- Dữ liệu có 2 dạng: + Dạng có cấu trúc như các biểu ghi và các cơ sở dữ liệu + Dạng phi cấu trúc như các tập văn bản chiếm đến 80% lượng dữ liệu của 1 tổ chức - Đặc trưng cơ bản của dữ
Trang 1Thông tin phục vụ quản lý và lãnh đạo
Chương 1: Thông tin trong công tác lãnh đạo và quản lý
1.1: Những khái niệm cơ bản
1.1.1: Khái niệm dữ liệu thông tin và tri thức
- Thông tin có nhiều mức độ chất lượng khác nhau, các số liệu sự kiện hình ảnh ban đầu thu nhập được qua điều tra khảo sát là các thông tin nguyên liệu gọi là dữ liệu (Data)
- Dữ liệu có 2 dạng:
+ Dạng có cấu trúc như các biểu ghi và các cơ sở dữ liệu
+ Dạng phi cấu trúc như các tập văn bản chiếm đến 80% lượng dữ liệu của 1 tổ chức
- Đặc trưng cơ bản của dữ liệu là có thể tổ chức, lưu trữ và truyền trong các hệthống cũng như trong mạng lưới thông tin
- Khi dữ liệu qua xử lý phân tích tổng hợp và có ý nghĩa trong 1 đối tượng, 1 công việc nào đó sẽ trở thành thông tin
- Thông tin là sự phản ánh về 1 vật, 1 hiện tượng, 1 sự kiện hay quá trính nào
đó của tự nhiên và xã hội thông qua khảo sát trực tiếp hoặc gián tiếp các thông tin này tiếp tục được sử lý sẽ tạo ra sản phẩm thông tin có giá trị cao hơn gọi là thông tin có gái trị gia tăng và thông tin đó trở thành hàng hóa dữ liệu mô tả sự việc không đánh giá sự việc còn thông tin luôn mang 1 ý nghĩa xác định và gồm nhiều giá trị dữ liệu nói cách khác thông tin dữ liệu có ý nghĩa
Nguyên liệu Xử lý phổ biến Sản phẩm thông tin
Trang 2- Khi đó thông tin trở thành tri thức = tư duy trên các tư duy trên các thông tin đã qua xử lý tích cực qua quá trình suy nghĩ học hỏi để nhận thức mới trở thànhtri thức.
- Bao gồm tất cả hiểu biết của con người được sở hữu của con người nói cách khác thông tin là cái của người còn tri thức là “ cái của mình”
- Tri thức là tập hợp của thông tin hữu ích được trí tuệ con người xác nhận đưa nào thực hiện trong thực tiễn
- Sự phân chia khái niệm dữ liệu thông tin dữ liệu và tri thức là tương đối Dữ liệu của người này thông tin với người khác, thông tin của người này là tri thức củacon người khác
- Ngày nay tri thức đang trực tiếp tạo ra quyền lực và tiền bạc và sức cạnh tranh
- Tri thức là thông tin mang dấu ấn của 1 con người, có khả năng nắm bắt thông tin mang dấu ấn của 1 con người, có khả năng nắm bắt và áp dụng tri thức chuyên môn của các thành viên trong tổ chức đóng vai trò cơ bản duy trì và tạo thế cạnh tranh của tổ chức đó Vì vậy, nguồn lực con người là quan trọng nhất trong bất kỳ hệ thống tổ chức
1.1.2: Khái niệm thông tin quản lý
- Trong hoạt động quản lý từ nhiều đến các đơn vị hành chính sự nghiệp các đơn
vị sản xuất kinh doanh… Thông tin là loại tài nguyên giúp cho nhà quản lý có khả năng thực hiện các công việc quản lý đánh giá các hoạt động ghi chép lại lịch sử hoạt động đơn vị
- Thông tin rất phong phú đa dạng có từ nhiều nguồn khác nhau, phục vụ cho nhiềuđối tượng, do đó cung cấp những thông tin phù hợp và kịp thời cho nhà quản lý là nhiệm vụ đặt ra đối với các hệ thống thông tin Do vậy, quản lý thông tin đòi hỏi,
hệ thống tri thức được sử dụng hợp lý
- Thông tin với tổ chức phục vụ cho việc ban hành và triển khai thực hiện quyết định quản lý ( quá trình truyền thông) thông tin cho kiểm tra đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý
Thu nhập, xử lý Triển khai thực hiện SPT2
Trang 3Thông tin phản hồi
