Các câu hỏi và câu trả lời ôn thi cuối kì của môn Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý. Các câu trả lời đều có ví dụ minh họa kèm theo. Với một số nội dung như là hệ thống thông tin trong quản lý, các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý, các kỹ năng, yếu tố cần có đối với một chuyên viên làm công tác thông tin cho lãnh đạo và quản lý.
Trang 1CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CUỐI KÌ
MÔN THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ
Câu 1: Tại sao thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý?
Thông tin được coi là hệ thần kinh của hệ thống quản lý tại vì thông tin là hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa các yếu tố của hệ thống cũng như giữa hệ thống với môi trường, hoàn cảnh môi trường Thông tin phục vụ mọi chức năng quản lý, mọi cấp quản lý, là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất mục đích và hành động của tổ chức và thông tin là một công cụ, một phương tiện của quyền lực, ai tổ chức tốt hệ thống thông tin người đó sẽ có quyền lực trong tay Không những vậy, thông tin còn giúp nhà lãnh đạo, quản lý xác lập các cơ sở tiền
đề khoa học cần thiết để xây dựng, đề ra các mục tiêu Giúp nhà quản lý cần phải lập kế hoạch, xác định cơ hội cũng như thách thức đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bên cạnh đó, đường lối, chính sách, chủ trương, biện pháp của nhà lãnh đạo, quản lý đưa ra muốn được cấp dưới thực hiện phải thông qua thông tin,… Như chúng ta thấy, thông tin phục vụ cho tất cả hoạt động của hệ thống quản lý, lãnh đạo Thông tin vô cùng cần thiết và có thể nói nó là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào
Câu 2: Phân tích các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý?
*Các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý:
Tính đầy đủ của thông tin:
Là yêu cầu không thể thiếu đối với thông tin được sử dụng cho người lãnh đạo, quản lý Thông tin phải đa chiều, đa dạng, toàn diện mọi khía cạnh Cung cấp những thông tin cần và đủ để ra quyết định đúng, để tác động quản
lí có hiệu quả
Thông tin cần và đủ là thông tin phải chứa đựng tất cả những tin tức cần thiết về khách thể quản lý, tất cả các thông số hệ thống bị quản lý, những số liệu chính xác, tin cậy Thông tin không đầy đủ, phiến diện, một chiều, bị cắt xén làm cho người lãnh đạo, quản lý nhận diện sai về sự vật, hiện tượng, con người, từ đó có thể dẫn đến quyết định sai lầm
Tính chính xác, xác thực:
Trang 2Tính chính xác, xác thực thể hiện ở mức độ chi tiết hóa của thông tin, độ xấp
xỉ của nó với nguyên bản mà nó biểu hiện, phản ánh trung thực, khách quan tình hình của khách thể quản lý và môi trường xung quanh nó Người lãnh đạo, quản lý dựa vào các thông tin để phân tich, nhận định, đánh giá tình hình Vì vậy, thông tin phải đảm bảo độ chính xác, độ tin cậy cao
Không bảo đảm yêu cầu về độ chính xác, xác thực của thông tin sẽ dẫn đến hậu quả người lãnh đạo, quản lý sẽ phân tích, tổng hợp, xử lí thông tin sai, từ
đó ra quyết định sai, có thể gây hậu quả nghiêm trọng
Tính chính xác đặc biệt quan trọng trong khi ra quyết định quản lý vì người nhận thông tin phải hiểu đúng ý nghĩa của thông điệp truyền đi trong hệ thống quản lý Thông tin phải có nội dung địa chỉ cụ thể
Ví dụ: thông tin báo cáo phải rõ ràng: báo cáo cho ai, về vấn đề gì, để giải quyết cái gì,…
Tính tối ưu:
Tính tối ưu có nghĩa là tránh được tình trạng thiếu và quá dư thừa thông tin.Tình trạng thiếu thông tin sẽ làm cho lãnh đạo, quản lý đánh gía không đúng về tình hình cụ thể, thực chất của vấn đề, sẽ dấn đến việc lãnh đạo, quản lý chủ quan, ra quyết định hấp tấp, không có căn cứ
Tình trạng quá dư thừa thông tin cũng có hại vì có nguy cơ lãnh đạo, quản
