Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty In Tạp chí Cộng Sản

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt chuyên đề thực tập cháu xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản ,Bác anh chị phịng TC-HC-TH nhiệt tình giúp đỡ cháu suốt trình thực tập.Qua ,em xin chân thành cám ơn GS.TS , Phạm Đức Thành đồng ý tận tình hướng dẫn em hồn thành chuyên đề LỜI NÓI ĐẦU Trang Trong trình mở cửa hội nhập nước ta bắt tay làm bạn với nhiều nước, doanh nghiệp có nhiều hội để phát triển phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để đứng vững Trong cạnh tranh gay gắt ngày người ta nhận tầm quan trọng nguồn lực người ,đó nguồn tài sản quý báu doanh nghiệp Nguồn nhân lực yếu tố đầu vào cuả trình sản xuất kinh doanh Nhưng thông thường nhắc đến nguồn nhân lực nghĩ tới người công nhân sản xuất ,những người trực tiếp sản xuất sản phẩm dịch vụ ma quên phận nguồn nhân lực vô quan trọng thiếu cơng ty ,đó đội ngũ cán quản lý Tuy họ người trực tiếp tạo sản phẩm họ giữ vai trị quan trọng cơng tác điều hành hoạt động cơng ty Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng ,đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động mơi trường bên bên ngoài.Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ thông tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý ln ln cần hồn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn phát triển lên ,nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Là Công ty trực thuộc Bộ biên tập Tạp chí Cộng sản ,phục vụ công tác tuyên truyền Đảng,Công ty In Tạp chí Cộng Sản cơng ty có bề dày kinh nghiệm ngành in ,luôn thực tốt nhiệm vụ Đảng Nhà Nước giao phó Tuy nhiên việc chuyển đổi kinh tế tập trung sang kinh tế thị trường có quản lý Nhà Nước ,cơ cấu máy quản lý cơng ty chưa có thay đổi để thích ứng nên cịn nhiều bất cập cơng tác lãnh đạo điều hành hoạt động sản xuất công ty Vì thời gian thực tập cơng ty em định chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp chí Cộng Sản” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chuyên đề gồm chương : Trang Chương :Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý Chương :Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty In Tạp chí Cộng Sản Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng Ty In Tạp chí Cộng Sản Mặc dù cố gắng hạn chế thời gian ,trình độ , nguồn số liệu nên chắn viết em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý thầy tồn Cơng Ty để em hồn thành chun đề Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ I.Các khái niệm 1.Quản lý Quản lý tác động chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường Quản lý bao gồm điều kiện : -Phải có chủ thể quản lý tạo tác động đối tượng quản lý nhận tác động chủ thể quản lý tạo -Phải có mục tiêu xác định cho đối tượng chủ thể Mục tiêu đưể chủ thể quản lý tạo tác động -Chủ thể phải thực hành việc rác động 2.Tổ chức Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung Trang Các tổ chức tồn xã hội vơ phong phú đa dạng Có thể có nhiều loại hình tổ chức khác tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng lại tổ chức thường có đặc điểm sau : -Mọi tổ chức đưều mang tính mục đích Tổ chức mang mục đích tự thân mà cơng cụ để thực mục đích định Đây yếu tố tổ chức Mặc dù mục đích tổ chức khác khác ,nhưng khơng có mục đích tổ chức dẽ khơng có lý để tồn -Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích –các kế hoạch Thiếu kế hoạch nhằm xác định điều cần phải làm để thực mục đích ,khơng tổ chức tồn phát triển hiệu -Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Một doanh nghiệp cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy móc ,thơng tin từ nhà cung cấp ,cần hoạt động khuôn khổ quản trị vĩ mô Nhà Nước ,cần hợp tác cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần hộ gia đình tổ chức mua sản phẩm họ -Cuối ,mọi tổ chức cần nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Vai trị nhà quản trị rõ nét tổ chức tổ chức khác thiếu họ tổ chức gặp lúng túng 3.Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức ,biểu thị xắp đặt theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng 4.Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức ,là quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động với phương tiện quản lý liên kết theo số nguyên tắc ,quy tắc định nhằm đạt mục tiêu định 5.Tổ chức máy quản lý Tổ chức máy quản lý trình dựa chức ,nhiệm vụ xác định máy quản lý để xắp xếp lực lượng ,bố trí cấu ,xây Trang dựng mơ hình giúp cho toàn hệ thống quản lý hoạt động chỉnh thể có hiệu 6.Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành ,các phận có mối liên hệ mật hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hố ,thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức 7.Lao động quản lý Lao động quản lý họt động hay nói cách khác lao động người thực chức quản lý tổ chức định Phân loại lao động quản lý :  Căn theo cấp quản lý : - Quản lý doanh nghiệp :Giám đốc ,Phó giám đốc ,Kế toán trưởng - Lãnh đạo doanh nghiệp :Trưởng phịng ,Phó phịng tương đương - Viên chức chuyên môn nghiệp vụ :các nhân viên  Căn theo chức ,nhiệm vụ : - Lao động cán lãnh đạo :là lao động người đứng đầu tổ chức ,có quyền định quản lý ,tổ chức thực định quản lý chịu trách nhiệm định - Lao động chuyên gia :là lao động người có trình độ chun mơn sâu lĩnh vực chuyên môn quản lý ,làm nhiệm vụ chuẩn bị đề xuất phương án ,quyết định cho cán lãnh đạo - Lao động nhân viên nghiệp vụ :là lao động người làm công tác vụ ,chủ yếu phục vụ thông tin giúp việc cho cán lãnh đạo chuyên gia  Căn phạm vi bao quát nhiệm vụ : - Lao động quản lý tổng hợp :chịu trách nhiệm toàn diện mặt tổ chức Đó thường lao động cấp trưởng Trang - Lao động quản lý chức :Chịu trách nhiệm lĩnh vực hoạt động tổ chức Đó lao động cấp phó phận quản lý chức - Lao động tác nghiệp cụ thể lao động nhân viên quản lý thừa hành :các nhân viên kiểm tra ,đánh giá  Căn theo lĩnh vực chuyên môn : Lao động quản lý kinh tế ,quản lý xã hội , quản lý an ninh quốc phòng II-Một số vấn đề liên quan đến cấu tổ chức máy quản lý 1.Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích hệ thống Phương hướng,mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức cảu hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu 1.2 Chun mơn hố cân đối Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối ,loại trừ chức ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế 1.3 Linh hoạt thích nghi với mơi trường Theo ngun tắc tổ chức máy quản lý không bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà ln phải linh hoạt ,thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi tồn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với mơi trường ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thíêt kế phận phù hợp với đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu Trang cao phát triển tài cán ,công nhân viên chức phận Nói khơng có nghĩa cấu tổ chức chịu chi phối môi trường mà chừng mực thay đổi tác động vào mơi trường theo hướng định phù hợp với mục đích 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực ln mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức ln đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải : -Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao ,phát huy tính tích cực quan quản lý cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Dựa nguyên