thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Mối quan hệ Lãnh đạo và Quản lý Câu 2: quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý Câu 3: xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo và quản lý Câu

CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: khái niệm tổ chức, quản lý, lãnh đạo Mối quan hệ Lãnh đạo và Quản lý

Câu 2: quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Câu 3: xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo

và quản lý

Câu 4: mối quan hệ thông tin với hệ thống quản lý

Câu 5: khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ( nội dung, cấu trúc, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của MIS)

Câu 6: các yếu tố cơ bản đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

Câu 1: khái niệm tổ chức, quản lý, lãnh đạo Mối quan hệ Lãnh đạo và Quản lý

a Khái niệm tổ chức

- Thuật ngữ tổ chức được hiểu là công việc cần thiết để tiến hành hoạt động vào đó nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất làm cho công việc có trật tự nề nếp từ điển tiếng việt định nghĩa Tổ chức là sự sắp các bộ phận cho ăn nhịp với nhau để toàn bộ là

cơ cấu nhất định

- Tổ chức là hạt nhân khởi đầu để dẫn tới hình thành 1 tổ chức

cơ quan xí nghiệp Đồng thời trong quá trình vận hành, tổ chức luôn song song tồn tại và phát triển trong đố xã hội, do đó có thể định nghĩa tổ chức là 1 nhóm cá thể liên kết với nhau do cũng có 1 mục đích chung

Bộ GD-ĐT

Trường

Khoa

Lớp

Tổ

Thành viên

- Tổ chức là 1 thực thể có mục đích cụ thể rõ ràng có những thành vien và có 1 cơ cấu chặt chẽ mang tính hệ thống với mục tiêu cụ thể phải hoàn thành

- Tổ chức có vai trò quan trọng quyết định sự thành công trong công việc Những ưu, nhược điểm của tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp

- Trong XH có 2 loại tổ chức:

+ Tổ chức sản xuất kinh doanh

+ Tổ chức bộ máy quản lý

b Khái niệm quản lý

- Thuật ngữ quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy tìm hiểu hướng dẫn các quá trình XH & hành vi hoạt động của con người nhằm mục đích của người quản lý phù hợp quy luật khách

quan Thực chất quản lý là tổ chức điều khiển theo dõi với

những yêu cầu nhất định do đó quản lý cẩn hiểu với 3 ý nghĩa nhân tố đảm bảo duy trì chỉ đạo thực hiện mục đích

- Tổng hợp các hình thức và biện pháp có hướng đích dựa trên

sự nhận thức và sử dụng các quy luật khách quan thực hiện chức năng có hiệu quả

- Là hoạt động hướng tới thực hiện các chính sách trong 1 lĩnh vực nhất định Chính vì vậy, quản lý là sự tác động có mục đích của chủ thể lên khách thể nhằm nâng cao hiệu suất lao động

- Xã hội phát triển, vai trò quản lý càng lớn, nội dung càng

phong phú

+ QL vi mô

+ QL vĩ mô

c Khái niệm về lãnh đạo

Lãnh đạo là người đề ra chủ trương và tổ chức động viện thực hiện

 Nhiệm vụ:

- Phân tích tình hình, định hướng vạch ra chiến lược

- Đưa ra các quyết định quan trọng

- Làm điểm tựa về uy tín cho tổ chức bên trong và bên ngoài

 Chức năng:

- Xác định phương hướng, mục tiêu lâu dài ( Trung- dài hạn)

- Lựa chọn chủ trương, chiến lược

- Điều hòa, phối hợp các mối quan hệ, động viên thuyết phục mọi người

Do đó, đối với cán bộ lao động là người có uy tín, am hiểu chuyên môn sâu, phân công công việc hợp lí khoa học, hoàn thành nhiệm vụ được đảm nhiệm

d Mối quan hệ giữa lãnh đạo và quản lí

- QL là 1 hoạt động gồm 5 yếu tố tạo thành: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát những công việc chủ yếu của ql:

+ Thực hiện các quyết định của lành đạo

+ Xử lí các công việc hàng ngày

+ Đảm bảo cho bộ máy hoạt động cho c.ty đồng thời có mối quan hệ với lãnh đạo kết hợp ở 3 phương diện: - Thông qua tập thể thúc đẩy tính tích cực của cá nhân

- Điều hòa giữa người- người giảm mâu thuẫn 2 bên

- Tăng cường hợp tác hỗ trơ lẫn nhau tạo ra giá trị khác lớn hơn giá trị cá nhân, mục đích là năng suất và hiệu quả

Câu 2: quá trình thu thập thông tin và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

a, Các hình thức thu thập thông tin

- Thông tin định lượng : các số liệu thống kê, báo cáo hàng tháng quý/ năm, kết quả và tổng điều tra

- Tt định tính: mô tả bản chất, mối quan hệ, động thái phát triển ( các văn bản, quyết định, quy định, quy chế, báo cáo phân tích, các sơ đồ, biểu đồ phân tích , đánh giá )

- Thông tin dự báo: Kết quả tư duy khoa học dựa trên cơ sở phân tích tồng hợp, hệ thống hóa, khái quát hóa và logic hóa Tập hợp các sự kiện, dữ kiện, hiện tượng nhằm mục đích phán đoán hoặc xác đinh phương hướng phát triển trong tương lai

b, Các nguồn thông tin chủ yếu

- Thu thập các kênh thông tin trong tổ chức

+ Các kênh thông tin theo chiều dọc

Ngang

+ Các kênh thông tin từ trên xuống

Từ dưới lên

- Thu thập các kênh thông tin ngoài tổ chức:

+ Kênh thông tin chính thức: các cơ quan chính phủ, các tổ chức trong và ngoài nước có liên quan

+ Kênh thông tin đại chúng: báo chí, truyền thanh, truyền hình + Kênh thông tin khoa học: sách, báo, TLTK trong và ngoài nc

có liên quan

+ Kênh thông tin phi chính phủ: dư luận XH

Xử lý thông tin phục vụ lđ & ql

a, Xử lý thông tin về hình thức

- Xử lý hình thức ( mô tả thư mục tài liệu ) là quá trình lựa chọn các chi tiết đặc trưng của 1 tài liệu và trình bày chúng theo quy tắc nhất định nhằm giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy dữ liệu

+ Xuất xứ tài liệu: tên tác giả, tác phẩm, năm xuất bản, nơi xuất bản chỉ số lưu giữ

+ Cung cấp các thông tin, địa chỉ để truy cập tới thông tin

b, Xử lý nội dung thông tin bao gồm các công đoạn như là

Phân đoạn định chủ đề định từ khóa tóm tắt chú giải tổng quan

- Mức độ xử lý nội dung thông tin phụ thuộc vào nhu cầu thông tin của người dùng và khả năng đáp ứng của từng cơ quan thông tin

Xử lý thông tin là kỹ năng ghi lại tất cả đặc trưng về hình thức và nội dung thông tin trong tài liệu nhằm mục đích tìm kiếm và kiểm soát không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin đó Sản phẩm của xử lý là các cơ sở dữ liệu, các

ấn phẩm thông tin: gồm ấn phẩm thư mục,chuyên đề, bản tin,

…

c, Công cụ cho xử lý thông tin

- Bảng Cutter

- Băng phân loại ( DDC, UDC )

- Bẳng từ điển từ chuẩn

- Bộ từ khóa

- Bộ tiêu đề, chủ đề của thư viện quốc hội Mỹ ( LCSH)

Câu 3: xác định nhu cầu thông tin của các cấp lãnh đạo

và quản lý

1 Xác định nhu cầu thông tin của các cấp lđ & ql

Trong quá trình sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ lđ & ql đóng vai trò quan trọng để cung cấp cho họ những thông tin cần thiết:

- Thông tin quá khứ: phản ánh các kết quả đã đạt dk

- Thông tin hiện tại: xá định các vấn đề hiện thời cho giải pháp điều chỉnh

- Thông tin dự báo ( tương lai ): xác định phương hướng mục tiêu phát triển

a, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến lược

- Là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai

- Loại thông tin đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp cao

- Dữ liệu để xử lý thông tin, là từ bên ngoài tổ chức

 Nhu cầu thông tin của họ , giải quyết các vấn đề chính:

- Vạch ra phương hướng và mục tiêu phát triển

- Xác định chiến lược, chính sách

- Lên kế hoạch

- Dự báo phát triển

- Tổ chức và chỉ đạo hoạt động

 Thông tin dành cho nhóm này gồm các thông tin:

- Mang tính tổng hợp, ít chi tiết hơn

- Có quy mô rộng & thường ko dk xác định trc

- Lấy từ nguồn thông tin nội bộ và từ ngoài môi trường ( bên ngoài chiếm tỉ lệ cao hơn)

- Bao gồm tài liệu công bố hoặc công bố về hạn chế về mức

độ phổ biến có giá trị và tính cập nhật cao

- Là những thông tin đặc biệt, mang tính định lượng, định tính

và dự báo dịch vụ cho ql vĩ mô

- Thông tin về môi trường ql: Thông tin chính trị, pháp luật, kinh tế, xã hội, xu thế phát triển

- Thông tin về đối tượng bị ql

 Thông tin phản hồi và các thông tin gây nhiễu

- Cần nhiều dạng thông tin khác, bổ sung cho nhau

- Họ cần thông tin trong khoảng thời gian dài & mang tính

dự báo cao

- Có xu hướng thích sử dụng các thông tin đã được xử lý, đánh giá bao gói ( nén lại) nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác

b, Nhu cầu thông tin của các cấp ql chiến thuật

- Là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn chủ yếu phục

vụ các nhà ql phòng ban trong tổ chức

- Thông tin trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải

có mức độ chi tiết nhất định

- Loại thông tin cần dk cung cấp định kì

* Nhu cầu thông tin đối vs cán bộ ql

- Có thẩm quyền ql, tổ chức, chỉ đạo, thực hiện kiểm tra, định hướng các hoạt động theo các mục tiêu đã định trên địa bàn ql của mình

- Thông tin ít nhiều mang tính tổng hợp và chi tiết hơn so vs ql cấp chiến lược

c, Nhu cầu thông tin của các cấp ql tác nghiệp

- Là những thông tin sử dụng cho công tác điều hành, tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức

- Là loại thông tin đòi hỏi mức độ chi tiết & được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức

- Là loại thông tin cần dk cung cấp thường xuyên

* Nhu cầu thông tin

Cần các thông tin tức thời, mang tính chi tiết, cụ thể có liên quan đến từng vấn đề nhất định về mặt định lượng và định tính

Câu 4: mối quan hệ thông tin với hệ thống quản lý

1 Thông tin là nguồn lực của tổ chức

- Thông tin được coi như 1 nguồn lực có giá trị của các cơ quan, các tổ chức, việc ql và sử dụng hợp lý khoa học những thông tin

sẽ thúc đẩy sự sáng tạo phát triển nhanh chóng các sản phẩm mới, nâng cáo năng suất lao động và chất lượng sp

Đồng thời, làm cho uy tín ngày càng cao của các cơ quan, các

tổ chức

2 Thông tin và phản hổi

- Thông tin trong hệ thống ql đòi hỏi những tri thức được thu nhập, xử lý Thông tin đầu vào lựa chọn sau đó thông tin được

tổ chức phục vụ cho việc ban hành và triển khai thực hiện

quyết định ql quá trình truyền thống, quá trình thực hiện thông tin cho kiểm tra đánh giá việc thực hiện quyết định quản lý là thông tin phản hồi

- Từ đó, điều chỉnh thực hiện quyết định quản lý gọi là thông tin hồi ra cho hđ ql bao gồm xây dựng quyết định quản lý rồi triển khai thực hiện quyết định quản lý rồi kiểm tra quyết định ql

Nguồn Ql: Nguồn tin ( QĐQL) thông điệp mã hóa truyền đạt giải thích hướng dẫn

Nguồn bị Ql: Tiếp nhận thông điệp Giải mã thực hiện quyết định ql kết quả

- Quá trính triển khai thực thi quyết định ql thông tin nhiễu hoặc thông phản hồi trong hoạt động thì người ql xử lý và giải thích hướng dẫn để đạt kết quả tốt

3 Thông tin là sản phẩm của lđql

- Thông tin ko phải là việc nhưng nó luôn luôn tồn tại trong các

vỏ việc goi là vật mang tin hoặc gía mang tin

- Thông tin tự nó không phải biến đổi nhưng các sự vật và hiện tượng mà nó lại luôn biến đổi theo thời gian

Giá trị của thông tin giảm theo thời gian ( thông tin bị lão hóa )

- Nội dung của thông tin ko phản ánh đầy đủ giá trị thông tin Gái trị thông tin được đo bằng hiệu quả ql, tạo ra khả năng tiềm lực vật chất cho con người nhờ sủ dụng thông tin

4 Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của ql

- Quá trình ql là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể và khách thể ql Vì vậy, thông tin là nền tảng, là hạt nhân của quản lý Thông tin vai trò quan trọng trong việc ra quyết định ql

và thực hiện các chức năng ql: hoạch định, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra

- Thông tin phản ánh trật tự và cấp bậc của quản lý, thông tin chuyển động theo chiều dọc từ cấp trên xuống cấp dưới và cấp dưới lên cấp trên

- Thông tin chuyển theo chiều ngang

5 Số lượng thông tin được quy định bởi tính đa dạng và phong phú của hđql

- Thông tin là đối tượng lãnh đạo của nhà ql Quá trình điều hành tổ chức, nhà quản lý thường xuyên làm việc với 3 loại thông tin cơ bản:

+ Thông tin kế hoạch( chỉ đạo hoạt động sản xuất)

+ Thông tin môi trường( là cơ sở, căn cứ đề ra các quyết định quản lý)

+ Thông tin thực hiện( phản ánh thực trạng hoạt động của tổ chức )

- Thông tin là công cụ của nhà ql( là cơ sở của kế hoạch hóa, là phương diện chỉ đạo các hoạt động của tổ chức )

- Thông tin là yếu tố bảo đảm cho người thực hiện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Nhà ql cung cấp cho người thực hiện những thông tin về mục đích và mục tiêu của sản xuất –

kd, các nguồn lực được sử dụng cách thức tiến hành sx, quy trình công nghệ, thực trạng và dự báo về sự phát triển, nhu cầu của thị trường

Câu 5: khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý ( nội dung, cấu trúc, mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của MIS)

b, Hệ thống thông tin

- Là hệ thống sử dụng nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận các nguồn dữ liệu và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin

- Thành phần cơ bản:

+ Nguồn lực con người: người sử dụng & các chuyên gia về

hệ thống thông tin

+ Phần cứng: tất cả các thiết bị, phương tiện kỹ thuật để xử

lý thông tin: máy tính, mạng viễn thông

+ Phần mềm: các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng, các lệnh thao tác

+ Nguồn dữ liệu: dữ liệu thô nhiều dạng khác: văn bản, hình ảnh…

Hệ thống thông tin là 1 nhóm các thành tố hoạt động lẫn nhau để tạo ra thông tin

1 hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con người, quá trìn, dữ kiện con người xử lý dữ kiện ( các số liệu thu thập dk ) theo các quá trình nhất định để tạo ra thông tin

Đầu vào Xử lý, chế biến Sản phẩm thông tin

Nguyên liệu Cán bộ tt chuyên nghiệp Người dùng

2 Khái niệm về hệ thống thông tin ql

a, Khái niệm cơ bản

 Hệ thống thông tin

- Là tập hợp nhiều thành tố

- Mối quan hệ giữa các thành tố

- Có chức năng thu thập hoặc phản hồi ql hoặc xử lý, lưu trữ

và phân phối thông tin

- Hỗ trợ ra quyết định,chân thành giám sát, đánh giá trong

1 tổ chức

 Hệ thống thông tin ql

- Cung cấp thông tin: cung cấp kịp thời thông tin cần thiết bằng những hình thức thích hợp

- Tổ chức hệ thống: 1 tổ hợp đầy đủ các bộ phận cấu thành

do thu thập, xử lí, lưu trữ, khai thác và cung cấp thông tin

- Ql thông tin: hệ thống tích hợp các cung cấp dữ liệu và các kênh thông tin

- Áp dụng công nghệ thông tin: hệ thống được trang bị máy tính và các thiết bị ngoại vi khác

 Hệ thống thông tin ( MIS)

- Là hệ thống tt phục vụ cho hoạt động ql ở các cấp Cung cấp thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng ql Thông tin đầu ra của MIS có thể là:

+ Số liệu dk xử lí có hiệu quả

+ Hỗ trợ cho công việc giao dịch

+ Cung cấp thông tin hình thức phù hợp vs đối tượng, sử dụng trong thời gian thích hợp

+ Tiến hành phân tích thông tin để đưa ra các lựa chọn tối ưu giúp các nhà ql ra quyết định

 Cấu thành nội dung thông tin trong MIS

- Thông tin về cơ quan quản lý

- Thông tin về quá trình quản lý

- Lịch sử hoạt động quản lý

- Các tác động quản lý ( các kết quả, thành tựu ql)

 Cấu thành của MIS ( cơ quan ql)

- Hệ thống ghi chép nội bộ: đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời

- Hệ thống tình báo: cung cấp thông tin hàng ngày về tình hình diễn ra của môi trường bên ngoài

- Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức

- Hệ thống hỗ trợ quyết định: gồm các phương pháp và mô hình quyết định nhằm hỗ trợ các nhà ql trong việc ra quyết định thích hợp

 Mục tiêu của MIS

- Tổ chức phát triển và ql nguồn tin về lượng và chất

- Xử lý và bao gói thông tin thống nhất

- Phục vụ thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ

- Nâng cao năng lực ql, ra quyết định phù hợp

- Xây dựng kế hoạch chính xác, lập dự án mang tính khả thi

 Chức năng của hệ thốn thông tin ql

- Thu thập thông tin từ các nguồn khác

- Xử lý tổ chức, lưu trữ dữ liệu

- Phân tích, tổng hợp, tra cứu, cung cấp thông tin

- Phục vụ chủ yếu cho các chức năng ql & ra quyết định ở các cấp ql

 Nhiệm vụ của MIS

- Thực hiện phối hợp giữa các bộ phận

- Cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định

- Trao đổi thông tin với môi trường bên ngoài