Bài thuyết trình môn thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý

Nhà quản trị không có nhiều thời gian cũng như điều kiện để nghiên cứu sâu các báo cáo chi tiết từ các dữ liệu và thông tin được thu thập, nên tổ chức phải xây dựng các hệ thống thông ti

III Phần mềm quản lý DSS

3.1 Các dạng DSS

3.2 Đặc điểm các thành phần của HT DSS 3.3.Nhìn khái quát về DSS

3.4 Các loại DSS

3.5 So sánh DSS Và ESS, TPS, MIS

IV Kết luận

LỜI MỞ ĐẦU

Đối mặt với thực trạng kinh tế ngày càng khó khăn và nhiều đối thủ cạnh tranh như hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng cố gắng rà soát lại các phương thức quản lý thông tin cũng như chi phí để tối thiểu nhằm tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả công việc

Nhà quản trị không có nhiều thời gian cũng như điều kiện để nghiên cứu sâu các báo cáo chi tiết

từ các dữ liệu và thông tin được thu thập, nên tổ chức phải xây dựng các hệ thống thông tin được thiết kế riêng để hỗ trợ nhà quản trị ra quyết định

Vì thế phần mềm DSS hỗ trợ doanh nghiệp phân tích dữ liệu thông tin và đưa ra các chiến lược phù hợp chính là chìa khóa giúp tháo gỡ vấn đề trên.

I Lý thuyết tổng quan về DSS

1.1 Định nghĩa: Vào thập niên 1970, Scott Morton đưa ra những khái niệm đầu tiên về hệ hỗ trợ ra quyết đinh ( DSS) Ông định nghĩa DSS như là hệ thống máy tính tương tác nhằm giúp người sử dụng dữ liệu

và mô hình để giải quyết các vấn đề không cấu trúc

DSS là hệ hỗ trợ ra quyết định cho các nhà quản

lý về các vấn đề bán cấu trúc trong một hoàn cảnh nhất định/ không thường xuyên

DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT

hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải

quyết những vấn đề bán cấu trúc

thông tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình,

và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

Hệ thống hỗ trợ quyết định là sự kết hợp giữa trí thức của

con người với khả năng của máy tính cải thiện chất lượng quyết định Nó là một hệ thống hỗ trợ dựa trên máy tính giúp cho những nhà quản lý giải quyết những vấn đề bán cấu trúc (theo giáo trình Võ Văn Huy-Huỳnh Ngọc Liễu)

1.2 Lợi ích của DSS

 Hỗ trợ đưa ra quyết định

 Giúp tự động hóa các qui trình quản lí

 Đẩy nhanh quá trình ra quyết định, tăng tốc độ giải quết vấn đề

 Chi phí rẻ hơn trên hệ thống thực nếu có lỗi xãy ra

 Tạo ra một lợi thế cạnh tranh so với từng đối thủ cạnh tranh

 Thông tin kịp thời, cần thiết, có độ chính xác cao

1.3 Vấn đề đặt ra

* DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và không lặp lại) như :

+ “Có nên đưa ra sản phẩm này không”;

+ “Có nên xây dựng 1 nhà máy mới không?”;

+ Một công ty nước ngoài cần phải ra quyết định có nên “thâm nhập vào thị trường Việt Nam không”

+ Nên lên một “ kế hoạch thưởng chung cho mọi nhân viên như thế nào?”

+ Đánh giá và xác định hạn mức tín dụng( đánh giá trên tiềm năng, thái độ, uy tín của khách hàng…)

* Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc.

+ Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu

+ Số liệu thu thập được không chính xác

+ Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

+ Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người RQĐ là cực kỳ quan trọng.