tắc nâng cao hiệu quản lý để xác định biên chế tổ chức chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp cấp cách tốt ,phải lựa chọn phương thức truyền tin ,trao đổi nghiệp vụ doanh nghiệp cách nhanh phân công hợp lý để phận ,mỗi cơng việc có người phụ trách - Gắn cấp quản lý thành dây xích ,Trách nhiệm ,quyền hạn phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với Mỗi cấp có người lệnh,tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp -Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc biện pháp kiểm tra 1.5 Tính hệ thống Tính hệ thống thể : -Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhiều yếu tố khác nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành -Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp ln có mối liên hệ với Trong tổ chức ,các yếu tố tác động qua lại ,bổ xung cho chỉnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Đôi tác động dẫn đến xung đột ,tuy nhiên xung đột lại sở để tạo thích hợp ,đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu Trang -Tính mục đích :Mọi tổ chức có mục đích định ,rõ ràng Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác (một tổ chức tham gia sản xuất mục đích đạt lợi nhuận tối đa tổ chức phúc lợi xã hội mục đích phục vụ nhiều công tác xã hội ) ,nhưng tổ chức mục đích hoạt động ln xác định cách ro ràng -Tính thích ứng với mơi trường :Mọi tổ chức chịu tác động hai môi trường môi trường bên bên ngồi Trong mơi trường bên ngồi hình thành nên môi trường bên doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp tác động đến mơi trường bên mà khơng thể (hoặc chí ) tác động làm biến đổi môi trường bên ngồi ,mà thay đổi cho thích ứng với trước thay đổi mơi trường bên ngồi ,từ điều chỉnh tác động đến mơi trường bên -Tính chỉnh thể :Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với cách hữu ,phát huy hiệu chỉnh thể ,đó dàn trải cộng lại cách giản đơn Để đảm bảo nguyên tắc ,cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cần phải :Tăng cường mối liên hệ dọc ngang ,mỗi phận tổ chức vừa phải phục tùng lãnh đạo thống vừa phải có tính linh hoạt ,chủ động ,tích cực để đạt hiệu chỉnh thể Sự phục tùng thể chấp hành nội quy ,quy định từ đưa xuống tạo nên chỉnh thể thống Tuy nhiên phục tùng sở linh hoạt lẽ lúc vật mà biến động ,vì trình áp dụng phận cần có linh hoạt để đạt hiệu cao 2.Những yêu cầu cấu tổ chức Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau : - Tính mục tiêu :một cấu tổ chức coi có kết thực trở thành công cụ hữu hiệu để thực mục tiêu tổ chức - Tính tối ưu :Trong cấu tổ chức có đầy đủ phân hệ ,bộ phận người (không thừa mà không thiếu )để thực hoạt động cần thiết Giữa Trang phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác ,kịp thời ,đày đủ tất thông tin sử dụng tổ chức ,nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức - Tính linh hoạt :Được coi hệ tĩnh cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường - Tính hiệu :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí thấp 3.Một số kiểu cấu tổ chức máy quản lý 3.1 Cơ cấu theo trực tuyến Cơ cấu theo thực tuyến mơ hình tổ chức quản lý ,trong nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại ,mỗi người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp Cơ cấu theo trực tuyến minh họa qua sơ đồ sau : Trang Người lãnh đạo A Người lãnh đạo B1 Người lãnh đạo C1 Người lãnh đạo C2 Người lãnh đạo B2 Người lãnh đạo C3 Người lãnh đạo C4 Đặc điểm loại hình :Mối quan hệ thành viên tổ chức máy thực theo trực tuyến Người thừa hành nhận mệnh lệnh từ người phụ trách trực tiếp Là mắt xích dây chuyền huy ,mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo họ Trong thực tế ,trực tuyến cịn dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ ,sản xuất phân phối sản phẩm Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp Cơ trực tuyến có ưu điểm tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng ,tập trung ,thống ,làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với thay đổi môi trường có chi phí quản lý doang nghiệp thấp Mặt khác theo cấu người chịu lãnh đạo đẽ thực mệnh lệnh có thống mệnh lệnh phát Tuy nhiên cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ nghiệp vụ cao mặt quản lý đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện để đạo tất phận quản lý chuyên môn Nhưng thực tế khả người có hạn nên định đưa mang tính rủi ro cao Do cấu thường áp dụng cho đơn vị có quy mơ nhỏ việc quản lý không phức tạp Trang 10 Mặc dù đạt thành công đáng kể song q trình hoạt động ,cơ cấu tổ chức cơng ty có thể hạn chế : - Việc trao đổi thông tin ,sự truyền thông phòng ban chức bị hạn chế làm giảm gắn kết tồn cơng ty Do không tạo thống hành động cao khó để quy kết trách nhiệm cụ thể có cố xảy - Việc bố trí sử dụng lao động phòng ban chức cịn nhiều bất cập việc bố trí nhân viên không phù hợp với lực sở trường họ ,dẫn đến việc thực cơng việc khó khăn ,kết đạt không mong muốn có phải tốn khoảng kinh phí để đào tạo lại làm công tác hướng nghiệp - Trong cơng ty có hai mảng quan trọng tổ chức sản xuất ,nhưng có phó giám đốc phụ trách sản xuất nên giám đốc phải chuyển sang phụ trách phần tổ chức giám đốc khơng thể bao qt tồn cơng ty phó giám đốc phụ trách sản xuất gần có tồn quyền mảng sản xuất kinh doanh nên khơng có phân chia quyền hạn rõ ràng giám đốc phó giám đốc sản xuất - Trong phịng ban cịn tình trạng bố trí nhân lực nhiều khối lượng cơng việc dẫn đến tình trạng nhàn rỗi nhân viên văn phịng ,gây tốn chi phí cho việc ni máy cồng kềnh ,làm giảm hiệu sản xuất kinh doanh cơng ty - Bầu khơng khí làm việc phịng ban chức cịn nặng nề ,cơng ty chưa xây dựng bầu khơng khí vui vẻ ,thoải mái cơng việc Vẫn cịn tình trạng làm việc có mặt trưởng phịng ,hoặc đơi khơng có thái độ nghiêm túc cơng việc Nguyên nhân tình trạng phần khối lượng cơng việc khơng nhiều dẫn đến tình trạng dư thừa lao động quản lý ,thời gian nhàn rỗi khối nhân viên gián tiếp lớn - Công ty chưa có phịng riêng phụ trách vấn đề nhân quản lý nhân Nguyên nhân hạn chế Trang 50 3.1 Nguyên nhân khách quan Sự nghiệp chuyển đổi kinh tế nhiều có tác động đến cơng ty ,những thói quen ,tinh thần chế quản lý tập trung bao cấp ảnh hưởng đến phong cách làm việc thái độ công nhân viên ,cùng với lượng lao động tuyển khơng thể tránh khỏi cịn số lượng lớn lao động sản phẩm kinh tế cũ Đây nhân tố gây trì trệ ,kìm hãm phát triển công ty Mặt khác ,tuy công ty quyền định vận mệnh nhiệm vụ trị quan trọng cao công ty đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời 24 số ấn phẩm tạp chí năm ,ngoài định hướng ,chỉ đạo Đảng Nhà nước lúc phù hợp ,tạo thuận lợi cho công ty 3.2 Nguyên nhân chủ quan Bản thân người lao động khơng muốn có thay đổi có thay đổi ảnh hưởng đến quyền lợi họ làm việc lâu với chế cũ ,hơn chưa cổ phần nên tinh thần trách nhiệm tính tự giác chưa cao ,phần lớn họ coi công việc chỗ để ăn hưu có chế độ lương Nhà nước Ngồi việc phát triển nguồn nhân lực cơng ty cịn nhiều hạn chế cơng tác quản lý nguồn nhân lực công ty bị xem nhẹ Một nguyên nhân khác xuất phát từ công tác tuyển dung đầu vào chưa quản lý chặt chất lượng Chủ yếu việc tuyển dụng thêm thân quen nên chất lượng nguồn lao động chưa cao Như ,nguyên nhân chủ yếu công ty từ nguồn nhân lực mà máy lãnh đạo bao gồm Do thời gian tới công ty cần đưa giải pháp nhằm tổ chức ,xắp xếp laik ccấu máy quản lý với mục đích giảm thiểu thời gian lao động rỗi khối nhân viên gián tiếp.Với hiểu biết định cộng thêm điều em tìm hiểu q trình thực tập cơng ty ,em mạnh dạn đưa số kiến nghị với hy vọng có ý nghĩa thiết thực thực tế công ty Trang 51 Chương :Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản –Những định hướng công ty thời gian tới Trong thời gian tới ,với phát triển đại hoá thị trường in với cạnh tranh hội nhập mạnh mẽ kinh tế thị trường , công ty tiếp tục phát triển bền vững ,nâng cao suất lao động , chất lượng sản phẩm ,thời gian thực Trong suất lao động chất lượng sản phẩm tiêu chí đánh giá sức mạnh thành công công ty ,tạo uy tín tên tuổi cơng ty ngành in nói riêng thị trường nói chung Với phương hướng phát triển ,công ty dự kiến định hướng phát triển giai đoạn tới sau : Một :Tiếp tục thực nhiệm vụ trị trung tâm làm số Tạp chí Cộng sản với chất lượng cao ,thời gian nhanh ,khơng sai sót, đảm bảo tốt cơng tác tun truyền Đảng Hai :Tiếp tục xắp xếp ,bố trí lại sản xuất ,điều chỉnh cách chủ động khoa học quy trình cơng nghệ ,quy trình quản lý bao gồm quản lý sản xuất ,quản lý chất lượng ,quản lý công nghệ quản lý tài bước loại bỏ khâu lao động thủ công với suất chất lượng thấp Ba :Tiếp tục đầu tư chiều sâu công nghệ nâng cao trình độ chun mơn cho cơng nhân sản xuất ,năng lực quản lý cho cán Phát triển sản xuất ,công nghệ phải đôi với tiết kiệm vật tư Hạn chế hao phí khơng đáng có q trình sản xuất ,góp phần giảm giá thành sản xuất Bốn :Đẩy mạnh công tác tiếp thị với định hướng cụ thể ,nguồn công việc nguồn hàng phù hợp với quy trình cấu thiết bị Duy trì ổn định lượng khách hàng cũ tìm cách phát triển nguồn khách hàng ,nâng cao tiêu sản xuất kinh doanh ,làm tăng thu nhập bình qn cho người lao động ,ổn định cơng việc đời sống cho người lao động Phấn đấu đạt tiêu năm 2005: +Tổng doanh thu : 60 tỷ đồng + Lợi nhuận :3.5 tỷ đồng Trang 52 +Thu nhập bình quân :2.300.000 đồng /người /tháng -MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 2.1.Tổ chức xếp lại cấu tổ chức phòng ban chức 2.1.1 Ban giám đốc Theo phân tích ,hiện cơng ty ban giám đốc cịn thiếu phó giám đốc phụ trách tổ chức Việc giám đốc trực tiếp phụ trách kiêm tất việc tổ chức khơng hợp lý giám đốc khơng thể bao qt tồn cơng ty ma nghiêng nhiều tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh lại giao tồn cho phó giám đốc phụ trách kinh doanh đảm nhiệm Do cơng ty cần bổ xung phó giám đốc phụ trách chuyên sâu khâu tổ chức hành cơng ty Việc bổ nhiệm phó giám đốc làm theo hai hướng :Một tuyển dụng người ngồi cơng ty thông qua phương tiện truyền thông Theo cách ,cơng ty tận dụng phương pháp ,tiến khoa học kỹ thuật từ bên Hai cân nhắc ,thuyên chuyển trưởng phòng TC-HC lên giữ chức vị phó giám đốc Như lại khuyết vị trí trưởng phịng TC-HC nên lại phả bổ nhiệm thêm Với phương pháp ,cơng ty khuyến khích ,tạo động lực cho cán cơng nhân viên tích cực ,gắn bó với cơng việc Họ cố gắng làm việc với hy vọng thăng tiến ,đề bạt lên cấp cao 2.1.2 Các phòng ban chức a )Phòng tài vụ Về số lượng phịng tài vụ bao gồm thành viên ,như phòng thiếu nhân viên kế tốn phụ trách cơng việc hạch tốn khoản chi thu cơng ty Do thời gian tới cơng ty nên tuyển thêm kế tốn viên chuyên phụ trách công việc Việc tuyển dụng dựa số tiêu thức : - Tốt nghiệp đại học quy chuyên ngành kế tốn – kiểm tốn - Đã có kinh nghiệm làm kế toán - Biết tiếng anh sử dụng thành thạo vi tính Trang 53 Mặt khác ,trong phòng nhân viên Vũ Bá Khang phụ trách amngr tiền lương không hợp lý Nên chuyển nhân viên sang phòng TC_HC việc trả lương có nhân viên thủ quỹ phụ trách có rõ ràng cơng việc nhiệm vụ quyền hạn người b ) Phòng TC-HC-TH Về ,phòng TC- HC có nhiệm vụ tổ chức hoạt động ,bố trí cơng tác hành cơng ty Theo phân tích ,hiện phịng thừa nhân viên theo cấu có nhóm phân chia nhiệm vụ rõ nhân viên :Nguyễn Huy Hải khơng có nhiệm vụ rõ ràng Lượng cơng việc phịng khơng lớn nên tình trạng thừa lao động phịng khơng thể tránh khỏi Có thể tinh giảm giao cho phó phịng kiêm nhiệm số công việc mà nhân viên làm.Mặt khác ,trong phịng khơng có phó phịng nên công việc không cụ thể ,việc quy kết trách nhiệm khơng rõ ràng Vì nên bầu phó phịng phụ trách riêng Tuy nhiên ,trong phịng có nhân viên nữ thích hợp với cơng việc nhiều kinh nghiệm ,nhưng lại nữ nên công tác ngoại giao nhiều khơng thuận lợi ,cịn nhân viên nam lại khơng đào tạo quản trị mà kỹ sư hàng hải Ngoài ,cơng việc phịng khơng cụ thể ,chưa rõ ràng phòng với phòng sản xuất kinh doanh Điều quan trọng bầu khơng khí làm việc phịng cịn nặng nề ,khơng có thoải mái q trình thực cơng việc nên hiệu chưa cao Một vấn đề tổ bảo vệ cịn q đơng so với cơng việc cần Với việc chia làm hai ca trực cần nhân viên bảo vệ đủ ,như thừa hai nhân viên Tuy nhiên cho họ nghỉ việc người gắn bó với cơng ty có thâm niên làm việc từ lâu ,đây người có tuổi nên họ nghỉ việc thu nhập bị ảnh hưởng họ khó tìm cơng việc khác Đây vấn đề khó ,giải pháp chuyển họ sang làm công việc khác trông coi kho làm cơng việc đóng gói hay giao hàng Tuy nhiên thực thuyên chuyển cần thông báo trước giải thích cho họ hiểu ,trong thời gian đầu khuyến khích cách tăng lương hình thức khuyến khích khác thưởng ,cho nghỉ phép động viên tinh thần Trang 54 c ) Phịng sản xuất kinh doanh Cơng việc tìm hiểu thị trường hoạch định sản xuất nhiệm vụ phịng Hiện phịng có 14 người có trưởng phịng , phó phịng 12 nhân viên Khối lượng cơng việc lớn nên số lượng cấu đảm nhận hồn thành tốt cơng việc Tuy nhiên phịng chưa có tổ marketing nên chuyển số nhân viên phụ trách mảng marketing Việc dùng nhân viên phịng khơng thuận lợi trình độ chun mơn nên cử họ học lớp ngắn hạn quản trị marketing hoăc thuê chuyên viên marketing hướng dẫn ,giảng thời gian ngắn Không cần tuyển thêm gây thừa cán d )Phòng vật tư+ máy dao Phịng bao gồm 10 thành viên gồm trưởng phịng ,1 thủ kho cơng nhân máy dao ,2 nhân viên CN v/c Hiện phịng cịn khuyết vị trí phó phịng nên bổ xung phó phịng Hiện phịng có cán cân nhắc lên vị trí khơng cần tuyển từ bên ngồi từ phận khác 2.2.Biện pháp nhằm hoàn thiện số hoạt động quản trị nhân lực Cơng ty Hiện phịng chưa có phịng ban riêng phụ trách vấn đề nhân lực nên công tác nhân lực chưa ý coi trọng ,Nhưng thực tế ,nguồn nhân lực công ty vô quan trọng định thắng lợi công ty hoạt động chiến thắng cạnh tranh Vì nên thời gian tới cơng ty nên thành lập phịng ban chức riêng phụ trách nhân lực đảm bảo thực tốt công tác kế hoạch nguồn nhân lực phù hợp với kế hoạch sản xuất công ty Mặt khác phòng nhân lực thành lập hoạt động quản trị nhân lực coi trọng : 2.2.1 Đào tạo phát triển Trong cơng ty cịn nhiều cán có trình độ chun mơn khơng phù hợp với cơng việc họ làm họ mong muốn cử đào tạo để có đủ kiến thức chun mơn thực cơng việc Vì thời gian tới nhằm đáp ứng Trang 55 yêu cầu công việc nguyện vọng nhân viên ,công ty nên cử người không chuyên môn học trường Đại học ,cao đẳng nước khuyến khích họ tự đào tạo lại Cơng tác đào tạo giúp công ty tăng suất lao động ,cung cấp đội ngũ cán đầy đủ kiến thức chun mơn nghiệp vụ nhằm hồn thành cơng việc với suất cao 2.2.2 Công tác tuyển dụng Một thực trạng đáng buồn tình trạng tuyển dụng cán phịng ban chủ yếu thơng qua người thân quen công ty mà không áp dụng biện pháp tuyển dụng bên ngồi Hình thức tuyển dụng gây trì trệ phong cách lãnh đạo ,không tân dụng ý tưởng từ bên ngồi ,và tình trạng bố trí cán không phù hợp với chuyên môn tất yếu Vì thời gian tới cơng ty nên đa dạng hình thức tuyển dụng ,chủ yếu kết hợp với tuyển từ bên Như tuyển người có lực thực phù hợp với cơng việc góp phần nâng cao hiệu quản lý hiệu sản xuất kinh doanh ,loại bỏ tình trạng làm trái ngành nghề công ty ,nâng cao hứng thú công việc giảm chi phí đào tạo cán ,cơng nhân viên công ty 2.2.3 Tạo động lực vật chất tinh thần Ngoài việc trả lương cứng theo tháng ,để nâng cao hiệu cơng ty cịn phải tăng cường áp dụng hình thức tạo động lực cho cán cơng nhân viên • Tạo động lực vật chất Trong công ty ,hầu hết số cán ,công nhân viên chức cơng ty cho thu nhập thấp khó khăn lớn công việc hiên thu nhập ảnh hưởng đến tinh thần ,thái độ họ ,do nâng cao thu nhập cho người lao động biện pháp tạo động lực chủ yếu • Biện pháp tạo động lực tinh thần Công ty cần tạo việc làm ổn định đầy đủ cho nhân viên thông qua việc mở rộng thị trường tiêu thụ sảnm để họ yên tâm với cơng việc ,hơn cịn làm cho cơng việc trở nên phong phú giảm thời gian nhàn rỗi xuống Hàng năm tăng Trang 56 cường hình thức khuyến khích tinh thần thơng qua nghỉ mát ,thăm quan , Thơng qua cơng tác thi đua tồn công ty :thi đua sáng kiến công việc ,phong trào thi đua lao động giỏi nhằm tạo điều kiện cho người lao động có hội bộc lộ tài kiến thức họ Ngoài cịn nhiều cơng tac quản lý nhân lực khác địi hỏi phải có phịng nhân lực riêng thực tốt ,nhưng điều quan trọng cơng ty cần sớm có giải pháp tác động tới nguồn nhân lực công ty nhân tố định thành công hoạt động khác 2.2.4 Đàm phán ,tiếp xúc ,đối thoại ,trao đổi ,thuyết phục tăng cường tham gia toàn cán ,nhân viên công ty vào thay đổi cấu máy quản lý Một thực trạng dễ thấy công ty nhiều nhân viên không giám đóng góp ý kiến nhiều ngun nhân : họ cho ý kiến khơng có tác dụng hay làm lịng người lãnh đạo.Đây điều tưởng chừng đơn giản lại có ý nghĩa to lớn người làm việc họ nhận bất hợp lý công tác tổ chức mà người lãnh đạo chưa thể khơng thể nhìn thấy hết được.Do ban lãnh đạo cần có biện pháp nhằm khai thác ý kiến đóng góp tồn thể cán nhân viên công ty vào công tác xây dựng cấu quản lý Tuy nhiên công việc không đơn giản ,để thành cơng người lãnh đạo ý tới số phương pháp sau: • Chú ý quan tâm lắng nghe phản ứng nhân viên q trình làm việc thơng qua dư luận nói chuyện,mặt khác cần làm cho họ hiểu rõ nhận thấy tình hình khó khăn cơng ty thời gian tới cần có thay đổi • Tổ chức lấy ý kiến đóng góp cán cơng nhân viên cơng ty thông qua họp ,hội thảo ,hội nghị • Cần có sách cụ thể kịp thời động viên khuyến khích ý kiến đóng góp thơng qua hình thức vật chất tinh thần:Tăng thưởng cho ý kiến thiết thực, cho nghỉ giảm thời gian làm việc cá nhân có đóng góp với tổ chức Trang 57 • Thành lập hịm thư bỏ phiếu kín, tổ điều tra tồn cơng ty Biện pháp làm giảm chống đối cán công nhân viên công ty giảm căng thẳng bất đồng góp phần xây dựng bầu khơng khí văn hố cởi mở công ty 2.2.5 Nâng cao công tác lựa chọn cán lãnh đạo ,quản lý doanh nghiệp Công tác tuyển dụng hoạt động quản trị nhân lực quan trọng cơng ty ,và trở nên quan trọng đối tượng tuyển dụng cán quản lý.Do với vị trí cịn thiếu cơng ty cần lựa chọn tuyển nhân viên thích hợp Để làm điêu công ty cần xuất phát từ yêu cầu kỹ vị trí cơng việc cần tuyển dựa số tiêu chuẩn sau: - Kỹ năng, nhận thức ,phân tích giải vấn đề ,lập kế hoạch ,chiến lược cho công ty Đây yêu cầu quan trọng ,nó thể trình độ, lực người quản lý lãnh đạo v - Cá tính người quản lý :Ước muốn làm cơng việc đó,chính trực trung thực Yêu cầu thể tham vọng phẩm chất đạo đức người lãnh đạo, quản lý - Q trình cơng tác q khứ người lãnh đạo,quản lý sở để dự đoán tư cách sau người lãnh đạo Để lựa chọn cán phù hợp yếu tố cơng ty phải thực kiên định việc tuyển dụng khơng qua quen biết người thân.Có ưu tiên sở ứng viên phải có kỹ phù hợp cần thiết cho công việc