KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 1. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 1.1. Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin 1.1.1. Khái niệm Thu thập nguyên nghĩa là tìm kiếm, góp nhặt và tập hợp lại. Thu thập thông tin là quá trình tập hợp thông tin theo những tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ những vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực nhất định. Thu thập thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin, thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. 1.1.2. Đặc điểm Thu thập thông tin là hoạt động có tính mục đích. Quá trình thu thập thông tin phải giải đáp cụ thể các câu hỏi: Thông tin này thu thập để làm gì, phục vụ cho công việc gì, liên quan đến những khía cạnh nào của vấn đề?
Chuyên đề 16 KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN 1.1 Khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin 1.1.1 Khái niệm Thu thập nguyên nghĩa tìm kiếm, góp nhặt tập hợp lại Thu thập thơng tin q trình tập hợp thơng tin theo tiêu chí cụ thể nhằm làm rõ vấn đề, nội dung liên quan đến lĩnh vực định Thu thập thơng tin q trình xác định nhu cầu thơng tin, tìm nguồn thơng tin, thực tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu định trước 1.1.2 Đặc điểm Thu thập thơng tin hoạt động có tính mục đích Q trình thu thập thơng tin phải giải đáp cụ thể câu hỏi: Thông tin thu thập để làm gì, phục vụ cho cơng việc gì, liên quan đến khía cạnh vấn đề? Thu thập thơng tin có tính đa dạng phương pháp, cách thức Tùy theo yêu cầu thông tin, nguồn lực mà áp dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin cho phù hợp; Thu thập thông tin tìm kiếm từ nguồn, kênh thơng tin khác Mỗi kênh thơng tin có ưu điểm nhược điểm riêng, phù hợp với loại thông tin cần thu thập Việc lựa chọn nguồn thông tin thích hợp bảo đảm hiệu q trình thu thập thông tin chất lượng thông tin; Thu thập thơng tin q trình liên tục, nhằm bổ sung, hồn chỉnh thơng tin cần thiết; Thu thập thông tin chịu tác động nhiều nhân tố kỹ thu thập thông tin, kỹ sử dụng phương pháp, cách thức thu thập thông tin Thu thập thơng tin khâu q trình thơng tin tổ chức Thu thập thông tin gắn với yếu tố đầu vào tổ chức Thu thập thơng tin khơng tách rời q trình xử lý thơng tin, nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động tổ chức 1.2 Khái niệm đặc điểm xử lý thông tin 1.2.1 Khái niệm Xử lý thông tin hoạt động phân tích, phân loại thơng tin theo nguyên tắc phương pháp định, sở đưa biện pháp giải cơng việc Xử lý thơng tin q trình đối chiếu, chọn lọc, chỉnh lý, biên tập thông tin theo mục đích, u cầu xác định Đây cơng việc bắt buộc nhằm nâng cao chất lượng hiệu sử dụng thông tin, tránh tải, nhiễu thông tin Xử lý thơng tin việc xếp, phân tích liệu có theo u cầu, tiêu chí cụ thể cách khoa học, xác, khách quan nhằm cung cấp sở để xem xét, giải vấn đề Thơng qua việc kiểm tra tính xác, tính hợp lý tài liệu, số liệu; hệ thống hóa, phân tích tổng hợp số liệu, tài liệu; chỉnh lý xác số liệu, tài liệu để chúng phản ánh tình hình, xác định chất việc, hoạt động, từ đưa giải pháp, phương án cho định quản lý hình thức kiến nghị, đề xuất sáng kiến giải quyết, ban hành văn thích hợp Đây khâu then chốt, phản ánh nội dung trọng tâm kết cần đạt tới quy trình thơng tin, lẽ kết tạo lập thơng tin phục vụ trực tiếp cho hoạt động quan, tổ chức Chính điều làm cho hoạt động xử lý thơng tin khác biệt với hoạt động lưu trữ, thư viện, bảo tàng, hoạt động tiến hành công tác thu thập, xử lý, bảo quản tổ chức sử dụng thông tin Trong thời đại ngày việc xử lý thông tin không thực trí tuệ người, mà cịn trợ giúp nhiều thiết bị kỹ thuật ngày đại “thơng minh hơn” Điều địi hỏi, người xử lý thơng tin phải đạt tới trình độ định ngày phải tự hồn thiện mình, nâng cao tri thức chun mơn 1.2.2 Đặc điểm Kết việc xử lý thông tin yêu cầu phải góp phần tạo định đắn động quan, tổ chức cạnh tranh Nó phải giúp cho cấp quản lý đạt tới sáng tạo, dự báo vấn đề nảy sinh giải vấn đề Việc xử lý thơng tin cịn có khả tạo thơng tin bổ sung thơng tin mà trước chưa biết đến Chất lượng thông tin mà người xử lý cung cấp tới đối tượng tiếp nhận bị tác động nhiều yếu tố trình độ, nhạy bén phân tích, thái độ khách quan Để thơng tin hỗ trợ hiệu hoạt động quan, tổ chức việc xử lý thông tin phải đảm bảo điều kiện sau: Tổ chức mạng lưới thông tin phù hợp để bổ sung cho Trong điều kiện nay, máy tính kết nối mạng thơng tin, số liệu phát sinh phòng, ban cần phản ánh trung tâm xử lý liệu, không để xảy chậm trễ, sai lệch, không ăn khớp với nhau; Nhân quan phải hiểu công việc nắm vững chu trình, mục đích xử lý thơng tin Muốn vậy, họ phải làm cơng việc cách nghiêm túc, gắn bó với êkíp quan, đơn vị VAI TRỊ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN 2.1 Vai trị thu thập, xử lý thông tin lập kế hoạch định Thu thập xử lý thông tin phục vụ trực tiếp cho trình lập kế hoạch định Lập kế hoạch định cơng việc phức tạp khó khăn lại có ý nghĩa tiên nhà quản lý Để có kế hoạch định đắn, nhà quản lý cần nhiều thơng tin Nhờ có thơng tin mà nhà quản lý giải đắn hiệu vấn đề sau: + Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch định + Xác định hội thách thức tổ chức + Xác lập sở tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu + Lựa chọn phương án để thực định quản lý Để lập kế hoạch định, thông tin khứ, thông tin tại, thông tin dự báo cần phải thu thập xử lý, giúp nhận diện bối cảnh tồn tại, yếu tố tác động đến tổ chức, vấn đề tổ chức cần đối mặt, nhận diện đối tượng, điều kiện bảo đảm thực định Trong hoạt động này, trình thu thập xử lý thơng tin có liên hệ với mật thiết với Thông tin thu thập thiếu không giúp nhận diện chất, quy luật vấn đề Thông tin thu thập đầy đủ thiếu kỹ xử lý làm giảm ý nghĩa thông tin, không đem lại sở khoa học vững cho trình lập kế hoạch định 2.2 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác tổ chức Trong trình thực chức tổ chức, việc thu thập xử lý thơng tin có vai trị quan trọng phương diện sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới việc thiết kế mơ hình cấu tổ chức, phân công phân nhiệm giao quyền + Cung cấp liệu cần thiết nhân lực, vật lực tài lực + Xây dựng phương án để bố trí, xếp, sử dụng nhân lực phân bổ nguồn lực khác + Giải vấn đề liên quan tới công tác tổ chức 2.3 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác lãnh đạo, quản lý Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu 2.4 Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác kiểm tra, giám sát Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn đề liên quan tới động thúc đẩy nhân viên + Cung cấp liệu để làm sở cho việc xây dựng nội quy, quy chế sách tổ chức + Lựa chọn phương pháp phong cách quản lý hiệu KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN 3.1 Xác định nhu cầu bảo đảm thông tin Mỗi tổ chức, cá nhân có nhu cầu khác vấn đề bảo đảm thơng tin cho cơng việc Trong đa dạng thông tin, việc xác định nhu cầu thông tin giúp cho việc thu thập thơng tin có trọng tâm, bảo đảm thu thập thơng tin cần thiết, khắc phục tình trạng thu thập thông tin dàn trải, thiếu thông tin cần thiết theo yêu cầu công việc cần giải Để xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần vào chức năng, nhiệm vụ, công việc phải giải quyết, đảm nhận hàng ngày Khi xác định nhu cầu bảo đảm thông tin, cần phải trả lời đầy đủ câu hỏi: Vấn đề giải cần có thơng tin nào? Thơng tin có cịn thiếu nội dung gì? Những thơng tin quan trọng để xử lý vấn đề? Việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân cần xác định gắn với nhu cầu thông tin quan, tổ chức, phục vụ việc thực chức năng, nhiệm vụ chung tổ chức Những thông tin cần thiết cho cơng việc thu thập phần toàn hoạt động thực tiễn quan, đơn vị Vì vậy, việc xác định nhu cầu thông tin gắn với nhu cầu thông tin tổ chức tránh việc thu thập lại thông tin có Mặt khác, đặt việc xác định nhu cầu thông tin cá nhân mối tương quan với nhu cầu thông tin quan, tổ chức để bảo đảm thông suốt thông tin hoạt động tổ chức Việc xác định nhu cầu bảo đảm thông tin cần dựa nguyên tắc bản: + Nguyên tắc liên hệ ngược: Việc xác định nhu cầu thông tin liên quan đến vấn đề, công việc cần giải cần phải tiếp cận đa chiều, bảo đảm chiều cạnh thông tin liên quan đến vấn đề, thông tin giản đơn, chiều + Nguyên tắc đa dạng tương xứng: Việc xác định nhu cầu thông tin gắn với chất vấn đề xử lý Một vấn đề phức tạp giải thông tin đơn giản mà cần phải bảo đảm thông tin phù hợp, cần thiết, tương ứng với mức độ phức tạp vấn đề + Nguyên tắc phân cấp bảo đảm thông tin: Nhu cầu thông tin cấp vấn đề vấn đề có khác Việc xác định nhu cầu thông tin cần gắn với vị trí, cơng việc phân giao giải Xác định nhu cầu thông tin cấp độ chủ thể sử dụng thông tin giúp định hướng xác định thu thập thông tin cần thiết, tránh việc ôm đồm, thu thập thông tin ngồi lề, khơng liên quan trực tiếp đến vị trí, cơng việc cần giải + Ngun tắc hệ thống mở: Nhu cầu bảo đảm thông tin tiếp cận theo cách tiếp cận mở, khai thác nhiều nguồn thơng tin, khơng bó hẹp nguồn thơng tin Việc xác định nhu cầu thông tin theo nguyên tắc mở nhằm tạo nguồn thông tin đa dạng, đa chiều giúp tiếp cận vấn đề toàn diện 3.2 Xác định kênh nguồn thông tin Trên sở xác định nhu cầu thông tin, việc xác đinh kênh nguồn thu thập thông tin bước q trình thu thập thơng tin Ở đây, chủ thể thu thập thông tin cần xác định rõ thông tin thu thập từ nguồn Nguồn thông tin thực tế phân loại theo cách tiếp cận khác tổng thể chia thành thông tin thứ cấp sơ cấp Thơng tin thứ cấp nguồn thơng tin sẵn có từ chủ thể khác cung cấp Thông tin sơ cấp thông tin mới, thu thập thông qua phương pháp, kỹ thuật định Ưu điểm Nhược điểm Thu thập thông tin sơ cấp Việc thu thập phù hợp với mục đích sử dụng Phương pháp thu thập thơng tin kiểm sốt rõ ràng chủ thể thu thập Giải đáp vấn đề thơng tin thứ cấp khơng làm Địi hỏi nhiều thời gian chi phí lớn Có thể có loại thông tin thống kê không thu thập Cách tiếp cận có tính chất hạn chế Có loại thu thập loại thông tin sơ cấp Thu thập thông tin thứ cấp Việc thu thập khơng tốn kém, thường có từ xt phẩm Có thể thu thập nhanh chóng Thơng tin thứ cấp đa dạng, so sánh thơng tin quan điểm vấn đề Là thông tin phong phú, đa dạng - Đáp ứng kịp thời cho q trình thu thập xử lý thơng tin Chi phí tương đối rẻ Là thơng tin có sẵn nên phần không so với thời điểm 3.2.1 Thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp a Thông tin hồ sơ tài liệu, văn Hồ sơ, văn tài liệu nguồn thông tin quan trọng hoạt động quan hành nhà nước