lý bị chìm ngập trong dòng thông tin thiếu hệ thống, chậm được xử lí, hạ thấp độ xác thực của thông tin
Tính kịp thời:
Thứ nhất là: Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể do sự chín muồi của vấn đề Nếu thu thập xử lý thông tin quá sớm hoặc muộn sẽ dấn đến thông tin chưa đủ độ chín muồi và có thể thay đổi ngay sau đó hoặc dẫn đến tình trạng ra quyết định không kịp thời
Chính vì vậy mà thông tin được thu nhận, xử lý kịp thời thì thông tin đó mới phục vụ tốt cho quá trình quản lý
Thứ hai là: do thay đổi của các sự kiện thực tiễn nhanh chóng nên tính thời
sự của thông tin rất chú trọng để lãnh đạo, quản lý cập nhật mọi tình hình Nếu thông tin chậm trễ gây khó khăn cho việc ứng phó và giải quyết vấn đề.Vì vậy, thông tin kịp thời thể hiện ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm với công việc và sự tôn trọng cấp trên của cấp dưới
Thứ ba là: tính kịp thời của thông tin đặc biệt quan trọng khi cần ra quyết định quản lý nhanh nhưng trong thực tiễn thì tính đầy đủ và tính kịp thời
Trang 3mâu thuẫn với nhau Thông tin càng đầy đủ càng mất sức lực và thời gian, quyết định vấn đề sẽ kéo dài, làm giảm tính kịp thời Và biện pháp để khắc phục vấn đề này là hoàn thiện hệ thống thông tin cơ sở vật chất kỹ thuật, sử dụng công nghệ thông tin hiện đại và đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác thông tin
Tính cô đọng:
Tính cô đọng của thông tin đòi hỏi các thông tin phải ngắn gọn, đặc biệt là các thông tin bằng văn bản, tư liệu Thông tin được cô đọng sẽ giúp cho việc giảm thời gian truyền đạt và thu nhận thông tin, tiết kiệm phương tiện truyền tin
Tính logic:
Tính logic đòi hỏi một kỷ luật chặt chẽ trong tư duy và diễn đạt và đòi hỏi sự thống nhất giữa các khái niệm và thuật ngữ để loại trừ những cách hiểu khác nhau Tính logic thể hiện qua trật tự trên- dưới, trước – sau, của các câu văn,
sự nhất quán trong lập luận, trình bày, lí giải, từ ngữ chuẩn xác, một nghĩa,
rõ ràng Tính logic được bảo đảm sẽ làm cho thông tin trở nên dễ đọc , dễ hiểu, dễ tiếp nhận, dễ nhớ
Tính hệ thống:
Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý phải đảm bảo tính hệ thống, được tổ chức sắp xếp một cách khoa học, hợp lí, mang tính tổng hợp khái quát cao
để thuận lợi cho người lãnh đạo , quản lý bao quát nhanh các vấn đề, tiết kiệm thời gian, công sức
Tính có ích:
Tính có ích của thông tin có nghĩa là thông tin phải có giá trị, giúp cho việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trước hệ thống bị quản lý Thông tin phải có tác dụng giúp cho lãnh đạo, quản lý ra các quyết định quản lý đúng, làm tăng tính trật tự của hệ thống
Tính phù hợp:
Do các loại thông tin rất phong phú, đa dạng, vô cùng phức tạp nên phải chọn lọc thông tin để bảo đảm tính phù hợp với công việc, mục đích của từng cá nhân người lãnh đạo, quản lý Thông tin phải khái quát, tổng hợp hay cụ thể, chi tiết tới một mức thích hợp tùy theo yêu cầu của từng sự việc
Tính bảo mật:
Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý được bảo mật với các mức độ khác nhau Việc bảo mật thông tin tuân thủ các quy định của Nhà nước Bên cạnh
Trang 4đó từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng có những quy định riêng về đảm bảo tính bí mật an toàn của các dòng thông tin
Tính hiệu quả:
Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khi được tin học hóa đòi hỏi chi phí cao, vì vậy, thường được triển khai theo lộ trình phù hợp đối với tình hình cụ thể của từng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả cao Để đáp ứng yêu cầu đó, các thông tin thu nhận được phải trải qua quy trình xử lý nghiêm túc, khoa học và được quản trị tốt nhằn đáp ứng mọi hoạt động quản lý điều hành của các cấp lãnh đạo, quản lý
Câu 3: Phân tích sự thống nhất giữa công tác quản lý và thông tin.
