Tiểu luận môn thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Môn: Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý Giáo viên hướng dẫn: PGS.TSKH.Bùi Loan Thùy Nhóm 7: - Đào Thị Mỹ Duyên (1256130009) - Nguyễn Trí Hiểu (1356130015) - Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044) - Cao Nguyễn Ngọc Trâm (1356130062) - Hoàng Thị Dung (1356130076) Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015 Mục lục Mục lục……………………………………………………………………trang 2 Chương 1: Khái quát về công tác lãnh đạo, quản lý……………….…… trang 4 Câu 1: Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý? trang 4 Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý? trang 9 Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thông quản lí của mình? trang 12 Câu 4: Các đặc điểm lao động nào của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến thông tin? trang 24 Chương 2: Những vấn đề chung về thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí .trang 34 Câu 1: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý? trang 34 Câu 2: Tầm quan trọng của thông tin chính thức và thông tin không chính thức trong phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý? .trang 37 Câu 3: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? trang 41 Câu 4: Phân tích sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin? .trang 48 Chương 3: Thông tin với quyết định quản lí…………………………….trang 46 Câu 1: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí có ý nghĩa quan trọng như thế nào đối với việc ra quyết định quản lí? Tại sao? Lấy ví dụ minh họa? trang 51 1 Câu 2: Nguyên nhân dẫn đến các quyết định quản lí sai lầm liên quan đến thông tin? Để giảm các quyết định quản lí sai lầm, nhà quản trị phải làm gì dưới góc độ thông tin?Lấy ví dụ minh họa? trang 51 Câu 3: Để soạn thảo một bản kế hoạch hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thông tin gì? Lấy ví dụ minh họa? trang 57 Câu 4: Để soạn thảo một bản báo cáo tổng kết hoạt động hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thông tin gì? .trang 66 Câu 5: Trước khi ra quyết định tuyển dụng nhân sự mới, nhà quản lí cần những thông tin gì? .trang 80 Câu 6: Trước khi ra quyết định buộc thôi việc, nhà tuyển dụng cần những thông tin gì? .trang 84 Câu 7: Những cơ quan nào tham gia vào việc phục vụ thông tin cho lãnh đại, quản lí hoạch định chính sách? trang 86 Câu 8: Các thư viện, trung tâm thông tin, cơ quan lưu trữ cung cấp cung cấp những loại sản phẩm và dịch vụ thông tin nào phục vụ lãnh đạo quản lí? .trang 90 Chương 4: Hệ thống thông tin trong quản lí…………………………… trang 95 Câu 1: Hệ thống thông tin quản lý là gì? Phân tích ý nghĩa, tác dụng của hệ thống thông tin quản lý? trang 95 Câu 2: Những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc phục? trang 98 Câu 3: Các hệ thống thông tin phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các nhà quản lý ở cấp nào? Tại sao? trang 101 2 Câu 4: Các hệ thống tác nghiệp phổ biến đang được sử dụng hiện nay là những hệ thống nào? trang 107 Câu 5: Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phổ biến đang được sử dụng hiện nay là những hệ thống nào? trang 114 Câu 6: Các tố chất, kỹ năng cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lí là gì? Tại sao? trang 125 Lời cảm ơn…………………………………………………………… trang 128 3 Chương 1: Khái quát về công tác lãnh đạo, quản lý Câu 1: Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý? I.Lãnh đạo và quản lý giống nhau: Về hệ thống: Đều bao gồm chủ thể - khách thể Chủ thể là người lãnh đạo, khách thể là người bị lãnh đạo Chủ thể là người ra lệnh, khách thể là người phục tùng Chủ thể là chủ thể quản lý, khách thể là đối tượng quản lý Chủ thể là người chỉ huy, điều khiển, khách thể là người chấp hành, thực hiện Ví dụ: Trong trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, hiệu trưởng là thầy Võ Văn Sen, người lãnh đạo các thầy cô khác làm việc Về mục đích: Đều có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể chủ thể - khách thể Ví dụ: Mục tiêu của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh là “Giai đoạn 2011-2015, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn có những bước đột phá về quản trị đại học, đào tạo, nghiên cứu khoa học để trở thành cơ sở hàng đầu về đào tạo, nghiên cứu khoa học, phục vụ cộng đồng của Việt Nam trong các lĩnh vực Khoa học xã hội và Nhân văn; cung cấp các dịch vụ khoa học và giáo dục chất lượng cao cho nền kinh tế quốc dân; khẳng định vị thế của một trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học quan trọng ở Đông Nam Á” Về đối tượng: Đều liên quan chặt chẽ đến con người Về quá trình: Đều là một quá trình thông tin, trao đổi thông tin nhiều chiều Chủ thể phải liên tục thu nhập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định nhằm tác động lên các khách thể/đối tượng quản lý Khách thể/đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất, tinh thần khác để thể hiện chức năng, nhiệm vụ của mình với hiệu quả cao nhất Nhờ có thông tin mà nhà lãnh đạo, quản lý nhận biết đối tượng quản lý và lựa chọn hành động để quản lý Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng đều có mối quan 4 hệ ngược, khi cho thông tin đi thì sẽ thu được thông tin phản hồi về cái đã nhận được Nếu chủ thể lãnh đạo, quản lý không nhận được thông tin phản hồi thì sẽ bị mất khả năng lãnh đạo, quản lý Dòng thông tin đi từ trên xuống thể hiện mối quản hệ thuận chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động của chủ thể tới khách thể/đối tượng quản lý Dòng thông tin phản hồi thể hiện mối quan hệ ngược chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động phản hồi từ khách thể/đối tượng quản lý đến chủ thể Ví dụ: Trong một cơ sở sản xuất kem, nhà quản lí, lãnh đạo phải thường xuyên cập nhật thông tin của môi trường bên ngoài như: giá cả thị trường, nhu cầu của người dân, chính sách xã hội, sức cạnh tranh,… Một hôm nọ, ông chủ nhận được thông tin: mấy ngày tới sẽ mất điện Trước tình hình đó, ông đã ra quyết định tạm thời giảm bớt số lượng sản xuất kem trong mấy ngày mất điện Khi ông chủ ra quyết định, nhân viên nắm bắt tình hình và thực hiện nhiệm vụ đó Về tiến trình: Đều là một tiến trình năng động, có khả năng tăng cường, có khả năng thích nghi rất nhanh trước những biến động của môi trường bên trong và bên ngoài Ví dụ: Ông chủ của một xí nghiệp là người lãnh đạo, quản lí nên vừa phải cập nhật thông tin từ môi trường bên ngoài như: chính sách xã hội, nhu cầu tiêu dùng, giá cả biến động, sức cạnh tranh,… đồng thời còn phải theo dõi tình hình biến động của nội bộ xí nghiệp như: tiền vốn, tình trạng làm việc của nhân viên, khả năng sản xuất, tình trạng trang thiết bị sản xuất,… để dễ dàng đối phó nếu xảy ra biến động Về tính chất: Đều là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật - Là khoa học: Muốn tác động một cách hiệu quả tới khách thể/đối tượng quản lý, người lãnh đạo, nhà quản lý, nhà quản trị đều phải nắm vững quy luật khách quan, hệ thống các nguyên tắc quản lý, thành thạo trong việc sử dụng tổng hợp các phương pháp quản lý (phương pháp hành chính, phương pháp tâm lý – giáo dục, phương pháp kinh tế,…) và các công cụ quản lý (công cụ chiến lược, công cụ chính sách, công cụ pháp lý, công 5 cụ kinh tế kỹ thuật, công cụ kế hoạch,…); từ đó có căn cứ khoa học để xác định mục tiêu đúng, vững vàng trong từng bước đi, linh hoạt trong cách thức hoạt động nhằm đối phó với thực tế phức tạp, biến động khôn lường Bên cạnh đó phải vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết của khoa học quản lý, trong từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội, đặc điểm văn hóa – giáo dục, đặc điểm từng vùng, từng địa phương - Là nghệ thuật: Phải có nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử tốt, sự nhanh nhạy trong xử lý tình huống II.Lãnh đạo, quản lý khác nhau: Về khái niệm Lãnh đạo Quản lý Lãnh đạo là việc định ra đường Quản lý là quá trình làm việc lối, chính sách, chủ trương, cùng và thông qua các cá nhân, mục đích, tính chất, nguyên tắc các nhóm cũng như các nguồn hoạt động của một hệ thống lực để hoàn thành các mục đích nào đó trong các điều kiện môi của tổ chức trường nhất định; là quá trình định hướng dài hạn cho một chuỗi các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản Về ý lý/khách thể quản lý Lãnh đạo là người đưa ra ý Quản lý là người thực thi ý tưởng tưởng Điều này đòi hỏi nhà tưởng Vì vậy, đòi hỏi ở nhà lãnh đạo phải luôn có tầm nhìn quản lý phải có trình độ chuyên xa, phải luôn nghĩ ra các ý môn cao, thông việc lập kế tưởng mới phát triển cho cơ hoạch, tổ chức lao động khoa quan, tổ chức, doanh nghiệp học, sắp xếp công việc một của mình trong từng giai đoạn cách hợp lý, biết cách điều 6 kế tiếp và tư duy nhạy bén, giải khiển, chỉ huy, kiểm soát người quyết vấn đề nhanh, quyết khác, tối thiểu hóa các rủi ro đoán Ví dụ: Chủ tịch Hội đồng Ví dụ: Trưởng phòng phòng quản trị của Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu của Công ty Công nghiệp và Phát triển Xây Cổ phần Công nghiệp và Phát dựng Miền Bắc đưa ra chiến triển Xây dựng Miền Bắc nhận lược mở rộng thị trường xuống được chiến lược mở rộng thị phía Nam trường xuống phía Nam do Chủ tịch Hội đồng quản trị đưa ra thì nhanh chóng triển khai, chỉ đạo nhân viên tiến hành công việc theo kế hoạch đã Về tương Lãnh đạo là người củng cố tác với cấp niềm tin cho cấp dưới vào dưới vạch ra Quản lý là người duy trì việc kiểm soát cấp dưới để thực những mục tiêu đang hướng hiện các kế hoạch đã được phê tới Trong quan hệ với cấp duyệt, bắt buộc nhân viên phải dưới, nhà lãnh đạo thường phát huy năng lực của mình mềm mỏng, động viên khuyến nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch khích, sử dụng phương pháp vụ có chất lượng tốt Do đó, tâm lý xã hội để tác động vào người quản lý thường áp đặt tư tưởng, tâm tư cấp dưới Ví trong tương tác với cấp dưới, dụ: Trong dịp Tết Ất Mùi, ban thường xuyên kiểm tra, theo sát lãnh đạo của Tổng Công ty Cổ cấp dưới để đảm bảo rằng công phần Khoan và Dịch vụ Khoan việc phải đạt hiệu quả cao nhất Dầu khí đã đến thăm hỏi và theo tiến trình trong kế hoạch chúc tết cán bộ đang làm việc được phân định, đạt được mục trên giàn khoan tiêu đã xác định trong từng thời kỳ Ví dụ: Trưởng phòng, phó 7 phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc giám sát chặt chẽ nhân viên (đi làm đúng giờ, hoàn thành kế hoạch được giao), thường xuyên tổ chức kiểm tra định kì, kỉ luật nghiêm khắc với người không thực hiện tốt nội quy Về nguyên Nhà lãnh đạo có thể phá bỏ các Nhà quản lý luôn duy trì các tắc nguyên tắc khi cần thiết vì là nguyên tắc đã vạch ra vì là người quyết định con đường đi, người tổ chức thực thi, luôn có thể thay đổi hướng đi, quyết hướng đến sự ổn định Ví dụ: định của mình, hướng đến Nhà quản lí là người giám sát những cái mới Ví dụ: Người công việc của nhân viên nên lãnh đạo khi thấy điều kiện các nguyên tắc chỉ đạo phải ổn thuận lợi sẽ thay đổi hướng đi định và duy trì, như thế mới của mình ngay, đang đầu tư kiểm soát được nhân viên, cứ xây dựng nhà nghỉ tại Nha cuối tháng lại tiến hành đánh Trang nhưng thấy ở Vũng Tàu giá nhân viên một lần để kiểm có khả năng phát triển sẽ tiếp soát gắt gao chế độ làm việc tục đầu tư ở Vũng Tàu của nhân viên Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý? 8 I.Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Khái niệm: Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang Ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo đồng thời là nhà quản lí, vì: - Tránh được hiện tượng xung đột về quan điểm, về cách thức giải quyết từng vấn đề, đặc biệt là vấn đề nhân sự và công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn - Do các văn bản, đường lối, chủ trương, chính sách,… của Đảng, Nhà nước (ta hay gọi chung là cấp Trung ương) còn khá là phức tạp, phải thường xuyên kèm theo các công văn, văn bản hướng dẫn thực hiện khi đưa xuống cấp dưới Vì vậy, để tránh việc lúng túng trong triển khai tổ chức thực hiện, cụ thể là cấp cơ sở, thì việc cần có một người vừa là lãnh đạo cũng vừa là nhà quản lý ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là cần thiết, bởi nó sẽ tạo nên sự thống nhất hành động, quan điểm trong việc lãnh đạo và quản lý, tránh sự chồng chéo, khác nhau khi triển khai tổ chức thực hiện các văn bản, chính sách ở cấp trên đưa xuống,… giúp cho đơn vị hành chính sự nghiệp được đơn giản hóa, nhằm tăng hiệu quả quản lý, kiểm soát của Nhà nước đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng, bộ máy Nhà nước nói chung Việc đơn giản hóa không làm đơn vị hành chính mất đi chức năng, tính chất vốn có của nó mà vẫn giữ đầy đủ 9 Nguồn gốc: Được xây dựng từ những năm 70, được mở rộng trong những năm 80 của thế kỷ XX Tác dụng: Hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản lí về các vấn đề bán cấu trúc hoặc không có cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định (không thường xuyên), môi trường ra quyết định không chắc chắn, nhu cầu ra quyết định có thể thay đổi Đặc điểm: - Khả năng linh động trong việc cho phép tạo ra mô hình giải quyết một vấn đề phức tạp, không dự định trước - Khả năng trao đổi thông tin giữa hệ hỗ trợ ra quyết định với nhà quản lí (người sử dụng): hệ hỗ trợ ra quyết định cung cấp thông tin và trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại), còn nhà quản lí mong muốn đặt ra nhiều câu hỏi để làm sáng tỏ những ngờ vực của mình Do đó cần thiết phải có dòng thông tin hỏi - đáp liên tục giữa hệ hỗ trợ ra quyết định với nhà quản lý - Không thay thế người ra quyết định: không trực tiếp đề nghị giải pháp/ lời giải mà chỉ cung cấp thông tin gợi ý hỗ trợ/tham khảo Bản than nhà quản lí là người ra quyết định sau khi được cung cấp thông tin từ hệ hỗ trợ ra quyết định - Tuổi thọ thấp (thời gian sống ngắn): vì hệ hỗ trợ ra quyết định cung cấp thông tin và trả lời những câu hỏi bất thường, khẩn cấp trong một thời gian ngắn (những câu hỏi mà trước đó nhà quản lí chưa hề nghĩ đến) Vì vậy sau khi thông tin được tạo ra và góp phần giải quyết vấn đề thì hầu như nó không còn sử dụng được nữa - Khả năng mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực: bản thân mô hình khi thiết lập đã phải mô phỏng mối quan hệ của các yếu tố ảnh hưởng đến 114 các quyết định Công cụ “ngờ vực” cho phép nhà quản lí mô phỏng thế giới thực trên hệ thống của mình - Khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ - hiện tại (từ cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý) để dự báo các quan hệ cho tương lai bằng các mô hình thống kê/hồi qui - Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề: đạt mục đích với bất cứ giá nào, không chú trọng hiệu quả vì hệ hỗ trợ ra quyết định hoạt động trong môi trường không ổn định - Người tạo ra hệ hỗ trợ ra quyết định chính là nhà quản lí ở cấp cao, họ tự thiết kế lấy hệ hỗ trợ ra quyết định cho mình bằng cách viết ra logic mô hình của vấn đề và được trang bị những kiến thức, kĩ năng sử dụng các phần mềm hệ hỗ trợ ra quyết định Các công cụ: - Truy vấn dữ liệu: nhà quản lý có thể dung các ngôn ngữ hỏi như SQL (ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc là một loại ngôn ngữ máy tính phổ biến để tạo, sửa, và lấy dữ liệu từ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ), QBE (hỏi bằng ví dụ, trong các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu, nó nhắc bạn đánh chủng loại cần tìm vào một bản mẫu giống như bản ghi dữ liệu) để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu - Ngờ vực: nhà quản lý hay đặt câu hỏi “cái gì xảy ra nếu” và tìm kiếm mục tiêu - Phân tích độ nhạy: nhằm dự đoán kết quả của một quyết định thay đổi khi bên ngoài thay đổi - Phân tích thống kê: giúp nhà quản lý làm quen với vấn đề, nhận dạng các mối quan hệ giữa các yếu tố cơ bản, xem nó phụ thuộc vào những yếu tố nào (hồi quy thống kê) 115 - Đồ họa: dùng đồ thị kết hợp với các công cụ thống kê có thể nhận dạng được kiểu dáng của dữ liệu cung cấp thông tin xu hướng hoặc chu kỳ/mùa - Mô phỏng: cho phép nhà quản lý dung kỹ thuật mô hình toán học để tái tạo lại hoạt động của hệ thống - Giải quyết tối ưu: cho phép nhà quản lý thiết lập các mô hình tối ưu như quy hoạch tuyến tính (là bài toán tối ưu hóa, trong đó hàm mục tiêu và các điều kiện ràng buộc đều là tuyến tính), quy hoạch phi tuyến, có thể có rang buộc và đa biến - Hỗ trợ ra quyết định nhóm: vì hấu hết các ứng dụng hệ hỗ trợ ea quyết định đềul iên quan tới một nhóm, nhất là trong trường hợp quyết định được thực hiện trên cơ sở nhóm Đặc điểm của các thành phần: Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà quản lí các cấp Từ bên trong (hệ thống xử lý giao dịch, hệ thốngth Dữ liệu ông tin quản lý) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin,…) Các mô hình/các công cụ của hệ hỗ trợ ra quyết Thủ tục định Thông tin cần tạo ra: độ nhạy và dạng thức/quan hệ Phần mềm: Excel, Access, @Risk/Risk Master, SPSS (là một chương trình máy tính phục vụ công Công nghệ thông tin tác thống kê, hỗ trợ xử lý và phân tích dữ liệu sơ cấp (là các thông tin được thu thập trực tiếp từ đối tượng nghiên cứu), thường được sử dụng rộng rãi 116 trong các các nghiên cứu điều tra xã hội học và kinh tế lượng,…),… Phần cứng: đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được nhiều dữ liệu quá khứ Công nghệ phát triển tương đối ổn định, có hướng phát triển tốt Ví dụ: Hệ hỗ trợ ra quyết định được ứng dụng nhiều trong việc hỗ trợ ra những quyết định về kế hoạch hóa các vùng lãnh thổ, các nguồn tài nguyên, về kinh tế - xã hội, quản lí nguồn nhân lực, IV.Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo Nguồn gốc: Xuất hiện đầu những năm 80 của thế kỷ XX trong những công ty lớn, phát triển mạnh trong những năm 90, áp dụng cho cả các công ty nhỏ Tác dụng: Đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản lý cấp cao nhằm hoạch định và kiểm soát chiến lược Mục đích: - Phục vụ những nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, giúp họ nhận ra được những vấn đề cơ bản, cơ hội của môi trường sản xuất kinh doanh, đánh giá được điểm mạnh yếu của các bộ phận trong tổ chức - Giao tiếp cực kì thân thiện với người sử dụng - Đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo - Có khả năng theo dõi, giám sát đúng lúc và hiệu quả - Có khả năng chi tiết hóa: cung cấp thông tin chi tiết thêm nằm sau văn bản, con số hay đồ thị 117 - Có khả năng lọc, nén, tìm kiếm những dữ liệu và thông tin quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển lâu dài của tổ chức/doanh nghiệp - Có khả năng dự báo được những khuynh hướng trong tương lai của môi trường hoạt động, chỉ dẫn hoặc gợi ý những nguy cơ có thể gặp cũng như cơ hội cần nắm bắt Đặc điềm của các thành phần: Thành phần Đặc điểm Đối tượng sử dụng Các nhà quản lí cấp cao Từ bên trong (hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống Dữ liệu thông tin quản lý, hệ hỗ trợ ra quyết định) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin,…) Tổng hợp cao, các phương tiện biểu diễn (đồ thị) Thủ tục dễ nhìn, dễ sử dụng Thông tin cần tạo ra: điểm mạnh/yếu của tổ chức, cơ hội/nguy cơ Phần mềm: thường được thiết kế riêng Công nghệ thông tin Phần cứng: mạnh về biểu diễn đồ thị, hình ảnh V.Hệ chuyên gia Tác dụng: Là một hệ thống máy tính thực hiện nhiệm vụ của một chuyên gia hay đóng vai trò là chuyên gia, giúp nhà quản lí giải quyết các vấn đề hoặc ra quyết định tốt hơn, kiến thức tư vấn được lưu trữ trong máy, khi nhà quản lí cần những lời khuyên cụ thể thì lấy ra, máy tính có thể suy luận và đưa ra những 118 kết luận cụ thể, đưa ra lời khuyên, nếu cần , có thể giải thích phương pháp/logic nằm sau lời khuyên Đặc điểm: - Có kiến thức rộng lớn về một lĩnh vực riêng biệt, có thể áp dụng kiến thức này cho một hoàn cảnh hay một vấn đề (thường là trong một điều kiện không chắc chắn hay thiếu thông tin) - Có thể đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả: chẩn đoán một vấn đề, đánh giá một hoàn cảnh, cho một lời khuyên, lập kế hoạch, những hướng hành động nên theo - Có thể giải thích và lí giải các lời khuyên, cho biết các quy tắc đã suy luận để đưa ra lời khuyên - Có thể cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia - Có thể nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và cung cấp thông tin về các chuyên gia khác có thể cho lời khuyên - Có thể cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm bằng cách nạp thêm kiến thức vào máy Hệ chuyên gia rất có lợi trong thực tiễn vì: - Bảo tồn được tri thức của các chuyên gia thật - Giúp cho nhà quản lí có trình độ “chuyên gia” để ra quyết định - Tăng hiệu quả của quá trình ra quyết định của nhà quản lí - Có thể dùng làm công cụ huấn luyện tuyệt vời VI.Mạng tính toán nơron nhân tạo Nguồn gốc: Xuất hiện năm 1943, là sản phẩm của nhà thần kinh học Warren McCulloch và nhà logic học Walter Pits 119 Đặc điểm: Là một mô phỏng xử lí thông tin, được nghiên cứu ra từ hệ thống thần kinh của sinh vật, giống như bộ não, để xử lí thông tin, bao gồm số lượng lớn các mối gắn kết cấp cao để xử lí các yếu tố làm việc trong mối liên hệ giải quyết vấn đề rõ rang, giống như con người, được học bởi kinh nghiệm, lưu những kinh nghiệm hiểu biết và sử dụng trong những tình huống phù hợp Tác dụng: - Các nghiên cứu ứng dụng ANN đã được thực hiện trong các ngành điện, điện tử, kĩ thuật chế tạo, y học, quân sự, kinh tế, quản lí dự án xây dựng…để phục vụ lãnh đạo, quản lí ra quyết định Ví dụ: ứng dụng ANN để dự toán chi phí cho một dự án đường cao tốc ; ứng dụng ANN để đánh giá thị trường quốc tế trong quyết định thực hiện dự án, dựa trên các nhân tố của một dự án quốc tế (gồm nguồn tiền, khối thị trường, sự thành công của nền kinh tế, kiểu hợp đồng, hệ số rủi ro); ứng dụng ANN để dự báo dòng chảy và mưa trên ba lưu vực sông thuộc vùng Tây Nguyên cung cấp thông tin rất hữu hiệu cho các nhà quản lí, các nhà cung cấp dịch vụ nước để chuẩn bị phương án phòng tránh, đối phó và giảm nhẹ tác hại do thiếu hụt nguồn nước; ứng dụng ANN để dự báo nhu cầu phụ tải điện,… - Kĩ thuật mạng tính toán nơron nhân tạo (dùng phương pháp nhận dạng mẫu) có thể giúp nhà quản lí ra quyết định khi bị mất dữ liệu hoặc không đủ dữ liệu  (Ngoài ra, các hệ thống thông tin tự động hóa phục vụ lãnh đạo, quản lí nêu ở trên có mối quan hệ với nhau Mối quan hệ giữa các hệ thống thông tin tự động hóa trên có thể tổng kết như sau: (- Mỗi kỹ thuật có đặc trưng duy nhất cho một giai đoạn phát triển của công nghệ thông tin - Chúng có quan hệ tương hỗ, mỗi hệ thống hỗ trợ một số khía cạnh của quyết định quản lí - Sự phát triển và hình thành những công cụ mới đã chứng minh vai trò của công nghệ thông tin trong việc cải tiến quá trình quản lí 120 trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp - Mối quan hệ tương hỗ và phối hợp giữa những công cụ này vẫn đang được nghiên cứu phát triển.) Các hệ thống thông tin này được coi là các công cụ để giải quyết các vấn đề phức tạp về thông tin trong lãnh đạo, quản lí Có thể sử dụng mỗi công cụ để giải quyết một vấn đề độc lập, hoặc kết hợp chúng với nhau một cách lỏng lẻo (truyền dữ liệu sang nhau, ví dụ từ hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo sang hệ hỗ trợ ra quyết định để xử lí tiếp, hoặc kết hợp chúng với nhau một cách chặt chẽ (dữ liệu được truyền và được lập trình trước), hoặc sử dụng hỗ trợ cho nhau (ví dụ hệ chuyên gia hỗ trợ cho thành phần quản lí dữ liệu và mô hình của hệ hỗ trợ ra quyết dịnh, mạng tính toán nơron nhân tạo hoặc hệ hỗ trợ ra quyết định hỗ trợ quá trình thu thập kiến thức cho hệ chuyên gia.)) Câu 6: Các tố chất, kỹ năng cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý là gì? Tại sao? 121 I Các tố chất cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý Để bảo đảm chất lượng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí và khai thác tối đa tài sản thông tin một cách thuận tiện tại tất cả các cấp độ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí cần lưu ý rèn luyện những tố chất sau: - Trung thực, khách quan; - Chuyên cần, cẩn thận, chu đáo; - Biết giữ bí mật; - Nhiệt tình, tận tụy,nỗ lực trong công việc; - Chủ động, sáng tạo, linh hoạt; - Chịu đựng được áp lực công việc cao 1.Trung thực, khách quan Trung thực và khách quan khi phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lí là tố chất bắt buộc phải có để bảo đảm thông tin cung cấp không bị sai lệch Không vì bất kì lí do nào làm ảnh hưởng đến chất lượng của thông tin cung cấp cho lãnh đạo, quản lí Khi thông tin không rõ ràng, chưa xác định được đúng hay sai, hoặc thông tin có thể gây hiểu nhầm, chưa đầy đủ,… phải báo cáo trung thực với lãnh đạo 2.Chuyên cần, cẩn thận, chu đáo Yêu cầu của công việc phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lí đòi hỏi độ chính xác cao Chính vì vậy, người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng khi làm việc; không được cẩu thả, qua loa, đại khái Sau khi thu thập, phân loại, xử lí, tổng hợp những thông tin cần thiết, cần kiểm tra kĩ càng lại nhiều lần để tránh sai sót, lệch lạc thông tin 122 3.Biết giữ bí mật Biết giữ bí mật là một tố chất bắt buộc mà bất kì người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí nào cũng cần rèn luyện Người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí là những người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng, bảo mật liên quan đến sự sinh tồn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Chỉ cung cấp thông tin, tài liệu, phát ngôn những vấn đề có liên quan khi được cấp trên giao Tuyệt đối không để lộ thông tin gây ảnh hưởng đến tình hình nội bộ (ngay cả với người thân hay thành viên trong gia đình) Có được phẩm chất này sẽ giúp người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí giữ kín được những tin tức quan trọng của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và được đánh giá cao 4.Nhiệt tình, tận tụy,nỗ lực trong công việc Tận tâm với công việc thu thập, xử lí thông tin, luôn trau dồi kiến thức chuyên môn và kĩ năng thu thập, xử lí thông tin để bảo đảm các yêu cầu của thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí Luôn mong muốn đem lại những thông tin hữu ích nhất và chính xác nhất cho nhà lãnh đạo, quản lí 5.Chủ động, sáng tạo, linh hoạt Sự chủ động, sáng tạo, linh hoạt sẽ giúp người làm công tác thông tin năng động hơn trong việc thu thập, lựa chọn, xử lí, sàng lọc thông tin một cách hiệu quả nhất 6.Chịu đựng được áp lực công việc cao Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí rất hay gặp áp lực, khối lượng công việc nặng trong khi cấp trên đòi hỏi tìm kiếm thu thập, xử lí thông tin trong một thời gian gấp rút mà lại phải bảo đảm độ chính xác cao Thời gian hành chính nhiều khi không đủ cho công việc nên thường phải làm thêm giờ hoặc đem về nhà làm Điều này đòi hỏi người làm công tác thông tin phải có khả năng chịu được áp lực công việc cao 123 II.Các tố chất, kỹ năng cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý Kĩ năng thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu, lập báo cáo Kĩ năng quản lí thời gian, lập kế hoạch công việc Kĩ năng giao tiếp, tuyển dụng và đánh giá nhân sự Kĩ năng tin học: thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, Internet, sử dụng thành thạo các máy móc, thiết bị văn phòng như máy photo, fax, điện thoại,… Kĩ năng xử lí thông tin, trình bày thông tin, dữ liệu Lời cảm ơn 124 Chúng em xin chân thành cảm ơn PGS.TSKH Bùi Loan Thùy đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn chúng em trong suốt quá trình chúng em học tập và nghiên cứu Dù đã có rất nhiều cố gắng, song do khả năng còn hạn chế nên chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cô 125 ... thơng tin cho lãnh đạo, quản lý? Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý: Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý loại thơng tin trải qua q trình xử lý đội ngũ chuyên viên phục vụ lãnh đạo, quản. .. tầng thông tin quan, tổ chức, doanh nghiệp việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tốn chi phí nên phải coi trọng tính hiệu Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tin học... 2: Tầm quan trọng thơng tin thức thơng tin khơng thức phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý? .trang 37 Câu 3: Phân tích yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? trang 41