Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội

Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệpbao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cảhoạt động sản xuất tạ

MỤC LỤC

Trang

LỜI NÓI ĐẦU 4

Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý 5

I Một số khái niệm cơ bản 5

1 Quản lý 5

2 Bộ máy quản lý 5

3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 6

3.1 Lao động quản lý 6

3.2 Phân loại lao động quản lý 6

II Tổ chức quản lý bộ máy doanh nghiệp 7

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý 7

1.1 Các khái niệm 7

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý 8

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp 8

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 9

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 9

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý 12

3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý 13

4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 15

III Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 17

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý 17

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý 18

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý 18

2.2 Hoàn thiện bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức 19

2.3 Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội 19

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội . 21

I Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hưởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý 21

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 21

2 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực 24

2.1 Năng lực về thiết kế và sản xuất 24

2.2 Năng lực về tài chính 26

2.3 Về nguồn nhân lực 27

3 Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty 28

3.1 Quy trình sản xuất của công ty 28

3.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm 29

4 Thuận lợi và khó khăn hiện tại và công ty 29

5 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 30

II Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty 31

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty 31

2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty 32

2.1 Khối cơ quan công ty 32

2.1.1 Ban Giám đốc 32

2.1.2 Phòng Kinh doanh 35

2.1.3 Phòng Tài chính Kế toán 38

2.1.4 Phòng Kỹ thuật 40

2.1.5 Phòng Vật tư Thiết bị 42

2.2 Khối đơn vị sản xuất trực tiếp 44

3 Phân tích, đánh giá công tác tổ chức bộ máy quản lý của công ty 45

3.1 Phân tích số lượng, kết cấu và trình độ của lao động quản lý 45

3.1.1 Phân tích số lượng lao động quản lý 45

3.1.2 Phân tích kết cấu của lao động quản lý 46

3.1.3 Phân tích về trình độ của lao động quản lý 47

3.2 Phân tích về điều kiện làm việc của lao động quản lý 47

3.2.1 Tình hình tổ chức nơi làm việc 47

3.2.2 Điều kiện làm việc của lao động quản lý 47

4 Đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong những năm gần đây 49

5 Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của công ty 50

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội 52

I Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý 52

1 Những mục tiêu cơ bản của hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty 52

2 Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý 53

3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty 53

4 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý 53

II Các phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty 53

1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 53

1.1 Ban Giám đốc 54

1.2 Hoàn thiện cơ cấu các phòng ban 56

2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý 58

2.1 Phòng kinh doanh 59

2.2 Trưởng phòng Tài chính Kế toán 60

2.3 Trưởng phòng Kỹ thuật 61

2.4 Trưởng phòng Vật tư Thiết bị 61

3 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý 62

4 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động 64

5 Kỷ luật và trách nhiệm vật chất 65

Kết luận 66

Tài liệu tham khảo 67

LỜI NÓI ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồntại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lượckinh doanh đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lýphù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó Nó làđiều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường Do

cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗidoanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành

Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công

ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội" làm đề tài cho báo cáo thực tập của

mình Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biệnpháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý

Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tạiCông ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ

I: MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.Quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý

là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển,

là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau

ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhấtnhư sau:

- Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đốitượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác độngkhác nhau.

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật

xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế,

xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinhdoanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố:nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm của quản lý là cácquyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăngtrưởn và phát triển với hiệu quả cao hơn

Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thểcoi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượngquản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý)

Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau,tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xácđịnh tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông quahành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý cóthể điều chỉnh các quyết định đưa ra

2 Bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệpbao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cảhoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sảnxuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanhnghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích,chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủquan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộmáy.