Quản lý là một quá trình được thực hiện liên tục nhằm tác động tới hệ thống bị quản lý Tính liên tục của quá trình quản lý được bảo đảm bằng tính liên tục của sự vận động thông tin Các chủ thể quản lý không ngừng nhận được thông tin về trạng
thái của hệ thống bị quản lý Điều đó cho ta thấy, công tác lãnh đạo, quản lý có mối liên hệ chặt chẽ với thông tin, với sự diễn biến của các quá trình thông tin Thông tin tạo nên mối liên kết chặt chẽ trong hệ thống quản lý Sự trao đổi thông tin giữa lãnh đạo, quản lý với cấp dưới tập trung chủ yếu vào công việc
và đem lại hiệu quả cho công việc
Trong quản lý, thông tin là hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù giữa các yếu tố của hệ thống cũng như giữa hệ thống với môi trường, hoàn cảnh xung quanh
Thông tin phục vụ mọi chức năng quản lý, mọi cấp quản lý, là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất mục đích và hành động của tổ chức việc thu thập, xử lý thông tin, việc sử dụng thông tin có hiệu quả là một trong những đặc điểm chủ yếu của quản lý Nếu các thông tin không đầy đủ, thiếu chính xác sẽ dẫn đến những quyết định vô căn cứ, thiếu cơ sở khoa học
Tất cả các nhà lãnh đạo, quản lý đều sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ của quyền lực Ai tổ chức tốt hệ thống thông tin, nắm giữ được thông tin người đó sẽ có quyền lực thông tin
Dưới góc độ khoa học quản lý, thông tin quản lý là những thông điệp, tin tức được nhận thức bởi chủ thể quản lý và có ích cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Một trong
Trang 5những phương tiện hiệu quả được sử dụng đặc trưng cho hoạt động lãnh đạo, quản
lý chính là thông tin
Thông tin giúp lãnh đạo, quản lý xác lập các cơ sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng các mục tiêu, đề ra được các mục tiêu, đưa ra được các phương pháp thực hiện
Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và lập một hệ thống cấp độ các loại kế hoạch xác định cơ hội cũng như thách thức đối với cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Thông tin giúp nhà quản lí phân bổ mọi nguồn lực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hữu hiệu hơn trong quá trình lập kế hoạch
Thông tin gắn liền với quyết định quản lý và mục tiêu quản lí Các tác động quản lí được chuyển tới người thực hiện đều thông qua các hình thức thông tin Bên cạnh
đó, đường lối, chính sách, chủ trương, biện pháp của nhà lãnh đạo, quản lí đưa ra muốn được cấp dưới thực hiện phải thông qua thông tin thể hiện trong các qui định, quy chế, văn bản hướng dẫn thi hành, thông báo,…Khi muốn kiểm tra, đánh giá cũng phải dựa vào các văn bản này để bảo đảm tính chính xác và có cơ sở pháp lí
Thông tin giúp các nhà lãnh đạo, quản lí nhận thức được đúng đắn về sự vật, hiện tượng, về tình hình thức tế của xã hội, của cơ quan, của tổ chức, doanh nghiệp của mình, nắm bắt chính xác nguyện vọng, thiết tha của người lao động để đưa ra quyết định đúng và có khả năng thực thi trong mọi tình huống
Như vậy, không có thông tin cấp lãnh đạo, quản lí không thể chỉ đạo, điều hành công việc và ra quyết định quản lí Thông tin hiện nay được coi là một trong những tài sản quan trọng nhất đối với bất kì tổ chức nào
Câu 4: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý có ý nghĩa quan trọng như thế nào đối với việc ra quyết định quản lý? Tại sao? Lấy ví dụ minh họa?
Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý có ý nghĩa quan trọng đối với việc ra quyết định quản lý Trong thời đại phát triển của kinh tế tri thức, thông tin tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi lĩnh vực cùa đời sống xã hội, trong đó có
Trang 6hoạt động lãnh đạo và quản lý, người cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp phải nắm bắt, thu thập và xử lý những thông tin có liên quan đến hoạt động của mình
Trong quá trình đưa ra quyết định các nhà lãnh đạo, quản lý rất cần đến thông tin
và thông tin phải được cập nhật liên tục và kịp thời để có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng
Để chọn một phương án có khả năng thực hiện phụ thuộc vào việc người lãnh đạo, quản lý thu thập, tiếp nhận và xử lý thông tin như thế nào Nhà lãnh đạo, quản lý
có thể thu thập thông tin qua nhiều kênh: chỉ đạo của cấp trên, phản ánh của cấp dưới, qua phương tiện thông tin đại chúng, hội họp,…Việc ban hành quyết định trong lãnh đạo, quản lý đúng hay sai, kịp thời hay không kịp thời phụ thuộc vào việc nắm bắt, thu thập, xử lý thông tin Nếu không có thông tin hoặc thiếu thông tin, người lãnh đạo và quản lý sẽ thiếu cơ sở khoa học để đưa ra quyết định
Như vậy, thông tin đóng vai trò rất quan trọng trong việc ra quyết định của người lãnh đạo, quản lý; để phát huy được vai trò quan trọng của thông tin, cán bộ lãnh đạo, quản lý
Tại vì: trong quá trình quyết định quản lý, các nhà quản lý ở các cấp khác nhau luôn luôn đối mặt với việc ra quyết định trong tình trạng thông tin không hoàn hảo Hàng ngày các cấp lãnh đạo và quản lý phải ra nhiều quyết định liên quan tới mọi vấn đề hoạt động của đơn vị Có những quyết định nhỏ, đơn giản dễ dàng, không tốn thời gian để suy nghĩ, có những quyết định phức tạp, lớn, quan trọng thì những quyết định này phụ thuộc vào mức độ cập nhật thông tin cho những quyết định này Và việc ra quyết định đúng của nhà quản lý phụ thuộc vào thông tin phù hợp
và tin cậy, chính xác, đầy đủ Chính vì vậy, vấn đề thu thập và đánh giá thông tin giữ vị trí quan trọng
VÍ DỤ MINH HỌA:
Chẳng hạn một công ty muốn tuyển dụng nhân sự và nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định những yêu cầu về công việc đó thì trước tiên nhà lãnh đạo nắm giữ hồ
sơ cá nhân của các nhân viên, thái độ làm việc, tác phong, trình độ, của nhân viên Tìm ra nguyên nhân phải bổ sung hay phải giảm đi nhân sự ở một bộ phận nào đó Xét những hồ sơ tuyển dụng mới xem họ có đủ nhu cầu ứng tuyển vào vị trí đó hay không, họ có những tố chất gì để được nhận vào làm việc Và những chế độ đãi
Trang 7ngộ, khen thưởng hay phạt tất cả đều phải tìm hiểu và nghiên cứu một cách chính xác và đầy đủ Những điều đó nói lên rằng các nhà lãnh đạo phải cập nhật thông tin liên tục dù qua bất cứ phương tiện nào để có được những thông tin về nhân sự mà mình cần tìm nhưng phải là những thông tin chính xác và rõ ràng Hay những chế
độ khen thưởng hay phạt thì phải tìm hiểu để thực hiện theo đúng quy định của pháp luật,…Chính vì vậy mà nguồn thông tin hết sức quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lý
Câu 5: Hệ thống thông tin trong quản lý là gì? Phân tích ý nghĩa, tác dụng của hệ thống thông tin quản lý.
