Chương 4: Đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
II- Yêu cầu đối với đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
- Nguồn tin là nguyên liệu đầu vào của hoạt động thông tin khoa học trong các cơ quan thông tin đối với việc đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
- Giá trị tiềm lực thông tin của các cơ quan thông tin là kết quả của quá trình thu thập, xây dựng, tích lũy và phát triển lâu dài phát triển nguồn tin hợp lý trên cơ sở nhu cầu đảm bảo thông tin phục vụ lđ & ql
- Công tác phát triển nguồn tin đk xây dựng trên cơ sở công tác tổ chức ql, khai thác và căn cứ vào nhu cầu đích thực của người dùng, do đó cần đủ số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về hình thức.
2. Đảm bảo tính chính xác, tính kịp thời, khoa học của tt
- Xử lý thông tin tại các cơ quan với các dạng khác, văn bản đến và đi, các tài liệu đặc biệt có vai trò quan trọng trong hoạt động ql dk sản sinh ra trong quá trình thực hiện đồng thời trợ giúp cho quá trình ra quyết định, chỉ đạo, giám sát công việc hàng ngày. Do vậy, cần ql tốt các loại văn bản, theo dõi, đôn đốc quá trình xử lý văn bản. Cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho lđ ql. Các văn bản được xử lý theo mẫu hiện hành của nhà nước: mẫu số công văn đến và đi, mẫu số theo dõi luân chuyển và giải pháp, các văn bản nội bộ. Các nguồn thông tin thu thập dk tiến hành xử lý, lựa chọn những thông tin chính xác, khoa học đồng thời loại bỏ các thông tin ko cần thiết, trùng hợp hoặc độ tin cậy thấp.
- Xử lý thông tin phục vụ lđ:
+ Kiểm tra độ tin cậy, tính chính xác của thông tin: phân tích, so sánh, đối chiếu, xác định tính chung thực, mức độ tin cậy của thông tin.
+ Đối chiếu chọn lọc, chỉnh lý biên tập thông tin theo mục đích, yêu cầu đảm bảo chất lượng thông tin ko quá tải, ko yếu tin
+ Phân tích thông tin: tìm hiểu, tài liệu bản chất, tình hình, đánh giá biện pháp , kinh nghiệm, kiến nghị……
+ Tổng hợp thông tin, sắp xếp các mối quan hệ mạch lạc, có hệ thống theo các tiêu chí: thời gian, tầm quan trọng, tính phổ biến, hệ thống hóa thông tin rõ ràng, phản ánh trung thực thông tin nhận dk.
3. Đảm bảo chất lượng hưởng phục vụ thông tin
- Người cán bộ xử lý thông tin cần tìm nổi bật căn cứ cơ sở lý luận và sự kiện để lđ ql đưa ra quyết định đúng đắn:
+ Đánh giá thông tin, nêu ra những đánh giá khách quan
+ Kiến nghị nếu có, nêu ra những kiến nghị về xử lý thông tin đó
+ Tóm lược tin: Ngắn gọn, cô đọng hướng vào vấn đề cần quan tâm làm nổi bật khía cạnh mới
+ Xác định đúng đối tượng nhận thông tin: phân phối, gửi thông tin
+ Xác định hình thức truyền tin: Trực tiếp, gián tiếp bằng miệng, văn bản các phương tiện kỹ thuật
+ Lưu trữ bảo quản thông tin, bí mật thông tin Tóm lại, chất lượng phục vụ thông tin:
- Kịp thời
- Đầy đủ
- Hữu ích
- Thông tin có thể kiểm chứng được
• Hiệu quả phục vụ thông tin:
- Đảm bảo đầy đủ, tin tối đa nhu cầu tin của lđ ql
- Giảm chi phí đầu vào, giữ nguyên sản lượng đầu ra
- Giữ yếu tố đầu vào, phát triển đầu ra 4. Chuyên môn hóa nhân lực phát triển
- Dưới tác động CNTT& TT, nghề của người cán bộ TT hiện nay là điểm giao nhau của 3 mặt:
+ Sự hiểu biết về nguồn tin và tổ chức nguồn tin
+ Sự hiểu biết và đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng + Sự hiểu biết về CNTT
Người cán bộ thông tin:
- Là người tổ chức và bảo quản, phổ biến thông tin ( chuyên gia thông tin) am hiểu CNTT, chuyên gia web, chuyên gia quản trị tt, nhà tiếp thị, nhà cung cấp dịch vụ tt
- Nắm bắt và làm chủ các nguồn thông tin, biết đánh giá chất lượng các sản phẩm thông tin, biết truy cập tt, là cầu nối, bộ lọc giúp cho người dùng tin sử dụng những tt hiệu quả tốt nhất.
- Có khả năng quản trị dữ liệu số, cung cấp khái niệm truy cập tt, tạo thuận lợi xử lý dữ liệu ở các nơi khác, trợ giúp nguồn tin trực tuyến.
5. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin a, Các loại hình sản phẩm tt
- Nguồn tt pháp luật, các văn bản chủ trương, đường lối, chính sách, chiến lược định hướng phát triển, các văn bản quy chế, luật, pháp luật, pháp lệnh, nghị định, quy định, quy chế..
- Nguồn thông tin thống kê: hệ thống thông tin ql, hệ thống thông tin ql, hệ thống biểu mẫu lĩnh vực ql, hệ thống thông của lĩnh vực thống kê
- Nguồn thông tin khoa học các trang web, các cơ sở dữ liệu, các báo cáo tổng hợp, phân tích luật để số liệu điều tra cơ bản, các chủ trương chính sách phát triển, khoa học kỹ thuật công nghiệp, các báo cáo thực hiện đề tài, dự án, chương trình của các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước.
b, Các dịch vụ thông tin:
+ Dịch vụ theo yêu cầu: lựa chọn các nguồn tin phù hợp vs nội dung vs ng ql
+ Dịch vụ phổ biến tt chọn lọc: cho lãnh đạo ql, dịch vụ cung cấp tài liệu gốc, dịch vụ tư vấn cho ql
+ Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc + Dịch vụ dịch thuật tài liệu
+ Loại hình thư mục theo chuyên đề + Dịch vụ tư vấn cho lđ ql
+ Dịch vụ tra cứu thông tin tài liệu theo yêu cầu có thể trực tiếp hoặc từ xa
Khi lđ ql nắm vững tt đa chiều, giúp cho việc theo dõi giám sát và có biện pháp tháo gỡ, có cái nhìn khách quan chính xác đối tượng ql để đưa ra quyết định đúng, thực hiện hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ và phát triển bền vững.