Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xây dựng công trình giao thông 892

LỜI NÓI ĐẦU Như chúng ta đã biết, đất nước ta đang trong giai đoạn quá độ tiến lên CNXH xây dựng cơ sở vật chất cho XHCN, trong những năm gần đây nền kinh tế nước ta đã có những sự thay đổi r

Lời nói đầu

Nh chúng ta đã biết, đất nớc ta đang trong giai đoạn quá độ tiến lên CNXH xây dựng cơ sở vật chất cho XHCN, trong những năm gần đây nền kinh tế nớc ta đã có những sự thay đổi rất cơ bản Đại hôị Đảng lần thứ VIII cũng đã xác định: Để tiến lên CNXH, chúng ta phải thực hiện công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc Để có một cơ cấu kinh tế hợp lý, có sức mạnh và hoạt động có hiệu quả thì các nhân tố nội tại trong cơ cấu đó (các thành phần kinh tế, các laọi hình donh nghiệp) phải phát huy và hoạt động hết khả năng của mình Để các doanh nghiệp đó hoạt động có hiệu quả thì việc xây dựng một bộ máy quản lý lãnh đạo năng động, hợp lý là hết sức quan trọng, đòi hỏi chúng ta phải có một trình độ kiến thức cao, một cách nhìn đúng đắn về vai trò của công tác quản lý trong từng doanh nghiệp.

Trong điều kiện hiện nay, với những yêu cầu của thời kỳ mới: Thời kỳ phát triển nền kinh tế hàng hoá có sự cạnh tranh gay gắt, để cho các doanh nghiệp có thể phát triển và tồn tại thì bộ máy lãnh đạo phải đủ mạnh, phải năng động Muốn vậy, công tác xây dựng một cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp phải đợc chú trọng một cách thích đáng, vấn đề này không chỉ đặt ra cho riêng một doanh nghiệp, mà nó là vấn đề chung của toàn xã hội.

Một vấn đề đáng chú ý nữa là: Trong một cơ cấu kinh tế, ở mỗi một thành phần kinh tế, mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những đặc điểm khác nhau Do đó việc xây dựng một cơ cấu quản lý, điều hành cũng phải khác nhau dể phù hợp với tính chất và trình độ sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Để nhận thức đợc những vấn đề trên, việc vận dụng lý luận đã học trong nhà trờng vào thực tiễn là việc làm không thể thiếu đối với mỗi sinh viên quản trị kinh doanh Quá trình thực tập tốt nghiệp tại công ty xây dựng CTGT - 892, qua khảo sát thực trạng tổ chức quản lý của công ty, tôi đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài "

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp" nhằm hệ thống hoá

những kiến thức đã học tập vận dụng lý luận để giải quyết một vấn đề ra trong

thực tiển, đông thời góp phần nhỏ bé để tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty

Do khả năng thực tiễn và khả năng nghiên cứu khoa học còn hạn chế, thời gian nghiên cứu có hạn, nên trong chuyên đề này, tôi không có tham vọng vận dụng những lý luận đã học về quản trị kinh doanh để xây dựng một bộ áy quản lý hoàn hảo và cho tất cả các doanh nghiệp, mà chỉ có thể vận dụng cho một doanh nghiệp đó là công ty xây dựng công trình giao thông 892 Nội dung chuyên đề gồm có:

- Phần lý luận có liên quan đến công tác xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

- Phần phân tích, đánh gía thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892.

- Phần phơng hớng và một số biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892.

Phần thứ nhất

Lý luận chung

Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yêu cầu khách quan nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.

I-/Tổng quan về kinh doanh và quản trị kinh doanh.1-/ Kinh doanh

Có rất nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về khái niệm này nhng hiểu một cách chung nhất thì kinh doanh là các hoạt động sản xuất ra hàng hoá và dịch vụ cần thiết cho cuộc sống hàng ngày của con ngời là mục đích sinh lợi của các chủ thể kinh doanh trên thị trờng.

2-/ Quản trị.

Để làm rõ vấn đề này ta cần phân biệt giữa quản lý và quản trị Nói đến quản lý thì ngời ta thờng nói đến tầm vĩ mô của nền kinh tế quốc dân, nó bao hàm toàn bộ nền kinh tế quốc dân mà cụ thể nó lãnh đạo mọi thành phần kinh tế mọi loại hình doanh nghiệp Nh vậy, quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định h-ớng đến nền kinh tế quốc dân và các khâu của nó bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế xã hội, tổ chức, kỹ thuật và các biện pháp khác, để tạo những điều kiện thuận lợi nhất để phát triển sản xuất, sử dụng có hiệu quả quyền dự trữ sẵn có, tổ chức hợp lý, phối hợp và hợp đồng, nhất trí các hoạt động lao động nhằm mục đích nâng cao mức sống vật chất văn hoá cho các thành viên trong xã hội Còn quản trị là sự điều khiển của chủ doanh nghiệp trong nội bộ doanh nghiệp của mình là sự tác động có tổ chức lên đối tợng bị quản trị nhằm đạt đợc mục tiêu đặt ra trong sự biến động của môi trờng.