tránh tình trạng tuyển nhân viên hồn tồn trái ngành nghề họ đào tạo ,do chi phí cho nhân lực cao việc thực công việc không đạt hiệu mong muốn Một số kiến nghị cơng ty : Trong q trình thực tập công ty, với hiểu biết em tìm hiểu công ty, em mạnh dạn đề xuất số kiến nghị cá nhân với hy vọng có ý nghĩa thực tiễn: • Thứ nhất:Cơng ty cần thay đổi văn hoá doanh nghiệp.Văn hoá doanh nghiệp yếu tố vơ hình có tác động mạnh mẽ Trang 58 tới hoat hiệu làm việc công ty.Công ty cần xây dựng không khí làm việc phịng ban cởi mở hơn,một tinh thần thái độ làm việc tự giác độc lập Đây cơng việc khó làm tốn thời gian, thực đơn vị thời gian tuần tháng mà cần phải thay đổi dần ,tuy nhiên làm em tin phát huy hiệu cao ,đặc biệt nhân viên gián tiếp • Thứ hai:Việc bố trí sơ đồ làm việc phòng TC-HC chưa hợp lý Lối vào bị vướng bàn máy tính Tưởng chừng đơn giản để ý có khách vào làm việc họ ngại phải qua nhân viên này, đơi cịn bị vướng vào lối Do phòng cần chuyển lại bàn làm việc cho hợp lý KẾT LUẬN Đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản” khơng phải đề tài mẻ quan trọng doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp Nhà nước Cơ cấu máy quản lý nhân tố định tới thành công doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích ứng với chế thị trường hội nhập khu vực quốc tế Đối với cơng ty In Tạp chí Cộng sản khơng phải ngoại lệ Trong suốt trình hình thành phát triển ,cơ cấu tổ chức Công ty In Tạp chí Cộng sản đạt nhiều thành công , đưa công ty lớn mạnh phát triển ngày Tuy nhiên với tác động mơi trường ,chính sách nhân tố khác , cấu máy quản lý công ty gần bộc lộ nhiều hạn chế Thực tế địi hỏi ban lãnh đạo cơng ty cần có điều chỉnh kịp thời Trang 59 xác nhằm khắc phục hạn chế tồn ,đưa công ty tiếp tục tồn phát triển lên Qua thời gian thực tập công ty ,với giúp đỡ bác ,cô tồn cơng ty em tìm hiểu nhiều kiến thức bổ ích thực tế mà sách chưa triệt để nhắc đến Thông qua ,em mạnh dạn phân tích mặt cịn tồn cấu tổ chức máy quản lý công ty nêu số giải pháp cho tình trạng Tuy với trình độ kiến thức cịn hạn chế nên phân tích giải pháp đưa chưa triệt để ,nhưng em hy vọng có tác động giúp ích cho cơng ty việc hoàn thiện máy quản lý Em xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Hữu Thân : Giáo trình : “Quản trị nhân sự”_NXB Thống kê 2.TS Nguyễn ngọc Quân ThS Nguyễn vân Điềm: GIáo trình “Quản trị nhân lực”_NXB Giáo dục -2003 3.PTS Mai văn Bưu ,PTS Đoàn Thị Thu Hà : Quản lý Nhà nước kinh tế_ NXB khoa học xã hội Hà Nội -1999 PGS TS Bùi Anh Tuấn : Giáo trình Hành Vi Tổ Chức Lee kangwoo: Quá trình đổi doanh nghiệp nhà nước Việt Nam giai đoạn 1986-2000 _NXB đại học quốc gia Hà Nội Bài giảng lớp thầy cô Tạp chí cộng sản _tháng 12/2004 Các số báo hàng ngày :báo Hà Nội ,Báo lao động ,Báo tiền phong ,báo Nhân Dân Luận văn tôt nghiệp Lê thị thu Hà 10 Tài liệu cơng ty phịng TC-HC cung cấp Trang 60 MỤC LỤC Giai đoạn 1978-1987 .28 Giai đoạn 1988-1997 .29 Giai đoạn 1978-nay 31 BẢNG :KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH 33 Trang 61 ... phá sản hay thua lỗ Các áp lực thúc đẩy hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty In Tạp chí Cộng sản 2.1 Bên • Cơ cấu tổ chức máy quản lý : Trang 24 Cơ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty In Tạp. .. PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CƠNG TY IN TẠP CHÍ CỘNG SẢN 1.Tầm quan trọng cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý có vai trị quan trọng định toàn hoạt động tổ chức. .. trường in bị hạn chế \ II- Phân tích thực trạng cấu máy quản lý cảu Cơng ty In Tạp chí Cộng Sản Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý cơng ty Trang 39 S¬ đồ tổ chức máy quản lý công ty in tạp chí cộng sản: