Tiểu luận môn thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?...trang 9Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thông quản lí của

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN.

BỘ MÔN LƯU TRỮ HỌC - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG.

Môn:

Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý.

Giáo viên hướng dẫn: PGS.TSKH.Bùi Loan Thùy.

Nhóm 7:

- Đào Thị Mỹ Duyên (1256130009).

- Nguyễn Trí Hiểu (1356130015).

- Phan Vũ Phương Quỳnh (1356130044).

- Cao Nguyễn Ngọc Trâm (1356130062).

- Hoàng Thị Dung (1356130076).

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2015.

Mục lục.

Mục lục………trang 2Chương 1: Khái quát về công tác lãnh đạo, quản lý……….…… trang 4Câu 1: Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý? trang 4Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý? trang 9Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thông quản lí của mình? trang 12Câu 4: Các đặc điểm lao động nào của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến thông tin? trang 24Chương 2: Những vấn đề chung về thông tin phục vụ lãnh đạo, quản

lí trang 34Câu 1: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản

lý? trang 34Câu 2: Tầm quan trọng của thông tin chính thức và thông tin không chính thức trong phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý? trang 37Câu 3: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo, quản

lý? trang 41Câu 4: Phân tích sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin? trang 48Chương 3: Thông tin với quyết định quản lí……….trang 46Câu 1: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí có ý nghĩa quan trọng nhưthế nào đối với việc ra quyết định quản lí? Tại sao? Lấy ví dụ minh

họa? trang 51

Câu 2: Nguyên nhân dẫn đến các quyết định quản lí sai lầm liên quan đến thôngtin? Để giảm các quyết định quản lí sai lầm, nhà quản trị phải làm gì dưới góc

độ thông tin?Lấy ví dụ minh họa? trang 51Câu 3: Để soạn thảo một bản kế hoạch hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thông tin gì? Lấy ví dụ minh

họa? trang 57Câu 4: Để soạn thảo một bản báo cáo tổng kết hoạt động hàng năm của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp những thông tin gì? trang 66Câu 5: Trước khi ra quyết định tuyển dụng nhân sự mới, nhà quản lí cần những thông tin gì? trang 80Câu 6: Trước khi ra quyết định buộc thôi việc, nhà tuyển dụng cần những thông tin gì? trang 84Câu 7: Những cơ quan nào tham gia vào việc phục vụ thông tin cho lãnh đại, quản lí hoạch định chính sách? trang 86Câu 8: Các thư viện, trung tâm thông tin, cơ quan lưu trữ cung cấp cung cấp những loại sản phẩm và dịch vụ thông tin nào phục vụ lãnh đạo quản

lí? trang 90Chương 4: Hệ thống thông tin trong quản lí……… trang 95Câu 1: Hệ thống thông tin quản lý là gì? Phân tích ý nghĩa, tác dụng của hệ thống thông tin quản lý? trang 95Câu 2: Những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc phục? trang 98Câu 3: Các hệ thống thông tin phổ biến được sử dụng để phục vụ cho các nhà quản lý ở cấp nào? Tại sao? trang 101

Câu 4: Các hệ thống tác nghiệp phổ biến đang được sử dụng hiện nay là những

hệ thống nào? trang 107Câu 5: Các hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định phổ biến đang được sử dụng hiện nay là những hệ thống nào? trang 114Câu 6: Các tố chất, kỹ năng cần rèn luyện đối với chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lí là gì? Tại sao? trang 125Lời cảm ơn……… trang 128

Chương 1: Khái quát về công tác lãnh đạo, quản lý.

Câu 1: Sự giống nhau và khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý?

I.Lãnh đạo và quản lý giống nhau:

Về hệ thống: Đều bao gồm chủ thể - khách thể Chủ thể là người lãnh đạo, khách thể là người bị lãnh đạo Chủ thể là người ra lệnh, khách thể là người phục tùng Chủ thể là chủ thể quản lý, khách thể là đối tượng quản lý Chủ thể

là người chỉ huy, điều khiển, khách thể là người chấp hành, thực hiện Ví dụ: Trong trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh, hiệu trưởng là thầy Võ Văn Sen, người lãnh đạo các thầy cô khác làm việc

Về mục đích: Đều có một hoặc một tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể chủ thể - khách thể Ví dụ: Mục tiêu của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Thành phố Hồ Chí Minh là “Giai đoạn 2011-2015, Trường Đạihọc Khoa học xã hội và Nhân văn có những bước đột phá về quản trị đại học, đào tạo, nghiên cứu khoa học để trở thành cơ sở hàng đầu về đào tạo, nghiên cứu khoa học, phục vụ cộng đồng của Việt Nam trong các lĩnh vực Khoa học xãhội và Nhân văn; cung cấp các dịch vụ khoa học và giáo dục chất lượng cao chonền kinh tế quốc dân; khẳng định vị thế của một trung tâm đào tạo, nghiên cứu khoa học quan trọng ở Đông Nam Á”

Về đối tượng: Đều liên quan chặt chẽ đến con người

Về quá trình: Đều là một quá trình thông tin, trao đổi thông tin nhiều chiều.Chủ thể phải liên tục thu nhập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định nhằm tác động lên các khách thể/đối tượng quản lý Khách thể/đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất, tinh thần khác để thể hiện chức năng, nhiệm vụ của mình với hiệu quả cao nhất Nhờ có thông tin mà nhà lãnh đạo, quản lý nhận biết đối tượng quản lý và lựa

chọn hành động để quản lý Bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng đều có mối quan

hệ ngược, khi cho thông tin đi thì sẽ thu được thông tin phản hồi về cái đã nhận được Nếu chủ thể lãnh đạo, quản lý không nhận được thông tin phản hồi thì sẽ

bị mất khả năng lãnh đạo, quản lý Dòng thông tin đi từ trên xuống thể hiện mốiquản hệ thuận chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động của chủ thể tới khách thể/đối tượng quản lý Dòng thông tin phản hồi thể hiện mối quan hệ ngược chiều trong hệ thống quản lý là quan hệ tác động phản hồi từ khách thể/đối tượng quản lý đến chủ thể Ví dụ: Trong một cơ sở sản xuất kem, nhà quản lí, lãnh đạo phải thường xuyên cập nhật thông tin của môi trường bên ngoài như: giá cả thị trường, nhu cầu của người dân, chính sách xã hội, sức cạnhtranh,… Một hôm nọ, ông chủ nhận được thông tin: mấy ngày tới sẽ mất điện Trước tình hình đó, ông đã ra quyết định tạm thời giảm bớt số lượng sản xuất kem trong mấy ngày mất điện Khi ông chủ ra quyết định, nhân viên nắm bắt tình hình và thực hiện nhiệm vụ đó

Về tiến trình: Đều là một tiến trình năng động, có khả năng tăng cường, có khả năng thích nghi rất nhanh trước những biến động của môi trường bên trong

và bên ngoài Ví dụ: Ông chủ của một xí nghiệp là người lãnh đạo, quản lí nên vừa phải cập nhật thông tin từ môi trường bên ngoài như: chính sách xã hội, nhucầu tiêu dùng, giá cả biến động, sức cạnh tranh,… đồng thời còn phải theo dõi tình hình biến động của nội bộ xí nghiệp như: tiền vốn, tình trạng làm việc của nhân viên, khả năng sản xuất, tình trạng trang thiết bị sản xuất,… để dễ dàng đối phó nếu xảy ra biến động

Về tính chất: Đều là một khoa học đồng thời cũng là một nghệ thuật

- Là khoa học: Muốn tác động một cách hiệu quả tới khách thể/đối tượng quản lý, người lãnh đạo, nhà quản lý, nhà quản trị đều phải nắm vững quyluật khách quan, hệ thống các nguyên tắc quản lý, thành thạo trong việc

sử dụng tổng hợp các phương pháp quản lý (phương pháp hành chính,

phương pháp tâm lý – giáo dục, phương pháp kinh tế,…) và các công cụ quản lý (công cụ chiến lược, công cụ chính sách, công cụ pháp lý, công

cụ kinh tế kỹ thuật, công cụ kế hoạch,…); từ đó có căn cứ khoa học để xác định mục tiêu đúng, vững vàng trong từng bước đi, linh hoạt trong cách thức hoạt động nhằm đối phó với thực tế phức tạp, biến động khôn lường Bên cạnh đó phải vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết của khoa học quản lý, trong từng điều kiện, hoàn cảnh cụ thể, phù hợp với đặc điểm kinh tế - xã hội, đặc điểm văn hóa – giáo dục, đặc điểm từng vùng, từng địa phương