Quản trị kinh doanh ra đời chính là tạo ra một hiệu quả hoạt động cao hơn hẳn so với lao động của từng cá nhân riêng rẽ, của một nhóm ngời khi họ tiến hành các hoạt động lao động chung Nói một cách khác thực chất của quản trị kinh doanh là quản trị con ngời trong doanh nghiệp thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của doanh nghiệp.

Nếu xét về mặt kinh tế xã hội của quản trị thì quản trị doanh nghiệp là vì mục tiêu lợi ích của doanh nghiệp đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại phát triển lâu dài Trang trải vốn và lao động, bảo đảm tính độc lập và cho phép thoả mãn những đòi hỏi xã hội của chủ doanh nghiệp và của mọi nhân viên trong doanh nghiệp Ngày nay khi nền kinh tế thế giới đã phát triển đến trình độ cao thì quản trị kinh doanh đợc coi là một khoa học thực thụ Bởi vì đối tợng nghiên cứu của nó là các quan hệ quản trị phát sinh trong quá trình kinh doanh và đợc xử lý theo đúng các quy luật khách quan vốn có của nó.

* Là một nghệ thuật bởi vì nó phụ thuộc chỉ vào cá nhân thơng nghiệp đó là tài năng, kiến thức tích luỹ kinh nghiệp khả năng bẩm sinh và nó phụ thuộc vào cả cơ may vận rủi của doanh nghiệp

* Là một nghề bởi vì đây là một hoạt động mang tính trí tuệ cao và hiệu quả của nó có ảnh hởng rất lớn đến cả quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Muốn những hoạt động này mang hiệu quả kinh tế cao thì chủ thể quản trị kinh doanh phải có một trình độ kiến thức cao và phải đợc đào tạo một cách chu đáo và phải là một ngời có khiếu nghề nghiệp ý chí làm giàu và cả lơng tâm nghề nghiệp nữa Nh vậy muốn điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh có kết quả một cách chắc chắn thì trớc tiên chủ doanh nghiệp phải đợc đào tạo một cách chu đáo có kiến thức, tay nghề và kinh nghiệm để nhận thức và áp dụng các quy luật khách quan vào quản trị sản xuất kinh doanh

3-/ Quản trị kinh doanh.

Đây là một khái niệm mà cũng có rất nhiều các quan điểm khác nhau nhng từ cách tiếp cận vấn đề kinh doanh và quản trị ta có thể hiểu quản trị kinh doanh là sự

tác động liên tục có tổ chức có hớng đích của chủ doanh nghiệp lên tập thể ngời lao động trong doanh nghiệp sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội, nhằm đạt đợc mục tiêu của doanh nghiệp theo đúng luật định và thông lệ xã hội.

Từ đó ta có thể phác hoạ sơ đồ logic của khái niệm quản trị kinh doanh.

Nh vậy thực chất của quản trị kinh doanh chính là sự kết hợp đợc mọi sự nỗ lực chung của con ngời trong doanh nghiệp một cách khôn khéo và có hiệu quả nhất Ngày nay quản trị kinh doanh phải trả lời đợc các câu hỏi sau: sản xuất cái gì? sản xuất nh thế nào và sản xuất cho ai? Có rủi ro nào xảy ra không? cách xử lý và cuối cùng các doanh nghiệp XHCN phải trả lời thêm một số câu hỏi nữa là sản xuất cái đó để làm gì?.

4-/ Nội dung của quản trị kinh doanh.

Để làm rõ vấn đề này ta phải hiểu thế nào là doanh nghiệp và các hoạt động của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp: Có thể hiểu doanh nghiệp là một trong các chủ thể kinh doanh chủ yếu của nền kinh tế quốc dân có quy mô và vai trò to lớn so với việc kinh doanh của các cá nhân thể hiện mức vốn không thấp hơn vốn pháp định để đa vào kinh doanh.

Chủ thể doanh nghiệp

Những người lao động trong

doanh nghiệp

Mục tiêudoanh nghiệp

Luật định và thông lệ xã hội

Nguồn cung ứng đầu vàoCác đối thủ cạnh tranh

Khách hàngCác cơ hội, các rủi ro

Thị trường

Các đầu vào

Tác động

Doanh nghiệp

+ Nh vậy doanh nghiệp là các tổ chức, các đơn vị đợc thành lập để tiến hành các hoạt động kinh doanh Nó có quy mô đủ lớn và nó cũng có vòng đời của nó, nó cũng có thời ký phát triển, suy thoái và có thể bị diệt vong.

- Các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp: Từ khái niệm ở trên, ngời ta có thể coi doanh nghiệp nh một cổ máy làm ra lợi nhuận mà hoạt động cốt lõi của nó là sản xuất và phân phối Hoạt động sản xuất liên quan đến thị trờng đầu vào, còn hoạt phân phối nó liên quan đến thị trờng đầu ra.

* Quản trị kinh doanh bao gồm 4 nội dung.

- Thứ nhất: Đó là sự nhận biết, áp dụng các quy luật và các nguyên tắc trong

quản trị kinh doanh để trả lời 2 câu hỏi: kinh doanh là làm gì?, và muốn kinh doanh phải dựa vào đâu?.

- Thứ hai: Là phải nhận thức sâu sắc hai vấn đề đó là chức năng của quản trị

kinh doanh và cách thức tổ chức bộ máy doanh nghiệp để trả lời đợc câu hỏi Ai làm gì ?, làm nh thế nào ?.