Thơng tin từ từ hồ sơ, tài liệu, văn đa dạng, gắn với hoạt động quan Nguồn thông tin có tính khả dụng cao Trước vấn đề cần giải quyết, thông tin từ hồ sơ, tài liệu văn nguồn thơng tin có giá trị, phục vụ trực tiếp cho trình định Để thu thập thông tin từ hồ sơ, tài liệu, văn có hiệu quả, q trình thu thập nguồn thông tin cần ý đến bước sau: - Xác định thông tin cần thu thập để giải vấn đề; - Xem xét vấn đề hồ sơ, tài liệu, văn có thông tin này? - Xác định hồ sơ, tài liệu, văn lưu trữ quản lý đâu? - Tiếp cận hồ sơ, tài liệu, văn xác định thông tin cần thiết phục vụ trình giải cơng việc b Thơng tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, truyền hình, internet phương tiện thông tin đại chúng khác Sách báo, tạp chí, phương tiện thơng tin đại chúng nguồn thông tin quan trọng Thông tin từ sách, tạp chí có tính chun sâu có hạn chế tính cập nhật Thơng tin từ phương tiện thơng tin đại chúng có tính cập nhật, đa dạng có yếu tố chưa kiểm chứng đầy đủ đặc biệt thông tin từ internet Bên cạnh đó, thơng tin từ internet có yếu tố bình luận, đánh giá, cảm nhận từ người đưa tin Vì vậy, việc thu thập thông tin cần ý đến đặc điểm để loại bỏ yếu tố cảm tính, tìm yếu tố có ý nghĩa thơng tin khách quan Việc khai thác thơng tin từ sách báo, tạp chí phương tiện truyền thông cần bảo đảm u cầu - Bảo đảm tính xác có độ tin cậy cao Thơng tin khoa học xác yêu cầu quan trọng nhất, lẽ, trích dẫn vào nguồn tài liệu tham khảo khơng xác dẫn đến quan điểm nhận thức sai lầm Chẳng hạn, nay, mạng internet có nhiều blog cá nhân, đó, có nhiều blog cá nhân có viết thể quan điểm, cách nhìn nhận cá nhân thiển cận không khách quan, có nên trích dẫn quan điểm hay không? Vấn đề tiếp theo, mạng internet có nhiều trang thơng tin điện tử có tính chất “phản động”, có nhiều viết ngược lại chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước, không phản ánh chất việc… Để bảo đảm tính xác thơng tin thu thập từ sách, báo, tạp chí phương tiện thơng tin đại chúng thu thập người viết vào điều kiện sau: + Ấn phẩm nhà nước thừa nhận, cho phép sử dụng, khai thác + Nội dung quan điểm chứa đựng tài liệu tham khảo phải phù hợp với chủ trương, đường lối, sách, pháp luật Nhà nước; + Thơng tin có cập nhật với thực tiễn, mức độ lạc hậu thơng tin - Bảo đảm tính khách quan Tính khách quan tài liệu thứ cấp thể việc sử dụng nguồn thông tin này, tuyệt đối khơng bóp méo, xun tạc nội dung tài liệu thứ cấp mà phải tôn trọng tính xác tài liệu thứ cấp - Bảo đảm tính pháp lý Việc thu thập thơng tin từ sách báo, tạp chí tuân theo quy định pháp luật thu thập thông tin phải tuân thủ quy định bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ, nghĩa sử dụng nguồn tài liệu tham khảo phép tác giả quan quản lý Mạng internet cung cấp thêm thông tin nhiều vân đề quan tâm, tin tức thời sự, dư luận xã hội, liệu có hệ thống thức khơng thức, ngồi nước Trong đó: + Các website phủ, ngành, địa phương, tổ chức quốc tế liên quan… cung cấp thơng tin thống + Các blog cá nhân mạng xã hội trưng bày nhiều thông tin đa dạng dư luận xã hội + Các phương tiện kỹ thuật số mạng cung cấp nhiều liệu hồ sơ chữ viết, âm thanh, hình ảnh, video… làm tăng độ thuyết phục độ tin cậy thơng tin Có thể tiến hành theo bước: + Xác định chuyên đề thông tin từ khóa cụ thể + Chọn cơng cụ tìm kiếm + Tra từ khóa vào cơng cụ tìm kiếm để có nhiều trang web có tư liệu liên quan + Lướt web lấy liệu cần thiết + Bắt đầu trình xử lý, xếp có hệ thống liệu có để hình thành thơng tin liên quan Q trình thu thập thơng tin Internet thực việc truy cập trực tiếp vào trang điện tử (website) mà cho chứa thông tin liệu liên quan Thu thập liệu thông tin bắt đầu việc tổ chức, xếp để cấu trúc liệu tạo thành thông tin, tiếp tục xử lý, hệ thống thơng tin có Tùy vào vốn ngoại ngữ mà đến trang điện tử (website) tiếng nước để thu thập liệu tìm kiếm thơng tin Kết có lợi cho việc phân tích, đối chiêu với thơng tin tìm nước d Kỹ thuật thu thập thông tin thứ cấp Xác định thông tin cần thu thập Xác định nguồn, kênh thông tin th ứ cấp Thu thập thông tin tổng quanàvquá khứ Thu thập thông tin cập nhật àv cụ thể Thu thập thông tin chuyên sâu T ập hợp đánh giá kết thu thập - Thu thập thông tin tổng quan khứ: sử dụng sách cần thiết - Thu thập thông tin cập nhật cụ thể Sử dụng ấn phẩm xuất định kỳ; - Thu thập thông tin chuyên sâu: sử dụng báo cáo nghiên cứu, tài liệu hội thảo, tài liệu đồ - Tập hợp đánh giá kết thu thập thông tin: Đánh giá xem thơng tin vừa thu thập có thật liên quan hữu ích hay khơng cách đặt câu hỏi thơng tin có với mục tiêu đề không? Thông tin thu thập bao trùm hết khía cạnh chủ đề cần quan tâm? Thơng tin hiểu? 3.2.2 Thu thập qua nguồn sơ cấp a Quan sát chỗ Quan sát phương pháp cụ thể cho việc thu thập thông tin cá biệt đối tượng định Quan sát để thu thập thông tin khác với quan sát thông thường chỗ hoạt động quan sát có tính mục đích, ghi lại, có kiểm tra tính ổn định tính hiệu lực kết thu nhận Quan sát để thu thập thông tin bao gồm hình thức quan sát khác nhau: - Theo vị trí người quan sát + Quan sát tham dự: Người quan sát trực tiếp tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Hoạt động tham dự để quan sát có nhiều mức độ khác nhau: Tham dự phần nhập hồn tồn + Quan sát khơng tham dự: Người quan sát không