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý

3.1 Lao động quản lý

Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thựchiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rấtphong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộmáy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau

3.2 Phân loại lao động quản lý

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người tachia lao động quản lý thành ba loại sau:

Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế

toán trưởng Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu tráchnhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanhnghiệp

Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân xưởng

( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng Đội ngũ lãnhđạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấpcao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình

Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện những

công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lýnói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tìnhhình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp Trong

đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hếtsức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây

là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giaohưởng

II TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý

- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ

đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng

mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như mộtchỉnh thể có hiệu lực nhất

- Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phậnnhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện nhữngchức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêuchung của tổ chức

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau,nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý

để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định

1.2 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảothực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết

lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ chomục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích

ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệthống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác

của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịpnhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi

phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quảcao nhất

- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ

thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều

đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp

1.3 Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là cácnội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng tới

va đạt được Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vàoquy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việcphân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thốngnhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ củamột cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữachúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểutrực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu phối hợp giữachúng

- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sảnxuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lựclượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ

chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ chức và thôngtin ra quyết định quản lý.

2 Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

2.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

a Mô hình cơ cấu theo trực tuyến

Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới

Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnhđạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền

Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chứcnăng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn ngườithừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh củangười đó mà thôi

- Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độmột thủ trưởng

- Nhược điểm: Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện,tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độcao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ

và việc quản lý không quá phức tạp

b Mô hình cơ cấu theo chức năng

Người lãnh đạo

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhấtđịnh.

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉđảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viêntrong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khácvới cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho ngườicấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán

bộ hơn,phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngườilãnh đạo

Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởngkhác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mô hình này phù hợp với

tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng

c Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấpdưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm

vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các

Người lãnh đạo

Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC

Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản lý2 Đối tượng quản lý3

cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyêngiải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng.

Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chứcnăng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồngthời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức

Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo

tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyếnvới bộ phận chức năng

d Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu

Người lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừahành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo

ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép ngườilãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt

sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếmđược các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực

Lãnh đạo cấp1

Người lđ cnăngCNgười lđ cnăng B

Người lđ cnăng A

Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA

Lãnh đạo cấp2

Người lđ cnăngC

Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 2 Đối tượng qlý 3

Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

2.2 Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý

- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệthống phương hướng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống Nếu một

hệ thống có quy mô và mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, cả nước) thì cơ cấu

tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phương hướng tương đương Còn nếu cóquy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tương đương.Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ cónhững đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công,phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngànhvới đội ngũ nhân lực được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện đượcnguyên tắc này

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trường

Người lãnh đạo

Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1

Tham mưu2

Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗiphân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tương ứng để các cấp quản lý thấphơn phát triển được tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý cấp trên khi cầnthiết.

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải mang lại hiệu quả caonhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tácđộng điều khiển của các lãnh đạo

3 Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý

Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một

mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ

đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thịtrường

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơ cấu

tổ chức là hai mặt không thể tách rời nhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay đổi theothì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêu mới đề ra của

tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụ sảnxuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòihỏi sự thay đổi bắt buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều ủng

hộ ý kiến bộ máy quản lý cần được thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinhdoanh

- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanhnghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơcấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanhnghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp vềmặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải

chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp.

- Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sựthay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫnđến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động củadoanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

- Công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộmáy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mứcquản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng củadoanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một

hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sựphối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanhnghiệp

- Môi trường kinh doanh

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành côngtrên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnhhưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến độngnhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máyquản lý có mối quan hệ hữu cơ Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán vớicác thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ chặt chẽ với nhau

- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹthuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thểđảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộmáy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệuquả trong quản lý

- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên

Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làmviệc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn

do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng

và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tựgiác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo trong tổ chứcđông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

4 Các phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xácđịnh mục tiêu và phương hướng phát triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tậphợp các yếu tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố đó.Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt độngcủa các đối tượng quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau đó mớihình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương phápchủ yếu sau:

a Phương pháp kinh nghiệm

Theo phương pháp này cơ cấu tổ chức được hình thành dựa vào việc kế thừanhững kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức

có sẵn Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ cấu tổchức sắp hình thành và để hình thành cơ cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơcấu tổ chức mẫu nhưng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới như so sánh

về nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, cơ sở vật chất kỹ thuật để xác định

cơ cấu tổ chức thích hợp Do vậy đôi khi phương pháp này còn được gọi là phươngpháp tương tự

Ưu điểm của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi tiết

để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

Nhược điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện

cụ thể

b Phương pháp phân tích

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại đượcbắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giánhững hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng,các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấuhiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán

bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối vớicán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ

quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệuquả hơn

Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế

cơ cấu tổ chức mới

Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và tổ chức được một bộ máyquản lý tốt người ta không chỉ sử dụng thuần nhất một trong hai phương pháp trên

Mà tuỳ theo tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý theo phươngpháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phương pháp trên để lợi dụng ưu điểm củachúng

III VAI TRÒ VÀ SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý

Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con người không thể hànhđộng riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá nhân để hướng tới những mục tiêuchung Quá trình tạo ra của cải vật chất và tinh thần cũng như đảm bảo cuộc sống antoàn cho xã hội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn với tính phức tạp ngàycàng cao đòi hỏi phải có sự phân công hợp tác của những con người trong tổ chức

Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp đều thực hiện nhữngmục tiêu nhất định, mà để thực hiện được các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lượngđiều hành toàn bộ quá trình sản xuất Đó chính là lực lượng lao động quản lý trongdoanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý Để đảm bảo sự thống nhất trongđiều hành sản xuất kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng

trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý để thực hiện các nhiệm vụ: bố trí, sắp xếp nhânviên quản cho phù hợp với từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịpnhàng giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng chuyên môn sángtạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu

đề ra như tăng năng suất lao động, hạ giá thành

Như vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản

lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không cóquá trình sản xuất nào được thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộmáy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọnnhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện cácnhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao Ngược lại nếu một tổ chứckhông phù hợp với đều kiện mới, nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trìtrệ, mâu thuẫn và kém hiệu quả Chính vì thế cần phải đánh giá mức độ hợp lý củamột tổ chức, một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cầnthiết để thực hiện các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với nhữngcon người đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các chức năng nhiệm vụ được giao

Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự tồn tại của chínhdoanh nghiệp đó Nó như chất keo dính để liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhautheo sự thống nhất, có phương hướng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động củadoanh nghiệp ổn định, thu hút được mọi người tham gia và có trách nhiệm với côngviệc hơn

Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý đảm bảo cho quá trìnhquản lý được thực hiện trọn vẹn và không bỏ sót Để đảm nhiệm hết các chức năngquản lý đó cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên môn hoá Bộmáy quản lý doanh nghiệp tập hợp những người có trình độ cao trong doanh nghiệp.Việc sử dụng hợp lý các kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sựphân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có trình độ thực sự sẽ gópphần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

2.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lýchuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sảnxuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận.Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phảitrau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyênđiều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanhtối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất

Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệthống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máyquản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quantrọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng caonăng suất lao động của doanh nghiệp

2.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức

Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực:

Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơchế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, nănglực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thìviệc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu

Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên,chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phầnkhông rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khảnăng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh

Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý Nóchỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì

nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy

quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phùhợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuậtcủa doanh nghiệp.

Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và pháttriển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máyquản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao

2.3 Đối với Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội

Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công tycũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty là rấtcần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay

Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thịtrường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng Và để đạt đượcđiều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện

đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường

Cán bộ quản lý của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản

lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tậndụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải cómột bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lý ở Công

ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừngnâng cao năng suất lao động của Công ty

Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành vàhoàn thiện bộ máy quản lý là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định sự hìnhthành và phát triển cả Công ty trên thương trường

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG ĐA NGÀNH HÀ NỘI

I NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

1 Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội được thành lập vào năm 2000theo giấy phép kinh doanh số 0103018960 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố HàNội cấp ngày 10 tháng 08 năm 2000

Tên công ty: Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội

Tên giao dịch: Hanoi Multi – Sector Construction Joint Stock Company

Địa chỉ trụ sở chính: P807 tòa nhà XD 34, ngõ 164, Khuất Duy Tiến, P.Nhân Chính,Thanh Xuân, Hà Nội

* Ngành, nghề kinh doanh của Công ty:

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, vănhóa, hạ tầng cơ cơ sở, khu đô thị, khu công nghiệp đường dây và trạm điện đến 35KV;

- Trang trí nội, ngoại thất công trình;

- San lấp mặt bằng, xử lý nền móng công trình;

- Kinh doanh vật liệu xây dựng;

- Mua bán, cho thuê, bảo dưỡng xe, máy, thiết bị xây dựng;

- Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng và giao thông (không baogồm dịch vụ thiết kế công trình);

- Sản xuất, gia công lắp đặt cấu kiện bê tông đúc sẵn;

- Sản xuất cấu kiện thép cho xây dựng;

- Sản xuất các thiết bị nâng, hạ và bốc xếp;

- Lắp đặt các thiết bị điện, nước, điện lạnh và trang trí nội, ngoại thất;

- Dịch vụ sửa chữa nhà ở;

- Tư vấn lập hồ sơ mời thầu (không bao gồm tư vấn pháp luật, tài chính);

- Quản lý dự án đầu tư;

- Tư vấn thẩm định dự toán đầu tư, thiết kế kỹ thuật, lập dự toán công trình(chỉ thẩm định trong phạm vi chứng chỉ đã đăng ký);

- Thiết kế công trình cầu, đường bộ;

- Khảo sát các công trình xây dựng;

- Thi công hệ thống thông tin, hệ thống cấp thoát nước;

- San nền đối với công trình xây dựng;

- Giám sát thi công xây dựng loại công trình cầu đường bộ, lĩnh vực chuyênmôn giám sát, xây dựng và hoàn thiện;

- Thiết kế kết cấu: đối với công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp;

- Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình;

- Thiết kế công trình cấp thoát nước;

- Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng và công nghiệp

Công ty bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất từ năm 2001 với các sản phẩm kếtcấu thép chất lượng cao Với mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lượngtrong lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận được sự hỗ trợ về kỹ thuậtcủa các hãng thiết bị hàng đầu thế giới, cùng với chương trình đào tạo - nghiên cứu -phát triển liên tục của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bướcCông ty Cổ phần Xây dựng Đa Ngành Hà Nội đã trở thành Công ty có nhãn hiệuhàng đầu trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ

Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ thiết kế chi tiết đếngia công kết cấu thép thông dụng và kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơnphủ theo quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận chuyển Quản lýchất lượng của công ty hoạt động trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9002

Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường Việt Nam bằng sản phẩm cóchất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh nhất, Công ty đã kết hợp sức mạnh của côngnhân lành nghề, cán bộ công nhân kỹ thuật trong nước với kinh nghiệm để tạo ra sảnphẩm có chất lượng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất

Qua 10 năm kể từ khi thành lập Công ty đã không ngừng phát triển về mọimặt, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ để phục vụ cho kháchhàng trong và ngoài nước

Cùng với những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo kết cấu, Công ty đã từngbước áp dụng công nghệ mới nhất trong ngành thiết bị nâng hạ vào các sản phẩmcủa mình, đồng thời tối ưu các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối đa các yêu cầucủa khách hàng Công ty hiện đang cung cấp các giải pháp về kết cấu và thiết bịnâng hạ cho các ngành:

- Công nghiệp thép: Hệ thống cầu trục, cổng trục và các thiết bị nâng đặc biệt,kết cấu cho các nhà máy cán phôi và thành phẩm cho xây dựng, các nhà máy mạthép

- Công nghiệp đóng tầu: Hệ thống cầu trục, cổng trục và thiết bị nâng hạ chocác nhà máy đóng tầu

- Công nghiệp xây dựng: Các hệ thống đúc bê tông ly tâm và đúc rung, kếtcấu cho trạm trộn bê tông, nhà thép công nghiệp, hệ thống thiết bị nâng hạ

- Khai khoáng và vận tải: Các hệ thống băng tải, gầu xúc, hệ thống nâng vàphân loại bằng tính từ

Công ty mới đi vào hoạt động từ năm 2001 nên cơ cấu tổ chức bộ máy cònnhiều hạn chế, chưa hoàn thiện Nhưng với mục đích không ngừng nâng cao về uytín và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, Công ty đã từng bước hình thành cácphòng ban, các bộ phận sản xuất, các bộ phận lãnh đạo và đang hướng tới hoàn thiện

bộ máy quản lý của công ty

Hiện nay các sản phẩm chính của công ty là:

- Thiết bị nâng hạ gồm: Cầu trục dầm đơn, cầu trục dầm đôi, cổng trục, cẩuquay, thiết bị đặc biệt, cẩu tự hành, cẩu tháp, thiết bị nâng đặc biệt