- Là nghệ thuật: Phải có nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng

xử tốt, sự nhanh nhạy trong xử lý tình huống

II.Lãnh đạo, quản lý khác nhau:

Quản lý là quá trình làm việc cùng và thông qua các cá nhân,các nhóm cũng như các nguồn lực để hoàn thành các mục đíchcủa tổ chức

Về ý

tưởng

Lãnh đạo là người đưa ra ý tưởng Điều này đòi hỏi nhà lãnh đạo phải luôn có tầm nhìn

xa, phải luôn nghĩ ra các ý

Quản lý là người thực thi ý tưởng Vì vậy, đòi hỏi ở nhà quản lý phải có trình độ chuyênmôn cao, thông việc lập kế

tưởng mới phát triển cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp của mình trong từng giai đoạn

kế tiếp và tư duy nhạy bén, giảiquyết vấn đề nhanh, quyết đoán Ví dụ: Chủ tịch Hội đồngquản trị của Công ty Cổ phần Công nghiệp và Phát triển Xây dựng Miền Bắc đưa ra chiến lược mở rộng thị trường xuống phía Nam

hoạch, tổ chức lao động khoa học, sắp xếp công việc một cách hợp lý, biết cách điều khiển, chỉ huy, kiểm soát ngườikhác, tối thiểu hóa các rủi ro

Ví dụ: Trưởng phòng phòng Xuất nhập khẩu của Công ty

Cổ phần Công nghiệp và Phát triển Xây dựng Miền Bắc nhận được chiến lược mở rộng thị trường xuống phía Nam do Chủ tịch Hội đồng quản trị đưa

ra thì nhanh chóng triển khai, chỉ đạo nhân viên tiến hành công việc theo kế hoạch đã vạch ra

Về tương

tác với cấp

dưới

Lãnh đạo là người củng cố niềm tin cho cấp dưới vào những mục tiêu đang hướng tới Trong quan hệ với cấp dưới, nhà lãnh đạo thường mềm mỏng, động viên khuyến khích, sử dụng phương pháp tâm lý xã hội để tác động vào

tư tưởng, tâm tư cấp dưới Ví dụ:

Trong dịp Tết Ất Mùi, ban lãnh đạo của Tổng Công ty Cổ phần Khoan và Dịch vụ Khoan

Quản lý là người duy trì việc kiểm soát cấp dưới để thực hiện các kế hoạch đã được phê duyệt, bắt buộc nhân viên phải phát huy năng lực của mình nhằm tạo ra các sản phẩm, dịch

vụ có chất lượng tốt Do đó, người quản lý thường áp đặt trong tương tác với cấp dưới, thường xuyên kiểm tra, theo sátcấp dưới để đảm bảo rằng côngviệc phải đạt hiệu quả cao nhất

Dầu khí đã đến thăm hỏi và chúc tết cán bộ đang làm việc trên giàn khoan.

theo tiến trình trong kế hoạch được phân định, đạt được mục tiêu đã xác định trong từng thời

kỳ Ví dụ: Trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc giám sát chặt chẽ nhân viên (đi làm đúng giờ, hoàn thành kế hoạch được giao), thường xuyên tổ chức kiểm tra định kì, kỉ luật nghiêmkhắc với người không thực hiện tốt nội quy

Về nguyên

tắc

Nhà lãnh đạo có thể phá bỏ cácnguyên tắc khi cần thiết vì là người quyết định con đường đi,

có thể thay đổi hướng đi, quyếtđịnh của mình, hướng đến những cái mới Ví dụ: Người lãnh đạo khi thấy điều kiện thuận lợi sẽ thay đổi hướng đi của mình ngay, đang đầu tư xây dựng nhà nghỉ tại Nha Trang nhưng thấy ở Vũng Tàu

có khả năng phát triển sẽ tiếp tục đầu tư ở Vũng Tàu

Nhà quản lý luôn duy trì các nguyên tắc đã vạch ra vì là người tổ chức thực thi, luôn hướng đến sự ổn định Ví dụ: Nhà quản lí là người giám sát công việc của nhân viên nên các nguyên tắc chỉ đạo phải ổn định và duy trì, như thế mới kiểm soát được nhân viên, cứ cuối tháng lại tiến hành đánh giá nhân viên một lần để kiểm soát gắt gao chế độ làm việc của nhân viên

Câu 2: Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý? Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?

I.Tại sao ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo thường là nhà quản lý?

Khái niệm: Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lượng vũ trang

Ở Việt Nam, trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, người lãnh đạo đồng thời là nhà quản lí, vì:

- Tránh được hiện tượng xung đột về quan điểm, về cách thức giải quyết từng vấn đề, đặc biệt là vấn đề nhân sự và công việc sẽ được giải quyết nhanh hơn, đạt hiệu quả cao hơn

- Do các văn bản, đường lối, chủ trương, chính sách,… của Đảng, Nhà nước (ta hay gọi chung là cấp Trung ương) còn khá là phức tạp, phải thường xuyên kèm theo các công văn, văn bản hướng dẫn thực hiện khi đưa xuống cấp dưới Vì vậy, để tránh việc lúng túng trong triển khai tổ chức thực hiện, cụ thể là cấp cơ sở, thì việc cần có một người vừa là lãnh đạo cũng vừa là nhà quản lý ở các đơn vị hành chính sự nghiệp là cần thiết, bởi nó sẽ tạo nên sự thống nhất hành động, quan điểm trong việc lãnh đạo và quản lý, tránh sự chồng chéo, khác nhau khi triển khai tổ chức thực hiện các văn bản, chính sách ở cấp trên đưa xuống,… giúp cho đơn vị hành chính sự nghiệp được đơn giản hóa, nhằm tăng hiệu quả quản

lý, kiểm soát của Nhà nước đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp nói

riêng, bộ máy Nhà nước nói chung Việc đơn giản hóa không làm đơn vị hành chính mất đi chức năng, tính chất vốn có của nó mà vẫn giữ đầy đủ chức năng, tính chất của mình, đưa hoạt động nhanh chóng và thông suốt

từ trên xuống dưới

- Vì đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, nên việc đơn giản hóa sẽ góp phần giải quyết vấn đề tiền lương thấp và nạn nhận hối lộ, đút lót,…

- Mô hình này cũng giúp cho bộ máy gọn nhẹ hơn, phù hợp yêu cầu cải cách hành chính và mô hình quản lí xã hội hiện đại Ví dụ: Nhà nước đang triển khai mô hình thí điểm bí thư kiêm chủ tịch

II.Tại sao trong các doanh nghiệp nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý?

Khái niệm: Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ

sở giao dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh (Điều 4, Luật doanh

nghiệp, 2005)

Trong các doanh nghiệp, nên tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý, vì:

- Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp là nhằm mục đích sinh lời, do vậy mà suy cho cùng, tính chất của doanh nghiệp cũng là kiếm càng nhiều lợi nhuận càng tốt, đặt lợi ích và hiệu quả kinh tế đem lại là tiêu chíhàng đầu khi làm bất cứ gì Với tính chất và mục đích sinh lời như vậy thìcác doanh nghiệp đã phải thực hiện việc chuyên môn hóa công việc, mỗi người sẽ đảm trách những công việc khác nhau phù hợp với khả năng và chuyên môn của mình, đặc biệt trong việc lãnh đạo và quản lý

- Việc phân chia và chuyên môn hóa công việc như vậy giúp cho doanh nghiệp vừa:

 Ngày càng phát triển, đổi mới, tạo ra các đột phá mới trong kinh doanh thu về nguồn doanh thu lớn với tư tưởng quan điểm lãnh đạo linh hoạt, sáng tạo, đổi mới và tầm nhìn của các nhà lãnh đạo có năng lực chuyên môn

 Được ổn định, kiểm soát tốt nguồn lực và duy trì việc triển khai công việcvới hiệu quả theo kế hoạch doanh nghiệp đề ra với tư tưởng, quan điểm làm việc theo nguyên tắc, hướng đến sự ổn định của các nhà quản lý có năng lực chuyên môn

- Một người có thể giỏi về lãnh đạo nhưng chưa chắc giỏi về quản lý và ngược lại, trường hợp một người giỏi cả hai là rất ít, nên doanh nghiệp luôn hướng đến sự tách biệt giữa lãnh đạo và quản lý Tách biệt giữa lãnhđạo và quản lý là sự lựa chọn phù hợp của doanh nghiệp nếu muốn phát triển và nâng cao hoạt động kinh doanh của mình

- Gộp chung việc lãnh đạo và quản lý là hướng không an toàn và không nên chọn của doanh nghiệp, vì nếu một người vừa lãnh đạo doanh nghiệp lại vừa quản lý thì sẽ tạo ra sự độc quyền, nếu người đó giỏi thiên về lãnhđạo mà quản lý không tốt sẽ khiến doanh nghiệp bất ổn về bên trong, ngược lại sẽ khiến doanh nghiệp lạc hậu, không phát triển, không cạnh tranh lại với các đối thủ và lâu dài của hai vấn đề này sẽ gây hậu quả thua

lỗ, phá sản của doanh nghiệp

Câu 3: Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực hiện những chức năng nào trong hệ thông quản lí của mình?

