HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: NGUYỄN THỊ YẾN NHI CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài:PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI
HIỆN TRẠNG: ĐÁNH GIÁ VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIANG &TRUST 7
Khái quát về công ty TNHH thương mại dịch vụ Giang & Trust
2.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH thương mại và dịch vụ Giang & Trust Tên công ty: Công ty TNHH thương mại dịch vụ Giang & Trust
Ngày thành lập: Ngày 25 tháng 12 năm 2017
Trụ sở: 10 Hồng Hà, Phường 2, Quận Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Người đại diện: Hoàng Hương Giang
Văn phòng đại diện: 91 Xuân Thủy, Khu phố 2, phường Thảo Điền Thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Cửa hàng Cộng cà phê thuộc công ty Giang & Trust hoạt động theo quy chế và kế hoạch của Công ty cổ phần Cộng cà phê Sự kết hợp giữa Cộng cà phê và Công ty TNHH Đậu Homemade mang đến cho khách hàng trải nghiệm thú vị với thức uống và đồ ăn Hợp tác này đã được Công ty cổ phần Cộng cà phê phê duyệt, đảm bảo không ảnh hưởng đến ý tưởng và thông điệp mà Cộng muốn truyền tải.
Giang & Trust cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất và thuận lợi nhất khi sử dụng dịch vụ Chúng tôi luôn giữ vững tinh thần và giá trị mà Cộng cà phê hướng đến, đồng thời liên kết và phát triển để phục vụ khách hàng một cách tối ưu.
Sứ mệnh của Cộng là khơi dậy trí tưởng tượng và mang đến trải nghiệm cảm xúc độc đáo về Việt Nam Chúng tôi hướng tới việc tạo ra giá trị hoài niệm cùng cái nhìn mới mẻ, kích thích sự sáng tạo khi khám phá văn hóa Việt Nam Cộng cam kết nỗ lực không ngừng để mở rộng thị trường toàn cầu và mang lại giá trị thực cho khách hàng.
Sứ mệnh của Giang & Trust: Mang giá trị cốt lõi của Cộng của con người Việt Nam đến với bạn bè quốc tế
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty
Hình 2.2: Sơ đồ cửa hàng
Quản lý cửa hàng là người đảm nhận trách nhiệm toàn bộ hoạt động của cửa hàng, bao gồm quản lý nhân sự, kho hàng, doanh số, chi phí và tài chính Họ cũng phải xử lý các sự kiện tình huống phát sinh và đóng vai trò trung gian giữa nhân viên, khách hàng và các bộ phận cấp trên.
Trợ lý quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý thực hiện công việc hiệu quả nhất Họ có khả năng đại diện cho quản lý trong những tình huống bất ngờ và cũng hỗ trợ các thực tập sinh trong quá trình học tập và phát triển nghề nghiệp.
Trưởng ca: đứng đầu trong nhóm nhân viên và chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động diễn ra trong ca làm việc
Nhân viên pha chế và phục vụ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, đóng vai trò quan trọng trong việc chăm sóc khách hàng Họ không chỉ tạo ra trải nghiệm tích cực cho khách mà còn góp phần đáng kể vào doanh thu của doanh nghiệp.
Thực tập sinh: Thực hiện công việc do quản lý giao trực tiếp, hỗ trợ quản lý làm các công việc hàng ngày
2.1.5 Sản phẩm của công ty
Các sản phẩm của công ty đến từ thương hiệu Cộng cà phê
Cà phê thuần Việt mang đậm bản sắc văn hóa, bao gồm các loại như cà phê đen, cà phê nâu, bạc xỉu, sữa đá Sài Gòn, vina-cano, vina-cappu và vina-latte, được pha chế hoàn toàn theo phong cách Việt.
Sinh tố Cộng đổi mới
Cộng là một thương hiệu nổi tiếng với nhiều loại thức uống hấp dẫn, thu hút sự chú ý của thực khách, đặc biệt là du khách quốc tế Những món đồ uống đặc trưng bao gồm cốt dừa cà phê, cốt dừa cốm xanh, cốt dừa đậu xanh, cốt dừa cacao và cốt dừa sô-cô-la, mang đến trải nghiệm thú vị cho người thưởng thức.
Sinh tố Cộng đổi mới là một thức uống địa phương đặc trưng của ba miền Bắc, Trung, Nam Việt Nam Mỗi vùng miền mang đến hương vị độc đáo, tạo nên trải nghiệm khó quên cho người thưởng thức Một số loại đồ uống tiêu biểu bao gồm: sấu soda ở Hà Nội, chanh muối soda tại Đà Nẵng, và tắc xí muội, cacao quế, sô-cô-la ở Sài Gòn.
Hình 2.5: Đồ uống địa phương
Trà cổ thụ là sự kết hợp độc đáo giữa trà quế, trà xanh và các loại nước trái cây như cam, tắc, chanh leo, mang đến hương vị mới lạ Các loại trà đặc biệt bao gồm trà cam quế, trà quất mật ong, trà tắc chanh leo và trà phê với hương vị độc đáo.
Thức uống từ trái cây đặc trưng của Việt Nam, như cóc xanh, chanh tươi, chanh leo, dưa hấu, cam, chanh leo tuyết, chanh tươi tuyết, sinh tố xoài và sinh tố bơ, được chế biến đơn giản nhưng vẫn giữ nguyên hương vị đặc trưng của từng loại trái cây.
Sữa chua là một thức uống quen thuộc, nhưng khi kết hợp với các nguyên liệu như chanh leo, cacao và cà phê, nó mang đến hương vị độc đáo và mới lạ Một số món sữa chua phổ biến hiện nay bao gồm sữa chua thạch, sữa chua dầm đá, sữa chua cacao, sữa chua cà phê và sữa chua trái cây.
Hình 2.8: Sữa chua Đồ ăn chơi
Các loại đồ ăn chơi phổ biến và quen thuộc với người dân Việt Nam bao gồm hạt hướng dương, ngô cay, thịt bò khô, bánh sừng bò chấm sữa và mì tôm trứng bò khô.
Cà phê phở là món mới trong menu của Cộng, kỷ niệm 16 năm thành lập Đây là sự kết hợp độc đáo giữa hạt cà phê và hương quế hồi, sử dụng nguyên liệu từ các vùng trồng đặc sản của Việt Nam Cộng hy vọng rằng những thức uống này sẽ mang lại trải nghiệm thú vị cho khách hàng, bao gồm cà phê phở kèm kem, nâu phở, bạc xỉu phở và vina-cano phở, thể hiện tinh thần “Yêu Việt Nam theo cách của cộng”.
2.1.6 Đối tác của công ty Giang & Trust
Công ty TNHH Đậu homemade: nhà hàng chuyên cung cấp các món ăn nổi tiếng từ
Thực trạng hiệu quả quản lý cửa hàng của công ty Giang & Trust
2.2.1 Các quá trình quản lý cửa hàng của công ty
Quản lý quy trình tìm kiếm, lựa chọn và tuyển dụng nhân viên mới là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả công việc Hỗ trợ nhân viên trong việc thực hiện nhiệm vụ giúp nâng cao hiệu suất làm việc Cần triển khai các chính sách nhân sự rõ ràng, bao gồm điều khoản, lương, thưởng và quy định của cửa hàng Đảm bảo nắm rõ thông tin liên lạc của từng nhân viên và công bố quyết định nhân sự kịp thời Đồng thời, quản lý chủ động tìm kiếm nhân sự mới để ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt, đồng thời đào tạo nhân viên mới nhanh chóng nhằm duy trì sự đồng đều về trình độ làm việc.
❖ Quản lý kho hàng, nguyên vật liệu
Quản lý kho hàng và nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng để duy trì tình trạng hàng hóa an toàn và đảm bảo chất lượng Cần theo dõi số lượng và định lượng hàng hóa để tránh tình trạng hết hàng, hết hạn sử dụng Việc kiểm kê và kiểm tra kịp thời sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu chi phí phát sinh Đặt hàng cần phải phù hợp với mức tiêu thụ của cửa hàng để tránh tình trạng tích trữ, dẫn đến hàng hóa hết hạn và khó kiểm soát lượng tồn kho.
Quản lý cửa hàng cần theo dõi lượng khách hàng hàng ngày và chủ động quan sát tình hình để đưa ra giải pháp chăm sóc và hỗ trợ khách hàng cho nhân viên Việc thiếu sự quan tâm có thể dẫn đến việc mất khách vào tay đối thủ Để khách hàng có trải nghiệm tốt, điều này sẽ tạo tiền đề cho sự quay lại trong tương lai Sự khác biệt của Cộng so với các thương hiệu khác là khả năng chăm sóc khách hàng tốt hơn, giúp duy trì mức khách cũ quay lại ổn định.
Quản lý cửa hàng cần theo dõi chặt chẽ dòng tiền ra vào hàng ngày và đảm bảo mọi giao dịch mua bán đều có hóa đơn xác thực Cần xác minh các khoản chi tiêu để đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với quy định từ cấp trên Đào tạo nhân viên để nâng cao kỹ năng up sale, nhằm thúc đẩy doanh thu và tạo ra nhu cầu cho khách hàng Doanh thu phải đạt chỉ tiêu đề ra và mọi dòng tiền cần minh bạch với hóa đơn, chứng từ rõ ràng Báo cáo thu chi cần chính xác, kịp thời và đầy đủ thông tin xác thực.
Hình 2.14: Biểu đồ doanh thu (nguồn nội bộ)
Quản lý cửa hàng cần nắm bắt kịp thời các chương trình marketing từ tổng công ty Cộng và áp dụng chúng một cách hiệu quả theo quy trình chuyên nghiệp Việc hiểu rõ các chương trình đang hoạt động tại cửa hàng và trên các sàn thương mại điện tử là rất quan trọng Tất cả nhân viên phải được hướng dẫn để nắm vững thông tin về chương trình hiện tại, nhằm cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng và theo dõi kết quả marketing một cách thuận tiện Điều này giúp tránh tình trạng quản lý không phổ cập đầy đủ chương trình marketing, dẫn đến việc nhân viên không thể áp dụng hiệu quả cho khách hàng.
2.2.2 Các yêu cầu quản lý cửa hàng của công ty
Quản lý yêu cầu phải có kinh nghiệm trong ngành dịch vụ F&B
Mỗi công ty trong ngành dịch vụ đều yêu cầu kinh nghiệm, vì người có kinh nghiệm sẽ đảm bảo công việc diễn ra trôi chảy và có uy tín hơn trong việc điều phối hoạt động của cửa hàng Các vị trí như quản lý nhân sự, doanh số, tài chính và marketing đều cần đến những người có kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả kinh doanh Việc ưu tiên giải quyết vấn đề của cửa hàng và luôn chủ động trong công việc là rất quan trọng.
Quản lý cửa hàng cần có mặt thường xuyên để xử lý kịp thời các tình huống phát sinh, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ Họ phải chủ động trong công việc để nâng cao hiệu quả kinh doanh, đồng thời nắm bắt thông báo từ cấp trên và nhanh chóng truyền đạt đến nhân viên dưới quyền.
Hình 2.15: Thông báo công ty (nguồn nội bộ)
Hiểu tâm lý khách hàng cũng như tâm lý nhân viên và có trách nhiệm
Quản lý cần nắm bắt tâm lý khách hàng và những khó khăn của nhân viên để có thể thực hiện trách nhiệm với cả hai bên Hiểu khách hàng là chìa khóa để phát triển công ty Đồng thời, việc xây dựng và phát triển đội nhóm cũng rất quan trọng, giúp tạo ra một môi trường làm việc năng động và hiệu quả.
Môi trường làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển cá nhân và cửa hàng Do đó, người quản lý cần có khả năng lãnh đạo và tạo ra một môi trường làm việc tích cực nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Năng lực giao tiếp, giải trình, đàm phán và thuyết phục
Kỹ năng thuyết trình, giải trình, đàm phán và thuyết phục là rất quan trọng trong mọi lĩnh vực, đặc biệt đối với người đứng đầu cửa hàng Việc quản lý vững vàng các kỹ năng này là cần thiết để xử lý hiệu quả các tình huống phát sinh từ cấp trên, nhân viên và khách hàng Sự khéo léo trong việc thể hiện các kỹ năng này giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong công việc.
Tự học, tự trau dồi luôn cập nhật thông tin và kiến thức
Trong mọi vị trí công việc, việc tự cập nhật và nâng cao bản thân là vô cùng quan trọng Cần phải biết cách làm mới chính mình và không ngừng hoàn thiện để trở nên tốt hơn Điều này đòi hỏi sự nghiêm khắc với bản thân, đồng thời cũng cần có tinh thần cầu tiến và đổi mới trong tư duy.
2.2.3 Các đánh giá của khách hàng
Khách hàng của Cộng chủ yếu là người từ 25 tuổi đến trung niên, với một lượng đáng kể là khách nước ngoài, đặc biệt là từ Hàn Quốc và Đài Loan Qua khảo sát trên các diễn đàn mạng xã hội và thực tế tại cửa hàng, khách hàng đánh giá cao sự năng động, thân thiện, nhiệt tình và lễ phép của nhân viên Cộng cũng nổi bật với những thức uống độc đáo, kết hợp nhiều hương liệu mang đậm bản sắc Việt Nam.
Hình 2.16: Đánh giá khách hàng
Đánh giá hiệu quả quản lý cửa hàng của công ty Giang & Trust
Quản lý hiện tại chưa được trang bị đầy đủ công cụ hỗ trợ công việc, dẫn đến nhiều hạn chế trong phân cấp công việc và sự chênh lệch về kỹ năng quản lý giữa các chi nhánh Khi xảy ra sự kiện lớn tại cửa hàng, hệ thống quản lý chưa thể kiểm soát tình huống một cách hiệu quả Thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện lớn đã gây ra nhiều bất cập, như trong trường hợp sự kiện của Samsung, nơi hệ thống quản lý không kiểm soát được lượng khách và hóa đơn, dẫn đến sai sót trong thanh toán và ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín thương hiệu.
Cơ sở vật chất của quầy pha chế tại cửa hàng đang xuống cấp, gây cản trở cho hoạt động kinh doanh Mặc dù mong muốn tăng doanh thu, nhưng chủ cửa hàng lại e ngại việc đầu tư vào trang thiết bị mới.
Hệ thống quản lý cửa hàng của công ty có quy trình rõ ràng và dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt hơn các thương hiệu khác, nhưng vẫn gặp nhiều bất cập Nguyên nhân chính là thiếu sự đồng bộ từ trên xuống và quy trình vận hành còn nhiều thiếu sót Việc quản lý nhân viên, kho hàng và kiểm soát cơ sở vật chất vẫn còn nhiều khuyết điểm Nếu cửa hàng không được vận hành tốt trong thời gian dài, sẽ dẫn đến mất khách vào tay đối thủ Kiểm soát quy trình quản lý kém sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh thu, đặc biệt trong thời kỳ kinh tế khó khăn.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIANG &
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty cần cải thiện hệ thống quản lý cửa hàng bằng cách đồng bộ hóa quy trình từ cấp trên xuống cấp dưới Sự thống nhất trong quản lý không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn thu hút các nhà đầu tư Nếu quy trình không đồng nhất, sẽ dễ dẫn đến rối loạn trong quản lý, gây mất kiểm soát và ảnh hưởng tiêu cực đến trải nghiệm khách hàng Đề xuất cho công ty là áp dụng quy trình quản lý đồng bộ cho tất cả các cửa hàng, đồng thời linh hoạt điều chỉnh theo đặc thù của từng cửa hàng.
Lập kế hoạch doanh thu tháng
Khi nhận chỉ tiêu từ cấp trên, quản lý các cửa hàng cần chia nhỏ doanh thu theo từng ngày cao điểm và thấp điểm Cần phổ biến chi tiết kế hoạch up sale cho nhân viên trong các giờ cao điểm Quản lý phải theo dõi doanh thu hàng ngày và hướng dẫn thu ngân thực hiện up sale một cách hợp lý, đồng thời kiểm soát doanh thu từng ngày Việc chia nhỏ doanh thu giúp dễ dàng kiểm soát doanh thu tháng, từ đó nâng cao khả năng đạt chỉ tiêu đề ra.
