sự hình thành các kênh thông tin về hoạt động kiểm toán nhà nước và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo kiểm toán nhà nước

chưa đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo và quản lý, gây ảnh hưởng đến hiệu quả Từ vai trò của thông tin và công tác thông tin trong hoạt động KTNN và từ thực trạng xử lý thông tin phục vụ

Đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở

SU HINH THANH CAC KENH THONG TIN VE HOAT DONG KIEM TOAN NHA NUOC VA XU LY THONG TIN PHUC VU

LANH DAO KIEM TOAN NHA NUOC

MỤC LỤC

Phan mở đầu

CHUONG 1 - NHUNG NHAN THUC CO BAN VE THONG TIN

VA CONG TAC THONG TIN TRONG HOAT DONG QUAN LY

1.1- Thong tin va vai trò của công tác thông tin trong quản lý

1.1.1- Khát niệm về thông tin, công tác thông tín và các loại hình thông

tin trong quan ly:

1.1.2-Vai trò của thông tin trong công tác quản lý :

1.1.3- Công nghệ thông tín và vai trò của công nghệ thông tin trong

hoạt động Kiểm toán Nhà nước

I.1.4- Yêu cầu khách quan của việc áp dụng CNTT phục vụ cho lãnh

đạo KTNN

1.2- Mục đích, nguyên tắc và yêu câu thông tin phục vụ lãnh đạo

1.2.1- Mục đích cung cấp thông tin cho lãnh đạo

1.2.2- Nguyên tắc và yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo :

1.3 Những nội dung cơ bản của công tác thông tin trong các cơ quan ,

đơn vị nói chung và trong cơ quan KTNN nói riêng

1.3.1- Thu tháp và tiếp nhận thông tín :

1.3.2 - Xử lý thông tin :

1.3.3 - Quản lý lưu trữ thông tin :

1.3.4- Khai thác, sử dụng thông tín :

CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ

VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KTNN VÀ CƠ

SỞ XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN DU LIEU CAN THIET TRONG

2.1 - Thực trang công tac tổ chức quản lý và sử dụng thông tin trong

cơ quan KTNN 2.1.1 - Những quy định pháp lý về chế độ thông tin trong co quan

3] 3]

32

40 -

4]

CHƯƠNG 3 : CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC _

TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG CƠ

QUAN KTNN VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO

KTNN

3.1 Quán triệt Sự chỉ đạo của Đảng và Chính phủ về ứng dụng Công

nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công tác thông tin trong

3.2.2 - Những yêu cầu và đòi hỏi khách quan của việc xây dựng các cơ

sở thông tin dữ liệu trong co quan KTNN

3.2.3 - Các cơ sở thông tin dữ liệu cần thiết trong cơ quan KTNN

3.3 - Xây dựng các định chế về tổ chức, xử lý và lưu trữ thông tin

trong toàn cơ quan KTNN | |

3.3.] - Xdy dung quy chế công tác thông tin và quy-định về chế độ

thông tín báo cáo trong toàn cơ quan KTNN

3.3.2 - Chuẩn hoá các tài liệu thông tin, quy trình tổ chức, xử lý, lưu

trữ thông tín trong cơ quan KTNN

_ 3.4 - Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức quản lý, sử dựng

thông tin trong hoạt động KTNN

3.5 - Qui trình tổ chức và xử lý thông tin khi ứng dụng CNTT trong

hoat động KTNN |

3.5.1 - Xác định các phương tiện, công cụ CNTT vào công tác thông tin

3.5.2 - Chuẩn hoá và an toàn thông tin

3.6 - Bảo mật thông tin

3.7 Qui trình tổ chức và xử lý thông tìn phục vụ Lãnh đạo Kiểm toán

PHẦN MỞ ĐẦU

1- Tính cấp thiết của đề tài :

Một trong các yếu tố quan trọng tác động đến quản lý là yếu tố thông tin

Thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, không có thông tin đầy đủ, chính xác

_ và kịp thời khó có thể lãnh đạo và quản lý có hiệu quả Thông tin thực sự cần

thiết trong các khâu của quá trình quản lý, nhất là khâu ra quyết định, tổ chức và

kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý Năng suất, chất lượng và hiệu quả của

lao động quản lý phụ thuộc vào nguồn thông tin có được trong bộ máy qủan lý

Để có đầy đủ các nguồn thông tin phục vụ sự lãnh đạo, điều hành và các hoạt

động của cơ quan cân phải tổ chức công tác thông tin một cách khoa học Như

vậy, sự hình thành các kênh thông tin và xử lý thông tin có vai trò đặc biệt quan _ trọng và to lớn trong lãnh đạo, quản lý và hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tổ

Đối với cơ quan KTNN, việc thu thập và xử lý khối lượng thông tin rất đa đạng, đó là các thông tin xuất phát từ các chế độ, chính sách của Nhà nước, các thong tin phát sinh từ các đơn vị trong ngành kiểm toán được thu thập, xử lý và

cung cấp cho nhau Các thông tin từ các đối tượng kiểm toán được thu thập, xử

lý và cung cấp bởi các đoàn kiểm toán hoặc các báo cáo kiểm toán .Thế nhưng,

thực tiễn tổ chức công tác thông tin trong cơ quan KTINN bên cạnh một số ưu

điểm đã đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu của lãnh đạo, quản lý còn bộc lộ

nhiều nhược điểm, tuy đã hình thành được các kênh thông tin nhưng vẫn chưa

được tổ chức và xây dựng một cách khoa học và hoàn chỉnh nên dẫn tới tình

trạng các thông tin bị chồng chéo Các dữ liệu thông tin cơ bản chưa được xây

dựng, vẫn thiếu những dữ liệu thông tin cần thiết, đáng tin cậy phục vụ cho lãnh

đạo, điều hành và ra các quyết định quản lý Việc thu thập, lưu trữ, xử lý thông

tin lâu nay vân chủ yếu bằng các phương pháp thủ công truyền thống do đó

chưa đáp ứng được yêu cầu của lãnh đạo và quản lý, gây ảnh hưởng đến hiệu quả

Từ vai trò của thông tin và công tác thông tin trong hoạt động KTNN và từ

thực trạng xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo của cơ quan KTNN, việc nghiên cứu

đề tài "Sự hình thành các kênh thông tín về hoạt động KTNN và xử lý thông

tin phục vụ lãnh đạo KTNN" để đáp ứng yêu cầu hiện nay là nhiệm vụ cấp

bách, cần thiết ,có ý nghĩa thực tiễn lớn

Ngoài ra, trong thực tiễn hiện nay nhu cầu khai thác, sử dụng thông tin về

các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan KTNN ngày một tăng và đa

dạng Nếu không hoàn thiện được các kênh thông tin khó có thể đáp ứng được

các nhu cầu sử dụng thông tin trong ngành KTNN Đó là các lý do chủ yếu luận

_ giải tại sao cần nghiên cứu đề tài này

2- Mục đích nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu của đẻ tài là làm rõ vai trò và tầm quan trọng của

thông tin và công tác thông tin trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc

của cơ quan, đồng thời đưa ra những yêu cầu, nguyên tắc và kiến nghị các giai

pháp để quản lý và sử dụng tốt các kênh thông tin trong hoạt động KTNN và xử

lý thông tin phục vụ lãnh đạo KTNN, nhằm giúp cho hoạt động của KTNN ngày

càng có hiệu quả hơn, đáp ứng với yêu cầu hoạt động của KTNN trong giai đoạn ` hiện tại và tương lai

3- Đối tượng về phạm vì nghiên cứu -

- Nghiên cứu về vai trò của thông tin và công tác thông tin trong hoạt

động quản lý nói chung và trong hoạt động KTNN nói riêng và nêu lên những

nội dung cơ bản của công tác thông tin trong co quan KTNN

- Nghiên cứu thực trạng về công tác thông tin trong cơ quan KTNN và các

cơ sở khoa học xác định các thông tin đữ liệu cần thiết, qua đó rúi ra những vấn

đề cần giải quyết

- Nghiên cứu các giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin trong hoạt động KTNN và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo

KTNN

4- Phương pháp nghiên cứu :

Vận dụng phương pháp hệ thống, phương pháp mô hình hóa, phương pháp

so sánh phân tích tổng hợp và khảo sát thực tiễn Coi việc phân tích thực trạng tổ

chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý hiện nay trong cơ quan

- KTNN hà cơ sở thực tiễn để dé xuất và kiến nghị các giải pháp nhằm hoàn thiện _ các kênh thông tin trong hoạt động KTNN và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo

KTNN

5- Những đóng góp của đề tài :

| 1- Đề tài đã nêu lên một số quan điểm về thông tin và phân tích thông tin

ở một số khía cạnh , trên cơ sở đó đưa ra khái niệm về thông tin , công tác thông

tin và vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý nói chung và trong cơ quan

KTNN nói riêng Đề tài đã nêu lên những mục đích, nguyên tắc và yêu cầu

thông tin phục vụ lãnh đạo và làm rõ những nội dung cơ bản của công tác thông

tin trong co quan KTNN

2- Đề tài đã phân phân loại các kênh thông tin trong hoạt động KNN và:

