BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3 (EXCEL KẾ TOÁN)

BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3 (EXCEL KẾ TOÁN)

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH BỘ MƠN KIỂM TỐN BÀI GIẢNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN (EXCEL KẾ TOÁN) Giảng viên giảng dạy ThS Nguyễn Thành Cường Ngô Xuân Ban Bùi Mạnh Cường Đỗ Thị Ly Phạm Đình Tuấn Lưu hành nội MỤC LỤC Chương 1: Một số kiến thức thường dùng Excel…………………………… 1.1 Cài đặt thông số thể số Excel…………………………………….1 1.2 Một số thao tác bảng tính……………………………………………………….1 1.3 Một số hàm thông dụng Excel…………………………………… 1.4 Một số chương trình thường trú Excel…………………………………… Chương 2: Thực hành lập sổ kế tốn báo cáo tài ……………………………… 11 2.1 Sơ đồ luồng liệu Kế tốn theo hình thức Nhật ký chung………… 11 2.2.Tổ chức liệu kế toán………………………… ………………………… … 11 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN THỨC CƠ BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG EXCEL 1.1 CÀI ĐẶT CÁC THÔNG SỐ THỂ HIỆN SỐ TRONG EXCEL  Định dạng cho tiền tệ với qui ước sử dụng: Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings, chọn Currency, định lại thông số sau:  o o Negative number format : “-” (dấu “-” biểu dấu âm) Currency Symbol : “Đồng” (tiếp vị ngữ “Đồng” ký hiệu tiền tệ) o o Decimal Symbol: “,” (dấu phân cách thập phân dấu “,”) Digit grouping Symbol: “.” (dấu phân cách hàng nghìn dấu “.”) o Number of digít in group: (số lượng phân cấch nhóm hàng nghìn số) Định dạng số (Number) với quy ước sử dụng: Trong Control Panel chọn tuỳ chọn Regional settings Chọn phiếu Number, định lại thông số sau: o Negative number format: “-“(dấu “-” biểu diễn dấu âm) o Decimal Symol: “,”(dấu phân cách hàng thập phân dấu “,”) o o Digit group Symbol: “.”(dấu phân cách hàng nghìn dấu “.”) No of digits after group : 2(số chữ thập phân chữ số) o o No of digits in group: (số lượng phân cách hàng nghìn số) List separator: “,” (dấu phân cách danh sách (hay phân cách tham số công thức dấu “,”) 1.2 MỘT SỐ THAO TÁC VỀ BẢNG TÍNH: 1.2.1 Chèn thêm Column vào bảng tính  Đặt trỏ vào cột muốn chèn  Ra lệnh Insert  Column 1.2.2 Chèn thêm Row vào bảng tính:  Đặt trỏ vào dòng muốn chèn  Ra lệnh Insert  Row 1.2.3 Chèn thêm sheet (bảng tính) vào workbook:  Ra lệnh Insert/ Work sheet 1.2.4 Đặt tên cho Worksheet:  Chọn sheet muốn đặt tên sheet hành  Format  Rename (hoặc double click phần tên sheet) – gõ tên worksheet 1.2.5 Dấu (hiện) Row, column, worksheet:  Chọn Row, column hay sheet muốn dấu  Ra lệnh format  (Row, column hay sheet tương ứng)  Muốn dấu chọn Hide (hiện chọn Unhide) 1.2.6 Phép tham chiếu ô Phép tham chiếu dùng để ô cụ thể