Người làm công tác lãnh đạo, quản lí phải thực hiện tám chức năng sau đâytrong hệ thông quản lí của mình:

- Chức năng dự báo/dự đoán

I.Chức năng dự báo/dự đoán.

Khái niệm: Người lãnh đạo, nhà quản lí phải xác định tương lai của hệ thống quản lí bằng các dự báo, dự đoán các biến động có thể xảy ra.Khả năng

dự báo thể hiện tầm nhìn xa trông rộng của lãnh đạo, quản lý vì khi thực hiện chức năng dự báo, dự đoán, người lãnh đạo, nhà quản lí/nhà quản trị sẽ lường trước được những rủi ro, những khó khăn, thuận lợi, các yếu tố tác động của môi trường bên ngoài tới hệ thống và các yếu tố tác động của chính môi trường bên trong hệ thống, từ đó tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra trong tương lai Ví dụ: Chủ tịch Hội đồng thành viên của Tổng Công ty Hàng không Việt Nam dự báo về ảnh hưởng của nền chính trị thế giới đối với công ty: Tình hình an ninh chính trị thế giới đang và sẽ có nhiều diễn biến phức tạp tại nhiều nơi trong những năm tới Khủng hoảng kinh tế toàn cầu, đi cùng với đó là chiến tranh cục

bộ, xung đột dân tộc, tôn giáo, xung đột lợi ích giữa các quốc gia, khủng bố, dịch bệnh,… đang xảy ra với tính chất ngày càng phức tạo khó lường Dự báo trong một vài năm tới chưa thể giải quyết chấm dứt ngay được Việc duy trì hoạt động và phát triển mạng lưới đường bay, chủ yếu là đường bay thế giới vì thề sẽ có sự ảnh hưởng lớn: nhiều chuyến bay đến các cùng có diễn biến phức tạp phải bay vòng sang đường khác, hoặc phải giảm bớt tần suất bay, hoặc tạm hủy chuyến do lượng khách giảm đột ngột hay an ninh không đảm bảo Những

sự việc đó thường xuyên xảy ra hoặc tiềm ẩn qua các năm nhưng mức độ và tính chất luôn khác nhau đòi hỏi ngành hàng không phải có cách đối phó linh hoạt và phù hợp

- Người lãnh đạo, nhà quản lí cũng có thể dự báo định tính Cách dự báo

này mang tính chủ quan cao nếu người lãnh đạo, nhà quản lí thiếu hiểu biết sâu về vấn đề cần dự báo, bị phụ thuộc quá nhiều vào các ý kiến tham khảo Ví dụ: Dự báo bằng cách dựa trên cơ sở nhận xét những yếu

tố liên quan, dựa trên các ý kiến của chuyên gia, đội ngũ chuyên viên tác nghiệp về các khả năng có liên hệ của những yếu tố liên quan này trong tương lai, hoặc từ việc khảo sát ý kiến số đông được tiến hành một cách khoa học để nhận biết các sự kiện tương lai hoặc từ ý kiến phản hồi của một nhóm đối tượng chịu những tác động nào đó

- Trong thực tế, dự báo cũng có thể là một dự đoán mang tính trực giác về

tương lai theo kinh nghiệm cá nhân của người lãnh đạo, nhà quản lí Thông thường, để dự báo được chính xác hơn, người lãnh đạo, nhà quản

lí sẽ cố gắng loại trừ tính chủ quan của mình, kết hợp cả dự báo định tính

và định lượng để năng cao mức độ chính xác của dự báo, phán đoán trướctoàn bộ quá trình và các hiện tượng có thể xảy ra trong tương lai

Vai trò: Dự báo đóng vai trò quan trọng trong hoạt động lãnh đạo, quản lí Chức năng này cung cấp kết quả đầu vào cho chức năng hoạch định và chức năng điều chỉnh trong quá trình điều hành hoạt động của hệ thống quản lí Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nếu vận hành thông suốt sẽ hỗ trợ người lãnh đạo, nhà quản lí thực hiện tốt chức năng dự báo và có thể:

- Xác định đúng các tiền đề, các điều kiện cho việc xây dựng chiến lược;

- Lập các loại kế hoạch dễ dàng hơn;

- Nhận thức nhanh cơ hội, thách thức, rủi ro tiềm ẩn;

- Xây dựng bộ máy tổ chức quản lí khoa học, phù hợp với thực tế;

- Lường trước khả năng thay đổi có thể xảy ra để ứng phó với sự biến đổi môi trường bên trong và bên ngoài;

- Định hướng đúng con đường sẽ đi

II.Chức năng hoạch định

Khái niệm: Chức năng hoạch định là chức năng cơ bản, trọng yếu nhất trong công tác lãnh đạo, quản lý Hoạch định là quá trình xác định phương hướng, mục tiêu và lựa chọn các phương hướng để đạt được các mục tiêu đó trong một khoảng thời gian nhất định Thực hiện chức năng hoạch định nhằm ấnđịnh rõ những mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, thiết lập một chiến

lược tổng thể và phát triển một hệ thống các loại kế hoạch khác nhau (kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn) để hội nhập và phối hợp hoạt động, xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đã đề ra Đây là chức năng rất quan trọng mà nhà quản lý phải làm trong tiến trình quản lý.

Phương pháp:

- Sản phẩm cụ thể của công tác hoạch định là các bản kế hoạch Khi lập kế hoạch, nhà lãnh đạo, quản lí phải ấn định rõ mục đích hoạt động, xác địnhmục tiêu dài hạn, ngắn hạn, suy tính dự liệu trước những việc sẽ xảy ra, xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đã đề ra Khi thiết lập một chiến lược lâu dài và lập kế hoạch chiến lược, nhà lãnh đạo, quản lý phải có tầm nhìn xa trông rộng để dự đoán các yếu tố thuận lợi, khó khăn,các yếu tố tác động, biến động của môi trường bên trong và bên ngoài, xuthế phát triển Ví dụ: Khi tiến hành đầu tư mở rộng thị trường xuất khẩu măng cụt sang Mỹ, Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phối hợp với các Bộ trưởng bộ ngành khác xác định đây là chiến lược lâu dài, cần phải vạch rõ chính sách, phương án để mở rộng mô hình phát triển

- Các dữ liệu, số liệu sẽ được thu thập từ các cuộc điều tra, thăm dò, các loại báo cáo…sau đó được tổng hợp, chắt lọc, xử lí thành các thông tin cógiá trị cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng kế hoạch Ví dụ: Để đưa ra kế hoạch phát triển cho dự án trồng dâu nuôi tằm ở Xã Thuận Sơn

- Đô lương, chủ tịch xã và các ban lãnh đạo đã cùng nhau điều tra tình hình phát triển của mô hình dâu tằm thời gian qua, đồng thời tiến hành khảo sát từng hộ gia đình và lấy báo cáo từ sở nông nghiệp và phát triển nông thôn, kiểm tra kĩ lưỡng trước khi ra quyết định mở rộng dự án

III.Chức năng tổ chức.