đưa ra các cơ sở dữ liệu, quy trình xử lý các dòng công văn đi, đến và trong nội

bo cua co quan KTNN |

3- Đề tài đưa ra các giải pháp về xây dựng các quy chế công tác thông tin

và quy định về chế độ thông tin báo cáo, chuẩn hóa biểu mẫu, công văn, xây

dựng các quy trình tổ chức, xử lý và lưu trữ thông tin trong cơ quan KTNN

Đồng thời chú trọng đến việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức, quản lý,

sử dụng thông tin trong hoạt động KTNN

6- Kết cấu dé tai:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài gồm 3

chương:

- Chương ï : Những nhận thức cơ bản về thông tin và công tác thông tin

Chương 2 : Trực trạng công tác thông tin trong hoạt động KTNN và cơ sở

khoa học xác định các dữ liệu thông tin cần thiết trong cơ quan KTNN

Chương 3 : Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và sử

dụng thông tin trong hoạt động KTNN và xử lý các kênh thông tin phục vụ lãnh

Chương 1 - NHỮNG NHẬN THỨC CƠ BẢN VỀ THÔNG TIN

VÀ CÔNG TÁC THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

1.1- Thông tin và vai trò của công tác thông tin trong quản lý

1.1.1- Khái niệm về thông tin, công tác thông tin và các loại hình thông tin

a- Khdi niém vé thong tin :

Thuật ngữ “Thông tin” (gốc Latinh là information có nghĩa là diễn giải, thông báo, lý giải) là thuật ngữ thông dụng nhất, được sử dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Trong đời sống hàng ngày thông tin được hiểu

là “tin tức về các sự kiện diễn ra trong thế giới xung quanh” Trong các lĩnh vực khoa học khác như triết học, toán học, vật lý học, điêu khiển học, đi truyền học,

ngôn ngữ học, khoa học báo chí, văn hoá nghệ thuật, khái niệm thông tin được

sử dụng nhưng có nội dung rất khác nhau, không giống như cách hiểu trong cuộc

sống hàng ngày, ví dụ : | | |

— - Theo quan điểm diéu khiển học : thông tin là tính trật tự của các đối

tượng vật chất có những mối liên hệ biện chứng |

- Theo quan điểm hệ thống : Thông tin là sự hạn chế tính đa dạng của mỗi

hệ thống sự vật đối với môi trường |

- Theo quan điểm triết học : Thông tin là một phạm trù triết học phản ánh

sự vận động và tương tác của các hiện tượng, sự vật của thế giới tự nhiên xã hội

- Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453-1991- Hoạt động thông tin Khoa

- học và Tư liệu-Thuật ngữ và khái niệm cơ bản Thông tin là các dữ liệu, tin tức

được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian và thời gian

Từ những ví dụ nêu trên có thể thấy khái niệm thông tin và bản chất của

nó cho đến nay vân còn là vấn đề phức tạp, gây nhiều tranh cãi trong khoa học

Tuy nhiên, để có được sự nhìn nhận tương đối thống nhất, có thể xem xét phân

tích một số khía cạnh sau đây liên quan đến thông tin

Thứ nhất, thông tin phải là các tin tức, dữ liệu phân ánh trạng thái tồn tại

va vận động của các hiện tượng, sự vật của thế giới tự nhiên , xã hội và tư duy ;

Thứ hai, thông tin phải là các tin tức, dữ liệu có thể thu thập được, nhận

thức được, chế biến được và chuyển giao được;

Thứ ba, thông tin phải là cái mà nhờ nó một yếu tố hay một hệ thống sẽ

Và như vậy : Thông rin được hiểu là các tin tức, dữ liệu phản ánh các hiện

tượng, sự vật của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động của chúng trong không gian và thời gian

b- Công tác thông tin : Công tác thông tin hay hoạt động thông tin trong cơ quan là toàn bộ quá trình thu thập, quản lý, lưu trữ và khai thác sử dụng thông tin Công tác thông tin là công tác khoa học nghiệp vụ Giải quyết các nội dung hay nhiệm vụ của công tác thông tin được thực hiện theo những phương pháp của khoa học và công nghệ

Căn cứ vào các loại hình phản ánh tương ứng với các trình độ tổ chức của

vật chất, có thể phân loại thông tin như sau :

- Thông tin sơ đẳng : Là thông tin thuộc thế giới vô sinh Các quá trình thông tin trong thế giới vô sinh được các ngành khoa học tự nhiên (vật lý học,

| nhiệt động học, thiên văn học ) nghiên cứu |

- Thông tin sinh học là thông tin thuộc thế giới hữu sinh Loại thông tin này được các ngành khoa học sinh học nghiên cứu

- Thông tin xã hội là thông tin được lưu chuyển trong xã hội trong quá

trình giao tiếp của con người

— Các quá trình trao đối thông tin xã hội đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong

đời sống xã hội Một xã hội không thể tồn tại thiếu sự trao đối thông tin cũng

tương tự như một cơ thể sống không thể tồn tại nếu thiếu quá trình trao đổi chất

_ Thông tin xã hội được chia thành nhiều loại hình khác nhau : Thông tin

sinh hoạt hàng ngày, thông tin báo chí, thông tin văn hoá, thông tin khoa học,

thông tin kỹ thuật, thông tin công nghệ, thông tin kinh tế Theo chức năng xã

_ hội các loại hình thông tin được phân thành hai loại : Thông tin đại chúng và

thông tin chuyên ngành

Thong tin dai ching :

Thong tin dai chúng là thông tin xã hội được dành cho tất cả mọi thành

viên trong xã hội Thông tin đại chúng giúp mọi người biết, hiểu được những sự

kiện diễn ra trong đời sống xã hội Loại thông tin này được dùng cho tất cả mọi

người trong xã hội, vì thế gọi là thông tin đại chúng

Thông tín chuyên ngành - | _ Thong tin chuyên ngành là thông tin xã hội đành cho các nhóm, thành viên

xã hội nhất định được liên kết bởi các mối quan hệ xã hội cụ thể _ |

Thông tin chuyên ngành được chia thành nhiêu loại hình tương ứng với

các nhóm thành viên xã hội đã hình thành trong xã hội Dưới đây sẽ xem xét một

số loai hình thông tin chuyên ngành mà chúng ta đặc biệt quan tâm

- Thông tin khoa học : Là thông tin lôgic thu nhận được trong quá trình

nhận thức, phản ánh trung thành các hiện tượng, quy luật của thế giới tự nhiên,

xã hội và tư duy và được sử dụng trong thực tiễn của đời sống xã hội Dựa vào

định nghĩa này thông tin được coi là thông tin khoa học khi nó có đủ 4 dấu hiệu

sau

day

Thứ nhất, nó phải là kết quả cua quá trình nhận thức các quy luật khách

quan của thế giới tự nhiên, xã hội và tư duy |

7

Thứ hai, nó phải là kết quả của quá trình xử lý, tổng hợp bằng tư duy

Thứ ba, nó phải phản ánh trung thành các hiện tượng, quy luật của thế giới

Thứ tư, nó có thể được sử dụng trong thực tiễn của đời sống xã hội

Hoạt động thông tin khoa học là hoạt đông nhằm mục đích thu thập, xử lý, phân tích tổng hợp, giữ tìm và phổ biến các tin khoa học có được trong quá trình

nhận thức thế giới khách quan Hoạt động thông tin khoa học đượs tách ra trong

quá trình phân công lao động khoa học và có nhiệm vụ cung cấp cho các chuyên

gia, các nhà quản lý những tri thức về kết quả nghiên cứu khoa học và hoạt động

kỹ thuật, về kinh nghiệm sản xuất, kinh nghiệm quản lý cần thiết của họ

- Thông tin công nghệ là thông tin về các công nghệ, về những van dé lién

quan đến việc thúc đẩy đổi mới và chuyển giao công nghệ và được sử dụng trực

tiếp để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ Thông tin về một công nghệ nào đó

_ thường bao gồm các tin tức, dữ liệu vẻ các khía cạnh kỹ thuật, kinh tế, nhân lực,

tổ chức, quy trình sản xuất, dịch vụ kỹ thuật liên quan Vật mang thông tin công

nghệ là các tư liệu kỹ thuật (các bản vẽ, quy phạm kỹ thuật, tiêu chuẩn, tài liệu

hướng dẫn kỹ thuật, tài liệu kinh tế-kỹ thuật .)

Trong hoạt động thực tiễn thuật ngữ Thông tin khoa học và công nghệ

thường được sử dụng và được hiểu như một khái niệm tổng hợp đặc trưng cho

thông tin khoa học, thông tin kỹ thuật, thông tin công nghệ và được dùng để

phân biệt với các loại hình thông tin khác

Nếu xem xét thông tin là tất cả những gì có thể giúp cho con người có thể hiểu được về đối tượng mà mình quan tâm, cụ thể là có thể cung cấp cho con

người những nhận thức đúng đắn về tự nhiên và xã hội, về những sự kiện diễn ra

trong không gian, thời gian về những vấn đề chủ quan và khách quan .thì thông

tin bao gồm tất cả những thu thập có tính ghi chép (thống kê, tổng kết, những

nhận định dự báo, dự đoán, những dự kiến kế hoạch, chương trình dưới các đạng thể hiện bằng văn bản, âm thanh và hình ảnh .)