1.1.3: Khái niệm hoạt động thông tin
- Quan điểm triết học: Hoạt động thông tin là phản ánh thế giới vật chất dạng tiềm năng để có được thông tin cần có đối tượng thu nhận tin quá trình tác động qua lại giữ nguồn tin và đối tượng thu nhận tin gọi là quá trình thông tin nói phát huy nguồn tin có thể là 1 người, 1 nhóm người, 1 tổ chức thông tin được gọi là mã (code) nói thu nhận tín hiệu truyền đi của nơi phát thông qua các kênh hoặc qua các vật mang tin khác hoặc qua các phương tiện truyền thông sóng âm, sóng điện
từ, viễn thông… những tín hiệu giữa nơi phát và nơi thu có thể hiểu khi sử dụng cùng 1 hệ thống tín hiệu
- Quá trình phát triển xã hội gắn liền với sự chuyển giao thông tin giữa các thế hệ các thế hệ các thông tin có thể truyền trực tiếp giữa người với người hay qua các phương tiện truyền thông các hoạt động thông tin đại chúng thông qua các phương tiện truyền thông
- Có 1 loạt thiết chế xã hội, hoạt động với chức năng chuyển giao sự hiểu biết như các tổ chức như các tổ chức nghề nghiệp, hoạt động hành chính trong đó có: hoạt động thông tin có nhiệm vụ thu thập, xử lý, chuyển giao thông tin tới nguồn thu thập Giúp họ giải quyết những nhiệm vụ cụ thể trong từng lĩnh vực cụ thể
1.1.4: Khái niệm tổ chức
- Thuật ngữ tổ chức được hiểu là công việc cần thiết để tiến hành hoạt động vào đónhằm đạt được hiệu quả tốt nhất làm cho công việc có trật tự nề nếp từ điển tiếng việt định nghĩa Tổ chức là sự sắp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là
cơ cấu nhất định
- Tổ chức là hạt nhân khởi đầu để dẫn tới hình thành 1 tổ chức cơ quan xí nghiệp Đồng thời trong quá trình vận hành, tổ chức luôn song song tồn tại và phát triển trong đố xã hội, do đó có thể định nghĩa tổ chức là 1 nhóm cá thể liên kết với nhau
do cũng có 1 mục đích chung
Bộ GD-ĐT
Trang 41 cơ cấu chặt chẽ mang tính hệ thống với mục tiêu cụ thể phải hoàn thành.
- Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong công việc Những ưu, nhược điểm của tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp
- Trong XH có 2 loại tổ chức:
+ Tổ chức sản xuất kinh doanh
+ Tổ chức bộ máy quản lý
1.1.5: Khái niệm quản lý
- Thuật ngữ quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy tìm hiểu hướng dẫn các quá trình XH & hành vi hoạt động của con người nhằm mục đích của người quản
lý phù hợp quy luật khách quan Thực chất quản lý là tổ chức điều khiển theo dõi với những yêu cầu nhất định do đó quản lý cẩn hiểu với 3 ý nghĩa nhân tố đảm bảoduy trì chỉ đạo thực hiện mục đích
- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên sự nhận thức và sử dụng các quy luật khách quan thực hiện chức năng có hiệu quả
- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong 1 lĩnh vực nhất định Chính vì vậy, quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động
- Xã hội phát triển, vai trò quản lý càng lớn, nội dung càng phong phú
+ QL vi mô
+ QL vĩ mô
1.1.6: Khái niệm về lãnh đạo
Trang 5Lãnh đạo là người đề ra chủ trương và tổ chức động viện thực hiện
Nhiệm vụ:
- Phân tích tình hình, định hướng vạch ra chiến lược
- Đưa ra các quyết định quan trọng
- Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức bên trong và bên ngoài
Chức năng:
- Xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài ( Trung- dài hạn)
- Lựa chọn chủ trương, chiến lược
- Điều hòa, phối hợp các mối quan hệ, động viên thuyết phục mọi người