Khái niệm: Xác định một cơ cấu chủ định về vai trò, nhiệm vụ hay chức

vụ, chức danh được hợp thức hóa Cơ cấu chủ định này buộc những người làm việc với nhau phải thực hiện những vai trò nhất định, nhiệm vụ nhất định, có những trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn nhất định Các vai trò nhiệm vụ được xây dựng một cách có chủ đích để đảm bảo rằng các hoạt động của mọi thành viên trong tổ chức là phù hợp với nhau, mỗi người có thể làm việc trôi chảy, có hiệu quả cao trong tập thể

Khi thực hiện chức năng tổ chức, nhà lãnh đạo, nhà quản lý phải xác định

rõ ràng những nhiệm vụ phải làm, do ai làm, làm cái gì, ai quyết định, ai sẽ thựchiện, ai báo cáo cho ai, ai kiểm tra Trên cơ sở phân tích mục tiêu chiến lược, phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu, nhà lãnh đạo, quản lí thực hiện chức năng tổ chức bằng các công việc:

- Xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức làm khuôn khổ cho việc kiểm khia các kế hoạch: vạch ra cấu trúc của tổ chức, thành lập các

bộ phận chức năng, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận đó với tư cách là một tiểu hệ thống trong một hệ thống có tính chỉnh thể

- Tổ chức quản lí nhân sự: bảo đảm nhân sự cho việc triển khai các kế hoạch, chỉ đạo và kiển tra việc thực hiện kế hoạch bằng cách tuyển chọn,

bố trí, xác định vị trí, trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân (phân công công tác), phân cấp, phần quyền quản lý cán bộ, nhân viên, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, nhận xét đánh giá, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật, thực hiện chế độ chính sách, giải quyết khiếu nại tố cáo

- Tổ chức thực hiện công việc và đánh giá kết quả thực hiện các nhiệm vụ; tìm kiếm và huy động các nguồn lực, chọn lọc các yếu tố tốt nhất cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phát triển

Chức năng tổ chức chỉ được thực hiện tốt sau khi nhà lãnh đạo, nhà quản lýđã:

- Xác định mục tiêu, hướng phát triển và được cung cấp thông tin về nhữngthuận lợi, khó khăn, những nguồn lực cơ bản, tình trạng và trình độ phát triển, mức độ chuyên môn hóa, khối lượng công tác thực tế, các mối quan

hệ ngang, dọc, số lượng và chất lượng nhân sự, điều kiện làm việc, nhữngquy định ràng buộc của cơ quan quản lý vĩ mô

- Có thông tin cần thiết về nhân lực, vật lực, tài lực, các thông tin để làm cơ

sở cho việc xây dựng, điều chỉnh nội quy, quy chế và chính sách của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Các thông tin này hỗ trợ lãnh đạo, quản lý xây dựng các phương án để tuyển dụng, phân công bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực, phân loại, đánh giá nhân sự và phân bổ các nguồn lực khác, thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Ví dụ: Chủ công

ty sữa muốn mở rộng thị trường buôn bán sữa ra các tỉnh lân cận thì ông phải tìm hiểu về nguồn lực của cửa hàng mình hiện nay như thế nào, khả năng cung ứng sữa, khả năng làm việc của nhân viên, thông tin về thị trường sữa và thông tin về nhu cầu dùng sữa của dân các tỉnh lân cận ra sao

Vai trò: Chức năng tổ chức thực hiện tốt sẽ đảm bảo cho công tác tổ chức vận hành thông suốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động của hệ thống quản lí, so sánh đối chiếu với mục tiêu, kế hoạch đã vạch ra đồng thời thực hiện chức năng điều chỉnh nếu thấy cần thiết

Ví dụ: Trong lớp học, khi tổ chức hợp lí thì việc lãnh đạo dễ dàng hơn, giáo viên chủ nhiệm muốn kiểm tra tình hình học tập của lớp thì liên hệ với lớp phó học tập, muốn kiểm tra tình hình hoạt động đoàn thì liên hệ với bí thư,

IV.Chức năng điều khiển.

Khái niệm: Là sự tác động có chủ đích của nhà lãnh đạo, nhà quản lí đến cấp dưới nhằm tạo ra ở họ sự tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã đề ra với hiệu quả cao Thực hiện chức năng điều khiển chính là quá trình nhà lãnh đạo, quản lí sử dụngquyền lực (quyền lực hành chính, quyền lực tinh thần, quyền lực kinh tế) của mình tác động lên hành vi của cấp dưới.

Chức năng điều khiển của nhà lãnh đạo, nhà quản lý bao gồm:

- Ra mệnh lệnh, chỉ thị, chỉ đạo buộc cấp dưới thực hiện, chấp hành

- Ra các quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, hướng dẫn quá trình hoạt động để thực thi các quyết định đã ra

- Đôn đốc, thúc đẩy các thành viên dưới quyền làm việc với hiệu quả cao

- Chọn lọc các kênh thông tin hữu hiệu nhất để thấy trước vấn đề phải giải quyết theo hướng nào

- Giải quyết xung đột giữa các thành viên, giữa cá nhân và tập thể, giữa các

bộ phận, và các tổ chức liên quan,…

 Điều quan trọng nhất khi thực hiện chức năng điều khiển, chỉ huy chính

là việc ra quyết định quản lí và giải quyết xung đột để đảm bảo chất lượng các hoạt động theo đúng tiến độ đã vạch ra, hoàn thiện và đổi mới các quy trình hoạt động Ra quyết định quản lý đúng và giải quyết xung đột là thước đo năng lực, tài ba của nhà lãnh đạo, nhà quản lý cả về mặt

lý thuyết và thực tiễn Ví dụ: Khi muốn nhân dân tham gia giao thông phải tuân theo pháp luật thì Bộ Giao thông vận tải phải ra các văn bản pháp luật về an toàn giao thông cho nhân dân tìm hiểu

Muốn thực hiện tốt chức năng điều khiển, nhà lãnh đạo, nhà quản lý phải:

- Chọn được cách thức tác động phù hợp đến cấp dưới tùy theo đặc điểm của công việc cần giải quyết (tính cấp bách, mức độ phức tạp, tầm quan trọng của công việc) và nắm vững những thông tin về trình độ, năng lực,

sự hiểu biết công việc, phẩm chất, cá tính nhân viên Ví dụ: Cùng là một lớp học nhưng các giảng viên tùy vào nội dung và mức độ của từng môn học mà có cách tác động tới sinh viên khác nhau, yêu cầu khác nhau

- Cập nhật thông tin thường xuyên, theo dõi sát sao tình hình hoạt động của

hệ thống

Vai trò: Chức năng điều khiển quyết định việc thực hiện thành công các mục đích, mục tiêu của tổ chức, góp phần nâng cao tính tích cực, thái độ, tinh thần làm việc của người lao động trong tổ chức, qua đó nâng cao năng suất lao động

V.Chức năng động viên.

Mục đích: Huy động cao nhất mọi nỗ lực của con người trong tổ chức để thực hiện mục tiêu đã đề ra Việc động viên đúng lúc, kịp thời về tinh thần và vật chất đối với cấp dưới sẽ có tác dụng tốt, tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, tính tích cực và tinh thần trách nhiệm cao hơn trong quá trình thực hiện công việc của họ và làm cho công việc hoàn thành với hiệu quả cao

Chức năng động viên gắn liền với việc tạo ra động cơ thôi thúc làm việc cho nhân viên, vì vậy, để thực hiện chức năng động viên, nhà lãnh đạo, quản lý phải:

- Xác định những yếu tố tạo thành động cơ thúc đẩy con người đóng góp

có kết quả và hiệu quả với khả năng cao nhất của họ cho cơ quan, tổ chức

- Thỏa mãn nhu cầu về:

 Vật chất Ví dụ: Kích thích về tiền lương, tiền thưởng để động viên, đặc biệt là tiền thưởng.

 Tinh thần Ví dụ: Nếu người lãnh đạo, quản lí nắm rõ thông tin về hoàn cảnh, khó khăn riêng của các nhân viên và có sự động viên kịp thời sẽ làm cho các nhân viên cảm động và hăng say, tích cực làm việc hơn, tự nguyện dành nhiều thời gian hơn cho công việc

Vai trò: Chức năng động viên sẽ phát huy được mọi khả năng tiềm tàng củanguồn lực vào quá trình thực hiện mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

VI.Chức năng kiểm tra.

