Tiểu luận môn Quản trị văn phòng

Phục vụ môn Quản trị văn phòng, nội dung xử lý tình huống một giám đốc công ty đề nghị phòng Hành chính tổ chức chuyến tham quan nghỉ mát dài ngày cho 100 nhân viên công ty tại một địa điểm du lịch bất kỳ. Ngân sách dưới 5 triệu/ người. Trong vai trò là nhân viên phòng Hành chính, em được giao xử lý nhiệm vụ như sau: các thông tin cần thu thập để tổ chức cho chuyến đi; các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức cho chuyến đi, quy trình soạn thảo kế hoạch tổ chức chuyến đi và trình bày sản phẩm.

BÀI TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MƠN: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG MỤC LỤC PHẦN NỘI DUNG: .3 Tình 1: Giám đốc cơng ty đề nghị phịng Hành tổ chức chuyến tham quan nghỉ mát dài ngày cho 100 nhân viên công ty địa điểm du lịch Ngân sách triệu/người Trong vai trị nhân viên phịng Hành chính, em giao xử lý nhiệm vụ này.3 1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức cho chuyến đi: .3 2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến đi: 3) Quy trình soạn thảo kế hoạch tổ chức chuyến đi:…………………… 4) Trình bày sản phẩm: a) Bảng so sánh tổng hợp thông tin thu thập để trình giám đốc:…… .7 b) Kế hoạch tổ chức chuyến đi:……………………… .15 Tình 2: Giám đốc cơng ty đề nghị Phịng Hành tổ chức Hội nghị tập huấn “ Áp dụng 5S công ty” Trong vai trị nhân viên Phịng Hành chính, em giao xử lý nhiệm vụ 18 1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị: 18 2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị: 18 3) Quy trình tổ chức Hội nghị thực theo ba bước sau: 19 4) Trình bày sản phẩm: .21 a) Kế hoạch tổ chức Hội nghị: 21 b) Chương trình nghị tổ chức Hội nghị: 23 c) Giấy mời tham dự Hội nghị: 25 TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHẦN NỘI DUNG: Tình 1: Giám đốc cơng ty đề nghị phịng Hành tổ chức chuyến tham quan nghỉ mát dài ngày cho 100 nhân viên công ty địa điểm du lịch Ngân sách triệu/người Trong vai trò nhân viên phịng Hành chính, em giao xử lý nhiệm vụ Nêu thông tin cần thu thập để tổ chức chuyến Phân tích phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến Mơ tả quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến Trình bày sản phẩm: a Bảng so sánh/ tổng hợp thông tin thu thập để trình giám đốc lựa chọn địa điểm nhà cung cấp dịch vụ lữ hành b Kế hoạch tổ chức chuyến cho công ty 1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức cho chuyến đi: Các thông tin cần thu thập, để tổ chức chuyến nghỉ mát dài ngày cho 100 nhân viên địa điểm du lịch với ngân sách triệu/ người cho cơng ty thì: - Thứ khảo sát ý kiến nhân viên việc lựa chọn địa điểm, thời gian kinh phí chuyến Việc tổ chức chuyến tham quan cho nhân viên công ty nên cần thu thập, khảo sát thông tin nhân viên để có nhiều ý kiến, ý tưởng cho chuyến Đồng thời, có mục điểm danh bảng khảo sát, để nắm số lượng nhân viên tham gia chuyến để dự trù kinh phí xếp nhiều việc khác liên quan đến chuyến - Thứ hai tìm hiểu, tham khảo địa điểm thời điểm