 Ví dụ: Về HTTT hỗ trợ ra quyết định

American Airlines Lựa chọn giá và tuyến bay

Công ty vốn Equico Đánh giá đầu tư

Công ty dầu Chaplin Lập kế hoạch và dự báo

Frito-Lay, Inc Định giá, quảng cáo, & khuyến mại

Juniper Lumber Tối ưu hóa quá trình sản xuất

Southern Railway Điều khiển tàu & tuyến đi

Kmart Đánh giá về giá cả SP

United Airlines Lập kế hoạch các chuyến bay

Bộ quốc phòng Mỹ Phân tích hợp đồng cho quốc phòng

trước, thường có tính lặp lại và theo thông lệ.

 Ví dụ: Ví dụ: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu

- Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

* Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một

phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại

 Ví dụ: Ví dụ: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro

- Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

* Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và

hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại

 Ví dụ: Ví dụ: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới

- Con người ra quyết định và máy tính có thể hỗ trợ một

số phần việc

II Các thành phần của hệ thống hỗ trợ ra QĐ

Hình:Các thành phần của DSS

Cơ

sở

mô hìn h

Cơ

sở

dữ liệu

2.1 DSS - Thay đổi đặc tính của quyết định

Ví dụ:

đã có thể trở nên tự động hóa hoàn toàn – vấn đề này trước đây từng phụ thuộc rất nhiều vào tri thức của một số nhân viên quan trọng (trưởng phòng vật tư)

Quyết định dạng bán cấu trúc đã trở nên có cấu trúc

bao giờ có thể thắng được một vua cờ

5/1997: Deep Blue của công ty IBM đã đánh thắng vua cờ GarryKasparov

Quyết định không có cấu trúc đã trở thành có cấu trúc

2.2 Cấu trúc chung của DSS

Quản lý mô hình

Quản lý dữ liệu

Quản lý đối thoại

-Khách hàng -Đối thủ

-Ngành công nghiệp -Nền kinh tế

Dịch vụ dữ liệu ngoài

có thông tin hỏi – đáp liên tục giữa DSS và nhà quản lí.

- DSS không thay người ra quyết định, không trực tiếp đề nghị giải pháp

- Tuổi thọ thông tin thấp

- Có khả năng mô phỏng theo sự thay đổi của thời gian thật

- Có khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ và hiện tại để dự báo (từ CSDL của MIS) để dự báo

- Có chú ý đến kết quả

- Người không chuyên có thể làm

Người tạo ra DSS chính là nhà quản lí ở cấp cao, họ

tự thiết kế lấy DSS cho mình bằng cách viết ra logic

mô hình của vấn đề được trang bị những kiến thức và khả năng sử dụng phàn mềm DSS

2.4 Điều kiện sử dụng DSS

- Môi trường hoạt động ổn định, không chắc chắn và

do đó dữ liệu cung cấp cho bài toán là không chính xác

- Mục tiêu ra quyết định không rõ ràng hoặc nhiều mục tiêu

- Khi phòng xử lý thông tin không tiên liệu được hết các yêu cầu đa dạng và phong phú của nhà quản lý

- Khi công cụ máy tính dễ sử dụng Nhà quản lý được trang bị những kiến thức và kỹ năng sử dụng các phần mềm DSS

- Ngờ vực (What it) đặt câu hỏi để tìm kiếm mục tiêu.

- Phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysic) nhằm dự đoán kết quả của một quyết định thay đổi khi bên ngoài thay đổi.

- Phân tích thống kê: (Statistical Analysic)

- Đồ họa (Graphic)

- Mô phỏng (Simulation)

- Giải quyết tối ưu (Optimization)

- Hỗ trợ ra quyết định nhóm.

Gồm 3 mô đun:

- Môđule quản lí dữ liệu

- Môđun quản lí mô hình

- Môđun đối thoại

* Các mô

đun

3.1 CÁC DẠNG DSS CÁC DẠNG DSS

Dữ liệu 2 loại dữ kiện cần từ bên trong( Từ TPS/MIS) và

bên ngoài ( nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin.

Thủ tục Các mô hình/ các công cụ của DSS Thông tin cần

tạo ra; Độ nhạy và dạng/ quan hệ.

 DSS định hình thông tin theo các nhu cầu cuả quản trị Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những "quyết định được chương trình hoá" và

"quyết định chưa được chương trình hoá" trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn

- Cho phép người ra quyết định tương tác với máy tính để xem xét hiệu quả của các phương án quyết định

- Thu thập, lưu giữ và đảm bảo cung cấp những dữ liệu và các mô hình ra quyết định phù hợp với các loại hình quyết định cụ thể

3.4 CÁC LOẠI DSS

•DSS cá nhân

- DSS cá nhân được xây dựng dành cho một cá nhân sử dung DSS cá nhân thường được phát triển với sự tham gia của các nhà quản lý có kinh nghiệm Với DSS cá nhân các dữ liệu thô

có thể được nhập vào chương trình trực tiếp bởi người sử dụng, hoặc kéo từ các CSDL bên trong hoặc bên ngoài tổ chức.

* DSS theo nhóm

- Các quyết định của doanh nghiệp thường được lựa chọn bởi một nhóm các nhà quản lý hơn là quyết định của một cá nhân DSS theo nhóm thường được cài trong phòng làm việc lớn hoặc thông qua một nhóm các mạng máy tính Chúng được thiết kế đặc biệt để nhận dữ liệu nhập vào từ nhiều người sử dụng trong sự tương tác với chương trình tại một thời điểm và

Đặc điểm DSS ES

Mục tiêu Hỗ trợ người RQĐ bằng

cách trả lời truy vấn của người RQĐ

Thay thế và lặp lại lời khuyên của các chuyên gia

Ai khuyên /RQĐ Con người và / hay hệ thống Hệ thống

Sự định hướng

chính

RQĐ Truyền đạt chuyên môn

(người-máy-người) và cho lời khuyên

Hướng hỏi Người hỏi máy Máy hỏi người

Bản chất hỗ trợ Cá nhân, nhóm, tổ chức Cá nhân (chủ yếu), và nhóm

3.5 So sánh DSS và ES

Đặc điểm DSS ES

Phương pháp xử lý chính Số Ký hiệu

Đặc tính của lĩnh vực

vấn đề

Phức tạp, tổng hợp Phạm vi hẹp

Loại vấn đề Đặc biệt, tình huống, duy nhất Lặp lại

Cơ sở dữ liệu Dữ kiện (sự kiện và số) Dữ kiện và thủ tục Khả năng suy luận Không Có, giới hạn

Khả năng giải thích Giới hạn Có

So sánh DSS và ES (tt)

Các nhà QL cấp tác nghiệp

Các nhà QL cấp trung

cấu trúc

Có cấu trúc và chuẩn hóa

Có cấu trúc

ĐĐ cơ bản

Cho phép đặt câu hỏi và đưa

ra câu trả lời cho các nhà QL

Nhưng quyết định cuối cùng thuộc các nhà lãnh đạo QL

Có khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ và hiện tại để dự báo

Đưa ra kết quả chắc chắn Không có

Tạo ra các báo cáo tóm tắt định

kỳ, báo cáo theo yêu cầu ngoại lệ Không đưa ra được câu hỏi.

So sánh DSS và TPS, MIS

IV Kết luận

- Thông qua bài tiểu luận ta nhận thấp DSS là một hệ thống giúp cho nhiều nhà quản lí, nhiều công ty, doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định tối ưu nhất, tăng năng suất , tăng năng suất kinh doanh, tăng thêm lợi nhận ,…

- DSS thông qua các dạng hệ thống hỗ trợ như BI, AI

hệ chuyên gia và hệ nơ ron chính vì vậy các doanh nghiệp trong và ngoài nước muốn các hoạt động kinh doanh của mình có hiệu quả hơn diễn ra trơn tru hơn thì nên áp dụng DSS vào trong quá trình kinh doanh của họ