Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc

Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc

MỤC LỤC DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦUNgày nay, sự kết hợp giữa VT- CNTT- Internet đã trở thành công cụ đắc dụng phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội và doanh nghiệp. Có thể nói rằng sự phát triển như vũ bão của ngành VT- CNTT trước hết đã làm thay đổi phương thức phương thức tổ chức hoạt động kinh tế, sau đó tác động đến hoạt động của các khu vực khác như khu vực chế tạo- chế biến và cung ứng dịch vụ.VT-CNTT phát triển ở mọi quốc gia, mọi khu vực và ở Việt Nam cũng không nằm ngoài ngoại lệ. Năm 2008 được coi là năm đánh dấu nhiều sự kiện quan trọng đối với ngành VT- CNTT ở Việt Nam và Tập đoàn Bưu chính - Viễn thông Việt Nam (VNPT), trước hết là việc Việt Nam phóng thành công vệ tinh viễn thông đầu tiên Vinasat-1, sau đó là việc VNPT chính thức hoàn thành chia tách Bưu chính và Viễn thông trên địa bàn các tỉnh/thành phố và các doanh nghiệp viễn thông tỉnh đi vào hoạt động. Đây là mô hình chưa có tiền lệ tại Việt Nam, hành lang pháp lý chưa hoàn thiện.Để giúp các Doanh nghiệp viễn thông tỉnh nâng cao sức cạnh tranh, khai thác và sử dụng hiện quả các nguồn lực đặc biệt là nguồn lực con người, một trong những giải pháp cơ bản là công tác tổ chức và thiết kế cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp ngày càng lớn mạnh phải có được bộ máy tổ chức đủ trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập. “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc”Bố cục bài viết gồm 3 chương, được trình bày như sau :Chương I : Những vấn đề về thiết kế và xấy dựng cơ cấu tổ chức doanh 3 nghiệp trong môi trường hiện đạiChương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh PhúcChương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh Phúc Danh mục Từ viết tắt• BC-VT: Bưu chính viễn thông• CBCNV : Cán bộ công nhân viên• CĐ : Cao đẳng• ĐH : Đại học• ĐTVT : Điện tử viễn thông• GĐ : Giám đốc• HĐQT : Hội đồng quản trị4 • KT : kinh tế• PGĐ : Phó Giám đốc• QĐ : Quyết định• TC : Trung cấp• TCCB: Tổ chức cán bộ• TP :Trưởng phòng• TTVT : Trung tâm Viễn thông• VNPT: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam • VT- CNTT : viễn thông- công nghệ thông tin• VTVP :Viễn thông Vĩnh PhúcCHƯƠNG 1NHỮNG VẤN ĐỀ VỀ THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG CƠ CẤU TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP TRONG MÔI TRƯỜNG HIỆN ĐẠI1.1.TỔ CHỨC∗” Tổ chức ( theo nghĩa danh từ ) : là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được mụch đích chung ”.5 Ví dụ : gia đình, trường học, doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự nghiệp…- Đặc điểm chung của tổ chức:+Tổ chức là những đơn vị xã hội bao gồm nhiều người,những bộ phận phân hệ, vị trí công tác khác nhau có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tương ứng là là những chức năng, nhiệm vụ nhất định.+Mọi tổ chức đều tồn tại vì những mục đích nhất định nào đó, mục đích chính là lý do để tổ chức tồn tại+Mọi tổ chức đều hoạt động theo những phương thức ( kế hoạch) của riêng mình, vạch rõ những việc cần phải làm để đạt mụch đích, mục tiêu một cách hiệu quả+Mọi tổ chức đều phải thu hút và sử dụng các nguồn lực một cách hợp lý trong điều kiện có sự hạn chế các nguồn lực quan trọng : Nhân lực,vật lực, tài lực và thông tin.+Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác, ảnh hưởng, thậm chí ràng buộc lẫn nhau.+Để liên kết, phối hợp những con người, bộ phận, phân hệ bên trong và bên ngoài tổ chức cần có những con người lãnh đạo, quản lý, dẫn dắt nhằm đi đến mục tiêu chung cho tổ chức.∗”Tổ chức (theo nghĩa động từ) là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhau nhằm thực hiện thành công kế hoạch của tổ chức”.Lập kế họạchLãnh đạoTổ chứcKiểm traCác nguồn lực-Nhân lực-Tài lực-Vật lực-Thông tinKết quả-Đạt mụch đích-Đạt mục tiêu +Sản phẩm +Dịch vụ-Mục tiêu đúng -Hiệu quả cao6 Sơ đồ 1.1. Lôgic của quá trình quản lý ( Nguồn: Giáo trình Quản trị học-TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Giao thông Vận tải, Hà Nội 2006 -Trang 10 )1.2.CƠ CẤU TỔ CHỨC TRONG DOANH NGHIỆP1.2.1.Khái niệmCơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng thể các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa,có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới mục tiêu đã xác định.(1)- Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công điều phối những họat động trong cấu trúc của tổ chức ở từng bộ phận, phân hệ, vị trí công tác để đạt được mụch tiêu, mụch đích xác định của tổ chức đồng thời nó phản ánh môi tương quan về quyền lực trong tổ chức.- Bên cạnh đó cơ cấu tổ chức xác định những nhiệm vụ, quyền hạn và mối mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận phân hệ trong tổ chức.1.2.2.Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức1.2.2.1.Chuyên môn hóa công việcChuyên môn hóa công việc có nghĩa là khi một người, một bộ phận, phân hệ…chỉ thực hiện một hoặc một số chức năng nhiệm vụ có mối quan hệ tương đồng.1 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền-Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 7.7 Như vậy chuyên môn hóa sẽ chia công việc ra thành những việc nhỏ, đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện.Ưu điểm lớn nhất của chuyên môn hóa đó chính là nâng cao năng suất và hoàn thiện được kỹ năng lao động nhất định cho người lao động.Tuy nhiên chuyên môn hóa công việc cũng có những mặt tiêu cực của nó: đó chính là sự tẻ nhạt, nhàm chán đối với công việc mà người lao động phụ trách; bên cạnh đó khả năng sáng tạo, tìm tòi, sự thích nghi với những công việc mới rất thấp trong khi sự phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đòi hỏi người lao động phải có sự tổng hợp rất nhiều kĩ năng cần thiết khác. Để khắc phục những nhược điểm trên, người ta khuyến khích tổng hợp hóa những kĩ năng cho người lao động.-Tổng hợp hóa đó xảy ra khi một người, bộ phận, phân hệ . thực hiện công việc nhiều nhiệm vụ, nhiều chức năng mang tính tương đối.Theo lời khuyên của các chuyên gia : nên nâng cao mức độ tổng hợp hóa đến mức độ cao nhất có thể đồng thời vẫn đảm bảo được những kĩ năng cần thiết cho người lao động. Về phía người lao động cần phải đa dạng hóa những kĩ năng nhưng phải xác định cho mình đâu là giá trị trung tâm. 1.2.2.2.Sự phân chia tổng thể thành các bộ phận phân hệTrong tổ chức sự chuyên môn hóa theo chiều ngang làm xuất hiện những bộ phận, phân hệ, vị trí công tác mang tính tương đối và thưc hiện những hoạt động nhất định. Sự hình thành các bộ phận phân hệ của tổ chức được thực hiện theo nhiều tiêu chí khác nhau là xuất hiện các mô hình, các kiểu tổ chức khác nhau.Trong xã hội hiện đại ngày nay, đã xuất hiện nhiều mô hình cơ cấu tổ chức mới, đó là sự pha trộn kết hợp giữa các mô hình cổ điển và xu thế phát triển của từng chủ thể.1.2.2.3.Cấp quản lý và tầm quản lýTầm quản lý (tầm kiểm soát) là số người và bộ phận mà một nhà quản 8 lý có thể kiểm soát hiệu quả. Tầm quản lý rộng sẽ cần ít cấp quản lý, còn tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp.( 2 )Trong một tổ chức khi mà hệ thống cấp quản lý càng lớn, càng phức tạp sẽ tạo ra nhiều khó khăn trong việc ra quyết định ( từ trên xuống ) cũng như việc tiếp nhận và báo cáo thông tin ( từ dưới lên, từ môi trường bên ngoài) làm mất nhiều thời gian, thông tin bị bóp méo. Vì vậy mà trong hoàn thiện cơ cấu tổ chức người ta thường giảm số cấp quản lý xuống đến mức nhất định và nâng tầm quản lý.Muốn xác định tầm quản lý phù hợp phải tìm hiểu những mối quan hệ sau:- Tầm quản lý và trình độ của cán bộ quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch. Năng lực của cán bộ quản lý càng cao thì tầm quản lý càng rộng và ngược lại. Để nâng năng lực cho cán bộ quản lý cần: ( 1) nâng cao trình độ thông qua việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực; (2) nâng cao kĩ năng biến hoạt động thành thực tiễn; (3) nâng cao phẩm chất đạo đức.Tạo cho nhà quản lý các công cụ: (4) phương pháp, công cụ kĩ thuật, hệ thống thông tin; (5) các quy trình họat động, những lý thuyết mô hình mang tính định lượng.- Tầm quản lý và sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn có quan hệ tỷ lệ thuận.- Tính phức tạp của hoạt động quản lý và tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch.- Trình độ và ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận.Có 3 mô hình có cấu tổ chức căn cứ vào số cấp quản lý: - Cơ cấu nằm ngang ( có từ 1- 2 cấp quản lý)- Cơ cấu hình tháp nhọn (từ 3 cấp quản lý trở lên)2 Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II) -TS.Đoàn Thị Thu Hà,TS.Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất bản Khoa học và Kĩ thuật ,Hà Nội 2002-Trang 31-329 - Cơ cấu mạng lưới ( không có cấp quản lý )1.2.2.4.Quyền hạn và mối quan hệ về quyền hạn trong tổ chức.∗“Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ theo quyết định gắn liền với một vị trí ( hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức”.Trong 1 tổ chức tồn tại 3 loại quyền hạn cơ bản: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.∗”Quyền hạn trực tuyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới ( chế độ thủ trưởng)”.∗ Quyền hạn tham mưu là quyền hạn đưa ra lời khuyên, ý kiến tư vấn, phản biện kiến nghị, mà không trực tiếp ra quyết định cho các nhà quản lý trực tuyến. TP kế hoạchTrợ lýThi côngGiám đốcTP kĩ thuậtTP tổ chứcGiám sát Cơ giớiQuyền hạn trực tuyếnQuyền hạn tham mưu10 [...]... phận và quản hệ (3) Xây dựng cácthành cấp bậc phân lý cơ cấu Giao quyền hạn Phối hợp hoạt động 24 Sơ đồ 1.11.Quá trình xây dựng các bộ phận và phân hệ cơ cấu (4) Thể chế hóa cơ cấu tổ chức Sơ đồ cơ cấu tổ chức Mô tả vị trí công tác Quyền hạn và quyết định Sơ đồ 1.12.Quá trình xây thể chế hóa cơ cấu tổ chức 1.3.5.Nội dung của việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức (12) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp. .. việc, điều kiện làm việc hợp lý hóa lao động và cơ khí hóa lao động của CBCNV - Phân tích những yếu tố khách quan có ảnh hưởng ( tích cực hay tiêu cực) đến việc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp 26 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC Ở DOANH NGHIỆP VIỄN THÔNG VĨNH PHÚC 2.1.TỔNG QUAN VỀ DOANH NGHIỆP 2.1.1.Tên doanh nghiệp Tên tổ chức : Doanh nghiệp Viễn Thông Vĩnh Phúc Tên giao dịch quốc tế:... Bảng 2.3: Thống kê cơ cấu lao động ở VTVP 1/2008 Cơ cấu STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Đơn vị Văn phòng Viễn thông tỉnh Trung tâm Viễn thông 1 Trung tâm Viễn thông 2 Trung tâm Viễn thông Phúc Yên Trung tâm Viễn thông Mê Linh Trung tâm Viễn thông Vĩnh Tường Trung tâm Viễn thông Yên Lạc Trung tâm Viễn thông Bình Xuyên Trung tâm Viễn thông Lập Thạch Trung tâm Viễn thông Tam Dương Tổng cộng Tổng số 42 74 13 38 41... 