1.1.2-Vai trò của thong tin trong công tác quan lý :

Quản lý là một yếu tố, một nhiệm vụ hết sức quan trọng không thể thiếu

- được trong đời sống xã hội, hay nói một cách khác nó là nhu cầu khách quan

trong xã hội loài ngoài Xã hội phát triển càng cao thì vai trò của quản lý càng

lớn và nội dung càng phức tạp Có rất nhiều yếu tố tác động đến quản lý như yếu

tố xã hội, yếu tố chính trị, yếu tố tổ chức, yếu tố quyền uy và yếu tố thông tin Trong các yếu tố tác động đến quản lý, yếu (tố thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng Không phải ngẫu nhiên người ta đã khái quát quản lý thực chất đó là quá

trình xử lý thông tin để đưa ra các quyết định quản lý phục vụ con người Trong `

quản lý thông tin là căn cứ, là cơ sở để ra quyết định và tổ chức thực hiện các

quyết định có hiệu quả Không có thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời khó có

- thể quản lý có hiệu quả Quản lý thiếu thông tin coi như không có quản lý Như

vậy, thông tin vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý Quản

lý bộ máy nhà nước, bộ máy của đảng cũng như các tổ chức xã hội đều cần có thông tin để điều hành công việc hàng ngày cũng như đề ra các quyết định quan

trọng Không có thông tin không thể lãnh đạo và quản lý ngay ở tầm vĩ mô

Nhu vậy, thông tin trong hoạt động quản lý đóng vai trò cực ky quan trọng, thông tin càng đây đủ, được thu thập, quản lý và xử lý một cách khoa học,

kịp thời, chính xác, với đầy đủ các yếu tố có liên quan, được giải quyết trong

một tổng thé day đủ các yếu tố xã hội, với sự tham gia của các phương pháp dự

báo, phân tích thì quyết định càng có cơ sở khoa học chặt chẽ và phù hợp với quy luật khách quan, càng có khả năng thúc đẩy một cách hiệu quả sự phát triển tích cực của khách thể quản lý Thông tin quản lý phải gắn liền với quyết định quản lý Mọi thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc ra quyết định quản lý và

đạt mục tiêu quản lý Ngược lại bất cứ một quyết định quản lý nào cũng phải

9

chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin

Thông tin vừa là đối tượng, vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của quá trình quản lý Năng suất, chất lượng và hiệu quả của lao động quản lý phụ thuộc phần

Thông tin không chỉ có vai trò quan trọng trong việc ra các quyết định quản lý mà còn có vai trò quan trọng, không thể thiếu được trong tổ chức thực

hiện và đặc biệt trong kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các quyết định quản lý

Tổ chức thực hiện các quyết định quản lý thực chất là quá trình đưa các thông tin quản lý vào thực tiễn cuộc sống Quá trình tổ chức thực hiện các quyết định quản

lý cần thiết phải nắm được đầy đủ thông tin phản ánh được thực trạng những

quyết định đó được triển khai trong thực tế như thế nào Có gì khó khăn, có gì

thuận lợi và kết quả cụ thể đạt được đến mức nào theo kế hoạch đặt ra Cũng chính trong quá trình triển khai thực hiện các quyết định quản lý đã tạo ra nguồn thông tin mới cung cấp cho các nhà quản lý nắm bắt được tình hình để đẻ ra

được các chủ trương, giải pháp kịp thời và hữu hiệu, điều hành, thúc đẩy việc

thực hiện các quyết định quản lý Thực chất đây là quá trình thông tin phản hồi

từ khách thể quản lý đến chủ thể quản lý (còn gọi là thông tin đi ngược) Thông

tin phản hồi CÓ Vai trò rất quan trọng trong kiểm tra theo dõi việc thực hiện các quyết định cũng như trong đánh giá kết quả thực hiện các quyết định thông qua

những thông tin phản hồi | | |

Thông qua những thông tin phản hồi này, chủ thể quản lý thực hiện chức

năng kiểm tra, theo dõi và trên cơ sở đó kịp thời phát hiện những sai lệch, những yếu tố tích cực, tiêu cực phát sinh để tiếp tục đưa ra những quyết định bổ sung

hoặc hiệu chỉnh nhằm điều khiển kịp thời sự vận động phát triển theo đúng định

hướng và phù hợp với quy luật khách quan Như vậy quá trình quản lý chính là

quá trình thông tin hai chiều liên tục giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý

trong một hệ thống mà cơ sở để hoạt động có hiệu quả chính là hệ thống thông

tin được tổ chức một cách khoa học, tự động và có hiệu quả cao Có thể mô tả quá trình thông tin trong quản lý như sau :' |

10

—————y Thông tin chỉ đạo

việc tổ chức triển khai thực hiện, kiểm tra đánh giá kết quả đều cần đến thông tin

và đều phải xử lý thông tin Thông tin đặc biệt quan trọng trong tiếp nhận quyết định, ra quyết định, kiếm tra việc thực hiện quyết định của lãnh đạo Thiếu thông

tin khó có thể có được các quyết định đúng và sáng tạo Thông tin hết sức cần thiết và giữ vị trí quan trọng, tạo nên cơ sở của quá trình lao động của lãnh đạo

Đối với các chuyên gia trong bộ máy quản lý, họ được giao nhiệm vụ chuẩn bị, tiếp nhận và thực hiện các quyết định quản lý Họ không trực tiếp ra các quyết

định quản lý nhưng bằng lao động của mình họ tạo ra những điều kiện cần thiết

để lãnh đạo, ra các quyết định quản lý, lao động của họ chủ yếu là xử lý thông

tin để tạo ra những thông tin mới và trên cơ sở thông tin đó chuẩn bị các phương

án khác nhau của quyết định quản lý Để tổng hợp tạo ra những thông tin mới,

họ phải biết thu thập va tạo cho mình đầy đủ các cơ sở dữ liệu thông tin cần

thiết, thiếu chúng khó có thể có được các dự thảo quyết định quản lý có chất

lượng Năng suất, chất lượng và hiệu quả lao động của các chuyên gia phụ thuộc phần nhiều vào cơ sở các đữ liệu thông tin họ nắm được và kỹ năng; kinh nghiệm

xử lý phân tích chúng

Có thể nói, thông tin là đối tượng đặc biệt của lao động, của các cán bộ,

công chức, là phương tiện thực hiện quá trình quản lý, công cụ độc đáo của quản

1]

lý hành chính nhà nước Cùng với điều đó chúng ta không được bỏ qua sự chú ý

_ đến một điều hiển nhiên rằng lao động xử lý thông tin chiếm phần rất lớn so với

các dạng lao động khác của cán bộ, công chức Thông tin có tác dụng điều chỉnh

và tổ chức các mối quan hệ quản lý.Theo số liệu hiện có, các cán bộ quản lý đến 70% thời gian làm việc chỉ phí cho việc tìm, thu thập, truyền, xử lý, bảo quản,

mà các quyết định quản lý này là sản phẩm của lao động quản lý Tác động quản

lý của chủ thể đến khách thể quản lý Cho nên nhờ có thông tin mối liên hê giữa

bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý của hệ thống quản lý được thực hiện

| Quản lý công việc gắn bó với khối lượng rất lớn thông tin mà phạm vi của

chúng lớn mạnh không ngừng theo sự phát triển chức năng, nhiệm vụ của bộ

máy quản lý Ở nước ta hiện nay trong quản lý hành chính nhà nước mỗi năm đã

tạo ra hàng vạn văn bản khác nhau và không phải tất cả mọi thông tin quản lý da

được văn bản hóa Sự phát triển khối lượng thông tin trong quản lý không nên

đánh giá theo một nghĩa Một mặt, trong sự tăng khối lượng thông tin của bộ máy quản lý buộc phải xử lý thường xuyên khối lượng ngày càng tăng của thông

tin, mặt khác cũng phải thấy rằng khả năng hoàn thiện quản lý, nâng cao chất lượng quá trình quản lý sẽ được tăng nhờ có sự bổ sung thông tin quản lý

Ảnh hưởng của việc phát triển số lượng thông tin quản lý thể hiện trên tất

cả các chỉ số công việc của các nhà lãnh đạo với văn bản, trên sự phát triển

thường xuyên khối lượng công việc của bộ máy quản lý do họ lãnh đạo mà bộ

máy này đòi hỏi hạn chế một cách nghiêm khắc ngày nay số lượng biên chế Để

đánh giá tổng hợp vai trò của thông tin trong quá trình quản lý cần phân loại thông tin, cho phép trong phạm vi lớn quản lý nó, tạo lập thông tin trong khối

lượng và chất lượng cần thiết để tác động mạnh đến quản lý làm cho công tác

quản lý trong bộ máy hành chính có hiệu quả hơn

Tổ chức lao động quản lý trong các cơ quan Nhà nước đòi hỏi đánh giá

chất lượng thông tin Chất lượng của thông tin cần phải đáp ứng hàng loạt các yêu cầu