- Thứ ba: Là liên kết nội dung của hai quá trình trên vào thực tiễn nó bao

gồm các công việc thu nhập và sử dụng thông tin để ra quyết định và xác định mục tiêu quản trị kinh doanh Sử dụng các phơng tiệu và công cụ quản lý nhằm trả lời cho câu hỏi: Phải tiến hành kinh doanh nh thế nào? Sử dụng các công cụ nh thế nào?

- Thứ t: Phải biến đổi các hoạt động kinh doanh nếu cần thiết để giữ vững sự

tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Nội dung này giúp trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp sẽ chuyển đổi nh thế nào? sẽ đi đến đâu trong tơng lai.

5-/ Vai trò của bộ máy quản trị doanh nghiệp.

Muốn nghiên cứu xây dựng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp, trớc tiên chúng cần nghiên cứu quan nệm về cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.

Khi nhiều ngời cùng làm việc với nhau trong một tổ chức, để đạt tới mục tiêu chung nào đó thì phải phân cho mỗi ngời một vai trò nhất định Một vai trò biểu thị những công việc mà mỗi ngời làm có một mục đích, mục tiêu nhất định Sự hoạt động của họ nằm trong một phạm vi mà ở đó họ biết rõ mục tiêu công việc của họ ăn khớp nh thế nào với nỗ lực của nhóm, tại đó họ có quyền hạn cần thiết để làm nhiệm vụ và họ có những hoạt động trong hệ thống nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc quản trị quy định.

Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức biểu thị sự sắp xếp theo một trật tự nào đó, các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng.

* Các bộ phận và các cấp trong cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp.

Các cơ cấu tổ chức quản lý là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mốii liên hệ, quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao những trách nhiệm quyền hạn nhất định và đợc bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp

Giữa cơ cấu tổ chức quản lý và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ hữu cơ với nhau Cơ sở của cơ cấu quản lý trớc hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tợng quản lý.

Tuy nhiên cơ cấu tổ chức quản lý có trình độ độc lập tơng đối vì nó phản ánh đợc lao động quản lý rất đa dạng Phải đảm bảo thực hiện những chức năng quản lý phức tạp, nhằm thực hiện mục tiêu quản lý đã quy định.

Cơ cấu tổ chức quản lý đợc hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý.

+ Bộ phận quản lý: Là một đơn vị riêng biệt có những chức năng quản lý nhất định Chẳng hạn nh phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật, phòng marketting

+ Cấp quản lý: Là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản lý ở một trình độ nhất định nh cấp doanh nghiệp, cấp xí nghiệp.

Nh vậy rõ ràng bộ phận quản lý phản ánh sự phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn các cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải đảm bảo tính ăn khớp giữa các bộ phận quản lý, giữa các cấp quản lý với bộ phận quản lý và các cấp sản xuất kinh doanh.

6-/ Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.

Nh đã đề cập ở trên khi những ngời cùng làm việc với nhau trong một tổ chức để đạt đợc môi trờng chung nào đó thì phải phân cho mỗi ngời một vai trò mà mỗi ngời phải thực hiện, phải xây dựng một cách có chủ đích để đảm bảo đợc rằng những họat động trong hệ thống nhằm thực hiện mục đích đề ra của hệ thống dựa trên cơ sở các nguyên tắc, quy tắc quản lý nhất định.

Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau đợc chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định đợc bố trí theo nhiều khâu khác nhau, đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, nó tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống quản lý Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất.

Tổ chức bộ máy quản lý là một trong những điều kiện cơ bản cho sự sống còn của các doanh nghiệp nhằm giúp cho mọi ngời, mọi thành viên trong bộ máy phối hợp làm việc với nhau một cách có hiệu quả nhất trong quá trình hoàn thành các mục tiêu kế hoạch đã đề ra.

Thiếu một cơ cấu tổ chức hợp lý gây ra nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý, các giới có thẩm quyền trong lĩnh vực quản lý đều có hai nhận định chung sau:

- Một là: Khoảng từ 75% đến 80% các vấn đề khó khăn phức tạp gây ra

trong công tác quản lý phải giải quyết bắt nguồn từ những nhợc điểm của công tác

- Hai là: Những phí phạm đáng lo ngại nhất làm cho ngời ta phải lo ngại là

những phí phạm về tinh thần làm việc và năng lực của nhân viên do tổ chức kém cỏi mà ra, phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổ chức là do ngời ta coi thờng quy luật của tổ chức.

Thực chất của tổ chức bộ máy là tiến hành phân công lao động và hiệu quả quản lý cao.

Có hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp.- Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý.

+ Tình trạng và trình độ phát triển của công nghệ sản xuất kinh doanh.

+ Tính chất và đặc điểm sản xuất, chủng loại sản xuất, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất.

Tất cả những nhân tô trên đều ảnh hởng đến thành phần và nội dung những chức năng quản lý và thông qua chúng mà ảnh hởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức quản lý.

- Những nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý.+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp.

+ Mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các hoạt động quản lý, trình dộ kiến thức, tay nghề của cán bộ quản lý và hiệu suất lao động của họ.

