ÔN TẬP MÔN THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ

Các câu hỏi và câu trả lời ôn thi cuối kì của môn Thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý. Các câu trả lời đều có ví dụ minh họa kèm theo. Với một số nội dung như là hệ thống thông tin trong quản lý, các yêu cầu đối với thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý, các kỹ năng, yếu tố cần có đối với một chuyên viên làm công tác thông tin cho lãnh đạo và quản lý.

CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CUỐI KÌ MƠN THƠNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ Câu 1: Tại thông tin coi hệ thần kinh hệ thống quản lý? Thông tin coi hệ thần kinh hệ thống quản lý thơng tin hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù yếu tố hệ thống hệ thống với mơi trường, hồn cảnh môi trường Thông tin phục vụ chức quản lý, cấp quản lý, yếu tố giúp trì thống mục đích hành động tổ chức thông tin công cụ, phương tiện quyền lực, tổ chức tốt hệ thống thơng tin người có quyền lực tay Khơng vậy, thơng tin cịn giúp nhà lãnh đạo, quản lý xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng, đề mục tiêu Giúp nhà quản lý cần phải lập kế hoạch, xác định hội thách thức quan, tổ chức, doanh nghiệp Bên cạnh đó, đường lối, sách, chủ trương, biện pháp nhà lãnh đạo, quản lý đưa muốn cấp thực phải thông qua thông tin,… Như thấy, thông tin phục vụ cho tất hoạt động hệ thống quản lý, lãnh đạo Thơng tin vơ cần thiết nói loại tài sản quan trọng tổ chức Câu 2: Phân tích u cầu thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý? *Các yêu cầu thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý: • Tính đầy đủ thông tin: Là yêu cầu thiếu thông tin sử dụng cho người lãnh đạo, quản lý Thông tin phải đa chiều, đa dạng, tồn diện khía cạnh Cung cấp thơng tin cần đủ để định đúng, để tác động quản lí có hiệu Thơng tin cần đủ thông tin phải chứa đựng tất tin tức cần thiết khách thể quản lý, tất thông số hệ thống bị quản lý, số liệu xác, tin cậy Thơng tin khơng đầy đủ, phiến diện, chiều, bị cắt xén làm cho người lãnh đạo, quản lý nhận diện sai vật, tượng, người, từ dẫn đến định sai lầm • Tính xác, xác thực: Tính xác, xác thực thể mức độ chi tiết hóa thơng tin, độ xấp xỉ với nguyên mà biểu hiện, phản ánh trung thực, khách quan tình hình khách thể quản lý mơi trường xung quanh Người lãnh đạo, quản lý dựa vào thông tin để phân tich, nhận định, đánh giá tình hình Vì vậy, thơng tin phải đảm bảo độ xác, độ tin cậy cao Khơng bảo đảm u cầu độ xác, xác thực thông tin dẫn đến hậu người lãnh đạo, quản lý phân tích, tổng hợp, xử lí thơng tin sai, từ định sai, gây hậu nghiêm trọng Tính xác đặc biệt quan trọng định quản lý người nhận thơng tin phải hiểu ý nghĩa thông điệp truyền hệ thống quản lý Thơng tin phải có nội dung địa cụ thể Ví dụ: thơng tin báo cáo phải rõ ràng: báo cáo cho ai, vấn đề gì, để giải gì,… • Tính tối ưu: Tính tối ưu có nghĩa tránh tình trạng thiếu q dư thừa thơng tin.Tình trạng thiếu thơng tin làm cho lãnh đạo, quản lý đánh gía khơng tình hình cụ thể, thực chất vấn đề, dấn đến việc lãnh đạo, quản lý chủ quan, định hấp tấp, khơng có Tình trạng q dư thừa thơng tin có hại có nguy lãnh đạo, quản lý bị chìm ngập dịng thơng tin thiếu hệ thống, chậm xử lí, hạ thấp độ xác thực thơng tin • Tính kịp thời: Thứ là: Tính kịp thời thông tin định điều kiện cụ thể chín muồi vấn đề Nếu thu thập xử lý thông tin sớm muộn dấn đến thơng tin chưa đủ độ chín muồi thay đổi sau dẫn đến tình trạng định khơng kịp thời Chính mà thơng tin thu nhận, xử lý kịp thời thơng tin phục vụ tốt cho trình quản lý Thứ hai là: thay đổi kiện thực tiễn nhanh chóng nên tính thời thơng tin trọng để lãnh đạo, quản lý cập nhật tình hình Nếu thơng tin chậm trễ gây khó khăn cho việc ứng phó giải vấn đề.Vì vậy, thơng tin kịp thời thể ý thức tổ chức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm với công việc tôn trọng cấp cấp Thứ ba là: tính kịp thời thông tin đặc biệt quan trọng cần định quản lý nhanh thực tiễn tính đầy đủ tính kịp thời mâu thuẫn với Thông tin đầy đủ sức lực thời gian, định vấn đề kéo dài, làm giảm tính kịp thời Và biện pháp để khắc phục vấn đề hoàn thiện hệ thống thơng tin sở vật chất kỹ thuật, sử • • • • • • • dụng công nghệ thông tin đại đào tạo nghiệp vụ cho người làm cơng tác thơng tin Tính đọng: Tính đọng thơng tin địi hỏi thơng tin phải ngắn gọn, đặc biệt thông tin văn bản, tư liệu Thông tin cô đọng giúp cho việc giảm thời gian truyền đạt thu nhận thơng tin, tiết kiệm phương tiện truyền tin Tính logic: Tính logic địi hỏi kỷ luật chặt chẽ tư diễn đạt đòi hỏi thống khái niệm thuật ngữ để loại trừ cách hiểu khác Tính logic thể qua trật tự trên- dưới, trước – sau, câu văn, quán lập luận, trình bày, lí giải, từ ngữ chuẩn xác, nghĩa, rõ ràng Tính logic bảo đảm làm cho thơng tin trở nên dễ đọc , dễ hiểu, dễ tiếp nhận, dễ nhớ Tính hệ thống: Thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý phải đảm bảo tính hệ thống, tổ chức xếp cách khoa học, hợp lí, mang tính tổng hợp khái quát cao để thuận lợi cho người lãnh đạo , quản lý bao quát nhanh vấn đề, tiết kiệm thời gian, cơng sức Tính có ích: Tính có ích thơng tin có nghĩa thơng tin phải có giá trị, giúp cho việc giải nhiệm vụ đặt trước hệ thống bị quản lý Thơng tin phải có tác dụng giúp cho lãnh đạo, quản lý định quản lý đúng, làm tăng tính trật tự hệ thống Tính phù hợp: Do loại thơng tin phong phú, đa dạng, vô phức tạp nên phải chọn lọc thơng tin để bảo đảm tính phù hợp với cơng việc, mục đích cá nhân người lãnh đạo, quản lý Thông tin phải khái quát, tổng hợp hay cụ thể, chi tiết tới mức thích hợp tùy theo yêu cầu việc Tính bảo mật: Thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý bảo mật với mức độ khác Việc bảo mật thông tin tuân thủ quy định Nhà nước Bên cạnh quan, tổ chức, doanh nghiệp có quy định riêng đảm bảo tính bí mật an tồn dịng thơng tin Tính hiệu quả: Hệ thống thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý tin học hóa địi hỏi chi phí cao, vậy, thường triển khai theo lộ trình phù hợp tình hình cụ thể quan, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu cao Để đáp ứng yêu cầu đó, thơng tin thu nhận phải trải qua quy trình xử lý nghiêm túc, khoa học quản trị tốt nhằn đáp ứng hoạt động quản lý điều hành cấp lãnh đạo, quản lý Câu 3: Phân tích thống cơng tác quản lý thông tin Quản lý trình thực liên tục nhằm tác động tới hệ thống bị quản lý Tính liên tục trình quản lý bảo đảm tính liên tục vận động thông tin Các chủ thể quản lý không ngừng nhận thông tin trạng thái hệ thống bị quản lý Điều cho ta thấy, cơng tác lãnh đạo, quản lý có mối liên hệ chặt chẽ với thông tin, với diễn biến q trình thơng tin Thơng tin tạo nên mối liên kết chặt chẽ hệ thống quản lý Sự trao đổi thông tin lãnh đạo, quản lý với cấp tập trung chủ yếu vào công việc đem lại hiệu cho công việc Trong quản lý, thơng tin hình thức liên hệ qua lại, tác động qua lại đặc thù yếu tố hệ thống hệ thống với môi trường, hồn cảnh xung quanh Thơng tin phục vụ chức quản lý, cấp quản lý, yếu tố giúp trì thống mục đích hành động tổ chức việc thu thập, xử lý thơng tin, việc sử dụng thơng tin có hiệu đặc điểm chủ yếu quản lý Nếu thông tin