du lịch phù hợp với mức kinh phí triệu/người Để có điểm đến phù hợp, cần vào nhu cầu nhân viên công ty, thời gian dự định ngân sách công ty để tổ chức chuyến Nếu cơng ty tổ chức vào mùa hè điểm đến ưu tiên chuyến du lịch biển, mùa đơng ưu tiên du lịch núi Tuy nhiên, địa điểm phù hợp với ngân sách mà công ty đưa Chính vậy, cần vào mức kinh phí mà công ty đưa triệu/ người để lựa chọn địa điểm hợp lý - Thứ ba tìm hiểu lựa chọn cơng ty cung cấp dịch vụ lữ hành uy tín chất lượng Bởi chuyến tham quan với số lượng thành viên đơng, lại có hành trình dài Cho nên, công ty tự tổ chức tour cần có nhiều vấn đề phát sinh suốt hành trình chẳng hạn như: việc lại, ăn uống, vui chơi,…để đảm bảo cho đoàn tham quan khó Chính vậy, cần phải chọn mua tour đơn vị lữ hành Nhưng đảm bảo cơng ty có uy tín chất lượng phục vụ tốt 2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức chuyến đi: + Phương pháp khảo sát: Tạo bảng khảo sát bảng hỏi để thu thập ý kiến nhân viên địa điểm, thời gian, kinh phí Đồng thời, để khảo sát số lượng nhân viên có mặt chuyến đi, có nhiều nhân viên khơng tham gia chuyến Bên cạnh, việc kiểm soát số lượng nắm kinh phí có bao nhiêu, để lựa chọn địa điểm dịch vụ phù hợp + Phương pháp trao đổi thông tin trực tiếp: - Trao đổi với Giám đốc: Tìm hiểu thu thập ý kiến, đề xuất Giám đốc việc lựa chọn địa điểm, thời gian Giám đốc có u cầu hay quy định cho chuyến không để tổng hợp thông tin thông báo cho nhân viên tham gia chuyến tham quan - Trao đổi qua điện thoại với nhà cung cấp dịch vụ lữ hành: Việc tìm hiểu lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lữ hành việc liên lạc để tìm hiểu thơng tin cần thiết, dịch vụ nhằm lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ lữ hành phù hợp + Phương pháp thu thập thông tin qua Internet, trang Website uy tín: Trong q trình tìm hiểu lựa chọn địa điểm, nhà cung cấp dịch vụ lữ hành để nhanh chóng, dễ dàng, dễ tiếp cận việc sử dụng Internet phương pháp tiện lợi có nhiều thời gian để tìm hiểu lựa chọn 3) Mơ tả quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến đi: *Quy trình soạn thảo Kế hoạch tổ chức chuyến bao gồm bước sau: Bước 1: Nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa vào kế hoạch Đây giai đoạn tìm kiếm thơng tin, nắm bắt hội Thu thập thông tin cần thiết, liên quan đến việc tổ chức chuyến tham quan Đó thơng tin thời gian, địa điểm, kinh phí, đối tượng tham quan, nhà cung cấp dịch vụ lữ hành, Thu thập thơng tin đó, qua việc khảo sát ý kiến tất nhân viên công ty địa điểm, thời gian, ngân sách Thực soạn thảo khảo sát bảng hỏi với mục đích xác định số lượng tham gia, lý họ không tham gia Nếu tham gia nhân viên thích tham quan địa điểm nào, tham quan mùa hè hay mùa đông Và với ngân sách Ban giám đốc đưa triệu/người có phù hợp nhân viên hay không Nhằm tham khảo ý kiến nhân viên, đồng thời giúp công ty hiểu mong muốn nhân viên, tiếp thu ý kiến nhân viên để việc tổ chức chuyến trở nên thuận lợi Bên cạnh đó, cần tiếp thu trao đổi thông tin với Ban giám