằm giúp thực quản lí hành hiệu So với kì vọng đặt kết đạt mong đợi: Trải qua tháng thực tập, việc đạt mục tiêu thực tập đề ra, thân em học thêm nhiều kiến thức chuyên môn lĩnh vực nhân sự, trau dồi kỹ cần thiết tương tác phòng ban với Có nhiều mối quan hệ cơng việc, đồng nghiệp nhiệt tình hỗ trợ, giúp đỡ hồn thành cơng việc Có bước đệm lớn, sau tự tin thân làm việc môi trường khác Em biết rằng, kiến thức cịn nhiều thiếu sót, đóng góp chưa thực nhiều em mong giải pháp mà em đưa góp phần nhỏ giúp cơng ty cải thiện tình trạng hoạt động quản lý hành cơng ty SVTH : Hoàng Bảo Thư 42 Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Thải Thanh Tuấn TÀI LIỆU THAM KHẢO: [1] Tài liệu Internet: CAFEF (08/09/2021) Các số liệu khai thác từ Website: https://cafef.vn/nhieu-tien-nhu-tan-hiep-phatcong-ty-gia-dinh-lai-3300-ty-nam-2019-gan-bang-ca-pepsi-va-coca-cola cong-lai20200908002337187.chn [2] Công ty TNHH TM DV Tân Hiệp Phát Thông tin công ty Khai thác từ Website: https://www.thp.com.vn/ [3] Trần Quí Thanh Người sáng lập Tân Hiệp Phát Khai thác từ Website: https://tranquithanh.com/ [4] Khai thác thông tin từ group facebook nội cán bộ,cơng nhân viên cơng ty “Đại gia đình Tân Hiệp Phát”: https://www.facebook.com/groups/GiadinhTHP [5] Khai thác từ fanpage facebook thức Tân Hiệp Phát: https://www.facebook.com/tanhiepphat [6] Khai thác từ cổng thông tin nội công ty Tân Hiệp Phát SVTH : Hoàng Bảo Thư 43 ... trường công ty TNHH Thương mại - Dịch vụ Tân Hiệp Phát PHÂN TÍCH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG CỦA VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP: 4.1 Khái niệm văn phịng hành doanh nghiệp 4.2 Nhiệm vụ chung... phịng hành doanh nghiệp 4.3 Các phương thức điều hành phịng hành doanh nghiệp GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH DOANH NGHIỆP CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI - DỊCH VỤ TÂN HIỆP PHÁT 5.1 Sơ đồ chức phòng. .. chung công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Tân Hiệp Phát, phân tích chức năng, nhiệm vụ, thực trạng phịng hành doanh nghiệp công ty TNHH Thương mại- Dịch Vụ Tân Hiệp Phát ❖ Phần 3: Kết luận : Bài học