- Kết cấu thép gồm: Nhà tiền chế với khẩu độ lớn nhất là 70 m, dùng làm kho,xưởng sản xuất, xưởng sửa chữa, hangar với đầy đủ hệ thống thông gió, cầu trục,

hệ thống treo cáp, cửa cuốn tự động ; Kết cấu thép gồm kết cấu thép từ hạng nhẹđến hạng nặng theo yêu cầu của khách hàng, áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về làm sạch (sơn phủ bề mặt, mạ kẽm nóng, sơn tĩnh điện ) các kết cấu đặc biệt dùng chonhà máy điện, các nhà máy thép, các nhà máy xi măng, Các hệ thống dây truyền sảnxuất ống bê tông li tâm, hệ thống đường ống cho các nhà máy xử lý nước, các trạm

bơm, các hệ thống băng tải và phễu, các hệ thống bình, bồn chứa thép thường vàthép không gỉ

2 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực

2.1 Năng lực về thiết kế và sản xuất

a Năng lực về thiết kế

Công ty được cấp giấy phép thiết kế và chế tạo thiết bị nâng số 22/TTATLĐ TBV Những bản vẽ và thiết kế được các kỹ sư lành nghề thiết kế và tối ưu hoá trênmáy tính toàn bộ các sản phẩm kết cấu và thiết bị nâng hạ bao gồm cả hệ thống điềukhiển và động lực theo yêu cầu cả khách hàng Với đôi ngũ kỹ sư trẻ, năng động và

-có tính nhạy bén trong công việc cộng với sự hỗ trợ của các giảng viên trong cáctrường đại học khối kỹ thuật nên các bản vẽ thiết kế của đội ngũ kỹ thuật đã đáp ứngđược những nhu cầu khắt khe của khách hàng trong nước và quốc tế Phần mềmđược sử dụng cho công việc thiết kế là: SAP, AUTOCAP, PROLOG và các phầnmềm tính toán kết cấu chuyên dụng

b Năng lực về sản xuất

Với nhà xưởng kết cấu 3200 m2, nhà xưởng cơ khí 900 m2, nhà xưởng sơn vàphụ trợ 600 m2, hàng tháng công ty đã sản xuất dược từ 60T đến 120T kết cấu Đểtạo ra sản phẩm với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh nhất và mẫu mã phù hợpvới yêu cầu của thị trường Công ty đã trang bị một hệ thống máy móc hiện đại đượcnhập từ các hãng hàng đầu thế giới

Bảng 1: Thiết bị phục vụ sản xuất của công ty

I Thiết bị cắt

4 Máy cắt nhiệt 4 đầu thép hình Iwatani,Japan

II Thiết bị hàn

4 Máy hàn bán tự động MIG Transmig 500,Autr 2

5 Máy hàn MIC WIRE400 Keppi 2

III Thiết bị làm sạch và sơn phủ

VI Thiết bị nâng hạ

V Thiết bị gia công khác

Nguồn: Phòng Vật tư Thiết bị

Ngoài ra sản phẩm của công ty còn sử dụng thiết bị của những hãng hàng đầuthế giới như:

- Hãng KONERANES, công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện,

Pa lăng xích điện, Thiết bị nâng hạ đặc biệt

- Hãng GH, Công ty đã sử dụng các thiết bị như: Pa lăng cáp điện, thiết bịnâng hạ đặc biệt ( tải trọng lớn, điều kiện làm việc đặc biệt)

- Hãng IGA với hệ thống ray treo cáp, hệ thống cáp điện an toàn dạng hộp

- Hãng SGM với thiết bị mâm từ, nam châm điện

- Hãng MEIDEN với thiết bị Pa lăng cápđiện tiêu chuẩn và đặc biệt

- Hãng KITO với thiết bị Pa lăng cáp điện, Pa lăng xích điện (loại tiêu chuẩn

và loại đặc biệt), Pa lăng xích điện tay

Và một số hãng nổi tiếng khác với thiết bị như thiết bị kẹp, nâng cuộn thuỷ lực, cẩutháp, cẩu tự hành bánh xích, cẩu tự hành bánh hơi