1.3.1.1.Chiến lược của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong việc thực hiện các mụch tiêu chiến lược của tổ chức Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược Khi chiến lược, mục tiêu, định hướng phát triển của tổ chức thay đổi thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi cho phù hợp với nó Chiến lược Cơ cấu tổ chức - Kinh doanh đơn nghành nghề Chức năng - Đa dạng... trước năm 2008, Bưu điện tỉnh Vĩnh Phúc (sau nay được tách ra thành Viễn thông Vĩnh Phúc và Bưu điện Vĩnh Phúc) có đơn vị tiền thân mang những tên gọi khác nhau ( lúc thì Bưu điện Phúc Yên, Vĩnh Yên, Vĩnh phú, rồi Vĩnh Phúc ) quản lý tập trung tất cả quản lý tập trung hầu hết các dịch vụ Bưu chính, viễn thông- công nghệ thông tin Việc quản lý tập trung như vậy như vậy đã bộc lộ nhiều nhược điểm hạn chế,... nhiệm 1.3.4.Thiết kế cơ cấu tổ chức( 11) dự báo các ảnh hưởng lên cơ cấu tổ Nghiên cứu và chức nhằm xác định mô hình cơ cấu tổng quát Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình lực chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức phù hợp với chiến lược và những điều kiện môi trường của tổ chức Chuyên môn hóa công việc 9 Tóm tắt Giáo trình Khoa học Quản lý (Tập II)- TS.Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Nhà xuất... cấu tổ chức hợp lý để thích ứng với sự thay đổi của môi trường đó Môi trường quốc tế và khu vực Môi trường quốc gia Môi trường nghành Tổ chức Sơ đồ 1.8.Môi trường xung quanh tổ chức 8 22 1.3.2.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức (9) - Tính thống nhất trong mục tiêu : một cơ cấu tổ chức được coi là hiệu quả khi nó liên kết được tất cả các bộ phận, phân hệ cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức. .. Telecommunications Có trụ sở chính tại số 2 đường Kim Ngọc-Phường Ngô Quyền -Thành phố Vĩnh Yên-Tỉnh Vĩnh Phúc 2.1.2.Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Viễn thông Vĩnh Phúc (VTVP) là đơn vị kinh tế trực thuộc, hạch toán phụ thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam ( Tập đoàn); là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tập đoàn, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích... Lập kế hoạch tài chính Quảng cáo Kế toán tổng hợp Bán hàng Kế toán chi phí Quản lý bán hàng Thống kê và xử lý số liệu 14 Sơ đồ 1.3.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng ở một công ty Thương mại “Khả năng ứng dụng : mô hình này được sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó khi mà tổ chức hoạt động ở quy mô vừa và nhỏ trong 1 lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thi trường” Nếu tổ chức hoạt động trên nhiều... đường lối, quan điểm…), quan hệ cá nhân… 1.2.3 .Một số mô hình cơ cấu tổ chức điển hình hiện nay 1.2.3.1.Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Cơ sở hình thảnh là việc hợp nhóm các hoạt động có mối quan hệ tương đồng về tính chất, trong cùng một lĩnh vực chức năng như Marketing, R&D, Đảm bảo chất lượng, Quản trị nguồn nhân lực… vào cùng một đơn vị cơ cấu Ưu điểm:(1) mô hình này phát huy được những . chức doanh 3 nghiệp trong môi trường hiện đạiChương II: Thực trạng về cơ cấu tổ chức ở Doanh nghiệp Viễn thông Vĩnh PhúcChương III: Một số giải pháp hoàn thiện. máy tổ chức đủ trình độ năng lực, cơ cấu gọn nhẹ, mềm dẻo linh hoạt phù hợp với điều kiện hội nhập. “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý ở