bài giảng thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý Xét về hình thức, phương pháp thì đều là sự vận động của thông tin, sự điều khiển, định hướng dựa trên cơ sở tác động chủ quan của chủ thể điều

THÔNG TIN

PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO

VÀ QUẢN LÝ

CÂU 1: Sự giống nhau và

khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý? Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính

sự nghiệp người lãnh đạo

thường là các nhà quản lý? Tại sao trong các doanh

nghiệp nên tách biệt giữa

lãnh đạo và quản lý?

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý

 Lãnh đạo, quản lý đều là hoạt động có mục đích, mục tiêu rõ ràng đã được xác định trước

 Hoạt động lãnh đạo, quản lý đều gắn với con

người và các mối quan hệ giữa người với

người, giữa chủ thể và đối tượng.

 Xét về bản chất, nội dung thì lãnh đạo, quản lý

đều chính là hoạt động bao gồm quá trình ra

quyết định và tổ chức thực hiện quyết định, điều khiển hoạt động của đơn vị, tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu đã đề ra.

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý

 Xét về hình thức, phương pháp thì đều là sự

vận động của thông tin, sự điều khiển, định

hướng dựa trên cơ sở tác động chủ quan của

chủ thể điều khiển tới đối tượng điều khiển

thông qua hệ thống công cụ, phương tiện.

 Dưới góc độ hoạt động cụ thể thì cả quản lý,

lãnh đạo không phải là hoạt động ra quyết định

đơn thuần là định hướng chung chung mà cả

hai hoạt động này còn trực tiếp chỉ đạo mỗi tổ

chức, cá nhân con người cụ thể, từng khâu

công tác cụ thể trong phạm vi chức trách của

mình.

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý

 Lãnh đạo, quản lý đều có vai trò quan

trọng đặc biệt quan trọng trong đời sống

xã hội Mục đích của nó là tạo sự tập trung thống nhất chặt chẽ, phát huy tối đa khả

năng của tổ chức, đơn vị, thống nhất ý trí

và các nguồn lực để đạt mục tiêu nhất

định

 Lãnh đạo và quản lý đều phục vụ chung một mục

đích cuối cùng, dù là một tổ chức kinh tế văn hoá

hay một địa hạt lãnh thổ, một quốc gia, mục tiêu

ngắn hạn hay dài hạn cũng đều là để đạt được

mục đích cuối cùng.

 Các nhiệm vụ, kế hoạch có đạt thì các chủ trương, chiến lược mới có cơ thực hiện; sự chỉ đạo thường xuyên có chặt chẽ, đúng quy phạm pháp luật thì sự nghiệp mới hoàn thành, có hiệu suất công việc thì cuối cùng mới có hiệu quả.

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý

Sự giống nhau giữa lãnh đạo và quản lý

 Như vậy, lãnh đạo và quản lý chẳng qua chỉ là hai góc độ của một công việc

 Trong tiến trình thực hiện một đường lối hay một chủ trương quan trọng, hai quá trình lãnh đạo và quản lý thưởng bổ

sung, đan xen với nhau mà không cản trở nhau

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

Về khái niệm

 Lãnh đạo là đề ra chủ trương và tổ chức động viên thực hiện, còn quản lý là tổ chức và điều khiển các hoạt động theo các yêu cầu nhất

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

mục tiêu cuối cùng, còn quản lý là tổ chức

và điều hành theo các yêu cầu đó

Về phương pháp tác động và hiệu lực

 Lãnh đạo sử dụng chủ yếu là phương

pháp động viên, gây ảnh hưởng đề ra

nguyên tắc, có thể nói lãnh đạo tác động

vào tình cảm và nhân viên tự nguyện làm

theo

 Trong khi đó quản lý dựa trên pháp luật

và các thể chế, nguyên tắc, mô hình đã

định trước, dùng cơ sở pháp lý và quyền

lực của mình để tác động đến nhân viên

và buộc họ phải làm theo

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

 Lãnh đạo tập hợp các cá nhân đối tượng

bị lãnh đạo thành tổ chức chặt chẽ và làm cho ảnh hưởng của lãnh đạo lan ra trong

Về nội dung chức năng

 Lãnh đạo xác định phương hướng, mục

tiêu lâu dài, lựa chọn chủ trương chiến

lược, điều hòa phối hợp các mối quan hệ

và động viên thuyết phục con người

 Quản lý bao gồm các việc như xây dựng

kế hoạch, sắp xếp tổ chức, chỉ đạo điều

hành và kiểm soát tiến trình hoạt động

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

Về phạm vi tác động và hình thức thể hiện

 Quản lý là một phạm trù rộng, để tiến hành quản

lý chủ thể phải thực hiện đồng bộ rất nhiều chức năng, trong đó có chức năng lãnh đạo

 Quản lý là lãnh đạo trong trường hợp mục tiêu

 Lãnh đạo là hoạt động điều khiển của chủ thể

lãnh đạo đối với đối tượng bị lãnh đạo ở tầm vĩ mô.

 Lãnh đạo là việc đưa ra các phương châm,

nguyên tắc, chính sách hoạt động, xây dựng

những quyết sách lớn ở tầm vĩ mô được thực

hiện trong một không gian rộng lớn bao quát và một khoảng thời gian tương đối dài.

 Thông thường lãnh đạo chủ yếu là lãnh đạo con người, xử lý quan hệ giữa người với người, đặc biệt là quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

Về mục đích

 Công việc lãnh đạo đưa ra những quyết

định mang tính chiến lược lâu dài (đặc

biệt là các quyết định liên quan đến nhân

sự), trong khi đó, công việc quản lý là sử

lý các công việc hàng ngày, đảm bảo cho

bộ máy hoạt động nhịp nhàng, trơn tru

Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý

Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp người lãnh đạo thường là các nhà quản lý?

 Ở Việt Nam trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nhà lãnh đạo cũng đồng thời là nhà quản lý vì các

cơ quan đơn vị hành chính của ta còn chưa có sự tách bạch giữa nhà lãnh đạo và nhà quản lý.

 Một mặt do nhận thức chưa chính xác giữa 2

nhiệm vụ, mặt khác do còn hạn chế về tài chính

nên một số tổ chức thường gộp 2 nhiệm vụ này lại Bên cạnh đó cũng do sự ôm đồm trong công việc, một số nhà lãnh đạo do không tin tưởng khả năng quản lý của cấp dưới nên thường kiêm luôn công việc của nhà quản lý.

 Ngoài ra vì cơ cấu tổ chức tuân theo nguyên tắc

“thủ trưởng chịu trách nhiệm cá nhân” Thông thường, người chịu trách nhiệm quản lý nếu có

uy tín và tài năng sẽ được cất nhắc lên làm

người lãnh đạo.

 Đa số đều nghĩ rằng một nhà quản lý giỏi cũng

sẽ lãnh đạo giỏi Và họ nghĩ rằng việc tập trung quyền lực và quyền chỉ huy, quản lý trong cùng một người sẽ dễ dàng hơn Chính vì vậy ở các đơn vị hành chính sự nghiệp ở Việt Nam, một nhà lãnh đạo luôn kiêm nhà quản lý.

Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị

hành chính sự nghiệp người lãnh đạo thường là các nhà quản lý?

Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp người lãnh đạo thường

là các nhà quản lý?

 Vị trí quản lý và lãnh đạo ở các đơn vị hành

chính sự nghiệp Việt Nam phụ thuộc rất nhiều vào ý thức, chất lượng của nguồn nhân lực.

 Nếu nhân viên giỏi, tôn trọng cam kết thì rất

thuận tiện để giao việc, giao quyền Nhưng

nếu nhân viên chưa nhân thức rõ được công việc, không có tính cam kết thì bắt buộc, người sếp phải đóng vai trò cả người quản lý, vừa

phải hối thúc, kiểm soát, kiểm tra gắt gao hiệu quả công việc

Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?

 Để hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả

phải tùy thuộc vào tình huống.

 Chẳng hạn, có những lúc tình hình kinh tế khác nhau như lạm phát, khủng hoảng tài chính thì

cần quản lý nhiều hơn, thắt chặt nhiều hơn

 Nhưng khi khủng hoảng về con người, ví dụ như việc thiếu nguồn nhân lực cấp trung, thiếu

nguồn nhân lực cấp cao, người lao động thiếu

kỹ năng quản lý thì rất cần vai trò người lãnh đạo

Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?

 Như đã nói, công tác lãnh đạo và quản lý

là hai khái niệm khác nhau, và đều có vị trí, nhiệm vụ khác nhau trong cơ quan, tổ chức

 Đôi khi công tác lãnh đạo và quản lý cần kết hợp với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức song nó cũng luôn được phân định rõ ràng

 Muốn cho công việc được thực hiện tốt và đạt hiệu quả cao hơn đòi hỏi các doanh nghiệp phải nên

tách bạch giữa lãnh đạo và quản lý, chỉ có như vậy thì việc giải quyết công việc mới nhanh chóng và kịp thời, tránh được tình trạng ôm đồm công việc cũng như tình trạng trốn tránh và đùn đẩy công

việc

 Hơn nữa, nhà lãnh đạo và nhà quản lý là những

người có tố chất khác nhau do yêu cầu của công việc Do đó, chỉ khi nào họ làm đúng chức năng và nhiệm vụ của mình thì công việc mới đạt kết quả tốt nhất Vì vậy, cần thiết phải tách bạch giữa lãnh đạo và quản lý.

Tại sao trong các doanh nghiệp nên

tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?

CÂU 2: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh

của hệ thống

quản lý?

 Bất cứ một nhà quản lý, một nhà lãnh đạo

nào thành công bên cạnh những nguồn lực truyền thống như: nguyên liệu, năng lực, tiền vốn, nguồn nhân lực còn có một nguồn lực được xác định là quan trọng nhất, vượt lên mọi quyền lực khác đó là thông tin.

 Thông tin có tác dụng thúc đẩy mạnh mẽ, có ảnh hưởng sâu sắc và có tính chất quyết

định trong mọi quyết định của nhà lãnh đạo, quản lý.

Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

 Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng với một người quản lý Bất cứ một nhà quản lý nào khi ra một quyết định đều cần có thông tin Một người lãnh đạo mà ra được quyết

định đúng đắn thì một trong những yêu cầu đầu tiên là có thông tin đúng, chính xác, kịp thời, nhanh chóng.

 Vì vậy thông tin được các nhà quản lý xem là của cải, hệ thần kinh của hệ thống quản lý:

Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

 Thông tin cung cấp tin tức để ra quyết định

quản lý, thông tin được truyền đi như các

thông điệp để thực hiện quyết định quản lý.

 Ví dụ: lãnh đạo của một cơ quan đơn vị sau khi được nhân viên của mình cung cấp thông tin

liên quan đến thông tin công việc mình cần

lãnh đạo sẽ ra một quyết định phù hợp với tình hình lúc đó và từ đó các thông tin về quyết định của ông sẽ đưa xuống để cấp dưới thực hiện.

Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

 Thông tin có mặt và tác động đến tất cả các khâu của quá trình quản lý Thông tin vừa là đối tượng của quản lý vừa là công cụ của

quản lý.

 Nếu một nhà lãnh đạo, quản lý dù có giỏi đến đâu nhưng không có thông tin thì mọi quyết định của họ đều không thể đúng đắn và chính xác được Chính vì vậy mà hầu như mọi cơ quan tổ chức đều có một bộ phận thu thập và

xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo.

Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

 Thông tin nó cung cấp những tin tức khác

nhau để người làm quản lý đưa ra nhưng

những quyết định quản lý của mình và được truyền đi như những thông điệp trong hệ

 Thông tin nó phục vụ cho mọi chức năng quản lý, mọi cấp quản lý Tức là bất cứ một nhà quản lý nào cũng cần tới thông tin Nếu như làm lãnh đạo

mà đưa ra những quyết định thiếu thông tin thì

những quyết định đó sẽ không chính xác, không phù hợp với tình hình lúc đó.

 Ví dụ: nếu như giám đốc một công ty mà muốn tung ra một mặt hàng mới mà ông không nắm

được các thông tin liên quan đến nhu cầu của

người tiêu dùng và điều tra thị trường như thế

nào thì quyết định của ông đưa ra cũng không

phù hợp và rất dễ bị thất bại.

Tại sao thông tin được coi là hệ

thần kinh của hệ thống quản lý?

Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

 Hệ thống thông tin, khi được coi như hệ

thần kinh của doanh nghiệp, có chức năng cung cấp chính xác và nhanh nhất những gì được ghi nhận ở các bộ phận bên dưới

Sau đó, phải phân tích được nhanh và

chính xác nhất những thông tin ghi nhận

được và cuối cùng phải quyết định và

chuyển lệnh đi chính xác và kịp thời nhất.

 Vì vậy, việc thu thập, xử lý thông tin, việc sử

dụng thông tin có hiệu quả là một trong những đặc điểm chủ yếu của quản lý Nếu các thông tin không đầy đủ thiếu chính xác sẽ dẫn đến

những quyết định vô căn cứ, thiếu cơ sở khoa học.

 Chính do những đặc điểm trên mà thông tin

được xem là hệ thần kinh của hệ thống quản lý

Và có thể nói thông tin là một nguồn lực quan trọng nhất của một nhà lãnh đạo, quản lý.

Tại sao thông tin được coi là hệ

thần kinh của hệ thống quản lý?

CÂU 3: Phân tích vai trò của thông tin đối với

từng chức năng quản lý (hoạch định, tổ chức,

điều khiển – chỉ huy,

kiểm tra)?

Thông tin có vai trò gì trong

- Đối với hệ thống quản trị.

- Đối với hệ thống bị quản trị.

1 Vai trò của thông tin đối với chức năng quản lý hoạch định

 Hoạch định là chức năng đầu tiên, trọng yếu trong công tác quản trị của các nhà Quản trị.

 Điều quan trọng nhất khi hoạch định một chương trình phát triển đó là đề ra mục tiêu Các mục tiêu dài hạn được cụ thể hóa bằng các chỉ tiêu và các chỉ tiêu này phải đo lường được Để thực hiện

chức năng hoạch định tốt các nhà quản trị cần có nhiều thông tin, những thông tin này kết hợp với hiểu biết của bản thân, kinh nghiệm thì công việc hoạch định sẽ đạt được hiệu quả cao.

 Về mặt hoạch định chiến lược thì lúc này

nhà quản trị cần nắm tất cả các thông tin

bên trong và bên ngoài cơ quan tổ chức,

đơn vị của mình, từ đó mới có thể đề ra

một chiến lược hoạt động hiệu quả

 Nếu như thông tin không chính xác thì nhà quản trị không thể dựa vào đó để hoạch

định kế hoạch được hoặc sẽ đề ra một kế hoạch không hoàn chỉnh, thiếu căn cứ

1 Vai trò của thông tin đối với chức năng quản lý hoạch định

 Mặt khác, người lãnh đạo còn cần nhiều thông tin để lập

ra được những phương án khác nhau, trong các phương

án đó thì lựa chọn ra được một phương án tối ưu nhất,

và trên cơ sở lựa chọn được phương án tối ưu đó thì sẽ tiến hành đưa ra được cách thức, biện pháp cụ thể để

thực hiện phương án tối ưu đạt hiệu quả cao nhất.