không đầy đủ, thiếu xác dẫn đến định vơ cứ, thiếu sở khoa học Tất nhà lãnh đạo, quản lý sử dụng thông tin phương tiện, công cụ quyền lực Ai tổ chức tốt hệ thống thông tin, nắm giữ thơng tin người có quyền lực thơng tin Dưới góc độ khoa học quản lý, thơng tin quản lý thông điệp, tin tức nhận thức chủ thể quản lý có ích cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Một phương tiện hiệu sử dụng đặc trưng cho hoạt động lãnh đạo, quản lý thơng tin Thơng tin giúp lãnh đạo, quản lý xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu, đề mục tiêu, đưa phương pháp thực Thông tin giúp nhà quản lý nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch lập hệ thống cấp độ loại kế hoạch xác định hội thách thức quan, tổ chức, doanh nghiệp Thông tin giúp nhà quản lí phân bổ nguồn lực quan, tổ chức, doanh nghiệp hữu hiệu q trình lập kế hoạch Thơng tin gắn liền với định quản lý mục tiêu quản lí Các tác động quản lí chuyển tới người thực thơng qua hình thức thơng tin Bên cạnh đó, đường lối, sách, chủ trương, biện pháp nhà lãnh đạo, quản lí đưa muốn cấp thực phải thông qua thông tin thể qui định, quy chế, văn hướng dẫn thi hành, thông báo,…Khi muốn kiểm tra, đánh giá phải dựa vào văn để bảo đảm tính xác có sở pháp lí Thơng tin giúp nhà lãnh đạo, quản lí nhận thức đắn vật, tượng, tình hình thức tế xã hội, quan, tổ chức, doanh nghiệp mình, nắm bắt xác nguyện vọng, thiết tha người lao động để đưa định có khả thực thi tình Như vậy, khơng có thơng tin cấp lãnh đạo, quản lí khơng thể đạo, điều hành cơng việc định quản lí Thông tin coi tài sản quan trọng tổ chức Câu 4: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý có ý nghĩa quan trọng việc định quản lý? Tại sao? Lấy ví dụ minh họa? Hoạt động thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý có ý nghĩa quan trọng việc định quản lý Trong thời đại phát triển kinh tế tri thức, thông tin tác động trực tiếp gián tiếp đến lĩnh vực cùa đời sống xã hội, có hoạt động lãnh đạo quản lý, người cán lãnh đạo, quản lý cấp phải nắm bắt, thu thập xử lý thơng tin có liên quan đến hoạt động Trong trình đưa định nhà lãnh đạo, quản lý cần đến thông tin thông tin phải cập nhật liên tục kịp thời để giải vấn đề cách nhanh chóng Để chọn phương án có khả thực phụ thuộc vào việc người lãnh đạo, quản lý thu thập, tiếp nhận xử lý thông tin Nhà lãnh đạo, quản lý thu thập thơng tin qua nhiều kênh: đạo cấp trên, phản ánh cấp dưới, qua phương tiện thông tin đại chúng, hội họp,…Việc ban hành định lãnh đạo, quản lý hay sai, kịp thời hay không kịp thời phụ thuộc vào việc nắm bắt, thu thập, xử lý thơng tin Nếu khơng có thơng tin thiếu thông tin, người lãnh đạo quản lý thiếu sở khoa học để đưa định Như vậy, thơng tin đóng vai trị quan trọng việc định người lãnh đạo, quản lý; để phát huy vai trị quan trọng thơng tin, cán lãnh đạo, quản lý Tại vì: trình định quản lý, nhà quản lý cấp khác luôn đối mặt với việc định tình trạng thơng tin khơng hoàn hảo Hàng ngày cấp lãnh đạo quản lý phải nhiều định liên quan tới vấn đề hoạt động đơn vị Có định nhỏ, đơn giản dễ dàng, không tốn thời gian để suy nghĩ, có định phức tạp, lớn, quan trọng định phụ thuộc vào mức độ cập nhật thông tin cho định Và việc định nhà quản lý phụ thuộc vào thông tin phù hợp tin cậy, xác, đầy đủ Chính vậy, vấn đề thu thập đánh giá thơng tin giữ vị trí quan trọng VÍ DỤ MINH HỌA: Chẳng hạn cơng ty muốn tuyển dụng nhân nhà lãnh đạo đưa định yêu cầu công việc trước tiên nhà lãnh đạo nắm giữ hồ sơ cá nhân nhân viên, thái độ làm việc, tác phong, trình độ, nhân viên Tìm nguyên nhân phải bổ sung hay phải