12

_ Trước hết thông tin được sử dụng trong các quá trình quản lý, cần phải

được xác thực, đáng tin cậy, có nghĩa là nó phục vụ là cơ sở để tiếp nhận trong

hàng loạt các trường hợp quyết định cực kỳ quan trọng, đặc biệt ở trình độ cao

của cơ quan quản lý Khối lượng thông tin có thể tối thiểu trong tối đa ý nghĩa

‘noi dung Dòng thông tin cần đi qua theo khả năng có thể ít nhất số lượng các

cấp quản lý Thông tin cần phải khách quan, phản ánh mặt tích cực cũng như

mặt tiêu cực của vấn đề, cung cấp bức tranh chân thực hình ảnh của các khách

thé quan ly |

Thong tin van ban cần phải cô đọng, tổng hợp, rõ ràng và các số liệu cần

phải trình bày bằng cách nào đó để người sử dụng không phải mất thêm sức lực

để sắp xếp, hệ thống hóa chúng trong dạng cần thiết

“Tóm lại, vai trò của thông tin trong hoạt động quản lý là hết sức to lớn và

quan trọng Nó thực sự cần thiết trong tất cả các khâu của quá trình quản lý, nhất

là khâu ra quyết định và tổ chức kiểm tra thực hiện các quyết định quản lý Năng

suất, chất lượng và hiệu quả của lao động quản lý, của hoạt động quản lý phụ

thuộc và chất lượng nguồn thông tin có được trong bộ máy quản lý Để quản lý

có hiệu lực, hiệu quả cần phải xử lý một cách nhanh nhạy, kịp thời, và để có

được thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời cần phải hoàn thiện bản thân công tác

thông tin trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước và ứng dụng rộng rãi

những thành tựu của công nghệ thông tin vào quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý

thông tin phục: vụ cho hoạt động quản lý

I I 3- Cong nghệ thông tin và vai trò của công nghệ thong tin trong

hoạt động Kiểm toán Nhà nước

—* Công nghệ thông tin -

Công nghệ thông trn là nhân tố quan trọng thúc đây những chuyển biến

trong nền kinh tế mới Công nghệ thông tin như một nguồn lực kinh tế, được sử

dụng để khuyến khích đổi mới.tăng hiệu quả, tăng năng lực cạnh tranh của toàn

3

bộ nền kinh tế Nếu như nói rằng sự ra đời của máy móc là để giải phóng sức lao

động chân tay của con người thì việc ứng dụng các công nghệ thông tin hiện dai |

là sự giải phóng sức lao động trí óc của con người Việc ứng dụng CNTT hiện

đại là yếu tố đưa những tri thức KHKT vào quá trình sản xuất, con người có thể

khám phá ra những lĩnh vực mới, sáng tạo những tri thức mới, sản xuất ra của cải

_ vật chất mới đều nhờ vào CNTT

_* Vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động KTNN được thể hiện trong những điển sau đáy : |

- Công nghệ thông tin là công cụ trợ giúp hiệu quả cho KTNN thực hiện tốt nhiệm vụ, chức năng của mình trong giai đoạn hiện tại và tương lai |

- Công nghệ thông tin là điều kiện, nền tảng để hiện đại hóa hoạt động của KTNN, công cụ đắc lực của Nhà nước trong việc kiểm tra, kiểm soát nên Tài

" Công nghệ thông tin là nhân tố tạo ra môi trường làm việc mới trong

KTNN, phi hop voi xu thé phát triển của xã hội, tạo điều kiện hội nhập với

Kiểm toán các nước trong khu vực và Kiểm toán quốc tế

Hiện nay, công nghệ thông tin bùng nổ, đòi hòi Kiểm toán Nhà nước cần phải đầu tư phát triển CNTT trong hoạt động của mình để thực hiện tốt các chức

năng và nhiệm vụ của ngành, mặt khác công nghệ thông tin trợ giúp cho các nhà

quản lý ở các cấp độ khác nhau từ việc vạch ra kế hoạch tổng quan, chiến lược

của toàn ngành cho tới điều khiển tác nghiệp từng cuộc kiểm toán

a = + + at n ~ ~ A + ` ` +

Bằng mạng máy tính nội bộ và kho dữ liệu chung của toàn ngành, các

| phan mềm truyền thống, xử lý thông tin nội bộ, các báo cáo tổng hợp định kỳ

hoặc đột xuất được nhanh chóng gửi tới người lãnh đạo, khi cần người lãnh đạo

có thể tham khảo những báo cáo chi tiết hoặc toàn văn các văn bản

Bằng truy nhập mạng diện rộng Internet có thể cung cấp cho người lãnh đạo những thông tin cần thiết của các ngành liên quan, những thông tin về các

đơn vị, đối tượng được kiểm toán, những thông tin về tài chính, kinh tế phục

14

vụ cho việc lập kế hoạch tổng thể, báo cáo cấp trên và điều hành hoạt động của

CNTT giup cho cac c nhà lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình

thực tế, có tầm nhìn bao quát, nhanh chóng ra những quyết định chính xác và kịp

thời Cũng nhờ có nối mạng và xây dựng các kho dữ liệu chuyên ngành cần thiết, việc tra cứu các chuẩn mực về kinh tế, tài chính, kế toán được thuận tiện,

đầy đủ và tiết kiệm được thời gian tìm kiếm Các thủ tục, thao tác lập hồ sơ sẽ được tự động hóa sâu sắc làm cho công tác lưu trữ và xử lý hồ sơ trở nên khoa

Việc su dung CNTT trong céng tác v văn ì phòng thông qua các thiết bị tin học làm tăng hiệu quả công tác văn phòng Các phần mềm quản lý như quản lý

hồ sơ cán bộ, quản lý hồ sơ kiểm toán, quản lý văn bản, quản lý kế toán, lập kế

hoạch làm giảm thời gian thao tac nghiép vu cha các nhân viên, tạo cho họ một phong cách làm việc mới tiến tới chuẩn mực quốc tế

1.1.4- Yêu cầu khách quan của việc áp dụng CNTT phục vụ cho lãnh

dao KTNN - |

Xã hội càng phát triển, các loại hình hoạt động tài chính trong các lĩnh vực, các đơn vị, tổ chức Nhà nước càng phát triển và trở nên phức tạp bởi tính đa

dạng và quy mô của các hoạt động Lượng thông tin mà KTNN phải xử lý ngày

càng gia tăng về số lượng và chủng loại Các hình thức biểu diễn, lưu trữ trao đổi thông tin không chỉ đơn thuần bằng giấy tờ, điện thoại mà đã xuất hiện nhiều

loại hình khác nhau Mặt khác yêu cầu thông tin đầu ra ngày càng cao hơn cả về

chất lượng và nội dung Các loại báo cáo kiểm toán, báo cáo tổng hợp sẽ tăng

thêm về các tiêu thức, hình thức và nhất là yêu cầu về thời gian và độ chính xác

Vi vay, KTNN khong thể dùng các hình thức thủ công để thực hiện được các nhiệm vụ của mình mà cần áp dụng CN TT thông qua các hình sức sử dụng mạng thông tin, máy tính, các phần mềm chuyên môn cho phép dễ đàng xử lý những

15

khối lượng thông tin khổng lồ với một thời gian ngắn, kịp thời và với độ chính

xác cao để phục vụ cho lãnh đạo và quản lý

1.2- Mục đích, nguyên tắc và yêu câu thông tin phục vụ lãnh đạo 1.2.1- Mục đích cung cáp thông tín cho lãnh đạo

Thông tin có mặt trong tất cả các khâu của quá trình quản lý và lãnh đạo

Thông tin cần thiết cho lãnh đạo để ra các quyết định quản lý Công tác thông tin

cần thiết đối với lãnh đạo đến mức nhiều người cho rằng :"không có thông tin thì không thể lãnh dạo” Không thể hình dụng được lãnh đạo mà không có thông tin, thiếu thông tin |

Một trong những chức năng, nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng là tổ chức công tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo

Mỗi chúng ta khi bước vào Văn phòng là tiếp xúc ngay với công tác thông tin

Tuy vậy không phải nhiều người đã tự hiểu và trang bị cho mình lý luận có hệ

thống về công tác thông tin Vì đây còn là vấn đề mới mẻ, hơn nữa những kinh

nghiệm về công tác thông tin ở nước ta cũng chưa được tổng kết thật đầy đủ -

Công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hàng

ngày của cơ quan, đơn vị là công tác quan trọng và cần thiết Công tác thông tin của Văn phòng ở cơ quan nhằm : |

Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu _ thảo luận quyết định những van dé, những nhiệm vụ đã được đặt ra trong chương

trình, kế hoạch công tác của CƠ quan, đơn vị của ngành

- Phản ánh kết quả kiểm tra tình hình thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, các ngành, các cơ sở

Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được nhận thức, dư luận của cán bộ nhân dân

và phản ứng của các đơn vị cơ sở, các đơn vị trực thuộc đối với các văn bản đó, những khó khăn thuận lợi trong thực hiện các kiến nghị của các cấp, các ngành

để giải quyết kịp thời Công tác thông tin còn cần phát hiện các giải pháp và mô

16

hình sáng tạo, kiến nghị đề xuất về các chủ trương, nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị của ngành

- Ngoài việc họp bàn ra quyết định quản lý và kiểm tra chỉ đạo thực hiện, lãnh đạo cơ quan, đơn vị còn giải quyết các công việc hàng ngày, xử lý các vấn

đề nảy sinh thường xuyên trong cơ quan, đơn vị và trong hệ thống các đơn vị tổ

- Công tác thông tin cần tổng hợp được tình hình hàng ngày, hàng tuần

trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan, đơn vị, của ngành để kịp thời báo

— Tóm lại công tác thông im phục vụ cho lãnh đạo cơ quan phải đáp ứng ba yêu cầu cơ bản sau: - |

- Thông tin giúp lãnh đạo quyết định các chủ trương biện pháp lớn nhằm

thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị Do đó thông tin có ý nghĩa chiến lược là nhu cầu không thể thiếu được trong quản lý điều hành công việc

— ~ Thông tin kiểm tra việc thực hiện các quyết định, chỉ thị, chương trình,

kế hoạch công tác đã đẻ ra Đó là thông tin có ý nghĩa điều hành

—¬~ Thông tm phục vụ lãnh đạo cơ quan giải quyết công việc hàng ngày;

điều hòa phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời và có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị

Trong số này có những thông tin không ngừng xuất hiện, phát triển và trở thành

thông tin điều hành, hơn nữa trở thành thông tin chiến lược mà văn phòng phải nắm bắt được, phải nhạy cảm, khái quát và kịp thời phản ánh cho lãnh đạo

1.2.2- Nguyên tắc và yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo :

Hàng ngày, hàng tuần có một khối lượng lớn thông tin từ các nơi gửi đến

Khối lượng thông tin đó được chứa trong các văn bản như công văn báo cáo

biên bản, nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư, thông báo Có những thông

tin chính thức đến từ các cơ quan có trách nhiệm của Đảng, Nhà nước và các tổ

17

chức chính trị xã hội, có những thông tin không chính thức như thư từ, kiến nghị

để xuất của cán bộ, công chức, đảng viên, Cả hai loại thông tin này đều quan

trọng chứa đựng những nội dung phong phú về đường lối, chủ trương của Đảng,

chính sách pháp luật của Nhà nước, về tình hình thế giới, tình hình trong nước,

tình hình các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ kinh

tế xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại v.v Những thông tin đó phản ánh kết

quả thành tựu, kinh tế về những vấn để mới nảy sinh, khó khăn mâu thuẫn trong

công việc và trong yêu cầu của cuộc sống mà lãnh đạo các cơ quan cần biết, cần

_ giải quyết |

Phần lớn thời gian làm việc của người lãnh đạo và quản lý là xử lý thông tin nghiên cứu tình hình, phân tích cặn kẽ các yêu cầu và khả năng lựa chọn các

phương án,đề ra quyết định chính xác, nhằm giải quyết đúng những đòi hỏi của

_ thực tiễn, đặt ra những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách của cơ quan, đơn vị của

ngành, thông tin là một dạng lao động trí óc phức tạp của người lãnh đạo

Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo mà cụ thể là xử lý, phân loại,

phân tích tổng hợp thông tin thu nhận được gửi cho cấp lãnh đạo cần thực hiện

theo những nguyên tắc sau :

+ Xứ lý và gửi thông tin đúng đối tượng

Xử lý sơ bộ thông tin là công việc bắt buộc của mọi cơ quan nhằm nâng

cao chất lượng thông tin trước khi gửi tới lãnh đạo Nó tránh được sự quá tải gây

nhiễu thông tin và thực hiện đúng quy chế phân công, phân cấp trong giải quyết

công việc của cơ quan Cũng có trường hợp một thông tin được chuyển thắng tới

các đồng chí lãnh đạo cơ quan Thực tế thông tin đó cũng đã phải xử lý sơ bộ,

tức là được lãnh đạo văn phòng đọc và thẩm định sau đó quyết định chuyển -

nguyên cho lãnh đạo cơ quan Còn lại phần lớn các thông tin được xử lý sơ bộ và

chuyển tới lãnh đạo dưới hình thức tóm lược, tổng hợp hoặc sao trích Việc này

là cần thiết vì vẫn giữ được thực chất nội dung thông tin và giảm nhẹ được thời

gian đọc và nghiên cứu cho lãnh đạo

18

Thông tin cho lãnh đạo cơ quan phải gửi đúng đối tượng, tức là đúng người có trách nhiệm, quyền hạn giải quyết thông tin, hoặc theo đõi kiểm tra

việc giải quyết các thông tin đó Hơn nữa cấp lãnh đạo còn có trách nhiệm xử lý

| những vấn đề cơ mật của cơ quan, đơn vị, của ngành, mà những thông tin cơ mật

đó chỉ có một vài người trong cấp lãnh đạo có trách nhiệm biết và xử lý Vì vậy

thông tin đúng đối tượng được xem là nguyên tắc quan trọng hàng đầu trong

công tác thông tin của văn phòng , gửi đúng đối tượng chẳng những giữ được bí

mật bảo đảm an toàn thông tin mà còn nâng cao cường độ, chất lượng và hiệu

quả xử lý thông tin ban đầu Văn phòng phải căn cứ vào nội dung và tính chất

của thông tin để kiến nghị với lãnh đạo về đối tượng nhận tin

| + Báo đảm chất lượng thông tín : | Một thông tin có chất lượng cao phải bảo đảm các yêu cầu : Trung thực,

_ chính xác, khách quan, kịp thời, đầy đủ, dễ hiểu và bảo mật Chỉ những thông

_ tin bảo dam day đủ các yêu cầu này mới thực sự là căn cứ, là cơ sở quan trọng dé

lãnh đạo cơ quan nghiên cứu, bàn bạc và ra các quyết định quản lý, các quyết

định triển khai thực hiện những nhiệm cụ công tác cơ bản và chủ yếu của cơ

quan, đơn vi, cua ngành |

* Tính trung thực của thông tin thể hiện ở chỗ tin đó được phan ánh đúng

với thực tế, đúng với bản chất và nội dung |

* Tính chính xác bao hàm cả việc bảo đảm tính chân thực Yêu cầu chân

thực để bảo đảm tính khách quan của thông tin, còn yêu cầu chính xác là để bảo

đảm độ tin cậy của thông tin

* Tính khách quan : Thông tin phải báo cáo đúng với thực tế, không bị xuyên tạc, không bị bóp méo

* Đây đủ : Thông tin phải báo cáo day đủ, chính xác không bị bỏ sót

* Kịp thời : Thông tin phải báo cáo kịp thời, đúng hoặc trước thời hạn quy định, không được chậm trể Phải ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông

tin hiện đại để xử lý và truyền tin

* Dễ hiểu : Thông tin báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu đối với người sử dụng

19

* Ngoài ra, tính bảo mật cũng là một trong những yêu cầu rất cơ bản đối

với công tác thông tin Thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận với thông tin Sự thiếu an toàn vẻ thông tin cũng

có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức -

1.3 Những nội dung cơ bản của công tác thông tin trong các cơ quan ;

đơn vị nói chưng và trong cơ quan KTNN nói riêng

Dựa vào tính chất, đối tượng lao động, trình tự thực hiện và mối liên hệ

hữu cơ giữa các quy trình trong toàn bộ hoạt động Hoạt động thông tim trong các cơ quan, đơn vị bao gồm các nội dung cơ bản sau : |

1.3.1- Thu tháp và tiếp nhận thông tin :

Là quá trình được tiến hành nhằm thu thập tài liệu, thông tin, đữ liệu có

- nội dung phù hợp với các đề mục (vấn đề) đã được xác định

Thu thập thông tin được coi là quá trình tạo nguồn nguyên liệu đầu vào cho toàn bộ hoạt động thông tin của đơn vị Công việc này được đặt ra cho hoạt

động thông tin ở mọi cấp độ, từ đơn vị cơ sở đến cấp ngành, tỉnh, thành phố và

cấp quốc gia Để quá trình thu thập thông tin tiến hành có kết quả cần :

+ Xác định mục tiêu xây dựng kho thông tin trên cơ SỞ nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch và chiến lược phát triển của các cơ quan, đơn vị, nhu

cầu thông tin của các đối tượng dùng tin tiềm năng mà cơ quan thông tin sẽ

phục vụ

+ Lưựa chọn các loại: hình tài liệu, thông tin, dữ liệu cần thu thập ;

+ Xây dựng chiến lược, kế hoạch bổ sung và cân đối các điều kiện đảm bảo (tài chính, thiết lập quan hệ hợp tác, trao đối .)