 Nhìn chung, chức năng đầu tiên này thì thông tin sẽ giúp cho các nhà quản trị xác định được các mục tiêu,

phương hướng hoạt động của tổ chức, xây dựng các

chiến lược tổng thể để đạt được mục tiêu và vạch ra các

kế hoạch cụ thể để hoạt động, từ đó từng bước thực hiện mục tiêu đã định của tổ chức.

1 Vai trò của thông tin đối với chức năng quản lý hoạch định

 Vì vậy mà đòi hỏi phải có một hệ thống thông tin đầy

đủ, chính xác, các thông tin này phải được chọn lọc,

xử lý một cách kỹ lưỡng, tránh sự nhầm lẫn, sơ xuất,

có như vậy thì các công việc quản lý mới có thể triển khai, thực hiện đạt được hiệu quả cao.

 Chức năng hoạch định là chức năng nền tảng, là cơ

sở để nhà quản trị thực hiện các chức năng khác

nên thông tin đòi hỏi càng phải có độ chính xác cao,

có như vậy thì công việc hoạch định cho tổ chức mới đạt hiệu quả như mong muốn của cơ quan, đơn vị.

1 Vai trò của thông tin đối với chức năng quản lý hoạch định

 Đây là chức năng tất yếu trong quản trị, là chức năng liên quan đến cơ cấu tổ chức

của cơ quan, và còn là chức năng liên quan đến vấn đề cơ bản trong quản trị, đó là vấn

đề con người

 Thực hiện chức năng tổ chức đảm bảo cho

tổ chức có cơ cấu hợp lý để thực hiện các tác động trong quản trị nhằm hướng đến

mục tiêu đã đề ra

2 Vai trò của thông tin đối với

chức năng tổ chức

 Thông tin cung cấp cho chức năng này sẽ trả lời cho ta biết

về nhiều vấn đề như:

 tìm hiểu xem thông tin về cấu trúc đã vạch ra phù hợp hay không;

 về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, thẩm quyền được giao

đã phù hợp hay chưa để tiến hành điều chỉnh;

 về việc bố trí con người vào từng vị trí đã phù hợp hay

chưa;

 chính sách đề ra đã đủ, hợp lý hay là đang còn bất hợp lý

về một số vấn đề như: lương, thưởng, thi đua, bổ nhiệm, đào tạo…đặc biệt là thông tin về các nguồn lực trong đó thì nguồn lực quan trọng nhất là thông tin về nguồn lực con

người, bởi vì con người là nguồn lực quyết định sự thành công hay thất bại của một cơ quan, tổ chức.

2 Vai trò của thông tin đối với

chức năng tổ chức

 Vì tổ chức là một chức năng quan trọng trong hoạt động quản lý nên cần rất nhiều thông tin, nếu

không có thông tin thì nhà quản trị hoàn toàn không thể thực hiện được chức năng này.

 Bởi vì, nếu như nhà quản trị muốn tổ chức một đội ngũ nhân sự hoặc muốn tổ chức một công ty nào

đó thì nhà quản trị cần phải nắm rõ mục tiêu, chiến lược của công ty, cơ quan tổ chức đó hay là phải nắm bắt được tình hình nhân sự mà mình muốn tổ chức để từ đó mới có thể bố trí, sắp xếp cơ cấu

một cách ổn định, phù hợp nhất.

2 Vai trò của thông tin đối với

chức năng tổ chức

 Vì vậy thông tin càng có vai trò đặc biệt quan trọng, không những vai trò đối với việc tổ chức nhân sự hay việc tổ chức một công ty nói trên mà thông tin nói chung còn giúp cho các nhà quản trị thực hiện tốt các công việc như:

 Thiết lập một cơ cấu tổ chức, mô tả được nhiệm vụ của từng bộ phận cá nhân;

 Xây dựng tiêu chuẩn công việc và phân chia thẩm quyền trách nhiệm cũng như việc xác định cách

thức phối hợp trong công việc;

 Các tiêu chuẩn tuyển dụng nhân viên.

2 Vai trò của thông tin đối với

chức năng tổ chức