đốc, thu thập ý kiến Sếp để việc thực tổ chức chuyến tham quan có hiệu Bước 2: Xác định mục tiêu – cần phải xác định cụ thể xác Đưa rõ ràng cụ thể mục tiêu việc tổ chức cho nhân viên chuyến tham quan Việc tổ chức chuyến tham quan này, với mục tiêu sau: - Nhằm vui chơi, nghỉ dưỡng giúp phục hồi sức khỏe, lấy lại thăng bằng, xả stress, tiếp thêm lượng cho ngày làm việc mệt mỏi động lực để làm việc tiếp - Đảm bào nhu cầu an toàn nhu cầu xã hội, kỳ nghỉ hình thức phúc lợi, thể đối xử cơng bằng, quan tâm, chăm sóc, đảm bảo cơng việc lâu dài nhân viên Là điều kiện để họ bảo vệ, chia sẻ, gắn kết với thành viên khác - Tạo hội cho thành viên công ty thực kết nối với đồng nghiệp, lãnh đạo, …xây dựng tinh thần đoàn kết, chia sẻ, quan tâm lẫn - Xây dựng cải thiện văn hóa cơng ty Bước 3: Xác định yếu tố quan trọng cho chuyến tham quan thời gian tổ chức tham quan, địa điểm tham quan, số lượng tham quan, kinh phí tham quan, nhà cung cấp dịch vụ lữ hành uy tín Phân tích yếu tố khách quan khác điều kiện kinh tế, văn hóa, xã hội, mơi trường,… Bước 4: Xây dựng phương án hành động, xây dựng hệ thống hoạt động diễn lịch trình tham quan, để thực mục tiêu Tổ chức, triển khai hoạt động trình tham quan, hoạt động vui chơi, hoạt động trời, teambuilding, để xây dựng tinh thần đội nhóm, gắn kết, thân thiết hiểu nhân viên công ty Bước 5: Soạn thảo kế hoạch, thông qua kế hoạch đưa vào thực 4) Trình bày sản phẩm: a) Bảng so sánh tổng hợp thơng tin thu thập để trình giám đốc lựa chọn địa điểm nhà cung cấp dịch vụ lữ hành BẢNG TỔNG HỢP CÁC ĐỊA ĐIỂM VÀ NHÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ LỮ HÀNH CÁC ĐỊA ĐIỂM DU LỊCH ĐÀ NẴNG:  Hành trình tour Đà Nẵng theo lộ trình sau: Đà Nẵng - Làng Rau Trà Quế - Hội An - Bà Nà - Cầu Vàng - Sơn Trà - Biển Mỹ Khê  Thời gian: ngày  Giá: 3.390.000đ  Giá ưu đãi đăng ký toán trực tuyến: 3.190.000đ  Giá tour bao gồm: - Xe tham quan (15, 25, 35, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) theo chương trình - Vé máy bay SGN - DAD - SGN - Hành lý ký gửi: 20 kg, xách tay kg/1 khách - Khách sạn theo tiêu chuẩn khách/phòng khách/phòng - Tương đương sao: Ibiza, Tây Bắc, Hùng Anh, Bantique, Merry,…hoặc tương đương - Tương đương sao: Đông Dương, Phước Mỹ An, Gemma,…hoặc tương đương - Các bữa ăn theo chương trình: 02 bữa sáng + 04 bữa từ 120.000-150.000 đồng/1 bữa - Vé tham quan theo chương trình - Hướng dẫn viên tiếng Việt nối tuyến (HDV tiễn Hồ Chí Minh, HDV đón đồn Đà Nẵng) - Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao 120.000.000đ/vụ - Nón Vietravel + Nước suối + Khăn lạnh - Thuế VAT  Giá tour khơng bao gồm: - Chi phí tham quan ngồi chương trình : Vé cáp treo Bà Nà khu vui chơi Fantasy, Ăn trưa Bà Nà,… - Chi phí cá nhân: giặt ủi, chi phí hủy đổi hành trình nâng hạng chuyến bay, hành lý cước, phụ thu phòng đơn,… ĐÀ LẠT – LÂM ĐỒNG:  Hành trình tour Đà Lạt theo lộ trình sau: Đà Lạt - Phân Viện Sinh Học - Gallery Chocolate - Puppy Farm - Đồi Chè Cầu Đất - Cánh Đồng Hoa Cẩm Tú Cầu  Thời gian: ngày  Giá: 1.990.000 đ  Giá tour bao gồm: - Xe tham quan (16, 29, 35, 45 tùy theo số lượng khách) theo chương trình - Khách sạn theo tiêu chuẩn khách/phòng khách/phòng - Tương đương sao: Mai Vàng, Mai Thắng, Rum Vàng, Inter,… tương đương - Vé tham quan theo chương trình - Các bữa ăn theo chương trình tiêu chuẩn từ 100.000 ~120.000vnđ/bữa - Hướng dẫn viên tiếng việt suốt tuyến - Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao 120.000.000đ/vụ - Nón Vietravel + nước suối + khăn lạnh - Thuế VAT  Giá tour khơng bao gồm: - Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, phụ thu phịng đơn … - Chi phí tham quan ngồi chương trình PHÚ YÊN – QUY NHƠN:  Thời gian: ngày  Giá: 3.590.000 đ  Giá ưu đãi đăng ký tốn trực tuyến: 3.440.000đ  Lộ trình tham khảo, cự ly khoảng: Ngày 01 (169 km): Sân Bay Tuy Hòa - Gành Đá Dĩa (45 km) - Nhà thờ Mằng Lăng (12 km) - TP Tuy Hòa (30 km) - Hải Đăng Đãi Lãnh (35 km) - Bãi Môn (1 km) Vịnh Vũng Rô (6 km) - TP Tuy Hòa (40 km) Ngày 02 (105 km): TP Tuy Hòa - Quảng Đức Xưa (30 km) - Khu Du Lịch Ghềnh Ráng (50 km) - TP Quy Nhơn (5 km) Ngày 03 (77 km): TP Quy Nhơn - Eo Gió (20 km) - Bảo Tàng Quang Trung (45 km) - Chùa Thiên Hưng (22 km) - Sân Bay Phù Cát (10 km)  Giá tour bao gồm: - Xe tham quan (16, 29, 35, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) theo chương trình - Vé máy bay SGN - Phú Yên/Quy Nhơn - SGN (Tặng 20 kg hành lý ký gửi & kg xách tay) - Khách sạn theo tiêu chuẩn khách/phòng khách/phòng (kê giường phụ) Tùy ngày khởi hành giá tour mà quý khách lựa chọn tên khách sạn khác - Phú Yên tương đương sao: Kaya, Sài Gịn, Phú n,… ( Khơng gần biển, có hồ bơi) - Quy Nhơn tương đương sao: Flora, Anh Thảo, Osaka.…(Khơng gần biển, khơng có hồ bơi) - Quy Nhơn tương đương sao: Sài Gòn, Quy Nhơn, Mường Thanh, Hương Việt…(đối diện biển, có hồ bơi) - Vé tham quan theo chương trình - Các bữa ăn theo chương trình từ 130.000 - 150.000đồng/bữa - Hướng dẫn viên tiếng việt nối tuyến - Bảo hiểm du lịch với mức bồi thường cao 120.000.000đ/vụ - Nón Vietravel + nước suối + khăn lạnh - Thuế VAT  Giá tour không bao gồm: - Chi phí cá nhân: ăn uống ngồi chương trình, giặt ủi, chi phí hủy đổi hành trình nâng hạng chuyến bay, hành lý cước, phụ thu phòng đơn,… - Chi phí tham quan ngồi chương trình VŨNG TÀU:  Hành trình tour theo lộ trình sau: Đồng Nai - Vũng Tàu - Sắc Màu Biển Xanh - Khách Sạn Riva tương đương  Thời gian: ngày  Giá: 1,690,000 đ  Lộ trình tham khảo, cự ly khoảng - Ngày 01 (144 km) : TP HCM - Văn Miếu Trấn Biên (30 km) - KDL Bửu Long (2 km) - Làng Bưởi Tân Triều (8 km) - TP Vũng Tàu (104 km) - Ngày 02 (105 km) : TP Vũng Tàu - Bảo Tàng Vũ Khí Cổ Robert Taylor (3 km) Bến Du Thuyền Marina (10 km) - Nhà Lớn Long Sơn (17 km) - TP HCM (75 km)  Giá tour bao gồm: - Xe tham quan (16, 29, 30, 34, 45 chỗ tùy theo số lượng khách) 10 Website: vietcharmtravel.com CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG DU LỊCH VIỆT Là đơn vị hoạt động kinh doanh lĩnh vực truyền thông du lịch Từ thành lập đến nay, cơng ty Du Lịch Việt có bước tiến vượt bậc Bên cạnh sản phẩm:  Dịch vụ visa, đặt vé máy bay  Dịch vụ cho thuê xe du lịch  Dịch vụ nhà hàng, khách sạn Hoạt động kinh doanh cơng ty thiết kế thực hiện:  Các tour du lịch tham quan,  Tour hành hương, nghỉ dưỡng kết hợp thăm thân nhân nước Địa chỉ: 175, Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Tp.HCM Hotline: (+84 8) 39 14 66 88 Website: dulichviet.com.vn CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ DU LỊCH VIỆT TÍN 13 Khẳng định vị trí ngành Du Lịch, Việt Tín chuyên tổ chức: - Tour du lịch nước: Đà Lạt, Phú Quốc, Hạ Long, Sapa, - Tour du lịch quốc tế: Nhật Bản, Singapore, Thái Lan, - Dịch vụ du lịch: Vé máy bay, cho th xe tơ, đặt phịng khách sạn, Địa chỉ: 204E Sư Vạn Hạnh, P 9, Q 5, Tp Hồ Chí Minh Hotline: (028) 38333108 Website: www.viettintravel.com.vn CƠNG TY CỔ PHẦN VIỆT NAM BOOKING Công ty Cổ phần Vietnam Booking đơn vị lữ hành uy tín, có 10 năm kinh nghiệm dày dặn lĩnh vực tổ chức tour Những dịch vụ du lịch công ty Vietnam Booking cung cấp, gồm: Các tour du lịch nước: miền Bắc, miền Trung, miền Nam, tour biển đảo,… Các tour du lịch nước Các tour du lịch ngày Tour teambuilding dành cho công ty, gia đình, hội nhóm với hoạt động trị chơi giúp gắn kết 14 Địa chỉ: 164 Lê Thánh Tôn, Bến Thành, Quận 1, TPHCM Tel: (028) 3827 0404 Website: www Vietnambooking.com/du – lich b) Kế hoạch tổ chức chuyến cho cơng ty: CƠNG TY TNHH MAI NGỌC CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHỊNG HÀNH CHÍNH Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 25 KH/ HC TPHCM, ngày 16 tháng 07 năm 2020 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THAM QUAN DÀI NGÀY CHO NHÂN VIÊN Thực đạo Ban Giám đốc công ty TNHH Mai Ngọc, triển khai tổ chức chuyến tham quan dài ngày cho nhân viên năm 2020 Kế hoạch cụ thể sau: I MỤC ĐÍCH – YÊU CẦU: 15 - Nhằm vui chơi, nghỉ dưỡng giúp phục hồi sức khỏe, lấy lại thăng bằng, xả stress, tiếp thêm lượng cho ngày làm việc mệt mỏi động lực để làm việc tiếp - Đảm bào nhu cầu an toàn nhu cầu xã hội, kỳ nghỉ hình thức phúc lợi, thể đối xử cơng bằng, quan tâm, chăm sóc, đảm bảo công việc lâu dài nhân viên Là điều kiện để họ bảo vệ, chia sẻ, gắn kết với thành viên khác - Tạo hội cho thành viên công ty thực kết nối với đồng nghiệp, lãnh đạo, …xây dựng tinh thần đoàn kết, chia sẻ, quan tâm lẫn - Xây dựng cải thiện văn hóa cơng ty - Chuyến tham quan phải đảm bảo tính tiết kiệm, an toàn II THỜI GIAN THAM QUAN, ĐỊA ĐIỂM THAM QUAN, ĐỐI TƯỢNG THAM QUAN: Thời gian tham quan: từ ngày 25/7/2020 đến ngày 27/7/2020 ( ngày) Địa điểm tham quan: Thành phố Phan Thiết, theo hành trình tour Phan Thiết – Mũi Né – Đồi Cát Vàng Đối tượng tham quan: Ban giám đốc, Trưởng phịng, Phó phịng phịng ban, 100 nhân viên, người thân nhân viên ( có nhu cầu) III CÁC HOẠT ĐỘNG CHÍNH KHI THAM QUAN: Tham quan theo lộ trình tour công ty dịch vụ lữ hành tổ chức Các hoạt động ngồi trời, đội nhóm đến địa điểm tham quan theo lộ trình Các hoạt động đội nhóm khác, bữa tiệc nhỏ vào buổi tối cuối hành trình tham quan Hoạt động giao lưu, chia sẻ, trò chuyện nhân viên với sếp với nhân viên để hiểu hơn, gắn kết thân thiết IV KINH PHÍ: - Kinh phí chuyến đi: 1.390.000đ/ người - Kinh phí tham quan trích từ Qũy phúc lợi cơng ty phần, ngồi khoản chi khác liên quan có lịch trình trích từ kinh phí cá nhân - Thời gian đóng kinh phí cá nhân: từ 22/07/2020 đến 25/07/2020 Một số lưu ý: + Trường hợp nhân viên có đưa nhân thân tự túc chi phí vé chi phí khác 16 + Sau nộp tiền, có lý đột xuất cá nhân nên tự tìm người tham quan, khơng tour du lịch khơng hồn lại số kinh phí đóng + Khi tham quan người phải đem giấy tờ chứng minh nhân dân, quản lý tài sản, tư trang nhân thân để chuyến tham quan diễn vui vẻ an toàn Nhận kế hoạch này, phịng ban, cá nhân xếp cơng việc để tham gia chuyến vui vẻ an toàn Nơi nhận: - Các phận, phịng ban cơng ty - Tồn thể nhân viên cơng ty - Lưu: VT GIÁM ĐỐC Đã ký NGUYỄN VĂN NAM Tình 2: Giám đốc cơng ty đề nghị Phịng Hành tổ chức Hội nghị tập huấn “ Áp dụng 5S cơng ty” Trong vai trị nhân viên Phịng Hành chính, em giao xử lý nhiệm vụ Nêu thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị Phân tích phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị Mơ tả quy trình tổ chức Hội nghị Trình bày sản phẩm: a Kế hoạch tổ chức Hội nghị b Chương trình nghị tổ chức Hội nghị c Giấy mời tham dự Hội nghị 1) Các thông tin cần thu thập để tổ chức Hội nghị: - Thứ thời gian tổ chức hội nghị - Thứ hai địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp 17 - Thứ ba thành phần tham dự, số lượng tham dự để xếp nơi tổ chức hội nghị phù hợp - Thứ tư kinh phí để tổ chức hội nghị 2) Các phương pháp thu thập thông tin cho việc tổ chức Hội nghị: - Phương pháp trao đổi thông tin: Thứ nhất: Bởi Ban Giám đốc người đạo tổ chức hội nghị nên để nắm bắt nhiều thông tin yêu cầu sếp, đưa nên trao đổi với sếp nhiều hình thức khác nhau: trao đổi trực tiếp, trao đổi qua email,…nhằm tiếp thu vấn đề liên quan đến hội nghị để thực yêu cầu trình tự Thứ hai: Liên hệ trao đổi với địa điểm có tổ chức hội nghị, để đăng ký nơi tổ chức dịch vụ liên quan đến hội nghị Việc liên hệ trao đổi với bên tổ chức hội nghị trao đổi qua điện thoại, trao đổi trực tiếp, đăng ký liên hệ qua hotline, Website tổ chức hội nghị Nhằm lựa chọn nơi tổ chức hội nghị có uy tín có nhiều dịch vụ tốt khuyến hấp dẫn Thứ ba: Liên hệ đến trực tiếp đơn vị để mời ban đại diện công ty cổ phần tư vấn cải tiến liên tục – CICC Với mục đích, phối hợp với cơng ty để trình bày, hướng dẫn phương pháp thực 5S công ty cách hiệu - Phương pháp thu thập thông tin qua Internet, trang mạng xã hội: Trước đến liên hệ trao đổi trực tiếp với địa điểm chuyên tổ chức hội nghị cần tìm hiểu nhiều thơng tin dịch vụ trang trí, bàn ghế, thức ăn, nước uống, dịch vụ họ có đảm bảo uy tín chất lượng hay khơng qua hình thức tìm kiếm Internet Nó vừa dễ dàng, tốn thời gian, chủ động tìm hiểu nhiều thông tin hơn, việc lựa chọn tiện lợi 3) Quy trình tổ chức Hội nghị thực theo ba bước sau: Bước 1: Chuẩn bị; Xác định hình thức tổ chức hội nghị: 18 Với mục tiêu, nhiệm vụ khác có hình thức tổ chức hội nghị khác như: họp giao ban, họp giải công việc, workshop, Và Hội nghị tập huấn Áp dụng 5S công ty hình thức tập huấn Nhằm phổ biến, thống nội dung thực 5S cơng ty với mục đích cải tiến mơi trường làm việc, mang lại suất chất lượng làm việc cao cho công ty Và triển khai đạo thực tập trung nguồn lực, kinh phí thời gian Đào tạo hướng dẫn cán nhân viên công ty hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa phương pháp để thực Từ phịng ban/bộ phận chủ động đưa kế hoạch thực đơn vị Lập kế hoạch tổ chức hội nghị: Bản kế hoạch bao gồm nội dung cụ thể sau: - Nêu rõ chủ đề: Hội nghị tập huấn - nội dung chương trình - Xác định thành phần triệu tập, thời gian, địa điểm - Tổ chức việc mời họp, gửi giấy mời - Dự trù kinh phí Lập chương trình họp: Bản chương trình gồm có hai phần: + Những thơng tin họp: chủ đề ( nội dung), thời gian bắt đầu kết thúc, địa điểm, tên người chủ trì, tên thư ký ghi biên họp, thành phần tham dự,… + Diễn biến họp: cơng việc cần tiến hành q trình họp, thời gian cơng việc, tên người chủ trì công việc, tên người/ đơn vị phối hợp thực công việc Soạn thảo gửi giấy mời: Nội dung giấy mời có thơng tin sau: - Người triệu tập chủ trì; - Thành phần tham dự; - Người triệu tập, người mời tham dự; - Nội dung họp; 19 - Thời gian, địa điểm họp; - Những yêu cầu người triệu tập, tham dự Chuẩn bị sở vật chất cho họp, bao gồm: - Kinh phí; - Bố trí phịng họp; - Sắp xếp bàn ghế phịng họp; - Các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn; - Phương tiện ghi chép: máy tính, giấy, bút, máy ghi âm,… - Thức ăn, nước uống giải lao; - Phương tiện lại, ăn nghỉ; - Khác: nơi đậu xe, dự trữ tài liệu, hệ thống điện,… Tuy nhiên, tổ chức Hội nghị tập huấn 5S cơng ty phịng Hành liên hệ với bên chuyên tổ chức hội nghị bên họ xếp chuẩn bị tất bàn ghế, phương tiện cần thiết thức ăn, nước uống,…Cho nên, bên công ty không thực chuẩn bị khâu Bước 2: Trực tiếp tiến hành họp; - Đón tiếp người đến tham dự họp - Điều hành họp - Ghi biên Bước 3: Sau họp; + Tập hợp đầy đủ, hoàn chỉnh văn sử dụng họp để đưa vào hồ sơ công việc + Hoàn tất biên gửi đến nơi liên quan thời hạn sớm nhất, giúp cho việc triển khai thực cơng việc nhanh chóng, kịp thời + Soạn thảo phương pháp để thực đến tất phịng ban cơng ty để thực áp dụng 5S theo đạo người chủ trì họp 20 ... DAD - SGN - Hành lý ký gửi: 20 kg, xách tay kg/1 khách - Khách sạn theo tiêu chuẩn khách /phòng khách /phòng - Tương đương sao: Ibiza, Tây Bắc, Hùng Anh, Bantique, Merry,…hoặc tương đương - Tương... (16, 29, 35, 45 tùy theo số lượng khách) theo chương trình - Khách sạn theo tiêu chuẩn khách /phòng khách /phòng - Tương đương sao: Mai Vàng, Mai Thắng, Rum Vàng, Inter,… tương đương - Vé tham quan... - TP Tuy Hòa (30 km) - Hải Đăng Đãi Lãnh (35 km) - Bãi Môn (1 km) Vịnh Vũng Rô (6 km) - TP Tuy Hòa (40 km) Ngày 02 (105 km): TP Tuy Hòa - Quảng Đức Xưa (30 km) - Khu Du Lịch Ghềnh Ráng (50 km)