giảm nhân phận Xét hồ sơ tuyển dụng xem họ có đủ nhu cầu ứng tuyển vào vị trí hay khơng, họ có tố chất để nhận vào làm việc Và chế độ đãi ngộ, khen thưởng hay phạt tất phải tìm hiểu nghiên cứu cách xác đầy đủ Những điều nói lên nhà lãnh đạo phải cập nhật thông tin liên tục dù qua phương tiện để có thơng tin nhân mà cần tìm phải thơng tin xác rõ ràng Hay chế độ khen thưởng hay phạt phải tìm hiểu để thực theo quy định pháp luật,…Chính mà nguồn thông tin quan trọng người lãnh đạo, quản lý Câu 5: Hệ thống thông tin quản lý gì? Phân tích ý nghĩa, tác dụng hệ thống thông tin quản lý Trả lời câu hỏi: + Hệ thống thông tin quản lý tập hợp phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức người có liên quan chặt chẽ với nhằm bảo đảm việc thu thập, lưu trữ, xử lý cung cấp thông tin cần thiết giúp người quản lý định tổ chức thực định *VÍ DỤ: Cửa hàng bán sỉ lẻ loại nước ngọt, nước suối, rượu bia Đối tượng mà cửa hàng giao tiếp khách hàng mua loại nước giải khát, nhà cung cấp ( công ty sản xuất nước giải khát) cung cấp loại nước giải khát cho cửa hàng ngân hàng giao tiếp với cửa hàng thông qua việc gửi, rút toán tiền mặt cho nhà cung cấp + Ý nghĩa hệ thống thông tin quản lý: Trong năm gần đây, cách mạng thông tin diễn nhiều nước giới tác động mạnh mẽ đến Việt Nam Chúng ta chứng kiến thay đổi to lớn công nghệ thông tin giới nước Việc áp dụng công nghệ thông tin tạo không gian thơng tin mới, thơng tin – tư liệu coi khâu quan trọng bậc guồng máy luân chuyển thông tin Công nghệ thông tin tạo hoạt động dịch vụ thơng tin, sản phẩm thơng tin có giá trị nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày tăng lên đội ngũ cán lãnh đạo, quản lý Và việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực thơng tin – tư liệu địi hỏi người cán lãnh đạo, quản lý phải hoàn thiện lực việc thu thập, xử lý, phổ biến thông tin nhằm làm tốt công tác quản lý mình, thích nghi với địi hỏi công nghệ đại,… Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp người cán lãnh đạo, quản lý nhanh chóng tìm tin nắm bắt thông tin cách dễ dàng Mục tiêu hệ thống thơng tin quản lý tin học hóa làm để sử dụng hệ thống thông tin quan, tổ chức, doanh nghiệp phục vụ cho trình quản lý, thực chức quản lý tốt Ví dụ, việc lập kế hoạch, hệ thống thông tin quản lý cung cấp thông tin tại, dựa vào để dự báo cho tương lai, giúp cho việc lập kế hoạch tối ưu để đạt mục tiêu đề + Tác dụng hệ thống thông tin quản lý tin học hóa: Đối với cơng tác tổ chức, hệ thống thơng tin quản lý giúp tổ chức phân công công việc hợp lý cho phận, nhóm người thiết lập tiến độ dự án chung, công việc thục cập nhật vào hệ thống thông tin chung Đối với công tác kiểm tra, sở kế hoạch vạch trước thông tin thu thập thực tế hệ thống bảo đảm thông tin quản lý tiến hành phân tích độ lệch Thơng tin độ lệch giúp nhà quản lý đánh giá việc thực kế hoạch, thân kế hoạch có giải pháp sửa chữa kịp thời Hệ thống thông tin quản lý đảm nhiệm tồn phần thu thập, xử lý thơng tin, tạo điều kiện cho người quản lý tập trung trí tuệ vào việc suy nghĩ, mở rộng khả sáng tạo cho người quản lý Một hệ thống thông tin quản lý hữu hiệu tăng khả xử lý linh hoạt, nhạy bén, kịp thời đảm bảo thông tin nhanh, kịp thời, xác, tạo điều kiện cho người lãnh đạo, quản lý nắm vững đới tượng quản lý, dự đốn tình xảy ra, biết rõ vấn đề, yếu tố tác động bên để xử lý kịp thời đắn Trong trình lãnh đạo, quản lý cấp quản lý nay, nhờ có nội dung thơng tin xác có chất lượng cao kịp thời hệ thống thông tin quản lý cung cấp tạo điều kiện để tăng cường, nâng cao chất lượng hiệu lãnh đạo, quản lý