+ Quan hệ phụ thuộc giữa số lợng ngời bị lãnh đạo, khả năng kiểm tra của ngời lãnh đạo đối với những ngời cấp dới.

+ Chính sách đãi ngộ của doanh nghiệp đối với đội ngũ cán bộ quản lý cùng với sự phát triển của sản xuất đã hình thành các kiểu tổ chức quản lý khác nhau.

II-/ Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp.1-/ Cơ cấu đẳng cấp trực tiếp.

1.1 Nguyên tắc.

Cơ cấu này dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy Đờng trực tuyến phải thống nhất một ngời một, một thủ trởng cấp trên cần có một lợng giới hạn cấp dới phụ thuộc Địa hạt của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp cần phải đợc ổn định một cách đầy đủ và chủ doanh nghiệp phải là ngời có khả năng duy nhất giải quyết các mâu thuẫn Cơ cấu này đa đến mối quan hệ phụ thuộc Nó có dạng một hình chóp quyền lực đi theo từ chiều cao xuống thấp Bậc ở cấp trên nắm quyền lực và có thể uỷ quyền cho bậc thang ngay dới mình.

1.2 Sơ đồ minh hoạ.

1.3 Những u điểm và điều bất lợi.

* Ưu điểm.

- Đơn giản và rõ ràng do thống nhất chỉ huy.

- Khả năng tách biệt một cách rõ ràng các trách nhiệm

- Có hiệu quả khi giải quyết các mâu thuẫn (số ngời đối thoại hạn chế).

1.4 Sự biến thái của mô hình này

* Trực tuyến theo đơn vị đại lý: Kiểu này thờng gặp ở những doanh nghiệp có các nhà máy đặt ở những vùng khác nhau.

Tổng giám đốc

Chi nhánh châu MỹChi nhánh châu ÂuChi nhánh châu á

* Trực tuyến theo sản phẩm: Thờng gặp ở các doanh nghiệp sản xuất các thiết bị hoặc công nghệ khác.

* Tực tuyến theo chức năng: Tổ chức theo chức năng đó là việc phân chia doanh nghiệp theo chiều ngang thành những đơn vị chuyên môn hoá trong một số nhiệm vụ nhất định kiểu này thờng gặp ở những doanh nghiệp ừa và nhỏ.

Tổng giám đốc

Thiết bị văn phòngMáy nông nghiệpMáy công nghiệp

2-/ Cơ cấu trực tuyến tham mu.

2.1 Nguyên tắc:

Vẫn là cơ cấu trực tuyến nhng lãnh đạo đã có thêm một bộ phận tham mu giúp việc Cơ quan tham mu có thể là một đơn vị, một nhóm chuyên gia hoặc một cán bộ trợ lý Bộ phận này không có quyết định mà chỉ có quyền đa ra ý kiến góp ý của dự thảo quyết định.

2.2 Sơ đồ minh hoạ

2.3 Ưu điểm và bất lợi.

* Ưu điểm.

- Vẫn dễ dàng thực hiện chế độ một thủ trởng.- Bắt đầu biết khai thác chuyên gia.

3.1 Nguyên tắc.

Nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các đơn vị riêng biệt để cùng tham gia quản lý, mỗi đơn vị đợc chuyên môn hoá thực hiện một chức năng, dẫn đến ngời phụ thuộc có thể nhận những mệnh lệnh từ nhiều chỉ huy.

- Làm yếu tính năng động của cá nhân.

3.3 Sơ đồ minh hoạ.

21

Theo kiểu cơ cấu này bên cạnh đờng trực tuyến đặt các bộ phận tham mu lãnh đạo chức năng, gồm nhiều chuyên gia có chuyên môn và trách nhiệm Bộ phận này làm nhiệm vụ t vấn tham mu cho doanh nghiệp, không có quyền ra lệnh trực tiếp mà theo trực tuyến.

4.2 Ưu điểm và bất lợi.

chức năng A

Lãnh đạo tuyến 1Lãnh đạo

tuyến 1

21

5.1.1 Cơ cấu ma trận theo dự án sẽ phối hợp hoạt động của các bộ phận cho đến khi kết húc dự án và những ngời thực hiện dự án cũng sẽ giải tán (kiểu cơ cấu này không cố định).

5.1.2 Cơ cấu ma trận nhiều chiều: Đây là mối liên hệ hai tuyến ổn định nó thích hợp với sự kết hợp sản phẩm - chức năng sản phẩm - vùng địa lý, chức năng - vùng địa lý Đôi khi có thể có 3 đờng trực tuyến (chẳng hạn phối hợp sản phẩm - chức năng quốc gia).

Tổng giám đốc

Chủ dự án 18Chủ dự án

sân bayChủ dự án khách sạn

Tổng giám đốc

Sản phẩm 1 Sản phẩm 2 Sản phẩm 3 Sản phẩm 4Vùng 1

Vùng 2Vùng 3

*Ghi chú: Quyền lực trực tiếp (ổn định)Quyền lực dự án (tạm thời)

* Ưu điểm.

- Có nhiều ngời tham gia khi ra quyết định nên hạn chế nguy cơ phạm sai lầm.

* Bất lợi.

- Tính song trùng chỉ huy (khó khă khi phối hợp).