Đối với cơ quan Kiểm toán Nhà nước, các loại hình tài liệu và thông tin

(các kênh) sau đây cần được lựa chọn thu thập :

+ Từ các cơ quan cấp trên trực tiếp (từ Quốc hội, Chính phủ, Bộ, ngành ) nhất là các thông tin có tính quy phạm về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành

20

_*+ Từ các cơ quan thuộc và trực thuộc KTNN

+ Từ các đối tượng kiểm toán | + Từ các cơ quan nghiên cứu khoa học của Đảng và Nhà nước, từ các tư liệu, tài liệu tham khảo cần thiết |

+ Từ thông tin thường xuyên và định kỳ về hoạt động của cơ quan, đơn vị

+ Từ các cơ sở dữ liệu thông tin quốc gia

Ngoài việc thu thập tin từ các nguồn trên, còn n phải nghiên cứu khảo sát thực tiên Ở các cơ sở, các đơn vị, các ngành và trực tiếp báo cáo, thông tin cho

Để có được thông tin đa chiều, thông tin khách quan, chính xác, đầy đủ và kịp thời Văn phòng K.TNN không thể thụ động đợi tin các nơi cung cấp, gửi đến, phải chủ động tích cực khơi nguồn tin để đáp ứng kịp thời yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo Cần phải xác định xây dựng và quản lý các cơ sở đữ liệu thông tin cần thiết trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của ngành

| Xác định rõ mối quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của ngành để trên cơ sở đó đồng thời xác định mối quan hệ trao đổi thông tín và trách nhiệm của các đơn vị tổ chức trong xây dựng các cơ

sở đữ liệu thông tin chung của toàn cơ quan Ngoài ra, cần phải xác định mối

_ quan hệ trao đổi thông tin với các đơn vị ,tổ chức ngoài cơ quan với các Cơ quan,

đơn vị, tổ chức trong ngành Trên các'cơ sở đó xây dựng và kiện toàn hệ thống

thông tin phục vụ lãnh đạo Trong hệ thống này các kênh thông tin sẽ được hình thành, cụ thể có 2 kênh thông tin chủ yếu :-

+ Kênh thông tin dọc đó là kênh thông tin liên hệ trao đổi với các cơ quan,

tế chức cấp trên và các cơ quan tổ chức, đơn vị cấp dưới trong ngành KTNN (các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan KTNN)

+ Kênh thông tin ngang đó là kênh thông tin phản ánh mối liên hệ hai chiều hay còn gọi là kênh thông tin trao đổi hai chiều giữa cơ quan KTNN với

các cơ quan khác kể cả các đối tượng kiểm toán

2]

Để hoại động của các kênh trong hệ thống thông tin có hiệu quả, Văn phòng KTNN cần định hướng thông tin cho các đầu mối về chương trình, kế

hoạch công tác năm, 6 tháng, qúy, tháng, về các chủ trương công tác lớn của cơ

quan, đơn vị, về chủ đề nội dung các cuộc họp của lãnh đạo, các quyết định quản

lý cần xây dựng để ban hành làm cơ sở để gợi ý, hướng dẫn cho các cơ quan

nói trên chủ động nghiên cứu tổng hợp tình hình báo cáo cho lãnh đạo Thường

xuyên có các cuộc họp định kỳ của Văn phòng với các đầu mối thông tin để

đánh giá rút kinh nghiệm về công tác thông tin phục vụ lãnh đạo Hàng năm nên

có các cuộc trao đổi cụ thể về nghiệp vụ thông tin nhất là cách thu thập thông tin

từ các nguồn, các kênh phải khác nhau, cách xử lý thông tin và cách biên tập tin

nhằm nâng cao chất lượng công tác c thông { tin phục vụ lãnh đạo

1.3.2 - Xử ly thong tin: |

Là quá trình bao gồm các công đoạn khác nhau nhằm biến đổi thông tin | thu thập được thành các dạng thể hiện mới của thông tin hoặc truyền gửi thông

tin Nó là một dạng lao động khoa học với các khâu nghiệp vụ và công nghệ

khác nhau nhằm cung cấp cho lãnh đạo, cho những người sử dụng tin, những

- thông tin có chất lượng hơn, ngắn gọn hơn, cô đọng va tổng hợp hơn

Tất cả các tài liệu thông tin đã được thu thập đều phải qua quá trình xử lý

Xử lý thông tin, về bản chất là quá trình lựa chọn và đánh giá các yếu tố quan

trọng nhất của nội dung thông tin, hình thức của tài liệu và trình bày chúng dưới

dang tiện lợi nhất cho người dùng tin khai thác, sử dụng -

Quá trình xử lý thông tin được tiến hành theo 2 nhóm công việc: Hệ thống

hóa và phân loại thông tin ; Chế biến thông tin

Hệ thống hóa thông tin nhằm mục đích phân chia, sắp xếp các tài liệu,

thông tin theo các dấu hiệu nội dung cho trước phù hợp với một hệ phân loại,

một khung đề mục đã chọn Căn cứ vào nội dung thông tn mỗi tài liệu được gắn

một hoặc một số chi số tương xứng với một lớp hoặc một số lớp nào đó trong hệ

thống phân loại

22-

Hệ thống hóa và phân loại thông tin có thể được tiến hành đồng thời Hệ

thống hóa và phân loại thông tin cho phép tổ chức, sắp xếp tài liệu theo một trật

tự nhất định trong quá trình bảo quản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm

Chế biến thông tin có nghĩa là phân tích, tổng hợp và khái quát hóa (cô đọng) nội dung tài liệu Chế biến thông tin bao gồm các công việc chủ yếu sau :

mô tả thư mục, làm chú giải, tóm tắt, biên soạn tổng quan, tổng luận, biên soạn

chỉ dẫn thư mục dịch hoặc lược dịch tài liệu

Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo cơ quan một cách nhanh chóng và chính xác cần phải mở rộng việc áp dụng phương pháp quản lý, xử lý phân tích

thông tin bằng máy vitính = - | |

Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm các công việc kế tiếp sau %

+ Kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin thu nhận được, tức là nghiên

cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực của thông tin, độ

chính xác của thông tin, mức độ đây đủ của thông tin Trong nhiều trường hợp

phải nghiên cứu kỹ về nguồn tin để tham khảo và có cơ sở đánh giá chính xác

mức độ tin cậy của thông tin có trường, hợp phải đi tận nơi xẩy ra sự việc để xác

minh chính xác |

+ Phân tích thông tin : : Sau khi đã kiểm tra xác minh độ tin cậy và chính xác của thông tin cần tiến hành phân tích thông tr Trong xử lý thông tin, phân

tích là phương pháp thường được áp dụng để tìm hiểu và trả lời về bản chất,

nguyên nhân của tình hình mà thông tin đó phản ánh Phân tích từng mặt, trong

khuynh hướng để chỉ ra bản chất của luồng tin, của nguồn tin

Đề đánh giá một chủ trương, biện pháp và kinh nghiệm hoặc một kiến

nghị cũng cân phải áp dụng phương pháp phân tích thông tin

+ Tổng hợp thông tin : là phương pháp xử lý nhằm đưa ra thông tin mới và

có ý nghĩa trên cơ sở phân tích hệ thống hóa, khái quát hóa một loạt thông tin

liên hệ cùng loại, thông tin mới này thể hiện được bản chất của vấn đề bao quát

23

tình hình toàn diện có thể giúp cho lãnh đạo suy nghĩ, đánh giá, cân nhắc và

quyết định vấn để một cách thuận lợi nhanh chóng chính xác Tổng hợp thông

tin đòi hỏi nhiều công phu, nhiều tư liệu, là việc khó hơn cả trong các khâu xử lý

thông tin Tống hợp không phải là tập hợp thống kê một cách máy móc mà là

việc làm tiếp sau khi đã phân tích sâu sắc các thông tin Để tổng hợp tốt cần

phân tích sâu và kỹ, chỉ qua phân tích tốt mới có thể tổng hợp tốt Là phương

pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh và phân tích vào một mối

quan hệ mạch lạc, có hệ thống tiêu chí nhất định Tiêu chí đó là thời gian, tầm

quan trọng, tính phổ biến, sự đúng, sai đó tùy theo sự quan tâm của cấp lãnh

đạo đối với thông tin đó Trong nhiều trường hợp hệ thống hóa thông tin cing cd

tác dụng như tổng hợp thông tin giúp cho người đọc thông tin nắm vấn đề một

cách rõ ràng, không bị bối rối lúng túng trong rất nhiều sự việc cụ thể

— +Kiến nghị giải quyết : Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp cần có kiến nghị giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra Về nguyên tắc văn

phòng phải phản ánh trung thực thông tin của các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ

quan KTNN và các cơ quan hữu quan gửi tới cơ quan, lãnh đạo cơ quan, đồng

thời có quyền nêu ra trước lãnh đạo những đánh giá và kiến nghị của mình về Xử

lý thông tin | |

+ Xác định đối tượng truyền tin là xác định rõ thông tin này cần được gửi

tới ai và truyền tin theo cách nào vào lúc nào Cuối cùng là biên tập tin cho lãnh