Quá trình sản xuất của Công ty được trang bị hệ thống máy móc hiện đại nhưbảng trên và sản phẩm có sử dụng thiết bị của các hãng hàng đầu thế giới, nên sảnphẩm của Công ty đã từng bước đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng trong

và ngoài nước Với hệ thống máy móc hiện đại như trên thì quá trình sản xuất củaCông ty được thực hiện toàn bộ trên day truyền sản xuất do vậy đòi hỏ phải có độingũ công nhân lành nghề và đội ngũ cán bộ có trình độ và chuyên môn cao

Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán

So với nguồn vốn của công ty thì hàng năm tổng doanh thu của công ty đạtđược tương đối lớn Tài sản của công ty chủ yếu tồn tại dưới dạng vốn luân chuyển

và lượng vốn này tăng hàng năm Năm 2006 vốn luân chuyển của công ty là 81%nhưng đến năm 2009 đã tăng lên 95.60% và công ty đang phấn đấu để vốn luânchuyển của mình đạt 100% Qua đây ta thấy tình hình sản xuất của công ty rất năngđộng, không có vốn tồn đọng, từ đó dẫn tới doanh thu hàng năm khá cao, quy môsản xuất ngày càng được mở rộng, sản phẩm của Công ty ngay càng chiếm đượccảm tình của khách hàng trong và ngoài nước

2.3 Về nguồn nhân lực

Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 87 người với 25 lao động gián tiếp(nhân viên văn phòng) và 62 lao động trực tiếp dưới các xưởng của nhà máy (nhân

viên sản xuất) Để thấy rõ tình hình biến động về nguồn nhân lực của Công ty quacác năm ta có bảng số liệu sau:

Bảng 3: Nguồn nhân lực của công ty

Đơn vị tính: NgườiNhân viên Năm2005 Năm2006 Năm2007 Năm2008 Năm2009

Nguồn lao động của công ty có trình độ và chuyên môn cao, với đội ngũ laođộng năng động, sáng tạo trong công việc

Trình độ của lực lượng lao động gián tiếp tương đối cao, với 100% có trình độđại học và trên đại học gồm:

+ Một tiến sĩ máy xây dựng

+ Một tiến sĩ kết cấu

+ Một thạc sĩ điện và điều khiển

+ Ba kỹ sư xây dựng và máy xây dựng

+ Bốn kỹ sư cơ khí

+ Hai kỹ sư công nghệ hàn

+ Hai kỹ sư độnglực và tám cử nhân các ngành kinh tế tài chính, ngân hàng Trình độ của đội ngũ lao động trực tiếp với:

+ 100% kỹ thuật viên và giám sát viên có trình độ từ trung cấp trở lên

+ 45% công nhân bậc cao có tay nghề từ 4/7 trở lên

+ 35% đã được đào tạo tại nước ngoài hoặc đã tham gia các khoá đào tạo tạiViệt Nam do chuyên gia nước ngoài giảng dạy

Với nguồn lực được đào tạo và phát triển liên tục Công ty Cổ phần Xây dựng

Đa ngành Hà Nội luôn sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng trong nước vàquốc tế với những sản phẩm có chất lượng cao nhất, mẫu mã đẹp và giá thành cạnhtranh nhất

3 Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty

3.1 Quy trình sản xuất của Công ty

Do mới đi vào hoạt động nên quy trình sản xuất của Công ty còn sơ khai, cóthể mô ta quy trình sản xuất theo sơ đồ sau

Nhận bản vẽ thiết kế

Triển khai bóc tách vật tư

Tiến hành sản xuất: Lấy dấu Gá lắp Hàn tiệnHàn lạnh sơn phủ bề mặt Sản phẩm (bán sản phẩm)Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó làsản phẩm hoàn chỉnh, còn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thicông tại công trường theo yêu cầu của khách hàng

3.2 Thị trường tiêu thụ sản phẩm

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc tế.Công ty chỉ tiến hành sản xuất theo đơn đặt hàng đấu thầu, do vậy cả thị trườngtrong nước và thị trường ngoài nước Công ty không hình thành lên các đại lý bánhàng Để khách hàng biết đến sản phẩm của mình, Công ty đã tiến hành quảng cáo

và giới thiệu sản phẩm và trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếpgặp khách hàng trao đổi về tính chất của sản phẩm Mục tiêu của Công ty là mở rộngthị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, khôngngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với khách hàng trong nước

4 Thuận lợi và khó khăn hiện tại của công ty

* Thuận lợi.