Tóm lại, hệ thống thơng tin quản lý tin học hóa có tác dụng: - Thực nhanh trình thống kê, kế tốn với số liệu xác cung cấp cho cán lãnh đạo, quản lý - Đảm nhiệm tồn phần thu thập, xử lý thơng tin, giảm thiểu thời gian công sức xử lý thông tin - Tăng khả xử lý linh hoạt, cung cấp thông tin nhạy bén, kịp thời hoạt động quản lý Bảo đảm thơng tin kịp thời, xác tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo, quản lý nắm vững đối tượng, dự đốn tình xảy ra, biết rõ vấn đề yếu tố tác động bên ngồi để xử lí kịp thời đắn - Tạo khả liên lạc dễ dàng với phận chức năng, khả trao đổi thông tin môi trường bên với bên ngồi Câu 6: Những trở ngại hệ thống thơng tin quản lý biện pháp khắc phục ? *phân loại trở ngại hệ thống thông tin quản lý biện pháp khắc phục: gồm có; + Hiện tượng lọc tin: tượng người đưa tin có chủ ý bóp méo, loại bớt thơng tin cho vừa ý với người nhận tin vừa ý với Lọc tin thường cá nhân cấp quản lí trung gian sử dụng hệ thống quản lí vừa để gây quyền lực cho mình, vừa để chiều lòng cấp trên, tạo mến mộ sủng cấp Hiện tượng lọc tin nguyên nhân gây nên tệ quan liêu phát triển quản lý + Cách khắc phục tượng lọc tin: cách tích cực lắng nghe nhằm tìm hiểu ý nghĩa lời người nói Lắng nghe tích cực địi hỏi nhà quản lý cần tập trung nghe thơng tin nói cố gắng đặt vào vị trí người nói để hiểu nội dung thơng tin lời nói + Hiện tượng nhiễu tin: tượng sai lạc thông tin tác động yếu tố chủ quan khách quan khác ngôn ngữ, nhận thức, cảm xúc,… Ví dụ ngơn ngữ thường làm cho thơng điệp quản lý bị hiểu lầm, hiểu sai, hiểu không đủ,…nhận thức khác thường dẫn đến cách hiểu nội dung thông tin khác nhau; cảm xúc người gửi tin nhận tin có ảnh hưởng lớn đến chất lượng thông tin tượng nhiễu tin phổ biến hệ thống thông tin quản lý + Cách khắc phục tượng nhiễu tin: - Sử dụng vịng phản hồi tiến trình thơng tin, dùng câu hỏi tế nhị để biết mức độ tiếp nhận thơng tin đối tượng xem họ có hiểu sai thiếu xác thơng tin đưa hay khơng; - Đơn giản hóa ngơn ngữ (cố gắng chọn từ cấu trúc thơng điệp đọng, xúc tích, ngơn ngữ đơn giản, phù hợp với trình độ người nhận thông tin - Hạn chế cảm xúc: tiếp nhận truyền thông tin cần trạng thái bình tĩnh cảm xúc làm sai lệch thơng tin; cảm thấy có cảm xúc bất thường nên ngừng việc truyền tin, truyền tin nhận tin bình tĩnh trở lại - Sử dụng dư luận: sử dụng kênh dư luận để chuyển thơng tin phục vụ lợi ích đơn vị quản lý nắm bắt phản ứng cấp định đưa + Hiện tượng tải tin: tượng thông tin đến nhiều, vượt khả xử lý người quản lý, gây ách tắc dịng thơng tin, tùy tiện bỏ qua thông tin cần thiết xử lý tùy tiện chậm trễ làm tính kịp thời, xác hiệu thơng tin quản lý + Cách khắc phục tượng tải tin: - Thiết lập hệ thống hỗ trợ xử lý bước đầu để bảo đảm thông tin quan trọng nhận thông tin quan trọng ưu tiên - Phải tiến hành tổng hợp thông tin, rút thông tin cô đọng, phù hợp với khả xử lý thông tin người lãnh đạo, quản lý Câu 7: Các hệ thống thông tin tác nghiệp phổ biến sử dụng hệ thống nào? Các hệ thống thông tin tác nghiệp phổ biến sử dụng hệ thống sau: - Hệ thống thông tin sản xuất, kinh doanh hỗ trợ định: nhằm giải hoạt động phân phối hoạch định nguồn lực sản xuất kinh doanh Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có hệ thống thông tin: mua hàng, nhận hàng, kiểm tra chất lượng, giao hàng, thơng tin kế tốn chi phí giá thành,… - Hệ thống thông tin marketing: nhằm thỏa mãn nhu cầu ý muốn khách hàng tương lai Chẳng hạn, cấp tác nghiệp có hệ thống thông tin bán hàng ( liên hệ khách hàng, khách hàng tương lai, bán hàng quan điện thoại, quảng cáo qua thư,… - Hệ thống