theo phối hợp hàng cột, ví dụ A1 giao điểm cột A hàng Nếu muốn chuyển qua lại tham chiếu tương đối, tham chiếu tuyệt đối tham chiếu hỗn hợp cần nhấn phìm F4  Phép tham chiếu tuyệt đối Ký hiệu đô la ($) đặt trước phối hợp hàng cột xác định phép tham chiếu mang tính tuyệt đối khơng thay đổi Ví dụ: tham chiếu $A$1 dùng công thức ô A1, công thức đặt đâu có chép hay khơng  Phép tham chiếu tương đối Tham chiếu tương đối khơng có ký hiệu $ Nó thơng qua định vị tương đối Ví dụ: Nếu nhập =C8 vào ô D8, công thức ô phía trái, hàng Nếu công thức chép từ D8 đến D9 đến C9 –một phía trái, hàng  Phép tham chiếu ô hỗn hợp Tham chiếu ô hỗn hợp chứa tham chiếu tương đối lẫn tham chiếu tuyệt đối Nếu phần cột tham chiếu tuyệt đối cột khơng thay đổi, phần hàng tương đối thay đổi Ngược lại, tham chiếu hỗn hợp với cột thay đổi hàng cố định Ví dụ: $G4 tham chiếu hỗn hợp có cột cố định hàng thay đổi; G$4 tham chiếu hỗn hợp có cột thay đổi hàng cố định 1.2.7 Đặt tên khối (Cell Range):  Chọn khối cần đặt tên cách rê chuột từ ô đến ô cuối khối (Cell range) Ra lệnh Insert  Name  Define  Nhập tên khối vào hộp Name In Work book: (lưu ý: tên khối khơng có khoảng trắng - có từ)  Chọn ADD để khai báo 1.2.8 Áp fonts Timesnewroman cho tồn bảng tính:  Ra lệnh Tools  Options…  General  Chọn font Timesnewroman, size 12 khung Standard font:  Thoát Excel, sau khởi động lại 1.2.9 Ý nghĩa thơng báo lỗi Khi Excel khơng thể ước định xác cơng thức, trả thơng báo lỗi Tất lỗi Exel bắt đầu dấu (#) Một số báo lỗi (tuỳ theo dạng lỗi) hiển thị dạng: Tên lỗi Nguyên nhân #DIV/0 Đây lỗi divide – by – zero (chia cho 0), thông báo mẫu số khơng thể thực phép tính Exel mặc định trắng có giá trị 0, lỗi thực phép chia cho ô trống Lỗi có ý nghĩa tuỳ theo cơng thức Có lẽ cơng thức tham chiếu đến giá #N/A trị không tồn tại, ví dụ, hàm Vlookup (tìm kiếm), #N/A sử dụng ký tự gữi chỗ (palaceholder) liệu chưa có sẵn Đặc tính lập biểu đồ Exel bỏ qua #N/A, ký hiệu #N/A hữu dụng bạn vẽ biểu đồ Nếu bạn để trống Exel cho trắng có giá trị 0, phản ánh sai lệch vào biểu đồ Lỗi xảy Exel nhận diện tên sử dụng công thức #NAME? #NUM! #REF! Tên khơng tồn tại, bị xố so sơ xuất, bị đánh vần sai Cũng bạn quên đặt chuỗi văn dấu ngoặc kép Nghĩa có vấn đề với số - số khơng thể phiên dịch lớn hay bé, khơng tồn Có lẽ bạn sử dụng đối số không phù hợp hàm Lỗi cho biết có vấn đề với tham chiếu ơ, thường việc xố hàng cột – sử dụng công thức Lỗi phép tham chiếu từ xa đến chương trình khơng chạy, chẳng hạn lỗi DDE #VALUE! #NULL! Lỗi giá trị số nguyên nhân, thường đơi với việc tính tốn ký tự (thay số), nhập đối số khơng phù hợp cho hàm Lỗi Null cho biết không tồn phép giao dãy ô cơng thức (phần giao rỗng) 1.3 MỘT SỐ HÀM THƠNG DỤNG CƠ BẢN TRONG EXCEL 1.3.1 Hàm Left( )  Cú pháp: =Left(Str,n) Trong Str chuỗi văn địa ô chứa giá trị chuỗi, cịn n số ngun dương  Cơng dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt từ bên trái Str sang n ký tự  Ví dụ: =Left(“Excel”,2)  trả chuỗi “Ex“ 1.3.2 Hàm Right( )  Cú pháp: =Right(Str,n) Trong Str chuỗi văn địa ô chứa giá trị chuỗi, n số nguyên dương  Công dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt từ bên phải Str sang n ký tự  Ví dụ: =Right (“Excel”,2)  trả chuỗi “el” 1.3.3 Hàm Mid( )  Cú pháp: =Mid(Str, n, m) Trong đố Str chuỗi văn bẳn địa chứa giá trị chuỗi, cịn n m hai số nguyên dương  Công dụng: Hàm trả giá trị chuỗi cắt Str ký tự n sang m ký tự  Ví dụ: =Mid(“Thực hành kế toán Excel”, 10, 7)  trả chuỗi “kế toán” 1.3.4 Hàm If( )  Cú pháp: =IF(TestValue, Value If True, Value If False) Trong TestValue biểu thức điều kiện, Value If True Value If False giá trị trả hàm (hoặc địa chỉ ô chứa giá trị)  Cơng dụng: Khi thực hàm tính tốn xét biểu thức điều kiện TestValue, hàm trả giá trị Value If True, sai hàm trả giá trị Value If False  Ví dụ: =IF(4>6,4,6)  Hàm trả số 1.3.5 Hàm Or( )  Cú Pháp: =Or(Btđk1, Btđk2, Btđk3,…) Trong đó: Btđk1, Btđk2,… biểu thức điều kiện trả giá trị kiểu Logical  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu Logical, True biểu thức điều kiện hàm Bằng False tất biểu thức điều kiện sai  Ví dụ: =Or(2>3, 4>3, 5>7)  Hàm trả giá trị True =Or(2>3, 47)  Hàm trả giá trị False 1.3.6 Hàm And( )  Cú pháp: =And(Btđk1, Btđk2, Btđk3,…) đó: Btđk1, Btđk2,… biểu thức điều kiện trả giá trị kiểu Logical  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu Logical, False cần biểu thức điều kiện hàm sai Bằng True tất biểu thức điều kiện  Ví dụ: =And(2>3, 4>3, 5>7)  Hàm trả giá trị False 1.3.7 Hàm Count( )  Cú pháp: =Count(Gtrị 1, gtrị 2, gtrị 3,…) Trong giá trị địa ô chứa giá trị, biểu thức, địa nhóm chứa giá trị kiểu số…  Cơng dụng: Hàm đếm tổng giá trị kiểu số liệt kê hàm, hay đếm tổng ô chứa giá trị kiểu số hàm  Ví dụ: =Count(3, 5, 6, 2)  Kết quả: 4(có số) 1.3.8 Hàm Sum( )  Cú pháp: =Sum(gtrị 1, gtrị 2, gtrị 3…), giá trị địa ô chứa giá trị, biểu thức, địa nhóm chứa giá trị kiểu số…  Cơng dụng: Hàm tính tổng giá trị liệt kê hàm hay tính tổng giá trị chứa giá trị hàm  Ví dụ: =Sum(3, 5, 6, 2)  kết quả: 16 1.3.9 Hàm Round( )  Cú pháp: =Round(n,m), n số lẻ, địa ô chứa số lẻ: m số nguyên hàng thứ m  Cơng dụng: Nếu m âm làm trịn sang phân ngun, m dương hàm làm trịn sang phần thập phân  Ví dụ: n=1234,5678  Round(n,2) = 1234,56; Round(n,-2) = 1200 1.3.10 Hàm Max()  Cú pháp: =Max(n1, n2, n3…), n1, n2, n3… số, địa ô chưa số, địa nhóm chứa số  Cơng dụng: Hàm Max( ) trả giá trị kiểu số số lớn dãy số n1, n2, n3…  Ví dụ: =Max(1, 3, 5, 2, 9)  1.3.11 Hàm Min( )  Cú pháp: =Min(n1, n2, n3…), n1, n2, n3… số, địa ô chưa số, địa nhóm chứa số  Cơng dụng: Hàm Min( ) trả giá trị kiểu số số nhỏ dãy số n1, n2, n3…  Ví dụ: =Min(1, 3, 5, 2, 9)  1.3.12 Hàm Average( )  Cú pháp: =Average(n1, n2, n3…) n1, n2, n3… số, địa ô chứa số, địa nhóm ô chưa số  Công dụng: Hàm Average( ) trả giá trị kiểu số số bình quân cộng dãy số n1, n2, n3,…  Ví dụ: =Average (1, 3, 5, 2, 7)  3,6; =Average(5, 6)  1.3.13 Hàm Vlookup( )  Cú pháp: Vlookup(LookupValue, Table Array, ColunmIndexNumber, RangeLookup) Trong đó:  LookupValue giá trị (hoặc địa ô chứa giá trị) mà hàm mang dò tìm  cột bảng TableArray  cột bảng, giá trị lấy hàm phải cột từ thứ hai trở  TableArray: bảng chứa giá trị dị tìm giá trị lấy hàm Giá trị dị tìm phải ColunmIdexNumber: số cột định chứa giá trị trả bảng(chỉ số cột phải >=2, giá trị trả cột từ số trở bảng) RangeLookup: True(), False() Nếu việc dị tìm hàm phải xác, việc dị tìm giá trị bảng khơng cần xác cần gần  Cơng dụng: Nếu tìm thấy giá trị LookupValue cột bảng hàm trả giá trị bảng TableArray ứng với dịng chứa giá trị dị tìm cột ColunmIndexNumber, ngược lại hàm trả giá trị #NA# (khơng tìm thấy) Ta biểu diễn lại cú pháp hàm dạng bảng sau: =VLOOKUP( “111”, Mã TK 111 112 113 152 Tên TK TM TG NH TĐC HTK … ,2 ,0) Với hàm trên, kết trả chuổi “TM” (giá trị ô giao dịng cột 2) Vì dịng bảng chứa giá trị mang dị tìm “111”, số cột xác định hàm Nếu ta thay giá trị dị tìm “112” hàm trả giá trị ô giao dòng cột (TGNH) Nếu ta thay giá trị dị tìm “511” hàm trả giá trị #N/A (khơng tìm thấy) Vì TK 511 khơng có bảng dị tìm 1.3.14 Hàm Match( )  Cú pháp: =Match(LookupValue, LookupArray, MatchType) Trong đó:  LookupValue: giá trị (hoặc địa ô chứa giá trị) mà hàm mang dị tìm mảng Array   LookupArray: mảng chiều chứa giá trị dị tìm (dãy giá trị) hàm Giá trị dị tìm LookupValue phải kiểu liệu với giá trị LookupArray Match Type: Là True() False() Nếu việc dị tìm hàm phải xác, việc tìm giá trị bảng khơng cần phải xác cần gần  Công dụng: Hàm trả giá trị kiểu số số thứ tự phân tử mảng chứa Lookup Value, ngược lại hàm trả giá trị #N/A (khơng tìm thấy) Ta biểu diễn lại cú pháp hàm dạng bảng ví dụ sau: =Match (“A01”, A01 A01 B01 B02 B03 0,) Kết trả hàm số Nếu thay giá trị dị tìm “B02” hàm trả giá trị số Nếu thay giá trị dị tìm “B06” hàm trả giá trị #N/A (vì khơng tìm thấy) 1.3.15 Hàm Index( )  Cú pháp: Index(Array, RowNumber, ColunmNumber), đó:  Array: bảng hai chiều chứa giá trị trả hàm  Rownumber, ColunmNumber: số dịng số cột định chứa giá