tham dự vào hoạt động với đối tượng quan sát Họ đứng ngồi đơn ghi lại diễn Do nhìn từ bên ngồi nên người quan sát khó khăn việc muốn tìm hiểu xảy đằng sau hành động đối tượng quan sát như: nguyên nhân, động cơ… - Theo cách thức quan sát + Quan sát công khai: Đối tượng quan sát biết rõ bị quan sát Sự có mặt người quan sát dù có ảnh hưởng (ít hay nhiều) đến đối tượng quan sát Do vậy, quan sát công khai gây căng thẳng, tự nhiên cho đối tượng quan sát Có trường hợp quan sát công khai không đưa đến kết vốn có + Bảng hỏi chưa chuẩn hóa: Là bảng hỏi dùng nhiều câu hỏi tự do, không chặt chẽ mặt thời gian, nội dung trả lời, trình tự câu hỏi, trình tự ý trả lời câu hỏi Loại dùng thí điểm giai đoạn đầu với số lượng đối tượng điều tra hạn chế nhằm mục đích thăm dị, chuẩn bị cho việc thiết kế an-két chuẩn hóa + Bảng hỏi chuẩn hóa: Được sử dụng tiến hành điều tra thức,trong phải hình thành hệ thống câu hỏi đầy đủ xác nội dung cần điều tra với trình tự chặt chẽ, logic; thời gian tiến hành quy định rõ ràng,hợp lý đảm bảo quy tắc bảng hỏi - Các quy tắc lập câu hỏi bảng hỏi thu thập thông tin + Phải xác định trình tự logic nội dung hệ thống câu hỏi (xác định nội dung cần tìm hiểu, số câu hỏi, trình tự logic câu hỏi) + Từng câu hỏi phải sọan cách ngắn gọn, rõ ý, câu nên hỏi ý + Trong câu hỏi nên dùng tiếng phổ thông,không dùng tiếng địa phương, tiếng lóng tiếng nước ngịai gây khó hiểu cho người trả lời + Khi đặt câu hỏi phải đưa đầy đủ phương án trả lời có câu hỏi đó.Muốn người nghiên cứu phải nắm vững lý thuyết vấn đề phải có bước tiến hành điều tra thử để vào mà hiệu chỉnh phiếu điều tra cho phù hợp + Không dùng lọai câu hỏi có tính chất dồn ép lục vấn người trả lời + Phải hướng dẫn cách thức trả lời câu hỏi cách ngắn gọn, dễ hiểu - Các giai đọan tiến hành điều tra bảng hỏi: + Làm quen với khách thể + Xác định rõ nội dung, trình tự hệ thống câu hỏi cần điều tra + Soạn thử hệ thống câu hỏi đầu tiên, lựa chọn hình thức câu hỏi phù hợp câu hỏi + Tiến hành điều tra thử hệ thống câu hỏi số khách thể + Điều chỉnh hệ thống câu hỏi sau điều tra thử (có thể nhờ chuyên gia góp ý kiến, bổ sung cho hoàn chỉnh ) + Xây dựng phiếu điều tra với hệ thống câu hỏi thức + Tiến hành điều tra thức 3.2.5 Thu thập thơng tin truyền miệng (qua ý kiến đóng góp phản ánh từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp) Thông tin từ ý kiến đóng góp, từ họp, qua điện thoại trao đổi trực tiếp nguồn thông tin quan trọng hoạt động quan hành nhà nước Đối với thông tin này, cần ý ghi chép lại, khai thác qua kết luận họp Đối với loại thông tin cần ý, thơng tin đóng góp thơng tin chiều, mang tính chủ quan nên cần tập hợp đối chiếu thông tin với nguồn thông tin khác Thông tin từ họp cần thu thập thơng tin thức hố văn làm sở cho việc khai thác sử dụng 3.3 Thiết lập hình thức chế độ thu thập thông tin 3.3.1 Đọc ghi chép Việc thu thập thông tin thứ cấp gắn liền với việc đọc ghi chép tài liệu Khi thu thập thông tin qua nguồn thứ cấp cần ý kỹ thuật đọc ghi chép Việc đọc thông tin thứ cấp cần tiến hành theo bước: + Tìm hiểu nhanh cấu trúc nội dung tài liệu thông qua đọc phần mở đầu, xem cấu trúc nội dung, tiêu đề, ngày, tháng năm xuất bản, ban hành để đánh giá mức độ cập nhật tài liệu Nếu thấy thông tin tài liệu phù hợp với mục tiêu thu thập thơng tin chuyển sang bước + Tìm đọc vấn đề giải pháp: Tìm đọc nội dung liên quan trực tiếp đến thơng tin cần thu thập; + Tìm hiểu cách giải vấn đề, thu thập xử lý liệu để xem xét tính tin cậy thơng tin Trong q trình đọc ghi chép lại thơng tin hữu ích, ghi lại số trang có thơng tin để cần tra cứu lại Đối với phương pháp thu thập thông tin qua quan sát, vấn, việc ghi chép cần thực hiệu quả, theo sát tiến trình thu thập thơng tin, tránh bỏ sót thơng tin 3.3.2 Sao chụp phần toàn văn bản, tài liệu Việc chụp văn bản, tài liệu cần lựa chọn khoa học, xác định nội dung cần chụp để thuận lợi trình xử lý, tránh tải khối lượng tài liệu chụp 3.3.3 Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi vấn, thảo luận nhóm để thu thập thông tin Xây dựng bảng hỏi, câu hỏi vấn, thảo luận nhóm phù hợp sở bảo đảm thành cơng q trình thu thập thơng tin Việc lựa chọn hình thức bảng hỏi định lượng, vấn hay thảo luận nhóm xuất phát từ mục tiêu thu thập thông tin Thông thường vấn đề mới, vấn đề cần tìm hiểu thơng tin cụ thể sử dụng phương pháp vấn thảo luận nhóm Đối với vấn đề cần thu thập thông tin diện rộng, thông tin quan điểm, thơng tin thống kê áp dụng phương pháp thu thập thông tin bảng hỏi định lượng Đối với hoạt động quan hành nhà nước, để khai thác thơng tin từ cấp trên, cấp nguồn khác cần phải nắm vững phương pháp thu thập thông tin sau: - Tiếp nhận quản lý văn đến, cách khoa học văn từ cấp gửi xuống, cấp gửi lên, công dân gửi đến hàng ngày cần phải cập nhật vào sổ theo dõi đầy đủ xếp theo thứ tự định để dễ tra cứu; - Lập hồ sơ công việc cách đầy đủ khoa học; - Chọn lọc đặt mua báo, tạp chí có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức; - Truy cập Internet hàng ngày; - Tổng hợp tin, theo vấn đề; - Sưu tập, cập nhật văn pháp luật có liên quan; - Ghi chép, chụp, tổng hợp tài liệu, thơng tin có liên quan; - Tổ chức xếp tài liệu khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác, bí mật 3.3.4 Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất Thống kê công cụ quản lý vĩ mô quan trọng, cung cấp thông tin thống kê trung thực, khách quan, xác, đầy đủ, kịp thời việc đánh giá, dự báo tình hình, hoạch định chiến lược, sách, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội đáp ứng nhu cầu thông tin thống kê tổ chức, cá nhân Số liệu thu thập ý nghĩa khơng xử lý Số liệu nhiều trường hợp mô tả giản đơn, tập hợp lại, chưa phản ánh xu hướng, chất vấn đề Số liệu thu thập xử lý mức độ, cấp độ khác Thống kê, tính tỷ lệ, tính xác suất cơng cụ để tìm hiểu ý nghĩa số liệu Thống kê số liệu thực việc xác định tần suất, tỷ lệ, tìm mối tương quan số liệu, ý nghĩa số liệu Khi thống kê số liệu, cần phải xác định rõ câu trả lời cho câu hỏi cần thơng tin từ số liệu thu thập 3.3.5 Quan sát, so sánh đối chiếu thơng tin Thơng tin thu thập có từ nhiều nguồn khác nhau, với mức độ tin cậy khác Việc quan sát, so sánh đối chiếu thông tin có nhiều ý nghĩa Một mặt, hoạt động cho phép xác định mức độ tin cậy thông tin Mặt khác, quan sát, so sánh đối chiếu thông tin giúp kết hợp thông tin, bổ sung thông tin để nhận diện đầy đủ vấn đề Cần lưu ý, nguồn thơng tin thống, từ quan nhà nước có thẩm quyền có mức độ tin cậy cao thơng tin từ nguồn khác Nguồn thơng tin cập nhật có ý nghĩa nhiều thông tin cũ Nguồn thông tin có quy mơ mẫu lớn đáng tin cậy nguồn thông tin thu thập quy mô mẫu nhỏ Khi quan sát, so sánh đối chiếu thông tin cần phải giải đáp cụ thể vấn đề sau đây: - Nguồn thông tin bắt nguồn từ đâu? - Thơng tin có phản ánh đối tượng đối tượng có đặc điểm tương đồng không? - Thông tin thu thập kỹ thuật nào? Mức độ đáng tin cậy kỹ thuật thu thập thông tin? - Thông tin thu thập quy mô nào? - Thời gian thu thập thông tin nào? - Mức độ hồn chỉnh, tồn diện thơng tin nào? - Mức độ kiểm chứng thông tin nào? 3.4 Yêu cầu với thông tin thu thập + Thông tin phải phù hợp: Thông tin phù hợp với nhu cầu thông tin, phù hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp, có giá trị sử dụng +Thơng tin phải xác: Thơng tin phải phản ánh chất đối tượng, cung cấp chủ thể đáng tin cậy, kiểm chứng có sở để tiến hành kiểm chứng +Thông tin phải đầy đủ: Thông tin phải phản ánh mặt, phương diện đối tượng, giúp nhận diện vấn đề +Thông tin phải kịp thời: Thơng tin có tính mới, phản ánh đối tượng thời điểm tại, thông tin cũ, thông tin lạc hậu +Thông tin phải có tính hệ thống tổng hợp: Thơng tin phải phản ánh đối tượng, vật, việc liên quan + Thông tin đơn giản dễ hiểu: Thơng tin dễ dàng sử dụng, phục vụ cho yêu cầu công việc +Thông tin phải đảm bảo u cầu bí mật: Trong số trường hợp thơng tin thu thập phải bảo đảm tính bí mật, sử dụng phạm vi quy định ví dụ thơng tin bí cơng nghệ, thơng tin chưa phép công bố diện rộng, thơng tin theo quy định bí mật nhà nước KĨ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN 4.1 Kỹ xử lý thông tin tức thời Trong giao tiếp với cấp trên, quan chức với dân cư, cán bộ, công chức phải xử lý nhiều thông tin thu nhận Trong số trường hợp, trước thông tin vừa thu nhập được, cán bộ, công chức phải đưa câu trả lời, định biện pháp giải cụ thể, thời điểm tiếp nhận thơng tin mà khơng có thời gian để nghiên cứu, xử lý Đối với trường hợp này, việc xử lý thông tin cần phải thực chủ động, tích cực để đưa định đắn Thứ nhất, nhanh chóng xác định thông tin thu nhận để phân loại, xếp thơng tin Thơng tin từ đối tượng liên quan cung cấp thông qua phát biểu, trao đổi trực tiếp, thông qua thái độ người cuộc… Từ đó, xác định thơng tin có ý nghĩa mấu chốt việc Thứ hai, kết hợp thông tin vừa thu nhận với thơng tin có từ nguồn khác để có sở giải vấn đề So sánh, đối chiếu với thơng tin có xem tính phù hợp, mâu thuẫn tìm sở để giải công việc Thứ ba, xác định đối tượng tiếp nhận câu trả lời, định, biện pháp giải cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp, dân cư… để đưa phương án giải phù hợp, hiệu Thứ tư, bổ sung thông tin cần thiết thông qua việc tiếp tục đối thoại, trao đổi thông tin thu nhận thông tin biết chưa đủ sở để giải Thứ năm, đưa cách giải quyết, câu trả lời, định cho trường hợp, tình cần giải 4.2 Kỹ xử lý thơng tin theo quy trình 4.2.1 Tập hợp hệ thống hố thơng tin theo vấn đề, lĩnh vực + Tóm tắt thơng tin phân loại thơng tin theo nhóm thơng tin kinh tế, thơng tin trị- xã hội, thơng tin q khứ, tại, thơng tin dự báo… + Tóm tắt thơng tin bản, thơng tin mới, thơng tin có điểm khác biệt với thông tin trước 4.2.2 Phân tích kiểm tra độ xác thơng tin, tính hợp lý tài liệu, số liệu + Xác định độ tin cậy nguồn tin; + Lý giải mâu thuẫn thông tin (nếu có) + Chọn thơng tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu Thơng tin q trình quản lý phải bảo đảm yêu cầu + Thông tin phải Nghĩa thông tin phải trung thực, xác khách quan Để đạt tiêu chuẩn cần có yếu tố người, yếu tố vật chất, yếu tố phương pháp thu thập xử lý thông tin; + Thông tin phải đủ Tiêu chuẩn thể thơng tin phải phản ánh khía cạnh cần thiết để tái tạo hình ảnh tương đối trung thực đối tượng xem xét Thông tin đủ đồng thời với nghĩa không dư thừa, khơng lãng phí Để có tiêu chuẩn đòi hỏi nhà lãnh đạo, quản lý phải có tầm nhìn chiến lược; + Thơng tin phải kịp thời Nghĩa thông tin phải thu thập, phản ánh lúc để kịp phân tích, phán đốn, xử lý Tuy nhiên tiêu chuẩn phụ thuộc vào khả người, trang thiết bị, phương pháp áp dụng + Thơng tin phải gắn với q trình, diễn biến việc Nghĩa thơng tin thuộc giai đoạn thuộc trình quản lý, thuộc cấp quản lý nào? Đây tiêu chuẩn quan trọng đánh giá chất lượng thông tin thời kỳ đại; + Thông tin phải dùng Nghĩa thông tin phải có giá trị thực sự, thơng tin đóng góp vào cơng việc như: thống kê, định quản lý, đánh giá hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Đồng thời thông tin phải xử lý để dễ đọc, dễ tiếp thu, dễ hiểu, dễ nhớ 4.2.3 Cung cấp, phổ biến thông tin Thông tin xử lý cần phải phổ biến kịp thời truyền đạt đến đối tượng cần tiếp nhận thông tin Ở bước này, cần lựa chọn hình thức kênh truyền đạt thơng tin phù hợp Có thơng tin phải chép photocopy để phát văn cho đối tượng tiếp nhận; có thơng tin cần sử dụng phương tiện truyền thơng để cung cấp; có thơng tin truyền đạt hội nghị, họp miệng văn Cần nghiên cứu kỹ hình thức cung cấp, phổ biến thơng tin để lựa chọn hình thức kênh thơng tin cho phù hợp hiệu Muốn cung cấp thông tin cho lãnh đạo tốt, cần thực nghiêm túc số nghiệp vụ sau: + Tìm hiểu xác u cầu thông tin cần cung cấp: yêu cầu thông tin vấn đề gì?; phạm vi thơng tin; thời gian cung cấp thơng tin; hình thức cung cấp thơng tin (báo cáo trực tiếp văn bản); + Xác định thông tin cần cung cấp: thông thường cung cấp thông tin cho lãnh đạo, cần xác định thơng tin chính, thơng tin có tác dụng bổ trợ, giải thích, thuyết phục, chứng minh cho thơng tin chính, thơng tin mang tính chất tham mưu, tư vấn 4.2.4 Bảo quản, lưu trữ thông tin Việc bảo quản lưu trữ thông nhằm đảm bảo cho tài liệu thông tin không bị hư hỏng phục vụ cho công tác hàng ngày lâu dài Việc bảo quản, lưu trữ thông tin cần bảo đảm sở vật chất, thiết bị tiên tiến… Thơng thường có hai hình thức lưu trữ thong tin cần sử dụng: Lưu trữ văn vào cặp hồ sơ lưu trữ thông tin; lưu trữ máy tính (đối với liệu có phần mềm số hố) Đối với quan hành nhà nước, cán bộ, công chức cần biết sử dụng hai hình thức lưu trữ giao cho nhân viên văn thư thường trực sử dụng hai hình thức lưu trữ Các cặp tài liệu lưu trữ thư mục, tệp liệu máy tính cần phải tổ chức khoa học, tỉ mỷ, dễ tra cứu Các thơng tin bí mật phải tn thủ chế độ bảo mật lưu trữ, tra cứu, chép 4.3 Các nguyên tắc xử lý thông tin - Thống hài hịa, bổ sung, hồn thiện ba loại thông tin (thông tin thuận ngược chiều, thông tin khách quan, thông tin chức năng), ba nguồn thông tin (được quan, tổ chức có trách nhiệm cung cấp; thu thập từ tiếp xúc khảo sát thực tế; thu thập từ truyền thông đại chúng mạng tồn cầu) Điều địi hỏi, việc xử lý thơng tin phải ý đến tính đầy đủ thơng tin Khơng thể xử lý thơng tin có hiệu dựa thông tin chiều, thông tin chưa đầy đủ Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin bảo đảm cho q trình xử lý thơng tin có hiệu quả, nhận diện chất việc đưa định đắn; - Thận trọng tham khảo, sử dụng với thông tin dự báo, thơng tin từ nước ngồi, thơng tin có sai biệt với thơng tin thức Thơng tin q trình xử lý có tính đa dạng khơng trường hợp thiếu thơng tin hữu ích, thơng tin thống Chính vậy, việc xử lý thơng tin phải xác định nguồn gốc thơng tin, có so sánh, đối chiếu nguồn thông tin với thông tin thức, tránh tình trạng sa vào xử lý nguồn thơng tin chưa kiểm chứng đầy đủ, chưa có sở để giải thích mâu thuẫn nguồn thơng tin với thơng tin thống - Loại bỏ yếu tố bình luận lẫn thơng tin, dư luận xã hội chưa kiểm chứng Quá trình xử lý thơng tin phải nắm hạt nhân thơng tin Thơng tin khơng trường hợp đưa với yếu tố bình luận, dư luận xã hội, nhận xét người đưa tin Vì vậy, để xử lý thơng tin hiệu cần loại bỏ yếu tố bình luận, nhận xét, yếu tố mang tính dư luận xã hội để xác định nội dung cốt lõi, yếu tố khác quan thông tin cung cấp 4.4 Ứng dụng công nghệ thông tin xử lý thông tin Kết thu thập thông tin từ nghiên cứu tài liệu, số liệu thống kế, vấn, khảo sát tồn hai dạng: -Thơng tin định tính -Thơng tin định lượng Để nâng cao hiệu xử lý thông tin, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình ngày phổ biến Q trình áp dụng cơng nghệ thông tin xử lý thông tin cần lưu ý: -Xử lý logic thơng tin định tính Đây việc đưa phán đoán chất kiện -Xử lý toán học thông tin định lượng Đây việc sử dụng phương pháp thống kê toán để xác định xu hướng, diễn biến tập hợp liệu thu thập 4.4.1 Xử lý thơng tin định tính a Đọc tư liệu thu thập Để phân tích thơng tin định tính có hiệu phải hồ nhập vào kiện thu thập cách đọc đọc lại Trước hết phải đọc để xem nội dung có phù hợp với ý định đưa ra, thơng tin có đầy đủ, chi tiết hay bề mặt, người vấn có sử dụng kỹ thuật định tính cách thích hợp? Các bước xử lý thơng tin định tính Đọc kỹ tư liệu thu thập để xác định chủ đề bật phát triển giải thích tạm thời Phải xem chủ đề bị bỏ sót chủ đề xuất Ghi nhận định, “ghi nhớ” (memo) vào tư liệu đọc (với quy ước đặc biệt) Phải ý chất lượng thông tin thu thập cách xem lại phương pháp, kỹ thuật thu thập thông tin người cộng tác có phù hợp khơng Mã hóa thơng tin Đọc, nghiền ngẫm thông tin Lý gi ải Cô đ ọng Trình bày Từ nguồn thơng tin khác nhau, với kỹ thuật thu thập khác nhau, phải xem chủ đề xuất có theo khn mẫu không Những khuôn mẫu bao gồm hay lập lập lại, tương quan có chủ đề, đáp ứng mâu thuẫn lỗ hổng… Những lỗ hổng nêu lên vấn đề đòi hỏi