Từ ngày thành lập, Công ty Cổ phần Xây dựng Đa ngành Hà Nội đã khôngngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô hoạt động của mình đểtừng bước đưa sản phẩm của công ty trở thành sản phẩm hàng đầu về chất lượng và

đã tạo dựng được uy tín với khách hàng trong và ngoài nước Trình độ quản lý củacán bộ và trình độ tay nghề của công nhân ngày càng được nâng cao do nhận được

sự hỗ trợ về kinh nghiệm, chuyên môn từ các chuyên gia nước ngoài và quy trìnhcông nghệ mới Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tiến triển tốt,doanh thu tăng hàng năm Cơ cấu tổ chức lao động được kiện toàn và từng bước đivào hoạt động đã có hiệu quả Thể hiện ở chỗ, doanh thu tăng hàng năm, tiến độ sảnxuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ giao hàng Người lao động đủviệc làm thu nhập tương đối cao Tập thể công ty là một khối thống nhất từ trênxuống dưới; bầu không khí làm việc hoà đồng vui vẻ, có tính năng động cao đã tạo

ra thế và lực vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2009

và các năm tiếp theo

* Khó khăn

Công ty vẫn còn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăngkhông đều, thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn Nguyên nhânchính là do Công ty vẫn thiếu vốn kinh doanh, phụ thuộc quá nhiều vào hạn mứcngân hàng Ngoài ra cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty chưa được hoànchỉnh, cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hìnhsản xuất của công ty; chưa xây dựng được nội quy lao động toàn công ty, lao độngquản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao.Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn còn một số tồn tại như: một số đơn vị trựcthuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuấtkinh doanh còn hạn chế

Qua hơn bốn tháng triển khai thực hiện việc sắp xếp đổi mới doanh nghiệpcủa công ty đã đạt được một số kết quả ban đầu như: chức năng nhiệm vụ của cácphòng ban trong công ty được kiện toàn, tăng cường được mối quan hệ, lề lối làmviệc của các đơn vị phòng ban được chặt chẽ hơn Trong thời gian tới, Công ty tiếp

tục thực hiện việc sắp xếp đổi mới công ty, thực hiện phân rõ nhiệm vụ và chứcnăng của từng nhân viên trong các phòng ban và hoàn thiện quy trình sản xuất dướinhà máy, triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO

9002 và từng bước xây dựng thương hiệu của công ty

5 Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới

Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công tyhàng đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm 2012 là tăngcường đoàn kết, tích cực đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và

sở trường của công ty Tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao

Mục tiêu:

- Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của công ty giữ tốc độ phát triển bình quân là35%, đến năm 2012 tổng giá trị đạt 32 tỷ VNĐ

- Hoàn thành đúng tiến đô sản phẩm theo đơn đặt hàng

- Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặthàng nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước vàquốc tế

- Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2015 vốn sản xuấtkinh doah của công ty trên 45 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn

- Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuấtkinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trênthương trường

- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao Xây dựng mộttập thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất công nghiệp đáp ứng yêucầu của cơ chế thị trường

II PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chứcnăng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ Theo sơ đồ này Tổng Giámđốc được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nêncông việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Tổng Giám đốc đã được thực hiệnnhanh chóng và có hiệu quả hơn Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chếnhư bộ phận Trợ lý nhân sự và bộ phận cố vấn bố trí như vậy là chưa hợp lý

2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty

2.1 Khối cơ quan Công ty

2.1.1 Ban Giám đốc

Bảng 4: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc

STT Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn

Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

Bộ phận vật tư

+ Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanhcủa công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.

+ Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồngquản trị thông qua

+ Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng

+ Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cáchchức các chức danh quản lý của công ty

- Nhiệm vụ:

+ Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh

và đời sống văn hoá toàn công ty

+ Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính;Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động

và tổ chức thi đua khen thưởng

b Giám đốc điều hành

- Chức năng: Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và chỉ đạo giám sátnhà máy

- Nhiệm vụ chính:

+ Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành

+ Lập kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao

kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiếnhành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ

+ Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thànhtheo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng

+ Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án.+ Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn laođộng

+ Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ cônghực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng Giám đốc

- Báo cáo: Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho Tổng Giám đốc vàchịu sự giám sát của Tổng Giám đốc

- Các mối quan hệ của giám đốc điều hành:

+ Quan hệ với bên ngoài Công ty: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng vềtriẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng được phòng kinhdoanh bàn giao; Quan hệ với các trưng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật

và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹthuật và đào tạo nghề

+ Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với kháchhàng trong triển khai hợp đồng; Cung cấp về tiến độ thực hiệncông việc triển khaihợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng; Cungcấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh

+ Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp choGiám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹthuật; Giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch, tiến hành phê duyệtthầu phụ

+ Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy báo cáo trực tiếp cho Giám đốcđiều hành, Giám đốc điều hành cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật,khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khaihợp đồng; Kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành củanhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng

c Quản đốc Nhà máy

- Nhiệm vụ:

+ Nhận hồ sơ từ Giám đốc điều hành và thực hiện chế tạo sản phẩm, lắp đặttheo thông số kỹ thuật và khối lượng được giao vào số hợp đồng kiểm tra dữ liệuthông tin đến

+ Kiểm tra, giám sát về chất lượng và thực hiện tiến độ các đầu công việc củanhà máy theo kế hoạch được giao

+ Tiến hành triển khai thực hịên tiến độ các đầu công việc của nhà máy theo

kế hoạch được giao

+ Tiến hành triển khai thực hiện các hợp đồng vận chuyển trên cơ sở hợpđồng nguyên tắc, xin ý kiến chỉ đạo của Giám đốc điều hành về các vấn đề phátsinh, các công việc xưởng không thực hiện đượccần thuê thầu phụ.

+ Quyết định về nhu cầu văn phòng phẩm của Nhà máy theo đề xuất của kếtoán, kiêm hành chính nhà máy

+ Quản lý thiết bị trong xưởng: Lập hồ sơ bảo dưỡng, sửa định kỳ các máymóc công cụ, thiết bị đo lường và thiết bị vận chuyển, lập biên bản sự cố thiết bị

+Quản lý kho vật tư và nhận hàng nhập khẩu từ phòng vật tư theo đúng yêucầu phòng kỹ thuật đưa ra

+ Bàn giao sản phẩm cho khách hàng, dán nhãn mác, bao gói sản phẩm, lập

hồ sơ thủ tục giao hàng

+ Kiểm tra định kỳ an toàn lao động và lập kế hoạch dự trù bảo hộ lao động.+ Lập báo cáo về an toàn lao động và chất lượng sản phẩm theo yêu cầu củaGiám đốc điều hành

+ Tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành của nhà máy, hoàn thành hồ sơ

về khối lượng công trình để chuyển giao cho Giám đốc điều hành về những vấn đềphát sinh nhân sự nhà máy

+ Chịu sự giám sát và thẩm quyền báo cáo của Giám đốc điều hành

- Mối quan hệ của quản đốc Nhà máy

+ Với phòng kinh doanh: Nhận hàng do phòng kinh doanh nhận về; báo cáoGiám đốc điều hành về các vấn đề sai lệch về tiêu chuẩn, số lượng, chất lượng hàngnhập kho

+ Với giám đốc điều hành: Báo cáo tiến độ, báo cáo giờ công, báo cáo về các

sự cố phát sinh, phối hợp với cán bộ phụ trách dự án của phòng kỹ thuật để trỉênkhai hợp đồng; lập hồ sơ khối lượng công việc hoàn thành trình Giám đốc điều hànhphê duyệt để tiến hành thanh lý hợp đồng

2.1.2 Phòng kinh doanh

- Nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu

xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng pháttriển công nghệ

+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng Giám đốc phê duyệt: Lập kếhoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty trình Tổng Giám đốcphê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần,lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập kếhoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêucông tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tácđánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người

+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kếhoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợpđồng của bộ phận khác (kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu củakhách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơquan có liên quan như: chủ quản, chính quyền

+ Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng; Xác định giá bán, tiếnhành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kếthợp đồng theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc

+ Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng.+ Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng chophòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổchức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng