Luận văn thạc sĩ nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng)

1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CÔNG TRÌNH XÂY DỰ[.]

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lƣu trữ Hà Nội, 2013 z ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60.32.24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS TS Nguyễn Minh Phƣơng Hà Nội, 2013 z MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Bố cục đề tài 12 Đóng góp đề tài 13 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU XÂY DỰNG 15 Khái niệm đặc điểm tài liệu xây dựng 15 1.1 Khái niệm 15 1.2 Đặc điểm tài liệu xây dựng 18 Các loại tài liệu hình thành trình xây dựng cơng 21 trình xây dựng dân dụng nƣớc ta Các cấp công trình xây dựng dân dụng 39 Các quan tham gia xây dựng cơng trình 42 CHƢƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC QUY ĐỊNH THỜI HẠN 50 BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG Các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng 1.1 Nguyên tắc tính Đảng (Nguyên tắc trị) 50 1.2 Nguyên tắc lịch sử 52 1.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 54 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cơng trình xây dựng 55 2.1 Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung tài liệu 55 z 51 2.2 Tiêu chuẩn tác giả tài liệu 58 2.3 Tiêu chuẩn trùng lặp thông tin tài liệu 60 2.4 Tiêu chuẩn thời gian địa điểm hình thành tài liệu 62 2.5 Tiêu chuẩn mức độ xác tài liệu 63 2.6 Tiêu chuẩn tình trạng hư hỏng tài liệu 63 2.7 Tiêu chuân ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác đặc điểm bề tài liệu 64 2.8 Tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh tài liệu trong tài liệu 65 cơng trình xây dựng 2.9 Tiêu chuẩn cấp cơng trình 66 2.10 Tiêu chuẩn giá trị thẩm mỹ giá trị văn hóa cơng trình 67 2.11 Tiêu chuẩn áp dụng phương pháp khoa học công nghệ 69 2.12 Tiêu chuẩn tính phổ biến tính độc đáo cơng trình 70 2.13 Tiêu chuẩn đạt giải thưởng quốc tế, giải thưởng chất lượng quốc gia 71 2.14 Tiêu chuẩn hiệu kinh tế việc bảo quản tài liệu 72 CHƢƠNG 3: XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO 74 TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG Phạm vi đối tƣợng sử dụng bảng thời hạn bảo quản 74 Kết cấu bảng thời hạn bảo quản 74 Thời hạn bảo quản tài liệu 77 Cách sử dụng bảng thời hạn bảo quản 78 Bảng thời hạn bảo quản 79 KẾT LUẬN 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Bảng phân loại, phân cấp công trình xây dựng dân dụng z 102 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển kinh tế xã hội, cơng trình xây dựng ngày xuất nhanh nhiều đô thị vùng ven đô nông thơn Điều dẫn đến khối lượng tài liệu cơng trình xây dựng tăng lên đáng kể quan, tổ chức thực nhiệm vụ liên quan đến lĩnh vực xây dựng năm gần Làm để quản lý khoa học khối tài liệu vấn đề đặt với quan quản lý ngành xây dựng quan lưu trữ Qua khảo sát thực tế số quan, tổ chức thực nhiệm vụ xây dựng, nhận thấy nhiều tài liệu sản sinh q trình xây dựng cơng trình cho vào bao tải, đóng thùng tông thùng tôn chất đống kho lưu trữ Những tài liệu chưa xử lý sơ nghiệp vụ lưu trữ khó tra tìm cần thiết Trong đó, khối lượng tài liệu xây dựng ngày nhiều lấn chiếm diện tích phịng làm việc, gây khó khăn cho việc bố trí nơi làm việc cán bộ, nhân viên quan, tổ chức Thêm vào đó, để hồn thành cơng trình xây dựng cần đến tham gia nhiều quan tổ chức Ban Quản lý Dự án, đơn vị chủ đầu tư, đơn vị khảo sát địa chất cơng trình, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị thi công, đơn vị giám sát thi công, đơn vị thẩm định chất lượng hạng mục riêng biệt Chính vậy, q trình xây dựng, tài liệu cơng trình sản sinh từ nhiều đơn vị khác sau lưu trữ nhiều nơi khác Điều gây lãng phí kho tàng, nhân lực đơn vị tham gia xây dựng cơng trình bảo quản tài liệu xây dựng Từ phân tích dễ dàng nhận thấy có nhiều vấn đề đặt với việc lưu trữ tài liệu xây dựng như: Phương án phân loại tổ chức khoa học tài liệu xây dựng; Xác định giá trị tài liệu cơng trình z xây dựng; Quy định trách nhiệm quan, tổ chức việc lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu cơng trình xây dựng … Để góp phần giải phần vấn đề nghiệp vụ lưu trữ tài liệu xây dựng nêu trên, định chọn đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng (cơng trình dân dụng)” làm luận văn cao học