thông tin quản trị nhân sự: nhằm cung cấp thông tin cho lãnh đạo định công tác nhân như: lập kế hoạch nhân ( dài hạn, ngắn hạn), bồi dưỡng, biến động, tiềm nhân lực Ví dụ, cấp tác nghiệp có hệ thống thơng tin: quản lý lương, quản lý vị trí làm việc, quản lý người lao động, đánh giá tình hình thực cơng việc người, báo cáo lên cấp tình hình sức khỏe an tồn lao động - Hệ thống thơng tin quản trị tài chính: nhằm kiểm sốt phân tích điều kiện tài chính, quản trị hệ thống kế tốn, q trình lập ngân sách, dự tốn vốn, quản trị cơng nợ khách hàng, tính chi trả lương, quản lý quỹ lương,… chẳng hạn cấp tác nghiệp có hệ thống thơng tin: tài sản cố định, công nợ phải thu/ trả khách hàng , thông tin mua hàng, thông itn hàng tồn kho, Câu 8: Các hệ thống thông tin phổ biến sử dụng để phục vụ cho nhà quản lý cấp nào? Tại sao? Các hệ thống thông tin phổ biến sử dụng để phục vụ cho nhà quản lý cấp ba cấp: cấp cao, cấp trung, cấp sở Tại hệ thống thơng tin sử dụng có liên kết logic thành viên cấp bậc cơng ty, chẳng hạn có thơng tin, báo cáo đưa đến cấp cao thu thập xử lí thơng tin xem xét để phân công báo cáo lại cho cấp khác cơng ty để nhận thơng tin nhân viên thực nhiệm vụ công việc phận để hồn thành cơng việc tốt theo nghĩ hệ thống thơng tin sử dụng cho ba cấp Câu 9: Các hệ thống thông tin hỗ trợ định phổ biến sử dụng hệ thống nào? Các hệ thống thông tin hỗ trợ định phổ biến sử dụng hệ thống sau: Thứ hệ thống thông tin báo cáo: Báo cáo khâu quan trọng hệ thống giao tiếp quan, tổ chức, doanh nghiệp Báo cáo đầy đủ, xác, kịp thời giúp cấp nắm bắt thơng tin để hoạch định, đề chủ trương, định chuẩn xác Hệ thống thông tin báo cáo thiết kế nhằm cung cấp cho nhà quản lý thông tin báo cáo mang tính định kỳ theo danh mục xác định từ trước theo yêu cầu nhà quản lý Dữ liệu IRS lấy từ hệ thống xử lý giao dịch TPS từ nguồn môi trường bên ngồi Nhờ IRS nhà quản lý nhận thơng tin đánh giá tức thời tình hình hoạt động cuả đơn vị chức khoảng thời gian định Thứ hai hệ thống thông tin quản lý: MIS phục vụ cho công tác quản lý: lập kế hoạch, thực kế hoạch (phân cơng thực hiện, phân bổ tài ngun), kiểm sốt thực kế hoạch Đối với công tác nhân MIS đánh giá hiệu đóng góp nhân viên, hiệu hoạt động phận Đặc điểm MIS:  Hỗ trợ cho TPS xử lý lưu trữ giao dịch  Sử dụng CSDL hợp hỗ trợ cho nhiều chức tổ chức  Đủ mềm dẻo, đủ tính linh hoạt để thích ứng với nhu cầu thông tin tổ chức  Cung cấp thông tin theo thời gian cho nhà quản lý, chủ yếu thơng tin có cấu trúc  Quan tâm tới hiệu quả: đạt mục đích với chi phí thấp Thứ ba hệ hỗ trợ định: Đặc điểm DDS: - Khả linh động việc cho phép tạo mơ hình giải vấn đề phức tạp, không dự định trước - Khả trao đổi thông tin DSS với nhà quản lý: DSS cung cấp thông tin trả lời câu hỏi bất thường,… - DSS không thay người định: không trực tiếp đề nghị giải pháp mà cung cấp thông tin gợi ý hỗ trợ/ tham khảo Người quản lý người định - Tuổi thọ thấp - Có khả mơ theo thay đổi giới thực - Có khả dựa liệu khứ - để dự báo quan hệ cho tương lai mơ hình thống kê/ hồi qui - Chú ý đến kết giải vấn đề - Người tạo DSS nhà quản lý cấp cao, họ tự thiết kế lấy DSS cho cách viết logic mơ hình vấn đề trang bị kiến thức kỹ sử dụng phần mềm Các công cụ DSS: - Truy vấn liệu Ngờ vực Phân tích độ nhạy Phân tích thống kê Đồ họa Mơ Giải tối ưu Hỗ trợ định nhóm Thứ tư hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo: ESS phát triển nhằm mục tiêu: - Phục vụ thông tin cho ban lãnh đạo, giúp họ nhận vấn đề bản, hội môi trường sản xuất kinh doanh, đánh giá điểm mạnh yếu phận tổ chức - Giao tiếp thân thiện với người sử