trị trả bảng  Công dụng: hàm trả giá trị ô bảng Array ô giao RowNumber ColunmNumber Ta biểu diễn lại cú pháp hàm dạng ví dụ sau: =INDEX( 11 12 30 15 A 89 04 42 42 65 55 B 57 23 13 78 C 14 83 D ,2,3) Kết trả 57 (giá trị giao dịng cột 3) Nếu thay số dòng số cột kết trả 13 Nếu thay số dòng số cột kết trả 14 Nếu thay số dòng số cột kết trả “D” Ta thường dùng kết hợp hàm Index với hàm Match để tham chiếu đến giá trị bảng, cách dùng sau: Ví dụ: Cho bảng đơn giá vận chuyển loại hàng hoá đến khu vực sau: A B C D E F G MH01 MH02 MH03 MH04 MH05 MH06 TP 12 55 97 24 20 41 VT 13 14 19 23 14 12 BD 56 45 55 58 44 21 MT 85 61 67 80 51 23  Dùng hàm Index để tham chiếu đơn giá vận tải mặt hàng có mã số MH04 khu vực BD Ta thấy khu vực BD dòng 3, mã hàng MH04 cột sử dụng hàm Index sau: =Index ($B$2:$G$5,3,4) kết trả 58  Nhưng cách dùng khơng linh hoạt ta có mã hàng khu vực thay đổi để sử dụng hàm linh hoạt ta kết hợp với hàm Match Hàm Match đóng vai trị xác định số dịng số cột cho hàm Index Ví dụ: =Index ($B$2:$G$5,Match(“BD”,$A$2:$A$5,0),Match(“MH04”,$B$1:$G$1,0)) Kết hàm Match thứ trả số 3, hàm Match thứ hai trả số Do hàm Index trả giá trị ô bảng $B$2:$G$5 giao dòng côt (58)  Ta thường dùng kết hợp hàm Vlookup với hàm Match để tham chiếu giá trị bảng, trường hợp hàm Match giúp xác định số cột colunmIndexNumber chứa giá trị trả Ví dụ: =Vlookup (“BD”,$B$1:$G$5,Match(“BD”,$A$1:$G$1,0),0)  Ta thường dùng kết hợp hàm Hlookup với hàm Match để tham chiếu giá trị bảng, trường hợp hàm Match giúp xác định số dòng RowIndexNumber chứa giá trị trả Ví dụ: =Hlookup (“MH04”,$B$1:$G$5,Match(“BD”,$A$1:$A$5,0),0)  Kết hàm Index, Vlookup, Hlookup 1.3.16 Hàm Sumif()  Cú pháp: =Sumif(Range, criteria, SumRange), đó:  Range: cột chứa giá trị để so sánh với điều kiện Criteria tính tốn  Criteria : Điều kiện tính tốn, có kiểu liệu trùng với kiểu liệu cột Range  SumRange: cột chứa giá trị kiểu số, cột SumRange có chiều cao với cột Range tương ứng giá trị  Công dụng: Hàm tính tổng theo điều kiện  Ngun tắc tính tốn hàm: Khi thi hành so sánh điều kiện Criteria với giá trị tổng cột Range Nếu lấy giá trị tương ứng (cùng dịng) bên cột SumRange cộng lại Ta biểu diễn lại ví dụ sau: =Sumif( =Sumif( Range, Criteria, Sumrange) MÃ HÀNG SỐ LƯỢNG A01 A02 10 10 , “A01”, A03 100 A01 A02 100 20 ) Kết hàm trả số lượng 110 Nếu thay điều kiện thành mã hàng A02 kết trả số lượng 30 Nếu thay điều kiện thành mã hàng A03 kết trả số lượng 100 1.3.17 Hàm Dsum( ):  Cú pháp: =Dsum(Database, Field/Number, Criteria), đó:  Database: Địa (hoặc tên) bảng liệu nguồn bao gồm dòng tiêu đề cột bảng  Field/Number: số thứ tự cột bảng DataBase, cột có liệu kiểu số dùng