Ngồi ra, từ thực tế cơng tác lưu trữ tài liệu xây dựng thấy việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng cần thiết cấp bách, đóng góp vai trị tích cực việc nâng cao trách nhiệm quan, tổ chức việc chỉnh lý xác định giá trị tài liệu xây dựng Bởi lẽ Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng nghiên cứu, xây dựng ban hành sở để quan, tổ chức làm công tác xây dựng xác định giá trị tài liệu, để lựa chọn tài liệu có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử đồng thời sở quan trọng để Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan xem xét, tiêu hủy tài liệu hết giá trị Sự cần thiết việc nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng nêu lý quan trọng giúp tác giả mạnh dạn lựa chọn thực đề tài nghiên cứu Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài Để thực đề tài, tập trung nghiên cứu đối tượng sau: - Các loại tài liệu xây dựng đặc điểm chúng; - Vai trò quan tham gia xây dựng cơng trình; - Thực tiễn công tác phân loại xác định giá trị tài liệu cơng trình xây dựng; - Ngoài ra, để nghiên cứu đưa giải pháp hợp lý, mang tính khả thi cho việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu công trình xây z dựng, chúng tơi tiến hành khảo sát trực tiếp/gián tiếp công tác số quan, tổ chức thực nhiệm vụ xây dựng Do hạn chế thời gian kinh nghiệm, phạm vi nghiên cứu đề tài giới hạn việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng Tài liệu xây dựng loại cơng trình xây dựng khác (cơng trình cơng nghiệp, cơng trình giao thơng, cơng trình nơng nghiệp phát triển nơng thơn cơng trình hạ tầng kỹ thuật) chúng tơi chưa đủ điều kiện nghiên cứu đề tài Mục tiêu nhiệm vụ đề tài Đề tài thực nhằm đạt hai mục tiêu sau: - Nghiên cứu, phân tích nhằm xây dựng sở lý luận việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng, bao gồm ngun tắc hệ thống tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng Bảng thời hạn bảo quản phải quy định cụ thể loại cơng trình: cơng trình xây dựng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử cơng trình xây dựng khơng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Việc quy định rõ ràng thời hạn bảo quản cho tài liệu xây dựng sản sinh đơn vị tham gia xây dựng cơng trình (chủ đầu tư, quan thiết kế, quan thi công, quan quản lý nhà nước xây dựng) quy định Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu công trình xây dựng dân dụng Để đạt mục tiêu trên, tập trung giải nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu, khảo sát thực tế nhằm tìm hiểu loại tài liệu xây dựng đặc điểm chúng; z - Nghiên cứu, học hỏi kinh nghiệm nhằm xây dựng sở lý luận việc xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng; - Xác định thời hạn bảo quản cho loại tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng hình thành quan quản lý nhà nước xây dựng, chủ đầu tư, quan sử dụng cơng trình, quan thiết kế, quan thi công xây dựng công trình Lưu trữ lịch sử Lịch sử nghiên cứu vấn đề Ở nước ta, vấn đề lưu trữ tài liệu khoa học cơng nghệ nói chung tài liệu xây dựng nói riêng năm vừa qua có nhiều người quan tâm nghiên cứu, thể viết tạp chí chuyên ngành văn thư lưu trữ, Website Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước số cơng trình nghiên cứu khoa học cấp ngành, cấp Bộ Các viết đăng tạp chí chuyên ngành, website đề cập đến vấn đề công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: “Một số ý kiến bước đầu xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ Viện thiết kế cơng trình, kỹ thuật thành phố” (1973) tác giả Dương Văn Cừ, “Một số ý kiến đánh giá giá trị tài liệu thiết kế xây dựng dân dụng Viện thiết kế nhà cơng trình cơng cộng” tác giả Lê Thị Thanh Hiền (1983), “Vài ý kiến đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ kỹ thuật công trình xây dựng dân dụng” (1976) tác giả Đỗ Thanh Liêm … Tuy nhiên khuôn khổ tạp chí, vấn đề liên quan đến tài liệu xây dựng đề cập đến chưa sâu, sơ sài Ngoài ra, theo thống kê, viết tạp chí, website viết q lâu, có vấn đề khơng cịn phù hợp với thực tế lưu trữ tài liệu xây dựng Đến nay, cơng trình nghiên cứu khoa học tài liệu xây dựng chưa có nhiều Có thể kể đến đề tài “Xác định thành phần tài liệu thiết kế xây dựng cần nộp để bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam” 10 z TS Nguyễn Cảnh Đương chủ nhiệm năm 1993, mã