Nhược điểm: có những ngày khó kiểm soát lượng khách nhiều hoặc ít bất thường
Hình 3.1: Biểu đồ doanh thu tháng 12 (nguồn nội bộ)
Quy trình quản lý nhân sự
Tuyển dụng là giai đoạn quan trọng đầu tiên, đòi hỏi quản lý phải có khả năng sàng lọc để chọn ra nhân sự phù hợp với từng vị trí Để đảm bảo tính chuyên
Lập kế hoạch thời gian làm việc hợp lý cho nhân sự toàn thời gian và bán thời gian là rất quan trọng Cần đảm bảo sự cân bằng giữa các ca làm việc và khối lượng công việc phù hợp với từng ca.
Quản lý cửa hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và nâng cao hiệu suất công việc Khi quản lý thực hiện tốt vai trò của mình, nhân viên sẽ có sự đồng nhất trong quy trình làm việc, từ đó cải thiện hiệu quả và sự hợp tác trong đội ngũ.
Nhược điểm: quản lý tốn nhiều thời gian đào tạo nếu không giữ được nguồn nhân lực cũ
Quản lý cửa hàng cần đảm bảo tính minh bạch trong tài chính, nắm vững mọi khoản thu lớn nhỏ và các giao dịch không có sổ sách rõ ràng Họ cũng phải chịu trách nhiệm về những mất mát liên quan đến vấn đề tài chính này.
Xác lập ngân sách hàng tháng cho cửa hàng là cần thiết để quản lý các khoản chi phí như nguyên vật liệu, dụng cụ vệ sinh, đồ trang trí, chi phí lương nhân viên và sửa chữa ngoài ý muốn Việc theo dõi thu chi hàng ngày và lập báo cáo tài chính vào cuối tháng là bắt buộc, kèm theo các giấy tờ xác thực rõ ràng Ưu điểm của quy trình này là giúp quản lý tốt các khoản thu chi, từ đó tránh được tình trạng thất thoát không mong muốn và giảm thiểu rủi ro phải đền bù.
Nhược điểm: có một số khoản chi không thể xác minh cụ thể
Quản lý kho hàng hóa, nguyên vật liệu
Việc hết hàng vào cuối tháng có thể xảy ra, nhưng nếu tình trạng này kéo dài nhiều tháng, đó là dấu hiệu của quản lý kho hàng không hiệu quả Để tránh tình trạng hết hàng liên tục, quản lý cần theo dõi chặt chẽ số lượng thực phẩm và nguyên vật liệu tiêu thụ, nhằm đảm bảo khách hàng không gặp khó khăn khi đặt hàng thức uống.
Việc nâng cấp dụng cụ máy móc trong pha chế là rất cần thiết để cải thiện hiệu quả và chất lượng nước Cần thường xuyên thay mới các thiết bị như máy xay, máy đánh và máy ép để đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm Điều này không chỉ đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng mà còn mang lại trải nghiệm thoải mái cho họ.
Nhược điểm: tốn nhiều chi phí bảo trì
Quản lý không gian cửa hàng
Để thu hút khách hàng, việc tạo cảm giác thoải mái là rất quan trọng, nhưng cũng cần có những thay đổi phù hợp theo từng mùa lễ hội để tránh sự nhàm chán Đầu tư vào trang trí cửa hàng theo mùa không chỉ giúp không gian trở nên mới mẻ mà còn là một chiến lược hiệu quả để tăng doanh thu Việc làm mới không gian quán sẽ thu hút giới trẻ, những người thường tìm đến quán cà phê để check-in, từ đó nâng cao doanh thu và tăng tính hấp dẫn của quán.
Nhược điểm của việc tổ chức các cuộc họp nội bộ là chi phí không nhỏ, cần được cân nhắc kỹ lưỡng Đánh giá và nhận xét trong các cuộc họp vào đầu và cuối tháng cần phải mang tính chuyên nghiệp, với việc phê bình những nhân viên chưa hoàn thành tốt công việc và đề xuất biện pháp cải thiện Đồng thời, việc tuyên dương nhân viên xuất sắc cũng rất quan trọng, và mọi quyết định phải được công bố công khai trước toàn thể nhân viên Ưu điểm của quy trình này là cổ động tinh thần làm việc, nâng cao sự tự giác và phấn đấu của nhân viên.