Khái niệm: Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với những điều đã được hoạch định để đảm bảo việc đạt được mục tiêu theo như

kế hoạch hoặc các quyết định quản lí đã được đề ra Chức năng kiểm tra rất quan trọng, có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống quản lý Ví dụ: Cuối năm học , nhà trường thường tổ chức thi cuối kì để xem kết quả của sinh viên qua thời gian học tập như thế nào , c ó đạt với chỉ tiêu đầu năm nhà trường dưa ra không

Mục dích chung: Nhằm đảm bảo cho việc thực hiện thành công các kế hoạch, phát hiện kịp thời sai sót, tìm ra nguyên nhân và biện pháp sửa chữa.Mục đích cụ thể cần đạt được của người loãnh đạo, quản lý khi thực hiện chức năng kiểm tra là:

- Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức bảo đảm cácnguồn lực của tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu

- Làm sáng tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ

tự quan trọng

- Xác định và dự đoán những chiều hướng chính và những thay đổi cần thiết trong hoạt động cụ thể của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

- Phát hiện kịp thời công việc bị lệch hướng, đo lường các sai lệch nảy sinhtrong quá trình hoạt động so với mục tiêu và kế hoạch đã định

- Loại bỏ những công việc thừa, không cần thiết

- Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của nhân viên

Phương pháp: Tiến hành thường xuyên việc kiểm tra và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra: Kiểm tra lường trước, kiểm tra những điểm trọng yếu,kiểm tra trực tiếp, kiểm tra gián tiếp, kiểm tra định kì, kiểm tra đột xuất, kiểm tra từ dưới lên, kiểm tra từ trên xuống Ví dụ: Để kiểm tra tình hình và chất lượng của học sinh, gi áo viên có thể kiểm tra 15 phút, kiểm tra miệng, có thể báo trước hoặc không

Vai trò: Chức năng kiểm tra rất quan trọng vì việc kiểm tra gây áp lực buộccác bộ phận, cá nhân phải thực hiện đúng quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của mình Ví dụ: Thi giữa kỳ, thi cuối kỳ là hình thức kiểm tra buộc học sinh phải thực hiện nghĩa vụ làm bài, học bài khi đi học của mình

VII.Chức năng điều chỉnh.

Mục đích: Nhằm sửa chữa các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống quản lí để duy trì các mối quan hệ bình thường giữa bộ phận điều khiển và bộ phận chấp hành, để bộ máy quản lý hoạt động nhịp nhàng, ăn khớp

Ví dụ 1 : Khi giảng viên biết được thứ tư, trường sẽ được nghỉ giỗ tổ Hùng Vương, không thể giảng dạy được , nên đã điều chỉnh lịch học chuyển sang ngàythứ

sáu, phù hợp với quyết định của nhà trường Ví dụ 2 : Nhà nước đã đưa ra điều chỉnh về hiến pháp và luật theo từng giai đoạn để phù hợp với tình hình phát triển của đất nước

Nguyên tắc:

- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết

- Điều chỉnh phải đúng mức độ, không được tùy tiện

- Điều chỉnh kịp thời, không được bảo thủ, không được để lỡ thời cơ

- Tùy theo điều kiện, hoàn cảnh cụ thể mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh thích hợp

- Điều chỉnh để khắc phục khâu yếu trong hệ thống quản lý

Muốn điều chỉnh đạt hiệu quả, nhà lãnh đạo, quản lý phải:

- Thường xuyên thu nhận thông tin về sự chênh lệch giữa hoạt động hiện tại của hệ thống quản lý với những thông số đã quy định thông qua khâu kiểm tra Ví dụ: H ằng ngày , B ộ G iao thông vận tải sẽ kiểm tra số vụ tai nạn giao thông, Bộ trưởng phải thu nhận thông tin từ cấp dưới, so sánh kết quả này so với ngày hôm qua để điều chỉnh kịp thời

- Có khí chất linh hoạt, kỹ năng lắng nghe tốt, phân biệt nhanh thông tin chính, phụ, nhạy bén trước sự biến động của môi trường bên trong và bênngoài

VIII.Chức năng đánh giá.

Khái niệm: Chức năng đánh giá là chức năng cuối cùng và rất quan trọng của quá trình lãnh đạo, quản lý đối với tất cả mọi hệ thống quản lý Nhà lãnh đạo, quản lý phải đánh giá đúng tình trạng của khách thể/ đối tượng quản lí, đánh giá kết quả hoạt động của hệ thống quản lí và đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên Trên cơ sở đánh giá, nhà lãnh đạo, quản lý sẽ dự kiến bước phát triển mới Ví dụ: Cuối năm học , gi áo viên sẽ đánh giá tình hình học tập

của học sinh, đó là cho điểm và xếp loại , từ đó quyết định thay đổi hay giữ nguyên phương thức giảng dạy cho năm học tiếp theo

Phương pháp: Việc đánh giá thường được tiến hành định kì, hoặc sau các đợt kiểm tra, thanh tra hoặc theo yêu cầu của cấp trên Ví dụ: Trong lớp học, cứ mỗi cuối tuần, giáo viên chủ nhiệm sẽ đánh giá về học tập, hoạt động, ưu và nhược điểm của lớp trong tuần vừa qua.

Vai trò: Kết quả của đánh giá hệ thống giúp nhà lãnh đạo, quản lý xác định được các vấn đề tồn tại, rủi ro, các kinh nghiệm tốt, cơ hội phát triển và là một hàn thử biểu đo lường sự toàn vẹn của hệ thống quản lí cũng như các quá trình quản lí và khả năng của chúng trong việc thực hiện mục tiêu của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Để đánh giá chính xác, nhà lãnh đạo, quản lý phải bảo đảm tính khách quan, xem xét mọi vấn đề một cách toàn diện và có thước đo phù hợp dựa vào các tiêu chuẩn, tiêu chí của các yếu tố định tính, định lượng Ví dụ: Đối với các yếu tố có thể định lượng được thì căn cứ vào hạch toán (bao gồm hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật, hạch toán thống kê, hạch toán kế toán), đối với các yếu tố định tính thì căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ để đánh giá

Câu 4: Các đặc điểm lao động nào của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến thông tin?

Các đặc điểm lao động của nhà lãnh đạo, nhà quản lý liên quan chặt chẽ đến thông tin là:

- Đặc điểm hoạt động trí tuệ

- Đặc điểm về tác phong lãnh đạo

- Đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo, quản lý

- Đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên và cấp dưới

- Đặc điểm về các năng lực liên quan đến thông tin

I.Đặc điểm hoạt động trí tuệ.

Khái niệm: Đặc điểm hoạt động trí tuệ của nhà lãnh đạo, nhà quản lí làcông việc lãnh đạo, quản lí buộc người đó thường xuyên phải đổi hướng chú ýcủa mình, không thể tập trung suy nghĩ một thời gian quá dài vào một vấn đềnào đó Trong một ngày làm việc, nhà lãnh đạo quản lí phải luôn thay đổi hướngchú ý của mình vào việc giải quyết các công việc hết sức khác nhau, ra cácquyết định nhiều loại khác nhau Ví dụ: Những người giám đốc trong một ngàyphải giải quyết nhiều công việc khác nhau như: Đi họp, kí kết sổ sách, gặpkhách hàng, kiểm tra hoạt động công ty, quan sát nhân viên, tìm hiểu thị trường,

…Vì có nhiều công việc phải giải quyết nên giám đốc phải phân chia thời gian,đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lí phải sáng tạo và linh hoạt, phải có phương

pháp khoa học quản lí, thay đổi hướng chú ý vào các công việc, ra các quyếtđịnh khác nhau.

Thực chất lao động của lãnh đạo, quản lí là quá trình thu thập, xử lí thôngtin trong điều kiện đối tượng quản lí và môi trường luôn luôn biến đổi Ví dụ:Trong công ty chế biến lương thực thực phẩm, các nhà lãnh đạo quản lí phảiluôn theo sát tình hình biến đổi của thị trường: Giá cả thị trường, mức độ tiêuthụ của người dân, sức cạnh tranh của các công ty khác Trong môi trường luônbiến đổi như thế thì các nhà lãnh đạo phải cập nhật thông tin thường xuyên, xử

lí thông tin để đưa ra những chính sách phù hợp và những quyết định đúng đắncho hoạt động của công ty

Người cán bộ lãnh đạo, quản lí trong nhiều trường hợp đòi hỏi phải raquyết định khẩn cấp, không thể chần chừ mặc dù có thể chưa có đầy đủ thôngtin cần thiết Do vậy, các nhà lãnh đạo, nhà quản lí luôn luôn phải làm việctrong tình trạng thiếu thông tin để ra các quyết định quản lí và khi có một quyếtđịnh nào đó rồi thì phải chịu trách nhiệm về quyết định của mình Chính vì thếnhu cầu thông tin của cán bộ, lãnh đạo, quản lí rất cao; đòi hỏi phải được cungcấp nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ để hạn chế những quyết định sai lầm khichưa đủ thông tin Ví dụ: Trong cuộc mất tích của máy bay MH370 đã làm náođộng trên thế giới, gây ra nhiều khó khăn cho các nhà lãnh đạo, quản lí Khi cónhững thông tin về các mảnh vỡ của máy bay ở đâu các nhà lãnh đạo nhanhchóng triển khai máy bay, tàu thuyền tìm kiếm tung tích, mặc dù đó không phải

là thông tin chính xác, các nhà lãnh đạo không thể bỏ qua bất kì manh mối nàokhi tìm kiếm máy bay mất tích Các quyết định của các nhà lãnh đạo, quản lí lúcnày là rất quan trọng vì thế đòi hỏi họ phải cập nhật thông tin thường xuyên,đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời và họ phải chịu trách nhiệm vềquyết định của mình