làm cột tính tổng cộng giá trị cột điều kiện Criteria thoả mãn Field/Number dùng để số thứ tự cột bảng hay dùng tiêu đề cột cần tính bảng (dùng địa chứa tiêu đề cột)  Criteria: Bảng điều kiện dùng làm tính tổng  Cơng dụng: Hàm Dsum() tính tổng giá trị cột Field/Number ứng với dụng chứa điều kiện (thõa điều kiện) bảng điều kiện criteria  Nguyên lý làm việc: điều kiện criteria so sánh với giá trị cột có tiêu đề cột trùng với tiêu đề cột bảng điều kiện Nếu lấy giá trị cột FieldNumber cộng lại, ngược lại không làm  Ta biểu diễn lại hàm Dsum() ví dụ sau: =Dsum ( Số CT TK ghi nợ Tk ghi có Số lượng Số tiền 57 111 112 3.000 112 111 13 12.000 111 78 2.500 1521 112 90.000 1521 TK ghi nợ Tk ghi có 1521 111 ,5  Kết hàm trả giá trị: 2.500  Nếu thay bảng điều kiện thành: TK ghi nợ Tk ghi có 112 1521 111 1521  Hàm tính tổng giá trị cột số tiền (cột thứ bảng) ứng với định khoản có TK ghi nợ 1521 đối ứng với 111 có TK ghi nợ 1521 đối ứng với 112 Các định khoản khác có TK ghi nợ 1521 tài khoản ghi có khác 111, 112 khơng thoả mãn điều kiện khơng tính Kết hàm theo điều kiện trả về: 92.500 1.4 MỘT CHƯƠNG TRÌNH THƯỜNG TRÚ TRONG EXEL 1.4.1 Dị tìm List Database Microsoft Excel cung cấp cho người sử dụng chương trình dùng để dị tìm mẩu tin (record) bảng liệu (Database) AutoFiter AdvanceFilter  AutoFiter: Là chương trình dùng để tìm kiếm mẩu tin cách che mẩu tin không thoả điều kiện cho bảng mẩu tin thoả điều kiện mô tả ban đầu Chương trình lọc mẩu tin cho chỗ mà đem mẩu tin sang bảng tính mới, muốn thực việc cần sử dụng thêm công việc copy  AdvanceFilter: chương trình dùng để tìm mẩu tin theo điều kiện mô tả ban đầu Đặc biệt chương trình vừa lọc mẩu tin chỗ vừa đem mẩu tin tìm sang bảng tính (Copy to another Location)  Như bạn cần tìm kiếm mẩu tin hai trường hợp bạn phải mơ tả kiện muốn tìm Các kiện muốn tìm gọi điều kiện dị tìm (Criteria) 1.4.2 Mơ tả điều kiện dị tìm (Createria): 1.4.2.1 Điều kiện có kiện: Ví dụ: Lập bảng điều kiện dị tìm định khoản có tài khoản ghi nợ 111 A TKGHINO “111” 10 ) ... tính:  Đặt trỏ vào dòng muốn chèn  Ra lệnh Insert  Row 1.2 .3 Chèn thêm sheet (bảng tính) vào workbook:  Ra lệnh Insert/ Work sheet 1.2.4 Đặt tên cho Worksheet:  Chọn sheet muốn đặt tên sheet... CỦA K? ?? TOÁN EXCEL THEO H? ?NH THỨC NHẬT K? ? CHUNG: Nhật k? ? thu tiền Chứng từ gốc Nhật k? ? chi tiền Sổ nhật k? ? Nhật k? ? mua h? ?ng Nhật k? ? bán h? ?ng Nhật k? ? chung Sổ Sổ tổng h? ??p Sổ quỹ tiền mặt Sổ k? ?? toán... sinh tài khoản bút toán định khoản (nhập dạng số)  Nội dung: Tất chứng từ định khoản vào Sổ k? ?? toán máy theo thông tin bảng  Cách định khoản: Khác với định khoản sổ k? ?? tốn làm theo h? ?nh thức