- Tình trạng ít thoải mái và ít an toàn với ngời chấp hành.- Chậm chạp thiếu sự năng động trong quyết định.

5.2 Ngoài ra việc xâ dựng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp đợc chia thành cơ cấu chính thức và không chính thức.

* Cơ cấu chính thức: gắn liền với cơ cấu vai trò nhiệm vụ hớng đích trong doanh nghiệp đợc tổ chức một cách chính thức Đòi hỏi các thành viên phải tập trung hết nguồn lực trí tuệ vào doanh nghiệp mình chứ không phải họ chỉ giành phần nhỏ trí óc sức lực cho doanh nghiệp còn phần lớn làm thêm cho các doanh nghiệp khác.

* Cơ cấu không chính thức: là toàn bộ những cuộc tiếp xúc cá nhân, sự tác động qua lại cá nhân cũng nh sự tác động theo nhóm cán bộ công nhân ngoài phạm vi đã đợc phê chuẩn cơ cấu này thờng là thuê những ngời ngoài doanh nghiệp, cơ cấu này có u điểm là tận dụng đợc các nguồn tài năng để làm những việc mà doanh nghiệp không thể làm đợc Lấy đợc thông tin có thể tiết kiệm đợc quỹ lơng và không thừa biên chế, mở rộng đợc quan hệ.

6-/ Mối liên hệ trong cơ cấu.

Một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp phải xác định đúng đắn rõ ràng các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến chỉ huy cấp trên và dới quản lý giữa các bộ phận, các cấp các nhân viên quản lý doanh nghiệp Các loại liên hệ đó là:

*Liên hệ trực thuộc: Là loại quan hệ giữa cán bộ và nhân viên trong bộ phận.* Liên hệ chức năng: Là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trởng hoặc giữa bộ phận chức năng cấp dới nhằm hớng dẫn giúp đỡ về mặt chức năng nhiệm vụ.

* Liên hệ t vấn: Là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung pháp chế với các hội đồng đợc tổ chức theo từng loại công việc.

Chỉ có trên cơ sở xác định đúng đắn mối quan hệ trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong cơ cấu nhận rõ vị trí của mình, biết mình trực thuộc ai, ai phụ thuộc mình để từ đó họ thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Nh vậy bản chất của mối quan hệ đó là việc tạo dựng một êkíp cho doanh nghiệp từ đó mới có sự thống nhất trong hành động và quyết định chỉ huy mới có hiệu quả.

7-/ Tổ chức các phòng chức năng.

Là những tổ chức bao gồm cán bộ nhân viên kinh tế kỹ thuật, hành chính ợc phân công chuyên môn hoá theo các chức năng quản lý Có nhiệm vụ giúp giám đốc chuẩn bị các quyết định theo dõi hớng dẫn các phân xởng các bộ phận sản xuất cũng nh cán bộ công nhân viên cấp dới đợc thực hiện đúng, kịp thời các quyết định quản lý.

Đ-Trách nhiệm chung của các phòng chức năng là phải vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp đợc tiến hành một cách ăn khớp đồng bộ nhịp nhàng Các phòng chức năng không có quyền trực tiếp chỉ huy các phân xởng bộ phận sản xuất Trong giai đoạn hiện nay việc tổ chức các phòng chức năng theo hớng chuyên tinh gọn nhẹ là rất cần thiết Việc tiến hành xây dựng các phòng chức năng cần thiết đợc tiến hành theo các bớc sau:

- Một là: Phân tích sự phù hợp giữa các chức năng và bộ phận quản lý tốt

nhất là mỗi chức năng do một phòng phụ trách trọn vẹn Song do số phòng chức năng phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của từng doanh nghiệp nên có trờng hợp phải ghép vài ba chức năg có liên quan mật thiết với nhau thuộc cùng một lĩnh vực hoạt động vào một phòng và nh vậy cũng sẽ thuận tiện cho việc bố trí cán bộ phụ trách.

- Hai là: Tiến hành lập hồ sơ tổ chức nhằm mô hình hoá quan hệ giữa các

phòng chức năng với ban giám đốc đồng thời phải xác định rõ chức năng của mỗi phòng phụ trách nhằm tránh tình trạng chồng chéo lên nhau hoặc bỏ sót chức năng phải thực hiện đầy đủ trọn vẹn các chức năng của mình các phòng ban chức năng không có quyền chỉ huy trực tiếp cho các phân xởng mà chỉ có nhiệm vụ hớng dẫn về mặt nghiệp vụ cho cán bộ cấp dới Nh vậy bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức thể hiện cơ cấu hoạt động của một tập hợp các đơn vị cá nhân thực hiện các chức năng quản lý.

Nh vậy để tiến hành quản lý sản xuất thì mỗi đơn vị sản xuất đều phải có bộ máy quản lý điền hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh nâng cao hiệu quả sản xuất tăng nhanh vòng quay của vốn thu nhiều lợi nhuận về cho đơn vị của mình mặt khác bộ máy quản lý phải gọn nhẹ phát huy hết mọi năng lực để thực hiện tốt chức năng quản lý của mình.

Phần thứ hai

Phân tích thực trạng tình hình tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xây dựng công trình giao thông 892.I-/Quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng

công trình giao thông 892.

Công ty xây dựng công trình giao thông 892 thuộc tổng công ty xây dựng công trình 8 - Bộ giao thông vận tải đợc sát nhập nguyên trạng từ công ty xây dựng công trình 885 và công ty xây dựng sản xuất dịch vụ theo quyết định số 2175/TCCB - LĐ ngày 22 tháng 10 năm 1992 của Bộ giao thông vận tải.

Công ty xây dựng và sản xuất dịch vụ đợc thành lập năm 1977 với tên gọi là trạm C30 đến năm 1990 mới đổi tên là Xí nghiệp xây dựng và sản xuất dịch vụ theo quyết định số 312/TCCB -LĐ ngày 5 tháng 03 năm 1990 của Bộ giao thông vận tải và bu điện Còn công ty xây dựng 885 đợc thành lập theo quyết định số 96 QĐ/TCCB - LĐ ngày 9 tháng 01 năm 1992 của Bộ giao thông vận tải và bu điện trên cơ sở chuyển đổi từ xí nghiệp sản xuất và xây dựng 885 trực thuộc Tổng công ty xây dựng công trình 8 theo quyết định số 1986 QĐ/TCCB - LĐ ngày 02 tháng 10 năm 1969 của Bộ giao thông vận tải và bu điện.

Công ty xây dựng công trình 892 là một doanh nghiệp hạch toán độc lập, có t cách pháp nhân đầy đủ đợc mở tài khoản tại ngân hàng (kể cả ngân hàng ngoại thơng) Là các đơn vị thành viên của tông công ty xây dựng công trình giao thông 8, bao gồm các đơn vị hạch toán phụ thuộc có quan hệ mật thiết với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, tiêu thụ, dịch vụ, thông tin trong hoạt động kinh doanh của công ty Trụ sở chính của công ty đóng tại phờng Hàm Rồng Thành phố Thanh Hoá Nhng hiện tại công ty đợc đặt tại phờng Hạ Đình Thanh Xuân Hà Nội.

Ngay sau khi thành lập với số vốn ít ỏi là 824 triệu đồng trong tay công ty đã chủ động hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải

quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích xã hội, lợi ích tập thể và lợi ích ngời lao động Trong đó lợi ích ngời lao động là động lực trực tiếp Công ty thực hiện chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định và quản lý theo chế độ một thủ trởng trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể của ngời lao động.

Ngay từ khi thành lập công ty đã triển khai mạnh mẽ các hoạt động sản xuất kinh doanh, các loại hình sản xuất kinh doanh bao gồm:

- Xây dựng các công trình giao thông gồm: Nền, mặt đờng bộ, cống, cầu vừa và nhỏ.

- Xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng.

- Sản xuất các mặt hàng đồ mộc cao cấp phục vụ cho trang trí nội thất và tiêu thụ trên thị trờng

- Sản xuất các cấu kiện bê tông đúc sẵn và vật liệu xây dựng cát, đá, sỏi.Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh công ty chủ động xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm trình tổng công ty xây dựng công trình bộ phê duyệt Nhng trong cơ chế hiện nay kinh phí và với sản xuất kinh doanh của công ty phần lớn đều là tự lo liệu Để đạt mục tiêu sản xuất ra nhiều sản phẩm, công trình đảm bảo chất lợng cao công ty đã chủ động ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mới vào sản xuất kinh doanh.

Công ty xây dựng công trình giao thông 892 là một công ty chuyên về xây dựng cho nên đặc điểm tổ chức và sản xuất của công ty cũng đã mang đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành xây dựng Đây là một ngành đặc biệt do đó công ty đã chủ động mở địa bàn hoạt đọng, tập trung các công trình phía Bắc Quan hệ mật thiết, có trách nhiệm với các cơ quan Nhà nớc nh Bộ giao thông vận tải, tổng công ty xây dựng công trình 8, các công trình khác Công ty chủ động đầu t thiết bị lớn về số lợng, chủng loại để tập trung đầu t cho các công trình lớn, trọng điểm nh quốc lộ 5A, quốc lộ 6B Lào, đờng 203 Cao Bằng, quốc lộ 18A Km40 - Km44, đơng Trà Cổ - Bình Ngọc Quảng Ninh

Sau gần 10 năm hoạt động đến nay tổng tài sản cố định của công ty đã đạt tới gần 18 tỷ đồng và tổng doanh thu của công ty cũng đạt gần tới 39 tỷ đồng Công ty đang tiến những bớc tiến vững chắc trên con đờng phát triển của mình.

Xin đa ra một vài số liệu cho thấy quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng công trình giao thông 892.

1 Tài sản cố địnhTriệu đ8.65810.83215.37114.08317.8922Vốn cố địnhTriệu đ3.1023.8363.8364.116,14.527,3

5Nộp ngân sáchTriệu đ237.5369,27446,85460404,756Doanh thuTriệu đ15.20618.04420.55423.31428.963

Qua nghiên cứu quá trình phát triển của công ty xây dựng công trình giao thông 892 ta thấy công ty mới thành lập từ năm 1992 những đã có những bớc đi vững chắc và an toàn Bởi công ty đã rút ra đợc các bài học thời bao cấp, sớm hoà nhập với nền kinh tế thị trờng Công ty đã biết cải tiến đội ngũ lao động quản lý nghĩa là tổ chức và đổi mới cơ chế quản lý nhằm khai thác triệt để khả năng của công ty để tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả là rất cần thiết.

vào doanh nghiệp của mình Mặc dù ra đời cha lâu nhng công ty là một doanh nghiệp xây dựng cơ bản có bề dày về sản xuất kinh doanh, có kinh nghiệm trong thi công công trình giao thông và kiến trúc dân dụng.