số 90-98-021; Đề tài “Nghiên cứu xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu xây dựng thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quốc gia” bà Nguyễn Thị Mận làm chủ nhiệm năm 2002, mã số 98-98-020 Hai đề tài khái quát loại tài liệu đưa khung phân loại sơ lược Tuy nhiên, phần Bảng thời hạn bảo quản, tác giả thống kê tài liệu có giá trị vĩnh viễn, nộp vào lưu trữ lịch sử, chưa đề cập đến tài liệu có thời hạn bảo quản khác Liên quan đến tài liệu xây dựng cịn có báo cáo khoa học, khóa luận, luận văn sinh viên, học viên Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phịng như: Khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức lưu trữ tài liệu xây dựng quan Cục Doanh trại - Tổng Cục Hậu cần - Bộ Quốc phòng” sinh viên Hà Thị Tuyết năm 2010, Khóa luận tốt nghiệp hệ quy “Tình hình quản lý tài liệu kỹ thuật cơng trình xây dựng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” sinh viên Trần Thị Hằng năm 2007, Luận văn Thạc sĩ “Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật cơng trình giao thơng lưu trữ Bộ Giao thông Vận tải giải pháp” học viên Đinh Văn Mạnh Tuy nhiên, đề tài chưa thành phần tài liệu xây dựng hình thành q trình xây dựng cơng trình xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu Đáng ý Báo cáo tham gia Hội nghị Khoa học Sinh viên năm 2011 “Xây dựng hướng dẫn phương án phân loại tài liệu xây dựng Ban Quản lý Dự án Đầu tư Bước I - Đại học Quốc gia Hà Nội” sinh viên Nguyễn Trang Nhung Nhưng quan sản sinh tài liệu Ban Quản lý Dự án đầu tư Bước I - Trường Đại học Quốc gia Hà Nội nên tài liệu liệt kê sơ sài, chưa thể đa dạng thành phần tài liệu xây dựng Hơn nữa, đề tài chưa đề cập đến công tác xác định giá trị tài liệu xây dựng xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho loại hình tài liệu 11 z Thời gian qua, quan quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quản lý nhà nước công tác xây dựng ban hành số văn quy phạm pháp luật liên quan đến việc lưu trữ tài liệu xây dựng như: - Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Tuy nhiên, Thông tư quy định thời hạn bảo quản số tài liệu quản lý cơng trình xây dựng bản, chưa đề cập đến thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trình xây dựng cơng trình - Bộ Xây dựng ban hành Thông tư đề cập đến số vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu xây dựng như: Thông tư số 02/2006/TTBXD ngày 17 tháng năm 2006 hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, vẽ hồn cơng cơng trình xây dựng; Thơng tư số 27/2009/TT-BXD ngày 31 tháng năm 2009 hướng dẫn số nội dung Quản lý chất lượng cơng trình xây dựng Các Thơng tư quy định việc lưu trữ tài liệu thiết kế, hồ sơ hồn cơng, quy định thành phần tài liệu có hồ sơ hồn cơng Tuy nhiên, ban hành góc độ quan quản lý cơng tác xây dựng (Bộ Xây dựng) nên nhiều điều, khoản Thơng tư cịn bộc lộ điều chưa phù hợp với quy định Nhà nước lưu trữ Có thể thấy rõ thời hạn giao nộp tài liệu Luật Lưu trữ năm 2011 quy định thời hạn giao nộp tài liệu xây dựng vào Lưu trữ quan 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán (Điểm b, Khoản 1, Điều 11) Tuy nhiên, Điểm a, Khoản Mục II Thông tư số 02/2006/TT-BXD lại quy định “chậm 03 tháng kể từ nghiệm thu bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng, chủ đầu tư phải nộp lưu hồ sơ lưu trữ vào quan quản lý nhà nước” Tại điểm d Khoản Mục II quy định “Cơ quan lưu trữ nhà nước phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật không tiếp nhận hồ sơ lưu trữ cơng trình xây dựng chủ đầu tư nộp theo quy định; phải chịu chi phí phát sinh việc chủ đầu tư phải vận 12 z ... tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu cơng trình xây dựng dân dụng Bảng thời hạn bảo quản phải quy định cụ thể loại công trình: cơng trình xây dựng. .. 74 TÀI LIỆU CỦA CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG Phạm vi đối tƣợng sử dụng bảng thời hạn bảo quản 74 Kết cấu bảng thời hạn bảo quản 74 Thời hạn bảo quản tài liệu 77 Cách sử dụng bảng thời hạn bảo. .. XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN DƢƠNG THỊ THANH HUYỀN NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN CHO TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG CƠ BẢN (CƠNG TRÌNH XÂY DỰNG DÂN DỤNG) LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC Chuyên