dụng - Đáp ứng phong cách định nhà lãnh đạo - Có khả theo dõi, giám sát lúc hiệu - Có khả chi tiết hóa: cung cấp thơng tin chi tiết thêm nằm sau văn bản, số hay đồ thị - Có khả lọc, nén, tìm kiếm liệu thông tin quan trọng liên quan đến tồn phát triển lâu dài tổ chức/ doanh nghiệp - Có khả dự báo khuynh hướng tương lai môi trường hoạt động, dẫn gợi ý nguy gặp hội cần nắm bắt ESS phải trả lời câu hỏi: - Tình hình mơi trường hoạt động bên bên ngồi - Tình hình hoạt động phận - Phải chuẩn bị nguồn lực để đáp ứng yêu cầu tương lai ESS cung cấp câu trả lời: Thông tin bên ngoài: kinh tế- xã hội, luật lệ, đối thủ cạnh tranh, khách hàng, Thông tin bên trong: đánh giá điểm mạnh/yếu hoạt động chức khả nguồn lực tài chính, nhân sự, tiếp thị,… Thứ năm hệ chuyên gia: ES hệ thống máy tính thực nhiệm vụ chun gia hay đóng vai trị chun gia, giúp nhà quản lý giải vấn đề định tốt Đặc điểm ES: - Có kiến thức rộng lớn lĩnh vực riêng biệt, áp dụng kiến thức cho hồn cảnh hay vấn đề Có thể đưa giải pháp hiệu kết quả: chẩn đốn vấn đề, đánh giá hồn cảnh, cho lời khuyên, lập kế hoạch,… Có thể giải thích lý giải lời khuyên, cho biết quy tắc suy luận để đưa lời khuyên Có thể cung cấp thơng tin thêm lĩnh vực chuyên gia Có thể nhận hạn chế lĩnh vực cung cấp thơng tin chuyên gia khác cho lời khuyên Có thể cải thiện kiến thức chun mơn “ học” thêm cách nạp thêm kiến thức vào máy ES có ích thực tiễn vì: - Bảo tồn tri thức chuyên gia thật - Giúp cho nhà quản lý có trình độ “ chuyên gia” để định - Tăng hiệu trình định nhà quản lý - Quyết định quán, phụ thuộc vào người - Có thể dùng làm cơng cụ huấn luyện tuyệt vời Thứ sáu mạng tính tốn noron nhân tạo: Bản chất ANN mô xử lý thông tin, nghiên cứu từ hệ thống thần kinh sinh vật, giống não để xử lý thơng tin Nó bao gồm số lượng lớn mối liên kết cấp cao để xử lý yếu tố làm việc mối liên hệ giải vấn đề rõ ràng ANN giống người, học kinh nghiệm, lưu kinh nghiệm hiểu biết sử dụng tình phù hợp ANN ứng dụng ngành: điện, điện tử, y học, quân sự, kinh tế,… Ví dụ: ANN ứng dụng để đánh giá tình hình thị trường quốc tế, dự báo dịng chảy mưa sơng, ngồi cịn giúp nhà quản lý định bị liệu không đủ liệu MIS Ghép nối DSS Ghép nối TPS MIS VÀ ES Mỗi kỹ thuật có đặc trưng cho giai đoạn phát triển CNTT Chứng minh vai trị cơng nghệ thơng tin việc cải tiến Mối quan hệ tương hỗ quản lý quan, Tổngnhững kết mối quan hệ hệ thống thơng tin tự độngqúa hóatrình nói phối hợp cơng tổ chức, doanh nghiệp cụ nghiên cứu Chúng có quan hệ tương hỗ, hệ thống hỗ trợ số khía cạnh định quản lý Câu 9: Các tố chất, kỹ cần rèn luyện chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý gì? Tại sao? - Trung thực, khách quan Các tố chất: - Chuyên cần, chu đáo, cẩn thận - Biết giữ bí mật Các tố chất cần rèn - Nhiệt tình, tận tụy, nỗ lực luyện công việc - Chủ động, sáng tạo, linh hoạt - Chịu đựng áp lực công việc cao Kỹ thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu, lập báo cáo Kỹ quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc Kỹ giao tiếp, tuyển dụng đánh giá nhân Kỹ tin học, thành thạo tin học văn phòng, sử dụng thành thạo máy móc, thiết bị văn Các kỹ cần thành thạo phòng máy photo, máy fax, điện thoại, Kỹ xử lý thơng tin, trình bày thơng tin, liệu Giải thích vì: tố chất kỹ phù hợp với chuyên viên công tác lĩnh vực phục vụ thông tin này, địi hỏi phải có tố chất để đảm bảo chất lượng cơng việc để đảm bảo chất lượng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khai thác tối đa tài sản thông tin cách thuận tiện tất cấp độ quan, tổ chức, doanh nghiệp Câu 10: Nêu giống khác lãnh đạo quản lý: *Sự giống lãnh đạo quản lý:  Hệ thống lãnh đạo quản lý/ quản trị bao gồm chủ thể - khách thể Mối quan hệ tương tác người lãnh đạo – người bị lãnh đạo: lệnh – phục tùng; chủ thể quản lý – đối tượng quản lý: huy, điều khiển – chấp hành, thực hiện;  Phải có một tập hợp mục đích thống cho chủ thể - khách thể  Hoạt động lãnh đạo, quản lý/ quản trị liên quan chặt chẽ đến người, tác động mang tính chủ quan dựa quy luật khách quan  Lãnh đạo, quản lý/ quản trị q trình thơng tin, trao đổi thông tin nhiều chiều Chủ thể ( người lãnh đạo, nhà quản lý) phải liên tục thu thập liệu môi trường hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin định nhằm tác động lên khách thể/ đối tượng quản lý Khách thể/ đối tượng quản lý tiếp nhận tác động chủ thể đảm bảo vật chất, tinh thần khác để thục chức năng, nhiệm vụ với hiệu cao Nhờ có thơng tin mà người lãnh đạo, quản lý nhận biết đối tượng nhận biết đối tượng quản lý lựa chọn hành động để quản lý Bất kì hệ thống quản lý có mối liên hệ ngược, cho thơng tin thu thơng tin phản hồi nhận Dịng thơng tin từ xuống thể mối quan hệ thuận chiều hệ thống quản lý quan hệ tác động chủ thể tới khách thể/ đối tượng quản lý Dịng thơng tin phản hồi thể mối quan hệ ngược chiều hệ thống quản lý quan hệ tác động phản hồi từ khách thể / đối tượng quản lý đến chủ thể  Lãnh đạo, quản lý tiến trình động, có khả tăng cường, có khả tăng cường, có khả thích nghi nhanh trước biến động mơi trường bên bên  Lãnh đạo quản lý khoa học đồng thời nghệ thuật (lãnh đạo quản lý phải nắm vững tôn trọng quy luật khách quan, hệ thống nguyên tắc quản lý, thành thạo việc sử dụng tổng hợp phương pháp quản lý( pp hành chính, pp tâm lý, pp kinh tế,…), công cụ chiến lược, cơng cụ sách, cơng cụ pháp lý, cơng cụ kế hoạch,… từ khoa học để xác định mục tiêu đúng, vững vàng bước đi, linh hoạt cách thức hành động , vận dụng cách sáng tạo lý thuyết khoa học lý thuyết khoa học quản lý điều kiện, hồn cảnh cụ thể Và phải có nghệ thuật dùng người, nghệ thuật giao tiếp ứng xử tốt, nhanh nhạy xử lý tình *Sự khác lãnh đạo quản lý: Lãnh đạo - Là người đưa ý tưởng - Trong quan, tổ chức, doanh nghiệp, người lãnh đạo người củng cố niềm tin cho cấp vào mục tiêu hướng tới - Là người định đường nên thay đổi hướng đi, phá bỏ nguyên tắc cần thiết Hay hướng đến mới, thường động viên khuyến Quản lý - Là người thực thi ý tưởng - Người quản lý dựa vào kiểm sốt, trì việc kiểm sốt nhân viên để thực kế hoạch phê duyệt, bắt buộc nhân viên phải phát huy lực nhằm tạo sản phẩm, dịch vụ có chất lượng tốt - Là người tổ chức thực nên hướng đến sựu ổn định, trì ngun tắc vạch ra, kiểm sốt gắt gao nguồn lực, thường áp đặt tương tác với cáp dưới, thường xuyên khích, sử dụng phương pháp tâm lý xã hội, phương pháp giáo dục để tác động đến tư tưởng, trái tim cấp - Lãnh đạo nặng trị, chủ trương, đường lối kiểm tra cấp để bảo đảm công việc triển khai với hiệu cao phải đạt mục tiêu xác định thời kỳ - Liên quan đến lĩnh vực hành chính, điều hành  ... lý thông điệp, tin tức nhận thức chủ thể quản lý có ích cho hoạt động lãnh đạo, quản lý Một phương tiện hiệu sử dụng đặc trưng cho hoạt động lãnh đạo, quản lý thông tin Thông tin giúp lãnh đạo, ... động lãnh đạo quản lý, người cán lãnh đạo, quản lý cấp phải nắm bắt, thu thập xử lý thơng tin có liên quan đến hoạt động Trong trình đưa định nhà lãnh đạo, quản lý cần đến thông tin thông tin. .. thuộc vào việc người lãnh đạo, quản lý thu thập, tiếp nhận xử lý thông tin Nhà lãnh đạo, quản lý thu thập thông tin qua nhiều kênh: đạo cấp trên, phản ánh cấp dưới, qua phương tiện thông tin đại