Do đó, đối với cán bộ lao động là người có uy tín, am hiểu chuyên môn sâu, phân công công việc hợp lí khoa học, hoàn thành nhiệm vụ được đảm nhiệm
1.1.7: Mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lí
- QL là 1 hoạt động gồm 5 yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh
và kiểm soát những công việc chủ yếu của ql:
+ Thực hiện các quyết định của lành đạo
+ Xử lí các công việc hàng ngày
+ Đảm bảo cho bộ máy hoạt động cho c.ty đồng thời có mối quan hệ với lãnh đạo kết hợp ở 3 phương diện: - Thông qua tập thể thúc đẩy tính tích cực của cá nhân
- Điều hòa giữa người- người giảm mâu thuẫn 2 bên
- Tăng cường hợp tác hỗ trơ lẫn nhau tạo ra giá trị khác lớn hơn giá trị cá nhân, mục đích là năng suất và hiệu quả
II – Mối quan hệ giữa thông tin với HTQL
1 Thông tin là nguồn lực của tổ chức
- Thông tin được coi như 1 nguồn lực có giá trị của các cơ quan, các tổ chức, việc
ql và sử dụng hợp lý khoa học những thông tin sẽ thúc đẩy sự sáng tạo phát triển nhanh chóng các sản phẩm mới, nâng cáo năng suất lao động và chất lượng sp.Đồng thời, làm cho uy tín ngày càng cao của các cơ quan, các tổ chức
Trang 62 Thông tin và phản hổi
- Thông tin trong hệ thống ql đòi hỏi những tri thức được thu nhập, xử lý Thông tin đầu vào lựa chọn sau đó thông tin được tổ chức phục vụ cho việc ban hành và triển khai thực hiện quyết định ql quá trình truyền thống, quá trình thực hiện thông tin cho kiểm tra đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý là thông tin phản hồi
- Từ đó, điều chỉnh thực hiện quyết định quản lý gọi là thông tin hồi ra cho hđ ql bao gồm xây dựng quyết định quản lý rồi triển khai thực hiện quyết định quản lý rồi kiểm tra quyết định ql
Nguồn Ql: Nguồn tin ( QĐQL) thông điệp mã hóa truyền đạt giải thích hướng dẫn
Nguồn bị Ql: Tiếp nhận thông điệp Giải mã thực hiện quyết định ql kết quả
- Quá trính triển khai thực thi quyết định ql thông tin nhiễu hoặc thông phản hồi
trong hoạt động thì người ql xử lý và giải thích hướng dẫn để đạt kết quả tốt
3 Thông tin là sản phẩm của lđql
- Thông tin ko phải là việc nhưng nó luôn luôn tồn tại trong các vỏ việc goi là vật mang tin hoặc gía mang tin
- Thông tin tự nó không phải biến đổi nhưng các sự vật và hiện tượng mà nó lại luôn biến đổi theo thời gian
Giá trị của thông tin giảm theo thời gian ( thông tin bị lão hóa )
- Nội dung của thông tin ko phản ánh đầy đủ giá trị thông tin Gái trị thông
tin được đo bằng hiệu quả ql, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con người nhờ
sủ dụng thông tin
4 Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của ql
- Quá trình ql là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể và khách thể ql Vì vậy, thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý Thông tin vai trò quan trọng trong việc ra quyết định ql và thực hiện các chức năng ql: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra
Trang 7- Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý, thông tin chuyển động theo chiều dọc từ cấp trên xuống cấp dưới và cấp dưới lên cấp trên
- Thông tin chuyển theo chiều ngang
5 Số lượng thông tin được quy định bởi tính đa dạng và phong phú của hđql
- Thông tin là đối tượng lãnh đạo của nhà ql Quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản:
+ Thông tin kế hoạch( chỉ đạo hoạt động sản xuất)
+ Thông tin môi trường( là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý)
+ Thông tin thực hiện( phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức )
- Thông tin là công cụ của nhà ql( là cơ sở của kế hoạch hóa, là phương diện
chỉ đạo các hoạt động của tổ chức )
- Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ
được giao Nhà ql cung cấp cho người thực hiện những thông tin về mục đích và mục tiêu của sản xuất – kd, các nguồn lực được sử dụng cách thức tiến hành sx, quy trình công nghệ, thực trạng và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trường
III- Đặc điểm thông tin phục vụ lđ & ql
1 Đặc điểm về hình thức của thông tin
- Là các văn bản chỉ đạo trực tiếp
- Đk cung cấp theo thẩm quyền ở mỗi cấp ql
- Thông tin đầu ra: + Các dữ liệu đã dk xử lý
+ Các báo cáo đã dk phân tích dưới các hình thức phù hợp vs đối tượng người dùng trong tg thích hợp
+ Báo cáo mang tính chuyên sâu & tính tổng hợp cao
2 Đặc điểm về nội dung thông tin
Trang 8- Thông tin phục vụ chủ trương, chính sách, chiến lược
- Thông tin cho kiểm tra việc thực hiện quyết định có tính chất điều hành
- Thông tin phục vụ chỉ đạo, giải quyết sự vụ hàng ngày
Yêu cầu đối với nd thông tin:
- Tính chính trị:
+ Thể hiện chủ trương, đường lối chính sách của Đảng
+ Đúng yêu cầu, sát chức năng, nhiệm vụ lđ ql
+ Phù hợp lý tưởng xã hội và đảm bảo ồn định chính trị
- Tính tối ưu đầy đủ:
+ Phản ánh, giải đáp dk yêu cầu ql
+ Vừa đủ: ko thiếu, ko thừa, ko bỏ sót
+ Tạo lập cái nhìn toàn diện
- Tính chính xác
+ Phản ánh đúng hiện thực khách quan
+ Ko bóp méo, thêm bớt, suy diễn chủ quan
+ Đúng nguyên, đúng bản chất thông tin gốc
+ Đúng lúc nhất: ko quá sớm hoặc quá muộn
+ Phù hợp tính chất của thông tin
Trang 93 Đặc điểm về nguồn cung cấp thông tin
- Bên trong tổ chức: báo cáo, sổ sách của tổ chức
- Bên ngoài: đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ
4 Người dùng tin và nhu cầu tin
Ở các mức độ khác nhau, đặc điểm người dùng tin và nhu cầu dùng tin thùy thuộc vào:
IV- Vai trò thông tin trong công tác lđ & ql ngành
1 Đáp ứng nhu cầu ctac lđ & ql ngành
- Đảm bảo thông tin cho việc lãnh đạo và ra quyết định
+ Nhận thức vấn đề vần phải khoa học và ra quyết định
+ Nhận thức cơ hội cũng như thách thức đối vs tổ chức
+ Xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu
+ Lựa chọn các phương án để thực thi các quyết định ql
- Cung cấp thông tin cho tổ chức thực hiện quyết định ql
+ Nhận thức các vấn đề liên quan cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
+ Xd các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực và phân bố các nguồn lực khác
+ Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
- Đảm bảo thông tin cho công tác lđ và ql
Trang 10+ Nhận thức các vấn đề liên quan tới động cơ thức đẩy nhân viên
+ Cung cấp các dữ liệu làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế và chính sách của tổ chức
+ Lựa chọn các phương pháp và phương cách ql hiệu quả
- Cung cấp thông tin cho kiểm tra định hướng kết quả
+ Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
+ Cung cấp các dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn cụ thể
+ Xây dựng các phương án để đo lượng và các giải pháp sửa chữa sai lầm ( nếu
có ) chủ thể
2 Công cụ của quá trình hoạt động lđ và ql
- Cung cấp cơ sở khoa học cho quyết định lđ và ql
- Cung cấp căn cứ thực tiễn cho điều hành và giám sát
- Là công cụ cho đánh giá kết quả công tác
3 Nâng cao năng lực lđ & ql
- Phản ánh hiệu quả & chất lượng quyết định lđ & ql
- Thể hiện các ưu, nhược điểm của hoạt động lđ & ql
- Căn cứ để đề xuất giải pháp nâng cao năng lực lđ & ql
V- Đặc điểm người dùng tin & nhu cầu thông tin ql
1 Đặc điểm nhu cầu dùng tin ở các cấp lđ & ql
- Cấp độ ql & thẩm quyền lđ ( Trung ương, trung gian, cơ sở)
- Trình độ nghiệp vụ
- Phạm vi nghiệp vụn
Trang 112 Đặc điểm nhu cầu thông tin trong hoạt động lđ & ql
- Các nguồn thông tin phục vụ lđ & ql
+ Nhằm cụ thể hóa mục tiêu: Thông tin chỉ đạo
+ Cho hình thành mục tiêu : Phản ánh kết quả phối hợp & tác động
+ Để đối chứng: đánh giá của XH
- Phạm vi bao quát & mức độ xử lý thông tin
+ Mang tính tổng hợp, đầy đủ, xác thực, cô đọng & có chọn lọc, được phân tích có
hệ thống, có tính dự báo và định hướng
+ Có quy mô và thường không được xác định trước
+ Từ nguồn thông tin nội bộ và thông tin lấy từ bên ngoài ( cấp chiến lược – cấp trung ương ; cấp trung gian – cấp chiến thuật ; cấp cơ sở - cấp tác nghiệp )
Chương 2: Quy trình thông tin phục vụ lđ & ql
1 Trình bày xác định nhu cầu thông tin của các cấp lđ & ql
Trang 122 Trình bày quá trình thu thập thông tin & xử lý thông tin phục vụ lđ
3 Trình bày công tác bảo quản & lưu trữ thông tin, công tác cung cấp & phổ biến thông tin phục vụ lđ & ql
Trả lời
1 Xác định nhu cầu thông tin của các cấp lđ & ql
Trong quá trình sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ lđ &
ql đóng vai trò quan trọng để cung cấp cho họ những thông tin cần thiết:
- Thông tin quá khứ: phản ánh các kết quả đã đạt dk
- Thông tin hiện tại: xá định các vấn đề hiện thời cho giải pháp điều chỉnh
- Thông tin dự báo ( tương lai ): xác định phương hướng mục tiêu phát triển
a, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến lược
- Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho
các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai
- Loại thông tin đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp cao
- Dữ liệu để xử lý thông tin, là từ bên ngoài tổ chức
Nhu cầu thông tin của họ , giải quyết các vấn đề chính:
- Vạch ra phương hướng và mục tiêu phát triển
- Xác định chiến lược, chính sách
- Lên kế hoạch
- Dự báo phát triển
- Tổ chức và chỉ đạo hoạt động
Thông tin dành cho nhóm này gồm các thông tin:
- Mang tính tổng hợp, ít chi tiết hơn
- Có quy mô rộng & thường ko dk xác định trc
- Lấy từ nguồn thông tin nội bộ và từ ngoài môi trường ( bên ngoài chiếm tỉ lệ
Trang 13- Thông tin về môi trường ql: Thông tin chính trị, pháp luật, kinh tế, xã hội, xu
thế phát triển
- Thông tin về đối tượng bị ql
Thông tin phản hồi và các thông tin gây nhiễu
- Cần nhiều dạng thông tin khác, bổ sung cho nhau
- Họ cần thông tin trong khoảng thời gian dài & mang tính dự báo cao
- Có xu hướng thích sử dụng các thông tin đã được xử lý, đánh giá bao gói
( nén lại) nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác
b, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến thuật
- Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn chủ yếu phục vụ các nhà ql phòng ban trong tổ chức
- Thông tin trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định
- Loại thông tin cần dk cung cấp định kì
* Nhu cầu thông tin đối vs cán bộ ql
- Có thẩm quyền ql, tổ chức, chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, định hướng các hoạt độngtheo các mục tiêu đã định trên địa bàn ql của mình
- Thông tin ít nhiều mang tính tổng hợp và chi tiết hơn so vs ql cấp chiến lược
c, Nhu cầu thông tin của các cấp ql tác nghiệp
- Là những thông tin sử dụng cho công tác điều hành, tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức
- Là loại thông tin đòi hỏi mức độ chi tiết & được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức
- Là loại thông tin cần dk cung cấp thường xuyên
* Nhu cầu thông tin
Cần các thông tin tức thời, mang tính chi tiết, cụ thể có liên quan đến từng vấn đề nhất định về mặt định lượng và định tính
Trang 142 Quá trình thu thập tt phục vụ lđ & ql
a, Các hình thức thu thập thông tin
- Thông tin định lượng : các số liệu thống kê, báo cáo hàng tháng quý/ năm, kết quả và tổng điều tra
- Tt định tính: mô tả bản chất, mối quan hệ, động thái phát triển ( các văn bản,quyết định, quy định, quy chế, báo cáo phân tích, các sơ đồ, biểu đồ phân tích , đánh giá )
- Thông tin dự báo: Kết quả tư duy khoa học dựa trên cơ sở phân tích tồng hợp, hệ thống hóa, khái quát hóa và logic hóa Tập hợp các sự kiện, dữ kiện, hiện tượng nhằm mục đích phán đoán hoặc xác đinh phương hướng phát triển trong tương lai
b, Các nguồn thông tin chủ yếu
- Thu thập các kênh thông tin trong tổ chức
+ Các kênh thông tin theo chiều dọc
Ngang
+ Các kênh thông tin từ trên xuống
Từ dưới lên
- Thu thập các kênh thông tin ngoài tổ chức:
+ Kênh thông tin chính thức: các cơ quan chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nước có liên quan
+ Kênh thông tin đại chúng: báo chí, truyền thanh, truyền hình
+ Kênh thông tin khoa học: sách, báo, TLTK trong và ngoài nc có liên quan
+ Kênh thông tin phi chính phủ: dư luận XH
Xử lý thông tin phục vụ lđ & ql
a, Xử lý thông tin về hình thức
Trang 15- Xử lý hình thức ( mô tả thư mục tài liệu ) là quá trình lựa chọn các chi tiết đặc
trưng của 1 tài liệu và trình bày chúng theo quy tắc nhất định nhằm giúp ngườidùng tin dễ dàng tìm thấy dữ liệu
+ Xuất xứ tài liệu: tên tác giả, tác phẩm, năm xuất bản, nơi xuất bản chỉ số lưu giữ+ Cung cấp các thông tin, địa chỉ để truy cập tới thông tin
b, Xử lý nội dung thông tin bao gồm các công đoạn như là
Phân đoạn định chủ đề định từ khóa tóm tắt chú giải tổngquan
- Mức độ xử lý nội dung thông tin phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người
dùng và khả năng đáp ứng của từng cơ quan thông tin
Xử lý thông tin là kỹ năng ghi lại tất cả đặc trưng về hình thức và nội dung thông tin trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm và kiểm soát không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin đó Sản phẩm của xử lý là các cơ sở dữ liệu, các ấn phẩm thông tin: gồm ấn phẩm thư mục,chuyên đề, bản tin,…
c, Công cụ cho xử lý thông tin
- Bảng Cutter
- Băng phân loại ( DDC, UDC )
- Bẳng từ điển từ chuẩn
- Bộ từ khóa
- Bộ tiêu đề, chủ đề của thư viện quốc hội Mỹ ( LCSH)
3 Bảo quản và lưu trữ thông tin
a, Các yêu cầu bảo quản thông tin về vật lý, công nghệ và quá trình sử dụng
- Vật lý là kho thông tin bố trí nơi khô ráo, thoáng khí, tránh ẩm ướt Tài liệu trên giá không xếp quá chật.Trang bị quạt thông gió, mấy điều hòa, hút bụi & phụcchế tài liệu
- Công nghệ bảo trì: chỉnh lý, kiểm tra và truy cập thường xuyên, sao lưu địnhkỳ
- Quá trình sử dụng: GD ý thức người sử dụng ( kho tài liệu vật lý và kho sử dụng )