phải thu thập thơng tin bổ sung b Mã hố kiện, lập dẫn kiện (indexing) Khi xử lý thông tin cần xếp kiện, đọc kiện, bước mã hoá, làm dẫn kiện theo đề mục, phạm trù định Đây cách tổ chức phân loại kiện để sau so sánh trường hợp, tìm khuôn mẫu chung lý giải vấn đề Mã hố thơng tin định tính q trình gán tên cho một đoạn văn có thơng tin giống hay có tương quan với nhau, để tập hợp lại hay so sánh với Chúng ta mã hố chủ đề (là loại ý tưởng xuất từ việc tập hợp kiện sở) Việc mã hoá tương tự việc cắm ký hiệu giao thông, giúp cho biết ta đâu, thấy gì, cho phép phân tích lượng thơng tin lớn dễ dàng xác Mã hố cho phép lọc thơng tin có nội dung, tập hợp thành tập tin riêng, từ tìm chủ đề chi tiết Có nhiều hình thức mã hố thơng tin khác nhau: mã hố mở, mã theo trục, mã chọn lọc Do có nhiều người xử lý thơng tin phải thảo luận đến kết luận chung việc mã hố Hiện nay, có phần mềm có chức xếp, phân loại kiện định tính - phần mềm Aquad, Hyperresearch, Nudist, Nvivo (Úc), Ethnograth, Qualpro, Meca Nhưng việc phân đề mục, mã hố cơng việc người xử lý thơng tin Máy tính giúp lọc kiện, xếp kiện việc dựa kiện để lý luận công việc người xử lý thơng tin Khi mã hố, người xử lý thơng tin ghi thêm nhận định (memos), với quy ước riêng Trong q trình mã hố có thay đổi tên gọi mã cho phù hợp với thông tin xử lý Đồng thời, người xử lý thông tin nhận thấy có số mã tập hợp lại với nhau, tập trung nhiều thơng tin, có mã trở thành rời rạc Việc mã hố tiến hành liên tục từ thu thập thông tin có nhiều ưu điểm Nó cho phép bổ sung câu hỏi cho lần thu thập Với thông tin thu thập, việc liên tục xem lại cấu mã hoá cho phép phát sớm định kiến Sắp xếp, truy xuất mã, hình thành tập tin theo chủ đề: Sau đọc đi, đọc lại thông tin mã hố, bắt đầu bước cách xếp truy xuất mã (coding sort) Đây việc tập hợp văn mã giống thành tập tin Bước làm thủ cơng hay phần mềm ứng dụng xử lý nghiên cứu định tính c Trình bày kiện Trình bày kiện làm liệt kê tóm tắt điều liên quan đến chủ đề phân tích Trước hết phải quan tâm nắm bắt sắc thái, khác biệt chủ đề, phân biệt khía cạnh định lượng định tính, khác biệt cá nhân, nhóm nhỏ Phải phân biệt chủ đề chủ đề phụ xuất từ kiện Sau phân biệt, quay trở lại kiện tìm xem thơng tin hỗ trợ chủ đề chính, chủ đề phụ nêu ra, khía cạnh định lượng định tính d Cơ đọng thông tin Cô đọng thông tin tinh lọc thơng tin để có thấy rõ khái niệm chủ yếu tương quan chúng Thực bước việc thu thập thông tin kết thúc sau mã hoá, nghiền ngẫm tư liệu Mục tiêu giai đoạn để có nhìn, nắm ý nghĩa tổng quát tư liệu phân biệt chủ đề trung tâm với chủ đề phụ, phân biệt chủ yếu không chủ yếu Để có nhìn tổng qt tư liệu đơi lúc cần sơ đồ dễ nhìn cách sử dụng tóm tắt, ma trận, sơ đồ, đồ thị… đ Giải thích thơng tin Làm để đến ý nghĩa thơng tin định tính? Giải thích có nghĩa tìm ý nghĩa chủ yếu thơng tin Mục tiêu giải thích khơng phải liệt kê chủ đề hấp dẫn với minh hoạ, mà cho thấy mơ hình phân tích thích hợp nói lên e Tổng hợp kết quả, cung cấp thông tin Rút thông tin cuối đối tượng, vật, việc Cung cấp thông tin thông tin phục vụ q trình quản lý g Lưu trữ thơng tin hồ sơ liệu máy tính 4.4.2 Xử lý thông tin định lượng Để cô đọng kiện cần phải tiến hành công việc mã hố (coding) Mã hố có nghĩa gán cho phương án trả lời ký hiệu, số (nhất trường hợp sử dụng hỏi) Q trình mã hố thực trước hay sau thu thập kiện Việc mã hố trước (precoding) sử dụng với câu hỏi đóng Hay nói cách khác với câu hỏi đóng ta biết biến thể câu trả lời nên cho biến thể ký hiệu quy ước trước Và ngược lại, với câu hỏi mở thường người ta phải sử dụng việc mã hố sau (post coding) khơng biết có biến thể cho câu trả lời Hiện có phần mềm chuyên dụng xử lý hỏi xử lý thống kê SPSS, SPAD, SAS, Stata, Statgraphics Việc xử lý kiện định lượng bao gồm cơng việc chính: 1) xếp, mơ tả kiện, 2) tìm tương quan biến số 3) giải thích khoảng cách kết đạt kết chờ đợi; 4) xác định thông tin cuối cùng; 5) cung cấp thông tin; 6) bảo quản, lưu trữ thông tin - Trong việc mô tả, xếp kiện ta trình bày chúng với dạng thống kê mơ tả - Thơng kê tìm mối quan hệ yếu tố Ví dụ mối quan hệ trình độ học vấn tỷ suất sinh; mối quan hệ công tác tuyên truyền, vận động thực pháp luật với tỷ lệ vi phạm pháp luật để đánh giá hiệu công tác tuyên truyền Trong trường hợp này, người xử lý thơng tin sử dụng phần mềm để xác định mối tương quan thông qua khai thác thông tin theo lịch sử để nhận diện mối tương quan này; - Giải thích ý nghĩa thông tin thu thập với thơng tin có, thơng tin thức, tìm sở để luận giải khác biệt, để khẳng định tính xác thơng tin; - Xác định thơng tin chất thu thập được; - Cung cấp thông tin cho chủ thể liên quan hình thức thích hợp; - Lưu trữ thơng tin hồ sơ tài liệu liệu máy tính Khi xử lý thông tin cần kết hợp hai loại thông tin định lượng định tính Nếu có mâu thuẫn, q trình xử lý thơng tin cần phải định dung hoà hay ưu tiên để đến lý giải tồn diện kết tìm được, để có thơng tin hữu ích phục vụ cho q trình giải cơng việc NHỮNG TRỞ NGẠI TRONG Q TRÌNH THU THẬP VÀ XỬ LÝ THƠNG TIN 5.1 Tình trạng q tải thiếu thơng tin hữu ích Q trình thu thập thơng tin ln đối mặt với hai vấn đề tải thông tin thiếu thông tin cần thiết Sự tải thơng tin dẫn đến việc khó khăn lựa chọn thơng tin phản ánh đầy đủ nhất, tồn diện chất việc, tượng