Quyền hạn và trách nhiệm quản lí có quan hệ mật thiết với nhau, quyền hạngắn liền với trách nhiệm Người lãnh đạo quản lí có quyền quyết định trongphạm vi quyền hạn của mình và chịu trách nhiệm về quyết định đã đưa ra Nếukhông chịu trách nhiệm sẽ dẫn thói vô trách nhiệm và những hậu quả xấu khôngthể lường trước hết được Ví dụ: Ở trường học, trưởng phòng Công tác sinh viên

có trách nhiệm quản lí các hoạt động học tập, nhu cầu xã hội của của sinh viên,phải giải quyết các vấn đề sinh viên cần hỗ trợ trong phạm vi của mình Cácquyết định mà trưởng phòng đưa ra phải đúng với quyền hạn và phải chịu tráchnhiệm về quyết định đó

Cho dù điều kiện, hoàn cảnh của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp rấtkhác nhau, lao động trí tuệ của các nhà lãnh đạo, quản lí đều nặng nề, phức tạp

và liên quan chặt chẽ đến thông tin đề ra mệnh lệnh với đối tượng quản lí, đề ranhững nhiệm vụ chuyên môn, nghiệp vụ cho cấp dưới, xác định cụ thể nhữngcông việc cần làm, thời gian hoàn thành, kiểm tra công việc của họ và đưa ranhững chỉ dẫn cần thiết Ví dụ: Điều kiện, hoàn cảnh ở các công ty nhà nướckhác với các doanh nghiệp tư nhân nhưng đặc điểm lao động trí tuệ của các nhàlãnh đạo, quản lí ở đây đều nặng nề, phức tạp như nhau Họ đều cần sự cung cấpthông tin đầy đủ để bám sát tình hình hoạt động của cơ quan mình, ban hànhmệnh lệnh, các quyết định chính xác, phân công công việc phù hợp với chuyênmôn nghiệp vụ của từng người, kiểm tra công việc để có những điều chỉnh thíchhợp

Hầu hết các nhà lãnh đạo, quản lí luôn luôn cảm thấy thiếu thời gian vì cóquá nhiều vấn đề phải giải quyết, cần quan tâm đến ngay cùng một lúc, phảiquyết định phải ra nhanh và kịp thời trong một thời gian eo hẹp Vì vậy, muốnlàm tốt công tác lãnh đạo, quản lí phải biết kế hoạch hóa công việc và xử lí cácloại thông tin nhanh chóng, phân tích được, đề ra những vấn đề then chốt cầngiải quyết ngay, từ đó ra quyết định quản lí đúng và kịp thời Ví dụ: Ở trongtrường học, trách nhiệm của bí thư đoàn rất lớn và quan trọng Họ đồng thời vừa

phải đi học như các bạn khác lại vừa phải hoạt động đoàn, thường xuyên đi họp,

… Việc học của họ sẽ gặp nhiều khó khăn nếu như họ không có kế hoạch hóacông việc cho phù hợp, giải quyết các việc cần thiết trước

II.Đặc điểm về tác phong lãnh đạo.

Khái niệm: Tác phong lãnh đạo là sự tổng hợp yêu cầu của các phươngpháp lãnh đạo đối với phẩm chất, tư cách của bản thân người làm công tác quản

lí Cùng một phương pháp lãnh đạo nhưng với những con người khác nhau cũngtạo thành tác phong lãnh đạo khác nhau Tác phong lãnh đạo thể hiện nghệ thuậtứng xử

Phân loại: Chúng ta có thể phân biệt ba tác phong lãnh đạo chính: tác phong mệnh lệnh, tác phong dễ dãi, tác phong dân chủ.

Tác phong

lãnh đạo

mệnh lệnh

- Quy định rất chặt chẽ và nghiêm ngặt các nhiệm vụ cũng như các biện pháp thực hiện cho các thành viên cấp dưới,tập trung việc giải quyết tất cả các vấn

đề trong tay mình

- Ít khi trao đổi, bànbạc với cấp dưới và

ít tiếp thu những ý kiến phản ứng và

- Phù hợp với tìnhhuống quản lí cấpbách

- Nhân viên nghiêmtúc thực hiện mệnhlệnh

- Các quyết định rõràng

- Ít đề cao tráchnhiệm của nhânviên dưới quyền

- Ít phát huy đượcsáng tạo cá nhâncấp dưới

- Hiệu quả côngviệc không cao

- Quan hệ nhân sựkhông tốt

bàn luận về quyết định của mình, thường tự thu thập thông tin, tự đánh giá thông tin và ra quyết định quản lí.

- Các quyết định, mệnh lệnh được đề

ra trên cơ sở kiến thức, kinh nghiệm, đánh giá thông tin của người lãnh đạo, quản lí

- Dòng thông tin đi

từ chiều trên xuống dưới

Tác phong

lãnh đạo

dễ dãi

- Người lãnh đạo, quản lí thiếu kiên quyết và thường daođộng khi thông qua các quyết định, tìm mọi dịp đưa việc giải quyết các vấn

đề thuộc thẩm quyền của mình chotập thể thảo luận

- Nhân viên được tự

do nhận thức

- Dễ dàng bỏ quakhuyết điểm củacấp dưới

Quan hệ lãnh đạo nhân viên rất tốt

Nắm bắt thông tinphản hồi yếu, khôngsâu sát công việc

- Kỹ luật lao độnglỏng lẻo

- Năng suất laođộng thấp, thiếuvắng chỉ dẫn cụ thểcủa quản lí

trong khi điều đó không cần thiết, thậm chí tìm cách tránh né việc giải quyết các vấn đề khiphải chịu trách nhiệm các nhân.

- Hệ thống thông tinphục vụ lãnh đạo,quản lí hoạt độngkém hiệu quả

Tác phong

lãnh đạo

dân chủ

- Người lãnh đạo, quản lí thường thông báo cho cấp dưới biết về kế hoạch hoạt động của mình, bàn bạc, thảo luận với cấp dưới về mọi phương

án trước khi ra quyết định và cuối cùng tự mình quyết định ý kiến

- Tin tưởng nhân viên

- Điều hành công việc thật sự, làm việc có nguyên tắc

Ví dụ: Có thưởng vật chất và phạt

- Công việc đượchoàn thành hiệuquả

- Thái độ lao độngtốt

- Phát huy được tínhtích cực sáng tạo và

ý thức trách nhiệmcủa các thành viêntrong tập thể

- Nhà lãnh đạo luônnắm được thông tinphản hồi từ cấpdưới

- Đoàn kết trong tậpthể

- Thông tin nội bộ

dễ dàng bị tiết lộ

nghiêm khắc.

- Thông tin thông suốt theo nhiều chiều: từ trên xuống, từ dưới lên

và chiều ngang

 Như vậy, hoạt động lãnh đạo, quản lí có thể có cả những yếu tố của cáctác phong lãnh đạo khác nhau, nhưng vẫn có một tác phong giữ vai tròchủ yếu Đối với những tập thể mới hình thành, tập thể mất đoàn kết nội

bộ, người lãnh đạo, quản lí cần có ý chí đặc biệt mạnh mẽ và nên áp dụngtác phong mệnh lệnh để nhanh chóng ổn định, giải quyết nhanh chóng cácnhiệm vụ Khi các thành viên của tập thể đã hiểu rõ nhiệm vụ, tự giác làmviệc thì nên áp dụng tác phong lãnh đạo dân chủ để tạo ra sự gắn bó, đoànkết của tập thể và dễ dàng nhận thông tin phản hồi cũng như kiểm soátthông tin nội bộ

III.Đặc điểm về uy tín của người lãnh đạo.