đạo cơ quan Thông tin cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị cần phải viết ngắn gọn Để

viết ngắn, gọn, không những cần tu sửa câu văn cho bớt dai dong ma con tu sua

cả đoạn văn, cả bản tin cho ngắn gọn Có thể áp dụng phương pháp phân tích nội

dung, lấy trọng tâm là đoạn văn để tu sửa ngắn gọn,sau đó cần xem lại câu mở

đầu và đoạn văn kết thúc của ban tin Nếu chỉ là mở đầu theo thói quen và kết

thúc cho có hậu thì cũng nên loại bỏ

Với ba thao tác kể trên bản tin có thể lược bỏ được nhiều chế thừa và bể

sung những điềm cần thiết Hơn nữa, khi phân tích rêng một ban tin đang viết

thì có thể thấy đoạn văn này câu văn này có tác dụng hữu ích cần thiết để hình

24

thành chủ đề của bản tín Nhưng đặt cạnh và tiếp theo các bản tin đã gửi trước

đó, thuộc loại chủ đề đó thì có thế một số đoạn văn và câu văn đã được thông tin nhiều lần, nếu lược bỏ vẫn không có hại cho sự tiếp nhận thông tin của người lãnh đạo thì lược bỏ Viết dài, không có nghĩa là bản tin có lượng thông tin hữu

ích tối đa Viết ngắn gọn, đủ ý đòi hỏi phải dành nhiều thời gian xử lý, phân tích,

cân nhắc kỹ càng và cho thấy người viết có sự am hiểu tường tận và đã nắm được

thực chất vấn đề cần thông tin cho lãnh đạo |

Như thế chất lượng một bản tin không những phụ thuộc vào việc thông tin

đúng đối tượng trung thực, kịp thời, đây đủ, chính xác mà còn phụ thuộc vào lượng thông tin hữu ích mà bản tin đó chứa đựng Đó là số lượng phong phú đơn

vị thông tin (câu văn hữu ích) trong một bản tin ngắn gọn Đây là những yêu cầu

trong việc biên tập tin phục vụ lãnh đạo, yêu cầu này cũng phải được tuân thủ

trong việc chuẩn bị các tài liệu thông tin (các báo cáo, biểu mẫu thông tin)

1.3.3 - Quản lý lưu trữ thông tin :

Lưu trữ và bao quan thông tin là quá trình đảm bảo lưu giữ tài liệu, thông tin để sử dụng, khai thác lau đài Tất cả tài liệu, thông tin được thu thập, các kết

quả xử lý thông tin đều được tổ chức lưu trữ và bảo quản theo những quy tắc nhất định cho phép tìm kiếm nhanh chóng và sử dụng lâu dài

Các cơ sở dữ liệu thông tin do Văn phòng và các đơn vị tổ chức cho cơ

quan xây dựng phải được quản lý và lưu trữ tập trung thống nhất ở Văn phòng

với chức năng là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo và điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan, cũng như các hoạt động chung của cơ quan Hệ thống thông tin của cơ quan nói chung và các cơ sở dữ liệu thông tin thuộc hệ

thống phải được tổ chức và quản lý tập trung thống nhất theo những nguyên tắc

và quy định chặt chẽ Tập trung quản lý các cơ sở đữ liệu thông tin là để có cơ sở

thông tin đây đủ để phục vụ lãnh đạo, điều hành công việc của lãnh đạo cơ quan

cũng như để tổ chức triển khai thực hiện chức năng nhiệm vụ của các đơn vị, tỔ

chức nói riêng và của cả cơ quan nói chung Các cơ sở đữ liệu thông tin là các bộ

25

phận cấu thành nên hệ thống thông tin của cơ quan nên cần phải được xây dựng

và quản lý thống nhất, cần phải thống nhất về nội dung thông tin, thống nhất về - biểu mẫu, đơn vị, thống kê, phân loại thông tin và phương pháp quản lý thông tin Yêu cầu tổ chức các cơ sở đữ liệu thông tin thành hệ thống buộc phải tôn trọng nguyên tác thống nhất Nguyên tắc thống nhất không chỉ có ý nghĩa đối

với việc tổ chức hệ thống thông tin trên cơ sở phương pháp truyền thống mà còn

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng khi xây dựng hệ thống thông tin trên cơ sở phương pháp hiện đại Chỉ trên cơ sở các tài liệu thông tin, các biểu mẫu thống

kê thông tin, các cơ sở dữ liệu thông tin thống nhất mới xây dựng được chương trình trên máy vi tinh |

Việc quản lý, lưu trữ thông tin là việc tích luỹ, sắp xếp thông tin một cách

có ý thức, có hệ thống để sắn sàng khai thác, tra cứu phục vụ cho lãnh đạo, phục

vụ cho công tác thông tin tổng hợp của cơ quan Việc quản lý, lưu trữ thông tin

không chỉ nhằm phục vụ yêu cầu tức thời, từng lúc của lãnh đạo mà còn nhằm

chủ động chuẩn bị đáp ứng day đủ nhu cầu thông tin cho hoạt động của cơ quan

Có thể quản lý và lưu trữ thông tin bằng các phương pháp, công cụ truyền thống như lập hồ sơ cơ bản, định rõ danh mục thể loại thông tin, địa chỉ của các thông tin hiện có trong hệ thống Nhưng khi khối lượng các cơ sở đữ liệu thông tin của

cơ quan lớn và ngày một phát triển và nhu cầu xử lý phục vụ lãnh đạo quản lý

một cách kịp thời và nhanh chóng thì nhất thiết phải ứng dụng những thành tựu

của công nghệ thông tin vào quản lý và lưu trữ thông tín, nghĩa là phải áp dụng quản lý và lưu trữ thông tin trên máy vi tính Nếu điều kiện cơ sở vật chất kỹ

thuật của cơ quan chưa cho phép tổ chức hệ thống thông tin trên cơ sở phương

pháp hiện đại cần phải phối kết hợp cả phương pháp truyền thống và hiện đại

trong quản lý và lưu trữ thông tin |

Việc lưu trữ thông tin gắn liền với việc sắp xếp, chấn chỉnh công tác thong tin trong toàn bộ hệ thống, hợp lý hóa sự vận chuyển tài liệu, tư liệu thông tin trong hệ thống thông tin của cơ quan Tổ chức luân chuyển tài liệu, tư liệu thông tin trong một bộ máy, một cơ quan trong một hệ thống thông tin một cách hợp lý

26

là công việc phức tạp khó khăn nhất Nếu tổ chức lưu trữ, luân chuyển thông tin,

tư liệu thông tin một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng thông tin và tiết kiệm được các chi phi cho công tác thông tin của cơ quan

Cần lưu ý khía cạnh kinh tế của công tác thông tin, tức là tính toán sao cho có

tác dụng phục vụ tốt nhất nhưng chỉ phí lại tiết kiệm nhất

Mục đích cao nhất và cuối cùng của công tác thông tin, của việc tổ chức

hệ thống thông tin trong cơ quan là để khai thác, sử dụng có hiệu quả thông tin phục vụ cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc và các hoạt động của đơn vị,

tổ chức cũng như của cơ quan, của cả ngành Chính vì vậy, cần phải tổ chức khai

thác, sử dụng các cơ sở đữ liệu thông tin trong hệ thống thông tin củả cơ quan

một cách khoa học theo những nguyên tắc và quy trình hợp lý để khai thác triệt

để giá trị thông tin hàm chứa trong các cơ sở dữ liệu đó Việc thu thập tổ chức

quản lý, lưu trữ và xử lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất thì tổ chức khai thác sử dụng thông tin cũng phải theo nguyên tắc đó Đồng thời cần phải khắc

phục triệt để tư tưởng, quan điểm độc quyền thông tin Vì như trên đã phân tích, thông tin chỉ có giá trị khi nó được sử dụng rộng rãi phục vụ các mục đích khác

nhau của cơ quan, của các đơn vị, tổ chức, của lãnh đạo, của các nhà nghiên cứu

và của cán bộ công chức trong và ngoài cơ quan Giá trị của các cơ sở dữ liệu thông tin không mất đi khi nó được sử dụng Ngược lại nó sẽ tăng lên tỷ lệ thuận với việc mở rộng khai thác, sử dụng nó Hoạt động thông tin của cơ quan phải nhằm mục đích khai thác đến mức tối đa các cơ sở dữ liệu thông tin hiện có, phải

làm sao để chúng quay vòng nhanh biến thành nguồn lợi hữu ích to lớn của cơ

quan

Để khai thác, sử dụng rộng rãi các cơ sở dữ liệu thông tin hiện có trong hệ thống thông tin của cơ quan cần phải xác định rõ các yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin, xác định và mở rộng các đói tượng khai thác sử dụng thông tin, xác định thứ tự ưu tiên phục vụ khai thác sử dụng thông tin

27

Yêu cầu khai thác sử dụng thông tin thường nhằm vào các mục đích :

- Phục vụ cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác định kỳ của

cơ quan, cho việc xây dựng các đề án, chiến lược phát triển của cơ quan, của

- Phuc vu cho viéc xay dung các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản

quản lý hành chính và các chế độ chính sách của cơ quan, của ngành

- Phục vụ cho việc tổng kết các chuyên để công tác của cơ quan, của ngành

- Phục vụ cho việc quản lý điều hành công việc và ra các quyết định quản

lý của lãnh đạo cơ quan

- Phục vụ cho việc tổ chức các Hội nghị hội thảo trong nước và quốc tế,

cho các cuộc họp, giao ban lãnh đạo, các hội nghị tổng kết công tác của cơ quan

- Phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu sử dụng thông tin vào các mục đích

khác nhau của lãnh đạo cơ quan, của cán bộ, công chức trong cơ quan

- Phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu sử dụng của các đơn vị, tổ chức bên

Thông tin và các cơ sở dữ liệu thông tin có trong hệ thống thông tin cla co |

quan cần được tổ chức khai thác sử dụng phục vụ các đối tượng chủ yếu như :

+ Cán bộ công chức trong toàn ngành + Các đơn vị, tổ chức và cá nhân ngoài ngành

— + Các nhà nghiên cứu, các nhà hoạt động chính trị, kinh tế văn hóa xã hội

CƠ quan và trong toàn ngành

28

Đương nhiên, đối với các cơ sở dữ liệu thông tin hạn chế sử dụng có chứa

đựng các thông tin quan trọng vẻ bí mật của nhà nước, của cơ quan, của ngành -

cân phải có sự phân biệt các đối tượng khác nhau để cho phép khai thác sử dụng

Ngoài việc mở rộng đối tượng khai thác sử dụng thông tin và các dữ liệu thông tin cần phải chủ động tuyên truyền giới thiệu thành phần nội dung thông

tin có trong các cơ sở đữ liệu của hệ thống thông tin cho các nhà lãnh đạo Đảng

và Nhà nước, nhất la cho các nhà nghiên cứu, hoạch định chế độ chính sách, các

cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ công chức trong cơ quan -

Ngoài ra, cần phải đa dạng hóa các hình thức và phương pháp phục vụ

khai thác sử dụng thông tin, tránh các thủ tục hành chính phiền hà, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng thông tin

Chủ động công bố, giới thiệu các tài liệu thông tin khác nhau (các bản tổng

thuật, tổng quan, các báo cáo tóm tắt, các sách chỉ dẫn, các bản tin, biểu bảng,

biểu mẫu thống kế, mục lục) về các cơ sở đữ liệu thông tin có trong hệ thống thông tin của cơ quan là thước đó xác định vị trị, vai trò của công tác thông tin

trong hoạt động của cơ quan | |

+ Ung dung những thành tựu của khoa học công nghệ trong công tác thông tin :

Để quản lý, lưu trữ, tra tìm xử lý và phân tích thông tin về nguyên tắc có

thể sử dụng các công cụ truyền thống và các công cụ hiện đại Nhưng trong điều kiện khối lượng thông tin của cơ quan lớn, đa dạng và ngày một phát triển, nhu

cầu khai thác sử dụng thông tin phục vụ cho lãnh đạo và cán bộ công chức trong |

CƠ Quan, trong ngành cũng như cho các đốt tượng khác ngoài cơ quan ngày một tăng để quản lý chặt chế các cơ sở dữ liệu thông tin và nâng cao hiệu quả khai

thác sử dụng thông tin cần phải ứng dụng rộng rãi những thành tựu của công

nghệ thông tin vào việc quản lý, tra tìm, xử lý, phân tích tổng hợp thông tin Nếu - tần số khai thác sử dụng thông tin và các cơ sở dữ liệu thông tin lớn nhất thiết

phải xây dựng hệ thống tra tìm thông tin tự động Song để ứng dụng những thành

29

_ tựu của công nghệ thông tin cụ thể là ứng dụng máy vi tính vào quản lý, lưu trữ,

tra tìm, khai thác sử dụng thông tin thì phải hoàn chỉnh các công cụ truyền thống

(các tư liệu thông tin như các biểu mẫu thống kê, báo cáo, khung phân loại thông

tin), phải thống nhất và chuẩn hóa chúng Đây là điều kiện tiên quyết để quản lý,

luu trữ, khai thác và sử dụng thông tin trên máy vi tính Tiếp sau là xây đựng các

chương trình phần mềm để quản lý các cơ sở dữ liệu thông tin hiện có trong hệ

thống Chỉ trên quan điểm và nhận thức như vậy mới có thể tổ chức bảo quản,

khai thác sử dụng thông tin một cách triệt để, tối đa và khoa học

30

Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ

VÀ SỬ DỤNG THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG KTNN VÀ

CƠ SỞ XÁC ĐỊNH CÁC THÔNG TIN ĐỮ LIỆU CẦN THIẾT

TRONG CƠ QUAN KTNN

2.1- Thực trạng công tác tổ chức quản lý và sử dụng thông tin trong co

2.1.1 - Những quy định pháp lý về chế độ thông tín trong cơ quan KTNN

Cho tới thời điểm hiện nay, KTNN đã có gần 10 năm hoạt động, sự phát

triển của KTNN có sự đóng góp không nhỏ của công tác thông tin đem lại Quy

trình lưu trữ, xử lý thông tin hiện nay là thành quả của các quy định có tính bắt

buộc nhằm tạo ra nề nếp, nguyên tắc và thói quen khoa học cho công tác thông

tin Thấy rõ vai trò quan trọng của thông tin đối với công tấc lãnh đạo, chỉ đạo,

điều hành, lãnh đạo KTNN đã ban hành một số văn bản quy định chế độ thông

tin báo cáo trong cơ quan, cụ thể là :

- Công văn số 470 KTNN/VP ngày 17/08/1995 của KTNN quy định tạm thời

về việc xây dựng các văn bản trình Tổng Kiểm toán nhà nước

- Công văn số 392 KINN/VP ngày 23/08/1996 của KTNN gửi các đơn vị

thuộc và trực thuộc KTNN về công tác đăng ký công văn di và đến và công

tác lập hồ sơ | |

- _ Văn bản hướng dẫn số 246/VP ngày 14/07/1997 của KTNN hướng dẫn về thể

_ thức báo cáo kết quả kiểm toán và công văn thông báo kết quả kiểm toán

-_ Công văn số 149 KTNN/VP ngày 18/04/1998 của KTNN về việc ghi ký hiệu

và trình bày các văn bản quan lý hành chính Nhà nước

- Công văn số 314 KTINN/VP ngày 30/07/1998 của KTNN về việc lập và lưu

hành biên bản kết quả kiểm toán

Quy định số 384 KTNN/VP ngày 10/10/1998 của KTNN về việc giao dịch

công văn giấy tờ giữa văn phòng KTTNN với các đơn vi trong co quan

Công văn số 367/KTNN-VP ngày26/09/2000 của KTNN về việc yêu cầu lập

báo cáo thống kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong toàn ngành |

Quyết định số 03/2000/QĐ-KTNN ngày 02/10/2000 của tổng Kiểm toán nhà

nước về việc ban hành quy chế xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp

luật của KTNN

Thông tư số 04/2000/TT-KTNN ngày 02/10/2000 của KTNN hướng dẫn thực

Quyết định sé 05/2000/QD-KTNN ngay 24/11/2000 cia Téng Kiém toan Nhà nước về việc ban hành quy chế về hìnhthức, thể thức và mẫu trình bay văn bản của Kiểm toán nhà nước _ | |

Quyết định số 06/2000/QĐ-KTNN ngày 24/11/2000 của Tổng kiểm toán Nhà

nước về việc quy định danh mục tài liệu và lưu trữ và chế độ bảo quản, sử dụng tài liệu của Kiểm toán nhà nước |

Công văn số 126/KTNN-VP ngày16/04/2001 của KTNN về việc quy định và mẫu biểu trong hồ sơ của một cuộc kiểm toán

Các quy định có tính pháp lý trên đây là cơ sở cho công tác thông tin hoạt động khoa học hơn, nền nếp và hiệu quả hơn Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa

có quy định về công tác thông tin để quy định cụ thể trách nhiệm xây dựng, quản

lý, cung cấp các đữ liệu thông tin cần thiết phục vụ cho sự lãnh đạo và quản lý

Do không có những quy định cụ thể nên trong thực tế khó thực hiện và điều này ảnh hưởng nhiều đến chất lượng và tình hình công tác thông tin trong cơ quan KTNN

2.1.2- Thực trạng về tổ chức và quản lý sử dụng thông tin trong co quan

KTNN

Qua khảo sát thực tiễn, công tác tổ chức và quản lý sử dụng thông tin

trong cơ quan KTNN nhìn chung đã chấp hành tương đối tốt các quy định bắt

32