tạo sức ép phải thu thập thêm thơng tin tâm lý khơng muốn bỏ sót thơng tin dù thơng tin thu thập đến mức bão hồ Sự q tải thơng tin dẫn đến khó khăn cho q trình xử lý Việc xử lý nhiều thơng tin vừa địi hỏi thời gian vừa địi hỏi nhiều nguồn lực kỹ xử lý thông tin Trái ngược với tải thông tin tình trạng thiếu thơng tin hữu ích Việc thiếu thơng tin hữu ích dẫn đến để có đủ thơng tin cho q trình giải cơng việc cần phải tốn nhiều thời gian nguồn lực để thu thập Mặt khác, thiếu thông tin hữu ích nên cho dù cố gắng thu thập thông tin thơng tin thu thập khơng phản ánh hết chất đối tượng, dẫn đến nhận thức sai lệch đối tượng Việc thiếu thơng tin hữu ích dẫn đến q trình xử lý thơng tin khó tìm chất, ý nghĩa thơng tin Bởi lẽ, thơng tin có ý nghĩa thống kê đạt đến định mức định 5.2 Hạn chế lực kỹ xử lý thông tin Hạn chế lực kỹ thuật thu thập xử lý thơng tin có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng thông tin hiệu khai thác thông tin Sự tải thông tin, đa dạng thông tin dẫn đến khó khăn q trình thu thập xử lý Sự hạn chế kỹ thu thập thông tin biểu nhiều phương diện thiếu kỹ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin, kỹ triển khai áp dụng phương pháp Việc xử lý thông tin bị giảm bớt hiệu chủ thể thu thập thơng tin khơng có kiến thức thống kê, thiếu kỹ phân tích thơng tin, kỹ sử dụng phương tiện tin học xử lý số liệu 5.3 Những trở ngại cấu tổ chức, phong cách quản lý, văn hoá tổ chức Cơ cấu tổ chức, phong cách quản lý văn hố tổ chức ảnh hưởng đến q trình thu thập xử lý thơng tin Văn hố tổ chức khép kín, thiếu cởi mở, chia sẻ thông tin cán bộ, công chức với gặp nhiều khó khăn Mặt khác, tổ chức trì nhiều thủ tục cứng nhắc dẫn đến việc thu thập chia sẻ thơng tin khó khăn, thành rào cản cho q trình thu thập thơng tin Cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng nấc làm cho thơng tin bị thu thập không đầy đủ bị nhiễu qua tầng nấc BÀI TẬP TÌNH HUỐNG Mơ tả tình Ơng Lê Đức Thiêm thừa hưởng mảnh đất khoảng 2.000 m2 tổ tiên để lại tọa lạc xã V, huyện N, tỉnh H Mảnh đất có từ thời hậu Lê Dịng họ ông Lê Đức Thiêm từ xưa đến vốn dịng họ tiếng nghề làm gốm Khơng biết nghe thông tin thất thiệt từ đâu mà thời gian gần (cuối năm 2005) có người lạ mặt chun dị la tìm tịi đồ gốm cổ quý từ kỷ thứ 15 mảnh vườn trồng bạch đàn nhà ông Thiêm Sau tìm hiểu biết người đàn ơng lạ mặt người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc Mất thời gian tìm kiếm khơng có hiệu quả, người bn đồ cổ liên hệ với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V để nhờ ơng chủ tịch sang nói với ơng Thiêm nhằm mua mảnh vườn trồng bạch đàn gia đình ơng với giá cao Gia đình ơng Thiêm khơng đồng ý bán mảnh vườn ơng cho mảnh đất tổ tiên để lại nên phải giữ gìn Mặt khác, người trai ơng chuẩn bị lập gia đình, ơng Thiêm định xây nhà mảnh vườn để cưới vợ cho Đầu năm 2006, gia đình ơng Thiêm động thổ để xây nhà mảnh vườn trồng bạch đàn Thật bất ngờ, người ta đào đất để đặt móng nhà tìm thấy đồ gốm chén, bát, đĩa, lọ hoa… với họa tiết đẹp Gia đình ơng Thiêm chưa biết loại đồ gốm quý thấy đẹp đem vào nhà cất Tình cờ có người bạn ơng Thiêm Hà Nội chơi, ông bạn vốn nhà nghiên cứu khảo cổ học có tiếng tăm Ơng Thiêm đem đồ gốm đào cho người bạn xem Ông Thiêm bất ngờ người bạn báo tin loại đồ gốm cổ quý có từ kỷ thứ 15 Ngay sau đó, ơng Thiêm đưa đồ gốm cổ lên bảo tàng tỉnh H để nhờ cất giữ thẩm định Trước đưa lên bảo tàng tỉnh, trai ông Thiêm lấy máy ảnh chụp đồ gốm lại để làm kỷ niệm Sau anh đưa hiệu ảnh rửa Tình cờ lúc rửa ảnh gặp ông chủ tịch xã V Biết điều này, ông chủ tịch xã V báo cho người buôn đồ cổ đến từ Trung Quốc biết Chỉ cần thông báo tin này, Chủ tịch xã V 1000 la Mỹ Sau đó, người bn đồ cổ đặt vấn đề mua tồn lơ cổ vật mà gia đình ơng Thiêm vừa đào với giá 100.000 đô la Mỹ ông Thiêm không bán Không đạt ý định, chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V huy động công an xã đến nhà ơng Thiêm lục sốt, tìm tịi tồn số cổ vật cho gia đình ông Thiêm không chịu khai báo với Uỷ ban nhân dân xã đào cổ vật bắt giữ trai ông Thiêm Câu hỏi đặt cần xử lý Tập hợp văn quy phạm pháp luật liên quan đến vấn đề đặt tình - Khi đào cổ vật, gia đình ơng Thiêm có thiết phải khai báo với Uỷ ban nhân dân xã V khơng? Trong tình này, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã V có thẩm quyền bắt giữ trai ông Thiêm không? TÀI LIỆU THAM KHẢO H Koontz tác giả: Những vấn đề cốt yếu quản lý, NXB Khoa học kỹ thuật, Hà Nội, 2004, trang 519 535 James H Donnelley tác giả: Quản trị học bản, NXB Thống kê, Hà Nội, 2004, trang 663 - 670 Hàn Viết Thuận, Hệ thống thông tin quản lý, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội, 2008 ... tới cơng tác tổ chức 2.3 Vai trị thu thập xử lý thông tin công tác lãnh đạo, quản lý Khi thực chức lãnh đạo, thu thập xử lý thông tin giúp nhà quản lý giải đắn hiệu nội dung sau: + Nhận thức vấn... quả, cung cấp thông tin Rút thông tin cuối đối tượng, vật, việc Cung cấp thơng tin thơng tin phục vụ q trình quản lý g Lưu trữ thông tin hồ sơ liệu máy tính 4.4.2 Xử lý thơng tin định lượng... xử lý thơng tin phải ý đến tính đầy đủ thơng tin Khơng thể xử lý thơng tin có hiệu dựa thông tin chiều, thông tin chưa đầy đủ Việc bảo đảm chất lượng nguồn thông tin bảo đảm cho q trình xử lý