Đặc điểm:

- Biểu hiện phẩm chất của một cá nhân trong một con người, cho phépngười ấy tác động về mặt tâm lí-xã hội lên sự ứng xử của những ngườikhác

- Đó là hành động của người đó được cấp dưới tiếp thu như tiêu chuẩn, giátrị của chính bản thân tập thể, như những hành động phù hợp với lợi ích

cơ bản, phù hợp với những lợi ích chính đáng của các thành viên trongtập thể

- Là sự kết hợp hài hòa giữa quyền lực và sự tín nhiệm

Yêu cầu:

- Có đầy đủ thông tin và xử lí nhanh chóng các vấn đề chung và chuyênmôn, làm đúng các chức năng quản lí khi giải quyết công việc của tậpthể

- Thông tin phải do người lãnh đạo, quản lí có uy tín phổ biến, truyền đạt.Chức năng:

- Củng cố niềm tin cấp dưới

- Ủng hộ và tích cực, tự giác thực hiện các quyết định quản lí

- Tạo nên khả năng gắn kết toàn thể nhân viên thành một khối thống nhấttrong việc thực hiện mục tiêu chung

IV.Đặc điểm về tương tác thông tin giữa cấp trên và cấp dưới.

Xét về mối tương tác thông tin giữa người lãnh đạo và người dưới quyềnchúng ta thấy:

- Cấp dưới đánh giá cấp trên bằng những thông tin phản ánh sự phê bìnhhay ca ngợi Chính sự đánh giá này có tác dụng điều chỉnh hành vi củacấp trên Người lãnh đạo quản lí phải có tính tự phê cao và khả năng phântích, đánh giá, xét đoán sáng suốt những tông tin mang tính khen ngợicũng như hết sức bình tĩnh trước nhũng thong tin có ý phê bình chê tráchcủa nhân viên cấp dưới Ví dụ: Khi học được nửa chương trình học tậpcủa học kỳ I, sinh viên năm nhất sẽ có một bảng khảo sát về quá trình dạycủa một giảng viên bất kỳ, bài giảng của giảng viên tốt không, dễ hiểukhông, có tài liệu, giáo trình học phù hợp không, có dạy đủ chương trìnhhọc không, có ý kiến nhận xét như thế nào

- Cấp trên nhận xét đánh giá cấp dưới, có tác dụng điều chỉnh cấp dưới:

 Việc khen chê cấp dưới phải nhìn vào công việc, hành động cụ thể, đúnglúc, đúng chỗ thì mới mang lại hiệu quả giáo dục Ví dụ: Cuối tuần, cácchủ quản thường cho nhân viên của mình họp để đánh giá về công việc

của từng nhân viên trong tuần qua, ai có ưu điểm hoàn thành tốt côngviệc, ai đi làm muộn, không hoàn thành chỉ tiêu công việc.

 Khen đúng thành tích, đúng mức độ, không khen cấp dưới một cách dễdãi, không quá khắt khe khi khiển trách, phê bình Ví dụ 1: Khen khi sinhviên đạt kết quả cao trong học tập, tham gia nhiệt tình các hoạt động củađoàn hội Ví dụ 2: Không nên đuổi việc nhân viên khi vi phạm nội quycủa cơ quan khi đi làm muộn lần đầu

 Thưởng phạt phải nghiêm minh Ví dụ: Có một nhân viên có công trongviệc tìm ra kế hoạch cho công ty nhưng mắc phải sai lầm là làm hỏngthiết bị máy móc của công ty, trong trường hợp này cần thưởng phạt rõràng

V.Đặc điểm về các năng lực liên quan đến thông tin.

Năng lực tổ chức chung (khả năng điều khiển con người, điều khiển côngviệc):

- Muốn điều khiển được con người, điều khiển được công việc phải có khảnăng xét đoán tốt

- Khi tiếp nhận các thông tin từ các nguồn khác nhau, người lãnh đạo, quản

lí sẽ hiểu được rất nhanh tình huống hiện tại và nhận thức được những gì

có thể xảy ra trong tương lai, suy xét bản chất của hiện tượng và nguyênnhân, hậu quả của các hiện tượng đó; nhận ra ngay những cái to lớn, quantrọng nhất, phát hiện nhanh được tài năng của nhân viên

- Người lãnh đạo, quản lí có khả năng truyền đạt thông tin một cách dễhiểu khi giao tiếp với mọi đối tượng khác nhau sẽ có tính quảng giao,giao thiệp rộng rãi, điều này rất thuận lợi cho việc nắm bắt thông tin phảnhồi trong quá trình điều khiển công việc

Năng lực tổ chức đặc biệt:

- Đó là khả năng nhận biết nhanh chóng những biến đổi tâm lí của conngười trong những tình huống thực tế, qua thông tin bằng lời nói, bằngvăn bản, qua thái độ tiếp xúc.

- Sự nhạy cảm tổ chức giúp người lãnh đạo, quảm lí dễ dàng nhận biếtđiểm mạnh, điểm yếu của cấp dưới, từ đó biết dùng người và dùng đúngchỗ, sắp xếp nhân viên vào những vị trí phù hợp với trình độ, năng lực vàmong muốn của họ

- Thông qua các thông tin người lãnh đạo, quản lí tác động vào ý chí vàtình cảm của cấp dưới để bắt buộc, lôi cuốn, kích thích họ làm việc vìmục tiêu chung

Năng lực thu thập và xử lí thông tin:

- Năng lực thu thập và xử lý thông tin hết sức quan trọng đối với người làmcông tác lãnh đạo, quản lí

- Để có thể thu thập, xử lí tốt một khối lượng thông tin lớn trong công việc,bên cạnh kinh nghiệm và kiến thức sâu rộng, người lãnh đạo, quản lí cần

có một số tố chất khác Ví dụ: Thông minh, tầm nhìn xa trông rộng, tưduy độc lập, tư duy phản biện, linh hoạt, sáng suốt, suy nghĩ lành mạnh,

có sức khỏe

- Việc xử lí thông tin để ra quyết định chính xác đòi hỏi người lãnh đạo

quản lí phải có năng lực thật sự Ví dụ: Nếu năng lực thu thập và xử lí

thông tin yếu kém sẽ dẫn đến hiện tượng thu thập được thừa hoặc thiếu,hoặc không khách quan, hoặc không cụ thể và hậu quả là ra quyết địnhsai lầm

Chương 2: Những vấn đề chung về thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lí Câu 1: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?

Khái niệm hệ thần kinh: Hệ thần kinh là một hệ cơ quan phân hóa cao nhất trong cơ thể người, ở dưới dạng ống và mạng lưới đi khắp cơ thể, được cấu tạo bởi một loại mô chuyên biệt là mô thần kinh, gồm các tế bào thần kinh (nơ-ron)

và các tế bào thần kinh đệm (thần kinh giao) Cũng chính các nơ-ron đã tạo ra hai thành phần cơ bản của não, tủy sống và hạch thần kinh là chất xám và chất trắng Về mặt cấu tạo, hệ thần kinh được chia ra làm hai bộ phận là bộ phận trung ương (não, tủy sống) và bộ phận ngoại biên (các dây thần kinh, hạch thần kinh), trong đó bộ phận trung ương giữ vai trò chủ đạo Về chức năng, hệ thần kinh được chia thành hệ thần kinh vận động (điều khiển cơ, xương) và hệ thần kinh sinh dưỡng (hệ thần kinh thực vật) Hệ thần kinh sinh dưỡng lại gồm hai phân hệ là phân hệ giao cảm và phân hệ đối giao cảm Hoạt động thần kinh cấp cao ở người hình thành nên nhiều phản xạ được tập quen rất phức tạp mà không sinh vật nào có được Ví dụ về sự tác động của hệ thần kinh tới cơ thể con người: Sau khi chúng ta chạy bộ, cơ thể sẽ có những thay đổi như: thở gấp, tim

đập mạnh, ra mồ hôi, đó là sự điều tiết và sự phối hợp hoạt động của các cơ quan tim, phổi, tuyến mồ hôi của hệ thần kinh để cung cấp kịp thời oxy, các chất dinh dưỡng cho cơ thể và thải khí cacbon điôxít ra ngoài.