Công ty đã chủ động mở rộng địa bàn, quan hệ mật thiết với nhiều cấp, nhiều ngành Đặc biệt là các cơ sở giao thông Quang Ninh - Hải Phòng - Cao Bằng - Hà Bắc - PMU5 - PMU 18 - PMU1 và nhiều đơn vị khác trong tổng công ty và ngoài tổng công ty.

Do đó đã ký kết đợc nhiều công trình đảm bảo ổn định công ăn việc làm cho công nhân, mức thu nhập cho ngời lao động tăng lên đáng kể.

Nhờ sự giúp đỡ trực tiếp của bộ giao thông vận tải, sự quan tâm giúp đỡ của các cơ quan Ngân hàng tạo ngân sách đầu t thiết bị mua sắm lớn về số lợng, hiện đại về chủng loại đáp ứng đợc nhu cầu công nghệ mới giúp công ty hoàn thành đợc những công trình đạt chất lợng cao gây đợc uy tín đối với khách hàng.

* Phơng hớng nhiệm vụ thời gian tới.

Trong nền kinh tế thị trờng, nền kinh tế đa thành phần hoạt động có sự định hớng của Nhà nớc Nền kinh tế hoạt động luôn luôn biến chuyển và thay đổi theo dòng xoáy của thị trờng vì vậy vấn đề đặt ra trong phơng hớng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là một vấn đề lớn và đặc biệt quan trọng bởi vì nó quyết định sự tồn tại và phát triển của công ty trên thị trờng từ những vấn đề nhận thức đợc đó cộng với những kinh nghiệm đã rút ra qua các năm trớc công ty công trình giao thông 892 đề ra chủ trơng cho năm 2000 nh sau:

Kế hoạch doanh thu đạt 35 tỷ đồng.Nộp ngân sách: 500 triệu đồng.

Thu hồi toàn bộ vốn đọng các năm 1997 và 1998.Thu hồi vốn năm 1999: 3 tỷ đồng.

- ổn định về công tác tổ chức, kiện toàn bộ máy giúp việc.

- Tập trung chỉ đạo thi công các công trình đảm bảo đúng tiến độ, chất lợng.

- Khai thác triệt để nguồn vốn do thiết bị sinh lời Quan hệ với tổng công ty, bộ giao thông vận tải, ngân hàng thiết lập luận chứng vay vốn trung và dài hạn với lãi suất thấp, đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh trong năm và tăng trởng vốn thiết bị.

- Quán triệt hơn nữa việc đầu t tiền vốn, thiết bị máy móc tăng cờng công tác quản lý kỹ thuật - kế hoạch nhằm thúc đẩy nhanh tiến độ thi công, sớm bàn giao công trình, quyết toán dứt điểm, thu hồi vốn nhanh.

- Năng động mở rộng liên doanh, liên kết với các đơn vị bạn trực tiếp hoặc cùng với tổng công ty tham gia đấu thầu các dự án lớn, các dự án phát triển giao thông nông thôn với phơng hớng, mục tiêu trên công ty đã và đang tự khẳng định mình Đây là cơ hội hoà nhập thiết thực nhất và là thời cơ phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong nền kinh tế thị trờng.

III-/ Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của công ty có ảnh hởng tới công tác tổ chức bộ máy quản lý.

Hiện nay tổng số lao động là 270 ngời trong đó nữ là 23 ngời đợc chia thành 2 loại:

+ Lao động gián tiếp.

Gián tiếp công ty 25 ngời, trong đó nữ 8 ngời.

Giàn tiếp đội 38 ngời, trong đó nữ 2 ngời.+ Lao động trực tiếp.

Công nhân kỹ thuật: 90 ngời, trong đó nữ 3 ngời.Lao động phổ thông: 78 ngời, trong đó nữ 5 ngời.Lao động khác: 32 ngời, trong đó nữ 2 ngời.Nghỉ tự túc không lơng 7 ngời trong đó nữ 3 ngời.

Ngoài ra còn có một lợng lao động thuê mớn là 51 ngời.

1.2 Chất lợng lao động.

Công ty xây dựng công trình giao thông 892 là một đơn vị thuộc ngành công nghiệp nặng Hoạt động lao động về công nghệ gắn bó với ngành xây dựng, vì vậy đòi hỏi công nhân phải có trình độ lành nghề cao, tay nghề cao và có t duy trong công việc tốt thì mới có thể tránh đợc những điều đáng tiếc xảy ra Chính vì lẽ đó mà việc nâng cao trình độ lành nghề cho công nhân là một khâu quan trọng cho sự nghiệp phát triển của công ty.

Trong tổng số 270 ngời có 41 ngời trình độ đại học và cao đẳng, 23 ngời có trình độ trung cấp còn lại là công nhân kỹ thuật hầu hết là đã tốt nghiệp PTTH sau đó đợc đa vào công ty để đào tạo, cho đến nay cấp bậc kỹ thuật trung bình của cán bộ công nhân viên của công ty là 3/7.

Từ số liệu trên cho chúng ta thấy:+ Số lợng kỹ s chiếm 15,2 %.+ trung cấp chiếm 8,5%.Công nhân kỹ thuật 33,3%.

+ Công nhân phổ thông và lao động khác: 43%.

Qua tình hình trên ta thấy bậc thợ trung bình của công nhân lao động trực tiếp thấp, trình độ đại học còn chiếm tỷ trọng không cao, lao động chủ yếu là lao động giản đơn, có thể nói rằng lực lợng lao động của công ty về trình độ là không đồng đều phần lớn là cha đợc đào tạo một cách cơ bản, cha tiếp cận tốt với kỹ thuật và công nghệ sản xuất Đây là một vấn đề hết sức nan giải đặt ra cho công ty và cần có biện pháp hợp lý với trình độ sản xuất.

1.3 Chất lợng lao động quản lý.

Trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở doanh nghiệp chia hệ thống quản lý ra nhiều chức năng, nhiệm vụ Để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ thì ngời quản lý ngoài kinh nghiệm công tác của bản thân thì phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phải có kiến thức tơng đối toàn diện về các mặt hoạt động của doanh nghiệp ở phạm vi cấp mình phụ trách Phải có ý thức và năng lực công tác có tác phong linh hoạt không máy móc quan liêu và có năng lực tổ chức Để thấy rõ trình độ của cán bộ quản lý ta nghiên cứu bảng sau:

chuyên viên kỹ thuật trực tiếp sản xuất, điều hành ở các tổ đội có trình độ là khá cao (12 ngời), cao đẳng và trung cấp là 27 ngời, tuổi đời của cán bộ quản lý còn khá trẻ.

Vì trình độ cán bộ còn cha đáp ứng với nhu cầu cho nên công ty 92 thờng xuyên cử cán bộ đi học thêm tại chức, công nhân đi đào tạo thêm, tiếp tục cử các cán bộ trẻ có năng lực đi dự các khoá học để đào tạo đội ngũ cán bộ có trình độ nghiệp vụ chuyên môn đáp ứng đợc đòi hỏi của nhiệm vụ kế hoạch ngày cao trong cơ chế thị trờng, điều này có ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh công tác quản lý của công ty Trong nền kinh tế thị trờng hiện nay có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp thì việc nâng cao chất lợng cán bộ quản lý và công nhân sản xuất để có hiệu quả và giữ chữ tín đối với khách hàng là biện pháp cấp bách hàng đầu và mang tính chiến lợc cao đối với công ty xây dựng công trình giao thông 892.

2-/ Đặc điểm máy móc thiết bị của công ty.

Công ty xây dựng công trình giao thông 892 là một công ty thuộc khối công nghiệp nặng mang đặc trng của ngành xây dựng với những công việc tơng đối vất vả và nguy hiểm Công việc diễn ra chủ yếu ở ngoài trời, khối lợng công việc lớn đòi hỏi công nhân phải thực hiện đủ, tức là ngày nào thì hoàn thành ngày đó Do đặc thù của công việc nh vậy, máy móc thiết bị đóng vai trò rất quan trọng đối với công ty Nó trợ giúp đắc lực cho ngời lao động hoàn thành công việc của mình.

Máy móc thiết bị của công ty tuy đầy đủ về chủng loại nhng hầu hết nh đã cũ và không đợc hiện đại nên phần nào cũng ảnh hởng đến năng suất lao động Sau đây là một số máy móc thiết bị của công ty (tính đến 0h ngày 01/01/2000).

còn lại

5 Máy xúc đào cao su Liên Xô Chiếc 5 40%

Ngoài những loại máy móc đó ra, hiện nay công ty còn thiếu 2 loại rất quan trọng là trạm trộn bê tông xi măng và 1 má rải đá răm dùng để trộn bê tông và rải đá cho công trình mà rất cần công ty trang bị thêm.

Qua danh mục các loại máy móc thiết bị của công ty ta thấy chất lợng máy cha phù hợp với công nghệ sản xuất Công ty cần có biện pháp cải tiến các loại máy chuyên dùng cho phù hợp với công nghệ mới nh máy xúc, máy hàn, máy tiện là những loại máy đã cũ công suất giảm và không đem lại hiệu quả cao cho công trình Hệ thống máy móc của công ty gồm nhiều chủng loại không đồng bộ, trong điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay nó đòi hỏi công trình tạo ra phải có chất l-ợng, tiến độ thi công đúng kế hoạch đem lại hiệu quả kinh tế thì chất lợng máy móc là yếu tố quyết định Vì vậy bên cạnh việc đổi mới trang thiết bị thì công tác quản lý, sửa chữa nâng cấp máy móc thiết bị là công tác hết sức quan trọng, đi đôi với nó là việc tích cực đào tạo đội ngũ cán bộ trình độ khoa học kỹ thuật, công nhân lành nghề nâng cao trình độ quản lý kỹ thuật trong công ty.

3-/ Đặc điểm về nguyên, nhiên vật liệu.