Trả lời câu hỏi:
+ Hệ thống thông tin trong quản lý là tập hợp các phương tiện, phương pháp, công
cụ, tổ chức và con người có liên quan chặt chẽ với nhau nhằm bảo đảm việc thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lý ra các quyết định và tổ chức thực hiện quyết định
*VÍ DỤ:
Cửa hàng bán sỉ và lẻ các loại nước ngọt, nước suối, rượu bia Đối tượng mà cửa hàng giao tiếp là khách hàng mua các loại nước giải khát, nhà cung cấp ( các công
ty sản xuất nước giải khát) cung cấp các loại nước giải khát cho cửa hàng và ngân hàng giao tiếp với cửa hàng thông qua việc gửi, rút và thanh toán tiền mặt cho nhà cung cấp
+ Ý nghĩa của hệ thống thông tin trong quản lý:
Trong những năm gần đây, cuộc cách mạng thông tin diễn ra ở nhiều nước trên thế giới và tác động mạnh mẽ đến Việt Nam Chúng ta chứng kiến những thay đổi to lớn về công nghệ thông tin trên thế giới và trong nước Việc áp dụng công nghệ thông tin mới đã tạo ra một không gian thông tin mới, trong đó thông tin – tư liệu được coi là một trong những khâu quan trọng bậc nhất trong guồng máy luân chuyển thông tin
Công nghệ thông tin mới tạo ra các hoạt động dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng tăng lên của đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý Và việc ứng dụng công nghệ thông tin mới trong lĩnh vực
Trang 8thông tin – tư liệu đòi hỏi người cán bộ lãnh đạo, quản lý phải hoàn thiện các năng lực mới trong việc thu thập, xử lý, phổ biến thông tin nhằm làm tốt công tác quản
lý của mình, thích nghi với những đòi hỏi mới của công nghệ hiện đại,…
Việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp người cán bộ lãnh đạo, quản lý có thể nhanh chóng tìm tin và nắm bắt thông tin một cách dễ dàng
Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý tin học hóa là làm thế nào để sử dụng các
hệ thống thông tin trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho quá trình quản lý, thực hiện các chức năng quản lý tốt nhất
Ví dụ, đối với việc lập kế hoạch, hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin hiện tại, dựa vào đó để dự báo cho tương lai, giúp cho việc lập một kế hoạch tối ưu
để đạt các mục tiêu đề ra
+ Tác dụng của hệ thống thông tin quản lý tin học hóa:
Đối với công tác tổ chức, hệ thống thông tin quản lý giúp tổ chức phân công công việc hợp lý cho các bộ phận, các nhóm người và thiết lập một tiến độ dự án chung, mỗi công việc thục hiện sẽ được cập nhật vào hệ thống thông tin chung
Đối với công tác kiểm tra, trên cơ sở kế hoạch được vạch ra trước đây và các thông tin thu thập được trong thực tế hệ thống bảo đảm thông tin quản lý sẽ tiến hành phân tích độ lệch Thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện
kế hoạch, bản thân kế hoạch và có giải pháp sửa chữa kịp thời
Hệ thống thông tin quản lý đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập, xử lý thông tin, tạo điều kiện cho người quản lý tập trung trí tuệ vào việc suy nghĩ, mở rộng khả năng sáng tạo cho người quản lý Một hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu sẽ tăng khả năng xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời và đảm bảo thông tin nhanh, kịp thời, chính xác, tạo điều kiện cho người lãnh đạo, quản lý nắm vững đới tượng quản lý,
dự đoán các tình huống có thể xảy ra, biết rõ những vấn đề, yếu tố tác động của bên ngoài để xử lý kịp thời và đúng đắn
Trong quá trình lãnh đạo, quản lý của các cấp quản lý hiện nay, chính nhờ có nội dung thông tin chính xác có chất lượng cao và kịp thời do hệ thống thông tin quản
lý cung cấp đã tạo điều kiện để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu quả của lãnh đạo, quản lý
Trang 9Tóm lại, hệ thống thông tin quản lý được tin học hóa có tác dụng:
- Thực hiện nhanh các quá trình thống kê, kế toán với các số liệu chính xác cung cấp cho cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Đảm nhiệm toàn bộ phần thu thập, xử lý thông tin, giảm thiểu thời gian và công sức xử lý thông tin
- Tăng khả năng xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin nhạy bén, kịp thời trong hoạt động quản lý Bảo đảm thông tin kịp thời, chính xác tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo, quản lý có thể nắm vững đối tượng, dự đoán các tình huống có thể xảy ra, biết rõ những vấn đề yếu tố tác động của bên ngoài để xử lí kịp thời và đúng đắn
- Tạo khả năng liên lạc dễ dàng với các bộ phận chức năng, khả năng trao đổi thông tin môi trường bên trong với bên ngoài
Câu 6: Những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc phục ?
*phân loại những trở ngại trong hệ thống thông tin quản lý và biện pháp khắc phục: gồm có;
+ Hiện tượng lọc tin: là hiện tượng người đưa tin có chủ ý bóp méo, loại bớt thông tin sao cho vừa ý với người nhận tin vừa ý với mình
Lọc tin thường được các cá nhân hoặc cấp quản lí trung gian sử dụng trong hệ thống quản lí vừa để gây quyền lực cho mình, vừa để chiều lòng cấp trên, tạo sự mến mộ và sủng ái của cấp trên Hiện tượng lọc tin là một trong những nguyên nhân gây nên tệ quan liêu và nó phát triển trong quản lý
+ Cách khắc phục hiện tượng lọc tin: bằng cách tích cực lắng nghe nhằm tìm hiểu đúng ý nghĩa của lời người nói Lắng nghe tích cực đòi hỏi nhà quản lý cần tập trung khi nghe các thông tin nói và cố gắng đặt mình vào vị trí của người nói để hiểu đúng nội dung thông tin của lời nói
+ Hiện tượng nhiễu tin: là hiện tượng sai lạc thông tin do tác động của các yếu tố chủ quan và khách quan khác nhau như ngôn ngữ, nhận thức, cảm xúc,…
Trang 10Ví dụ ngôn ngữ thường làm cho thông điệp quản lý bị hiểu lầm, hiểu sai, hiểu không đủ,…nhận thức khác nhau thường dẫn đến cách hiểu nội dung thông tin khác nhau; cảm xúc của người gửi tin và nhận tin cũng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin hiện tượng nhiễu tin rất phổ biến trong các hệ thống thông tin quản lý
+ Cách khắc phục của hiện tượng nhiễu tin:
- Sử dụng vòng phản hồi trong tiến trình thông tin, dùng những câu hỏi tế nhị
để biết mức độ tiếp nhận thông tin của đối tượng xem họ có hiểu sai hoặc thiếu chính xác thông tin đưa ra hay không;
- Đơn giản hóa ngôn ngữ (cố gắng chọn từ và cấu trúc bản thông điệp cô đọng, xúc tích, ngôn ngữ đơn giản, phù hợp với trình độ của người nhận thông tin
- Hạn chế cảm xúc: khi tiếp nhận và truyền thông tin cần ở trong trạng thái bình tĩnh do cảm xúc có thể làm sai lệch thông tin; nếu cảm thấy có cảm xúc bất thường nên ngừng ngay việc truyền tin, chỉ truyền tin và nhận tin khi bình tĩnh trở lại
- Sử dụng dư luận: có thể sử dụng kênh dư luận để chuyển thông tin phục vụ lợi ích của đơn vị mình quản lý và nắm bắt phản ứng của cấp dưới đối với các quyết định có thể đưa ra
+ Hiện tượng quá tải tin: là hiện tượng thông tin đến quá nhiều, vượt quá khả năng
xử lý của người quản lý, gây ách tắc dòng thông tin, tùy tiện bỏ qua những thông tin cần thiết hoặc xử lý tùy tiện chậm trễ làm mất tính kịp thời, chính xác và hiệu quả của thông tin quản lý
+ Cách khắc phục của hiện tượng quá tải tin:
- Thiết lập một hệ thống hỗ trợ xử lý bước đầu để bảo đảm những thông tin quan trọng được những nhận và những thông tin quan trọng hơn thì được ưu tiên
- Phải tiến hành tổng hợp thông tin, rút ra những thông tin cô đọng, phù hợp với khả năng xử lý thông tin của người lãnh đạo, quản lý