 Thông tin được các nhà lãnh đạo, quản lý coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý vì vai trò của thông tin trong các hoạt động lãnh đạo, quản

lý có tầm quan trọng đặc biệt cũng giống như vai trò của hệ thần kinh đối với con người, cụ thể:

- Hệ thần kinh là cơ quan duy nhất có khả năng thực hiện các hoạt động kiểm soát hết sức phức tạp, đóng vai trò rất quan trọng trong việc điều hòa mọi hoạt động của cơ thể, điều phối tất cả hoạt động của cơ quan và môi trường bên trong cơ thể Tương tự, thông tin tạo nên mối liên kết chặt chẽ trong hệ thống quản lý, giúp nhà lãnh đạo, quản lý có thể kiểm soát, xem xét, điều hành cả một hệ thống rộng lớn, phức tạp gồm nhiều nhân viên, công việc, kế hoạch,…, điều hòa các hoạt động của hệ thống, làm cho các mâu thuẫn dịu đi, không còn khả năng dẫn đến xung đột, điều động và phân phối, theo dõi và điều khiển tác nghiệp nhằm bảo đảm phối hợp công việc của những cơ quan riêng lẻ của hệ thống và điều chỉnh quá trình, nhịp điệu làm việc, vì thông tin cung cấp tin tức để ra quyết định quản lý, thông tin được truyền đi như các thông điệp để thực hiện quyết định quản lý, thông tin có mặt và tác động đến tất cả các khâu của quá trình quản lý Ví dụ 1: Giám đốc điều hành của một công ty kinh doanh túi xách cho mở một cuộc thi thiết kế túi xách, yêu cầu tất cả mọi người trong công ty tham gia, kể cả thực tập sinh, chỉ cần có ý tưởng tốt thì đều có thể trình bày bản thiết kế của mình Thông tin được giám đốc thông báo đến các trưởng phòng, và các trưởng phòng về thông báo lại cho nhân viên của mình, như vậy thông tin đó đã được truyền đi như một thông điệp và mọi người cùng thực hiện nó Ví dụ 2: Ở xí nghiệp may Việt Tiến đều có các khâu riêng biệt như: cắt chỉ, vắt sổ, thiết kế,…, khi

có một đơn đặt hàng may đồng phục từ công ty A đưa đến, xí nghiệp sẽ dựa trên thông tin về kế hoạch may, giao hàng để từ đó tất cả các khâu của Việt Tiến sẽ tiến hành may cho đúng mẫu mã, kịp tiến độ, các khâu đều thực hiện nhiệm vụ riêng của mình để cho thành sản phẩm cuối cùng,đúng với yêu cầu, nếu khâu nào gặp trục trặc thì cả xí nghiệp đều bị ảnh hưởng, cũng như hệ thần kinh, mỗi cơ quan trên cơ thể đều được hệ thần kinh giao cho những nhiệm vụ khác nhau, quy định tay – cầm nắm, chân – di chuyển,…, khi ta bị trật chân, trật tay thì từ dây thần kinh chân, tay

sẽ truyền đến dây thần kinh trung ương và làm cho ta cảm thấy đau Ví dụ3: Một giám đốc công ty bất động sản nhận định được tình hình lô đất A

ở Bình Dương đang có dấu hiệu giảm, ông ta đã cử nhân viên B đến BìnhDương để khảo sát tình hình địa phương và lô đất ở đó, trong thời gian thực hiện nhiệm vụ, nhân viên B phải liên tục đưa thông tin đã khảo sát

về cho giám đốc, và khi giám đốc nhận được thông tin nhân viên B đưa

về thì sẽ đưa ra quyết định sẽ mua lô đất A đó hay không, việc thông tin phải được truyền đi từ cấp trên xuống dưới và ngược lại sẽ làm cho quá trình thông tin được phản hồi liên tục, giúp nhà lãnh đạo xử lí được thôngtin và đưa ra quyết định, cũng giống như hệ thần kinh của con người, nếu quá trình phản hồi thông tin từ cơ quan bị tác động đến hệ thần kinh không hoạt động và ngược lại thì xem như hệ thần kinh đó đã bị tê liệt

- Hệ thần kinh bảo đảm cho cơ thể thích nghi hoàn toàn với ngoại cảnh Tương tự, thông tin giúp nhà lãnh đạo, quản lý có thể làm cho hệ thống

có khả năng tăng cường, thích nghi rất nhanh trước những biến động của môi trường bên ngoài

- Nếu như không có hệ thần kinh thì cơ thể con người sẽ không thể nào hoạt động được Tương tự, không có thông tin thì chủ thể quản lý không thể quản lý hệ thống, không thể đảm bảo cho hệ thống hoạt động và phát triển, không thể đạt tới các mục tiêu đã đặt ra cho nó

Câu 2: Tầm quan trọng của thông tin chính thức và thông tin không chính thức trong phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý?

Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý: Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý là loại thông tin đã trải qua quá trình xử lý của đội ngũ chuyên viênphục vụ lãnh đạo, quản lý Các số liệu, dữ kiện, tin tức được thu thập từ bên trong cơ quan, tổ chức và bên ngoài cơ quan, tổ chức (gọi chung là dữ liệu thô, thông tin thô) được xử lý, mã hóa, sắp xếp, diễn giải theo những cách thức nhất định bằng phương pháp thủ công hoặc bằng công nghệ để phục vụ nhà lãnh đạo,nhà quản lý ra quyết định trong từng tình huống cụ thể, ngữ cảnh cụ thể

Phân loại: Nếu phân loại theo nguồn tin của thông tin sẽ có thông tin chính thức và thông tin không chính thức Để lãnh đạo, quản lý tốt một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nhà lãnh đạo, nhà quản lý cần rất nhiều thông tin chính thức và không chính thức

I.Tầm quan trọng của thông tin chính thức.

Khái niệm: Thông tin chính thức là thông tin được phát đi theo con đường chính thức của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Ví dụ:

- Thông tin chính trị, đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước.

- Thông tin pháp luật

- Thông tin kinh tế

- Thông tin về các vấn đề văn hóa – xã hội

- Thông tin về khoa học – công nghệ (ngoại trừ bí mật khoa học – công nghệ)

- Thông tin về an ninh, quốc phòng

- Các thông tin về kĩ thuật nghiệp vụ, về hành chính quản trị, nguồn vốn, tình hình sử dụng trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

- Các thông tin về nhân viên, thông tin về tình hình sử dụng lao động, thông tin dự báo, phát triển nghề nghiệp

- Thông tin chính thức mang tính bình đẳng trong truyền đạt và tiếp nhận

- Thông tin chính thức mang lại những hiểu biết về tự nhiên, con người, xã hội, cung cấp những sự kiện diễn ra trong không gian và thời gian một cách kịp thời cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý

- Thông tin chính thức tạo nên sự thống nhất cho tổ chức

II.Tầm quan trọng của thông tin không chính thức.

Khái niệm: Thông tin không chính thức là thông tin được hình thành và lantruyền theo cơ cấu phi hình thức, gắn liền với các tổ chức không chính thức bên trong và bên ngoài hệ thống quản lý Ví dụ: Tại Đại học Sư phạm Thành phố

Hồ Chí Minh xuất hiện thông tin “học phí sẽ tăng lên thành 180.000đồng/tín chỉ

kể từ ngày 7/4” khiến nhiều sinh viên hoang mang, lo lắng mặc dù phòng Kế hoạch tài chính của trường này không hề thông báo gì về việc tăng học phí.Loại thông tin này có tầm quan trọng nhất định trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (cả lợi và hại), vì:

- Thông tin không chính thức có tốc độ truyền đạt nhanh hơn cả kênh thông tin chính thức, vì là dạng thông tin được hình thành và truyền đạt một cách tự nhiên trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, nên người quản

lý không thể dùng ý chí chủ quan để loại trừ Ví dụ: Tại công ty V.H (quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh) xuất hiện thông thông tin “sắp tới đây, nhà nước sẽ không trả chế độ thai sản cho công nhân nữ nữa”, khi giám đốc khẳng định “không hề có chuyện đó” thì nhiều nữ công nhân vẫn nghi ngờ cho rằng “ai cũng nói hết, mấy ngày nay công nhân lo lắng lắm”

- Thông tin không chính thức rất dễ bị bóp méo, xuyên tạc trong quá trình truyền tin, tạo nên dư luận tốt hoặc không tốt cho công tác lãnh đạo, quản

lý Ví dụ: Tại công ty Nhật Quang (quận Thủ Đức) xuất hiện thông tin

“khi công ty nâng lương sẽ cắt mấy khoản phụ cấp như nuôi con nhỏ, nhàtrọ,…” nên công nhân đùng đùng đình công

- Thông tin không chính thức có sức thuyết phục cao vì nó được truyền đạt một cách tự nhiên trong các nhóm có quan hệ tin cậy nhau Khi bị cấm đoán, sức thuyết phục của thông tin không chính thức càng tăng mạnh

- Thông tin không chính thức tạo nên dư luận xã hội Ví dụ: Sau thông tin gia đình bà Trần Thị Tiếp (trú tổ 32B,phường Hòa Thọ Đông, Thành phố